Manual Hgi Contable Net

Manual del UsuarioContable

TABLA DE CONTENIDO 1. GENERALIDADES ........................................................................................... 4

INTRODUCCIN AL MODO DE INICIO DE HGI CONTABLE ................................. 5 INGRESAR AL SISTEMA HGI CONTABLE ........................................................ 5 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 PANTALLA PRINCIPAL ............................................................................ 6 Barra principal (Barra de ttulo):............................................................. 5 Barra de Mens: ...................................................................................... 5 Barra de Herramientas: ........................................................................... 7 Barra de Direccin: ................................................................................. 6 Barra de Botones: ................................................................................... 6

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

ARCHIVOS ....................................................................................................... 9 PLAN DE CUENTAS ................................................................................ 9 SUCURSALES........................................................................................ 11 CENTROS DE COSTOS ......................................................................... 11 SUBCENTROS DE COSTOS ................................................................. 12 CIUDADES ............................................................................................. 12 TERCEROS ............................................................................................ 13 Datos Generales .................................................................................... 14 Informacion Tributaria .......................................................................... 15 Contactos............................................................................................... 17 Parametros ............................................................................................ 17 Movimiento19 Otros ...................................................................................................... 19 ACTIVOS FIJOS ...................................................................................... 20 EMPRESAS ............................................................................................. 23 CALENDARIO ......................................................................................... 24 COMPROBANTES .................................................................................. 25

2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.6.4 2.6.5 2.6.6 2.7 2.8 2.9 2.10

2


3 3.1 3.1.1 3.1.2 3.2 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

MOVIMIENTO ............................................................................................... 26 DOCUMENTO .......................................................................................... 26 Documentos ........................................................................................... 26 Detalle documentos ............................................................................... 27 PRESUPUESTO ...................................................................................... 27 PROCESOS.................................................................................................... 29 ACTUALIZACION MOVIMIENTO ........................................................... 29 INDIRECTOS ........................................................................................... 29 DISTRIBUCION COSTOS ....................................................................... 31 DEPRECIACION ...................................................................................... 32 DIFERIDOS.............................................................................................. 33 CIERRE ANUAL ...................................................................................... 34

5. INFORMES ........................................................................................................ 36 5.1 5.1.1 5.1.2 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6 5.4 INFORMES MAESTROS ......................................................................... 36 Plan de cuentas ..................................................................................... 36 Terceros General ................................................................................... 37 INFORMES CONTABLES ....................................................................... 37 Balance de Prueba ................................................................................ 37 Libro Auxiliar ......................................................................................... 38 Comprobante Diario .............................................................................. 40 Inventario y Balance.............................................................................. 42 Libro Mayor ............................................................................................ 42 Libro Caja Diario.................................................................................... 43 Libro Cuenta y Razn ............................................................................ 44 INFORMES ADMINISTRATIVOS............................................................. 45 Documento ............................................................................................ 45 Documentos Ao ................................................................................... 47 Activos Fijos .......................................................................................... 48 Diferidos................................................................................................. 49 Consecutivo ........................................................................................... 50 Hojas Registradas ................................................................................. 51 GENERADOR DE REPORTES ............................................................... 51

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5.5 5.5.1 5.5.1

INFORMES TRIBUTARIOS .................................................................... 53 Informes de bases ................................................................................. 54 Certificados de retencin...................................................................... 54

5.6 6

MANEJO DE INFORMES ........................................................................ 55 HERRAMIENTAS ........................................................................................... 58 SEGURIDAD ............................................................................................ 58 Accesos a Usuarios .............................................................................. 58 Permisos de Usuario ............................................................................. 59 Cambio de Clave ................................................................................... 59 Perfiles ................................................................................................... 60 Parametros Generales .......................................................................... 60 Diseador de Generador de Reportes ................................................. 61

6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6

7 UTILITARIOS ................................................................................................. 63 7.1 VISOR CONTABLE ................................................................................ 63 7.2 COMPARA ADMINISTRATIVO .............................................................. 64 7.3 MEDIOS MAGNETICOS ......................................................................... 64 7.4 GENERALES .......................................................................................... 66 7.5 Generales ............................................................................................... 66

8 AYUDA ........................................................................................................... 67 7.1 ACERCA DE..63

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1. GENERALIDADES INTRODUCCIN AL MODO DE INICIO DE HGINET CONTABLEEn este manual se explicar paso a paso y en forma detallada, los procedimientos de ingreso de datos y manejo del HGINET Contable. Se har uso de imgenes de las pantallas que se presentan en el sistema cuando se estn ejecutando las diferentes opciones, con el fin de hacer ms comprensible el presente manual.

INGRESAR AL SISTEMA HGINET CONTABLESeleccione el icono de acceso directo HGINET CONTABLE pulsando doble Clic sobre el icono que se muestra en la imagen (Fig.1-1), el cual se encuentra ubicado en el escritorio.

Fig. 1-1 Una vez iniciado el sistema HGINET CONTABLE se procede a validar la entrada del usuario quien es el encargado de interactuar con ste. En la pantalla aparecer una ventana como se muestra en la figura (1-2), la cual contiene tres campos que solicitan la siguiente informacin: Compaa: Permite seleccionar la compaa a la cual se desea ingresar. En caso de no conocer el cdigo, pulsando la tecla F4 se mostraran las diferentes compaas creadas; para elegirlas simplemente se sealan con el cursor y se pulsa la tecla enter. Usuario: Nombre del usuario asignado por el administrador para acceder a las diferentes compaas. Clave : Contrasea personal, definida por el usuario para acceder a las diferentes compaas.

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Fig.1-2 Al digitar correctamente el nombre del usuario y la contrasea, el sistema permitir acceder a la aplicacin mostrando la pantalla que se ve a continuacin (Fig.1-3). En caso de que el usuario no este creado o se haya ingresado mal el nombre de usuario o clave no se permitir el acceso, mostrando un mensaje informando que: El usuario no se encuentra en la base de datos

1.1

PANTALLA PRINCIPAL

Fig. 1-3

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1.1.1

Barra principal (Barra de ttulo):

En ella se muestra el nombre del aplicativo HGINET CONTABLE y los tres botones para minimizar, maximizar y cerrar esta pantalla caractersticos de un sistema Windows.

Fig. 1-4 1.1.2 Barra de Mens:

Estos mens permiten el acceso a los diferentes mdulos y/o formularios que maneja el software. En esta se pueden encontrar siete diferentes mens: Archivos maestros, Movimientos, Procesos, Informes, Herramientas, Utilitarios, Ayuda. (Fig 1-5). A medida se avance en el manual se explicaran cada uno de estos.

Fig. 1-5 1.1.3 Barra de Herramientas:

La barra de herramientas de HGI CONTABLE permite tener acceso gil (acceso directo) a las tareas ms comunes. La barra de herramientas es otra de las caractersticas de los ambientes Windows.

Fig. 1-6 Cambio de periodo y Empresa

Fig. 1-7 Periodo y Compaa: Ingresa el ao, periodo y empresa en la cual se desea posicionar.

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Aceptar: Cierra y guarda la aplicacin.

. 1.1.4 Barra de Direccin:

Muestran el nombre de la empresa y periodo actuales de trabajo cada usuario puede trabajar en periodos diferentes.

Fig. 1-8

1.1.5

Barra de Botones:

Esta barra es comn a todas las ventanas que se accedan a travs del men archivos.Nuevo Editar Grabar Eliminar Deshacer Primera Anterior Siguiente Ultimo Buscar Imprimir Salir

Fig. 1-9 Nuevo: Botn que permite adicionar nuevos registros al formulario en que se est trabajando. La accin que realiza es poner en blanco los campos principales del registro. Editar: Botn que permite realizar modificaciones a los datos de los registros ya creados. Grabar: Permite dejar en firme el ingreso o modificacin de los datos del registro. Este botn solo estar activado si fue antecedido por la accin Nuevo o Modificar Eliminar: Botn que elimina el registro actual de la base de datos pero si no posee movimiento. Deshacer: Botn que permite reversar los ltimos cambios realizados, siempre y cuando estos no se hayan grabado. Primero: Coloca como registro actual el primer elemento del formulario de trabajo. Anterior: Carga el Elemento inmediatamente Anterior al registro actual. Siguiente: Carga el Elemento inmediatamente Siguiente al registro actual. ltimo: Coloca como registro actual el ltimo elemento del formulario de trabajo. Buscar: Busca un dato segn filtros determinados

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Imprimir: Botn que permite realizar una impresin de cdigo y descripcin de los datos almacenados en la tabla. Salir: Botn que permite salir del formulario.

La consulta muestra la cantidad de registro que lleva. De esta manera el usuario puede saber en cual registro contina.

Nota importante: Cuando se comience el proceso de creacin de archivos, asegurarse de que stos queden bien parametrizados y grabados, siguiendo las instrucciones de la barra de botones que se explic anteriormente. Utilizar siempre ENTER para pasar de campo. No pasar con clic o tabulador, cuando se est creando un registro. Antes de continuar con otro registro, asegurarse de grabar con el icono del disquete que aparece en la barra de botones, si se est creando un registro nuevo. Si est modificando un registro ya ingresado, se debe pulsar clic sobre el botn de modificar y luego grabar con el botn de disquete

2.

ARCHIVOS

El men Archivos permite realizar labores de mantenimiento (crear, consultar, eliminar y modificar) a los diferentes archivos maestros, que constituyen la base fundamental para el funcionamiento del software. En la siguiente figura se puede observar las opciones que despliega el software cuando se da un clic sobre el men Archivos

Fig. 2-1 2.1 PLAN CUENTAS

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Permite crear o modificar el Plan de Cuentas, el cual juega un papel importante dentro de la contabilidad, ya que es la base para el buen registro de los asientos contables; cada cuenta lleva unos parmetros especficos. Modo de Inicio: Desde la opcin archivo, seleccionar Plan de Cuentas y pulsar clic.

Fig. 2-2

Cdigo: Campo que permite ingresar el cdigo de la cuenta. Descripcin: Campo que permite ingresar el nombre que corresponde al nmero de la cuenta. Sucursal: Casilla que permite a la cuenta manejar sucursales. Centro de Costo: Se activa esta casilla, si la cuenta maneja centro de costo. Sub Centro de Costo: Casilla que permite a la cuenta manejar Sub Centros de Costo. Maneja Base: Se activa la casilla si la cuenta maneja base. Ej.: Las cuentas de IVA y Retencin en la Fuente y Retencin de IVA Tercero: Esta casilla se activa si la cuenta maneja tercero, es de anotar que no todas las cuentas manejan un tercero eje: 130501, 2205 y la 51. Documento Referencia: Casilla que se activa en caso que la cuenta deba de manejar documento referencia Saldo Tercero: Permite arrastrar los saldos por cada tercero de un periodo a otro. Como por ejemplo las cuentas de CXC, CXP.

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Saldo Doc Ref: Permite arrastrar los saldos por documento referencia de un periodo a otro. Como por ejemplo las cuentas de CXC, CXP. Activo Fijo: Casilla que se activa en caso de que la cuenta maneje activo fijo Base 2: Esta casilla se debe activar cuando se necesita una segunda base. Ej.: La base del Rete iva del valor de la compra.

La opcin Plan de Cuentas, as como todas las opciones de mantenimiento de archivos maestros, maneja un estndar para la manipulacin de la informacin. A la derecha se puede observar dos pestaas que se llaman REGISTRO y DETALLE La de REGISTRO es la que esta activa en la imagen y es donde se ingresan los datos que configuran el cdigo. La de DETALLE, muestra en forma de tabla la misma informacin que se muestra en registro.

Este procedimiento aplica para todos los archivos maestros que se explican en este manual.

2.2

SUCURSALES

Formulario que permite la creacin de sucursales.

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Fig. 2-3 Cdigo: Ingresar el cdigo con el cual se identificara la sucursal. Descripcin: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar a la sucursal.

2.3

CENTRO DE COSTOS

Formulario que permite la creacin de los centros de costo.

Fig. 2-4 Cdigo: Ingresar el cdigo con el cual se identificara el Centro de Costo. Descripcin: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar al Centro de Costo.

2.4

SUB CENTRO DE COSTOS

Formulario que permite la creacin de los Sub Centros de Costos.

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Manual del UsuarioContable Modo de Inicio: Desde el men Archivos seleccionar la opcin Subcentro de Costo y pulsar clic.

Fig. 2-5 Cdigo: Campo que permite ingresar el cdigo con el cual se identificara el Subcentro de Costo. Descripcin: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar al Subcentro de Costo.

Modo de Inicio: Desde el men archivos seleccionar la opcin Ciudades y pulsar clic en el icono de maestro ciudades.

2.5

CIUDADES Campo que brinda la posibilidad de ligar una ciudad con el tercero. Ciudad de domicilio del tercero o de la sede principal en caso de tener sucursales.

Fig. 2-6 Este formulario permite la creacin de las diferentes ciudades que pueden ser utilizadas por el usuario.

Ciudad: Campo que permite el almacenamiento del cdigo asignado a la ciudad. Nombre: Campo que guarda el nombre o descripcin de la ciudad. Zona: Campo que permite ligar la zona a la que pertenece la ciudad de acuerdo a la distribucin definida por el usuario.

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Manual del UsuarioContable Modo de Inicio: Desde el men archivos seleccionar la opcin Ciudades y pulsar clic en el icono de maestro ciudades, pulsar clic en maestro zonas.

Fig. 2-7 Formulario que permite definir la distribucin de zonas geogrficas, segn las necesidades del usuario.

Cdigo: Campo que permite almacenar el cdigo asignado a la regin Nombre: Campo que guarda la descripcin de la regin Cdigo del DANE Nota: estos campos son reglamentarios si se tiene el software Contable.

Ciudad: Campo para almacenamiento del cdigo asignado por el DANE a las diferentes ciudades. Departamento: Campo que almacena el cdigo del Departamento asignado por el DANE en el que est ubicada la ciudad que se est matriculando. Pas: Campo para registrar el cdigo del pas requisito para medios magnticos.

2.6

TERCEROS

Los terceros son aquellas personas naturales o jurdicas que interactan con la empresa (Clientes, Proveedores, Empleados), esta opcin permite la creacin y modificacin de los mismos.

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Modo de Inicio: Desde el men archivos seleccionar la opcin Terceros y pulsar clic.

Fig. 2-8

Cdigo: Campo que almacena el cdigo de cada tercero, este cdigo puede ser definido por la empresa y no es necesariamente el NIT o cdula, debe ser nico para cada tercero. Nombre: Campo que almacena el nombre del tercero, no debe ser diligenciado, debido a que este se actualiza al grabar el tercero con los datos de apellidos u nombres de la pestaa de datos generales.

2.6.1

Datos Generales

Fig. 2-9

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Manual del UsuarioContable Tipo ID: Campo que permite seleccionar el tipo de identificacin del tercero (C=Cedula, N=Nit, T=Tarjeta de Identidad, E= Cedula de Extranjera, M= Informacin Exgeno, X= Documento extranjero Identificacin: Campo que permite almacenar el nmero de identificacin del tercero. Es el nmero del documento previamente seleccionado en Tipo ID. Primer Apellido: Campo que almacena el primer apellido del tercero, en caso de ser persona natural; si se trata de una persona jurdica, es aqu donde se coloca la razn social completa del tercero. Segundo Apellido: Campo que almacena el segundo apellido (solo para personas naturales). Primer Nombre: Campo que almacena el primer nombre (Solo para personas naturales). Segundo Nombre: Campo que almacena el segundo nombre (Solo para personas naturales). Direccin: Campo que guarda la direccin completa del domicilio del tercero o de la sede principal en caso de tener sucursales. Telfono: Campo para almacenamiento de nmero de telfono del tercero. Fax: Campo para almacenamiento de nmero de fax del tercero. Fecha de ingreso: Campo que permite el almacenamiento de de la fecha en que el tercero ingresa al software. Plazo: Campo que guarda el plazo en das asignado al Tercero para el pago de facturas del HgiNet Administrativo. Descuento: Campo que almacena descuento (porcentual) permanente que se le van a realizar a las transacciones relacionadas con el Tercero. En caso de no manejar descuento, se ingresa cero (0) del HgiNet Administrativo. Tipo de Tercero: Campo que permite relacionar el tipo de Tercero al tercero (Clientes, proveedor, etc.). Imagen: Permite ubicar una imagen correspondiente al tercero.

.

2.6.2

Informacin Tributaria

16


Fig. 2-10 Persona: Campo que permite seleccionar el tipo de persona tributaria que es el Tercero (jurdica o natural). Rgimen: Campo que permite seleccionar rgimen tributario al que pertenece el tercero (Comn, Simplificado, Rgimen Especial, Otro). Actividad Comercial: Campo que da la opcin de ingresar el cdigo de la actividad econmica (definido por la DIAN) y una breve descripcin Grandes Contribuyentes: Casilla que indica si el tercero es o no es gran contribuyente. Autorretenedores: Casilla que se debe seleccionar en caso de que el terceros es autorretenedor. Retenedor ICA: Casilla que debe ser activada en caso de que el tercero sea retenedor de ICA (Este impuesto solo es cobrado en algunas ciudades de Colombia) No Maneja Bases de Retefuente y de IVA: Esta casilla se debe activar en caso de que el tercero siempre haga retencin en la fuente y el IVA aunque no cumpla con las bases estipuladas por la DIAN.

NOTA: Es de gran importancia el correcto diligenciamiento de la informacin Tributaria de los terceros, pues de esto depende el buen funcionamiento del clculo de las retenciones que se generan alrededor de la actividad comercial de la empresa.

E-mail: Campo que almacena el correo electrnica del tercero. Web Page: Campo que almacena la direccin de la pgina o sitio Web del tercero. Cupo Crdito: Campo que permite asignar el valor del cupo crdito a los terceros, valor en pesos. Es importante anotar que en caso de manejar cupo crdito todos los terceros deben manejarlo, aquellos que realmente no tengan cupo crdito deben tener un cupo alto (9999999999999999) para permitir la facturacin al tercero del HgiNet Administrativo.

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Manual del UsuarioContable Cuenta: Campo que permite almacenar el nmero de cuenta bancaria del tercero, permite la generacin de pagos electrnicos. En caso de que la cuenta sea corriente la opcin Corriente debe ir activa

Fig. 2-11 Entidad Financiera: Opcin que permite la configuracin de la entidad bancaria a la cual pertenece la cuenta del tercero que se est matriculando. Se puede realizar la creacin dando clic sobre la carpeta amarilla que acompaa al campo o por el men de archivos.

Fig. 2-12 Cdigo: Campo que permite el almacenamiento del cdigo de la entidad bancaria, se debe usar el cdigo asignado a nivel nacional de cada banco. Descripcin: Campo que guarda el nombre completo de la entidad bancaria.

2.6.3

Contactos: Pestaa que permite el almacenamiento de los contactos del tercero, como el contacto comercial, representante legal, contador, entre otros, adems ofrece la opcin para ingresar la fecha de cumpleaos de cada uno de los contacto debe ser el mes-da, sirviendo como ayuda en procesos y/o actividades de los clientes.

Es importante tener en cuenta que esta opcin no es obligatoria.

Fig. 2-13

2.6.4

Parmetros

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Fig. 2-14 Tercero: Campo para registrar el representante legal en propiedad horizontal. Adems en este espacio se tiene la posibilidad de habilitar hasta siete campos informativos adicionales, para esto remitirse a la configuracin del sistema. Sector: Campo para registrar el sector. Este campo debe activarse por configuracin. Cdigo EAN: Se utiliza para asignar un cdigo de barras a los terceros, debe ser alfanumrico y esto se maneja para la herramienta del EDI (intercambio de datos electrnicos). Para esta ficha, por configuracin se pueden activar varios campos adicionales segn se requiera.

2.6.5

Movimiento

Este formulario puede ser utilizado a modo de consulta. Muestra el saldo pendiente que posee el Tercero y los documentos que se le han realizado. Igualmente, muestran los pagos y los productos que se han comercializado con el tercero. Los datos aparecen a medida que se generan movimientos. Esta ficha se maneja para el sistema del HgiNet Administrativo.

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Manual del UsuarioContable Fig.2-15

2.6.6

Otros

Fig. 2-16 Cdigo: Campo destinado para el almacenamiento del cdigo o identificador del tipo de tercero. Descripcin: Campo que guarda el nombre de los tipos de tercero. Direccin: Campo para guardar la direccin del tercero. Telfono: Campo para guardar el telfono del tercero. Zona: Campo para ingresar la zona en la que se desempea el tercero. Vendedor: Campo del Vendedor que atiende al tercero. Ean: Cdigo generado para cada dependencia del cliente esto se requiere en el HGInet Administrativo. Producto: Campo para ingresar el producto q se maneja. Precios: Precios que maneja el tercero por el producto. Documento: Documento que se maneja por tercero.

Modo de Inicio: Desde el men archivos seleccionar la opcin Tipo Tercero y pulsar clic en el icono de maestro Tipos de tercero.

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Fig. 2-17 Formulario para la creacin y modificacin de los tipos de terceros. Esta opcin facilita la clasificacin de los terceros de acuerdo a la relacin comercial. Cdigo: Campo destinado para el almacenamiento del cdigo o identificador del tipo de tercero. Descripcin: Campo que guarda el nombre de los tipos de tercero. Lista de pecios: Campo que permite asignar una lista de precios de venta. Valido solo para los terceros que manejen compras a la empresa (clientes).

2.7

ACTIVOS FIJOS

Activo y descripcin: Cdigo que se le asigna a cada activo y una descripcin del mismo. Adquisicin Registrar el tercero, la fecha y el valor de adquisicin (valor sujeto a depreciacin) y nmero de serie si es el caso. Los dems campos de esta pestaa actualizan sus valores a medida que se ejecute el proceso de depreciacin. Tercero: Indica el tercero que te adquiri el activo fijo. Fecha de adquisicin: Fecha de ingreso del activo fijo. Valor de adquisicin: Valor al que se obtuvo del activo en el mercado. Valor de activo: Valor en libros del activo fijo. Serial: Es la referencia del activo fijo, por ejemplo en los vehculos es la PLACA.

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Fig. 2-18 Ubicacin

Se debe de ingresar todos los datos de la ubicacin del activo como: Grupo: Se digita el cdigo del grupo al que pertenecer el activo. Sucursal: Se asigna la sucursal al cual depreciara el activo. C.Costo: Se asigna el Centro de costo al cual depreciara el activo. Sub. C.Costo: Se asigna la Sub. costo a la cual depreciara el activo. Responsable: Se asigna el nombre de la persona es un campo texto.

Fig. 2-19

Contable Tiempo: Se asigna el tiempo a depreciar en meses Activo: Se digita la cuenta donde se ingresa el activo en el momento de la compra. Depreciacin: Se asigna la cuenta donde llevara la depreciacin del activo. Gasto: Se asigna la cuenta donde llevara el gasto de la depreciacin.

Nota: a las cuentas de activo deber activarse las casillas de activo, tercero, saldo y no debe manejar doc. Referencia.

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Fig. 2-20

Otros Datos

Permite asignar otros datos a los activos, como plizas, garantas y/o pignoraciones.

Fig. 2-21 Despus de tener cada activo registrado y haberlo cargado en un documento, el paso siguiente es generar el proceso, asignando el nmero de comprobante, nmero de documento, fecha y detalle, Luego ir a la opcin de movimiento, llamar el comprobante y nmero generado, pulsar grabar y automticamente queda contabilizado el comprobante.

2.8

EMPRESAS

Formulario que permita la creacin de la empresa de trabajo.

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Modo de Inicio: Desde el men Archivos Seleccionar la opcin Empresa pulsar clic

Fig. 2-22

Cdigo: Campo para asignar el nmero que ser asignado a la empresa Nombre: Campo para almacenar el nombre con que esta matriculada la empresa ante la DIAN. Nombre comercial: Campo para almacenamiento del nombre con el que se identifica la empresa en el mercado. Nit: Campo para registrar el nmero de Nit de la empresa. Direccin: Campo que almacena la direccin del domicilio de la empresa. Telfono: Campo que almacena el nmero telefnico de la empresa. Fax: Campo para almacenar el nmero de fax de la empresa. Ciudad: Campo que almacena la ciudad en que se encuentra domiciliada la empresa. Mail: Campo que guarda la direccin de correo electrnico. Web: Campo para almacenar la direccin del sitio Web de la empresa. Informacin Tributaria: Persona: Campo para seleccionar el tipo de persona tributaria de la empresa (Natural o Jurdica). Rgimen: Campo para la seleccin del tipo de rgimen al cual pertenece la empresa (comn, simplificado, especial, otro)

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Manual del UsuarioContable Grandes Contribuyentes: Opcin que se debe activar en caso de que la empresa sea gran contribuyente, el espacio en blanco debe ser diligenciado con la resolucin de gran contribuyente asignada por la DIAN. Autorretenedores: Opcin que se debe activar en caso de que la empresa sea autorretenedor.

2.9

CALENDARIO

Este formulario permite la parametrizacin los diferentes periodos o meses en el sistema. Configuracin por el men de archivos: Desde el men Archivos se debe seleccionar la opcin calendario

Fig. 2-23

Periodo: Campo en el que se debe ingresar el nmero del perodo, este nmero debe ser el mismo del mes, Ej.: Enero = Perodo 1, Febrero = Perodo 2. Fecha Inicial: Fecha exacta en que se inicia el periodo (primer da del mes) Fecha Final: Fecha en que termina el periodo, es decir el ltimo da del mes. El formato para la fecha de los perodos, es ao-mes-da (aaaa-mm-dd).

Tasa, Das y Festivos: Son campos informativos para la contabilidad de la compaa, las tasas de inters, los das y los festivos que se manejan.

2.10

COMPROBANTES

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A travs de este formulario se crean los comprobantes contables, los cuales permiten un manejo clasificado de la contabilidad. Entre otros estn: ingresos, egresos, ventas, compras, ajustes, etc. Modo de Inicio: Desde el men archivos seleccionar la opcin Comprobante y pulsar clic.

Fig. 2-24 Comprobante: Campo que permite ingresar el cdigo que se asignar a cada comprobante debe ser numrico. Descripcin: Campo que permite ingresar el nombre del comprobante. Consecutivo Automtico: Casilla que permite que el consecutivo aumente automticamente para comprobantes digitados directamente en el contable.

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Manual del UsuarioContable 3. MOVIMIENTO

A travs de esta opcin se realiza el movimiento contable de todos los comprobantes involucrados en el manejo de la informacin de la empresa. 3.1 DOCUMENTOS

Modo de Inicio: Desde el men Movimiento Seleccionar la opcin Documentos, pulsar clic.

Fig. 3-1

3.1.1

Documentos

Comprobante: Campo que permite seleccionar el comprobante a elaborar. Documento: Registra el nmero del documento que se est elaborando. Fecha: Es la fecha en la cual se est elaborando el comprobante o la fecha del

documento. Luego dar clic en captura documentos.

con el fin de poder ubicarse en la tabla de

3.1.2

Detalle documentos

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Manual del UsuarioContable Cuenta: Campo que permite ingresar el nmero de cuenta contable correspondiente al movimiento que se desea asentar. Detalle: Campo que permite ingresar la descripcin referente al registro que se desea asentar. Dbito y crdito: Son los valores registrados segn la naturaleza de las cuentas. Referencia: Nmero del documento externo diferente, al documento que se est elaborando. Ej.: en un documento de compras, referencia es el nmero de la factura del proveedor Base: Valor de la base que determina el impuesto de ventas o la Retefuente. Tercero: Cdigo del tercero que genero el documento Activo: Cdigo del activo al que corresponde el documento. Sucursal: Cdigo de la sucursal a la que corresponde el documento. Centro Costo: Cdigo del C.Costo al que corresponde el documento. Subcentro de Costos: Cdigo del sub. C.Costos al que corresponde el documento. Total: Es el valor sumatoria de todos los dbitos y crditos del comprobante. Diferencias: Valor que muestra la falta de un registro o algn error en un asiento dbito o crdito. Base 2: Es el valor de la compra antes de iva solo cuando se aplica la retencin de iva.

3.2 PRESUPUESTO

Tabla destinada para generar presupuesta anual. Modo de Inicio: Desde el men Movimiento seleccionar la opcin Presupuesto, pulsar clic.

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Fig. 3-2 Se debe diligencia cuenta inicial y final para el rango a presupuestar. Detalle: Cuenta de ultimo nivel, C.Costos, Valor anual o mes a mes a distribuir. Exportar: Se generar el archivo de Excel o XML, debe tener esta misma estructura debe tener (cuenta contable, sucursal, c. costo, sub c. costo y valor anual por cada cuenta). Importar: Se puede traer un archivo de Excel o XML, para adicionarla la informacin al software. Generar plantilla: genera el modelo en Excel para despus importarlo con los datos al software. Ruta destino: Es la direccin donde guardaremos la exportacin o de donde se realizara la importacin del archivo solicitado. Nota: para realizar la distribucin del valor a cada mes se debe utilizar la funcin F5.

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4. PROCESOS

A travs de este men se realizan algunos procesos automticos, con el fin de optimizar el proceso contable, tales como: actualizacin de movimiento, indirectos, ajustes por inflacin, depreciaciones, cierre anual; Entre otros.

4.1

ACTUALIZACION MOVIMIENTO

Modo de Inicio: Desde el men archivos seleccionar la opcin Procesos - actualiza movimiento y pulsar clic. Permite actualizar los saldos en cuentas luego de ingresar o modificar un documento. Genera los saldos finales en cuenta y los pasa como saldos iniciales al periodo siguiente. Muestra tambin un informe en el caso de haber documentos descuadrados.

4.2

INDIRECTOS

Este proceso permite realizar asientos cuya imputacin est basado en los saldos a final de periodo de otra cuenta. Ejemplo tpico es el clculo de aportes parafiscales y provisin de prestaciones cuya base son los ingresos percibidos por el empleado es el periodo y registrados en cuentas como sueldos y horas extras. Se pueden asignar grupos para separar por documentos las cuentas que se manejen. (Crearlo por la carpetita amarilla). Las cuentas se configuran todas las cuentas que involucran este comprobante, con sus correspondientes contrapartidas y los porcentajes que se deben aplicar, de acuerdo a las disposiciones legales o a las polticas contables de la Empresa.

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Fig. 4-2

El paso siguiente es generar el proceso Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Nmero asignado como consecutivo. Ej: 2008 Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opcin de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Generar: Ejecuta el proceso.

Esto crear un asiento con el nmero de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podr observar por movimiento-documentos.

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4.3

DISTRIBUCION COSTOS

Este proceso permite realizar la distribucin de los costos de inventario en forma mensual Se parametrizan las cuentas ajustables, la cuenta en que se va a realizar el ajuste y la cuenta del costo En la columna aplica se registra 1, si se requiere el asiento de las cuentas de la respectiva fila; de lo contrario se registra 0 (cero).

Fig. 4-3 El paso siguiente es generar el proceso Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Nmero asignado como consecutivo. Ej: 2008 Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opcin de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Generar: Ejecuta el proceso.


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4.4

DEPRECIACION

Este proceso genera los asientos de depreciacin para activos fijos. Para generar este proceso, se debe configurar previamente todos los activos sujetos de depreciacin, por el mdulo de activos fijos.

Fig. 4-4 El paso siguiente es generar el proceso Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Nmero asignado como consecutivo. Ej: 2008 Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opcin de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Generar: Ejecuta el proceso.


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4.5

DIFERIDOS

Este proceso permite diferir un gasto en varias cuotas mensuales o de acuerdo a lo que se requiera, basta con asentar la informacin referente al gasto, el nombre del tercero, el nmero de la factura o cuenta de cobro, El centro de costos en el que se va a hacer el asiento, el valor, los cuotas en que se va a diferir, la cuenta a diferir (saldo), la cuenta del gasto. El paso siguiente es generar el proceso, asignando el nmero de comprobante, nmero de documento, fecha y detalle, Luego ir a la opcin de movimiento, llamar el comprobante y nmero generado, pulsar grabar y automticamente queda contabilizado el asiento.

Fig. 4-5

El paso siguiente es generar el proceso Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Nmero asignado como consecutivo. Ej: 2008 Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opcin de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Generar: Ejecuta el proceso.


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4.6 CIERRE ANUAL

Este proceso realiza el cierre anual, es decir cierra todas las cuentas de resultado y las dems cuentas que por normas contables se deban cerrar al final de perodo contable. Se relacionan todas las cuentas de resultado sujetas al cierre y como contrapartida la cuenta de ganancias o prdida del ejercicio.

Fig. 4-6 Cuenta inicial y final: Rango de cuenta inicial y final que se desea cerrar. Cuenta destino: Cuenta en la cual se llevara el saldo. Apl.: 1 para que tome la lnea y la realice. Grupo: Es un campo numrico que permite al sistema y al usuario generar cierres en documentos diferentes; ejemplo, las cuentas de resultados pueden tener grupo 1 y las de iva y retencin el grupo 2, lo que permitir hacer el cierre en documentos independientes. Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Nmero asignado como consecutivo. Ej: 2008

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Manual del UsuarioContable Grupo: Permite la generacin de documentos independientes de cierre de acuerdo al grupo parametrizado en la tabla de arriba. Fecha: Por defecto aparece la fecha del periodo 13. Casilla Detalle: Da la opcin de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Tercero: Generalmente el Nit. De la DIAN. Algunos utilizan un Nit. De cierre anual. Detalle: Descripcin personal. Esta identifica el registro en los informes. Generar: Ejecuta el proceso. Nota: En el caso que se deseen cerrar cuentas (Ej. Retenciones), se puede hacer digitando la misma cuenta en las tres casillas, en el caso de querer cerrar los terceros y si no se desee cerrar los tercero cambiar la cuenta destino por una cuenta puente asignada segn el caso.

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5. INFORMES

En este Men, se pueden obtener todos los informes que ofrece el sistema para realizar los respectivos anlisis de la informacin.

5.1

INFORMES MAESTROS

5.1.1

Plan de cuentas

Este informe permite ver las cuentas contables registradas con su respectivo cdigo de detalle, descripcin, si maneja base, tercero, referencia.

Fig. 5-1

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5.1.2

Terceros General

Este informe permite ver los terceros clasificados por Tipo de Tercero, previamente clasificado en su creacin desde el men archivo- Tipo de Tercero. Este informe permite ver los terceros de todas las ciudades, se puede ordenar por los diferentes campos que se encuentran al desplegar la lista.

Todas estas opciones se pueden visualizar activando las casillas y escogiendo de los diferentes campos de las listas. En la siguiente imagen muestra el informe generado por este formulario.

Fig. 5-2

5.2

INFORMES CONTABLES

Fig. 5-3

5.2.1

Balance de Prueba

Este informe permite ver un balance (saldos finales) de las diferentes cuentas del plan contable y se puede visualizar por varios niveles.

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Fig. 5-4 Informe balance de prueba

Fig. 5-5

5.2.2

Libro Auxiliar Este informe permite obtener el libro auxiliar se lleva para registrar detalladamente en orden cronolgico las cuentas principales, totalizando dbitos, crditos y saldo que pasa al final de cada perodo al libro diario y al libro mayor, este libro no requiere ser registrado en la Cmara de Comercio. Seleccionar en inicial y final los siguientes campos: Fecha, cuenta, tercero, sucursal, C.Costos, Sub C.Costos, activos.

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Fig. 5-6 Informe de libro auxiliar

Fig. 5-7

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5.2.3

Comprobante Diario

Este informe muestra todas las cuentas que se movieron por cada comprobante, de acuerdo con las normas contable vigentes, permitiendo verificar que los registros cumplan con el principio de la partida doble

Fig. 5-8 Informe Comprobante de diario

41

Manual del UsuarioContable Fig. 5-9

5.2.4

Inventario y Balance Se debe hacer un inventario y un balance general al iniciar sus actividades y por lo menos una vez cada ao para conocer en forma clara y completa la situacin del patrimonio; este informe se puede generar por tercero, por centro de costos y por ambas.

Fig. 5-10 Por Tercero:

42

Manual del UsuarioContable Fig. 5-11

Por centro de costos:

Fig. 5-12

5.2.5

Libro Mayor

En este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida doble; permitiendo establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta. Este informe se puede sacar a nivel de detalle.

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Fig. 5-13

Fig. 5-14

5.2.6

Libro Caja Diario

En este libro se pasan las operaciones contables en orden cronolgico, en forma individual o por resmenes que no excedan de un mes. Este informe se obtiene de la misma forma que el balance de prueba, es decir, el usuario determina el nivel al cual quiere generar el informe.

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Fig. 5-15

Fig. 5-16

5.2.7

Libro Cuenta y Razn

Este informe se obtiene de la misma forma que el balance de prueba, es decir, el usuario determina el nivel al cual quiere generar el informe.

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Fig. 5-17

Fig. 5-18

5.3

INFORMES ADMINISTRATIVOS

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Fig. 5-19 Estos informes, permiten hacer anlisis administrativos y financieros, adems de algunos de tipo contable.

5.3.1

Documento

Permite analizar la contabilizacin de cada documento por comprobante con la opcin de ingresar un documento inicial y final, tambin puede ordenar por cuenta o por tercero.

Fig. 5-20 Comprobante: Seleccionamos el comprobante que deseamos visualizar. Documento: Podemos seleccionar un documento solamente.

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Fig. 5-21

5.3.2

Documentos Ao

Este informe es similar al anterior; permite observar en forma resumida los dbitos y crditos globales de cada periodo. Tambin sirve para constatar el cuadre de la informacin.

Fig. 5-22

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Fig. 5-23

5.3.3

Activos Fijos

Permite generar un informe donde muestra los activos que posee la empresa, cual es el valor de adquisicin, cuanto lleva depreciado, cuanto falta por depreciar entre otros.

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Fig. 5-24

Fig. 5-25

5.3.4

Diferidos

Formulario que genera informe que permite observar el estado de los Diferidos los cueles se pueden generar con saldo cero, para los ya diferidos, o solo con saldo para los que an tienen saldo pendiente.

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Fig. 5-26

Fig. 5-27

5.3.5

Consecutivo

Este informe permite constatar los consecutivos de cada comprobante; adems muestra cuentos y cules son los documentos que pudieran hacer falta dentro del consecutivo.

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Fig. 5-28

Fig. 5-29

5.3.6

Hojas registradas

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Fig. 5-30

5.4 GENERADOR DE REPORTES Permite Ejecutar de los informes diseados por el usuario por el generador de reportes del men herramientas. Algunos como P y G, Balance General, Cambios en el patrimonio, etc.

Fig. 5-31

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Manual del UsuarioContable Informe: Campo destinado para ejecutar determinado informe que previamente fue diseado por herramientas / utilidades / generador de reporte. Tipo de Informe: Se debe sealar el tipo de informe que se desee, puede ser general o comparativo ao, adems se pueden activar casillas de Ampliar descripcin y o Lnea en descripcin. Agrupa por: Seleccionar forma de agrupar puede ser: Mes, bimestre, trimestre, semestre o ao. Intervalos: Si se selecciona tipo de informe general se pueden manejar intervalos entre periodos para el anlisis de informes reales vs presupuestado. Adems manejo de anlisis horizontal y vertical. Nivel: Seleccionar nivel al que desee genera informe. Seleccin: En el caso de manejarse, seleccionar sucursal, Ccostos, Sub Ccostos y/o filtro por grupo. Expresado En: se puede seleccionar pesos, miles o millones. Fecha/Hora: Muestra o no la fecha y hora en el reporte generado. Imprime pie de informe: Espacio destinado para escribir un texto.

Fig. 5-32

54

Manual del UsuarioContable 5.5 INFORMES TRIBUTARIOS

5.5.1

Informe de Bases

Con este informe se constata que el valor dbito o crdito en una cuenta que maneje base este acorde con el valor tomado como base para su clculo conforme a lo legal o administrativo si es el caso. Ejemplo son las cuentas de retencin en la fuente e IVA. A las cuentas se les debe activar tercero, base y registrar el porcentaje

Fig. 5-33

Fig. 5-34 Se puede seleccionar el rango de cuentas y terceros para obtener el informe.

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Manual del UsuarioContable FALTA RETEICA Y RETE IVA 5.5.2 Certificados de retenciones

Esta opcin permite obtener los certificados de retencin de IVA y retencin en la fuente que se expiden cada ao para corroborar el anticipo al impuesto de renta.

Fig. 5-35

En el formulario se asigna el rango de terceros y/o cuentas que se quiera listar. Certificado: Se puede escoger el tipo de certificado que deseamos imprimir puede ser de Retencin en la Fuente o de Iba. Periodo: Se puede escoger el periodo en que se necesite listar, ya sea anual, bimestral o mensual, el sistema automticamente ubicara los periodos y cambiara el primer texto. Individual. Nos permite generar varios archivos individuales y se pueden guardar o por Nit o por nombre. Para luego descargarlo en un formato pdf y ser enviado por correo. Adems tiene un campo para texto y otro para texto firma en el cual podemos digitar en nombre de quien firma los certificados, campo Ciudad y Fecha, este campo tambin es modificable. Tenemos la opcin de tener un archivo con la firma, este debe tener extensin .bmp y aplicarla en este campo. Se puede escoger si deseamos que nos muestre la base, base2, porcentaje y/o lnea firma

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Fig. 5-36

5.6

MANEJO DE INFORMES

Los elementos que para el manejo de los reportes de HGINET CONTABLE, son comunes en todos los informes Barra de herramientas en los informes

Impresin

Orientacin y tamao Buscar pasar paginas

Zoom

Colores Exportar

A. Icono Imprimir: Este icono permite imprimir el informe que est actualmente en pantalla. Despus de presionarlo, aparece la ventana llamada Imprimir. En ella se selecciona la impresora a la cual est configurado el computador. Tambin se selecciona el nmero de Copias y si seleccionamos impresin rpida no muestra la seleccin de impresoras imprime directamente a la predeterminada.

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Fig. 5-37

B. Icono Exportador de Datos: Permite exportar datos a archivos en formato texto TXT o a formato HTML, Excel, Word, Imagen, CSV y PDF. Al dar un Clic en este botn.

Fig. 5-38

C. Control Zoom: Esta opcin permite seleccionar el tamao que el informe ocupar dentro de la pantalla principal. Esta accin afectar inmediatamente el tamao de la letra.

Fig. 5-39

C. Barra de Desplazamiento de Pginas: Esta Barra permite que avanzar con mucha facilidad dentro de un reporte que contenga varias pginas, el contenido de esta barra son cuatro botones se nombrarn de izquierda a derecha.

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Primera pgina:: Este Botn desplaza a la primera y/o anterior pgina del informe que se tiene en pantalla. Pagina anterior: Este Botn desplaza a la pgina anterior del registro en que se encuentra actualmente. Pgina siguiente: Este Botn desplaza a la pgina siguiente del registro en que se encuentra actualmente. ltima pgina: Este Botn desplaza a la ltima pgina del informe que se tiene en pantalla.

Fig. 5-40

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6. HERRAMIENTAS Fig. 6-1

6.1

SEGURIDAD

Fig. 6-2 Men que permite controlar todo lo relacionado con la seguridad del sistema, como cambio de contraseas de usuarios, adicin de nuevos usuarios. Adems se debe tener en cuenta que para hacer este tipo de cambios, se debe tener el acceso de administrador al sistema

6.1.1

Accesos a Usuarios

Este formulario permite Agregar, Eliminar, Modificar, Guardar los registros de los usuarios que tendrn acceso a la aplicacin HGINet contable. Adicionalmente, se puede visualizar el total de usuarios registrados en la opcin detalle.

Fig. 6-3 Cdigo: Campo que permite almacenar el cdigo del usuario. Nombre: Campo que almacena el nombre del usuario.

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Manual del UsuarioContable Clave: Campo que permite almacenar la clave de ingreso a HGI para este usuario. rea: Casilla destinada para clasificar usuarios por rea. Foto: se puede aadir la foto del usuario.

6.1.2

Permisos de Usuario

Opcin que permite asignar los permisos de manejo a los diferentes usuarios, de acuerdo a las funciones de cada uno. En el formulario aparece toda la lista de las opciones del sistema. El administrador debe marcar con el nmero la opcin permitida al usuario que est asignando por cada campo se pueden Asignar permisos por consulta, modificacin, eliminacin y creacin por cada opcin del sistema.

Fig. 6-4

6.1.3

Cambio de Clave

Permite a un usuario cambiar su clave de acceso al sistema. Es necesario suministrar la clave anterior y confirmar la nueva clave.

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Fig. 6-5

6.1.4

Perfiles

Con estas opciones se pueden parametrizar diferentes perfiles y asignar los permisos para no asignrselo uno a uno por usuarios y tener un mayor control

Fig. 6-6

6.1.5

Parmetros generales

Fig. 6-7

Guardar periodo: Permite bloquear que el periodo cerrado no se pueda modificar alguna informacin de ese mes. Formatos: se pueden realizar los diseos de impresin de los documentos. Auditoria: permite llevar un control auditando los cambios realizados de documentos terceros y todos los maestros del sistema, adicionara el usuario, la modificacin, hora, fecha y equipo que realiza la modificacin. Consultas: Este formulario permite hacer consultas de las tablas y de los datos almacenados en la BD, utiliza lenguaje de consulta SQL, es de especial cuidado, se recomienda su uso en compaa de un asesor de servicios de HGI Ltda. Copias de seguridad: permite realizar una copia de la base de datos desde el software.

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6.1.6

Generador de Reportes

Esta herramienta permite configurar reportes de acuerdo a ciertas necesidades del usuario por defecto. Ej. Estado de prdidas y ganancias, Informes de retencin fuente y rete IVA, Balance, flujo de efectivo entre otros. Para disear el informe antes se debe crear el maestro de informes dando un clic sobre la carpeta amarilla ubicada al lado derecho del pantallazo del generador.

Fig. 6-8 Lnea: Se escribe el nmero de la lnea que se desea crear, el nivel de las lneas se debe incrementar en base a la configuracin que se dio al crear el maestro de informes en dgitos de nivel. Cuenta Inicial: Cuenta a partir de la cual se desea generar el informe en la lnea que se est creando. Cuenta Fin: Cuenta hasta la cual se desea generar el informe en la lnea que se est creando. Descripcin: Detalle relacionado a las cuentas que se estn asociando a la lnea que se est configurando o descripcin de las cuentas. Cambia: Tiene 2 opciones: muestra las cuentas como el signo que poseen cuando no se activan las casillas; y si se activa la casilla cambia el signo en las cuentas en caso que se requiera. Ej. Las cuentas de ingresos poseen signo negativo para efectos de esttica en los informes debe activar esta casilla.

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Manual del UsuarioContable Muestra: Tiene 3 Opciones:(nunca) no muestra la informacin de la lnea en el informe; (solo valor) Muestra la informacin de la lnea si tiene saldo; (siempre) muestra la informacin asociada a la lnea tenga o no saldo.

Detalle: Muestra las cuentas relacionadas a la lnea a partir del tercer nivel y se debe de activar la casilla. Valor: Tiene 4 Opciones: Se puede mostrar el saldo, debito, crdito o variacin de las cuentas matriculadas para el informe solicitado. Formato: All podemos generar el formato para el valor sea numrico con decimales o sin decimales o q nos del resultado en porcentajes.

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7. UTILITARIOS

A travs de esta opcin se pueden realizar mltiples tareas; Configurar reportes de acuerdo a las necesidades del cliente, Realizar correccin de movimiento, Direccionar nuevas compaas, Configuracin para la generacin de los medios magnticos, Consolidar empresas entre otros. Desde el men Herramientas seleccionar la opcin Utilidades y pulsar clic.

Fig. 7-1

7.1 Visor Contable

En el Visor Contable podemos generar graficas de los informes diseados por el Generador de Reportes, exportar los datos o la grfica a Excel. Tiene variedad de diseos en barras, lneas, crculos y reas.

Fig. 7-2

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Manual del UsuarioContable 7.2 Compara Administrativo

Permite generar un informe que concilia las Carteras (C*C y C*P) generadas por el software Administrativo y Contable. Aplica para quienes cuentas con ambas aplicaciones.

Fig. 7-3

tem: Se selecciona si se desea hacer el comparativo de la Cartera o de la Cuentas por Pagar. Cuenta Contable: Se selecciona el rango de Cuentas Contables en que se maneja la cartera. Negativo: Muestra las los registros que estn negativos. Recalcula: Se selecciona la forma de ordenamiento, se pueden escoger 2. Se puede ordenar por nombre del tercero, el cdigo del tercero, por documento o por diferencia. Solo diferencias: Si se activa solo muestra los registros que tienen diferencias.

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7.3 Medios Magnticos Permite generar el archivo plano para la generacin de los medios magnticos de acuerdo a los requerimientos legales.

Fig. 6-17

Definicin: Permite seleccionar y configurar las cuentas contables a las que hace referencia cada concepto que se debe relacionar en el formato que se est diligenciando.

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Fig. 7-4

Formato: Se selecciona el formato que se desea diligenciar. Concepto: Se selecciona el concepto a relacionar; Estos conceptos son predeterminados, dando un clic a la tecla F4 se listan los conceptos relacionados al formato. Cuenta: Se selecciona la cuenta contable relacionada al concepto que se seleccion. Tope: Valor definido por la DIAN a partir del cual se debe presentar informacin en medios magnticos.

Permite generar el archivo de los formatos previamente configurados.

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Fig. 7-5

Formato: Se selecciona el formato que se desea generar. Concepto: Se selecciona Insercin en el caso de ser primera vez que se va a generar el archivo, en caso contrario se debe seleccionar Reemplazo. Fecha Inicial: Hace referencia a la fecha a partir de la cual se va a generar la presentacin del formato. Fecha Final: Hace referencia a la fecha hasta la cual se va a generar la presentacin del formato. Versin: Debe de colocarse 07 que corresponde a la versin actual de los formatos. Envo: Muestra el nmero de veces en que se ha realizado el envo del archivo. Archivo: El nombre est dado con las especificaciones que la DIAN ha dispuesto. Este campo tambin permita seleccionar la ruta en la cual quiero guardar el archivo. Buscar inconsistencias: Permite verificar si el archivo tiene los datos correctos de acuerdo a los parmetros requeridos por la DIAN, este proceso nos genera un archivo de inconsistencias, en caso de tenerlas, con el fin de realizar las correcciones antes de enviarlo. Exportacin: Permite seleccionar el formato del archivo a generar: XML, para generar un archivo en presentacin Web y no permite modificaciones; Excel, genera un formato en Excel. Permite la edicin antes del envo. Generar: Genera el archivo y lo guarda en la direccin que se haya asignado.

El archivo que se genera de los medios magnticos se puede abrir con Excel versin 2003 o posterior, en caso de requerir algn cambio.

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Manual del UsuarioContable 7.4 GENERALES

Guardar Periodos: Permite cerrar varios periodos contables indicando el periodo inicial hasta el periodo en el que se est ubicado. Abrir Periodos: Permite Abrir varios periodos contables indicando el periodo inicial hasta el periodo en el que est ubicado. Actualiza Periodos: Permite actualizar la informacin de varios periodos sin necesidad de ir a cada uno de ellos y realizar el proceso. Quitar DV: Quita el Digito de verificacin de los terceros

7.5 CONSOLIDAR

Consolida las empresas que estn creadas dentro de la Compaa. Para esto es necesario que este creada la empresa 99. Que es donde se consolida la informacin.

7.6 CAMBIO MOVIMIENTOS

Permite cambiar los movimientos contables de terceros y de cuentas que estn creados con cdigos diferente y son los mismos y permite eliminar el que est mal creado.

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8. AYUDA

El presente manual, se puede obtener mediante la consulta por la opcin F1 o por la opcin ayuda de la aplicacin, se muestra el contenido de este Documento.

Fig. 8-1 8.1 AYUDA DE LA APLICACION: Muestra la tabla de contenido del sistema.

8.2 SOPORTE REMOTO:

Carga la aplicacin para realizar conexin remota y poder tener el control parcial o total del sistema, con autorizacion del usuario

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Manual del UsuarioContable 8.3

ACERCA DE.

Muestra la version que tiene el sistema

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Documents

Manual Hgi Contable Net