Racionalno upravljanje

dokumentima kroz cijeli njihov

životni ciklusIvica Metlikovec

20. svibnja 2015,

Hotel Antunović, Zagreb

Racionalno upravljanje dokumentima kroz

cijeli njihov životni ciklus :

• Kako osigurati da upravljanje dokumentima bude

racionalno … ?

• … i to promatrajući cijeli njihov životni ciklus (ne

samo pojedinu fazu) ?

Životni ciklus dokumenta

Metapodaci

(inicijalni)

Poslovni procesi

-prenamjena

-dijeljenje

- itd

Pregled i

Izvještavanje

Arhiv/

UništavanjeZaprimanje

(kreiranje)

Distribucija

Pohrana

Životni ciklus dokumenta

Metapodaci

(inicijalni)

Poslovni procesi

-prenamjena

-dijeljenje

- itd

Pregled i

Izvještavanje

Arhiv/

UništavanjeZaprimanje

(kreiranje)

Distribucija

Pohrana

Ulazna pošta Procesi Arhiv

Kompetencije Mikrocop grupe

ORGANIZACIJA IZLAZ

•korisnici

• institucije,

•...

PROCESI

ULAZ•Skeniranje

•Unos podataka

•ručno

•OCR

•...

Životni ciklus dokumenta

Metapodaci

(inicijalni)

Poslovni procesi

-prenamjena

-dijeljenje

- itd

Pregled i

Izvještavanje

Arhiv/

UništavanjeZaprimanje

(kreiranje)

Distribucija

Pohrana

Ulazna pošta Procesi ArhivULAZ PROCESI IZLAZ

Zaprimanje

• dokumenti izvan sustava: Zaprimanje

• dokumenti nastali u sustavu: Kreiranje

• početak revizijskog traga dokumenta:

– trenutak zaprimanja (kreiranja)

Zaprimanje

(kreiranje)

Životni ciklus dokumenta

Metapodaci

(inicijalni)

Poslovni procesi

-prenamjena

-dijeljenje

- itd

Pregled i

Izvještavanje

Arhiv/

Uništavanje

Distribucija

Pohrana

Ulazna pošta Procesi Arhiv

Pohrana

• Već kod prvog susreta sustava s dokumentom !!

• Pohraniti u siguran arhivski sustav:

– RMS (Records Management System)

• Što je RMS ?

RMS (Records Management System)

•Statično

•Nepromjenjivost

•Kontrolirano preuzimanje dokumenata

• VJERODOSTOJAN DOKAZ !!!

•dinamično,

•stalne promjene

•olakšano preuzimanje dokumenata ,

•verzioniranje (vraćanje u promijenjenom obliku),

•...

DMS (Document Management System… )

RMS (Records Management System) – zamrznuti svijet

DMSERP

CRM

Glavna knjiga

e-računi

Online servisi…

Pohrana: u Records Management System

• KAKO TO UČINITI RACIONALNO?

• Opcija „A”

– Koristiti vlastitu sigurnu lokaciju: dostupnost 99,9 %

vremena, vlastito energetsko napajanje, odvojeni

Internet operateri, sigurni diskovi, IT ekipa, DR

(Disaster Recovery)…

• Opcija „B”:

Pohrana: kako to učiniti racionalno

• Opcija „B”:

– Koristiti uslugu vanjskog dobavljača…

– Zakupiti svoj mali dio već postojeće vrhunske

infrastrukture

– Kao trezor banke – za obiteljski nakit

Arhiv papira

Sigurne sobeLampertz

Toplinska stanica

Klima i provjetravanje

UPS1, UPS2

Diesel agregat

Čelične boce stabilnog gašenja

Arhiv mikrofilmova

Logistički ulaz

Teretni lift

31

Pohrana: kako to učiniti racionalno

Za ilustraciju:

Kapacitet dovoljan za:

– 350.000 skeniranih stranica,

– 10 korisnika :205 €/mjesec

Više o RMS-u kao repozitoriju za SVE zapise: Marko Fröhlich

Zaprimanje

(kreiranje)

Životni ciklus dokumenta

Metapodaci

(inicijalni)

Poslovni procesi

-prenamjena

-dijeljenje

- itd

Pregled i

Izvještavanje

Arhiv/

Uništavanje

Distribucija

Pohrana

Ulazna pošta Procesi Arhiv

Dodjela metapodataka

• Metapodaci - podaci povezani s dokumentom:

– radi kasnijeg pronalaženja (indeksni podaci),

– skinuti s dokumenta radi kasnije obrade – npr. s

ulaznog računa, naloga za plaćanje….

• Indeksni podaci (podaci za pretraživanje):

– koliko podataka unositi na ulaznoj pošti (u pisarnici,

ekspeditu…)?

Dodjela metapodataka

• Na ulaznoj pošti:

– Ulazni ekspedit ne može bit stručan i za:

• računovodstvenu dokumentaciju („terećenje” ili „odobrenje”?)

• tehničku dok. („strojarski projekt” ili „strojarski elaborat”?),

• pravnu dokumentaciju (da li je to „podnesak” ili „pismeno”?)

• ….

– Preporuka:

• na ulaznoj pošti – inicijalni podaci

• ostali podaci: specijalizirani radnici/odjeli

Unos metapodataka

• Kako da to bude racionalno?

• Konkretan i aktualan primjer jedne HR banke:

– strana konzultantska kuća tražila renomiranog lokalnog partnera

za projekt u HR…

– s dva mjesta im je stigla ista preporuka…

– unos podataka s uplatnica (platni nalozi)

– 1 milijun dokumenata godišnje

– Usporedba opcija:

• opremanje vlastitim resursima, ili

• korištenje vanjske usluge

Unos metapodataka

• Mikrocop dao ekspertizu, a strani konzultanti

izračunali:

Povrat investicije

-300.000,00 €

-200.000,00 €

-100.000,00 €

0,00 €

100.000,00 €

200.000,00 €

300.000,00 €

400.000,00 €

500.000,00 €

600.000,00 €

N N+1 N+2 N+3 N+4

Global - ROI (on POC perimeter)

Unos metapodataka: kako to izvesti

racionalno?

• Uštede banke u odnosu na sadašnji način rada -

nakon 5 godina:

– inhouse: 104.223,06 € uštede

– outsourcing: 516.795,62 € uštede

• Mikrocop HR pruža uslugu unosa podataka npr.

za:

– Istarsku županiju,

– Turističko poduzeće Valamar,

– Mercator,

– ….

Zaprimanje

(kreiranje)

Životni ciklus dokumenta

Metapodaci

(inicijalni)

Poslovni procesi

-prenamjena

-dijeljenje

- itd

Pregled i

Izvještavanje

Arhiv/

Uništavanje

Distribucija

Pohrana

Ulazna pošta Procesi Arhiv

Konkretan Mikrocop projekt:

Pravna osoba u 100% - tnom vlasništvu RH,

Pošta se zaprima u

• 6 regionalnih centara

• 33 lokalna centra

Sada:

• dokumentacija se po HR distribuira klasično - fizički,

Prijedlog:

• instalacija 6+33 skenera, ili

• formiranje centralnog „poštanskog pretinca”

– svi dokumenti na jednom mjestu,

Više o poštanskom ulaznom pretincu: Boris Gabrić (koncept)

Mag. Alan Medveš – Adriatic Slovenica - konkretno iskustvo iz prakse

Zaprimanje

(kreiranje)

Životni ciklus dokumenta

Metapodaci

(inicijalni)

Poslovni procesi

-prenamjena

-dijeljenje

- itd

Pregled i

Izvještavanje

Arhiv/

Uništavanje

Distribucija

Pohrana

Ulazna pošta Procesi Arhiv

Poslovni procesi

• 85% procesa započinje dokumentom,

• => 85% procesa odvija se tako da se uokolo

„vozi” dokumente,

• Primjer građevinske firme u HR:

gradilište

Račun

24

Poslovni procesi

„workflow”

• Posao kojeg obavlja više ljudi u nizu,

– „ad hoc” workflow

• u svakoj od točaka procesa čovjek odlučuje tko je slijedeća

točka procesa,

• slabije strukturirani poslovi, visokostručni radnici,

– „pravi” workflow

• struktura procesa je strogo unaprijed određena i

uprogramirana u sustav,

• Više: Mladen Brcković, Saša Raletić - Praktičan prikaz:

SKENIRANJE - POSLOVNI PROCES – RMS (primjer usklađene

cjeline)

Poslovni procesi

• Kako to izvesti racionalno?

• Da li npr. koristiti:

– već postojeći ERP ?

– specijaliziranu WF platformu?

– nešto treće … ?

U čemu je razlika?

ERP

App za rezervaciju

sredstavaSkladištar

Stigla

faktura

Jesmo li to

naručili

Šef

odobrio?

Ima li

novaca u

budžetu?

Sredstva

rezervirana ?

Je li roba

uredno

isporučena?

Plaćeno

Status računa br.

456

UFA

456

UFA

456UFA

456UFA

456UFA

456

UFA

456

UFA

456

ERP

Stigla

faktura

Jesmo li to

naručili

Šef

odobrio?

Ima li

novaca u

budžetu?

Sredstva

rezervirana ?

Je li roba

uredno

isporučena?

Plaćeno

Status računa br.

456

UFA

456

??20.05. 2015.1.2.3.4.

ERP

UFA

456

Stigla

faktura

Plaćeno

App za rezervaciju

sredstava

workflow

Workflow sadrži „pamet” procesa

• Okidač svake od faza procesa (umjesto

nekadašnjeg papira )

• Uprogramiran redoslijed:

– „ako je račun do 5.000 Kn – odobrava samo Janko”

– ako je račun od 5 – 20.000 Kn, dodatno odobrava još

i Marija

– ako je …

• Rezultat:

– nema čekanja između faza

– nema improvizacija – forsiranje procedure

– Više: Meta Rot – iskustvo Hypo banke SLO

Zaprimanje

(kreiranje)

Životni ciklus dokumenta

Metapodaci

(inicijalni)

Poslovni procesi

-prenamjena

-dijeljenje

- itd

Pregled i

Izvještavanje

Arhiv/

Uništavanje

Distribucija

Pohrana

Ulazna pošta Procesi Arhiv

RMS (Records Management System) – zamrznuti svijet

DMSERP

CRM

Glavna knjiga

e-računi

Online servisi…

Zaprimanje

(kreiranje)

Životni ciklus dokumenta

Metapodaci

(inicijalni)

Poslovni procesi

-prenamjena

-dijeljenje

- itd

Pregled i

Izvještavanje

Arhiv/

Uništavanje

Distribucija

Pohrana

Ulazna pošta Procesi Arhiv

Papir arhiv n

Papir arhiv 3

ArhiviranjeKako to racionalno izvesti ?

Starost dokumenta

Frekvencija

pretraživanja

Trenutak predaje u

fizički arhiv

Papir u uredu Papir u arhivskom

skladištu

Papir arhiv 2

Papir arhiv 1

Papir?

Arhiviranje

kako to racionalno izvesti ?

• Dakle:

– u najfrekventnijem periodu pretraživanja koristi se

najsporiji medij: papir

– papir se čuva u najskupljem prostoru - uredu:

• visoki trošak poslovnog prostora,

• visoki troškovi pretraživanja,

– spori/skupi poslovni procesi,

– …

– prihvaćena je ideja outsourcinga => postoji budžet

Alternativna Mikrocop ideja:

• cijeli životni ciklus: trošak (na papiru) = 100

• Ideja:

– digitalizacija +

– automatizacija posl. procesa +

– dig. arhiv +

– fizički arhiv gratis

– ≈100,

• Da bi trošak bio ≈100: treba dati u outsourcing,

specijalistima koji to znaju izvesti za ≈100

Specijalisti

• Specifični arhivski dokumenti velikog formata?

• Više: Darko Božić: digitalizacija zahtjevnog

gradiva

VANJSKO IZVOĐENJE

VANJSKO IZVOĐENJE

• Mikrocop HR je već 1999. g. preuzeo radnike iz

dviju HR banaka,

• Gotovo svi ti radnici i danas rade u Mikrocopu,

• Za ljude, banku i Mikrocop je to win – win – win:

• Dobro, iako ga se može zloupotrijebiti - ovisi

kako se koristi (i tko ga koristi),

Win-win-win

Radnici Banka Mikrocop

došli u fokus

veće plaće

novi

horizonti…

tehnološki iskorak

rješavanje 6 mj. zaostatka

nema fiksnog troška

iskorak = plasman

sredstava, a ne investicija u

OS

organski rast

budućnost

financijska „krvna slika”

znatno bolja

ZAŠTO OUTSOURCING?

Smanjenje troška

Unaprijediti fokus

Nema internih resursa

48%

40%

35%

35%

27%

Razlozi za outsourcing

Osloboditi resurse

O čemu ovisi uspjeh vanjskog

izvođenja?

Što je potrebno za uspješan outsourcing?

44%

40%

39%

39%

Dobro sastavljen ugovor

Kontinuirano upravljanje odnosom

Izbor dobavljača

Razumijevanje ciljeva

svog poduzeća

Po čemu izabrati dobavljača?

Kultura 2 poduzeća

Učestalost pojavljivanja

Kriterij

1 2 3 4 5 6

Reputacija

Resursi

Fleksibilnost,

Cijena

Financijska stabilnost

Inovativnost

Fokus na kvaliteti

O čemu ovisi uspjeh vanjskog

izvođenja?

• „o tome koga smo izabrali”

• ako dobro izaberemo:

– 80% problema se neće niti pojaviti

– 20% ćemo lakše riješiti

REZIME:

REZIME

• Racionalnost inovacije ocjenjivati u odnosu na

trošak cijelog životnog vijeka,

• Vanjsko izvođenje: nije dio problema nego dio

rješenja,

– inovacija postaje i financijski dostupna,

• NAJVAŽNIJE: DOBRO IZABRATI

Zaključak:

Kako osigurati da upravljanje dokumentima bude

racionalno …. to promatrajući cijeli njihov životni ciklus (ne

samo pojedinu fazu) ?

HVALA

Krajnji korisnik…? IT integrator… ?

• iskoristiti iskustvo onih koji su to već uspjeli,

• …ima li i outsourcing i inhouse iskustva, pa je

objektivan u sugestijama?

Netko treći….?

NAJVAŽNIJE: DOBRO IZABRATI