v

Presented By:

vv

vPresented By:

v

Presented By:

vv

vPresented By:

v

Presented By:

IP Portfolio: Combating Litigation RisksWhen managing an IP portfolio, it’s simply a matter of time before you face litigation. Join this session to learn preparation strategies to help reduce risks and gain proactive approaches to limiting harmful litigation that can reduce your portfolio and narrow its profitability.  

• Speakers:• DeVona Wright Cottrell, Director & Associate General Counsel, Robert W. Baird & 

Co.• Frank A. Angileri, Shareholder, Brooks Kushman• Adam Strauss, Chief Intellectual Property Counsel, Stryker

v

Presented By:

Key topics:• Planning (What plan to have in place before you get sued)

• Strategy (If sued, litigation cost control ideas, damage issues, etc.)

• Management of Litigation

v

Presented By:

Before adding to your IP Portfolio, you must do IP Due Diligence, including:• Does COMPANY own or license all rights necessary to make, use, sell or offer for 

sale its proposed products?• Are all patents licensed to or owned by COMPANY in force and are all applications 

licensed to or owned by COMPANY pending? Are all annuities and maintenance fees fully paid up?

• Are there any defects or significant gaps in patent coverage for any COMPANY products?

• Has inventorship been determined and have assignments been filed in each of COMPANY's owned or licensed patents? Has there been any dispute regarding inventorship or ownership of COMPANY's owned or licensed IP? Is any IP jointly owned with another entity?

v

Presented By:

Before adding to your IP Portfolio, you must do IP Due Diligence, including:• Has COMPANY done a freedom to operate search, and are there any patents that 

COMPANY has asked in‐house or outside counsel to review further? Has a freedom to operate opinion been received by the COMPANY?

• Has COMPANY received any letter suggesting that licenses to any third party IP should be taken? Has COMPANY received any other correspondence threatening an IP dispute?

• Is COMPANY planning to challenge, or has it challenged, any third party's IP rights?• Have any of COMPANY's owned or licensed patents been challenged in litigation or 

in adversarial patent office proceedings, such as interference, opposition, inter partes review or reexamination?

v

Presented By:

Before adding to your IP Portfolio, you must do IP Due Diligence, including:• Does COMPANY have any material trade secrets? What measures are in place for 

maintaining their secrecy?• Have any inventors left COMPANY, and are they on good terms with the company? 

Do all of COMPANY's employees sign employment agreements assigning their IP?• What in‐licensed IP does COMPANY have? What other parties have a license to or 

right to use this IP? What is the field? What out‐licenses has COMPANY made?• Do the COMPANY's standard vendor/MTA agreements include provisions for IP 

ownership by COMPANY?• Are all U.S. trademarks owned or controlled by COMPANY currently in commercial 

use in connection with the goods and services identified in their respective registrations? Are any of COMPANY’S trademarks being threatened or opposed in any legal or administrative proceeding and/or are there any threatened or actual claims of trademark infringement being made against the COMPANY?

v

Presented By:

• CASE STRATEGY AND BUDGET– Make a realistic assessment of damages and use this figure to help set a 

litigation budget. – Develop a story that explains and ties together all of the evidence that 

supports your claims or defenses. Work to narrow the areas in dispute and focus the trial team on developing the key aspects of your case.

– Keep in close contact with your litigation counsel and monitor the work your experts are performing. Have the trial team participate in weekly or bi‐weekly status calls and include a discussion of upcoming tasks and projected costs. 

– Comment on the projected budget BEFORE the money is spent. Find out what is mandatory and what is discretionary and determine what is most important to your claims or defenses. The more clients stay involved in the litigation, the better equipped they are to control costs and keep management apprised of the current and projected budget.

v

Presented By:

• WAYS TO REDUCE PATENT LITIGATION COSTS– Prosecute patents thoroughly and diligently

• Identify and submit as much prior art to the patent office as possible during prosecution, such as through the U.S. Patent and Trademark Office (PTO's) accelerated patent prosecution process.

– Competitor patent portfolio review during product development/design• The best way to reduce (if not eliminate) the costs of patent disputes is to avoid 

them altogether. During the development/design phase for a new product, have the patent counsel review competitors’ patents to make sure your new product does not infringe. Patent litigation insurance for defendants and plaintiffs

– Get patent infringement liability insurance which covers defense costs and if included in the plan, judgments and settlements up to predefined policy limits. 

– As soon as you are on notice of infringement, assess the actual risk that a lawsuit possesses. Compare the patent claims (giving terms their ordinary meaning) to the accused products and assess the strength of the patentee's claims.

v

Presented By:

• WAYS TO REDUCE PATENT LITIGATION COSTS– Gather financial data (historical and projected) on product sales early and 

determine the remaining term of the patent. If infringement is found, a plaintiff can be entitled to a reasonable royalty (or lost profits) on product sales 6 years before the filing of the lawsuit.

– Assess whether a patent lawsuit will affect your future business/sales.– Exposure and settlement figures will help you determine your litigation 

budget. Revisit these calculations at various stages of the litigation (after fact discovery, claim construction, summary judgment and so on).

• Participate in weekly or bi‐weekly status calls with the trial team– The client needs to keep close tabs on the progress of the litigation in order to 

control costs. – Always discuss actual and projected costs for the various phases of the 

litigation during status calls. This will prevent any ‘surprise’ legal costs and help the client allocate funds for projected legal costs.

v

Presented By:

• WAYS TO REDUCE PATENT LITIGATION COSTS• Document retention policies

– Instituting effective document retention policies before litigation (before you know or have reason to know you will be involved in patent litigation) is the number one way a company can reduce its costs in patent litigation.

– Having good policies in place that are followed by all of your employees and implemented by IT as drafted can reduce your litigation budget substantially and affect the outcome of your case.

– Review and revisit your policies often. Do spot checks to make sure that the policies are implemented as intended.

– R&D materials and researcher's notebooks should be retained for a considerable amount of time.

– Most non‐essential documents (including emails) should be retained for a short period of time (60–90 days).

v

Presented By:

• WAYS TO REDUCE PATENT LITIGATION COSTS– Keep key documents (final versions of historical design, marketing and sales 

data) in a central location preferably on a product specific intranet site. Mandate that the central location is the only repository for documents (no local copies on employee's computers or paper documents).

– As part of implementing a document retention policy, counsel should advise executives, R&D personnel, and sales and marketing staff about what to say, or not say, in writing.

• Designate key technical and financial/accounting personnel to support litigation efforts– Often times, the amount of time it takes lawyers to find key personnel and 

analyze documents can be drastically reduced if they have in‐house assistance. Assigning key technical and financial employees to support the litigation efforts helps outside counsel understand who is/was involved in product design and sales and where the key documents are located.

v

Presented By:

• WAYS TO REDUCE PATENT LITIGATION COSTS• Vet your counsel wisely

– Interview a few different firms; find out the range of hourly rates at each firm (including paralegal time).

– Find out who will be doing the work. Find out hourly rates for all levels of work.

– Get a proposed detailed budget from the firms. Ask for a breakdown of costs for the various portions of the case so as to plan for future expenditures properly. 

Just because it is litigation does not mean it has to be ugly– Try to keep an open and cordial relationship with the other side and its 

counsel. Contentious litigation is always more expensive than litigation between parties that are trying in earnest to have the court resolve their dispute. 

v

Presented By:

• WAYS TO REDUCE PATENT LITIGATION COSTS– In cases where the parties and/or their lawyers get along, you can cut your 

litigation costs drastically in comparison to cases that are very nasty/contentious.

• Settlement: Talk often and think outside the box– Litigation is a dynamic process – the parties’ positions change at various stages 

of the litigation due to • party documents produced during litigation;• prior art uncovered during discovery;• relevant proceedings at the PTO;• reexamination of patents;• prosecution of related patent applications;• court's claim construction; and• court's dispositive motion rulings.

v

Presented By:

IP Hypothetical DiscussionHYPOTHETICAL

Company A, a financial services company, has a long-term license and service agreement (“Agreement”) that it has recently renewed with a technology company, Company B. Company B develops and licenses custom website content to Company A and other companies. The custom website content includes a proprietary application that Company B licenses to Company A on a limited, non-exclusive basis (“Technology”). Company B is the host of the Technology and allows Company A to access this database based upon specific search queries available on Company A’s website. Company B has represented to Company A that either it or it’s service providers license or own all worldwide, right, title and interest in and to the Technology to include all copyrights, patents, trademarks and other worldwide intellectual property rights related to the Technology. Three months after Company A renews it’s Agreement with Company B, Company A receives a letter from Tech Law Firm representing Company C, the alleged owner and inventor of certain aspects of the Technology, claiming that Company A requires a patent license from Company C to use the Technology. Tech Law Firm suggests a call with Company A to discuss potential options. One week after receipt of the letter from Tech Law Firm, Company A responds to Tech Law Firm in writing to dispute the allegations in the letter and also claims that Tech Law Firm’s demand letter is not in compliance with the laws of the state for which Company A is incorporated for NPEs. Two Days after Tech Law Firm receives Company A’s response letter, Tech Law Firm files a lawsuit on behalf of Company C against Company A.

v

Presented By:

IP Hypothetical Discussion

• Planning (plan to have in place before you get sued)– Contract with Tech Co.

• Does it provide for indemnity?• Is it capped?• Are they collectable?• Who controls the defense?• When must a claim be tendered?• What are the limitations (e.g., if you “modify” the Technology, are you still covered?

– IP Due Diligence• Independent of indemnification, what IP due diligence should you do?• Patent searches/freedom to operate searches?• Investigate who at Tech Co will be working on this?

– Employees?– Independent Contractors? (goes to ownership of copyright)

• Are there open source software issues with the Technology?

v

Presented By:

IP Hypothetical Discussion• Strategy (If sued litigation cost control ideas, damage issues, etc.)

– Who do you contact first?• Your own patent counsel?• Tech Co.?• IP Co.?

– Litigation hold?– Substantive steps:

• Review patent and prosecution history• Is it valid/enforceable?

– Anticipated/obvious?– Conduct a prior art search?– Patentable subject matter issues?

• How would IP Co prove infringement?– Direct infringement by ABC?– Joint infringement by ABC and Tech Co?– Induced infringement by ABC and customer?

v

Presented By:

IP Hypothetical Discussion• Has it been the subject of any other litigation or post grant challenges?• File a DJ Action?• File an IPR?• Coordinate/joint defense with Tech Co?• Any other defendants? Joint defense groups?

• Management (alternative billing issues for IP, mitigating contractual risks, etc.)– Patent cases are expensive!– Discounts?– Flat rates?– Flat rates with success holdback?