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CAPITULO 7Autor: F.Catacora - Derechos reservados 1996 Copyright
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CAPITULO 7
Autor: F.Catacora - Derechos reservados 1996 Copyright
Procedimientos contables y manuales
Las empresas tienen la necesidad de establecer manuales administrativos que documenten el desarrollo del trabajo diario, ya que a veces la empresa se ve en absoluto desconocimiento del trabajo que se lleva a cabo por un empleado, sea porque se enferma, es despedido o se retira, quedando su puesto sin posibilidades de ser cubierto inmediatamente al no haber quien entrene o capacite al suplente o nuevo trabajador. Este problema es más delicado cuando ocurre en el área contable.
Los manuales en una empresa tienen una gran importancia como herramienta para el manejo y planificación de los recursos organizacionales, sean humanos o materiales ya que éstos documentan gran parte de las operaciones.
MCMXCVI McGraw-Hill ISBN 980-6168-35-6 Lámina
7.1 IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION
Mediante el proceso de documentación todas las actividades quedan plasmadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información.
Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización
La documentación de la información se realiza por las siguientes razones:
Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como objetivos, políticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad.
(Cont.)
Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados
Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa
Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional
Normalizar el desarrollo de las tareas
Servir de guía para el entrenamiento de personal de reciente ingreso
COSTOS DE LOS MANUALES: Al principio los costos de documentar las tareas y procedimientos pueden superar los beneficios tangibles de los manuales, sin embargo, la organización debe ver a los manuales como una herramienta gerencial que ayudará en la evaluación, control y análisis de la empresa.
Existen tres tipos de costos en el desarrollo de los manuales:
(Cont.)
De desarrollo
De implantación
De mantenimiento
La figura 7-1 muestra el comportamiento de estos costos a lo largo de un proceso de documentación.
t
1
t
2
t
3
COSTOS
TIEMPO
unidades
monetarias
0
Costos de Desarrollo
Costos de Implantación
Costos de Mantenimiento
FIGURA 7-1 Comportamiento de los costos de un proceso de documentación.
Dentro de las técnicas para documentar una empresa se pueden encontrar distintos tipos de manuales cada uno para un fin determinado. Una clasificación de los manuales en el contexto de la organización es la siguiente:
7.2 TIPOS DE MANUALES
De sistemas computarizados
7.2 TIPOS DE MANUALES (Cont.)
Manuales de técnicas: son aquellos en los cuales se explican las pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse para aplicar alguna técnica específica. Véase la figura 7-2.
Manuales de actividades: muestra todos los pasos a seguir en diferentes situaciones de trabajo. Véase la figura 7-3.
Manuales de organización: incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones y las responsabilidades de cada empleado. Un ejemplo parcial del contenido de este manual aparece en la figura 7-4.
FIGURA 7-2 Ejemplo parcial de un manual de técnicas para conectar un dispositivo de impresora.
8:00 AM A 12:00 M
1:00 PM A 5:00 PM
MANUAL DE INDUCCIÓN DEL PERSONAL
ASUNTO Políticas de personal
Fecha vigencia: 06/95
Sustituye pág.:
De fecha:
FIGURA 7-3 Ejemplo parcial de un manual de inducción al personal.
HORARIO DE TRABAJO
Debido a la naturaleza del trabajo, la empresa no tiene establecido un control sobre el horario que cumple cada empleado, sin embargo, asume que el equipo de consultores son personas maduras y conscientes de sus responsabilidades frente a los clientes.
Se considera que el consistente incumplimiento al horario de trabajo, genera indisciplina en los grupos de trabajo, por
lo que tal situación puede ser tomada como causa de despido para cualquier empleado.
Se da la libertad a cada encargado de proyecto de tomar el horario del cliente como propio, sin embargo, también se puede usar nuestro horario administrativo, el cual es el siguiente:
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Denominación del cargo : Gerente de contabilidad
Gerencia : Contraloría
Departamento/Sección : N/A
Supervisa a : -Jefe de contabilidad
Propósito del cargo : Planificar, dirigir y coordinar todas las actividades que desarrolle la compañía en el área contable.
1. Desarrollar y mantener las políticas, normas y procedimientos que garanticen la documentación y normal ejecución de las operaciones establecidas en su área.
2. Controlar todo el proceso de contabilización de operaciones en la empresa.
3. Elaborar planes que puedan innovar las actividades relativas a su campo de acción.
4. Evaluar la información financiera de la empresa.
5. Velar por la correcta aplicación de los principios de contabilidad de aceptación general aplicables a los estados financieros.
6. Hacer cumplir el funcionamiento administrativo y el cumplimiento de los controles internos aplicables a todas las operaciones.
7. Velar por el cumplimiento oportuno de todas las obligaciones referentes a impuestos y obligaciones laborales de la
empresa.
8. Realizar cualquier otra actividad asignada por el contralor de la empresa.
Responsabilidades:
FIGURA 7-4 Ejemplo de descripción de cargo para un gerente de contabilidad.
El contenido de un manual de organización es el siguiente:
Indice numérico
- Justificación de la realización del manual
Instrucciones para el manejo y modificaciones del manual
Definición de conceptos básicos
Descripciones detalladas de cargo
Manuales de políticas: documentan las guías de acción generales en diferentes áreas de una empresa.
Manuales de normas y procedimientos: detallan todos los procesos que se realizan en la empresa.
Los procedimientos deben ser descritos de acuerdo al esquema responsable/acción y cada procedimiento debe tener anexo su correspondiente flujograma, de tal forma que un usuario pueda comprender en forma gráfica cada narrativo.
MANUALES DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS: Documentan los sistemas que contemplan el uso de un computador en un alto número de operaciones o procedimientos.
Manuales de usuarios: explican en forma general cómo funciona un sistema mecanizado.
Manuales de operación: presentan un mayor nivel de detalle que los manuales de usuario.
Manuales de documentación de sistemas: plasman todo el proceso de análisis y desarrollo de un sistema (CVDS). Dentro de este tipo de manuales podemos encontrar los siguientes:
Manuales de diseño físico : especifican la organización de los datos en la computadora.
Manuales de procesos : muestran todos los aspectos referentes al procesamiento de los datos.
Manuales de salidas : muestran los reportes y cómo fueron diseñados.
La documentación de los sistemas en muchos casos se realiza en forma manual, sin embargo, actualmente existen programas que soportan la tarea de documentar los sistemas computarizados. La figura 7-5 muestra una carta estructurada de procesos para un sistema contable.
Cargar
comprobantes
Actualizar
comprobantes
Balance
General
FIGURA 7-5 Carta estructura de procesos para un sistema contable.
Los manuales tienen una aplicación sumamente amplia dentro del área contable ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal del departamento de contabilidad. Los manuales aplicables en el área contable son:
De políticas contables
De normas y procedimientos contables
7.3 MANUALES DE CONTABILIDAD
MANUALES DE POLITICAS CONTABLES: Detallan las políticas contables que se siguen respecto a los registros contables. En la figura 7-6 se muestra un ejemplo de un manual de políticas contables.
ASUNTO
CAPITULO
PUNTO
Contabilización
La adquisición de una obligación o un activo en moneda extranjera debe ser registrada a la tasa de cambio vigente en la fecha de la transacción.
Ajuste periódico
Mensualmente, todos los activos y pasivos que estén representados en moneda extranjera, deberán ser ajustados a la tasa de cambio vigente a la fecha en que se presenten los estados financieros.
Ventas o disposición
Cuando se realice una venta o disposición de activos o pasivos en moneda extranjera, se deberá expresar contablemente a la tasa de cambio vigente en la fecha en que se realice la operación, registrándose así un efecto por la fluctuación cambiaria que corresponda.
FIGURA 7-6 Ejemplo parcial de un manual de políticas contables.
Las políticas de contabilidad deben ser organizadas, enunciadas y detalladas en el orden que son presentadas las partidas en los estados financieros y a las que se asocian. En estos manuales se establecen dos subdivisiones:
Políticas generales de contabilidad
Políticas específicas de contabilidad
Las políticas generales de contabilidad son declaraciones que enuncian la aceptación de los PCGA.
Las políticas específicas de contabilidad se refieren a los tratamientos contables aplicables a operaciones específicas en los estados financieros.
7.3 MANUALES DE CONTABILIDAD (Cont.)
Este tipo de manual es uno de los que tienen mayor uso en el área contable y que ayudan a explicar los movimientos que se manejan para cada una de las cuentas. La figura 7-7 muestra un ejemplo parcial de un manual de cuentas.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES: Detalla bajo el esquema de responsable/acción todos los procedimientos contables que se fijen o determinen.
MANUAL DEL CODIGO CONTABLE: Detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza y los conceptos por los cuales se debitan o acreditan.
ASUNTO
CAPITULO
PUNTO
190 01 Edificios y contrucciones
Se debita por:
Mejoras de los activos
Baja de algún activo por cualquier concepto
Esta cuenta comprende los costos de adquisición o construcción de edificiaciones que serán utilizadas por la empresa para el giro normal de sus operaciones.
FIGURA 7-7 Ejemplo parcial de un manual de cuentas.

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