MANUAL FACTURACIÓN ELECTRÓNICA - · PDF fileexpresamente a poder recibir en base al sistema BS Factura, por medios electrónicos y vía telemática, la facturación emitida por Baleària,

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Manual de e-Factura V.1 Departamento de Facturación pagina 1 de 17

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MANUAL FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

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Indice Pagina 1. Emisión

1.1 Aviso de emisión.................................... 3 1.2 Descarga de las facturas......................... 4

2 Recepción 2.1 Acceso al portal....................................... 7 2.2 Gestión del portal.................................... 11

2.2.1 Solicitudes descargas................. 11 2.2.2 Información de las facturas........ 12

2.2.2.1 Registro e-mail............. 12 2.2.2.2 Adjuntos........................ 12 2.2.2.3 Ver las facturas.............. 12 2.2.2.4 Certificado firma............. 13

2.2.3 Modificar estado............................ 14

3 Opciones................................................................... 15 4 Finalizar sesión......................................................... 16

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1. EMISIÓN 1 AVISO DE EMISON Cuando BALEARIA emita una nueva factura les remitiremos por e-mail un aviso AUTOMATICO como este, informándoles que ya hemos facturado y se le ha enviado la factura.

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2 DESCARGA DE LA FACTURA Haciendo DOBLE CLIC, en el enlace del mensaje, y desde un equipo con acceso a INTERNET, accederán a una ZONA SEGURA del PORTAL, desde la cual podrán

descargarse la factura en TRES FORMATOS diferentes

Si desean ver la factura tal como la recibirían normalmente en pepel, PUEDEN ABRIRLA seleccionando el ICONO ZIP

En la carpeta FACTURA encontraran la factura en formato PDF

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La factura en PDF

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Otros formatos para descargarse la factura En EXCEL

ATENCIÓN, actualmente solo es posible descargarse en este formato los datos de la cabecera de la reserva y el resumen del total factura, la exportación a EXCEL de las líneas de las facturas, esta en fase de desarrollo y les avisaremos cuando este disponible.

O en formato XML, para ser integrada en sus sistemas, ya que cumple el formato de los campos de la plataforma de BSFACTURA

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2 RECEPCION 2.1 ACCESO AL PORTAL Desde nuestra WEB, tendrá un enlace directo al PORTAL de BS FACTURA, lo que le permitirá acceder a toda la información relativa a las facturas emitidas por BALEARIA en cualquier momento.

Tambien pueden acceder a la pagina web

https://efactura.balearia.com En ambos casos al acceder mediante el link o a la pagina, les mostraremos esta pantalla:

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El acceso al PORTAL

CIF Siempre deben ponerse el CIF, para acceder al PORTAL CLIENTE Deben poner su código de cliente en BALEARIA CLAVE Pondrán SU CLAVE DE ACCESO *** ***La primera vez que accedan al PORTAL , deben hacerlo indicando en este campo su código de cliente. Si el mismo que en el campo anterior, Entonces les pediremos su CONSENTIMIENTO para la recepción de las facturas electronicas

Detalle del mensaje de ACEPTACIÓN EXPLICITA Aceptación explícita de recepción de facturas electrónicas emitidas por Balearia Baleària, le comunica la existencia de la obligación legal de recabar su consentimiento expreso para recibir facturas electrónicas. Mediante la aceptación de la presente pantalla en señal de aceptación y en representación de su empresa, consiente expresamente a poder recibir en base al sistema BS Factura, por medios electrónicos y vía telemática, la facturación emitida por Baleària, consentimiento expreso otorgado a los efectos de lo dispuesto en el artículo 17 del Real Decreto 1496/2003, de 28 noviembre. Una vez REGISTRADA la aceptación del consentimiento, quedara este anotado en nuestra Base de Datos. En cualquier caso, les informamos que en caso de no desear recibir la factura en formato electrónico, siempre pueden hacernoslo saber, mediante el envío del un correo electrónico , indicándonos su código de cliente a la cuenta facturación.electró[email protected] y les serán remitidas las facturas en formato papel como hasta ahora.

ATENCIÓN, las AGENCIAS DE VIAJES o CLIENTES con la gestión centralizada de todas las oficinas accederán de otra forma para poder ver la información de todas, al logarse con su código de cliente, la información disponible solo es la de la facturación a este código de cliente.

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Una vez dado su consentimiento, podrán cambiar la clave y poner la que deseen

En caso de cambiar su clave correctamente, se le dará un mensaje de CLAVE CAMBIADA, al volver a la pagina ya podrá acceder al portal con su clave PRIVADA

En caso de no cambiar su clave correctamente, se le dara un mensaje de ERROR

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Una vez LOGADOS, accederan al PORTAL

Consulta de FACTURAS RECIBIDAS, o a la pestaña de la sección FACTURAS.

- Las FACTURAS EMITIDAS son las que emite el USUARIO - Las FACTRAS RECIBIDAS son las que recibe el USUARIO *

* Todas las facturas RECIBIDAS están FIRMADAS por BALEARIA En la selección de TODAS, y seleccionando por criterios, pueden ver sus facturas

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2.2 GESTION EN EL PORTAL 2.2.1 DESCARGAS Seleccionada la OPCION de DESCARGA, puede recibirse la información de las facturas recibidas

Las facturas pueden descargarlas en el formato deseado de forma MASIVA y les seran remitidas por e-mail

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2.2.2 INFORMACION DE LAS FACTURAS Si seleccionan UNA FACTURA podrán obtener la siguiente información.

Los clientes de BALEARIA que son AGENCIAS DE VIAJE, tienen siempre DOS FACTURAS, las AUTOFACTURAS o factura de liquidación de las Comisiones y las FACTURAS, con la factura y el resumen de la liquidación de la misma.

2.2.2.1 REGISTRO NOTIFICACIÓN POR E-MAIL Desde el PORTAL, pueden comprobar si la recepcion de la factura les fue comunicada por e-mail, cuando y a que cuenta.

2.2.2.2 CONSULTA ADJUNTOS FACTURA Las facturas ELECTRÓNICAS DE BALEARIA, no contendrán ningún Albaran, Bono o Billete adjunto.

2.2.2.3 CONSULTA Y ACCESOS A LAS FACTURA Las facturas son desde esta OPCION accesibles en cualquier momento, para su comprobación o impresión. Ejemplo de AUTOFACTURA Ejemplo de FACTURA

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2.2.2.4 CONSULTA CERTIFICADO FIRMA Todas las FACTURAS están FIRMADAS DIGITALMENTE y aquí pueden ver el contenido del certificado con el que esta firmada la factura

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2.2.3 MODIFICAR ESTADO Además

Permite el registro deL CAMBIO del estado de las facturas, permitiendo el seguimiento de las mismas con nuestro dpto de Administración, así mismo se pueden registrar notas o comentarios de las facturas . Asi, podemos cambiar el ESTADO de las facturas RECIBIDAS a

Quedándose registrado el cambio de estado

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3 OPCIONES ATENCION NO PUEDEN PARAMETRIZARSE sus datos y valores de personalización en la sección OPCIONES, estos datos están en nuestro sistema de reservas, por lo tanto si desean cambiar el e-mail deben notificarlo a nuestro dpto. de facturación.

Sin embargo si pueden guardar los valores para PERSONALIZAR sus descargas.

Sección no parametrizable

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4 FINALIZAR Y DESCONECTAR En la parte izquierda del PORTAL, disponen de la opcion DESCONECTAR

Al darle a esta OPCION, les saldrá el aviso de que han finalizado la sesion

Pues les lleva a la sección del acceso al portal para los clientes del mismo que no tienen un traspaso de sesión desde la web corporativa.

El acceso al PORTAL BS FACTURA, lo tienen que hacer SIEMPRE desde la web de BALEARIA o desde la dirección especial https://efactura.balearia.com, porque es desde esa pagina desde donde se hace el control del acceso.

Pero ATENCIÓN, desde esta sección del portal no pueden volver a entrar

No USAR

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GRACIAS

POR UTILIZAR ESTE SERVICIO DE BALEARIA

Departamento FACTURACIÓN Teléfono: 966428600

e-mail: facturacion.electró[email protected] _____________________________________________________________________________________

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