Mennonite Rapport d Activites 2015[1]

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Mission Mennonite Haïti

Site de prise en charge de la tuberculose, duVIH/SIDA, des IST et de Planification Familiale.

Croix des Bouquets

Réseau GHESKIO/MSPP/PEPFAR

RAPPORT

D’ CTIVITES

2014 2015

Willy DUNBAR, MDCoordination Techni que

Octobre 2015


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PLAN

1- PRESENTATION DE LA CLINIQUE

2- REALISATIONS DANS LES DOMAINES DE LA:

2.1- GESTION ADMINISTRATIVE

2.2- GESTION FINANCIERE

2.3- GESTION DU PERSONNEL

2.4- GESTION DES INFRASTRUCTURES ET DU MATERIEL

2.5- GESTION DES CONSOMMABLES

2.6- GESTION DE L’HYGIENE ET DE LA SECURITE

2.7- GESTION DES SOINS

2.8- GESTION TECHNIQUE DU LABO

2.9- GESTION DES DONNEES

3- INDICATEURS DE PERFORMANCE

4- STRATEGIES D’AMELIORATION DE LA QUALITE DES SOINS ET PERSPECTIVES

OBJECTIFS

- Illustrer par des chiffres clés, et des

stratégies de gouvernance les activités de

l’année fiscale 2014-2015.

- Leçons apprises.

- Perspectives d’avenir.


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1- PRESENTATION DE LA CLINIQUE

1977: Création de la Mission Mennonite Internationale.

1990: Début des activités médicales en Haïti.Cinq Cliniques: Croix des Bouquets (la clinique principale) - Carrefour -Gros-Morne - Abricots - Jérémie.23 Mars 1990: Ouverture de la clinique de la Croix-des-Bouquets.Services Offerts: Tuberculose, VIH/SIDA, Planning Familial et Clinique Générale.Population de desserte: 238.222

Liste des Employés:

NAME JOB TITLE

Greg GOOSSEN MM Haiti Country DirectorJean DORNELUS Site DirectorClarens JOSEPH Accountant / HRO

Willy DUNBAR, Jr MD, Site Technical CoordinatorMickenson SAIMPHARD MD, Care Physician

Heather ISAAC Nurse PractitionnerLarousse CONSTANT Data Entry ClerckGerarna PHILOGENE Nurse, TB and PF

Jorel DORLEUS TB Evaluator

Marjorie Jean WERLEY Nurse, CounselorMagdala CONSTANT Nurse, ARV and OI DrugsFrantzcy DORLEUS MT, Lab Head

Yndy PIERRE Medical TechnologistLindsay M. O. PIERRE MD, Social Service Resident

Kettline PAUL FW Supervisor - PIMUDErduce M. SAINT-FORT FW, Educator, PIMUD

Clautude VERDIEU FW, Educator, PIMUDKetline ISIDORE FW, Educator, PIMUD

Edna JOSEPH FW, Educator, PIMUDMarie Gaelle ST-HILAIRE Nurse, Reception

Mireille ARISME Nurse, ReceptionLunie LAGUERRE HIV-FW

Kesner PETIT-HOMME HIV-FWRosaire LOUIME Maintenance

Laurore Wanais JEAN Janitor and Maintenance


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2.1-GESTION ADMINISTRATIVE

2.2- GESTION FINANCIERELa gestion financière est renforcée- Budget: Nouveau budget élaboré avec le GHESKIO.- Elaboration d’une petite caisse, Capacité d’autofinancement représente unepart relatif aux dépenses engagées au cours de l’exercice.- Prévision rationnelle des recettes- Dépenses organisés en accord avec l’équipe de gestion de fonds

Problèmes et ContraintesRencontrés au début

Solutions apportées Perspectives

Absence de:- Manuel de Règlementsinternes.- Projet de qualité : CQI

pour cette année.- Conseil d’administration

présent au niveau du site.- Comite éthique (sélection

et thérapeutique).

Formation de:- Conseil administrationinterne : Directeur du

pays, directeur du site,coordonnateur techniqueet Officier de ressourceshumaines - comptable.- Comite éthique

(sélection etthérapeutique) : Personnelde soins. Projets d’amélioration

de la rétention et decontrôle de l’infection

Manuel de règlementsintérieurs rédigé,disponible, connu etrespecte.

Rencontreshebdomadairesd’évaluation

Formation Healthqualet validation des

projets Amélioration des

discussions autour desdécisionsadministratives etcliniques

Renforcement durespect des règlements

pour une améliorationde la qualité desservices.


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2.3- GESTION DU PERSONNELLa clinique est divisée en différentes sections : accueil et contrôle des signesvitaux, section TB, section VIH, section PF, laboratoire, section de gestion desdonnées et maintenance.



Pas dossiers pour le personnel

Pas de Système demotivation du

personnel Pas de Plan de

formation continue Pas de Centre de

documentation avecregistre defréquentation, Abs,

Conge... Pas d’évaluation du

personnel Pas de réunions de staff

Nomination d’un

officier de ressourceshumaines

Equipe de gestionintégrée du staff etcentre dedocumentationcomplet et valide misen place.

Plan de formationavec les centres

GHESKIO, le MSPPet le LNSP.

Evaluation du personnel en find’exercice.

Calendrier de réunionélaboré. (rencontreshebdomadaires etmensuelles)

Système de motivationdu personnel à mettreen place


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2.4- GESTION DES INFRASTRUCTURES ET DU MATERIEL

Plan de maintenance, Carnet de bord des véhicules et Fiches de réparationgérés par la mission mennonite haïtienne.

Existence de mesures de Contrôle de l’infection (Labo, Salle d’attente, sallede consultation) mais non rigoureusement suivies.


Solutions apportées Commentaires etperspectives

Manque d’espace de

travail pour le personnel se basant surle respect de laconfidentialité du

patient. (l’infirmière en

soins partage la salledu travailleur social etconseiller)

Dossiers médicaux

gardes dans des boitesen cartons dans lesupply room

Espace de travailredéfini selon laconfidentialité et les

besoins. Classeur Métallique

pour les dossiersmédicaux disponible.

Plan de maintenanceet d’inventaire

Projet deréaménagement

physique de laclinique en cours devalidation.


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2.5- GESTION DES CONSOMMABLES

Bonne gestion des Intrants de labo, des produits pharmaceutiques et du matérielde protection. Inventaire et approvisionnement régulièrement réalisés.Perspectives : accélération du processus de livraison à mettre en place en accordavec les institutions partenaires. (SCMS, LNSP)

2.6- GESTION DE L’HYGIENE ET DE LA SECURITE

- Hygiène générale du bâtiment respectée: présence de personnel de soutien.


Solutions Proposées etperspectives

Responsables

Brulage de tous lesdéchets dans l’arrièrecours de la cliniquesans séparation

(infectieux et noninfectieux)

Gestion des déchetsselon les normesinstitutionnelles maisadaptées à la réalité

du site Création d’un comité

de surveillance et decontrôle del’infection.

Directeur du Site Coordonnateur du site Personnel de soutien


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2.7- GESTION DES SOINS- Séances d’éducation pour les patients à la salle d’attente - Protocoles thérapeutiques MSPP respectés

- Bonne Surveillance des IO- Bonne Coordination Labo-Archives-Equipe de soins



Contrôle des patients sous prophylaxie a l’INH non

adéquat. Perte des patients depuis

le testing. Patients avec RPR

positifs non traites malgréla disponibilité de laPNC.

Pas de vérificationd’échec thérapeutique.

Pas de régime dedeuxième ligne.

Genexpert non demandes

pour les retraitements dela TB ni pour lescoinfectés.

Pas d’activités de terrain pour le VIH.

Le travailleur socialexécute les taches duconseiller et du

psychologue. Pas de stratégies de

rétention en soins des patients.

Non affichage desalgorithmes de PEC

Meilleur contrôledu système desoins et monitoringde l’évolution.

Cas d’échecthérapeutiques etchangement derégime.

Accord avec leLNSP : Matériel degenexpert à mettreen place.

Recrutementd’agents de terrain.

Plan de rétention etde relance enexécution

Plan d’activités

avec les MARPs

Renforcement dusystème desurveillance des soinset intensification desactivités de relance, derétention et de testingdes MARPs.

Formation continue

2.8- GESTION TECHNIQUE LABO

Les demandes d’examens et les heures sont notées dans le registre. Deux techniciens disponibles ; Pas de rotation formelle.


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2.9- GESTION DES DONNEES

Bonne gestion des données : Registres disponibles et à jour, Notification descas et livraison des rapports aux partenaires.

Backlog complètement résolu.


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3. INDICATEURS DE PERFORMANCE 2014 - 2015

INDICATEURS Annuels Mensuels OCT NOV DEC JAN FEV MAR

VCT 5373 447 447 462 341 507 320 481VIH + 26 25 23 33 23 29

Prévalence du VIH 5.8 5.4 6.7 6.5 7.2 6.0

Enrolement en soins 461 38 12 16 11 21 10 14

Enrolement aux ARV 208 18 13 11 7 10 16 15

Actifs sous ARV 405 202 211 210 212 220 234

Symptomatiques resp. évalués 247 242 207 256 162 208

Patients diagnostiqués TB 41 46 41 48 30 37

Test VIH pour Patients TB(+) 514 42 36 43 38 47 27 34

Cas de TPM+ 35 43 35 45 28 41

Patients mis sous anti-TB 41 46 41 48 30 37

Patients tuberculeux traités 29 29 29 22 40 29

Patients TB depistés pour le VIH 36 43 38 47 27 34

Coinfection TB/VIH 3 4 4 8 4 5

Cas coinféctés mis sous RHEZ 69 6 3 5 3 7 4 6

Cas coinféctés mis sous ARV 69 6 3 5 3 6 4 9

INDICATEURS AVR MAI JUIN JUIL AOUT SEPT Total %

VCT 427 377 375 489 397 534 5157 95.9

VIH + 27 28 27 44 23 37 345

Prévalence du VIH 6.3 7.4 7.2 9.0 5.8 6.9 6.7

Enrolement en soins 21 7 26 41 18 34 231 50.11

Enrolement aux ARV 21 4 18 27 21 32 195 93.75

Actifs sous ARV 246 242 251 266 280 307 307 75.80

Symptomatiques resp. évalués 210 215 217 223 203 215 2605Patients diagnostiqué TB 36 26 28 42 37 34 446

Test VIH pour Patients TB(+) 35 26 27 42 36 34 425 82.68

Cas de TPM+ 29 24 21 32 33 25 391

Patients mis sous anti-TB 36 26 28 42 37 34 446

Patients tuberculeux traités 34 28 32 39 21 26 358

Patients TB depistés pour le VIH 35 26 27 42 36 34 425

Coinfection TB/VIH 7 3 6 2 5 4 55

Cas coinféctés mis sous RHEZ 5 0 4 2 5 4 48 69.57Cas coinféctés mis sous ARV 7 0 4 2 2 3 48 69.57


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C- ACTIFS SOUS ARV

D- ACTIFS SOUS ARV PAR RAPPORT AUX PERTES; ANNEE 2015

E- PERDUS DE VUE : 313

F- RELANCE : 313

G- REVENUS EN SOINS : 37


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4. STRATEGIES

4.1 DEPISTAGE ET OFFRE DE SOINS AUX GROUPES CIBLES

A- PLAN D’IMPLEMENTATION - Identification de représentants de MARPS- Evaluation de la Capacité du Site à recevoir les MARPs.- Respect de la confidentialité- Services Rapides et Adaptés- Sensibilisation et formation de personnel- Planification d'activités (sensibilisation, éducation et dépistage)

communautaires.- B- STRATEGIES- Renforcement de la présence de l'institution au niveau de la communauté.- Identification de groupes à risques (TS, HARSAH) et désignation d'une

personne pour instituer le lien- Elaboration d'un plan d'accueil- Mise en Place d'un système de suivis (partenariat)

C- ACTIVITES- Education et Sensibilisation communautaires (ouvertes et fermées)

-

Distribution de Condoms- Accessibilité au PEP- Offre de services psycho-sociaux et légaux (système de partenariat et de

référence)- Dépistage institutionnel et communautaire- Offre de soins (Dépistage, IO, ARV, IST, PF, screening du cancer du col)

D- PERSPECTIVES- Matériels d'éducation et de soins.- Personnels d'éducation, de soins et de suivis.-

Renforcement institutionnel (système de soins et de rétention)- Partenariat avec d'autres institutions


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4.2 CLINIQUE VIH - Circuits des Nouveaux Patients

1- Dépistage CDV: Counseling pré-test, référence au Labo pour prise

de sang, Counseling Post test le même jour.

1.1- Patient VIH positif: Counseling pré enrôlement aux soins et aux

ARV, enrôlement aux soins, référence au Labo le même jour pour

bilan de base et dépistage de la TB puis RDV dans une semaine.

1.2- Patient éligible aux ARV: Counseling pré-ARV, Comité de

sélection et proclamation de la décision en présence du patient. Si le

patient est mis sous ARV, RDV dans 15 jours, sinon dans 8 jours pour

une prochaine préparation.

1.3- Patient non-éligible aux ARV: référence en soins palliatifs. RDV

chaque 15 jours pendant 2 mois puis chaque mois.

2- Patient VIH négatif: counseling post-test et soins généraux.


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4.3 PLAN DE RENFORCEMENT DE L’ADHERENCE ET DE LARENTENTION AUX SOINS

1- La réduction du temps d’attente à la clinique

Stratégies Activités Responsabilité 1.1-Augmenter lespoints de service etpriorité aux patientsVIH

- Par la promotionde la polyvalencedu personnel etde la priorité aux

patients ARV.

- Designer un autre prestataire pourles visites desoins primaires

- Chef des servicescliniques

- Coordonnateur dusite

- Directeur du site

1.2- Réduire le tempsd’attente des patients

en général.

- Donner la prioritéaux patients ARV

- Accueil- Infirmière

Clinicienne- Infirmière

dispensatrice- Chef des services

cliniques- Coordonnateur du

site- Directeur du site

2- Le renforcement de l’adhérence

Stratégies Activités Responsabilité 2.1-Renforcer l’Accueil

des patients.

-Préparer les agents

d’accueil pour un meilleuraccueil des patients afinde les orienter vers les

points de service.

- Chef des services

cliniques

2.2 Fidéliser l’accord aux

nouveaux placés sousARV

- Appeler les nouveaux placés sous ARV

- Médecin en soins ensuiteinfirmière et agents deterrain

2.3-Appeler les patients àla veille de chaquerendez-vous

-Générer la liste des visites prévues chaque semaine.

-Placer les appelstéléphoniques à la veille

- Data Clerc- Infirmière dispensatrice- Agents d’accueil et de

terrain


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de chaque visite.2.4-Appeler le lendemainles patients qui ont ratéleur rendez-vous.

-Générer la liste de visitesratées chaque jour.-Placer les appels

téléphoniques.

- Data Clerc- Infirmière dispensatrice- Agents d’accueil et de

terrain2.5-Renforcer lecounseling.

-Renforcer le counseling àchaque visite

-Equipe de soins

2.6-Réaliser des groupesde support pour lesnouveaux enrôlés et lespatients avec problèmed’adhérence.

-Organiser le groupe desupport périodiquement.

-Equipe de soins

2.7-Donner des incitatifsaux patients.

-Donner des frais detransport et/ou supportalimentaire si possible

-Administration

3- La recherche active des patients perdus de vue

Stratégies Activités Responsabilité 3.1-Appeler les patients

perdus de vue.

Générer une liste des

perdus de vue sur une basemensuelle.Appeler les patients partéléphone.

- Data Clerc

- Infirmièredispensatrice

- Agent d’accueil et

de terrain

3.2-Réaliser des visites àdomicile pour despatients perdus de vue.

Assurer une bonne prisedes coordonnéesdémographiques des

patients.

Réaliser des visites àdomicile.

- Agents de terrain- Travailleur social

3.3-Amener lespatients à se présenter leplus vite que possible.

Envoyer les frais detransport aux patients.

- Agent de terrain- Travailleur Social- Administration


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4.4 Plan de contrôle de l’infection à la tuberculose

A- Renforcement des Mesures de gestionObjectifs Activités ResponsabilitéA- 1-Assurer quel’ensemble du

personnel reçoitune formation

- Établir uncalendrier deformation.

- Réaliser lesséances deformation.

- Réaliser desséances derecyclage.

- l’officier decontrôle del’infection

- le directeur du site

- le coordonnateurdu site

A-2-Promouvoirdes services delaboratoire rapideset de qualité

- Rencontrer périodiquement leresponsable du labo

pour s’assurer de la

réalisation des testsrapides moléculaires

et bacilloscopies enmoins de 48 heures

pour toutsymptomatiquerespiratoire.


A-3 Assurer lasurveillance del’évaluation

- Mettre à ladisposition du

personnel desexemplaires du plande contrôle del’infection.

-Surveiller la miseen œuvre des

pratiques de contrôlede l’infection sur

une basequotidienne.

-Effectuer uneévaluation des



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risques et uneanalyse sur la luttecontre latransmission de la

tuberculose avec un plan d’amélioration

des performances enfin d’exercice

B- Renforcement des Mesures administrativesObjectifs Activités ResponsabilitéB-1-Assurer ledépistage précoce

-Identifier lessymptomatiquesrespiratoires à l’inscription

-Administrer lequestionnaire de dépistagede la tuberculose à tous lesnouveaux patients.

-L’agent d’accueilde la clinique

-Les agents PIMUD

B-2- Séparer lessymptomatiquesrespiratoires des

autres patientsdans un espacebien ventilé.

- Séparer lessymptomatiquesrespiratoires identifiés à

l’accueil de la clinique desautres patients

-L’agent d’accueilde la clinique

-Les agents PIMUD

B-3- Promotion desrègles d’hygiène et

affichage desinformations sur latoux.

- Afficher des posters sur latoux dans toutes les zonesd’attente et au laboratoire.

-Réaliser des séancesd’éducation en groupe et

individuelle pour lessymptomatiquesrespiratoires et les patientsde la clinique TB.

- Assurer la disponibilitédes robinets pour le lavagedes mains.

- l’Officier

-Les agents PIMUD

-Le responsable del’hygiène

B-4- Mettre en place un -Développer un circuit de -L’officier


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circuit de prise encharge rapide dessymptomatiques

respiratoires

prise en charge rapide dessymptomatiquesrespiratoires.

-Afficher une copie de cecircuit de prise en chargedans les bureaux des

prestataires des cliniquesVCT, TB, ARV.

-Les prestataires dela clinique TB

B-5- Évaluerpériodiquement le

personnel.

- Évaluer chaque année lesmembres du personnel pourla tuberculose.

- Offrir chaque année surune base volontaire ledépistage du VIH auxmembres du personnel.

- Offrir des traitements auxmembres séropositifs du

personnel (ARV et prophylaxie, etc.) en toute

confidentialité.

- Établir un registreconfidentiel des membresdu personnel qui sontdiagnostiqués tuberculeux.

- L’officier

- Le coordonnateur

- Le directeur

C- Renforcement des mesures environnementales

Objectifs Activités ResponsabilitéC-1-Promouvoir laventilation naturelle auniveau de l’institution.

- Garder les fenêtres et portes ouvertes au niveau dela salle d’attente et au

niveau des salles deconsultation de la cliniqueTB

- Afficher des autocollants

demandant de laisser lesfenêtres et les portes

-L’officier

-Les prestataires de laclinique TB


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ouvertes au niveau dessalles de consultations de laclinique TB.

-Maintenir des espaces en plein air pour recevoir les patients

C-2- Utiliser des systèmesde ventilation mixtes auxendroits où la ventilationnaturelle est insuffisante.

- Installer des ventilateurs pour assister la ventilationnaturelle (en gardant lesfenêtres ouvertes) dans lessalles de consultations de laclinique TB.

- Assurer que cesventilateurs fonctionnentquotidiennement.

- Assurer qu’un entretienrégulier des ventilateurssera effectué.



- le coordonnateur du site

C-3- Utiliser des rayons

ultraviolets germicides(UVGI) dans les endroits àhaut risque d’infection

par la bactérietuberculeuse.

UVGI à se procurer - l’officier de

contrôle del’infection


- le coordonnateur du site

E- Renforcement des mesures de protection individuelle.Objectifs Activités Responsabilité

D-1-Distribuer desmasques chirurgicaux auxsymptomatiquesrespiratoires.

- Distribuer des masqueschirurgicaux auxsymptomatiquesrespiratoires une foisidentifiés.

- Assurer la disponibilité deces masques à la fin dumois.

-L’agent d’accueil de laclinique VCT, les

prestataires des cliniquesTB et ARV.

-Le responsable de stocksde l’administration et

l’officier de contrôle de

l’infection

D-2- Distribuer desmasques respirateurs

- Distribuer des masques N-95 ou FFP2 chaque 2

- Le directeur et l’officier decontrôle de l’infection.


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N-95 ou FFP2 auxprestataires.

semaines aux membres du personnel des cliniquesVCT, TB, ARV, de laradiologie, et du labo.

- Assurer la disponibilité deces masques à la fin dumois

-Le responsable de stocksde l’administration et

l’officier de contrôle de

l’infection

4- LECONS APPRISES ET PERSPECTI VES

L’année 2014-2015 a été marquée par le dynamisme et le sens de l’innovationdes parties prenantes : l’équipe de direction du site, la coordination des

Centres GHESKIO et les autres partenaires. Malgré les troubles, la cohésionde nos forces et de nos idées, le respect des engagements nous ont permisencore une fois d’offrir des services de qualité à tous et surtout aux plus

vulnérables comme en témoigne la diversité de ce rapport d’activités. A travers une approche d’amélioration continue de la qualité, nous allons

poursuivre cette mobilisation collective et nous continuerons à prônerl’excellence en actions.

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