MENÙ DI APERTURA 1. MENÙ ACQUISIZIONI 2 MENÙ BILANCIO 3

  • View
    218

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of MENÙ DI APERTURA 1. MENÙ ACQUISIZIONI 2 MENÙ BILANCIO 3

  • Slide 1
  • MEN DI APERTURA 1
  • Slide 2
  • MEN ACQUISIZIONI 2
  • Slide 3
  • MEN BILANCIO 3
  • Slide 4
  • IMPOSTAZIONE BILANCIO Allinizio di ogni anno, prima di procedere con gli acquisti, necessario configurare a livello di biblioteca il bilancio (di competenza o di cassa, v. pag. 41 del Manuale) e impostarlo tramite le seguenti operazioni: creazione capitoli di spesa per lanno in corso creazione eventuali voci di spesa allinterno dei capitoli 4
  • Slide 5
  • Rinnovo capitoli e voci Il programma prevede un sistema di rinnovo automatico di capitoli e voci di spesa ma necessario tenere presente che: Se si scelto bilancio competenza: in fase rinnovo capitoli e voci i residui degli anni precedenti vengono trascinati sullanno successivo. Se non si vuole ci si consiglia di inserire nuovamente tutti i cap. e le voci distinguendoli per anno (cap./anno; voce/anno). Se si scelto bilancio cassa: non recupera i residui, ma sposta gli ordini aperti sulle voci di spesa corrispondenti dellanno successivo.
  • Slide 6
  • CREAZIONE NUOVO CAPITOLO DI SPESA 6
  • Slide 7
  • INSERIMENTO DATI CAPITOLO DI SPESA 7
  • Slide 8
  • CREAZIONE VOCE DI SPESA Una volta creato il capitolo, possibile suddividere la cifra stanziata, totalmente o in parte, tra una o pi voci di spesa. 8
  • Slide 9
  • INSERIMENTO DATI VOCE DI SPESA 9
  • Slide 10
  • INSERIMENTO VOCE DI SPESA EFFETTUATO impegnato: ammontare dei prezzi indicativi degli ordini aperti fatturato: pagato, cio somma dei prezzi effettivi disponibilit effettiva: somma ancora disponibile una volta detratti impegnato e fatturato, e sommati eventuali residui non impegnati dellanno precedente (nel caso si sia scelto il bilancio di competenza). 10
  • Slide 11
  • SITUAZIONE CAPITOLI E VOCI DI SPESA 11
  • Slide 12
  • PRODUZIONE ELENCO CAPITOLI E VOCI DI SPESA Serve per ottenere un elenco dei capitoli e delle voci di spesa esistenti. Selezionando il range di interesse si lancia la stampa tramite il tasto conferma; il sistema rimanda il messaggio la stampa stata inoltrata e si pu andare a vedere utilizzando la funzione reports. Lelenco pu essere o solo visualizzato o stampato su carta o file. 12
  • Slide 13
  • LANCIO RINNOVO CAPITOLO La modalit di rinnovo automatico dei cap. di spesa pu essere usata solo dalle biblioteche che possono riutilizzare i residui degli anni precedenti 13
  • Slide 14
  • STAMPA RINNOVO 14
  • Slide 15
  • RICALCOLO VOCI DI SPESA Spuntando il campo aggiorna gli importi vengono aggiornati, altrimenti vengono visualizzati quelli errati e quelli corretti con la dicitura da aggiornare evidenziata in giallo 15
  • Slide 16
  • Stampa ricalcolo voci di spesa 16
  • Slide 17
  • GESTIONE FORNITORI 17
  • Slide 18
  • RICERCA FORNITORE La ricerca avviene allinterno del Catalogo Sebina. 18
  • Slide 19
  • VISUALIZZAZIONE DATI FORNITORE GI ESISTENTE 19
  • Slide 20
  • CREAZIONE NUOVO FORNITORE 20
  • Slide 21
  • INSERIMENTO DATI FORNITORE Il codice fornitore quello assegnato dalla ragioneria, nel caso mancasse (es.: doni e scambi) necessario costruirlo in base alle regole (es.: ITMIGIUFF) che trovate al seguente link: http://www.sba.unimi.it/Staff/2137.html http://www.sba.unimi.it/Staff/2137.html 21
  • Slide 22
  • INSERIMENTO FORNITORE EFFETTUATO 22
  • Slide 23
  • CONDIZIONI FORNITORE ESISTENTI 23
  • Slide 24
  • INSERIMENTO DATI CONDIZIONI NUOVO FORNITORE 24
  • Slide 25
  • BUONO DORDINE 25
  • Slide 26
  • INSERIMENTO NUOVO BUONO DORDINE Attenzione: occorre prima inserire buono, poi ordine perch a partire dallordine non si pu inserire un nuovo buono 26
  • Slide 27
  • INSERIMENTO DATI BUONO 27
  • Slide 28
  • BUONO INSERITO Man mano che si collegano gli ordini al buono vengono incrementati i campi numero ordini e totale buono. La finestra buono integrativo compare solo se la funzione stata impostata nelle configurazioni di biblioteca 28
  • Slide 29
  • RICERCA BUONO DORDINE ESISTENTE 29
  • Slide 30
  • ESITO RICERCA BUONI Selezionando il buono se ne possono visualizzare i dati. Da qui possibile anche inserire direttamente un buono nuovo. 30
  • Slide 31
  • ORDINI COLLEGATI 31
  • Slide 32
  • DETTAGLIO ORDINE 32
  • Slide 33
  • ORDINI 33
  • Slide 34
  • TIPOLOGIE DI ORDINE possibile effettuare ordini per tre tipologie di documento: monografie ordini permanenti seriali Per inserire un nuovo ordine bisogna cercare/creare il titolo. Ci sono tre casi possibili: A) titolo non presente nel catalogo B) titolo presente in polo e indice C) titolo presente solo in indice 34
  • Slide 35
  • TIPOLOGIE DORDINE 35
  • Slide 36
  • MODALIT DI RICERCA ORDINI In questa schermata per lanciare la ricerca ci sono due possibilit: ? di fianco al titolo: cerca solo per titolo o parte del titolo negli ordini della biblioteca Pulsante ricerca: lancia la ricerca allinterno degli ordini della biblioteca a partire da pi parametri (nr. standard, identificativo ) N.B.: Nel campo materiale il programma presenta di default lopzione M-libro moderno che cerca tra il materiale cartaceo (M,S,C). Per cercare un tipo di materiale particolare selezionarlo dallelenco, per cercare in tutte le tipologie selezionare lopzione vuota 36
  • Slide 37
  • MONOGRAFIE: RICERCA ORDINE CON FILTRI BASE In questa fase la ricerca avviene allinterno degli ordini della biblioteca su cui si sta lavorando 37
  • Slide 38
  • RICERCA CON FILTRI AGGIUNTIVI 38
  • Slide 39
  • ESEMPIO 39
  • Slide 40
  • Elenco ordini della biblioteca per il titolo cercato e, nel caso lelenco fosse troppo lungo, possibilit di filtrare con ulteriori parametri 40
  • Slide 41
  • Con il pulsante cerca in polo lancia ancora la ricerca tra gli ordini. Con il pulsante cerca in indice lancia la ricerca del titolo nel catalogo (polo + indice) 41
  • Slide 42
  • Se la ricerca ha dato esito negativo, con il tasto indietro si torna alla schermata iniziale e si clicca su Nuovo acquisto ordine 42
  • Slide 43
  • A) SCHERMATA INSERIMENTO ORDINE (titolo non presente nel catalogo) 43
  • Slide 44
  • Per lanciare la ricerca occorre compilare il campo titolo e cliccare sul punto di domanda posto a lato. N.B.: il pulsante ? ha normalmente la funzione di Help ma in alcuni casi, come in questo, viene utilizzato per lanciare una ricerca 44
  • Slide 45
  • LANCIO RICERCA TITOLO 45
  • Slide 46
  • LA RICERCA IN POLO NON HA PRODOTTO RISULTATI Cliccando sul pulsante ricerca si lancia la ricerca in indice (il campo ricerca in indice preselezionato) 46
  • Slide 47
  • TITOLO NON PRESENTE NEANCHE IN INDICE A QUESTO PUNTO SELEZIONANDO NUOVO DOCUMENTO SI PU INSERIRE IL TITOLO 47
  • Slide 48
  • TITOLO NON PRESENTE NEL CATALOGO: INSERIMENTO TITOLO 48
  • Slide 49
  • INSERIMENTO DATI NUOVO DOCUMENTO 49
  • Slide 50
  • Il titolo cos creato a livello 01 (solo in polo) e viene automaticamente inserito nella schermata dellordine 50
  • Slide 51
  • TITOLO INSERITO Si partiti da un buono gi inserito: appaiono precompilati i campi: fornitore e cap. di spesa Nel caso si partisse direttamente da un ordine senza buono vanno compilati tutti i campi 51
  • Slide 52
  • COMPLETAMENTO DATI ORDINE 52
  • Slide 53
  • ORDINE INSERITO In alto a destra compare il nr. dordine, assegnato automaticamente 53
  • Slide 54
  • STAMPA SINGOLO ORDINE 54
  • Slide 55
  • Tutte le volte che si lancia una stampa, per poterla visualizzare/stampare bisogna cliccare su reports (bottone in alto a destra) 55
  • Slide 56
  • ORDINE AL FORNITORE Il testo di questa lettera personalizzabile tramite le configurazioni di biblioteca (a cui possono accedere solo gli operatori autorizzati) 56
  • Slide 57
  • STAMPA BUONO DORDINE Inserito lultimo ordine di un buono, possibile stampare il buono a partire da questa schermata, cliccando su stampa ordini 57
  • Slide 58
  • INSERIMENTO DATI PER STAMPA BUONO DORDINE In questa schermata possibile comunicare i parametri per la stampa di singoli ordini, buoni, intervalli di ordini e/o buoni. Per stampare le note al fornitore bisogna spuntare il campo stampa note dellordine 58
  • Slide 59
  • STAMPA INOLTRATA 59
  • Slide 60
  • ORDINI RELATIVI AD UN BUONO DORDINE 60
  • Slide 61
  • SCHERMATA ORDINE (TITOLO GI PRESENTE IN POLO) 61
  • Slide 62
  • B) LANCIO RICERCA TITOLO (PRESENTE IN POLO) 62
  • Slide 63
  • DOCUMENTO TROVATO IN POLO 63