Metodología para la elaboración de Manuales de Procedimientos

Metodología para la elaboración de Manuales

de Procedimientos

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ContenidoObjetivo1

Definición

Fases del procedimiento3

Manual de procedimientos

Procedimientos hacendarios5

2

4

OBJETIVOLos participantes conocerán los conceptos básicos de los procedimientos administrativos, que les permitirá elaborar el Manual de Procedimientos de su unidad administrativa y modernizarlos respecto a los que se realizan actualmente.

DEFINICIÓNManual de Procedimientos

Es un instrumento que señala en forma clara la secuencia de las operaciones que deben realizarse para cumplir las funciones dentro de una organización.

Producto(“Resultado de un proceso”)

(“conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan, ...”)

Proceso SalidaEntrada(Incluye los recursos)

Procedimiento(“Forma especificada de llevar a cabo una

actividad o un proceso”)

Oportunidades de seguimiento y medición(Antes, durante y después del proceso)

Definición

La importancia de establecer un procedimiento dentro de una organización, facilita que todo el personal tenga claro que hacer y lo haga de la misma forma.

FASES DEL PROCEDIMIENTO

La metodología para la descripción de los procedimientos de acuerdo con la realidad operativa y con las normas establecidas, contempla cinco fases, las cuales son:

Primera: Definición de objetivos

Segunda: Recolección de información

Tercera: Análisis de la información

Cuarta: Diseño del procedimiento

Quinta: Diseño de formatos

Primera fase: Definición de objetivos

El punto de partida cuando se investiga uno o varios procedimientos, ya sea para implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con precisión los aspectos siguientes:

Delimitación del Procedimiento:• ¿Cuál es el procedimiento que se va

a analizar?• ¿Dónde se inicia?• ¿Dónde termina?

Está delimitado

Secuencia lógica Tiene un responsable

Tiene un objetivo

Segunda fase: Recolección de información

Para recabar la información, es necesario acudir a diversas fuentes, conocer las actividades de las unidades administrativas; a los funcionarios y empleados quienes pueden aportar la información para el análisis, el diseño e implantación de procedimientos; con la finalidad de tener un panorama real de las condiciones, medios y personal que operan los procesos.

Consiste en recabar los documentos y datos que

una vez organizados, analizados y

sistematizados, permitirán conocer los

procedimientos, y posteriormente proponer

los ajustes que se consideren convenientes.

Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son:


Consiste en la selección y el análisis de documentos que contienen datos de interés vinculados con los procedimientos, e información relevante para el estudio. Para el caso de procedimientos administrativos del sector público, es indispensable iniciar la investigación documental, con leyes, reglamentos, acuerdos, resoluciones y circulares relacionadas con el procedimiento.

1. Investigación documental

Adicionalmente recabar todas las formas (formatos) que intervienen en el procedimiento que se está estudiando, debidamente requisitadas, y seguir el flujo de la información, determinando siempre dónde se originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se registra, archivan o destruyen.


Permite adquirir información más completa sobre las prácticas administrativas: consiste en reunirse con una o varias personas y preguntarles sobre la forma en que realizan una atribución, que se vincula con el procedimiento, puesto que el entrevistador al tener una percepción directa con el entrevistado, puede además de recibir respuestas, percibir actitudes.

2. Entrevista directa



3. Observación de campo

Consiste en acudir al lugar o área de trabajo donde se desarrollan los procedimientos y observar todo lo que sucede en el ejecución del mismo, recabar la información del procedimiento desde el principio hasta el final a través de todas las unidades administrativas o personas que en él intervienen. Asimismo, permite definir y detectar con mayor precisión las circunstancias, problemas y descubre datos valiosos que normalmente se omiten dentro de las entrevistas.

Tercera fase: Análisis de la información

En esta etapa se analiza cada uno de los elementos de la información o grupos de datos que se integraron durante el acopio de la información, con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa actual.

Para analizar la información recabada, es conveniente responder a los siguientes cuestionamientos:


Se cuestiona la naturaleza o tipo de

labores que se realizan en la unidad

administrativa.

Se refiere a las unidades

administrativas o puestos que

intervienen en el procedimiento, y el

factor humano, ya sea como individuos o

como grupos.

Se refiere a los métodos y técnicas

aplicadas para realizar el trabajo y la

forma en que han sido adoptados y los

formatos, instrumentos y

equipos que utilizan.

¿Qué trabajose hace?

¿Quién lo hace?

¿Cómo se hace?


Esta información considera la

estacionalidad y secuencia del trabajo, así como los horarios y

tiempos requeridos para obtener

resultados o terminar una actividad.

Revisa la ubicación geográfica, el domicilio

de las oficinas en cuanto a su

funcionalidad y distribución interna del espacio con relación a

las actividades del personal.

Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su

procedimiento; también se pretende conocer los objetivos de las actividades que

integran el procedimiento.

¿Cuándo se hace?

¿Dónde se hace?

¿Por qué se hace?

Cuarta fase: Diseño del procedimiento

Eliminar

Cualquier operación, paso, detalle que no

justifique plenamente su razón de ser,

deberán eliminarse.

Una vez que todas las actividades se han sometido al análisis correspondiente, es necesario considerar algunas opciones para mejorarlo o diseñarlo; llevando a cabo la siguiente técnica:

Combinar

Si no puede eliminarse algo, entonces el siguiente punto es

combinar algún paso del procedimiento con otro a

efecto de simplificar el trámite. Cuando se combina

generalmente se eliminan algunos detalles, como un

registro, una operación, etc.

Cambiar

Se debe revisar si alguna modificación

que pueda hacerse en el orden, el lugar o el

puesto que realiza una actividad, puede

simplificar el trabajo.

Algunas veces es imposible eliminar,

combinar o cambiar; en estas circunstancias, el resultado más práctico se logra mejorando el

procedimiento, rediseñando una forma, un registro, un informe; encontrando un método

mejor.

Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser

mejorado, si se sustituye el sistema actual de

archivo de documentos originales por un archivo

de microfilmación, cuando el problema básico es el espacio

requerido o la seguridad de los documentos

originales.

Cuarta fase: Diseño del procedimiento

Los procedimientos pueden reducirse combinando la secuencia de las operaciones, modificando el lugar o sustituyendo al puesto que realiza determinada actividad.

Haga clic en el icono para agregar una imagenQuinta fase: Diseño de formatos

Brinda un modo de dar, obtener y procesar información de manera completa y uniforme, en un orden conveniente, lógico y sencillo.

Es importante que, al mejorar o diseñar un procedimiento, se revisen los formatos que intervienen en él, para lo cual es necesario tener en cuenta los mismos factores necesarios para su diseño, siendo estos:

a) Definir el propósito del formatob) Determinar la clase de información que debe incluirc) Disponer el orden de la información y las partes del

formatod) Determinar las necesidades de espacio para la

informacióne) Determinar el destino original y la cantidad de copias

Quinta fase: Diseño de formatos

Un formato que se ha diseñado tomando en cuenta los factores anteriormente señalados, deberá:

Proporcionar el medio más fácil para el registro de datos

Ser práctico en su manejo

Facilitar la consulta de los datos después de que han sido registradosResaltar los datos más importantes

Ayudar a reducir la tendencia de error en el registro o uso de datos

Omitir datos inútiles

Formatos

Economizar papel y gastos de impresión

Ser fácilmente identificable

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Es un documento de apoyo administrativo, en el que se consignan en forma metódica las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una o varias unidades administrativas.

Están considerados como elementos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y control administrativo de la organización y sirven para registrar y transmitir la información, respecto a: los antecedentes, organización, política y procedimientos de una institución para la mejor ejecución del trabajo. MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Manual de Procedimientos

Elementos del Manual de Procedimientos

1.- Identificación

2.- Contenido

3.- Introducción

4.- Objetivo

5.- Políticas o normas de operación

6.- Presentación de los procedimientos

7.- Diagrama de flujo o flujograma

8.- Catálogo de formatos

1. Identificación (cubierta o portada)

Este apartado se refiere a la portada o primera página del manual, misma que deberá tener los siguientes datos:

Título y extensión del manual de procedimientos,

señalando si es general o específico

Imagen institucional del municipio

Fecha de implantación

Nombre del municipio

2. ContenidoAquí se presentan los capítulos que integran al manual o los títulos principales que comprenden la estructura del documento, en caso de constituirse por varios procedimientos, es importante seguir el orden que a continuación se describe:

Desarrollo de procedimientos5

Índice de procedimientos4

Presentación de los procedimientos3

Objetivo2

Introducción1

Anexos6

3. IntroducciónEste apartado se refiere a la explicación que se dirige al lector acerca del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él. Incluye información de

cómo se usará, así como un mensaje del titular de

la dependencia.

Es recomendable que, al formular la introducción, se emplee un vocabulario

sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento.

IntroducciónLa Tesorería Municipal de XXX elaboró el presente manual de procedimientos, documento administrativo que presenta descriptiva y gráficamente la secuencia en que se realizan las operaciones y actividades hacendarias en las diferentes unidades de trabajo, para la prestación de un servicio o la generación de un producto.

Su aplicación facilita el trabajo de diagnóstico, análisis y diseño de procesos, pues permite apreciar de manera objetiva la interrelación, secuencia y pasos de un sistema en cualquiera de las etapas mencionadas, además de servir en la interpretación y presentación de los procedimientos que se llevan a cabo en la función hacendaria.

Expreso mi más sincero agradecimiento al personal involucrado en el servicio público del municipio de XXX, por llevar a cabo la realización del presente manual de procedimientos y su actualización será responsabilidad exclusiva de los servidores públicos de la Tesorería Municipal.

Presidente Municipal Constitucional de XXX

4. Objetivo

Expresa el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del Manual, deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara en párrafos breves.

OBJETIVO (ejemplo)

Auxiliar a los funcionarios y empleados de la ___________ de XXXXX en el desempeño de sus funciones y actividades que tienen encomendadas en el área de responsabilidad, derivadas de las atribuciones conferidas en la Ley Orgánica de la Administración Pública… artículo _____

Es este apartado se mencionan las normas generales de conducta de la organización.

POLÍTICAS:

Corresponde a todo el

personal de la Dirección

general de Obras Públicas:

conocer, respetar y

efectuar sus actividades en

apego a las disposiciones

que se establecen en el

presente manual.

5. Políticas o normas de operación

La política y procedimientos deben

tener un propósito bien definido.

La política dice “que hacer” y los

procedimientos dicen a detalle y paso a paso

“cómo hacerlo”.

5. Políticas o normas de operación

Definirán expresamente qué hacer o a qué criterios se debe ajustar para actuar ante casos que no se presentan habitualmente, o que son imprevistos en el procedimiento.

En ocasiones se establecen algunas sanciones de carácter administrativo que serán aplicadas a quien no cumpla las políticas de operación del procedimiento. Ejemplo:

Políticas de operación Se ajustarán a las disposiciones del Código de Procedimientos Administrativos del

Estado de México. Sus trámites serán sencillos y deberán realizarse de manera pronta y expedita. Se cuidará que alcancen sus finalidades y efectos legales. Surtirán efecto a partir del día hábil siguiente de la fecha que fueron practicadas.

6. Presentación de los procedimientos

Se refiere a la definición de los procedimientos, y constituye la parte fundamental o sustancial del manual ya que éstos se describen y presentan gráficamente por medio de diagramas de flujo.

En el índice de procedimientos, se señalan todos los procedimientos que lo integran, y tiene por objeto su pronta y ágil localización.

Pág

I.PROCEDIMIENTOS 7

1.Recepción de Correspondencia de Entrada en las Unidades de Correspondencia

Objetivo del Procedimiento AlcancePolíticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de FlujoFormas

777

1113141516

2. Recepción de Correspondencia de Salida en las Unidades de Correspondencia

Objetivo del ProcedimientoAlcance Políticas de Operación Descripción de Actividades Diagrama de Flujo Formas

14141419222325

3. Recepción y Trámite de Documentos para Archivos de Trámite y/o Transferencia en las Unidades Administrativas del Servicio de Administración Tributaria

24

Ejemplo:

Procedimientos de obras públicas

6. Presentación de los procedimientos

Índice

Recepción de obra pública

Autorización de ejecución de obra

Formación de comités

Licitación de proveedores

Contratación

Supervisión avances físicos y financieros

Entrega de obras

Informes

Descripción del procedimiento

Es la narración cronológica y secuencial de cada una de las actividades que hay que realizar dentro de un procedimiento, explicando quién, qué, cómo, dónde y cuándo se hacen.

Cuando la descripción del procedimiento sea general, debe indicarse para cada unidad administrativa el responsable de su ejecución.

7. Diagrama de flujo o flujograma

Con el propósito de esquematizar y sistematizar el procedimiento, se utiliza el diagrama de flujo, representado por medio de símbolos convencionales que identifican la secuencia de las operaciones y los documentos de una determinada actividad y, desde luego, la forma como se interrelacionan las diferentes unidades administrativas de la dependencia y como intervienen cada una de ellas.

Es la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos, de manera secuencial, para que se complete un proceso.

Los procedimientos se describen en función de actividades o tareas, (cuando se sigue una simbología estandarizada, los actores son los departamentos o puestos dentro de una sola área).

El diagrama debe correr de izquierda a derecha, cada columna indica una secuencia temporal.

7. Diagrama de flujo o flujograma

DefiniciónDefinición

8. Catálogo de formatos

Un formato es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable que se usan en los procedimientos; pueden constar de uno o varios ejemplares que pueden tener destinos y usos diferentes.

Es necesario contar con un catálogo de cada una de las formas que se utilizan en los procedimientos

8. Catálogo de formatos

Junto con los formatos, que se utilizan, se deben incluir sus respectivos instructivos de llenado.

Un apartado que es importante es el de

“Anexos“, en él se incluirán los documentos que proporcionen datos

necesarios para operar el manual, por ejemplo

normatividad o base legal.

Una vez finalizada la elaboración, se debe incluir un apartado para que el documento se someta a la autorización de los miembros de la dependencia o unidad administrativa.

Se incluirá al final del documento una hoja donde se deben anotar los nombres de los funcionarios que con su firma han de dar validez al documento.

La validación es un aspecto importante toda vez que con ese hecho se otorga vigencia al manual de procedimientos.

Validación del procedimiento

Simbología para la diagramación





PROCEDIMIENTOS HACENDARIOS

I. JustificaciónII. ObjetivoIII. MetodologíaIV. Base legalV. Estructura

1. Identificación2. Descripción genérica3. Descripción de productos4. Descripción de actividades

VI. Diagrama de flujoVII. Formatos e instructivos del procedimiento

Integración de la información Integración de la información

Se obtuvieron copias de los formatos oficiales utilizados en el procedimiento yse aplicaron medidas correctivas al formato con la información obtenida en campo.

Investigación de campo Investigación de campo

Investigación de gabienete Investigación de gabienete

Se obtuvo información sobre el marco jurídico y los fundamentos administrativos del procedimiento; así como los textos que describen las actividades y que muestra el desarrollo de este evento administrativo.

Metodología

Se acudió a varios municipios con el propósito de observar en campo las actividades planteadas en el procedimiento; así como su operatividad.

Diagramación Diagramación

Digitalización Digitalización

Metodología

Se diagrama el procedimiento en cuestión efectuando análisis de lógica y congruencia de acuerdo a los lineamientos de la “Guía Técnica Procedimientos Administrativos”.

Utilizando la aplicación informática desarrollada por el Instituto Hacendario del Estado de México, se elaboró el diagrama del procedimiento en multimedia.

1. Investigación de gabinete2. Investigación de campo3. Integración de información4. Diagramación5. Revisión6. Digitalización

INICIO

1

2

3 4 65

FIN

Metodología

IdentificaciónDescripción

genérica

• Inicio• Área

• Instrucción• Puestos psrticipantes

• Finalización• Fecha

Estructura

Descripción de productos

Descripción de actividades

Se liga el objetivo del

procedimiento con el fin de la

organización (lo que se

pretende alcanzar)

Se enuncian los documentos

que se estarán generando durante el

procedimiento.

• Secuencia• Actividad

• Responsible• Documento

soporte de la operación

• Documento generado en

cada operación

Estructura

Procedimiento:Entrega-Recepción

Estructura

Procedimiento:Entrega-Recepción

Haga clic en el icono para agregar una imagenProcedimientos hacendarios

Integrados en disco interactivo para fácil acceso y actualizados al

2010.

Procedimientos Administrativo de Ejecución (PAE)

Difundir la información financiera y programática

Contestar pliego de observaciones

Procedimiento de información catastral

Corte de caja

Adquisición de bienes y servicios por licitación

Entrega - Recepción

En proceso de elaboración y en algunos casos, en

etapa de revisión.

Procedimientos hacendarios

PAGIM 2010

Elaborara anteproyecto de la Ley de Ingresos

Fiscalizar el cumplimiento de obligaciones

Elaborar el proyecto de Presupuesto de Egresos

Enajenaciones

Operar sistemas de contabilidad

Obtener recursos financieros

GRACIAS POR SU ASISTENCIA Y PARTICIPACION

EXPOSITOR:

LIC. REINALDO BERNAL OCAMPOJEFE DE ÁREA DE LA COORDINACIÓN DE NORMAS,

PROCEDIMIENTOS Y EVALUACIÓN

CORREO ELECTRÓNICO: [email protected]

Tel. (01 722) 236-05-40 Ext. 1230

mailto:[email protected]

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