Mchakato wa Kuangazia Malalamiko ya Jamii

Mwongozo wa Utendakazi

Umeidhinishwa na Usimamizi Mgodi wa Dhahabu wa Mara Kaskazini. Tarehe

[TAREHE] baada ya kushauriana na jamii ya nje na wataalamu

2

[UKURASA HUU UMEACHWA WAZI KWA MAKUSUDI]

3

YALIYOMO

SEHEMU YA I: UTANGULIZI KWA MCHAKATO WA KUSHUGHULIKIA MALALAMISHI YA JAMII ......... 4

SEHEMU YA II: MPANGILIO WA UTARATIBU WA KUSHUGHULIKIA MALALAMISHI YA JAMII ... Error!

Bookmark not defined.

SURA YA I: TIMU YA KUANGAZIA MALALAMISHI YA JAMII ........................................................... 6

SURA YA II: TIMU ZA UPELELEZI NA KUHUSISHA JAMII ................................................................. 7

SURA YA III: KAMATI YA MALALAMISHI YA JAMII ......................................................................... 8

SURA YA IV: BODI YA USHAURI NA KITENGO CHA KUSHAURIANA NA JAMII .................................. 9

SURA YA V: WATAALAMU ........................................................................................................ 10

SEHEMU YA III: UTARATIBU WA KUSHUGHULIKIA MALALAMISHI YA JAMII .................................. 11

SURA YA I: VIPENGELE VYA KIJUMLA ........................................................................................ 11

SURA YA II: KUWASILISHA LALAMIKO ....................................................................................... 11

SURA YA III: KUSAJILI NA KUPELELEZA LALAMIKO ...................................................................... 13

SURA YA IV: UTAMBUAJI WA MADHARA MABAYA .................................................................... 16

SURA YA V: MAZUNGUMZO NA KUHUSISHANA ........................................................................ 18

SURA YAVI: UPITIAJI HURU ...................................................................................................... 20

SURA YA VII: UTAMBUAJI WA SULUHU ..................................................................................... 21

SURA YA VIII: UTARATIBU WA KUFUATA KWA KUTOA SULUHU .................................................. 23

SURA YA IX: KUSULUHISHA MALALAMISHI ................................................................................ 23

SURA YA X: HITIMISHO KWA MCHAKATO WA KUANGAZIA MALALAMISHI ................................. 24

SEHEMU YA IV: HALI MUHIMU NA ZINAZOHITAJI KUANGAZIWA KWA HARAKA ........................... 26

SURA YA I: MIKAKATI YA KUTAHADHARI ................................................................................... 26

SURA YA II: MSAADA WA KIBINADAMU .................................................................................... 26

SEHEMU YA V: UWEKAJI USIRI, HAKIKISHO NA UELEKEZAJI ......................................................... 28

SURA YA I: UWEKAJI SIRI NA UTOAJI HAKIKISHO ...................................................................... 28

SURA YA II: KUTOA UELEKEZAJI KWA WENGINE ........................................................................ 28

SEHEMU YA VI: RIPOTI YA KILA MWAKA NA MIKUTANO YA KIUSIMAMIZI ................................... 30

SEHEMU YA VII: MICHAKATO MINGINE YA KUHUSIANA NA KUSHAURIANA NA JAMII .................. 31

4

SEHEMU YA I: UTANGULIZI KWA MCHAKATO WA KUANGAZIA MALALAMIKO YA JAMII

Ibara ya 1: Lengo la Mchakato wa Kuangazia Malalamishi ya Jamii

1. Usimamizi wa Mgodi unaendesha Mchakato wa Kuangazia Malalamishi ya Jamii ambao

wanajamii wanaweza kuwasilisha malalamishi kuhusiana na athari mbaya inayoweza kutokea

inayohusisha Mgodi husika na pale mgodi uliwajibika na kutoa suluhu.

2. Mchakato wa Kuangazia Lalamiko ni mmoja wa michakato ya kuhusiana na jamii. Unauwezesha Mgodi kubaini pale ambapo shughuli zake au wahusika wake zinaweza

kusababisha au kuchangia kutokea kwa madhara iwapo hazitaangaziwa mapema. Pia

unauwezesha Usimamizi wa Mgodi kuzuia, kushughulikia au kutoa suluhu kwa madhara mabaya yaliyotokea.

3. Mchakato wa Kuangazia Malalamishi ndiyo tu njia iliyopo ya kupokea malalamiko kuhusiana

na madai ya athari itokanayo na shughuli za Mgodi karibu na ndani ya Mgodi. Kama utaratibu

ambao si wa kisheria unaoendeshwa na Mgodi, haulengi kuchukua majukumu ya kusheria au kuzuia utaratibu wa sheria au utaratibu unaolenga kutoa suluhu. Pia, mchakato huu haulengi

kuwaondolea watu wengine uhuru wao wa kutafuta suluhu kwa madhara yaliyosababishwa na Mgodi, ndani au karibu nao.

4. Huenda Mgodi usiwe na uwezo wa kupeleleza kikamilifu au kutoa suluhu kamili peke yake

pale ambapo Serikali au watu wengine au mashirika yamehusishwa kwenye madai ya kuwepo

madhara. Mgodi unaweza kuelekeza madai yaliyodhibitishwa ya makossa ya jinai kwa Mamlaka husika ya Serikali ya Tanzania, na pia kuyaelekeza masuala yanayohusisha wahusika

wa tatu ili kuwasaidia Walalamikaji kupata suluhu mwafaka.

5. Mchakato wa Kuangazia Malalamishi haujaundwa kushughulikia masuala ya kijamii, kiuchumi,

au ya kitamaduni yanayowaathiri wanajamii au makundi ya jamii. Iwapo ni kwa kiwango gani usimamizi wa Mgodi utaamua kuyaangazia, unafanya hivyo kupitia vitengo vingine vya

programu za Mahusiano na Jamii.

Ibara ya 2: Lengo la Mwongozo huu wa Utendakazi

1. Mwongozo huu wa Utendakazi (“SOP”) unaeleza shughuli zinazonuiwa za Mchakato wa

Kuangazia Malalamishi ya Jamii na mbinu mbili tofauti zinazotumiwa Kuangazia Malalmiko ya

Jamii. Mbinu ya Kwanza inajumuisha mazungumzo baina ya Mlalamishi na Usimamizi wa Mgodi. Mbinu ya pili, na iwapo mbinu ya kwanza imefeli, inajumuisha kuundwa kwa Kamati

Huru ya watu watatu ambayo italichanganua Lalamiko na kulitolea uamuzi.

2. Mwongozo huu umeundwa kudumisha Mchakato wa Kuangazia Malalamishi ambao

unakubalika machoni mwa wanajamii, unaoweza kufikika, unaoweza kubashirika, wenye usawa, wa uwazi, unaowiana na haki za binadamu, nyenzo ya kujifunza na uliojengeka kwa

misingi ya kuhusishana na mazungumzo.

3. Malalamishi mengi yanaweza kuangaziwa na usimamizi wa Mgodi kupitia Mchakato wa Kuangazia Malalamishi ya Jamii ulioelezwa kwenye mwongozo. Malalamishi yanayolenga

uamuzi wa haki kisheria kuhusiana na upataji na kufidia ardhi, mali, na uhamishaji wa watu

hayaangaziwi hapa. Haki hizi kisheria sharti ziamuliwe na mchakato wa kisheria na usimamizi wa nchi ya Tanzania, hivyo basi huelekezwa na kushughulikiwa na Idara ya Ardhi ya Mgodi

kwa ushirikiano na michakato ya Kiserikali husika.

5

Ibara ya 3: Muhtasari wa Mchakato wa Kushughulikia Malalamishi

Mazungumzo na Kushauriana: Kuwepo kwa mazungumzo iwapo kuna madhara

au kuwepo hatari ya kutokea madhara

Utambuaji wa Madhara:

Yimu ya Upelelezi wa Madhara na Suluhu kwa Jamii huchukua mwongozo

Huelekezwa kwa Idara ya

Ardhi ya Mara Kaskazini kuangaziwa

Upitiaji Upya Huru:

Kamati ya Malalamishi inabainisha kama kulikuwa na madhara au kuna hatari ya kutokea madhara

Usajili na ubainishaji kwa mujibu wa aina ya lalamiko:

(k.m. haki za kibinadamu; mazingira; madhara kwenye matumizi ya ardhi au mali yoyote; nyumba au riziki; afya na usalama; umiliki wa ardhi na uhamishaji watu)

Utoaji notisi wa kupokelewa Lalamiko

Mazungumzo & Kushauriana:

Maungumzo kuhusiana na suluhu inayowiana na kutoshana na madhara yenyewe

Upitiaji Huru:

Kamati ya Malalamishi inatambua suluhu inayowiana na kutoshana na madhara

Iwapo hakuna maelewano, lenga kufanya upitiaji upya

Iwapo hakuna maelewano kuhusiana na suluhu

tolewareement on remedies, option to seek review

Makubaliano kwenye madhara

Uwezekano wa Kuelekezwa

kisambamba kwa mamlaka: Mwanasheria wa Mgodi

Malalamishi ya madai

yanayoweza kuwa ya kihalifu

Utambuaji wa madhara/athari

Wasilisha Lalamiko Lililorekodiwa kwenye mfumo wa

kielektroniki

Utambuaji wa suluhu:

Timu ya Upelelezi ya Madhara na Suluhu huchukua uongozi

Hatua za Mchakato wa Kuangazia Lalamiko:

Hatua ya 1: Utambuaji wa athari/madhara

Hatua ya 2: Utambuaji wa suluhu

Hitimisho: Lalamiko limesuluhishwa

Malalamishi ya Umiliki ardhi na uhamishaji watu

Malalamishi mengine yote

Suluhu zingine za kiraia:

Uwezekano wa uelekezaji kwa wahusika wa tatu ili kutoa maoni au kutenganisha

michakato ya suluhu ya moja kwa moja

Utoaji Suluhu kwa Madhara:

Utoaji suluhu ya mwisho au Ripoti ya Kamati ya Kuangazia Lalamiko na upokeaji

wa suluhu kufuatia kutolewa suluhu yoyote

Makubalioano kwenye suluhu

6

SEHEMU YA II: MPANGILIO WA MCHAKATO WA KUSHUGHULIKIA MALALAMISHI

SURA YA I: TIMU YA KUANGAZIA MALALAMISHI YA JAMII

Ibara ya 4: Timu ya Kuangazia Malalamishi

1. Usimamizi wa Mgodi utadumisha Timu ya Kuangazia Malalamishi ya Jamii (“Timu ya

Malalamishi”) inayojumuisha Kiongozi wa Timu ya Malalamishi na Maafisa wa Kuangazia Malalamishi.

2. Wanachama wa Timu ya Malalamishi watakuwa na elimu pamoja na uzoefu mwafaka katika

upatanishaji wa watu na kuihusisha jamii, aweze kuongea Kiswahili na awe na ujuzi katika

nyanja kama vile haki za kibinadamu, usimamizi wa mazingira, masuala ya riziki na uhamishaji watu na kuwapa makao mbadala.

3. Wanachama wa Timu ya Malalamishi hawataruhusiwa kuwawakilisha Walalamishi au jamaa

zao kwenye masuala yaliyo kwenye Mchakato wa Kuangazia Lalamiko kwa muda wa miaka

miwili baada ya kuacha kufanya kazi kwenye Mgodi.

4. Timu ya Malalamishi:

a. itakuwa sehemu kuu ya kuunganisha Mgodi na Walalamishi, ikijumuisha kuwaeleza Walalamishi vile Mchakato wa Kuangazia Malalamishi hufanya kazi, kuwapa maelezo

kuhusu hatua ya ushughulikiwaji wa lalamiko, na kuwasaidia Walalamishi kujaza fomu

na kuutumia mchakato wa Kushughulikia Malalamishi;

b. itasimamia na kuratibu vipengele vyote vya Mchakato wa Kushughulikia Lalamiko;

c. itapokea, kurekodi na kuandaa barua, lalamiko na mawasiliano yaliyoelekezwa

Mchakato wa Kuangazia Malalamishi;

d. itatuma Notisi za Lalamiko kwa Walalamishi na Timu ya Jamii ya Upelelezi ya Madhara na Suluhu, na kusambaza Ripoti za Ofisi za Lalamiko;

e. itasimamia mikutano ya Mazungumzo na Kushauriana na Walalamishi;

f. itafuatilia shughuli za ushughulikiaji wa Lalamiko, matokeo na takwimu (zikijumuisha idadi, hali, muda uliochukuliwa kutatua na matokeo ya Lalamiko);

g. itaendelea kushauriana kwa kila robo mwaka na CCB na Bodi ya Ushauri kuhusiana na

utendakazi wa Mchakato wa Kuangazia Lalamiko;

h. itashiriki katika vikao vya kushauriana na jamii kwenye warsha za kuelimishana

i. itasaidia kuutangaza Mchakato wa Kuangazia Malalamishi na kuhakikisha kuwa

watumiaji walengwa wanauelewa na kuelewa jinsi ya kuutumia.

Ibara ya 5: Kiongozi wa Timu ya Jamii ya Kuangazia Malalamishi

1. Kiongozi wa Timu ya Jamii wa Kuangazia Malalamishi sharti awe na ujuzi wa kitaaluma na

uzoefu katika nyanja ya upatanishaji na uhusishaji wa jamii, haki za kibinadamu, usimamizi wa mazingira, masuala ya riziki na uhamishaji watu.

2. Jukumu la Kiongozi wa Timu ya Kuangazia Malalamishi litajumuisha:

7

a. kuhakikisha utendakazi mwema, wa wazi na wenye mafanikio wa Mchakato wa

Kuangazia Malalamishi kupitia uongozi bora na maelekezo ya Timu ya Malalamishi na kutekeleza mwongozo huu;

b. kutia Malalamishi kwenye makundi kwa mujibu wa aina, kuyasajili na kuushauri usimamizi wa Mgodi jinsi ya kuyapeleleza;

c. kuamua iwapo ataandaa Kikao cha Kamati cha kusikiliza Lalamiko na Kutoa Suluhu;

d. kupendekeza iwapo Usimamizi wa Mgodi unastahili kuweka mikakati ya Kutahadhari au kutoa Msaada wa Kibinadamau;

e. kuteua wanachama wa Kamati ya Malalamishi kutoka kwa orodha ya wale walioidhinishwa iliyoandaliwa na Mgodi, CCB na Bodi ya Ushauri.;

f. kuandika au kusimamia uandishi wa Ripoti za Suluhu kwa Malalamiko;

g. kusimamia uandishi wa Miongozo ya Kurejelea ya ziada kuhusiana na masuala fulani;

h. kupendekeza mabadiliko kwa SOP au taratibu zingine ili kuboresha Mchakato wa

Kuangazia Malalamishi;

i. kufuatilia ubora, uwiano, utoshelezaji na haki na udumishaji wa suluhu za Mchakato wa

Kuangazia Malalamishi;

j. kuandaa ripoti zilizoandikwa kwa Usimamizi wa Mgodi, CCB, na Bodi ya Ushauri kila

robo mwaka kuhusiana na shughuli za Mchakato wa Kuangazia Malalamishi;

k. kuwasilisha ripoti zilizoandikwa kwa CCB na Bodi ya Ushauri kila mwaka kuhusiana na shughuli za Mchakato wa Kuangazia Malalamishi matokeo na takwimu ikijumuisha

idadi, aina, hali, muda uliochukuliwa kutatua na matokeo ya lalamiko), kuhusu hali ya madhara, kuhusu ushauriano na jamii kuhusiana na Mchakato wa Kuangazia

Malalamishi na kuhusiana mabadiliko yaliyopendekezwa kwa Mchakato wa Kuangazia Malalamishi.

SURA YA II: TIMU ZA UPELELEZI NA UHUSISHAJI WA JAMII

Ibara ya 6: Timu ya Kupeleleza Madhara kwa Jamii na Kutathmni Suluhu

1. Usimamizi wa Mgodi utadumisha Timu ya Kupeleleza Madhara kwa Jamii na Kutathmini Suluhu (“Timu ya Upelelezi”).

2. Wanachama wa Timu ya Upelelezi watapokea mafunzo au watakuwa na uzoefu wa kupeleleza, kuhusiana na jamii, haki za kibinadamu, usimamizi wa mazingira riziki, na

uhamishaji wa watu. Wapelelezi wanaofanya mahojiano na wanajamii sharti waongee Kiswahili.

3. Timu ya Upelelezi itawakilisha Usimamizi wa Mgodi kwenye Mchakato wa Kuangazia Malalamishi ikijumuisha kupitia Mazungumzo na Kuihusisha Jamii na katika hatua za Upitiaji

Huru.

4. Timu ya Upelelezi itapeleleza madai yaliyo kwenye Lalamiko kwa:

a. kupokea na kuchanganua habari zilizotolewa na Walalamishi;

b. kupokea na kuchanganua ripoti za utendakazi kutoka kwa Mgodi;

c. kukusanya na kuchanganua ushahidi wa kuonekana na uliorekodiwa;

8

d. kuanzisha au kupata utafiti wowote muhimu (k.m. atachanganua sampuli za maji au

udongo iwapo kuna madai ya uchafuzi wa mazingira);

e. kuwaelekeza wataalamu wowote muhimu au washauri;

f. kuchukua taarifa za mashahidi kutoka kwa mwajiriwa yeyote wa Mgodi, wanakandarasi, au watu wengine wale wanaoweza kuwa mashahidi; na

g. iwapo amearifiwa kwa maandishi, kukusanya ushahidi au kuchukua taarifa za

mashahidi kwa au kutoka kwa Walalamishi au mashahidi wao.

5. Timu ya Upelelezi inaweza kuitisha na kuichanganua ripoti yoyote ya polisi na/au ripoti au

maamuzi kutoka kwa mamlaka za serikali (kwa mfano, Mwanasheria Mkuu), ambapo malalamishi yanafanywa na yanayoinua uwezekano wa shughuli haramu.

6. Wakati wa kupeleleza Malalamishi ambayo yanaibua masuala yanayohusiana na usalama wa

haki za kibibinadamu, Timu za Upelelezi zitafuata Mwongozo wa Upelelezi wa Haki za

Kibinadamu na Usalama kama ulivyoundwa na kurekebishwa na Usimamizi wa Mgodi kila mara.

Ibara ya 7: Timu ya Kuihusisha Jamii

1. Usimamizi wa Mgodi utadumisha Timu ya Kuihusisha Jamii katika idara yake ya mahusiano na

jamii.

2. Wanachama wa Timu ya Kuihusisha Jamii watakuwa na utaalamu na ujuzi katika uhusishaji

wa jamii, haki za binadamu, usimamizi wa mazingira, masuala ya riziki na uhamishaji wa watu.

3. Mashauriano na shughuli za Timu ya Kuihusisha Jamii zitajumuisha masuala yanayoibuka

kutoka kwa Malalamishi kuhusiana na utendakazi wa Mchakato wa Kuangazia Malalamishi,

ikiwa ni pamoja na wanachama wa Timu ya Kuangazia Malalamishi ya Jamii na Idara husika za Mgodi kujadiliwa katika mashauriano na warsha hizo.

4. Wanachama wa Timu ya Kuihusisha Jamii watahudhuria vikao vya kila robo mwaka vya

ushauriano vya Timu ya Kuangazia Malalamishi ya Jamii pamoja na CCB na Bodi ya Ushauri

kuchangia kwenye masuala yanayoibuka katika ushauriano na warsha za kuielimisha jamii.

SURA YA III: KAMATI YA KUANGAZIA MALALAMISHI YA JAMII

Ibara ya 8: Kamati ya Kuangazia Malalamishi ya Jamii

1. Kamati ya Kuangazia Malalamishi ya Jamii (“Kamati ya Malalamishi”) itaundwa kwa watu

watatu huru kwa kila kikao, kila mwanachama akitoka kwenye Orodha ya Mwenyekiti, Orodha ya Mgodi, Orodha ya Jamii. Mwanachama anayeteuliwa kutoka kwa Orodha ya Mwenyekiti

atakuwa mwenyekiti wa Kamati ya Malalamishi.

2. Orodha hizi zitajumuisha wanachama walioteuliwa mapema na kurekebishwa mara kwa mara na Bodi ya ushauri kwa Orodha ya Mwenyekiti; Usimamizi wa Mgodi kwa Orodha ya Mgodi;

na CCB kwa Orodha ya Jamii. Kila Orodha itajumuisha wanawake na wanaume.

3. Wanachama wa orodha hizi watakuwa watu huru na wenye sifa nzuri. Pia, wawe na uwezo

wa kuwasiliana vyema kwa Kiswahili. Wanachama wa Orodha ya Mwenyekiti pia sharti wawe na ujuzi na utaalamu katika nyanja za haki za kibinadamu, usimamizi wa mazingira, masuala

ya riziki au uhamishaji wa watu. Wanachama kwenye Orodha ya Mgodi na Orodha ya Jamii

sharti wahudhurie mafunzo ya kuielimisha jamii kuhusiana na Timu ya Kuihusisha Jamii baada ya kuteuliwa kuwa kwenye orodha hizo.

9

4. Wanachama watateuliwa kuwa kwenye orodha kwa muda wa miaka miwili na wanaweza

kuteuliwa tena kwa miaka mingine miwili. Kujiuzulu kwa mwanachama wa orodha utafanywa kwa maandishi kwa Kiongozi wa Timu ya malalamishi.

5. Kuteuliwa kuwa kwa Orodha kuna maanisha hutajihusisha na shughuli ambazo zitahujumu

uhuru au kutoegemea upande kwa mwanachama au kuonyesha sifa mbaya. Baada ya

kuteuliwa kwenye orodha, wanachama wataapa kutowakilisha au kushauri Walalamishi au jamaa zao au Usimamizi wa Mgodi, kuhusiana na masuala yaliyo mbele ya Mchakato wa

Kuangazia Malalamishi kwa muda wa uteuzi wao kama wanachama wa orodha na kwa muda wa miaka miwili baada ya mwisho wa muhula wao kama wanachama.

6. Bodi ya Ushauri kupitia kura ya wengi, itaamua iwapo kuna suala la kutowiana. Bodi ya

ushauri, kabla ya kufanya uamuzi, itaitisha mawasilisho kutoka kwa mwanachama wa Orodha

ambaye shughuli zake zinadaiwa kutowiana au kukinzana. Uamuzi wa suala hili, pamoja na habari zaidi vitatumwa kwa CCB na Usimamizi wa Mgodi.

7. Vikao vya Kamati ya Malalamishi vitafanyika kwa juma moja kwa kila miezi mitatu au kwa

muda ambao italazimu kuketi kusikiliza Malalamishi ambayo hayajakamilishwa.

SURA YA IV: BODI YA USHAURI NA KITENGO CHA USHAURIANO NA JAMII

Ibara ya 9: Bodi ya ushauri

1. Bodi ya Ushauri ya Mchakato wa Kuangazia Malalamishi itateuliwa na usimamizi wa Mgodi na

itajumuisha Mkuu wa Masuala ya Kisheria na Uzingatiaji wa Acacia na wanachama wengine huru wanne, kila mmoja akiwa na sifa nzuri na mwenye tajriba kwenye masuala ya haki za

kibinadamu, usimamizi wa mazingira, riziki au uhamishaji wa watu. Kutakuwepo kwenye bodi

Watanzania na Watu wa kimataifa, wakijumuisha wanawake na wanaume.

2. Bodi ya Ushauri itatumikia muhula wa kwanza wa miaka miwili na inaweza kuteuliwa tena kwa muhula mwingine wa miaka miwili.

3. Bodi ya Ushauri itateua baada ya miaka miwili au mara nyingi inavyowezekana, wanachama wa Orodha ya Mwenyekiti kwa Kamati ya Malalamishi na wanachama wa Orodha ya

Wataalamu.

4. Bodi ya Ushauri itakuwa na mikutano kupitia upigaji simu kwa pamoja kila robo mwaka

kuzipitia ripoti za Kiongozi wa Timu ya Malalamishi kuhusiana na shughuli za Mchakato wa Kuangazia Malalamishi, kujadili utendakazi wake na kufanya mapendekezo kwa Kiongozi huyo

pamoja na kwa Usimamizi wa Mgodi pia.

5. Bodi ya Ushauri itatembelea eneo la Mgodi mara moja kwa mwaka kujionea utendakazi wa Mchakato Kuangazia Malalamishi.

Ibara ya 10: Kitengo cha Kushauriana na Jamii

1. Wanachama wa Kitengo cha Kushauriana na jamii (“CCB”) watateuliwa baada ya kuteuliwa na jamii na kitajumuisha watu 22 wenye sifa na tabia nzuri na mamlaka yaliyotambulika,

wakijumuisha wanawake na wanaume kutoka vijiji vyote kumi na moja vinavyozunguka Mgodi:

o Kijiji cha Kerende o Kijiji cha Kewanja

o Kijiji cha Nyakunguru o Kijiji cha Matongo

o Kijiji cha Mjini kati

o Kijiji cha Nyabichune

10

o Kijiji cha Nyangoto

o Kijiji cha Komalela o Kijiji cha Nyamwaga

o Kijiji cha Genkuru o Kijiji cha Msege

2. Wanachama wa CCB watateuliwa na vijiji vyao na kuidhinishwa kwenye Kikao cha Kijiji cha

wale ambao walitambuliwa na Baraza la Kijiji. Watu ambao ni maafisa au wanachama wa Baraza la Kijiji, au wa kitengo chochote cha serikali ya mitaa au eneo au ya kitaifa au wale

wameajiriwa na Serikali hawatahitimu kuwa wanachama wa CCB.

3. Wanachama wa CCB watahudhuria mafunzo kuhusiana na haki za binadamu, usimamizi wa

mazingira, masuala ya riziki na uhamishaji wa watu, yanayotolewa na Mgodi baada ya kuteuliwa kwa mara ya kwanza kwenye CCB.

4. Wanachama wa CCB watatumikia muhula wa kwanza wa miaka miwili na kwa muhula

mwingine iwapo watateuliwa tena na vijiji vyao.

5. CCB itateua kila baada ya miaka miwili au mara nyingi itakavyowezekana, kutoka kwa

wanachama wa Orodha ya Jamii, kuketi katika Kamati ya Malalamishi.

6. CCB itakutana kila robo mwaka kuangazia ripoti za Kiongozi wa Timu ya Malalamishi

kuhusiana na shughuli za utendakazi wa Mchakato wa Kuangazia Malalamishi, kuijadili na kufanya mapendekezo kwa Kiongozi wa Timu ya Malalamishi.

7. CCB itatembelea eneo la Mgodi mara moja kwa mwaka kujionea utendakazi wa mchakato wa

Kuangazia Malalamishi.

SURA YA V: WATAALAM

Ibara ya 11: Ushauri wa Kitaalamu

1. Bodi ya Ushauri itateua watu ambao wameandaliwa kuwa kwa Orodha ya Wataalamu ambao

wanaweza kuulizwa kutoa ushauri kwa Walalamishi au Kamati ya Malalamishi kwa gharama ya Mgodi kwa mujibu wa malalamishi fulani au mada. Orodha ya Wataalamu itajumuisha

watu wenye tajriba na ujuzi wa masuala kama:

a. usalama wa umma na wa kibinafsi;

b. madhara kwa haki za kibinadamu na suluhu;

c. masuala ya kimazingira; na

d. uhamishaji wa kuonekana au wa kifedha na utoaji makao mbadala.

2. Uteuzi kwa Orodha ya Wataalamu hauwiani na shughuli ambazo huenda zikaathiri uhuru na kutoegemea upande wowote wa mtaalamu au kuonyesha sifa mbaya. Baada ya kuteuliwa,

wataalamu wataapa kutowakilisha au kushauri Walalamishi au jamaa zao au Usimamizi wa

Mgodi walio mbele ya Mchakato wa Kuangazia Malalamishi au kipindi cha uteuzi wao kama wanachama wa Orodha na kwa kipindi cha miaka miwili baada ya kumaliza kipindi chao kama

wanachama wa orodha.

11

SEHEMU YA III: UTARATIBU WA KUANGAZIA LALAMIKO

SURA YA I: VIPENGEE VYA KIJUMLA

Ibara ya 12: Lugha Rasmi

1. Lugha rasmi ya Mchakato wa Kuangazia Malalamishi ni Kiswahili na Kiingereza.

2. Kutakuwa na mkalimani pale ambapo Mlalamishi au mwanachama wa Kamati ya Malalamishi

huongea Kiswahili na Kiingereza. Mkalimani pia ataandamana na Bodi ya Ushauri wakati wote wanapozuru maeneo yote.

Ibara ya 13: Gharama

1. Usimamizi wa Mgodi utagharamia gharama za wanaohudhuria Mchakato wa Malalamishi. Hii itajumuisha malipo ya kuteti na gharama ya kuhudhuria ya wanachama wa Kamati ya

Malalamishi.

Ibara ya 14: Marekebisho kwa Mwongozo wa Utendakazi na Mchakato wa Kuangazia

Malalamishi

1. Mwongozo huu wa SOP na Mchakato wa Kuangazia Malalamishi unaweza kurekebishwa na Usimamizi wa Mgodi kwa wakati mmoja hadi mwingine. Utekelezaji wa marekebisho na

mabadiliko utafanyika baada ya kushauriana na kutilia maanani maoni ya CCB na Bodi ya Ushauri.

Ibara ya 15: Kipengee cha Utekelezaji

1. Mwongozo huu na Mchakato wa Kuangazia Malalamishi utaanza kutumika mara moja kwa

kiwango kinachokubalika na Usimamizi wa Mgodi ukisubiri ushauriano zaidi na kuidhinishwa

na Usimamizi wa Mgodi.

Ibara ya 16: Kuchapisha Mchakato wa Kuangazia Malalamishi

1. Vitabu na Mwongozo wa Walalamishi unaoeleza Mchakato wa Kuangazia Malalamishi utawekwa wazi kwa jamii, ikijumuisha:

a. kupatikana mtandaoni, kwenye Ofisi ya Mahusiano na Jamii ya Mgodi, na kwenye ofisi

za Ushauriano na Vijiji; na

b. kusambazwa na Maafisa wa Malalamishi na Maafisa wa Ushauriano na Vijiji ikijumuisha wakati wa Kushauriana na Jamii.

2. Usimamizi wa Mgodi pia utachapisha na kuweka wazi Mchakato wa Kuangazia Malalamishi

kama sehemu ya programu ya kufikia na kuihusisha Jamii na kampeni zinazijumuisha

kuchapisha kwenye magazeti, kwenye redio na kupitia mitandao ya kijamii.

SURA YA II: KUWASILISHA LALAMIKO

Ibara ya 17: Malalamishi na Suluhu

1. Mtu yeyote au shirika lolote la kiraia lanaweza kuwasilisha lalamiko kwa Mchakato wa

Kuangazia Malalamishi ya Jamii kwa niaba yao au kwa kumwakilisha mtu mwingine.

12

2. Lalamiko ni wasilisho kuhusiana na dhuluma au ukiukaji haki unaodaiwa, unaojumuisha

madhara mabaya kwa watu au haki za wanachama wa Jamii ya Mara Kaskazini kutokana na shughuli za Mgodi (“Lalamiko”). Madhara mabaya ni hali, tendo au utozingatiaji unaoathiri

kufurahia haki kwa wanajamii (“Madhara”). Malalamiko yanaweza kuibua kanuni za majukumu ya kijamii, sheria, mkataba, ahadi, shughuli za kitamaduni, au mitazamo ya

kijumla ya utendaji haki kutambua madhara mabaya kwa watu na haki za wanajamii.

Lalamiko linaweza kuangazia aina yoyote ya madhara mabaya ikijumuisha madhara kwa:

a. haki za kibinadamu;

b. mazingira;

c. umiliki wa ardhi au mali;

d. makazi na riziki; au

e. afya na usalama.

3. Malalamishi mengi yataangaziwa na Usimamizi wa Mgodi kupitia Mchakato wa Kuangazia Malalamishi ya Jamii ulioelezwa kwenye mwongozo huu. Malalamishi ambayo yanalenga

uamuzi wa ukiukaji haki kwa mujibu wa umiliki wa ardhi na kufidia ardhi au mali, au kwa ushughuliakiaji wa baadaye yataangaziwa na Idara ya Ardhi ya Mgodi kwa ushirikiano na

vitengo husika vya Serikali kwa mujibu wa sheria ya Tanzania.

4. Pale ambapo kumekuwa na maelewano na uamuzi kupatikana kupitia Mchakato wa

Kuangazia Malalamishi kuwa shughuli za Mgodi au washirika wake zitapelekea kutokea athari mbaya, Mlalamishi ataulizwa kuweka ombi la suluhu (“Ombi la Suluhu”) na Usimamizi wa

Mgodi unaweza kutoa usaidizi au suluhu. Suluhu ni mkakati au mikakati inayowekwa kuzuia athari mbaya au kurejesha hali ya awali ambayo imeharibiwa na madhara yaliyotokea.

(“Suluhu”).

5. Usimamizi wa Mgodi unaweza kutoa aina mbalimbali ya Suluhu kupitia Mchakato wa

Kuangazia Malalamishi ya Jamii. Kwa kila kesi, inalenga kutoa suluhu inayowiana na madhara yaliyosababishwa, inayokubalika kitamaduni na inayotosha kuangazia madhara yaliyotokea.

Suluhu hailengi kuangazia au kuondoa hali zingine au za awali, kumfaidi anayepokea au

kuuadhibu usimamizi wa Mgodi. Utalenga kutoa suluhu ya kudumu.

Ibara ya 18: Kuwasilisha Lalamiko

1. Malalamishi yanaweza kuwasilishwa kupitia kuongea (kwa mdomo) au kwa maandishi kwa:

a. Ofisi ya Mahusiano na Jamii, Timu ya Malalamishi, au kwa wanachama wa Timu ya

Kuihusisha Jamii wakati wa kushauriana na jamii;

b. Maafisa wa Ushirikiano na Jamii kwenye vijiji vifuatavyo:

o Kijiji cha Kerende

o Kijiji cha Kewanja o Kijiji cha Nyakunguru

o Kijiji cha Matongo

o Kijiji cha Mjini kati o Kijiji cha Nyabichune

o Kijiji cha Nyangoto o Kijiji cha Komalela

o Kijiji cha Nyamwaga

o Kijiji cha Genkuru o Kijiji cha Msege

2. Malalamishi pia yanaweza kuwasilishwa kwa kuandikwa na kutumwa kwa:

13

a. barua pepe: Northmaragrievances@acaciamining.com;

b. posta: Mgodi wa North Mara, S.L.P 422, Tarime.

3. Kuna Fomu ya Kupokea Malalamishi mwishoni mwa Kitabu cha Walalamishi. Kitabu cha

Walalamishi na Fomu ya Kupokea Malalamishi vitapatikana katika Ofisi ya Mahusiano na jamii, Ofisi za Ushirikiano na Vijiji na mtandaoni.

Ibara ya 19: Nambari ya Mawasiliano ya Moja kwa Moja Bila Kuonesha Mpigaji

1. Usimamizi wa Mgodi utarejesha kwa Timu ya Malalamishi na ripoti zozote zilizopokelewa

kupitia Nambari ya Mawasiliano ya Uzingatifu ya Acacia (simu kutoka Tanzania: 0800754003) ambazo zinaibua madhara mabaya yanayohusiana na Jamii.

2. Kiongozi wa Timu ya Malalamishi ya Jamii atajadiliana zaidi na mtu mwenye anapiga ripoti ili kubaini iwapo atawasilisha Lalamiko.

Ibara ya 20: Mamlaka ya kuwa mwakilishi

1. Wawakilishi au Walalamishi ambao si watu walioathiriwa sharti wawasilishe ushahidi wa

mamlaka waliyo nayo ya kuchukua hatua hiyo.

Ibara ya 21: Wawakillishi, Washauri, na Usaidizi kwa Walalamishi

1. Mlalamishi anaweza kuwakilishwa na yeyote atakayempendelea. Atalazimika kutoa mamlaka

hayo kwa maandishi kwenye Lalamiko lenyewe au kwenye stakabadhi tofauti.

2. Mchakato wa Malalamishi haubainishi haki za kisheria au kujukumika na uwakilishwaji na wakili hakuhitajiki. Hata hivyo, Walalamishi watapata vocha ya masaa manne ya kupata

ushauri wa kisheria na usaidizi, zinazoweza kutumika baada ya kuwasilisha invoisi za kodi

kutoka kwa wawakilishi wa kisheria waliohitimu na ambao watawachagua wenyewe.

3. Iwapo Mlalamishi hawazi kujaza fomu ili kuwasilisha Lalamiko, Timu ya Malalamishi itamsaidia.

4. Mlalamishi anaweza kuitisha na kuiamrisha Timu ya Upelelezi kumsaidia kupata ushahidi na taarifa za mashahidi kuhusiana na madhara anayodai na suluhu zinazowiana na haki

iliyokiukwa anazodai kutolewa.

Ibara ya 22: Malalamishi Yaliyoibuliwa na Usimamizi wa Mgodi

1. Kiongozi wa Timu ya Malalamishi ya Jamii anaweza kuanzisha mchakato wa kuwasilisha

Lalamiko iwapo ataarifiwa kuhusu hali ambayo huenda ikajumuisha madhara mabaya kwa wanajamii na inahitimu kuchunguzwa kwenye Mchakato wa Kuangazia Malalamishi.

SURA YA III: USAJILI NA UPELELEZAJI WA MALALAMISHI

Ibara ya 23: Mahitaji ya Malalamishi

1. Malalamishi sharti yawe na habari zifuatazo:

a. jina na anwani za mtu au watu ambao haki zao ziliathhiriwa na za jamaa zao na yeyote

ambaye anaaminika kuathirika;

b. iwapo ni tofauti, jina na nambari za mawasiliano za Mlalamishi (au walalamishi)

(ikijumuisha anwani ya barua pepe, kama wanayo, nambari ya posta ya kupokea barua) na ushahidi wa mamlaka ya mwakilishi kumwakilisha malalamishi;

14

c. habari zaidi kwa Lalamiko, zinazoeleza mahali, tarehe na wakati wa matukio

yanayodaiwa kuleta madhara;

d. utambulishaji wa vitu au watu Mlalamishi anadai vilisababisha kwavyo au kwa

kuviepuka, madhara yanayoibuliwa na habari za ni kwa nini Mlalamishi anadai Usimamizi wa Mgodi ndio wa kulaumiwa;

e. iwapo ni muhimu, utambulisho wa haki zilizoathiriwa na mada ya Lalamiko;

f. ushahidi zaidi ukijumuisha nakala za ripoti za kiafya na taarifa za mashahidi (au ombi la usaidizi wa kupata vitu hivi);

g. habari za iwapo Lalamiko linahusiana na Lalamiko la awali, Ombi la Mikakati ya Kuchukua Tahadhari, au Ombi la Msaada wa Kibinadamu;

h. hatua zilizochukuliwa (kama zipo) kulalamikia mada hii ya Lalamiko kupitia mchakato mwingine (kwa mfano, Polisi, mashirika mengine ya Serikali, au mahakama), na hali ya

mchakato huo ikijumuisha jina la mamlaka yoyote ya umma ambayo inaangazia suala

hilo la Lalamiko;

i. hatua zilizochukuliwa(iwapo zipo) kupata suluhu kutoka kwa wahusika wengine mbali

na Usimamizi wa Mgodi na/au habari na maelezo ya kushindwa kufanya hivyo; na

j. iwapo Mlalamishi au watu walioathiriwa wanaomba kutotajwa kwa Usimamizi wa

Mgodi, Polisi au mhusika mwingine wa tatu na maelezo kamili ya kutaka ombi hilo.

Ibara ya 24: Muda na Vigezo vya Kutathmini Wakati wa Kuripoti

1. Walalamishi sharti wawasilishe Lalamiko lolote haraka iwezekanavyo baada ya tukio au

matukio yanayodaiwa kupelekea madhara mabaya, kwa kuwa kuchelewa kufanya hivyo kutaathiri Mchakato wa Kuangazia Lalamiko, uwezo wa Mlalamishi kulieleza Lalamiko, na

uwezo wa timu ya Upelelezi kulipeleleza Lalamiko.

2. Baada ya Lalamiko kuwasilishwa, Timu ya Malalamishi itatoa ripoti za kila mara kuhusiana na

hali ya Lalamiko kwa Mlalamishi angalau kila mwezi.

3. Timu ya Malalamishi itakuwa na sajili ya nambari za mawasiliano ya Walalamishi wote.

Ibara ya 25: Jukumu na Uthibitishaji

1. Mchakato wa Kuangazia Malalamishi utakuwa na jukumu la kubainisha madai ya kweli na

yasiyo ya kweli kwa kuzitathmini habari zote au ushahidi uliotolewa, na kutathmini mlalamishi na mashahidi wote.

2. Lalamiko litachukuliwa kuelezwa kikamilifu iwapo itabainika kuwa si kwamba madhara

yametokea au yanaweza kutokea kwa kuangazia kiukamilifu kwa kuangazia hali ilivyo na

habari na ushahidi uliopo.

3. Jukumu la Uthibitishaji katika Mchakato wa Kuangazia Malalamishi hautatumika vikali kama vile kwa mchakato wa kiraia au kiuhalifu kupitia mahakama, kwa kuwa mchakato wa

Malalamishi hautoi uamuzi kuhusiana na haki kisheria au majukumu.

Ibara ya 26: Kuangazia Upya Lalamiko

1. Mchakato wa Kuangazia Malalamishi hautaliangazia Lalamiko iwapo mada yake:

15

a. inasubiri kufanyiwa uamuzi au kukamilishwa kwenye mchakato au utaratibu mwingine,

uwe wa kupitia mahakamani, au usio wa mahakamani, ndani au nje ya Tanzania dhidi ya Usimamizi wa Mgodi au washirika wake; au

b. kuwasilisha tena Lalamiko ambalo tayari limeangaziwa na kutatuliwa kupitia Mchakato wa Kuangazia Malalamishi au utaratibu mwingine, uwe wa kupitia mahakamani, au usio

wa mahakamani, ndani au nje ya Tanzania dhidi ya Usimamizi wa Mgodi au washirika

wake.

2. Hata hivyo, Mchakato wa Kuangazia Malalamishi hautaacha kuangazia Lalamiko iwapo:

a. mchakato au utaratibu mwingine umeelekezwa kwa utathmini wa kijumla wa hali inayoathiri jamii karibu na Mgodi, na hakujakuwa na suluhu lililotolewa au

linaloshikiliwa na linaloegemea kumfaidi Mlalamishi au mwathiriwa; au

b. aliyetoa malalamishi katika mchakato mwingine ni mhusika wa tatu ambaye hana

mamlaka kutoka kwa Mlalamishi na ambapo hakuna suluhu iliyotolewa au

itakayotolewa kumfaidi Mlalamishi au mwathiriwa.

Ibara ya 27: Kuandaa na Kurekodi Malalamishi

1. Timu ya Malalamishi ya Jamii itashughulikia kuandaa na kurekodi Malalamishi yote.

2. Kila lalamiko na nambari yake ya marejelao sharti lirekodiwe ndani ya siku tatu za kazi baada

ya kupokea Lalamiko kwenye Kitabu cha kurekodi na kuwekwa mtandaoni. Tarehe ya kupokea na nambari ya marejeleo vitarekodiwa kwenye Lalamiko.

3. Risiti ya Kuonesha Kupokelewa itatolewa kwa Mlalamishi baada ya kuwasilisha Lalamiko

mwenyewe, na iwapo si kwa mtu binafsi, kutumwa kwake ndani ya siku saba za kupokea Lalamiko. Ithibati ya kuonesha kupokelewa kwa Lalamiko itajumuisha Nakala ya Kitabu kwa

Walalamishi na miongozo mwafaka ya Marejeleo ya Lalamiko.

4. Kitabu cha kusajili Malalamishi kitakuwepo ambacho kitakuwa na:

a. nambari ya marejeleo;

b. aina ya Lalamiko;

c. jina na nambari za mawasiliano za Mlalamishi na mwakilishi yeyote na au mshauri; na

d. tarehe za kupokelewa kwa Lalamiko, barua zote, usajili na uamuzi au kuondolewa kwake.

5. Malalamishi yatashughulikiwa kufuatia mpangilio wa ni lini yaliwasilishwa, lakini Kiongozi wa Timu ya Malalamishi anaweza kuamua kushughulikia lalamiko fulani iwapo:

a. muda unaposonga utaathiri ufanisi wa kuangazia Lalamiko hilo; au

b. Mlalamishi ni mtu aliyeko kwenye hatari ya kupata mawazo, kudhulumiwa, kushambuliwa kuathirika kivyovyote kwa sababu za kushiriki katika Mchakato wa

Kuangazia Malalamishi kwa sababu za umri, jinsia, maumbile, utegemezi, na woga wa matokeo (Mtu aliye kwenye Hatari).

6. Iwapo Malalamishi mawili au zaidi yanarejelea tukio moja, maswala sawa, au kumhusisha mtu mmoja, Timu ya Malalamiko itaangazia malalamishi haya pamoja.

Ibara ya 28: Kusajili na Kuweka Malalamishi kwenye Makundi

16

1. Kiongozi wa Timu ya Malalamishi atakuwa na jukumu la kuweka kwenye makundi Malalamishi

kwa kuzingatia aina, kuyasajili iwapo yana habari zote muhimu, na kuushauri Usimamizi wa Mgodi jinsi yanastahili kupelelezwa.

2. Timu ya Malalamishi itamwandikia Mlalamishi ithibati ya kupokea Lalamiko ndani ya siku 14

ili:

a. kumwarifu Mlalamishi kuwa Lalamiko limesajiliwa kwa kuangaziwa na kumpa maelezo

ni aina gani ya lalamiko;

b. kuomba habari zaidi au stakabadhi kutoka kwa Mlalamishi; au

c. kumwarifu Mlalamishi kuwa lalamiko halitaangaziwa kwa sababu mada hiyo ipo mbele

ya utaratibu mwingine kulitafutia suluhu au iwapo Lalamiko hili limekwisha kuangaziwa na hakuna uwezekano wa kuliangazia tena.

3. Kiongozi wa Timu ya Malalamishi atalenga kutambua masuala nyeti, wahusika walio hatarini

na masuala changamano yaliyoibuliwa kwenye lalamiko na kuishauri Timu ya malalamishi,

Timu ya Upelelezi, na kamati ya Malalamishi itakayoundwa kuchukua tahadhari inayohitajika.

4. Kiongozi wa Timu ya Malalamishi atahakikisha kuwa kesi zinazowahusisha wanawake kwa njia nyeti zinaangaziwa na Maafisa wa Malalamishi wanawake, wapelelezi na Kamati za

Malalamishi. Kiongozi wa Timu ya Malalamishi atahakikisha kuw kuna utunzaji wa usiri wa utambuaji wa wanawake hawa na hali ya Malalamishi yao na kuwapa ushauri kwa namna

ambayo inahatarisha maisha yao.

5. Kiongozi wa Timu ya Malalamishiataishauri Timu ya Upelelezi kuhusiana na njia mwafaka ya

kupeleleza Malalamishi yanayoibua masuala nyeti na iwapo kuwatumia wataalamu huru au wa nje kusaidia katika au kufanya upelelezi.

Ibara ya 29: Muda wa Kufanya Upelelezi

1. Timu ya Malalamishi itaiarifu Timu ya Upelelezi na Mlalamishi kwa wakati mmoja kuwa Lalamiko limesajiliwa.

2. Kiongozi wa Timu ya Malalamishi ataomba kuwa Mlalamishi na Timu ya Upelelezi watoe mitazamo yao, ushahidi, au ripoti kuhusiana na mada ya Lalamiko.

3. Kiongozi wa Timu ya Malalamishi atatenga muda mwafaka wa upelelezaji, akitilia maanani

hali na uchangamano wa mada ya Lalamiko na maoni yoyote ya Timu ya Upelelezi au Mlalamishi kuhusu muda unaohitajika kufanya upelelezi.

SURA YA IV: UTAMBUAJI WA MADHARA MABAYA

Ibara ya 30: Hatua ya Kwanza ya Mchakato wa Kuangazia Lalamiko

1. Hatua ya kwanza ya mchakato wa kutatua Lalamiko ni kutaka kubaini iwapo watu

wameathirika au wapo kwenye hatari kutokana na shughuli za mgodi.

Ibara ya 31: Ushahidi kutoka kwa Mlalamishi

1. Mlalamishi atatoa maelezo kuhusu kulikuwepo na madhara au kuna hatari ya madhara na

Mlalamishi atatoa:

a. taarifa za kina kutoka kwa watu walioathirika, na ikiwezekana atoe madhara halisi;

b. taarifa za kina kutoka kwa mashahidi wowote;

17

c. nakala za ripoti za afya au hata ripoti zingine za wataalamu (iwapo ni muhimu); na

d. habari zingine zaidi au ushahidi.

2. Timu ya Malalamishi inaweza kumwomba Mlalamishi kutoa habari zaidi.

3. Timu ya Malalamishi inaweza kumuuliza Mlalamishi iwapo ana ugumu wa kupata habari,

ushahidi, au taarifa za mashahidi ili kulijenga Lalamiko lake, na iwapo ni hivyo, atataka Timu

ya Upelelezi kumsaidia.

Ibara ya 32: Ushahidi kutoka kwa Mgodi

1. Timu ya Upelelezi itatoa habari yoyote au ushahidi ambayo inalenga kutumia kueleza au kuyapinga madai kuwa kulikuwa na madhara yaliyodaiwa kwenye Lalamiko.

2. Timu ya Upelelezi pia itatoa Ripoti ya Upelelezi kuhusu Lalamiko ambayo itajumuisha:

a. matokeo;

b. majukumu ya kisheria au kijamii, kujitolea au maadili;

c. hitimisho, iwapo inawezekana, iwapo kulingana na matokeo ya hali ilivyo, kulikuwa na

ukiukaji wa kisheria au maadili; na

d. iwapo kulikuwa au kutakuwa na madhara mabaya kutokana na ukiukaji huo.

3. Timu ya Upelelezi haitazuiwa na matokeo yoyote au sheria au maoni ya watu wengine ikijumuisha Polisi.

4. Ripoti ya Timu ya Upelelezi itawakilisha maoni ya Usimamizi wa Mgodi kuhusiana na mada kwenye lalamiko na hitimisho iwapo kumekuwa na au kuna uwezekano wa kuwa na

madhara mabaya kuhusiana na mchakato wa kuangazia lalamiko tu. Ripoti hiyo haitawakilisha uamuzi wa Mchakato wa Kuangazia Malalamishi au matokeo, au jukumu

ambalo linaushurutisha Usimamizi wa Mgodi nje ya Mchakato wa Kuangazia Malalamishi.

5. Timu ya Malalamishi inaweza kuiuliza Timu ya Upelelezi kuandaa au kupata habari zaidi.

Ibara ya 33: Utaratibu

1. Timu ya Malalamishi itawezesha kubadilishana maoni, mitazamo, ushahidi na ripoti baina ya

wahusika.

2. Timu ya Malalamishi itawezesha ubadilishanaji wa maswali na maombi ya habari baina ya

wahusika na kutoa muda wa siku saba au muda wowote bora wa kujibu maombi.

3. Timu ya Malalamishi itakuwa na jukumu la kuwaarifu Walalamishi na Timu ya Upelelezi kuhusiana na maendeleo ya Lalamiko angalau kwa kila siku 30.

Ibara ya 34: Kutembelea Maeneo ya Tukio

1. Baada ya kupata ombi kutoka kwa Mlalamishi au Usimamizi wa Mgodi, Timu ya Malalamishi

itapanga wale ambao wanahusika katika Lalamiko kutembelea eneo la tukio linalodaiwa, kwenye mada kwenye Lalamiko imerejelea.

Ibara ya 35: Wataalamu

1. Timu ya Upelelezi, Mlalamishi na Kamati ya Malalamishi wanaweza kuomba ripoti kutoka kwa mtaalamu aliyeorodheshwa kwenye Orodha ya Wataalamu kuhusiana na mada ya Lalamiko.

18

2. Mipangilio mahususi tawekwa kuhakikisha kuwa Mtaalamu anashiriki katika Mkutano wa Kushirikiana na Kuzungumza au Mkutano wa Upitiaji Huru au baada ya kuombwa na mmoja

wa wahusika, Timu ya malalamishi au Kamati ya Malalamishi.

SURA YA V: MAZUNGUMZO & KUHUSISHANA

Ibara ya 36: Maandalizi ya Mikutano ya Mazungumzo & Kuhusishana

1. Baada ya kubadilishana ushahidi, Timu ya Malalamishi itatuma ombi la kuandaa mkutano wa mazungumzo & Kuhusishana (“Mkutano”) kwa wahusika wote. Ombi la kufanyika Mkutano:

a. litawauliza kila wahusika iwapo wamejiandaa kwa Mkutano kujadiliana kuhusu Lalamiko;

b. litapendekeza tarehe za Mkutano; na

c. litauliza kila wahusika iwapo wanahitaji taarifa au ripoti za mashahidi au wataalamu wakati wa Mkutano.

2. Timu ya Upelelezi, Mlalamishi, au Timu ya Malalamishi wanaweza kuomba kuwepo kwa mtaalamu yeyote, na/au shahidi kwa mtu binafsi au kwa kupiga simu.

3. Mlalamishi anaweza kuwakilishwa, au kuandamana na wakili wake au mshauri mwingine akija kwenye mkutano.

Ibara ya 37: Kuendesha Mkutano wa Mazungumzo & Kuhusishana

1. Lengo la Mkutano kati ya Usimamizi wa Mgodi na Mlalamishi ni kulenga kufikia maelewano ya

iwapo kumekuwa au kuna uwezekano wa kuwa na madhara mabaya kwa namna inayouhusisha Usimamizi wa Mgodi. Timu ya Lalamiko itaongoza mchakato huu wa

kuhusishana na mazungumzo.

2. Mikutano itafanyika kwa eneo lisilo wazi. Watu wengine wasiokuwa Timu ya Upelelezi,

Walalamishi, Wawakilishi wao, washauri wao, mashahidi, au wataalamu hawataruhusiwa kwa mkutano huu baada ya kukubaliwa na Mlalamishi au Usimamizi wa Mgodi.

3. Wakati wa Mkutano, wahusika wanaweza kuwasilisha stakabadhi yoyote, ushahidi, au ushuhuda kutoka kwa shahidi na/au mtaalamu ambao umetolewa kwa mhusika mwingine

hapo awali kabla ya mkutano.

4. Timu ya Lalamiko inaweza kuruhusu upande wowote kuwasilisha stakabadhi mpya au/na

ushahidi wa kuongea wakati wa mkutano. Timu ya Lalamiko itawapa pande zote husika muda wa kutosha kuwasilisha mitazamo yao kuhusiana na ushahidi mpya.

5. Iwapo zaidi ya Mikutano zaidi ya mmoja unahitajika kufikia maelewano, Timu ya Malalamiko

itaandaa na kusimamia Mkutano mmoja zaidi au miwili.

Ibara ya 38: Stakabadhi na Kumbukumbu za Mkutano wa Mazungumzo & Kuhusishana

1. Kumbukumbu zitaandaliwa za kila Mkutano kurekodi tarehe na muda wa mkutano, majina ya walioshiriki, maelewano yaliyofikiwa, na ahadi zozote walizotoa wahusika.

2. Kumbukumbu ni stakabadhi za kutumika na Timu ya Malalamishi. Iwapo upande wowote

utaomba kumbukumbu, watapata nakala isipokuwa tu pale ambapo, yaliyomo yatamweka

mmoja kwenye hatari.

19

Ibara ya 39: Ripoti ya Usuluhishaji Lalamiko

1. Baada ya kukamilika Mkutano wa mwisho, Timu ya Kuangazia Lalamiko itaandaa na kuwapa wahusika Ripoti ya Usuluhishaji wa lalamiko ikionyesha iwapo Usimamizi wa Mgodi na

Mlalamishi waliafikia maelewano ya kuwa kulikuwa na au kuna uwezekano wa kuwa na madhara mabaya kwa namna inayoihusisha Mgodi na ambapo Mgodi utahitajika kutoa suluhu

au kujibu madai.

2. Ripoti ya Usuluhishaji Lalamiko itaeleza:

a. jina la mwanachama wa Timu ya Kuangazia Lalamiko;

b. majina ya washiriki wote;

c. mada ya Lalamiko;

d. maelezo ya mchakato mzima ikijumuisha jinsi mkutano uliendeshwa;

e. habari na ushahidi uliotolewa na washiriki;

f. maelezo zaidi kuhusu kukubaliana au kutokubaliana baina ya Usimamizi wa Mgodi na Mlalamishi kuhusiana na:

1) madhara mabaya yanayodaiwa kwa watu au haki;

2) vipengele vya kisheria, maadili yanayodaiwa kukiukwa yaliyopelekea madhara

makuu;

3) kujihusisha kwa Mgodi au kuhusishwa na madhara mabaya kama inavyodaiwa;

4) madai ya kuhusishwa kwa upande wowote au kuhusishwa na madhara mabaya;

5) iwapo suluhu yoyote inastahili kuangaziwa; na

6) mahitimisho yoyote yale.

3. Iwapo upande mmoja hautakubaliana na yale au baadhi ya yale yaliyomo kwenye Ripoti ya Suluhisho kwa Lalamiko, pande zote zinaweza kutoa maoni na maono yoyote yataandikwa

kwenye ripoti hii.

4. Ripoti ya Usuluhishaji wa Lalamiko itatumwa kwa wahusika haraka iwezekanavyo baada ya

Mkutano wa mwisho.

Ibara ya 40: Kuelekezwa kwa Kamati ya Kuangazia Lalamiko

1. Iwapo hakuna maelewano yaliyoafikiwa kwenye Mkutano, Mlalamishi ataonesha baada ya

kupata Ripoti ya usuluhishaji wa Lalamiko iwapo wanataka Lalamiko kuhifadhiwa makavazini au kuelekezwa kwa Kamati ya Kuangazia Lalamiko hilo kwa Upitiaji Huru. Iwapo hakuna

majibu yanayopokelewa kwa muda wa miezi mitatu, Lalamiko hilo litawekwa kwenye makavazi.

2. If the Grievant requests Independent Review, the Grievance Team Leader shall appoint members of a Grievance Committee from the Rosters, taking into account the subject matter

of the Grievance and any additional considerations, or schedule the Grievance for a hearing before the next already appointed Grievance Committee session. Ikiwa Mlalamishi ataomba

ukahihi binafsi, Kiongozi wa Timu ya Malalamishi atateua wajumbe wa Kamati ya Malalamishi kutoka Rosters, kushughulikia suala la Mgogoro na masuala yoyote ya ziada, au kupanga

Malalamiko kusikilizwa kabla ya siku ijayo iliypangwa na Kamati ya Malalamishi.

20

3. Iwapo Mlalamishi ataomba Upitiaji huru, Timu ya Lalamiko itatuma ushahidi na mitazamo

iliyoandikwa kutoka kwa Mikutano ya Mazungumzo na Kuhusishana na Ripoti ya Usuluhishaji wa Lalamiko hadi kwa kamati ya Kuangazia Lalamiko pindi inapoundwa.

SURA YA VI: UPITIAJI HURU

Ibara ya 41: Kujiandaa kwa Kikao cha Upitiaji huru

1. Timu ya Kuangazia Lalamiko itawasiliana na Timu ya Upelelezi na Mlalamishi kuwauliza iwapo

wanataka kuhudhuria kikao cha Upitiaji Huru wa kamati ya Lalamiko (“Usikilizaji”) au iwapo Kamati ya Lalamiko itatoa uamuzi kwa kutegemea maoni yaliyoandikwa na ushahidi

uliotolewa na pande zote wakati wa Mikutano ya Mazungumzo na Kuhusishana na Ripoti ya Usuluhishaji wa Lalamiko.

2. Iwapo Kikao cha Kusikiliza kitaombwa, Timu ya Lalamiko itawaarifu Mlalamishi na Timu ya Upelelezi tarehe ya vikao vya Kamati ya Lalamiko na kuwauliza kudhibitisha kuhudhuria kwao.

3. Kamati ya Lalamiko itaandaa mkutano wa kabla ya vikao vya usikilizaji ili:

a. kupitia maoni na mtazamo na ushahidi na pande zote kusikilizwa;

b. kupitia Ripoti ya Usuluhishaji wa Lalamiko; na

c. kuandaa maswali kwa wale watakaoenda kwenye kikao cha usikilizaji.

4. Kamati ya Lalamiko itashauriana na Timu ya Lalamiko kuwezesha kuhudhuria kwa Mtu aliye kwenye hatari kufika kwenye Usikilizaji.

Ibara ya 42: Uendeshaji wa Kikao cha Upitiaji huru

1. Lengo la Usikilizaji wa Kamati ya Kuangazia lalamiko ni kuwasikiliza wahusika na kuangazia

ushahidi ili kubaini iwapo kulikuwa na madhara kwa namna ambayo inayohusisha mgodi au

huenda madhara yakatokea iwapo usimamizi wa mgodi hautatoa suluhu.

2. Vikao hivi vitafanyika faraghani. Watu wengine zaidi ya Timu ya Upelelezi, Walalamishi, wawakilishi wao, washauri, mashahidi au wataalamu hawataruhusiwa kikaoni.

3. Wakati wa Usikilizaji, pande husika zinaweza kuwasilisha stakabadhi zozote, ushahidi au ushuhuda kutoka kwa shahidi au mtaalamu ambao tayari umetolewa kwa upande mwingine

husika kabla ya Usikilizaji.

4. Pale ambapo kutatolewa ushahidi mpya kupitia stakabadhi au kuwasilishwa kwa kuongea,

Kamati ya Kuangazia Lalamiko itatoa muda wa kutosha kwa pande zote kutoa maoni na mtazamo wao.

5. Iwapo Kamati ya Lalamiko itaamua kuwa zaidi ya Kikao kimoja cha usikilizaji kinahitajika

kabla ya kufikia uamuzi, Timu ya Kuangazia Lalamiko itaandaa vikao vingine.

Ibara ya 43: Stakabadhi na Kumbukumbu za Vikao vya Usikilizaji

1. Kumbukumbu zitaandaliwa kwa kila kikao na Timu ya Lalamiko ili kurekodi tarehe ya kikao,

muda, majina ya washiriki majina ya Wanakamati ya Kuangazia lalamiko, na kueleza habari na ushahidi uliotolewa na pande husika.

2. Kumbukumbu ni stakabadhi za matumizi ya ndani ya Kamati ya Lalamiko. Iwapo upande

husika utaomba nakala ya kumbukumbu, kamati itampa ila tu pale ambapo, kwa tathmini ya

kamati ya lalamiko, yaliyomo yatamhatarisha tu au shirika.

21

Ibara ya 44: Uamuzi kwa Tathmini ya Ubora

1. Kamati ya Lalamiko itajadiliana kuhusiana na Lalamiko baada ya vikao vya kusikiliza na kulenga kutoa uamuzi iwapo kulikuwa na madhara kwa namna ambayo inauhusisha Mgodi na

hali kwamba usimamizi wa Mgodi utahitajika kutoa suluhu.

2. Baada ya kuhitimisha Usikilizaji, Kamati ya Lalamiko itaandaa Ripoti ya Kamati ya Kuangazia

Lalamiko ikiwa na uamuzi wake kuhusiana na madhara mabaya na masuala mengine inahisi ni muhimu na kujumuisha habari zifuatazo:

a. Majina ya Wanakamati wa Kamati ya Kuangazia Lalamiko;

b. Majina ya washiriki wote;

c. Mada ya Lalamiko;

d. Habari na ushahidi uliotolewa na washirika;

e. Maelezo kamili ya maamuzi ya Kamati ya Lalamiko kuhusiana na:

1) madhara mabaya yaliyodaiwa;

2) vipengele vya kisheria, maadili yanayodaiwa kukiukwa yaliyopelekea madhara

makuu;

3) kujihusisha kwa Mgodi au kuhusishwa na madhara mabaya kama inavyodaiwa;

4) madai ya kuhusishwa kwa upande wowote wa tatu au kuhusishwa na madhara

mabaya;

5) iwapo suluhu yoyote inastahili kuangaziwa; na

6) hitimisho zozote zile.

3. Mwanachama yeyote wa Kamati ya lalamiko atakuwa na haki ya kutoa maoni yake kinzani.

4. Ripoti itatumwa kwa wahusika ndani ya siku 28 baada ya kikao cha mwisho.

SURA YA VII: UTAMBUAJI WA SULUHU

Ibara ya 45: Hatua ya Pili ya Utatuaji wa Lalamiko

1. Hatua ya pili ya Mchakato wa Utatuaji wa Lalamiko utatumika tu pale Ripoti ya Usuluhishaji wa Lalamiko au Ripoti ya Kamati ya Usuluhishaji inahitimisha kuwa Usimamizi wa Mgodi

unahitaji kutoa Suluhu kutokana na madhara yaliyotokea au yaliyo na hatari ya kutokea

yanayohusishwa na shughuli za Mgodi.

2. Lengo la hatua ya pili litakuwa kubaini ni suluhu gani mwafaka na inayowiana na haki iliyokiukwa.

Ibara ya 46: Kuwaarifu Mlalamishi na Usimamizi wa Mgodi

1. Timu ya Kuangazia Lalamiko itampa Fomu ya Maombi ya Suluhu Mlalamishi kwa wakati

mmoja pamoja na nakala ya Ripoti ya Usuluhishaji wa Lalamiko au Ripoti ya Kamati ya Kuangazia Lalamiko ambayo inasema kuwa Usimamizi wa Mgogi sharti uangazie kutoa suluhu

kwa madhara yaliyotokea au yaliyo au uwezekano wa kutokea.

2. Mlalamishi ataombwa kurejesha Fomu ya Maombi ya Suluhu kwa wakati na chini ya siku 14.

22

Ibara ya 47: Ushahidi kutoka kwa Mlalamishi

1. Mlalamishi ataweza kufafanua zaidi katika kufanya maombi ya suluhu iwapo atatoa yafuatayo:

a. taarifa ya kina kutoka kwa watu walioathiriwa na pale inapowezekana kuhusiana na suluhu hitajika kwa madhara yaliyotokea;

b. taarifa za kina kutoka kwa wanaomtegamea mtu au watu walioathiriwa iwapo ni

muhimu;

c. nakala za stakabadhi zinazoonesha kupoteza mali, kipato, ripoti za kiafya na ripoti

zingine muhimu (iwapo ni mwafaka); na

d. habari zingine muhimu au ushahidi.

2. Timu ya Kuangazia Lalamiko inaweza kumuuliza Mlalamishi kutoa habari zaidi.

3. Timu ya Kuangazia Lalamiko inaweza kumuuliza Mlalamishi iwapo anaona ugumu wa kupata

ushahidi au ushuhuda wa mashahidi kuboresha ombi lake suluhu na iwapo atataka kuamrisha Timu ya Upelelezi kumsaidia.

Ibara ya 48: Ushahidi kutoka kwa Mgodi

1. Timu ya Upelelezi itatoa ushahidi wowote ambao Usimamizi wa Mgodi unalenga kutumia

katika kupendekeza suluhu fulani.

2. Timu ya Upelelezi pia itatoa Ripoti ya Suluhu kwa Lalamiko, ambayo itajumuisha:

a. matokeo ya utafiti;

b. vigezo vya kuangazia wakati wa kubaini suluhu;

c. hitimisho, ikiwezekana kuhusiana na iwapo, kwa mujibu wa matokeo ya utafiti, suluhu inayopendekezwa na inaambatana na vigezo muhimu; na

d. suluhu Usimamizi wa Mgodi inapendekeza.

3. Ripoti ya Suluhu itawakilisha maoni ya Usimamizi wa Mgodi ya suluhu mwafaka kwa mchakato wa Kuangazia Lalamiko tu. Haiwakilishi matokeo ya upelelezi bainifu uliofanywa,

majukumu au kujukumika kwa Usimamizi wa Mgodi nje ya Mchakato wa Kuangazia Lalamiko.

4. Timu ya Kuangazia Lalamiko inaweza kuiomba Timu ya Upelelezi kuandaa au kupata habari zaidi.

Ibara ya 49: Utaratibu

1. Timu ya Kuangazia Lalamiko itaongoza ubadilishanaji wa maoni, mitazamo, ushahidi na ripoti

baina ya wahusika.

2. Timu ya Kuangazia Lalamiko itaongoza ubadilishanaji wa maswali na maombi ya habari baina

ya wahusika na kuwapa siku saba au muda unaotosha kutoa majibu.

3. Timu ya Kuangazia Lalamiko itanuia kuwapasha habari Walalamishi na Timu ya Upelelezi kuhusiana na Ombi la Suluhu angalau kila baada ya siku 30.

Ibara ya 50: Kuzuru Eneo la Madhara

23

1. Baada ya kupewa ruhusa na Mlalamishi, Timu ya Upelelezi inaweza kumtembelea Mlalamishi

nyumbani au eneo jingine lile kwa lengo la kutathmini kiwango cha athari au madhara ambayo yanahitaji suluhu. Bila kuwa na ziara hii, itakuwa ngumu kubaini kiwango cha

madhara yanayodaiwa au hata kutetea maombi yao ya suluhu fulani ya kuondoa madhara.

Ibara ya 51: Wataalamu

1. Timu ya Upelelezi, Mlalamishi au Kamati ya Kuangazia Lalamiko inaweza kuomba ripoti kutoka

kwa wataalamu walio kwenye orodha ya Wataalamu kuhusiana na suluhu hitajika.

2. Maandalizi mwafaka yatafanywa kuwawezesha wataalamu kushiriki katika Mkutano wa Kuhusishana na Mazungumzo au katika Kikao cha Upitiaji Huru baada ya kuombwa na pande

husika katika kesi hii, Timu ya Lalamiko au Kamati ya lalamiko.

SURA YA VIII: UTARATIBU WA KUTOA SULUHISHO

Ibara ya 52: Mazungumzo & Kuhusishana na Upitiaji Huru

1. Mchakato wa Mazungumzo & Kuhusishana na Upitiaji Huru ulioelezwa kwenye Ibara ya 36-44

hapo juu utatumika inavyostahili kukubaliana au kubainisha suluhu mwafaka inayowiana na madhara husiaka.

3. Muda na hatua zilizoelezwa katika mchakato huo zitatumika katika Mchakato wa Kutoa Suluhu.

Ibara ya 53: Ripoti za Usuluhishaji wa Lalamiko & Kamati ya Kuangazia Lalamiko Kuhusiana na Suluhu

1. Ripoti ya Usuluhishaji wa Lalamiko & Kamati ya Kuangazia Lalamiko Kuhusiana na Suluhu itaeleza:

a. jina la Timu ya kuangazia Lalamiko au mwanachama wa Kamati ya lalamiko;

b. majina ya washiriki wote;

c. Ripoti ya Usuluhishaji wa Lalamiko au Ripoti ya Kamati ya Lalamiko inayobaini kuwa

Usimamizi wa Mgodi unastahili kuangazia kutoa suluhu;

d. mada ya Lalamiko na suluhu zinazoombwa na Mlalamishi;

e. maelezo ya mchakato mzima ikijumuisha vile mikutano iliendeshwa;

f. habari na ushahidi uliowasilishwa na washiriki;

g. maelezo ya kukubaliana au kutokubaliana baina ya Usimamizi wa Mgodi na Mlalamishi

au hitimisho za Kamati za:

1) suluhu mwafaka inayowiana/kutoshana na haki husika;

2) mchango wowote wa mhusika wa tatu kuhusiana na suluhu, iwapo inawezekana;

na

3) hitimisho zozote zile.

SURA YA IX: USULUHISHAJI WA LALAMIKO

Ibara ya 54: Matokeo ya Kisheria ya Usuluhishaji wa Lalamiko

24

1. Shughuli zote za Mchakato wa Kuangazia Malamishi ikijumuisha Ripoti za Usuluhishaji wa

Lalamiko na Kamati ya Lalamiko zitatumika tu kwa ajili ya Mchakato wa Kuangazia Lalamiko tu. Hazitatumiwa kuupa jukumu usimamizi wa Mgodi au Mlalamishi kivingine.

2. Walalamishi na waathiriwa hawatatakiwa kuziondoa haki zao kuwasilisha madai dhidi ya

Mgodi katika kitengo kingine ili kuangazia lalamiko Kupitia Mchakato wa Kuangazia

Malalamishi.

3. Suluhu zote zitaeleza kuwa iwapo Mlalamishi ataleta lalamiko jingine kupitia Mchakato wa Kuangazia Malalamishi au dai jingine dhidi ya Usimamizi wa Mgodi, au upande mwingine ule

kupitia mchakato mwingine wa kutafuta suluhu kuhusiana na mada hiyo moja na madhara yanayodaiwa, Suluhu iliyotolewa inaweza kusawazishwa na nyingine iliyotolewa kwa

Mlalamishi.

Ibara ya 55: Kuwasilisha Suluhu

4. Wapokezi wa suluhu watafikiwa kisiri wakati wa mchakato wa Kuangazia Lalamiko na kuhusu

vile Suluhu zinastahili kutolewa kwa usalama wao na kwa ufanikifu wa muda mrefu wa suluhu husika.

5. Suluhu zitatolewa kwa kutenda wema au kupitia malipo kwa watoa huduma, taasisi, au vituo vya afya iwapo itawezekana. Suluhu zitatolewa moja kwa moja na kisiri kwa wapokezi na si

kwa wawakilishi wakijumuisha shirika lolote la kiraia ambalo liliwasaidia, isipokuwa pale wapokezi waliaga dunia au ni watu walio chini ya umri kisheria.

6. Suluhu zitatolewa kwa namna na wakati ulioelezwa katika Ripoti ya Kamati ya kuangazia

Lalamiko.

7. Mpokezi wa suluhu atatia sahihi Risiti ya Suluhu pindi atakapoipokea.

SURA YA X: HITIMISHO KWA MCHAKATO WA KUANGAZIA LALAMIKO

Ibara ya 56: Kufuatilia

1. Baada ya kila miezi sita, baada ya kutolewa kwa Risiti ya Suluhu, Timu ya Kuangazia Malalamishi itafuatilia kwa Usimamizi wa Mgodi na Mlalamishi kuhusiana na hali ya suluhu na

maendeleo yake.

2. Utoaji wa ripoti ya kila mara ya Timu ya Malalamishi utaangazia hali ya utolewaji wa suluhu

na ufanikifu wake.

3. Kiongozi wa Timu ya Malalamishi anaweza kwa uamuzi wake kutoa mapendekezo kwa usimamizi kuhusiana na utolewaji na mafanikio ya suluhu iliyokubaliwa na kuamuliwa katika

mchakato wa Kuangazia Lalamiko.

Ibara ya 57: Ombi la Uangaziaji Upya

1. Mlalamishi anaweza kutoa ombi la Uangaziwaji Upya wa lalamiko iwapo anaamini kuwa

Usimamizi wa mgodi haujawajibika ipasavyo kutoa suluhisho lililowekwa wazi kwenye Ripoti ya kamati ya Lalamiko; au pale suluhu iliyotolewa haitoshi, haiwiani na madhara husika kwa

sababu ya mambo yaliyopo sasa na ambayo hayakuwepo wakati wa kuangazia suluhu (“Ombi la Uangaziaji Upya).

2. Ombo la Uangaziaji Upya litashughulikiwa sawa na Ombi la Suluhu: kwanza kupitia mchakato wa Mazungumzo & Kuhusishana halafu iwapo itaombwa, kupitia mchakato wa Upitiaji Huru.

25

3. Suluhu litaangaziwa upya iwapo Mlalamishi atatoa maelezo kamili na habari za kina za

masuala yaliyopo ambayo hayakuwepo awali wakati suluhu lilikuwa linatolewa kwenye mchakato wa Kuangazia Lalamiko.

4. Suluhu litakubalika kuangaziwa tena iwapo tu itakubaliwa kuwa kulikuwa na mambo au

vigezo ambavyo vipo sasa na havikuwa wakati wa kujadili na kutoa suluhu, pale sa=uluhu

itabainika kutotosheleza mahitaji, au kutowiana na madhara yaliyotokea..

5. Mabadiliko ya masuala ambayo hayahusiani na madhara yaliyoripotiwa si kigezo cha kuangazia upya suluhu iliyokubaliwa na kutolewa awali.

Ibara ya 58: Kuliondoa Lalamiko

1. Mlalamishi, kwa wakati wowote anaopendelea, anaweza kuliondoa lalamiko lake kwa

kuiandikia notisi hiyo Timu ya Kuangazia Lalamiko.

2. Taarifa za Malalamishi zitawekwa kwenye hifadhi za makavazini na Kiongozi wa Timu ya

Malalamishi au kama atakavyoona ni bora au kuendelea kuyatathmini mambo yaliyowasilishwa kenye lalamiko ili kubaini madhara yanayotokea au yaliyo na uwezekano

wa kutokea na yanahusisha Mgodi.

Ibara ya 59: Kuhifadhi kwenye Makavazi

1. Kiongozi wa Timu ya Malalamishi anaweza, baada ya kupata ombi kutoka kwa Mlalamishi au

baada ya wakati wa miezi mitatu kukamilika bila Mlalamishi kuitikia mwito wa Kamati ya Kuangazia Lalamiko, kutolewa kwa Ripoti ya Kamati ya Lalamiko inayoeleza kuwa hakukuwa

na Madhara mabaya, au baada ya miezi sita kupita tangu kutolewa kwa Risiti ya Suluhu, kulihifadhi lalamiko kwenye makavazi.

2. Kutowajibika na kujukumika kwa Mlalamishi inavyostahili kwa muda mrefu, kukijumuisha kukosa kuomba kuelekezwa lalamiko kwa Kamati ya Lalamiko kwa Upitiaji Huru ndani ya

miezi mitatu, kutozingatia makumbusho ya kila mwezi, vitapelekea kuwekwa makavazini kwa malalamiko.

26

SEHEMU YA IV: HALI MUHIMU NA ZA DHARURA

SURA YA I: MIKAKATI YA KUJIHADHARI

Ibara ya 60: Mikakati ya Kutahadari

1. Kiongozi wa Timu ya Kuangazia Lalamiko anaweza kwa uamuzi wake, au baada ya kuombwa na Mlalamishi au pendekezo la Usimamizi wa mgodi, kuweka mikakati ya kuchukua tahadhari

kwa kuangazia masuala ya dharuara na muhimu ambayo yanaonekana kuihusisha Mgodi na

ambayo yasipoangaziwa yanaweza kuzua athari mbaya kwa mwanajamii.

2. Tahadhari hizi zitalenga kuangazia hali ambazo, kwa vile zilivyo, hazitasubiri suluhu kupitia Mchakato wa Kuangazia Lalamiko.

3. Mikakati ya kujihadhari inajumuisha, kwa mfano, utoaji wa matibabu au usaidizi unaohitajika

kwa haraka, kwa mtu ambaye amewasilisha lalamiko na ambalo bado halijaamuliwa au

Usimamizi wa Mgodi kusimamisha shughuli au kumuuliza mwanakandarasi au mtu mwingine kusimamisha shuhjuli. Mikakati ya kuchukua tahadhari huwa haihusishi usaidizi wa kifedha.

Ibara ya 61: Maombi ya Kuchukuliwa Tahadhari

1. Maombi ya kuchukuliwa mikakati ya tahadhari yatajumuisha:

a. kutambua habari kwa mtu yeyote aliyeathiriwa;

b. maelezo ya habari kimfululizo ambazo zinapelekea kufanywa kwa ombi hili au habari zozote zile; na

c. maelezo ya Mikakati ya Kutahadhari yanayoombwa.

2. Kiongozi wa Timu ya Lalamiko atamshauri anayefanya ombi hili kuwa atapata majibu kutoka

kwa Usimamizi wa Mgodi kwa kipindi cha masaa 48.

3. Kiongozi wa Timu ya Lalamiko atampa kwa njia ya maandishi aliyefanya ombi hili majibu

akieleza uamuzi wa Usimamizi wa mgodi, sababu, Mfaidi, aina ya Mikakati ya Kutahadhari iliyotolewa, na kubaini iwapo kuna Lalamiko ambalo bado halijaangaliwa.

4. Ombi lililofaulu la Kuchukuliwa kwa Mikakati ya kutahadhari litaonesha kupokelewa kwa

majibu ya Mgodi yaliyoandikwa na mikakati ya tahadhari inayochukuliwa. Kiongozi wa Timu

ya Lalamiko atafuatilia ombi hili na kuweka Mikakati ya Kutahadhari yoyote iliyochukuliwa na Usimamizi wa mgodi.

SURA YA II: MSAADA WA KIBINADAMU

Ibara ya 62: Msaada wa Kibinadamu

1. Kiongozi wa Timu ya Lalamiko anaweza kwa uamuzi wake au baada ya kuombwa hivyo na Mlalamishi au mapendekezo yoyote kuwa Usimamizi wa Mgodi utoe Msaada wa Kibinadamu,

kwa ajili ya hali ya dharura ya kiafya ambayo inahusishwa na jeraha lililotokea kwenye enao la Mgodi.

2. Msaada wa Kibinadamu utafikiriwa tu pale ambapo mikakati ya kutahadhari au suluhu kupitia

Mchakato wa Kuangazia Malalamishi si mwafaka (mfano, iwapo Lalamiko liliwasilishwa lakini

likakataliwa au pale ambapo hakuna Lalamiko limewasilishwa). Msaada huu utatolewa pale penye hali inayohatarisha maisha ipo.

27

3. Msaada wa Kibinadamu unaweza kujumuisha, kwa mfano, utoaji wa huduma za afya za muda

mchache, pale kuna usaidizi wa dharura kwa mtu aliyejeruhiwa kwenye ajali wakati akipita kwenye eneo la Mgodi. Usaidizi wa Kibinadamu hautahusisha msaada wa kifedha.

Ibara ya 63: Kufanya ombi la Msaada wa Kibinadamu

1. Ombi la Msaada wa Kibinadamu litajumuisha:

a. kutambua habari za Mshataki au Anayemtegemea;

b. maelezo ya kina ya masuala yanayopelekea kufanywa kwa ombi hili na habari zingine muhimu; na

c. maelezo ya aina ya Msaada wa Kibinadamu unaoombwa.

2. Kiongozi wa Timu ya Lalamiko atamshauri anayefanya ombi la Msaada wa Kibinadamu

kusubiri majibu ya Usimamizi wa Mgodi chini ya masaa 48 baada ya kufanya ombi hilo.

3. Kiongozi wa Timu ya Lalamiko atampa aliyefanya ombi hili majibu kwa njia ya maandishi

akieleza uamuzi wa Usimamizi wa Mgodi, na sababu, mfaidi, aina ya Msaada wa Kibinadamu uliokubaliwa, na kubainisha iwapo kuna Lalamiko lolote lililokamilishwa.

4. Anayefanya ombi la Msaada wa Kibinadamu unaofaulu atakubali kupokea majibu kutoka kwa

Usimamizi wa Mgodi na Msaada wa Kibinadamu. Kiongozi wa Timu ya Lalamiko atafuatilia

utolewaji na maendeleo ya msaada huu kutoka kwa Mgodi.

28

SEHEMU YA V: UWEKAJI USIRI, UHAKIKISHO NA MAREJELEO

SURA YA I: UWEKAJI USIRI NA UHAKIKISHO

Ibara ya 64: Uwekaji Usiri

1. Shuguli zote za Mchakato wa Kuangazia Malalamishi, mikutano, ikijumuisha kumbukumbu zake, na Ripoti za Usikilizaji wa Lalamiko na za Kamati ya Lalamiko zitawekewa usiri

unaohitajika na wahusika wote na hazitatumika katika mchakato mwingine ule na au dhidi ya

mhusika yeyote.

2. Ushahidi (wa kuonekana, uliochapishwa, na uliosimuliwa) unaotolewa kwa wahusika wengine wakati wa mchakato wa Kuangazia Lalamiko utawekwa kwa usiri unaohitajika na wahusika

wote wanaopokea stakabadhi hizo na hautatumika katika mchakato mwingine tofauti ila tu pale unahusiana na mada husika na kwenye kuangazia Lalamiko.

3. Usiri huu hautazuia utoaji habari husika kwa watu wengine wanaohusika katika mchakato huu, yaani wawakilishi wa wahusika na washauri, kwa usimamizi wa Mgodi na washirika

wake, na jamaa za Mlalamishi.

4. Hili pia halitauzuia Usimamizi wa Mgodi kuipa Bodi ya Ushauri, au CCB habari au ripoti za

watu wasiotaka utambulisho wao kuwekwa wazi, zikijumuisha ripoti za kuripoti kwake kwa umma, na kuangazia kuripoti kwa takwimu zinazohusisha Mchakato wa Kuangazia lalamiko.

Ibara ya 65: Uhakikisho

1. Timu ya kuangazia Malalamishi italenga kuwezesha ufikiaji wamchakato wa Kuangazia

Malalamishi na Walalamishi, waathiriwa na mashahidi, ikijumuisha kufanya mipangilio ya kuwasaidia wale walio kwenye hatari kufika kwenye Vikao bila kuwaarifu wasiohusika na kwa

mazingira salama.

2. Wanawake na watu walio kwenye hatari watapewa nafasi maalum iwapo kuna hatari ya

unyanyapaa, iwapo familia au watu wa jamii watapata kufahamu kuhusu mada yenyewe ya Lalamiko au wako kwenye hatari ya kushambuliwa iwapo wengine watafahamu kuhusu

suluhu aliyopokea kupitia Mchakato wa Kuangazia Malalamishi.

3. Kwa kuzingatia sheria zilizopo, Usimamizi wa mgodi hautaripoti au kuwashtaki Walalamishi au

mashahidi wanaohusika na kuwasilisha lalamiko.

4. Usimamizi wa Mgodi hautalenga kuwaadhibu au kuwaonea Walalamishi, mashahidi,

wawakilishi , washauri, au wataalamu kwa sababu ya kuwasilisha lalamiko au kwa kuwakilisha, kutoa taarifa au maoni ya kitaalamu kwa Mchakato wa Kuangazia Malalamishi.

SURA YAII: UELEKEZI KWA WENGINE

Ibara ya 66: Uelekezaji kwa wengine kwa upelelezi

1. Iwapo Lalamiko litabaini kuwa kulikuwa na makossa ya uhalifu yaliyotendwa na wale

wanaodaiwa kusababisha au kuchangia madhara mabaya, au maafisa wa Serikali au

wahusika wengine walihusishwa katika kutokea kwa madhara, Usimamizi wa mgodi unaweza kuelekeza mada ya Lalamiko kwa mamlaka husika ya nchi ya Tanzania kwa upelelezi.

2. Usimamizi utalenga kupata kibali kabla ya kuweka wazi majina ya wanajamii wnaohusika

katika Lalamiko (ikijumuisha Walalamishi, waathiriwa, au mashahidi) kwa mamlaka ya serikali

au wahusika wengine kwa nia ya upelelezi. Katika hali maalum, na kwa mujibu wa sheria,

29

Usimamizi wa Mgodi unaweza kutotoa utambulisho. Hili linaweza kuathiri uwezo wa Mchakato

wa Kuangazia Malalamishi kubaini iwapo madhara yalitokea au la.

Ibara ya 67: Uelekezaji kwa wengine kwa suluhu, kufidiwa au kutoa maoni

1. Mlalamishi anaweza kuuomba Usimamizi wa Mgodi kumsaidia kuwasilisha shitaka la kosa la

uhalifu au kufikia mchakato mwingine wa kupata uwajibikiaji au suluhu kwa kuzingatia mada ya lalamiko.

2. Iwapo Mchakato wa Kuangazia Lalamiko utatoa suluhu kwa Mlalamishi kwa madhara mabaya

yanayohusisha mhusika wa tatu, usimamizi unaweza kutafuta kupata fidia kutoka kwa wahusika hawa wa tatu.

3. Iwapo kutokana na Mchakato wa Kuangazia Malalamishi usimamizi wa Mgodi hautatoa suluhu, au kutoa suluhu lisilo kamilifu kwa madhara yanayohusisha wahusika wengine wa

tatu, Usimamizi wa Mgodi unaweza kuelekeza suala hili kwa mhusika wa tatu na ombi kuwa watoe suluhu kwa Mlalamishi.

4. Usimamizi utalenga kupata kibali kabla ya kuweka wazi majina ya wanajamii wnaohusika katika Lalamiko (ikijumuisha Walalamishi, waathiriwa, au mashahidi) kwa mamlaka ya serikali

au wahusika wengine kwa nia ya upelelezi. Katika hali maalumu, na kwa mujibu wa sheria, Usimamizi wa Mgodi unaweza kutotoa utambulisho. Hili linaweza kuathiri uwezo wa

Mchakato wa Kuangazia Lalamiko au michakato mingine ya kutoa suluhu mwafaka.

30

SEHEMU YA VI: RIPOTI YA KILA MWAKA NA MIKUTANO YA KIUSIMAMIZI

Ibara ya 68: Maandalizi ya Ripoti ya Kila Mwaka

1. Kiongozi wa Timu ya Kuangazia Malalamishi atatoa Ripoti ya Kila Mwaka kwa Usimamizi wa

Mgodi CCB na Bodi ya ushauri.

2. Kiongozi wa Timu ya Kuangazia Malalamishi ataidhinisha kufanyika au kuandaa utafiti wowote

na ripoti ambazo yeye au Bodi ya Ushauri itaonelea ni mwafaka kwa utendakazi wa Mchakato

wa Kuangazia Malalamishi.

Ibara ya 69: Ripoti ya Kila Mwaka

1. Ripoti ya Kila Mwaka inayotolewa na Kiongozi wa Timu ya Kuangazia Malalamishi itajumuisha habari zifuatazo:

a. Hali halisi, shughuli, na mafanikio ya Mchakato wa Kuangazia Malalamishi yakijumuisha:

i. malalamiko yaliyopokelewa, kusajiliwa, kupitiwa, kusuluhishwa, kuondolewa, na

kuwekwa hifadhi makavazini;

ii. aina za Malalamishi;

iii. mikakati ya kutahadhari iliyotolewa;

iv. shughuli na vikao viliyofanyika vya Mchakato wa Kuhusishana & Mazungumzo na

Upitiaji Huru;

v. ripoti za Usuluhishaji wa Lalamiko na za Kamati ya Lalamiko zilizotolewa; na

vi. hali ya ilivyo ya utoaji wa suluhu kama ilivyoamuliwa

b. Shughuli na mafanikio ya timu ya Kuangazia Malalamishi, Timu ya Upelelezi, na Timu ya Kuihusisha Jamii;

c. Hatari, mifumo, matatizo, mambo ibuka, vikwazo, maendeleo na mafanikio yaliyopatikana katika Mchakato mzima wa Kuangazia Malalamishi;

d. Maitikio ya kujifunza kutoka kwayo au yanayodhihirisha masuala na madhara mabaya yanayohusisha Mgodi;

e. Habari za matumizi ya pesa, gharama ya kuendesha na kudumisha Mchakato wa

Kuangazia malalamishi na gharama ya suluhu zilizotolewa kutokana na Malalamishi yaliyowasilishwa; na

f. Utathmini wa utendakazi kijumla wa Mchakato wa Kuangazia Malalamishi ukijumuisha Kanuni za Umoja wa Mataifa za Kuongoza jukumu la Mashirika (Mgodi) kwa jamii.

2. Yale yatakayoambatana na Ripoti ya Kila Mwaka ni:

a. Takwimu za malalamishi ya jamii & haki za kibinadamu kwenye Mgodi;

b. Takwimu za shughuli na matokeo ya Mchakato wa Kuangazia Malalamishi;

c. Muhtasari wa Ripoti zote za Usuluhishaji wa Malalamishi na za Kamati ya Kuangazia Malalamishi, bila kuonesha majina ya wahusika.

Ibara ya 70: Mikutano ya Kila Mwaka

31

1. Kutakuwa na Mikutano ya kila mwaka kati ya Kiongozi wa Timu ya Kuangazia Malalamishi

na CCB na kati ya Kiongozi wa Timu ya Kuangazia Malalamishi na Bodi ya Ushauri kupitia na kujadili shughuli za Mchakato wa Kuangazia Malalamishi, Timu ya Kuangazia Malalamishi na

Ripoti ya Kila Mwaka.

SEHEMU YA VII: MICHAKATO MINGINE YA KUHUSIAHA NA KUSHAURIANA NA JAMII

Ibara ya 71: Ushauriano na Jamii Unaoendelea

1. Wakati wa mikutano ya kila robo na kila mwaka, Usimamizi wa Mgodi utaihusisha CCB

kuhusiana na vipengee vyote vya utendakazi wa Mchakato wa Kuangazia Malalamishi

pamoja na masuala ya kuhusu athari ya Mgodi kwa jamii.

2. Timu ya Mgodi ya Kuihusisha Jamii itajumuisha masuala ya Malalamishi na kuwajumuisha wanachama wa Timu ya Kuangazia Malalamishi kwenye programu zake zinazoendelea za

kushauriana na jamii ya Mara Kaskazini.

Ibara ya 72: KushauriananaSerikali

1. Usimamizi wa Mgodi utaandaa Makongamano ya Serikali ambayo yanalenga kushirikiana

moja kwa moja na idara za serikali na viongozi wa Serikali ya Tanzania angalau mara moja

kwa mwaka kuhusiana na utendakazi wa Mchakato wa Kuangazia malalamishi.

2. Makongamano haya ya Serikali yatatoa nafasi kwa Usimamizi wa Mgodi na Serikali kuibua na kujadili masuala kuhusiana na Mchakato wa Kuangazia Malalamishi na athari ya Mgodi

kwa jamii.

3. Makongamano ya Serikali yatakuwa nyongeza ya mikutano kati ya Usmamizi wa Mgodi ya

kila mara na viongozi wote wa Jeshi la Polisi wa serikali ya Tanzania wakiwemo wa serikali za mitaa, maeneo na wale wa kitaifa kujadiliana kuhusu masuala ya kiusalama.