Manual de usuario RECEPTOR Reclamacion Facturacion/MU... · 2017-12-14 · ... 7 CERRAR SESIÓN ... La contraseña será sensible a caracteres alfabéticos en mayúscula. No se permite

MANUAL DE USUARIO RECEPTOR

Plataforma e-Factura

6 DE DICIEMBRE DE 2017

Plataforma e-Factura Manual de Usuario Diciembre 2017

SRS ¡Así trabajamos en Cadena!

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 2

INGRESO AL SISTEMA ........................................................................................................... 3

ACTUALIZACIÓN DE DATOS .................................................................................................. 6

INFORMACIÓN DE LA EMPRESA ...................................................................................... 6

ACTUALIZAR DATOS DE USUARIO ................................................................................... 7

CERRAR SESIÓN ................................................................................................................. 7

MENÚ CONSULTAS ............................................................................................................... 8

Información Obligatoria en Formularios .................................................................... 10

Paginación de Resultados ............................................................................................ 10

Control de Selección de Fechas ................................................................................... 10

Consultar Facturación ................................................................................................... 11

Descargar documentos resultados de búsqueda a CSV ............................................. 15

Descargar documentos resultados de búsqueda a Excel .......................................... 16

Descargar documentos resultados de búsqueda a XML ........................................... 16

Descargar documentos anexos resultados de búsqueda.......................................... 16

Descargar documentos a PDF por lotes ..................................................................... 16

Descargar PDF completo ............................................................................................. 16

Descarga masiva de documentos ................................................................................ 17

CONSULTAR DESCARGAS POR LOTES ............................................................................ 17



INTRODUCCIÓN

Mediante el presente documento se pretende dar una explicación del funcionamiento del sistema de información e-Factura que dispone Cadena para aquellos clientes que se adhieren al proceso de expedición de facturación electrónica; proceso respaldado por la DIAN con la resolución 009267 del 28 de noviembre de 2016, mediante la cual se realiza la habilitación para facturar electrónicamente, dando cumplimento de esta manera al Decreto 2242 de 2015.

e-Factura consiste en una solución de software cuyo objetivo es ser una interfaz mediante la cual una empresa (emisor) puede consultar la facturación electrónica que ha emitido a cada uno de sus propios clientes (receptores). Adicionalmente cada una de estas empresas receptoras, también tendrán la posibilidad de ingresar en la aplicación para consultar y obtener la información de la facturación que le fue emitida por cada una de las empresas emisoras respectivas.

Este documento no se centrará en la expedición de la documentación de la facturación electrónica ya que es un proceso que es ejecutado por el sistema Inspire el cual también es propiedad de Cadena.



INGRESO AL SISTEMA

Para ingresar a la plataforma de facturación electrónica es necesaria una autenticación que consta de un usuario y una contraseña (Figura 1), estos datos los suministra cada empresa emisora que registra a sus respectivas empresas receptoras.

Figura 1 Autenticación al sistema

De forma predeterminada la URL de ingreso a la plataforma e-Factura, independiente del cliente es:

https://portal.efacturacadena.com

Una vez ingresadas las credenciales del usuario (Usuario - Contraseña), éste debe seleccionar la opción “Ingresar” o teclear “Enter”, el sistema validará los datos ingresados, si el usuario ingresó bien sus credenciales, se le desplegará la pantalla inicio de la plataforma (Figura 2), en caso contrario muestra un mensaje “El nombre de usuario y/o contraseña son incorrectos” y borra automáticamente la información que haya en el campo de la contraseña (Figura 3).

Figura 2 Pantalla de inicio

https://portal.efacturacadena.com/



Figura 3 Credenciales no válidas

Si el usuario olvidó su contraseña, debe elegir la opción “Ha olvidado su contraseña”, para ser redireccionado a otra pantalla en la cual se le solicita al usuario: “Nombre de usuario”, “Email” (Figura 4).

Figura 4 Recuperar contraseña

Cuando el usuario ingresa los datos solicitados y elija la opción “Enviar” o teclee “Enter” la plataforma los validará y de terminar la validación de manera correcta se le enviará al usuario un Email en el cual estará su nombre de usuario y contraseña nueva.

Sí ingresa alguno de los dos campos de forma incorrecta saldrá un mensaje en la pantalla “Error datos de usuario incorrectos.” (Figura 5). En el caso de que el usuario olvide su nombre de usuario o el email con el que está registrado en la plataforma deberá pedir estos datos a la empresa emisora a la cual este asociado.



Figura 5 Datos incorrectos al recuperar contraseña

Si ingresó a la opción “Ha olvidado su contraseña” por error basta con elegir la opción “Cancelar”, para volver a la ventana de autenticación.



ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Una vez el usuario se ha autenticado en el portal y se le ha presentado el inicio de la plataforma, podrá visualizar en la parte superior derecha un recuadro en el cual se presentarán los siguientes datos y opciones (Figura 6).

Figura 6 Datos y opciones básicas

Fecha actual del sistema.

Nombre completo con el cual se encuentra registrado el usuario.

Acceso a la funcionalidad “Información de la empresa”.

Acceso a la funcionalidad “Actualizar datos de usuario”.

Funcionalidad “Cerrar sesión”.

INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

Esta funcionalidad tiene como objetivo presentar los datos con los que la empresa se encuentra registrada en la plataforma; datos como: el tipo de empresa, el tipo de identificación, número de identificación y país en la que se encuentra la sede principal de la empresa, estos datos no pueden ser editados (Figura 7)).

Figura 7 Actualizar información de la empresa



ACTUALIZAR DATOS DE USUARIO

Esta funcionalidad permite editar la información con la que se encuentra el usuario registrado en la plataforma (Figura 8).

Cuando el usuario desee actualizar la contraseña puede usar la opción “Generar” y el sistema le asignará una automáticamente, si la quiere cambiar manualmente debe tener en cuenta que esta tiene unas condiciones especiales por razones de seguridad.

Figura 8 Actualizar datos de usuario

La contraseña debe ser de una longitud mínima de 8 caracteres.

La contraseña deberá estar formada de caracteres alfabéticos y por lo menos un carácter diferente de letra o número.

Se permite una contraseña en la que también se agreguen caracteres numéricos y signos de puntuación u otros caracteres especiales, además del uso de caracteres alfabéticos.

La contraseña será sensible a caracteres alfabéticos en mayúscula.

No se permite el uso de caracteres en blanco.

CERRAR SESIÓN

Esta opción permite cerrar la sesión del usuario en el navegador donde se hace esta petición.

No es obligatorio que un usuario cierre su sesión al terminar de hacer uso del sistema, ya que éste también cerrará la sesión en caso de no detectar actividad del usuario pasados 10 minutos.



MENÚ CONSULTAS

En la parte superior izquierda se presentará el menú de navegación del sistema, el cual podrá variar en la cantidad de opciones que presenta de acuerdo con el perfil que tenga asignado el usuario en la aplicación.

Luego, se podrá encontrar el contenido y opciones de la funcionalidad correspondiente a la que haya seleccionado el usuario, en donde se visualizará el título de la funcionalidad y cuando aplica, los respectivos filtros de búsqueda. Debajo de esto se visualizarán los resultados de búsqueda que se hayan encontrado al ejecutar una consulta.

Estos resultados se presentarán en una tabla o grid de resultados. Cuando un usuario desee realizar una consulta de información, deberá hacer uso de los filtros de búsqueda que se encuentren habilitados en la funcionalidad correspondiente y seleccionar la opción “Buscar” para que el sistema proceda a realizar la consulta y luego presente los resultados encontrados.

Además de la opción “Buscar”, el usuario cuenta con la opción “Limpiar” en algunas consultas, dicha opción permitirá regresar los filtros de búsqueda a sus valores por defecto para que el usuario pueda realizar una búsqueda tal y como lo haría por defecto el sistema.

Figura 9 Filtros básiscos de consulta



Figura 10 Filtros avanzados de consulta

La tabla o grid de resultados ofrece al usuario la opción de ocultar o mostrar columnas. Para hacer esto, el usuario debe hacer uso del clic en el icono que se encuentra al lado derecho del nombre de cada una de las columnas.

Figura 11 Mostrar u ocultar columnas

Visualizar la consulta marcando cuáles está visible en el momento y cuáles no (Figura 12), para ocultar una columna, solo basta con desmarcar la columna, y para dejarla visible solo se marca la columna deseada.

Figura 12 Ocultar/Mostrar columnas del grid de resultados

El presentar u ocultar columnas está diseñado para que se puedan ocultar columnas hasta que solo quede una visible, por lo que el usuario encontrará que algunas de las



columnas no se podrán ocultar para evitar que el grid de resultados quede totalmente invisible y evite recargar la página nuevamente.

INFORMACIÓN OBLIGATORIA EN FORMULARIOS

Con el fin de identificar a primera vista cuales son los campos que son obligatorios en un formulario en particular, ya sea para almacenar los datos o proceder con una consulta, el sistema presentará un asterisco (*) al lado izquierdo de nombre del campo. Aquellos campos que no cuenten con este símbolo son por consiguiente opcionales.

PAGINACIÓN DE RESULTADOS

En cada grid de resultados que se obtenga después de realizar una consulta, el sistema presentará al usuario, además de los datos encontrados, una serie de datos para identificar el total de registros encontrados y las opciones necesarias para que éste pueda navegar entre los resultados obtenidos (Figura 13).

Figura 13 Paginación de resultados

Los datos que se presentan indicarán el total de registros o elementos encontrados al hacer la consulta y el número de la página en la que se encuentra el usuario, señalando además el total de páginas generadas.

Cada una de las páginas generadas permite hacer uso de las opciones de navegación de paginación correspondientes:

Avanzar a la primera página

Ir a la última página

Ir a la página anterior respecto a la actual

Avanzar a la página siguiente respecto a la actual

Permite indicar cuantos registros por página se desea visualizar

CONTROL DE SELECCIÓN DE FECHAS

Para aquellos campos que tienen por objetivo el ingreso de una fecha en particular, el sistema ofrecerá un control con el cual se facilite su selección, estos campos estarán acompañados por este ícono y al seleccionarlos, se desplegará un calendario para seleccionar la fecha deseada. Este calendario permitirá la navegación entre meses o incluso



años.

Figura 14 Control de calendario

CONSULTAR FACTURACIÓN

Mediante esta funcionalidad, los diferentes usuarios del sistema, independiente del perfil que tengan asignado, podrán proceder a realizar la consulta de la facturación que se haya emitido o que hayan recibido. Un receptor solo podrá ver la facturación que le han emitido todas las empresas emisoras a las que se encuentre asociado.

Figura 15 Filtros de búsqueda consultar facturación



Figura 16 Filtros de búsqueda avanzado

Una vez el usuario ingrese en esta funcionalidad del sistema, se le presentarán los filtros con los que podrá realizar una búsqueda de documentos valorables (Figura 15). Con el fin de evitar afectar el rendimiento del sistema, es necesario que el usuario defina un rango de fechas en las que se debe encontrar la fecha de vencimiento de los documentos valorables que consultará el sistema. En cuanto el usuario haya seleccionado los filtros que desea utilizar para la consulta, solo deberá hacer uso de la opción “Buscar” para que el sistema se encargue de realizar la búsqueda y presentar el listado de documentos valorables que cumplen con los criterios de búsqueda.



Figura 17 Consultar facturación

Si se encuentran registros al realizar la búsqueda, se presentarán al usuario en una tabla o grid de resultados (Figura 17). Al lado izquierdo de la tabla, se presentará para registro un conjunto de íconos a través de los cuales el usuario podrá interactuar con el documento valorable, aunque algunos de sus íconos dependen del estado en el cual esté dicho documento:

Con esta opción el usuario podrá abrir la respectiva factura o nota crédito en formato PDF. El documento en este formato contará con el diseño respectivo que haya definido el emisor con Cadena para entregar la facturación a sus clientes, es decir, los receptores. En la tabla de resultados se presente la columna “# Documento” y cada documento se presenta como un hipervínculo el cual también permite la descarga del archivo en PDF de la factura o nota crédito. Una vez se abra o descargue el PDF de un documento en particular, el estado de éste pasa automáticamente a estado “Abierta”.

Mediante esta opción, el usuario puede descargar la factura o nota crédito en formato XML. Cada archivo XML que se descargue contará con la misma estructura independiente del emisor que haya emitido la facturación.



Con esta opción, un usuario podrá visualizar el reporte de envíos de facturas que están asociadas a él. En el reporte podrá ver: número de factura, descripción de la factura, estado de la factura, email de quien recibe la factura, NIT del receptor y la fecha de envío de la factura.

Figura 18 Trazabilidad facturas

Esta opción tiene por objetivo presentar al usuario el historial de cambios de estado que ha sufrido el documento a lo largo de su historia. Cuando el usuario seleccione la opción se presentará una ventana con la traza de los cambios de estado tal y como se muestra a continuación (Figura 19).

Figura 19 Trazabilidad del documento

La trazabilidad que se puede visualizar desde esta opción proviene desde la generación del documento de parte del sistema Inspire, el cual realiza la generación de acuerdo con los datos que envía el emisor a Cadena.

Esta opción tiene por objetivo permitir al usuario adjuntar archivos de soporte para un documento valorable. Una vez el usuario seleccione esta opción, se presentará a este el listado de cada uno de los archivos que tenga asociados dicho documento valorable (si los tiene), adicionalmente se presentará la opción para realizar la carga del archivo que desee el usuario siempre y cuando el archivo tenga alguna de las siguientes extensiones:



PDF, JPG, JPEG, GIF, PNG, BMP, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT, CSV. Después de adjuntar el documento se habilitará un hipervínculo para descargar el archivo y una opción para eliminarlo cuando no se requiera.

Figura 20 Adjuntar archivos a documento valorable

Se debe tener presente que existe un límite en la cantidad de archivos que se pueden adjuntar a un documento valorable, este valor se encuentra parametrizado como una de las variables de los parámetros del sistema.

Esta funcionalidad permite validar la firma digital de una factura electrónica.

Figura 21 Validar firma digital

DESCARGAR DOCUMENTOS RESULTADOS DE BÚSQUEDA A CSV



Esta opción se podrá visualizar en la parte superior del grid de resultados después de haber ejecutado una consulta en la que se encontró por lo menos un registro o elemento. Esta opción permite exportar todos los datos encontrados a un archivo en formato CSV el cual presentará los datos separados por punto y comas. Cuando el sistema genere el archivo, solicitará al usuario seleccionar la ruta en la que desea almacenarlo.

DESCARGAR DOCUMENTOS RESULTADOS DE BÚSQUEDA A EXCEL

Mediante esta opción, la cual estará disponible en la parte superior de un grid de resultados después de haber ejecutado una consulta que arroje por lo menos un elemento, el usuario podrá exportar los registros encontrados a un archivo en formato de Excel (versión 2003, es decir, con extensión XLS). En el archivo que se genere se presentarán todas las columnas que maneja el grid de resultados. Al seleccionar esta opción el sistema solicitará al usuario definir la ruta en la cual desea almacenar el archivo a generar.

DESCARGAR DOCUMENTOS RESULTADOS DE BÚSQUEDA A XML

Mediante esta opción, el usuario puede descargar documentos anexos por lotes correspondientes a la consulta realizada. Cada archivo XML que se descargue contará con la misma estructura independiente del emisor que haya emitido la facturación.

DESCARGAR DOCUMENTOS ANEXOS RESULTADOS DE BÚSQUEDA

Mediante esta opción, el usuario puede descargar los archivos adjuntos que sirven como soporte para un documento valorable (facturas o notas créditos) correspondientes a la consulta realizada. Cada archivo podrá tener alguna de las siguientes extensiones: PDF, JPG, JPEG, GIF, PNG, BMP, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT, CSV.

DESCARGAR DOCUMENTOS A PDF POR LOTES

Con esta opción el usuario podrá descargar los documentos (facturas, notas créditos, informes de venta, etc.) Filtrados en la búsqueda en formato PDF. Esta opción permite descargar los documentos en un .zip que contendrá por carpetas cada documento.

DESCARGAR PDF COMPLETO



Con esta opción el usuario podrá descargar los documentos (facturas, notas créditos, informes de venta, etc.) Filtrados en la búsqueda en formato PDF. Esta opción permite descargar todos los documentos en formato PDF en un solo archivo.

DESCARGA MASIVA DE DOCUMENTOS

Posterior a la ejecución de una consulta de documentos valorables en el sistema y esta haya arrojado por lo menos un registro, se presentará al usuario varias opciones con las cuales éste podrá descargar todos los documentos que se hayan encontrado después de ejecutar la consulta con el fin de evitar descargar uno por uno de los documentos. Son tres opciones que se habilitarán al usuario: descarga documentos a PDF (por lotes), descarga documentos anexos (por lotes), descarga documentos a XML (por lotes). Las opciones al ser seleccionadas solicitarán confirmación para efectuar la operación y una vez sea confirmada, el sistema descargará todos los documentos (siempre y cuando no se supere la cantidad límite de documentos que se puedan descargar de forma masiva según lo indiquen los parámetros del sistema),aunque este proceso empezará, se podrá obtener los archivos nuevamente en la funcionalidad de descarga masiva por lotes que ofrece el sistema en el menú de consultas y reportes opción consultar descargas por lotes.

Figura 22 Descarga por lotes

CONSULTAR DESCARGAS POR LOTES

Esta funcionalidad tiene por objetivo presentar el listado de cada una de las descargas por lotes que haya solicitado el usuario respectivo en los últimos 30 días calendario. Cada una de las peticiones de descarga masiva de información de facturación electrónica, quedará listada en esta funcionalidad y de acuerdo a su porcentaje de avance, se manejarán diferentes estados, los cuales en su orden son:

Iniciado: este estado indica que el sistema ha comenzado la operación de la descarga masiva, aunque no la ha finalizado, por tal motivo aún no es posible descargar la información.

Terminado: este estado indica que el sistema ha terminado exitosamente el procesamiento de la descarga masiva solicitada y que se ha creado un archivo comprimido con extensión “. Zip” que contiene todos los documentos valorables seleccionados por el usuario para la descarga.

Descargado: una vez el usuario descargue el archivo comprimido con los documentos valorables solicitado por lo menos una vez, el sistema cambiará el



estado de la descarga masiva o por lotes a este estado, aunque podrá volver a descargarlo en caso que lo requiera nuevamente.

Fallo: este estado solamente se presentará cuando el sistema haya presentado algún error al momento de procesar la solicitud de descarga masiva, por lo que es necesario que el usuario solicite nuevamente la descarga masiva ya que no se pudo generar el archivo comprimido con los documentos valorables.

El sistema se encargará mensualmente de eliminar las peticiones de todos los usuarios que hayan superado un mes después de haber sido solicitada su descarga.

Figura 23 Filtros descarga por lotes

Figura 24 Resultados descarga por lotes

Documents

Manual de usuario RECEPTOR Reclamacion Facturacion/MU... · 2017-12-14 · ... 7 CERRAR SESIÓN ... La contraseña será sensible a caracteres alfabéticos en mayúscula. No se permite