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GEV Proyecta [NOMBRE DE LA COMPAÑÍA] | [DIRECCIÓN DE LA COMPAÑÍA]
Manual operativo Mipyme+ SOFTWARE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO SIMPLE, INTUITIVO Y LIVIANO PARA SU NEGOCIO
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Contenido Introducción ........................................................................................................................................ 7
Que es Mipyme+ ............................................................................................................................. 7
Para quien está dirigido .................................................................................................................. 7
Sus capacidades .............................................................................................................................. 7
Sus atributos .................................................................................................................................... 7
Sus limitaciones ............................................................................................................................... 7
Derechos de autor ........................................................................................................................... 7
Características de la licencia de uso comercial ............................................................................... 7
Capítulo 1 ............................................................................................................................................ 8
Preparación del sistema .................................................................................................................. 8
Requisitos mínimos ..................................................................................................................... 8
Ajustes de Windows .................................................................................................................... 8
Instalación ....................................................................................................................................... 9
Asistente para la instalación ........................................................................................................... 9
Configuración inicial .......................................................................................................................... 10
Parametrización ............................................................................................................................ 10
Configuración de la empresa e inscripción a la red SoyMiPyme ............................................... 10
Como modificar los datos de su empresa. ................................................................................ 11
¿Qué debo hacer si cambio de régimen? .................................................................................. 11
Como solicitar un servicio por la red SoyMiPyme? ................................................................... 12
Incentivos ...................................................................................................................................... 13
¿Cómo referir una persona? ..................................................................................................... 13
¿Cómo redimir mis puntos? ...................................................................................................... 13
¿Cómo desafiliarse de la red? ................................................................................................... 13
Ingreso del representante legal................................................................................................. 14
Contratación del representante legal........................................................................................ 14
Seguridad del sistema ................................................................................................................... 14
Configuración de usuarios del sistema ...................................................................................... 14
Ajuste de seguridad de la cuenta administrador ...................................................................... 14
Creación de nuevos usuarios del sistema ................................................................................. 15
Segunda clave del sistema ......................................................................................................... 15
Ajuste inicial de la segunda clave .............................................................................................. 15
Fechas de documentos .............................................................................................................. 16
Anulaciones y modificaciones ................................................................................................... 16
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Cambio de tarifas base de liquidación ...................................................................................... 16
Ajustes de presupuestos ........................................................................................................... 16
Cambio de la segunda clave ...................................................................................................... 17
Configuración de proyectos .............................................................................................................. 17
Creación de un proyecto ............................................................................................................... 17
Modificar un proyecto ............................................................................................................... 17
Creación de un presupuesto para un proyecto ......................................................................... 18
Modificación del presupuesto en un proyecto ......................................................................... 18
Configuración de las cuentas de gastos o egresos ........................................................................ 19
Modificar cuentas de gastos o egresos ..................................................................................... 19
Configuración de cuentas de ingresos ....................................................................................... 20
Modificación cuentas de ingresos ............................................................................................. 20
Configuración de tarifas comerciales o de venta al público ...................................................... 21
Modificación de tarifas comerciales .......................................................................................... 21
Configuración de consecutivos de arranque del sistema .......................................................... 22
Creación de bancos ................................................................................................................... 22
Modificación de bancos ............................................................................................................ 22
Configuración de la ruta de documentos PDF, y red LAN para trabajar varios usuarios al mismo tiempo. .......................................................................................................................................... 23
Backup Mipyme ............................................................................................................................. 24
Personalización ............................................................................................................................. 24
Visualización de prefijos de documentos .................................................................................. 24
Cambio de color del documento ............................................................................................... 24
Cambio de logotipo ................................................................................................................... 25
Cambio de skin .......................................................................................................................... 25
Capítulo 2 .......................................................................................................................................... 25
Terceros ............................................................................................................................................. 25
Definición ...................................................................................................................................... 25
Contratación .................................................................................................................................. 26
Contratación de personal .......................................................................................................... 26
Creación de perfiles de prospectos ........................................................................................... 26
Creación de cargos .................................................................................................................... 26
Creación de concepto de entrevistas ........................................................................................ 26
Ingreso de prospectos ............................................................................................................... 27
Entrevistas a prospectos o candidatos ...................................................................................... 27
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Contratación de trabajadores ................................................................................................... 28
Terminación del contrato de trabajo. ....................................................................................... 28
Informes de terceros ................................................................................................................. 29
Informe de prospectos .............................................................................................................. 29
Informe de Entrevistas .............................................................................................................. 29
Informe de Contratación ........................................................................................................... 30
Informe Contratos finalizados ................................................................................................... 30
Cambio de la información de un tercero ................................................................................... 31
Creación de cliente y/o proveedores ........................................................................................ 31
Creación de perfiles de cliente o proveedores .......................................................................... 31
Ingreso de clientes o proveedores ............................................................................................ 32
Informes ........................................................................................................................................ 32
Informe de terceros ................................................................................................................... 32
Cambio de la información de un cliente o un proveedor .......................................................... 32
Capítulo 3 – Registro de transacciones ............................................................................................. 33
Compras o gastos .......................................................................................................................... 33
Requisiciones ............................................................................................................................. 33
Creación de una requisición de compra .................................................................................... 35
Ficha técnica de compra................................................................................................................ 35
Creación de una ficha técnica de compra para la selección de un proveedor con base a una requisición ................................................................................................................................. 37
Orden de compra .......................................................................................................................... 38
Creación de una orden de compra ............................................................................................ 40
Eliminación de ítems no autorizados a comprar. ...................................................................... 41
Registró de facturas de proveedor (comprobantes de egreso) .................................................... 41
Creación de un Registro de Factura (Comprobante de Egreso) ................................................ 43
Manejo de impuestos y retenciones ......................................................................................... 44
Registro abonos y pagos parciales o totales de documentos con saldo pendiente .................. 45
Informes ........................................................................................................................................ 46
Reporte de vencimientos. ......................................................................................................... 46
Informe de egresos .................................................................................................................... 46
Informe de perfiles de proveedor ............................................................................................. 46
Informe de cuentas por pagar ................................................................................................... 47
Informe de comprobantes anulados ......................................................................................... 47
Anulación de documentos de gasto .......................................................................................... 48
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Anulación de Requisición .......................................................................................................... 48
Anulación de Comprobante de egreso ...................................................................................... 49
Ventas ............................................................................................................................................ 49
Cotizaciones comerciales .............................................................................................................. 49
Creación de tarifas comerciales. ............................................................................................... 50
Creación de los atributos de la oferta comercial o cotización. ................................................. 50
Creación de los estados de una cotización. ............................................................................... 51
Creación de una cotización ........................................................................................................ 51
Avances en la gestión comercial con base en las cotizaciones ................................................. 52
Creación de un avance en una cotización. ................................................................................ 52
Seguimiento a las cotizaciones .................................................................................................. 53
Remisión ........................................................................................................................................ 53
Creación de una remisión. ......................................................................................................... 55
Reporte de cartera con base en una remisión. ......................................................................... 57
Abonos a una remisión con saldo por cobrar. ........................................................................... 57
Facturación o cuentas de cobro .................................................................................................... 57
Factura ....................................................................................................................................... 57
Cuenta de cobro ............................................................................................................................ 57
La resolución de facturación por computador .............................................................................. 58
Requisitos legales .......................................................................................................................... 58
Creación de una nota contable ..................................................................................................... 60
Modificación de factura por medio de una nota contable crédito. .......................................... 61
Notas contables ............................................................................................................................. 61
Nota crédito ............................................................................................................................... 61
Nota debito ................................................................................................................................... 63
Creación de una nota contable ................................................................................................. 65
Informe de notas contables ...................................................................................................... 66
Anulación de una nota contable (crédito o débito) .................................................................. 66
Comprobante de ingreso .............................................................................................................. 66
Creación de un comprobante de ingreso .................................................................................. 68
Anulación de comprobante de ingresos. ................................................................................... 69
Anulación de Documentos de Ingresos. .................................................................................... 69
Venta a cuotas ........................................................................................................................... 70
Mipyme+ permite diferir a cuotas una venta generando unos intereses, como usted lo desee. ................................................................................................................................................... 70
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Creación de venta a cuotas ...................................................................................................... 70
Informe de venta a cuotas ......................................................................................................... 70
Capítulo 4 – Control interno .............................................................................................................. 71
Definición ...................................................................................................................................... 71
Abono a saldo ................................................................................................................................ 71
Registro de abonos a saldo en documentos de naturaleza contable ........................................... 71
Reporte para contador .................................................................................................................. 72
Informes de control interno .......................................................................................................... 73
Resultados del ejercicio ............................................................................................................. 73
Detalle de vencimientos de documentos ...................................................................................... 73
Cartera de terceros ....................................................................................................................... 74
Cuentas por cobrar .................................................................................................................... 74
Cuentas por pagar ..................................................................................................................... 74
Presupuestos versus ejecución ................................................................................................. 75
Liquidación de impuestos .......................................................................................................... 75
Reporte Detallado ..................................................................................................................... 75
Documentos anulados del sistema ............................................................................................ 76
Reporte de abonos .................................................................................................................... 77
Auditoría e interventoría de información ..................................................................................... 77
Consultas especiales .................................................................................................................. 77
Archivos planos y consulta detallada de documentos .............................................................. 77
Consultas inteligentes ............................................................................................................... 78
Consulta dinámica de documentos ........................................................................................... 78
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Introducción Que es Mipyme+ Mipyme+ es un producto de GEV proyecta SAS diseñado como respuesta para miles de empresarios en etapa de nacimiento, fortalecimiento o consolidación. Que acompaña el proceso de educación y control a nivel financiero y administrativo para el aseguramiento de resultados propios de un negocio. Esta solución multipropósito integra servicios para facturación, cotizaciones, compras, talento humano y cartera, entre otras. Producto de un esfuerzo colectivo de profesionales en áreas de ingeniería, contabilidad, economía, derecho y administración en pro de entregar su aporte social como base de nuestra clara responsabilidad como empresa y empresarios.
Para quien está dirigido Medianas empresas, pequeñas empresas, microempresas, comerciantes, profesionales independientes y estudiantes.
Sus capacidades Mi pyme+ funciona para el control y administración del negocio o la empresa. Permite direccionar un modelo de negocio desde el concepto financiero, y es capaz de funcionar como un software de entrenamiento y educación teniendo en cuenta que controla los aspectos propios de un negocio en forma real o simulada de manera integral, proporcionando conocimiento y entrenamiento en aspectos financieros, comerciales y contables al usuario que lo opera.
Sus atributos Es un producto que no requiere conocimientos previos en temas contables, administrativos ni financieros. Opera por medio de una lógica básica en función de una operación comercial, integrando elementos de educación por medio de procesos de programación neurolingüística y orientación a objetos que facilitan al usuario la ubicación y la asociación de un trámite en un proceso administrativo. Es multipropósito en función de actuar en frentes de compras, cartera, tesorería, recurso humano y facturación bajo un concepto de evolución permanentemente en función de las necesidades de los clientes y el sector real.
Sus limitaciones No es un producto que remplace o sustituya un software contable ni al contador del negocio o la empresa, pero si facilita el proceso de tercerización de la unidad contable o la contabilidad del negocio y/o la empresa.
Derechos de autor Todos los derechos de marca, desarrollo modelo de utilidad y autor son de Propiedad de GEV Proyecta SAS empresa con sede en Bogotá Colombia. Por tanto se prohíbe la reproducción parcial o total del producto y demás elementos como logotipos, distintivos, manuales y demás sin la autorización expresa del GEV Proyecta SAS.
Características de la licencia de uso comercial La licencia de uso comercial incluye y traslada derechos de aprovechamiento y uso con fines comerciales al tenedor del producto físico adquirido y/o descargado de manera legal, limitando este efecto a una estación de trabajo o computador, siguiendo y adhiriéndose a los términos conferidos y previamente aceptados al momento de instalar el aplicativo.
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Capítulo 1 Preparación del sistema
Requisitos mínimos
Ajustes de Windows
Símbolo para el formato número decimal y de miles Corrección de error 13 Para la ejecución correcta y apropiada de Mipyme+ es necesario estar seguro que el sistema Windows, está correctamente configurado por medio de los siguientes pasos:
1. Vaya a inicio, Panel de control.2. Configuracion regional
3. seleccione configuración adicional
4. Selecciones la pestaña moneda
5.En la casilla A escoja el carácter Coma y en la casilla B el carácter Punto
6. El formato que debe seleccionar se refleja con el simbolo $ y el número 1,1, teniendo encuenta que no haya espacio entre ellos, de la siguiente forma: ($1,1). 7.Aplique el mismo procedimiento para los valores negativos. (-$1,1)De click en aplicar y finalice con un click en aceptar.
Ajustes de la compatibilidad del calendario con office 2007 Si el sistema no le deja manipular el calendario en los documentos debe hacerlos siguientes pasos:
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1. Vaya a inicio e Ingrese a equipo.
2. Dar click disco local (C).
3. Ubique la carpeta de Mipyme.
4. Copie el archivo MSCAL.OCX
5. Regrese al disco local (c). Ubique la carpeta archivos de programa
6. Ingrese a la carpeta Microsoft Office
7. Ingrese a office 12
8. Dar click derecho dentro de la carpeta office12
9. Copiamos y reemplazamos el archivo.
Instalación
Asistente para la instalación
1. De click en Install Software.
2. De click en Ejecutar. (Esta ventana saldrá en las versiones superiores a Windows 7).
3. De click en aceptar.
4. De click en siguiente.
5. Lea detenidamente y acepte las condiciones. 6. De click en siguiente.
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7. Seleccione la ruta de ubicación para archivos de instalación y de click en siguiente.
8. De click en siguiente.
9. De click en siguiente.
10. De click en Instalar.
Espere mientras carga
11.De click en aceptar a todas las ventanas similares a esta, que registran las librerias del aplicativo.
12 .De click en Aceptar.
13. De click en Finalizar
14. Digite el pin de Activación. 15.Digite Tipo de Instalación. 16.Digite modo de Adquisición.
17. De click en Validar
18.De click en Aceptar.
19. Ingrese al sistema con codigo de ususario admin y contraseña admin.( Dirijase la capitulo Configuración inicial).
Configuración inicial Parametrización
Configuración de la empresa e inscripción a la red SoyMiPyme
1. De click en sí, para registrarse.
2. Llene el formulario, de acuerdo a su Rut de su actividad o negocio.
3. Digite la categoría principal en la que usted ofrece servicios. 4. Digite la categoría secundaria, en la que
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usted ofrece servicios. 5 Digite un email secundario u opcional.
6. Adjunte el Rut, Recuerde que este es un requisito, obligatorio para pertenecer a nuestra red. 7. Seleccione las características de proveedor. 8. Digite los caracteres de la imagen. 9 de click en aceptar.
Como modificar los datos de su empresa. Tenga presente que el nit y razón social, son inmodificables. Si desea modificar otros datos debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingresa al menú de configuración.
2. Ingresa a información de la empresa.
3. Digita el número de nit y da click en cualquier otra casilla, los datos vendrán automáticamente
4. Modifique las casillas que desee. O Si prefiere cambiar de un régimen a otro. 5. para guardar los cambios de click en modificar.
Nota: Si usted desea modificar los datos de su empresa haga los anteriores pasos las veces que sea necesario.
¿Qué debo hacer si cambio de régimen? Si usted cambia de régimen común a régimen simplificado o viceversa, debe hacer los siguientes pasos:
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Nota: haga el paso 5 con los usuarios a los que considera que es necesario, dar este permiso.
Como solicitar un servicio por la red SoyMiPyme? Para solicitar un servicio en la red de SoyMiPyme usted debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese al menú de Soluciones.
2. Seleccione con un click la categoría en la que requiere el servicio.
3. de click para elegir la solución que usted desea.
4. Diligencie todos los campos, No olvide dar todas las especificaciones de manera clara para una pronta respuesta. 5. De click en enviar.
1. Ingrese a Menú de Configuración.
2.De click en usuarios y permisos.
3.Digite en User Id.,de enter. 4. De click en la pestaña Gestión comercial.
5. Active la casilla de facturación a la cual desea dar permisos. 6. De click en actualizar.
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Incentivos
¿Cómo referir una persona? Para referir a una persona y empezara acumular sus propios puntos usted debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese al menú de Incentivos.
2. Ingrese con un click en la botón referir
3. Diligencie el formato. 4. De click en enviar.
Nota: Siga los pasos anteriores las veces que sea necesario para referir, y así empezar a acumular sus puntos para redimirlos.
¿Cómo redimir mis puntos? Para empezar a redimir sus puntos y disfrutar de sus incentivos usted debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese al menú de incentivos
2. De click en el botón redimir.
3. Diligencie el formato. 4. De click en enviar.
Nota: para redimir sus puntos envíe el formulario desde el aplicativo y en 10 días hábiles a vuelta de correo recibirá el producto que escogió.
¿Cómo desafiliarse de la red? En el momento que usted decida ya no ser parte de la red de Soymipyme, debe hacer los siguientes pasos.
1. Ingrese al menú de configuración.
2. De click en el menú de ajustes
3. Cuando usted desee salir de la red Soymipyme, de click en desactivar.
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4. Seleccione las causales. 5. Digite un comentario adicional. 6. Digite la imagen. 7. De click en enviar.
Ingreso del representante legal La configuración del representante legal es obligatoria para que el sistema opere correctamente y se hace de acuerdo con los siguientes pasos:
1. Dar click en terceros.
2. Dar click en ingreso de terceros.
3.Diligencie y de click en guardar.
Contratación del representante legal La contratación del representante legal es obligatoria para que el sistema opere correctamente y se hace de acuerdo con los siguientes pasos:
1. De click en Terceros.
2. De click en contratación.
3. Despliegue la pestaña de prospectos. 4. Despliegue el cargo a desempeñar, (representante legal). Diligencie el formato. 5. Finalice y de click en guardar.
Seguridad del sistema
Configuración de usuarios del sistema En el software usted podrá configurar usuarios y los permisos, que crea convenientes que deban tener cada uno de los prospectos, desde sus funciones dentro de la empresa.
Ajuste de seguridad de la cuenta administrador Recuerde que como administrador de la cuenta, usted no puede cambiar el USER ID, ADMIN. ElNOMBRE DE USUARIO ADMINISTRACIÓN, y la contraseña es importante cambiarla.
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1. Ingrese a Menú de Configuración.
2.De click en usuarios y permisos.
3.Digite en User Id. ADMIN,de enter, saldra la palabra ADMINISTRADOR.4. Sombree , borre y digite un nuevo Nombre de Usuario, de enter y escriba una nueva contraseña, confirme.5. De actualizar.
Creación de nuevos usuarios del sistema Para crear un usuario en el sistema debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese al Menú de configuración.
2. De Click en usuarios y permisos.
3. Digite el User Id, Nombre de Usuario y contraseña Digite y de enter. 4. Active las pestañas de acceso a los módulos. 5. Declick en los botones en cada Acción Operativa, o de click en activar todos si así lo prefiere.6. Finalice con un click en actualizar.
Segunda clave del sistema Esta segunda clave se debe tener muy en cuenta, y se usa para cambio de precios, en cuentas de cobro, facturas, remisiones, cotizaciones, cambio en la fecha de expedición, anulación de documentos, presupuestos. Recuerde que esta clave solo la deben tener los usuarios autorizados.
Ajuste inicial de la segunda clave
El ajuste de la segunda clave, se hace por Primera vez en la configuración de la empresa. Remítase al capítulo 1, configuración inicial de la empresa.
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Segunda clave
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Fechas de documentos
La segunda clave se requiere si uno va a hacer un cambio en la fecha de expedición de un Documento.
Anulaciones y modificaciones
En el Menú de control Interno, en el botón de anular y modificar, se requiere la segunda clave.
Cambio de tarifas base de liquidación
La segunda clave se requiere para modificar el valor de la tarifa comercial sin afectar el valor en la base de datos.
Ajustes de presupuestos
1. Cuando deseo cambiar, el presupuesto selecciono el proyecto. 2. Si ya existe un presupuesto el sistema solicitara la segunda clave.
Solicita la segunda
clave
Segunda clave
Solicita Segunda
clave
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2. Segunda clave
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Cambio de la segunda clave Para hacer cambio de la segunda clave debe hacer los siguientes pasos:
1. Dar click en el botón configuración
2. Dar click en cambio segunda clave
3. Digitar la clave anterior 4. Digitar la nueva clave 5. Confirmar la clave
6. Dar click en aceptar
Configuración de proyectos Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o un servicio único. Así, el resultado final buscado puede diferir con la misión de la organización que la emprende, ya que el proyecto tiene determinado específicamente un plazo y un objetivo. La finalidad de todo proyecto como base de análisis, es aportar elementos de juicio para la toma de decisiones sobre su ejecución o sobre los recursos que se debiera utilizar para su realización.
Creación de un proyecto Para crear un proyecto debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese al Menú proyectos. 2. Digite el nombre del pproyecto. 3. Digite le objetivo del proyecto. 4. Despliegue la pestaña y elija un responsable. 5. De click al botón guardar
Nota: Repita los anteriores pasos para crear los proyectos que desee.
Modificar un proyecto Para modificar un proyecto debe hacer los siguientes pasos:
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1. Ingrese al Menú proyectos.
2. De click en ver Proyectos
3. De click en el proyecto ya creado.
4. De click en Sí.
5. Modifique el objetivo o el responsable. 6, (Si desea Inactivar haga click en el botón). 7. Para terminar de click en modificar.
8.De click en aceptar
Nota: Repita los anteriores pasos para modificar, los proyectos cuantas veces desee.
Creación de un presupuesto para un proyecto Un presupuesto se utiliza para poder planificar un resultado a futuro en el interior de un proyecto que previamente debió haber sido creado en Mipyme+. Este facilita la visibilidad a futuro de los resultados esperados. Es una etapa muy importante en función de prevenir los riesgos financieros que normalmente existen en una empresa o negocio. Para crear un presupuesto debe hacer los siguientes pasos:
1. Dar click en el botón presupuestos
2. Seleccione el proyecto. 3.Digite los valores en las cuentas que va a afectar 4. Haga click en guardar
Nota: Repita estos mismos pasos para crear, presupuestos cuantas veces desee.
Modificación del presupuesto en un proyecto Para modificar un presupuesto debe hacer los siguientes pasos:
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1. Dar click en el botón presupuesto
2. Seleccione el proyecto
3. Haga click en si
4. Digite la segunda clave y de enter.
5.De click en la cifra,Modifique, de enter y asi las veces que necesite. 6. De click en guardar .
Si usted quiere poner alguna casilla en blanco y esta tiene un valor, seleccione la casilla digite el valor cero y presione enter.
Nota: Repita los anteriores pasos para modificar, el presuspuesto cuantas veces desee.
Configuración de las cuentas de gastos o egresos Las cuentas de gasto o egreso son la representación de la forma de un gasto por medio de una palabra clave que el usuario de Mipyme+ entienda con facilidad ej. (Arriendos, tarjetas de crédito, etc.).
Para configurar una cuenta de gasto o egreso, debe hacer los siguientes pasos:
1. Dar click en el botón configuración.
2. Dar click en el botón cuentas de gasto
3. Digite el nombre de la cuenta 4. Dar click en el botón crear
Nota: Repita los anteriores pasos para configurar las cuentas de gastos cuantas veces desee.
Modificar cuentas de gastos o egresos Si desea modificar las cuentas de gastos, debe hacer los siguientes pasos:
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1.Dar click en encima de la cuenta. 2.Inmediatamente aparece referenciada en nombre de la cuenta.
3. Seleccione la cuenta
4. Realice los cambios a criterio personal. 5.Click en modificar 6. (Si lo que desea es inactivar una cuenta, de click en ella y en el estado de click y modifique.)
Nota: Repita los anteriores pasos para modificar, las cuentas de gastos cuantas veces desee.
Configuración de cuentas de ingresos Las cuentas de ingresos son la representación de la forma de una Fuente de ingreso por medio de una palabra clave que el usuario de Mipyme+ entienda con facilidad ej. (Salario, ventas, prestamosetc.).
Para configurar una cuenta de ingreso, debe hacer los siguientes pasos:
Nota: Repita los anteriores pasos para crear, las cuentas de ingresos cuantas veces desee.
Modificación cuentas de ingresos Para modificar una cuenta ingreso, debe hacer los siguientes pasos:
1. Dar click en el botón configuración.
2. Dar click en el botón cuentas de ingreso.
3.Digite el nombre de la cuenta. 4. Dar click en el botón crear
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Nota: Repita los anteriores pasos para modificar, las cuentas de ingresos cuantas veces desee.
Configuración de tarifas comerciales o de venta al público Las tarifas comerciales representan el valor de un servicio o un producto, que normalmente se utiliza en Mipyme+ para producir ingresos de acuerdo con el negocio parametrizado en el aplicativo. Para configurar una tarifa comercial, debe hacer los siguientes pasos:
1. Dar click en el botón ventas.
2. Dar click en creación de tarifas comerciales.
3. Digite el articulo y/o servicio 4. Digite el valor del artículo y/o servicio, antes de impuestos. 5. Dar click en crear.
Nota: Repita los anteriores pasos para crear, las tarifas comerciales cuantas veces desee.
Modificación de tarifas comerciales Para modificar una tarifa comercial, debe hacer los siguientes pasos:
1. Dar click en el botón ventas.
2. Dar click en creación de tarifas comerciales.
3. Dar click sobre el articulo y/o servicio. 4. Seleccione y digite nombre y el valor del artículo y/o servicio, antes de
1. Dar click en encima de la cuenta 2. Esta inmediatamente aparece referenciada en nombre de la cuenta.
3. Seleccione la cuenta .
4. Escriba sobre la cuenta seleccionada el nuevo nombre de la cuenta. 5. Click en modificar 6. (Si lo que desea es inactivar una cuenta, de click en ella y en el estado de click y modifique.)
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impuestos. 5. Click en modificar.6. (Si lo que desea es inactivar una tarifa, de click en ella y en el estado de click y modifique.)
Nota: Repita los anteriores pasos para modificar, las tarifas comerciales cuantas veces desee.
Configuración de consecutivos de arranque del sistema Los consecutivos de arranque serán los números de inicio de todos sus documentos tales como: comprobantes de egreso, comprobantes de ingreso, facturas, notas contables, etc. Para dar un número de inicio en sus documentos debe ir a:
Creación de bancos Para creación de bancos, debe hacer los:siguientes pasos
Nota: Repita los anteriores pasos crear bancos, cuantas veces desee.
Modificación de bancos Para modificar bancos, debe hacer los siguientes pasos:
1. Dar click en el botón configuración
2. Dar click en el botón control de consecutivos
3.Seleccione el documento 4.Digite el número de donde desea arrancar 5. Después de modificar todos los documentos que desee, de click en guardar.
1. Dar click en el botón configuración
2. Dar click en el botón bancos
3.Digite el nombre del banco 4. Haga click en crear
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Nota: Repita los anteriores pasos modificar bancos, cuantas veces desee.
Configuración de la ruta de documentos PDF, y red LAN para trabajar varios usuarios al mismo tiempo. Para configurar una ruta de acceso y ubicación de sus documentos, debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese al menú configuración
2. De click en ruta de acceso.
3. Seleccionar el recurso compartido con la base de datos de Mipyme.4. Seleccione la ruta de acceso con la ubicación de los documentos. De click en actualizar y finalmente haga click en reiniciar
Nota: este proceso puede afectar las consultas dinámicas de sus documentos previamente creados o la integración con la base de datos, se sugiere realizar antes de trabajar con Mipyme+ para que no le genere inconvenientes.
1. Dar click en el botón configuración
2. Dar click en el botón bancos
3. Dar click sobre el banco. 4. Seleccione y digite nombre del banco 5. Click en modificar 6. (Si lo que desea es inactivar un banco, de click en ella y en el estado de click y modifique.)
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Backup Mipyme
1. De click en Control Interno.
2. De click en Backup Mipyme+
3. Elija donde desea alojar el Backup. 4. De click en Crear Backup.
5. de click en sí.
6. Cuando se complete el proceso de aceptar.
Nota: Se recomienda hacer al menos un Backup mensual de su información y almacenarla en lugares diferentes de su ordenador para evitar perder los avances en su trabajo.
Personalización La personalización permite tener una mayor identidad en cuanto a colores de los documentos y l apariencia de Mipyme+.
Visualización de prefijos de documentos Los documentos tienen unos prefijos, si usted no desea ver esos prefijo en sus documentos debe:
Nota: Usted podrá deshabilitar o habilitar los prefijos, cuantas veces quiera, siguiendo los pasos anteriores.
Cambio de color del documento Para personalizar el color de sus documentos usted debe seguir las instrucciones a continuación:
1. Dar click en el botón configuración
2. Dar click en el botón colores de documento.
3. Haga click en deshabilitar prefijos del software. Cierre la herramienta y abra de nuevo, observe los cambios ej.: facturas.
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Nota: Usted podrá cambiar los colores, cuantas veces quiera.
Cambio de logotipo En Mipyme+ usted podrá personalizar el logotipo de su empresa en los documentos, Podrán aplicar costos adicionales dependiendo de la versión que usted haya adquirido. Para esto debe visitar nuestra página web: www.soymipyme.com apartado ya soy cliente.
Cambio de skin Para cambiar el skin de su software usted debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese al Menú de Control Interno
2. Ingrese a cambio de apariencia.
3. De click en el skin de su preferencia
4. Una vez elegido el skin de click en cerrar.
Nota: usted podrá hacer cambio del skin, las veces que dese haciendo los pasos anteriores.
Capítulo 2
Terceros Definición Cualquier Persona natural o jurídica que tiene una relación comercial con su negocio o empresa como: Trabajador, Cliente o Proveedor. Tenga presente que en Mipyme+ se trabaja con tres tipos
1. Ingrese al Menú configuración.
2. Dar click en el botón colores de documentos
3. Seleccione el documento. 4. Haga click en el color que desea 5. Haga click en aceptar
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de terceros; prospectos: que son todas las personas naturales que podrían convertirse a futuro en un trabajador. Clientes y Proveedores: Son todas las personas naturales o jurídicas con las que puedo comprar o vender.
Contratación
Contratación de personal
Preparativos
Creación de perfiles de prospectos Para crear un perfil de prospecto debe ir a:
1. Ingrese al Menú de Terceros.
2. Dar click crear perfiles de prospectos.
3. Digite los perfiles. 4. De click en crear.
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para crear varios perfiles. Los perfiles no se pueden borrar pero se pueden, modificar o desactivar. Remítase al capítulo 1, modificación de bancos y guíese por esos pasos.
Creación de cargos Para crear un cargo debe ir a:
1. Dar click en el botón terceros.
2. Dar click en crear cargos.
3. Digite el nombre del cargo. 4. De click en crear.
Nota:Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para crear varios cargos. Los cargos no se pueden borrar pero se pueden, modificar o desactivar. Remítase al capítulo 1, modificación de bancos y guíese por esos pasos.
Creación de concepto de entrevistas Para crear un concepto para entrevistas debe ir a:
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1. Dar click en el botón tercero.
2. Dar click en crear conceptos de entrevistas
3. Digite el nombre del concepto. 4. De click en crear.
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para crear varios conceptos de entrevistas. Los conceptos de entrevistas no se pueden borrar pero se pueden, modificar o desactivar. Remítase al capítulo 1, modificación de bancos y guíese por esos pasos.
Ingreso de prospectos Para crear un prospecto debe ir a:
1. Ingrese Menú terceros.
2. Dar click en Ingreso de terceros.
3. Despliegue la pestaña tipo de tercero. De click en prospecto. 4. Diligencie la información solicitada.
5. Despliegue la pestaña de perfil, seleccione el perfil.
6. Dar click en guardar
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para crear prospectos. Recuerde que Razón social, NIT no se pueden modificar. Los datos básicos si se pueden modificar.
Entrevistas a prospectos o candidatos Para registrar una entrevista a trabajadores diríjase a:
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5. Seleccione
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1. Ingrese al Menú terceros.
2. De click en entrevista de prospectos.
3. Despliegue proyecto, cargo, prospecto; diligencie los campos. 4. De click en guardar.
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para crear las entrevistas.
Contratación de trabajadores Para contratación a trabajadores diríjase a:
1.Dar click en terceros.
2.Dar click en contratación.
3. Despliegue la pestaña, seleccione el nombre del prospecto. 4. Indique el tipo de contrato. 5. Seleccione el cargo a ocupar.
6. Seleccione sobre el calendario la fecha de ingreso
5.Diligencie los campos de salario, (tenga encuenta que estos datos no se pueden modificar, tendra que dar por terminado el contrato y volver a contratar). 6. Diligencie los otros campos.
7.Dar click en guardar contrato.
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para crear las contrataciones.
Terminación del contrato de trabajo. Para dar por terminado un contrato haga los siguientes pasos:
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1. Dar click en terceros.
2. Dar click en terminación de contratos.
3. Despliegue las pestañas empezando por Nombre del empleado y digite la información 4. De click en guardar.
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para la terminación de un contrato.
Informes de terceros Para consultar su base de datos de terceros (clientes, prospectos o proveedores) debe ir a:
1. Dar click en terceros
2. Dar click en Informe de otros Terceros.
3. Despliegue la pestaña tipo de tercerosy seleccione el que desea consultar. 4. Luego de click en procesar.
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces desee consultar, opcionalmente usted podrá exportar a Excel para trabajar con la información de la base de datos.
Informe de prospectos Para consultar su base de datos de, prospectos debe ir a:
1. Ingrese al Menú Terceros.
2. Ingrese a informe de prospectos.
3. Despliegue la pestaña perfil y seleccione lo que desea consultar.4. Indique la fecha desde en el calendario hasta. 5. Luego de click en procesar.
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces desee consultar, opcionalmente usted podrá exportar a Excel.
Informe de Entrevistas Para consultar los informes sobre las entrevistas debe ir a:
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1. Dar click en Terceros
2. Dar click, en informe de entrevistas.
3. Despliegue las pestañas y seleccione. 4. De click en Procesar.
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces desee consultar, opcionalmente usted podrá exportar a Excel.
Informe de Contratación Para consultar los informes sobre las contrataciones debe ir a:
1. Dar click en Terceros.
2. Dar click en informe de contratación.
3. Despliegue la pestaña y seleccione. 4. Indique la fecha desde en el calendario hasta. 5.Luego de click en procesar
Nota:Siga los mismos pasos cuantas veces desee consultar, opcionalmente usted podra exportar a Excel.
Informe Contratos finalizados Para consultar los informes sobre las contrataciones finalizadas debe ir a:
1. Dar click en Terceros.
2. Dar click en informe terminación de contratos.
3. Despliegue la pestaña y seleccione. 4. Indique la fecha desde en el calendario hasta 5. Luego de click en procesar.
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces desee consultar, opcionalmente usted podrá exportar a Excel.
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Cambio de la información de un tercero Para cambiar la información de un tercero ya ingresado debe ir a:
1. Dar click en Control Interno
2. Dar click en Anulación/Modificar
3.Digite su segunda clave y oprima enter
4. Haga click sobre el icono de personas/empresas. 5.Seleccione el tipo de prospecto. 6.Seleccione el tipo de nombre/cc 7. De click en aceptar.
8. Modifique la informacion deseada. Recuerde que no puede modificar el nombre, la cedula y el tipo de tercero. 9. Si lo que desea es inactivar un tercero de click. 10. Luego dar click en modificar.
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces desee cambiar o modificar, esto aplica para modificación de los terceros (prospectos, clientes y proveedores).
Creación de cliente y/o proveedores
Preparativos
Creación de perfiles de cliente o proveedores Para crear un cliente o proveedor, debe hacer los siguientes pasos:
1. Dar click en el botón Terceros.
2. Dar click crear perfiles terceros
3. Digite el perfil. 4. Haga click en crear.
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para crear los perfiles de clientes y proveedores.
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Los perfiles no se pueden borrar pero se pueden, modificar o inactivar. Remítase al capítulo 2, modificación de terceros.
Ingreso de clientes o proveedores Para crear un cliente o proveedor debe ir a:
1. Dar click en el botón Terceros.
2. Dar click crear perfiles terceros
3. Despliegue la pestaña tipo de tercero. De click en cliente o proveedor. Diligencie la información solicitada. 4. De click en guardar.
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para crear varios clientes o proveedores.
Informes
Informe de terceros Para consultar los informes sobre los terceros debe seguir estos pasos:
1. Dar click en terceros.
2. Dar click en informe de otros terceros.(2)
3. Despliegue la pestaña y seleccione (cliente, proveedor) 4. Luego de click en procesar.
Cambio de la información de un cliente o un proveedor Para cambiar la información de un cliente o proveedor ya ingresado debe ir a:
1. Dar click en control interno
2. Dar click en anulación/modificación
3.digite su segunda clave y oprima enter
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4. Haga click sobre el icono de personas/empresas. 5. Seleccione el tipo de prospecto 6. Despliegue la pestaña de nombre/CCubiquelo, 7. De click en aceptar
8. Modifique la informacion deseada. Recuerde que no puede modificar el nombre, la cedula y el tipo de tercero. 9. Si lo que desea es ianctivar un cliente de click. 10. Luego dar click en modificar
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para cambiar la información de clientes y proveedores.
Capítulo 3 – Registro de transacciones Compras o gastos
Requisiciones
Definición
Una requisición justifica una necesidad al interior de un proyecto para que se pueda iniciar con
un apropiado proceso de compra. Este documento es interno por lo que no debe ser utilizada
como Orden de Compra.
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El formato
1. Comprador: información de la empresa configurada previamente en Mipyme. 2. Sucursal: automáticamente carga la información presente en la base de datos. 3. Proyecto: campo para el proyecto que requiere la compra 4. Solicitante: Nombre del empleado que hace la solicitud 5. Fecha de expedición: fecha en la que se genera el documento. 6. Fecha de vencimiento: plazo para cerrar la requisición. 7. Número de requisición: es el número secuencial que nos crea el sistema al final de la operación. 8. Justificación o necesidad. Campo destinado para detallar por qué o el para que de la compra. 9. ITM: esta cuadricula enumerara los artículos o servicios. 10. Cantidad: espacio para detallar la cantidad de artículos o servicios que se necesitan. 11. Detalle: descripción del artículo o servicio que se requiere. 12. Valor unitario: el valor aproximado que se tiene del artículo requerido. 13. Costo estimado: totalización del valor de los artículos o servicios solicitados 14. Subtotal: valor sin impuestos de los artículos o servicios requeridos. 15. Condiciones especiales o específicas: campo destinado para hacer peticiones específicas sobre algún artículo o servicio ej. (Marcas, referencias, medidas, modelos, etc.)
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16. Proveedor referenciado: cuadricula donde se podrán referenciar lugares, paginas o proveedores que tengan el artículo. 17. Observaciones manuscritas: espacio para hacer aclaraciones u observaciones en el documento físico. 18. Elaboro. Usuario que elabora el documento 19. Reviso. Firma de quien revisa el documento. 20. Autorizo. Firma de quien autoriza el documento.
Creación de una requisición de compra Para crear una Requisición debe ejecutar los siguientes pasos:
1. Dar click en Compras
2. Dar click en Generar Requisición
3. Diligencien la informacion del documento.
4.Cuando termine de diligenciar haga click en guardar requisicion
5. El sitema automaticamente creara un Pdf, que se almacenara en la ruta que haya definido para los documentos y asignara automaticamente un consecutivo de control.
Nota:Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para crear Requisiciones.
Ficha técnica de compra Definición Es un documento Diseñado para buscar ahorros por medio de múltiples ofertas que puedan hacer los proveedores, bajo las características que se solicitan. NOTA: La ficha técnica es un formato que debe ser enviado a los proveedores para que sea diligenciado por ellos y así tener información detallada de varias empresas para poder decidir con quién ejecutar la compra. Por lo cual solo son necesarios los datos de la parte superior.
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Los valores y los detalles los debe suministrar la empresa que hace la cotización.
El formato
1. Comprador: Persona quien solicita el servicio o producto. 2. Información de contacto: datos del proveedor. 3. Persona de contacto: responsable de la empresa que suministra el producto o servicio. 4. Proyecto: Nombre del proyecto responsable de la compra. 5. Cnt-Cta.: cuenta de gasto que afectara la compra. 6. Periodo: el mes que afectara esa compra. 7. Manejo indique el manejo de la transacción. 8. Corte:Según el modelo de negocio la empresa generara unos cortes si son semanales (4)
quincenales (2) mensuales (1). 9. Número del documento: número que el sistema generara automáticamente al
documento. 10. Fecha de expedición: Día, mes y año en el cual se genera el documento 11. Fecha de cierre: Día, mes y año en que se debe entregar la propuesta de un proveedor.
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12. Plazo días: Número de Días de vigencia para recibir la propuesta de un proveedor. 13. Ítem: número de ítems de la orden de compra. 14. Cantidad: Numero de artículos de la misma característica que se va adquirir 15. Descripción: detalles del producto o servicio que se va adquirir. 16. Valor Unitario: precio unitario del artículo o servicio que va a adquirir. 17. IVA: espacio para indicar el porcentaje para el impuesto de valor agregado. 18. Sub-total: valor de cada uno de los ítems. 19. Servicio Domicilio: Casilla generada para indicar atributos especiales de la oferta. 20. Entrega inmediata: Casilla generada para indicar atributos especiales de la oferta. 21. Garantía: Casilla generada para indicar atributos especiales de la oferta. 22. Descripción principal de pago: Casilla generada para indicar como se generaría el pago. 23. Crédito: si se genera algún tipo de créditopara el pago del producto o servicio. 24. Otros: Casilla generada para indicar atributos especiales de la oferta. 25. Sub-total: valor de la sumatoria de los productos o servicios que se va adquirir 26. IVA: valor correspondiente al porcentaje del iva. 27. Descuento opcional: Si hay algún tipo de descuento en los servicios o productos. 28. Total: la suma del subtotal y el porcentaje del IVA 29. Condiciones especiales o específicas: campo destinado para hacer peticiones específicas. 30. Nombre del proveedor: campo destinado para escribir el nombre de quien da el producto
o servicio. 31. Persona de contacto: Nombre del responsable que proporciona el bien o servicio. 32. Correo electrónico: de quien brinda el servicio 33. Número de Cedula o Nit: Número de identificación del ofertante. 34. Celular: numero móvil de contacto. 35. Firma de Proveedor: firma de la persona responsable en dar el producto o servicio. 36. Reviso: Persona responsable en revisar el documento. 37. Aprobó: Persona responsable en aprobar el documento.
Creación de una ficha técnica de compra para la selección de un proveedor con base a una requisición Para crear una Ficha Técnica debe hacer los siguientes pasos:
1. Dar click en compras.
2.Dar click en selección de proveedor.
3.Diligencie la informacion del documento.
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4. Cuando haya terminado de diligenciar de click en GUARDAR DOCUMENTO
5. El sitema automaticamente creara un Pdf, que se almacenara en la ruta que haya definido para los documentos y asignara automaticamente un consecutivo de control.
Nota:Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para crear una Ficha Técnica.
Orden de compra Definición La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.
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El formato
1. Proveedor: Persona quien suministra el servicio o producto. 2. Información del tercero: datos del proveedor 3. Persona de contacto: responsable de la empresa que suministra el producto o servicio. 4. Proyecto: Nombre del proyecto responsable de la compra. 5. Cnt.Cta.: cuenta de gasto que afectara la compra. 6. Ref. requisición: el número de requisición que genero la solicitud interna para hacer esa
compra. 7. Periodo: el mes que afectara esa compra. 8. Corte: Según el modelo de negocio la empresa generara unos cortes si son semanales (4)
quincenales (2) mensuales (1). 9. Manejo control interno que indica de donde saldrá el dinero para la compra. 10. Número del documento: número que el sistema generara automáticamente al
documento.
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11. Fecha de expedición: Día, mes y año en el cual se genera el documento 12. Fecha de cierre: Día, mes y año en que se cierra la compra. 13. Plazo días: Número de Días de vigencia para la compra. 14. Itm: número de ítems de la orden de compra. 15. Cantidad: Numero de artículos de la misma característica que se va adquirir 16. Descripción: detalles del producto o servicio que se va adquirir. 17. Base factura: precio unitario del artículo o servicio que va a adquirir. 18. IVA: espacio para indicar el porcentaje reglamentado para el impuesto (IVA 16%). 19. Sub-total: valor de cada uno de los ítems. 20. Rte.-fuente: Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este recaudo. 21. Rte-Ica: Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este impuesto. 22. Rte-Iva:Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este impuesto 23. Rte.cree: Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este impuesto 24. Abono: si usted genera algún abono parcial o total debe evidenciarse en este espacio 25. Sub-total: valor de la sumatoria de los productos o servicios que se va adquirir 26. IVA: valor correspondiente al porcentaje del IVA 27. Total: la suma del subtotal y el porcentaje del IVA 28. Saldo: Cantidad que resulta de realizar la resta del subtotal con relación al abono del valor
del documento. 29. Condiciones especiales o específicas: campo destinado para hacer peticiones específicas. 30. Observaciones manuscritas: campo destinado para hacer alguna notificación en el
documento físico. 31. Firma de proveedor: firma de quien proporciona el bien o servicio. 32. Reviso: firma de quien revisa el documento. 33. Aprobó: firma de quien aprueba la compra. 34. Recibió a conformidad: firma de quien recibe el documento.
Creación de una orden de compra Para crear una Orden de Compra debe hacer los siguientes pasos:
1. Dar click en COMPRAS
2. Dar click en ORDEN DE COMPRA
3. Diligencien la informacion del documento.
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4. Cuando haya terminado de diligenciar haga click en GUARDAR DOCUMENTO
5. El sitema automaticamente creara un Pdf, que se almacenara en la ruta que haya definido para los documentos y asignara automaticamente un consecutivo de control.
Nota:Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para crear Ordenes de Compras.
Eliminación de ítems no autorizados a comprar. Para eliminar Ítemsdebe hacer los siguientes pasos:
1. Dar click en COMPRAS
2. Dar click en ORDEN DE COMPRA
3. Seleccione el item a eliminar
4.Dele click en si
5. Continue con la elavoración del
documento, que desee.
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para eliminar ítems.
Registró de facturas de proveedor (comprobantes de egreso) Definición El comprobante de egreso es un documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio.
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El formato
1. Proveedor: Persona quien suministra el servicio o producto. 2. Información del tercero: datos del proveedor 3. Persona de contacto: responsable de la empresa que suministra el producto o servicio. 4. Proyecto: Nombre del proyecto responsable de la compra. 5. Cnt-Cta.: cuenta de gasto que afectara la compra. 6. Factura del proveedor: espacio para detallar el número de la factura o documento de
quien provee el servicio o artículo. 7. Periodo: el mes que afectara esa compra. 8. Corte: Según el modelo de negocio la empresa generara unos cortes si son semanales (4)
quincenales (2) mensuales (1). 9. Manejo control interno que indica de donde saldrá el dinero para la compra. 10. Comprobante de egreso: número que el sistema generara automáticamente al
documento.
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11. Fecha de expedición: Día, mes y año en el cual se genera el documento 12. Fecha de cierre: Día, mes y año en que se cierra la compra. 13. Plazo días: Número de Días de vigencia para la compra. 14. Itm: número de ítems de los artículos o servicios que se adquieren. 15. Cantidad: Numero de artículos de la misma característica que se va adquirir 16. Descripción: detalles del producto o servicio que se va adquiere. 17. Base factura: precio unitario del artículo o servicio que va a adquirir. 18. IVA: espacio para indicar el porcentaje reglamentado para el impuesto (IVA 16%). 19. Sub-total: valor de cada uno de los ítems. 20. Rte.-fuente: Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este recaudo. 21. Rte-Ica: Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este impuesto. 22. Rte-Iva:Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este impuesto 23. Rte.cree: Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este impuesto 24. Abono: si usted genera algún abono parcial o total debe evidenciarse en este espacio 25. Sub-total: valor de la sumatoria de los productos o servicios que se va adquirir 26. IVA: valor correspondiente al porcentaje del IVA (16%) 27. Total : la suma del subtotal y el porcentaje del IVA 28. Saldo: Cantidad en favor o en contra que resulta de realizar las operaciones
correspondientes a la cuenta. 29. Condiciones especiales o específicas: campo destinado para hacer aclaraciones específicas. 30. Observaciones manuscritas: campo destinado para hacer alguna notificación en el
documento físico. 31. Firma de proveedor: firma de quien proporciona el bien o servicio. 32. Reviso: firma de quien revisa el documento. 33. Aprobó: firma de quien aprueba la compra. 34. Recibió a conformidad: firma de quien recibe el documento.
Creación de un Registro de Factura (Comprobante de Egreso) Para crear un registro de factura o comprobante de egreso debe hacer los siguientes pasos:
1. Dar click en compras.
2. Dar click en Registrar Factura
3. Diligencie la información del documento.
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4. Cuando haya terminado de diligenciar haga click en guardar documento.
5. El sitema automaticamente creara un Pdf, que se almacenara en la ruta que haya definido para los documentos y asignara automaticamente un consecutivo de control.
Nota: Siga los mismos pasos cuantas veces sea necesario para crear comprobantes de egreso. Tenga presente que si el documento queda con un saldo pendiente, el nombre del documento cambia automáticamente a Nota de Egreso.
Manejo de impuestos y retenciones En los documentos que genera el sistema usted encontrara espacios para ingresar Ret.Fuente, Ret.Ica, Ret.Iva, Ret.Cree, dichos espacios se llenaran de acuerdo a la actividad CIIU (Clasificación Internacional Industrial Uniforme) de su empresa, es importante que se asesore de un contador o se acerque a las entidades pertinentes que le puedan prestar ayuda referente al tema. A continuación veremos cómo se debe diligenciar en el sistema:
1. Debe diligenciarse solo con el número del porcentaje que le corresponde al recaudo sin el símbolo de (%). 2. Si la cifra requiere decimal debe utilizarse el símbolo (coma) en cada casilla. 3. El sistema generara automáticamente el resultado de la operación.
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Registro abonos y pagos parciales o totales de documentos con saldo pendiente
Manejo de abonos Si hemos generado una factura que no se va a cancelar inmediatamente hemos creado una nota de egreso solo por aprovisionar el gasto, el respectivo abono lo haremos de la siguiente manera:
1. Dar click en control interno
2. Dar click en abonos a saldo
3. Despliegue la pestaña y seleccione el tipo de documentoal que va a abonar.
4.Digite el numero del documento 5. Haga cilck en la casilla valor abono el sistema llamara automaticamente los datos, digite el valor que va a abonar . 6. De click en guardar.
7. El sistema generara el pdf con la informacion del abono.
Nota: Los pasos anteriores, siempre son los mismos a seguir para hacer abonos en notas de egreso, facturas de venta, remisiones/cuentas de cobro, saldo ingresos, saldo egresos. Para tener más información de que es un abono remítase al capítulo 4, Abono a documentos.
Manejo de saldo en el documento principal En el caso de recaudar (factura) o pagar (comprobantes de egreso) total o parcialmente mientras diligenciamos nuestro documento podemos hacer el abono antes de guardar en el sistema.
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1. Digite la cantidad que se abona.
2. El sistema automáticamente arrojara el saldo que queda en el documento.
3. Despues de guardar, nuestro documento saldra con el saldo pendiente en rojo.
Nota: Los pasos anteriores, siempre son los mismos a seguir para hacer manejo de saldo en los documento de egreso, facturas de venta, remisiones/cuentas de cobro, saldo ingresos, saldo egresos.
Informes Seguimiento a los vencimientos de pago
Reporte de vencimientos. Para revisar el reporte de vencimiento de los documentos debe dirigirse al capítulo 4, Detalle de Vencimiento de Documentos.
Informe de egresos Si desea ver el informe de egresos debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese a compras
2. Informe de egresos.
3. Despliegue la pestaña para indicar el tercero o si desea revisar todos los documentos. 4. Elija el periodo en el calendario desde y hasta. 5. De click en PROCESAR
Nota: Los pasos anteriores, siempre son los mismos a seguir para hacer manejo de saldo en los documento de egreso, facturas de venta, remisiones/cuentas de cobro, saldo ingresos, saldo egresos.
Informe de perfiles de proveedor Para revisar el informe de perfiles de proveedor debe ir a:
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1. Ingrese a compras
2. Ingrese a Informe de perfiles
3. Despliegue la pestaña para indicar el tipo de perfil o si desea revisar todos los perfiles. 4. De click en procesar.
Nota: Los pasos anteriores, siempre son los mismos a seguir para revisar el informe de perfiles de proveedor.
Informe de cuentas por pagar Para ver este informe debe ir a:
1. Ingrese a CONTROL INTERNO.
2. REPORTE DE CARTERA.
3. Despliegue la pestaña para indicar el tercero o si desea revisar todos los perfiles. 4. Seleccione la opción de pagos. 5.De click en procesar.
Nota: Los pasos anteriores, siempre son los mismos a seguir para revisar el informe de cuentas por pagar.
Informe de comprobantes anulados Para ver este informe debe ir a:
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1. Ingrese a CONTROL INTERNO.
2. Reporte de anulados.
3. Despliegue la pestaña para indicar el tipo de documento o si desea revisar todos los perfiles, el proyecto, el tercero. 4. Indique el periodo en el calendario desde y hasta. 5.de click en procesar
Nota: Los pasos anteriores, siempre son los mismos a seguir para revisar el informe de comprobantes anulados.
Anulación de documentos de gasto Para anular un documento ingresado debe ir a:
1. Dar click en control interno
2. Dar click en anular/modificar
3.digite su segunda clave y de enter
4. Haga click sobre el icono de documentos. 5.Seleccione el tipo de proyecto. 6. Despliegue la pestaña de documento y N/doc. 7. De click en aceptar.
8. De una descripción de la anulación. 9. Luego de click en guardar
Nota: Los pasos anteriores, siempre son los mismos a seguir para anular o modificar los documentos de gasto, (Comprobante de egreso, requisición).
Anulación de Requisición Remítase al capítulo 3 anulación de documentos de gasto.
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Anulación de Comprobante de egreso Remítase al capítulo 3 anulación de documentos de gasto.
Ventas
Cotizaciones comerciales Definición Es documento informativo sobre una oferta comercial, que no genera registro contable.
El formato
1. Cliente: nombre de la persona que solicita la cotización 2. Info-cliente: datos del cliente. 3. Contacto cliente: Nombre de quien solcito el servicio y a quien se le remite la cotización. 4. Asesor/tel: Nombre del asesor y teléfono de contacto 5. Campaña Crm: Nombre de la campaña 6. Periodo: el mes que afectara.
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7. Cte.: Según el modelo de negocio la empresa generara unos cortes si son semanales (4) quincenales (2) mensuales (1).
8. Proyecto: Nombre del proyecto responsable de la cotización. 9. Número de oferta comercial: número que el sistema generara automáticamente al
documento. 10. Fecha de expedición: Día, mes y año en el cual se genera el documento 11. Fecha de vencimiento: Día, mes y año en que se cierra la cotización. 12. Plazo días: Número de Días de vigencia para la cotización. 13. Itm: número de ítems de los artículos o servicios que se cotizan. 14. Cantidad: Numero de artículos de la misma característica que se van a cotizar 15. Descripción: detalles del producto o servicio que se va a cotizar. 16. Valor Unitario: precio por unidad del artículo o servicio que va a cotizar. 17. IVA: espacio para indicar el porcentaje reglamentado para el impuesto (IVA 16%). 18. Sub-total: valor de cada uno de los ítems. 19. Forma de pago: manera en la cual se va a pactar el pago. 20. Periodo factura: en qué momento se factura, ej.: contra entrega. 21. Tipo deperiodo: En qué periodo afecta. 22. Atributos de las ofertas: este espacio es para mostrar lo atractivo de la cotización 23. Sub-total: valor de la sumatoria de los productos o servicios que se va adquirir 24. IVA: valor correspondiente al porcentaje del IVA (16%) 25. Total : la suma del subtotal y el porcentaje del IVA 26. Condiciones especiales o específicas: campo destinado para hacer aclaraciones específicas 27. Observaciones manuscritas: campó destinado para hacer sugerencias. 28. Cordialmente: firma de quien envía la cotización 29. Recibido a conformidad: firma de quien recibe el documento
Preparativos
Creación de tarifas comerciales. Remítase al capítulo 1 configuración de tarifas comerciales y sigas los pasos.
Creación de los atributos de la oferta comercial o cotización. Los atributos comerciales son las características especiales de una oferta tales como: oferta valida en Bogotá, Valido en pesos colombianos, etc.
1. Ingrese al Menú de ventas.
2. crear atributos cotización.
3. Digite el atributo, asegúrese que este activo. 4. Seleccione crear.
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Creación de los estados de una cotización. Los estados de cotización son aquellos momentos en los cuales puede quedar la gestión de una Cotización por ejemplo: enviada, recibida, en espera, llamar en 2 días, etc. Para Crear los estados de gestión debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese a ventas.
2. crear estados de gestión.
3. Digite el estado, asegúrese que este activo. 4. De click en crear.
Creación de una cotización Para generar una cotización debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese al Menú de ventas.
2. Ingrese a generar cotización.
3. Despliegue cada pestaña, diligencie o elabore la cotización.
4. De click en guardar.
5. El sitema automaticamente creara un Pdf, que se almacenara en la ruta que haya definido para los documentos y asignara automaticamente un consecutivo de control.
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Avances en la gestión comercial con base en las cotizaciones Los avances son los que permiten hacer un seguimiento, para lograr una venta efectiva a través de la gestión que hace el asesor comercial.
Creación de un avance en una cotización.
1 Ingrese a ventas.
2. Avances de la gestión.
3. Click en cotización, digite el número de la cotización, de enter.
4. Si ya había trabajado antes en ese número de cotización saldrá este aviso. De Aceptar.
El formato
1. Cotización: Número de cotización. Cuando doy enter, la información llega automáticamente. 2. Cliente: Nombre de quien solicito la cotización. 3. Campaña CRM: Nombre de la campaña 4. Tipo de Contacto: si fue enviada por email o correspondencia física etc. 5. Último Avance: Ultima fecha y hora en la que se hizo un ajuste o avance 6. Observación de la gestión: Si se tiene algún tipo de observación 7. Estado: este nos permite saber en qué quedo nuestra cotización si fue aceptada u otras 8 Guardar: Nos deja guardar los cambios hechos
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Informes
Seguimiento a las cotizaciones Para hacer un seguimiento a una cotización debe hacer los siguientes pasos:
1. Menú Ventas
2. Click en seguimiento cotizaciones
3 Seleccione las opciones desplegables 4.De click en Procesar. 5. De click en una casilla del informe, para tener más información sobre el seguimiento que se ha hecho.
6.Esta ventana le permite visualizar todas las veces que se ha hecho gestion a una miisma cotización.
Nota: Repita los pasos anteriores las veces que sea necesario, para ver el seguimiento de una cotización.
Remisión Definición Tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de compra entre dos partes. Es importante destacar que no tiene el mismo valor que una factura, si no que actúa como un comprobante de que los artículos han sido entregados por una parte y recibidos por la otra. Es un documento que sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno. De hecho, sólo puede tener validez cuando la parte que recibe la mercadería firma en conformidad dicha nota que extiende la parte que entrega.
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Preparativos
El tercero. Diríjase al capítulo 2, creación de clientes y/o proveedores.
El proyecto Diríjase al capítulo 1, creación de un proyecto.
Las tarifas comerciales. Diríjase al capítulo 2, configuración de tarifas comerciales.
El formato
1. Cliente: Persona a quien se le suministra el servicio o producto. 2. Información del tercero: datos del cliente 3. Persona de contacto: responsable en la compra del producto o servicio. 4. Proyecto: Nombre del proyecto responsable de la remisión
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5. Cnt.Cta: cuenta de ingreso que afectara la remisión. 6. Ref-Doc. Soporte: espacio para detallar el número de documento que soporta el
documento. 7. Periodo: el mes que afecta la venta. 8. Corte: Según el modelo de negocio la empresa generara unos cortes si son semanales (4)
quincenales (2) mensuales (1). 9. Manejo control interno que indica a donde entrara el dinero de la venta.
10. Factura de venta: número que el sistema generara automáticamente al documento. 11. fecha de expedición: Día, mes y año en el cual se genera el documento 12. fecha de vencimiento: Día, mes y año en que se cierra la venta. 13. plazo días: Número de Días de vigencia para el documento. 14. Itm: número de ítems de los artículos o servicios que se venden. 15. Cantidad: Número de artículos de la misma característica que se van a vender. 16. Descripción: detalle del producto o servicio que se vende. 17. Base factura: precio unitario del artículo o servicio que se vende. 18. IVA: espacio para indicar el porcentaje reglamentado para el impuesto (IVA 16%). 19. Sub-total: valor de cada uno de los ítems. 20. Rte-fuente: Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este recaudo. 21. Rte-Ica: Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este impuesto. 22. Rte-Iva:Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este impuesto 23. Rte-cree: Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este impuesto 24. Abono: si se genera algún abono parcial o total, debe evidenciarse en este espacio 25. Sub-total: valor de la sumatoria de los productos o servicios que se vendieron. 26. IVA: valor correspondiente al porcentaje del IVA (16%) 27. Total : la suma del subtotal y el porcentaje del IVA 28. Saldo: Cantidad en favor o en contra que resulta de realizar las operaciones
correspondientes a la cuenta. 29. Condiciones especiales o específicas: campo destinado para hacer aclaraciones específicas. 30. Observaciones manuscritas: campo destinado para hacer alguna notificación en el
documento físico. 31. Elaboro: Responsable de la elaboración del documento. 32. Reviso: firma de quien revisa el documento. 33. Aprobó: firma de quien aprueba la entrega. 34. Recibido a conformidad: Quien recibe y se siente conforme con el documento.
Creación de una remisión. Para generar una remisión debe hacer los siguientes pasos:
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1. Ingrese al Menú de ventas.
2. Ingrese a generar cotización.
3. Despliegue cada pestaña, diligencie o elabore la cotización.
4. De click en guardar.
5. El sitema automaticamente creara un Pdf, que se almacenara en la ruta que haya definido para los documentos y asignara automaticamente un consecutivo de control.
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Reporte de cartera con base en una remisión.
1. Menú control interno
2. Ingrese a reporte de cartera.
3. De click en cobros. 4. Seleccione la opción desplegable de tercero. 5. De click en procesar.
6. En el resumen de cartera podrá ver la fecha, abono, el saldo inicial, si hay abonos. Tenga presente que las remisiones se representan CC. 7. Saldo pendiente del documento. 8. En esta casilla podrá ver los abonos que se han generado de a ese documento.
Nota:
Abonos a una remisión con saldo por cobrar. Para hacer un abono con saldo a una remisión, debe dirigirse al capítulo 4, Registro de abonos a saldo en documentos de naturaleza contable.
Anulación de una remisión. Remítase al capítulo 3, Anulación de Documentos de Ingreso.
Facturación o cuentas de cobro Definición
Factura Es el documento soporte donde se transfiere los derechos de dominio y propiedad de la mercancía o servicio a un cliente, no importa que las ventas sean en efectivo o crédito en ese momento está causando las ventas, el IVA, las retenciones a su favor a título de renta, IVA, e ICA. (Régimen común)
Cuenta de cobro La cuenta de cobro cumple una función de comprobante de la realización de un pago, o que puede utilizarse para hacer un cobro por la prestación de un servicio cuando no se está obligado a facturar (Régimen simplificado), aunque para la contabilidad de quien hace el pago debe hacerse
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un documento que le de validez contable como recibo de pago, una nota de contabilidad, comprobante de egresos o recibo de caja etc.
La resolución de facturación por computador La factura electrónica según lo establece el inciso segundo del artículo 616-1 del estatuto tributario es documento equivalente a la factura y su utilización corresponde reglamentarla al gobierno nacional. El artículo 1o del decreto 1929 de 2007 define como factura electrónica la expedida, entregada aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito. La factura electrónica se expide, genera y numera por medio de un sistema de facturación por computador, que para efectos de considerarse como factura electrónica, debe entregarla quien la expide al adquirente y conservarla para su posterior exhibición, cumplir con los principios básicos de la ley 527 de 1999 en los términos establecidos en el decreto 1929 de 2007 y los requisitos técnicos contenidos en la resolución 14465 de 2007.
Requisitos legales a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Preparativos
Terceros: Diríjase al capítulo 2, ingreso de clientes y proveedores.
Proyectos: Diríjase al capítulo 1, configuración de proyectos.
Tarifas comerciales: Diríjase al capítulo 3, creación de tarifas comerciales.
La numeración inicial de la factura. Diríjase al capítulo 1, configuración de consecutivos de arranque del sistema.
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El formato
1. Cliente: Persona a quien se le suministra el servicio o producto. 2. Información del tercero: datos del cliente 3. Persona de contacto: responsable en la compra del producto o servicio. 4. Proyecto: Nombre del proyecto responsable de la venta. 5. Cnt.Cta: cuenta de ingreso que afectara la venta. 6. Ref-Doc. Soporte: espacio para detallar un documento soporte ej. cotización. 7. Periodo: el mes que afecta la venta. 8. Corte: Según el modelo de negocio la empresa generara unos cortes si son semanales (4)
quincenales (2) mensuales (1).
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9. Manejo control interno que indica a donde entrara el dinero de la venta. 10. Factura de venta: número que el sistema generara automáticamente al documento. 11. fecha de expedición: Día, mes y año en el cual se genera el documento 12. fecha de vencimiento: Día, mes y año en que se cierra la venta. 13. plazo días: Número de Días de vigencia para el documento. 14. Itm: número de ítems de los artículos o servicios que se venden. 15. Cantidad: Numero de artículos de la misma característica que se van a vender. 16. Descripción: detalle del producto o servicio que se vende. 17. Base factura: precio unitario del artículo o servicio que se vende. 18. IVA: espacio para indicar el porcentaje reglamentado para el impuesto (IVA 16%). 19. Sub-total: valor de cada uno de los ítems. 20. Rte-Fte: Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este recaudo. 21. Rte-Ica: Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este impuesto. 22. Rte-Iva: Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este impuesto 23. Rte-Cree: Casilla generada para indicar el porcentaje que corresponde a este impuesto 24. Abono: si se genera algún abono parcial o total, debe evidenciarse en este espacio 25. Sub-total: valor de la sumatoria de los productos o servicios que se vendieron. 26. IVA: valor correspondiente al porcentaje del IVA (16%) 27. Total : la suma del subtotal y el porcentaje del IVA 28. Saldo: Cantidad en favor o en contra que resulta de realizar las operaciones
correspondientes a la cuenta. 29. Condiciones especiales o específicas: campo destinado para hacer aclaraciones específicas. 30. Observaciones manuscritas: campo destinado para hacer alguna notificación en el
documento físico. 31. Reviso: firma de quien revisa el documento. 32. Aprobó: firma de quien aprueba el documento. 33. Recibido a conformidad: Quien recibe y se siente conforme con los documentos.
Creación de una nota contable Para crear una factura de venta debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese en menú de ventas
2. De click en facturación
3. Tenga encuenta que para realizar la nota contable, credito o debito debe desplegar las opciones de MNJ Y dar click en la nota que desea trabajar. 4. Diligencie la informacion del documento.
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4. Da click en aceptar.
5. El sitema automaticamente creara un Pdf, que se almacenara en la ruta que haya definido para los documentos y asignara automaticamente un consecutivo de control
Nota: realice los pasos anteriores las veces que sean necesarias para crear facturas de ventas.
Informes
Informe Facturas generadas por periodo Remítase al capítulo 3, siga los mismos pasos, teniendo en cuenta que la factura se representa con las letras FV.
Estado de resultado de ingresos proveniente de la facturación. Remítase al capítulo 4, Informe de resultados siga los mismos pasos, teniendo en cuenta que la factura se representa con las letras FV.
Cartera de tercero con base a la facturación. Remítase al capítulo 4, reporte de cartera siga los mismos pasos, teniendo en cuenta que la factura se representa con letras FV.
Abónanos a una factura con saldo por cobrar. Remítase al capítulo 3, siga los mismos pasos, teniendo en cuenta que la factura se representa con las letras FV.
Modificación de factura por medio de una nota contable crédito. Consiste en elaborar las notas débitos y/o créditos según corresponda a la factura relacionada en la solicitud, afectando la factura en forma parcial o total según lo solicitado, puntualizando en las observaciones de las notas los conceptos por la cual se afectan las facturas
Anulación de una factura. Remítase al capítulo 3, anulación de documentos de ingreso.
Notas contables
Nota crédito
Definición La nota crédito es una disminución al valor a cancelar de una factura. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
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Preparativos
El tercero Diríjase al capítulo 2, ingreso de clientes o proveedores.
El proyecto Diríjase al capítulo 1, creación de proyectos
Las tarifas comerciales Diríjase al capítulo 3, creación de tarifas comerciales.
El formato
1. Cliente: Persona a quien se le suministra el servicio o producto. 2. Información del tercero: datos del cliente 3. Persona de contacto: responsable en la compra del producto o servicio.
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4. Proyecto: Nombre del proyecto responsable de la venta. 5. Cnt.cta: cuenta de ingreso que afectara la venta. 6. Ref-Doc soporte: espacio para detallar el número de la factura que será afectada 7. Periodo: el mes que afecta la venta. 8. Corte: Según el modelo de negocio la empresa generara unos cortes si son semanales (4)
quincenales (2) mensuales (1). 9. Manejo control interno que se despliega dando opción de nota crédito.
10. Nota Contable: NC número que el sistema generara automáticamente al documento. 11. fecha de expedición: Día, mes y año en el cual se genera el documento 12. fecha de vencimiento: Día, mes y año en que se cierra el documento. 13. plazo días: Número de Días de vigencia para el documento. 14. Itm: número de ítems de los artículos o servicios. 15. Cantidad: Numero de artículos de la misma característica. 16. Descripción: espacio pertinente para aclarar el descuento. 17. Base factura: precio unitario del artículo o servicio. 18. IVA: espacio para indicar el porcentaje reglamentado para el impuesto IVA. 19. Sub-total: valor de cada uno de los ítems. 20. Condiciones especiales o específicas: campo destinado para hacer aclaraciones específicas. 21. Sub-total: valor de la sumatoria de los productos o servicios que se vendieron. 22. IVA: valor correspondiente al porcentaje del IVA 23. Total : la suma del subtotal y el porcentaje del IVA 24. Elaboro: Nombre de la persona responsable que hizo el documento. 25. Reviso. : Nombre de la persona responsable de revisar el documento. 26. Aprobó: Nombre de la persona responsable en aprobar el documento. 27. Recibido a conformidad: Quien recibe y se siente conforme con los documentos.
Nota debito Definición Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el
pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Preparativos
Terceros: Diríjase al capítulo 2, creación de terceros.
Proyectos: Diríjase al capítulo 2, creación de proyectos.
Tarifas comerciales: Diríjase al capitulo2, tarifas comerciales.
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El formato
1. Cliente: Persona a quien se le suministra el servicio o producto. 2. Información del tercero: datos del cliente 3. Persona de contacto: responsable en la compra del producto o servicio. 4. Proyecto: Nombre del proyecto responsable de la venta. 5. Cnt.cta: cuenta de ingreso que afectara la venta. 6. Ref-Doc soporte: espacio para detallar el número de la factura que será afectada 7. Periodo: el mes que afecta la venta. 8. Corte: Según el modelo de negocio la empresa generara unos cortes si son semanales (4)
quincenales (2) mensuales (1). 9. Manejo control interno que se despliega dando opción de nota débito.
10. Nota Contable: ND número que el sistema generara automáticamente al documento. 11. fecha de expedición: Día, mes y año en el cual se genera el documento 12. fecha de cierre: Día, mes y año en que se cierra el documento.
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13. plazo días: Número de Días de vigencia para el documento. 14. Itm: número de ítems de los artículos o servicios. 15. Cantidad: Numero de artículos de la misma característica. 16. Descripción: espacio pertinente para aclarar el descuento. 17. Base factura: precio unitario del artículo o servicio que se vende. 18. IVA: espacio para indicar el porcentaje reglamentado para el impuesto (IVA 16%). 19. Sub-total: valor de cada uno de los ítems. 20. Condiciones especiales o específicas: campo destinado para hacer aclaraciones específicas. 21. Sub-total: valor de la sumatoria de los productos o servicios que se vendieron. 22. IVA: valor correspondiente al porcentaje del IVA (16%) 23. Total : la suma del subtotal y el porcentaje del IVA 24. Elaboro: Nombre de la persona responsable que hizo el documento. 25. Reviso. : Nombre de la persona responsable de revisar el documento. 26. Aprobó: Nombre de la persona responsable en aprobar el documento. 27. Recibido a conformidad: Quien recibe y se siente conforme con los documentos.
Creación de una nota contable Para crear una nota contable de naturaleza crédito o débito usted debe
1. Ingrese en menú de ventas
2. De click en notas contables
3. Tenga encuenta que para realizar la nota contable, credito o debito debe desplegar las opciones de MNJ Y dar click en la nota que desea trabajar. 4. Diligencie la informacion del documento.
4. Da click en aceptar.
5. El sitema automaticamente creara un Pdf, que se almacenara en la ruta que haya definido para los documentos y asignara automaticamente un consecutivo de control. Pdf Nota Debito.
6. El sitema automaticamente creara un Pdf, que se almacenara en la ruta que haya definido para los documentos y asignara automaticamente un consecutivo de control Pdf nota credito.
Nota: para realizar una nota Crédito o Débito siga los pasos anteriores.
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La nota crédito en Ref-Doc soporte, usted podrá vincular la cuenta de cobro/remisión o factura con la nota.
Informe de notas contables
1. Ingrese al Menú ventas.
2. Ingrese a informe de notas contables.
3. Despliegue las opciones, si desea ver el informe de nota débito o crédito. 4. De click en procesar. 5. Si desea ver algún documento de click en NRO DOC.
Anulación de una nota contable (crédito o débito) Remítase al capítulo 3, siga los mismos pasos, teniendo en cuenta cual documento quiere anular: una nota debito ND o una nota crédito NC.
Comprobante de ingreso Definición El comprobante de ingreso es una constancia que un valor ingresó a la empresa, de manera general, cuando se recibe el dinero en efectivo, el cheque o el Boucher de alguna tarjeta de crédito, estos valores deben estar junto con el comprobante de ingreso respectivo.
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El formato
1. Cliente: Persona a quien se le suministra el servicio o producto. 2. Información del tercero: datos del cliente 3. Persona de contacto: responsable en la compra del producto o servicio. 4. Proyecto: Nombre del proyecto responsable de la venta. 5. Cnt.Cta: cuenta de ingreso que afectara la venta. 6. Ref-Doc soporte: espacio para detallar el soporte del ingreso ej. número de cheque,
número de consignación. 7. Periodo: el mes que afecta la venta. 8. Corte: Según el modelo de negocio la empresa generara unos cortes si son semanales (4)
quincenales (2) mensuales (1). 9. Manejo control interno que se despliega dando opción al manejo del dinero.
10. Comprobante de ingreso: CI número que el sistema generara automáticamente al documento.
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11. fecha de expedición: Día, mes y año en el cual se genera el documento 12. fecha de cierre: Día, mes y año en que se cierra el documento. 13. plazo días: Número de Días de vigencia para el documento. 14. Itm: número de ítems de los artículos o servicios que entran. 15. Descripción: detalle del producto o servicio que se envía. 16. Valor: precio del artículo o servicio descrito. 17. Sub-total: valor de cada uno de los ítems. 18. Condiciones especiales o específicas: campo destinado para hacer aclaraciones específicas. 19. Observaciones manuscritas: son todas las observaciones que se hacen al documento. 20. Aprobó: Nombre de la persona responsable en aprobar el documento. 21. Recibido a conformidad: Quien recibe y se siente conforme con los documentos.
Creación de un comprobante de ingreso Para crear un comprobante de ingreso usted debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese al Menú ventas.
2. De click en comprobantes de ingreso.
3. Diligencie el formato.
4. De click en aceptar.
5. El sitema automaticamente creara un Pdf, que se almacenara en la ruta que haya definido para los documentos y asignara automaticamente un consecutivo de control Pdf nota credito.
Informes Para crear informes de comprobantes de ingresos debe hacer los siguientes pasos:
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1. Ingrese al Menú ventas.
2. De click en informe de comprobante de
ingresos.
3. Despliegue y tenga en cuenta las fechas del calendario desde y hasta. 4. De click en procesar.
Anulación de comprobante de ingresos. Para anular un comprobante de ingreso, diríjase a el capítulo 3, anulación de Documentos de Ingresos.
Anulación de Documentos de Ingresos. Para anular documentos de ingreso como: cotización, factura de ventas, remisión, cuenta de cobro, nota contable crédito/debito, debe hacer los siguientes pasos:
1. Menú control interno.
2. De click en anular o modificar.
3. Digite la segunda clave de modificación.
4. Haga Click en documentos. 5. Despliegue y seleccione el proyecto, documento y No de documento. 6. De click en aceptar.
7. Diligencie la descripción. 8. De click en guardar.
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Venta a cuotas
Mipyme+ permite diferir a cuotas una venta generando unos intereses, como usted lo desee.
Creación de venta a cuotas Para generar una venta a cuotas, usted tiene que tener hecho uno de estos documentos: Cuenta de Cobro, Factura o Remisión. Una vez generado un documento de los ya mencionados usted debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese al Menú ventas.
2. De click en informe en venta a cuotas.
3. De click en si
4. Despliegue el tipo de documento, de enter. 5. Digite NRO doc., Días de periocidad, Valor cuota y si desea Aplicar Intereses ej. 2,5. 6. De click en procesar.
7. Revise y finalice, dando click en guardar.
Informe de venta a cuotas Para revisar el reporte de vencimientos a cuotas usted debe hacer los siguientes pasos:
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1. Ingrese al Menú de Ventas. 2. De click para ingresar en el reporte de vencimientos a cuotas.
3. Despliegue las opciones, teniendo en cuenta el tipo de documento que desea ver. 4. Este reporte lo puede consultar mensual o semanal. 5. De click en procesar.
5. Aquí puede observar los abonos hechos a los documentos.
Capítulo 4 – Control interno Definición El módulo de control interno de Mi pyme+, facilita la interacción y control de la información
registrada en la herramienta
Abono a saldo Definición Hacer un abono le permite ver la variación de un saldo pendiente en un documento Este módulo le permitirá hacer abonos a documentos con saldo, y saber el nuevo saldo real.
Registro de abonos a saldo en documentos de naturaleza contable Para crear un abono a saldo, debe tener hecho un documento como: Comprobante de Egreso, Factura de Venta, Remisión o Cuenta de Cobro, saldo ingreso o saldo egreso.
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1.Ingrese al Menú control interno
2. Ingrese a abono a saldo.
3. Indique tipo y número de documento, de enter. 4 y 5. Escriba el valor del abono y descripción. 6. De click en Guardar.
7 Recibo y copia de abono a saldo. 8. Nuevo saldo.
Repita estos mismos pasos, para hacer abonos a saldos en documentos como: Comprobante de Egreso, Factura de Venta, Remisión o Cuenta de Cobro, saldo ingreso o saldo egreso.
Informe de abono a saldo. Diríjase al capítulo 4, Reporte de abonos
Reporte para contador Definición Este reporte le permitirá compilar la información completa y detallada alojándose en una carpeta donde usted dirija la ruta y así comprimir el archivo para enviárselo al contador.
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1. Ingrese la Menú de Control Interno.
2. Ingrese a Reporte para Contador.
3. Tenga en cuenta la fecha del calendario desde y hasta y el periodo. 4. Seleccione los documentos que desea. 5. Seleccione el directorio donde desea guardar los documentos. 6. De click en procesar.
7. Si desea ver el reporte de click en sí. De lo contrario de no.
Informes de control interno
Resultados del ejercicio Este informe de resultados ayuda a unificar todas las transacciones de ingreso o egreso, realizadas dentro de un mismo periodo para que al final los usuarios con acceso al reporte puedan conocer el resultado de naturaleza financiera, de toda la empresa, de un tercero, de un proyecto o corte del periodo para un total general de ingreso o egreso.
1. Ingrese al Menú de Control Interno.
2. Ingrese al Informe de resultados.
3. Despliegue las opciones. 4. De click en Procesar.
5. Lo que aparece en azul son los ingresos. Lo que aparece en rojo son los egresos. 6. En el resumen, vera la suma de los ingresos y egresos; estos se resta y muestra un total general.
Detalle de vencimientos de documentos Es el reporte de vencimientos o consulta de los próximos vencimientos de documentos de esta semana, próxima semana o mensualmente. Usted debe hacer los siguientes pasos:
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Total general
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1. Ingrese a control interno
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2. Reporte de vencimientos.
3. Elija las opciones en las pestañas y el periodo que desea revisar.
Nota: Los pasos anteriores, siempre son los mismos a hacer seguir en el reporte de documentos a vencer. El tipo de documentos que podrá ver son: documentos de egreso, facturas de venta, remisiones/cuentas de cobro, saldo ingresos, saldo egresos, cotización y orden de compra.
Cartera de terceros El reporte de cartera indica que dineros se encuentran con un saldo pendiente sean cobros o pagos, considerando la antigüedad del mismo.
Cuentas por cobrar
1. Ingrese al Menú de Control Interno.
2. Ingrese al Reporte de Cartera.
3. Despliegue el tipo de tercero. 4. De click en cobrar 5. De click en procesar.
6. Si desea ampliar el detalle de la cartera, de click sobre el proveedor que desea ver.
7. En esta ventana podrá ver el saldo por cobrar en rojo 8. De click sobre el número del documento para ver los abonos.
9.En esta ventana podrá ver los abonos que se han hecho al documento
Nota
Cuentas por pagar Si desea saber el estado de las cuentas por pagar remítase al procedimiento de cuentas por cobrar.
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Presupuestos versus ejecución Este es un informe que permite mostrar la comparación de un presupuesto contra la ejecución.
1. Ingrese al Menú de Control Interno.
2. Ingrese a Presupuesto vs Ejecución.
3. Despliegue el proyecto. 4. Automáticamente saldrán los valores.
Liquidación de impuestos Para ver el reporte de impuestos debe hacer los siguientes pasos:
1. ingrese al Menú de Control interno.
2. De click en reporte de impuestos.
3. Despliegue la información. No olvide tener en cuenta el calendario fecha desde y hasta. 4. De click en procesar.
5. Podrá ver los documentos, y el detalle de liquidación de los impuestos en ingresos y egresos. 6. En la medida que haya alimentado apropiadamente Mipyme+ será capaz de liquidar sus impuestos.
Reporte Detallado Usted puede contar con un Reporte detallado a nivel ítem para ser exportado Excel. Usted contará con información detallada para realizar sus propios cálculos, filtros, agrupamientos y tablas dinámicas de Excel. El Reporte contiene documentos como Remisiones/Cuentas de cobro, Facturas de Venta y Comprobantes de Egreso.
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1. Ingrese al Menú de Control Interno.
2. Ingrese al resumen detallado.
3. De click en el calendario desde y hasta 4. De click en procesar.
5. Podrá ver el resumen detallado de Remisiones/ Cuentas de Cobro, Facturas de Venta y Comprobantes de egreso,generados por Mipyme +.
Documentos anulados del sistema Para anular un documento remítase al capítulo 3 anulación de documentos. Para ver el informe de anulación de documentos debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese a control Interno.
2. De click en informe de anulados.
3. Despliegue las opciones, si desea ver los documentos anulados, por documento, proyecto o terceros.
4. De procesar.
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5. En el informe podrá ver el número de documento anulado motivo, quien lo anulo etc.
Reporte de abonos Este reporte le permite saber la fecha, quien genero el abono y a qué documento esta aplicado Para ver el reporte de abonos debe hacer los siguientes pasos:
1. Ingrese al Menú control interno
2. De clic para ingresar al Reporte de Abonos.
3. Tenga en cuenta las fechas del calendario desde y hasta. 4. De click en procesar.
5. Vea el Nro de abono, a que documento fue aplicado, y la descricpción.
Auditoría e interventoría de información
Consultas especiales
Archivos planos y consulta detallada de documentos El software transforma y exporta documentos e informes en Excel donde puede ajustar a un archivo plano en formato, dejándose ajustar para poder trabajarlo como queramos.
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Consultas inteligentes
Consulta dinámica de documentos La generación de una consulta dinámica reduce las necesidades de buscar documentos en carpetas, ya que los usuarios pueden acceder a la información en cualquier momento, solo dando un click en el documento que desea ver haciendo click en el vínculo de color azul. Para hacer una consulta dinámica debe hacer lo siguiente:
1. De click en el documento que desea ver.
2. De click en sí para ver el documento.
3. Podra ver el documento que eligio.
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