mibuenosairesweb.gob.armibuenosairesweb.gob.ar/sites/default/files/uccop/comunicaciones/...Implementación de un proceso homogéneo de Registro de Asistencia y Novedades que permita

Tu compromiso es importante

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ESTAR PRESENTE tiene como principal objetivo mejorar la organización y administración de los recursos humanos, y reforzar el rol que tiene cada Dirección General en la gestión de los mismos.

El primer paso del nuevo programa plantea mejoras concretas para la gestión interna de los recursos humanos, ya que unifica la información de todos los empleados del GCBA en un único sistema, permitiendo agilizar los procesos que involucran a los mismos.

Subsecretaría de Estrategia y Desarrollo de Recursos HumanosSecretaría de Recursos HumanosMinisterio de Hacienda

ESTAR PRESENTE Instructivo de Registro de Asistencia

Indice de temas

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I. MARCO GENERAL DEL PROYECTO

1. ¿Qué es ESTAR PRESENTE?

2. Situación de partida

3. El nuevo rol de los Directores Generales

4. Principales ejes de acción

5. Etapas de implementación

II. PUESTA EN MARCHA DEL PROCESO DE HOMOLOGACION DE PLANILLAS

1. Definición de los equipos de trabajo

2. Designación de responsables

3. Proceso de Registro de Asistencia

4. Confirmación de inasistencias

5. Envío de Formulario Mensual de Descuentos / Inasistencias

6. Resumen

Indice de temas

Área responsable: Direccion de Desarrollo y Cambio Organizacional

Usuarios: DGs y Responsables Delegados

Última actualización: 21/09/2010

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I. MARCO GENERAL DEL PROYECTO

1. ¿QUÉ ES ESTAR PRESENTE?

En una organización con envergadura y complejidad de la del Gobierno de la Ciudad, con aproximada-mente 120.000 empleados, lograr un funcionamiento coordinado y efectivo entre las diferentes depen-dencias y los empleados no es fácil, pero estamos convencidos que se puede lograr.

ESTAR PRESENTE tiene como principal objetivo mejorar la organización y administración de los recursos humanos, fomentando valores de responsabilidad y compromiso en el trabajo diario.

2. SITUACIÓN DE PARTIDA

En el Gobierno de la Ciudad sólo el 20% de las reparticiones informa el ausentismo/presentismo men-sual. Una gran parte de las reparticiones no tiene conocimiento exacto de su dotación, por lo que es muy difícil conocer el comportamiento de presentismo de los empleados a cargo. A su vez, los datos de las reparticiones que sí informan, no concuerdan muchas veces con los valores auditados. Por otra parte los múltiples y diferentes esquemas de seguimiento y control existentes complejizan aún más el procesamiento y consolidación de la información.

3. EL NUEVO ROL DE LOS DIRECTORES GENERALES

Una buena conducción que conozca, valore y pueda organizar la tarea de sus empleados es indis-pensable para crear espacios laborales propicios para alcanzar una mayor eficiencia y mejores resultados en nuestra organización.

Creemos que cada empleado es parte fundamental del equipo de trabajo y puede mejorar su desempe-ño laboral, si forma parte de un equipo de trabajo bien coordinado.

El programa ESTAR PRESENTE consta de tres etapas y es indispensable lograr el compromiso de todos los empleados del Gobierno de la Ciudad, ya que la implementación del mismo constituye un cambio simple pero concreto en la manera de dar el presente de todos los días.

ESTAR PRESENTE busca involucrar a todos, tanto directores como empleados, en la tarea de generar un cambio cultural que perfile a nuestra organización hacia una administración pública moderna y eficiente y con un fuerte sentido de compromiso por el trabajo.

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5. ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN

4. PRINCIPALES EJES DE ACCIÓN DEL PROYECTO

El Programa se implementará en todos los organismos del GCABA y tendrá alcance para todos los em-pleados focalizándose en los siguientes ejes de acción:

Equipo de trabajo. • Establecer un equipo de trabajo de coordinación general de la Secretaria de RRHH y un equipo de trabajo en cada organismo coordinado por la Dirección General Técnica, Admi-nistrativa y Legal (DGTAL) y la AGRH si la hubiese.

Homologación de Planillas y Registro de Asistencia.• Implementación de Planillas de Asistencias, Planillas de Novedades e Informe Mensual de Novedades homologadas en todo el GCABA.

Muestreo.• Implementación de un proceso homogéneo de Registro de Asistencia y Novedades que permita inferir indicadores de ausentismo, justificados e injustificados, de la repartición, a través de la digitalización de la información, para obtener así parámetros en el control de seguimiento de des-cuentos informados mes a mes.

Información de Gestión.• Tablero de Control que permita: monitorear indicadores claves, conocer el avance del proyecto y definir un lenguaje único con cada organismo. A partir de la información prove-niente del Sistema Integrado de Administración y Liquidación (SIAL) se realizará el seguimiento de la nómina de dotación de cada repartición; reparticiones que informan inasistencias; descuentos realiza-dos por agente; francos compensatorios, etc.

Sistema de Gestión.• Definición de un sistema único de gestión electrónica, implementación de un sistema (software) de control único para todo el Gobierno que permita capitalizar el hardware desple-gado (tarjetas o sistema biométrico)

Auditorias de Recursos Humanos y de Sindicatura.• Realización de Auditorias de rutina con el obje-tivo de controlar los procesos implementados.

Validación de Dotación por DG

Validación de Dotación por DG

1

Sistema ManualÚnico de Planillas

Sistema ManualÚnico de Planillas

2

Sistema Integralde Asistencia

Sistema Integralde asistencia

3

Contar con una Nómina de Dotación Actualizada

OBJETIVOS: Homologar Planillas y el Registro de Asistencia

Digitalizar el Registrode Asistencia

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II. PUESTA EN MARCHA DEL REGISTRO DE ASISTENCIA

El presente instructivo se basa en el Decreto 281/2010 y en su correspondiente Resolución del Registro de Asistencia realizada por la Secretaria de Recursos Humanos.A su vez dicha Reglamentación considera la Ley Nº471 de Relaciones Laborales en la Administración Pública de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y el CCT.

1. DEFINICIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO

Con el objetivo de implementar el Registro de Asistencia y Novedades por agente y garantizar el correc-to funcionamiento del proceso, se definieron equipos de trabajo a conformar en diferentes niveles de gestión:

Secretaria de Recursos Humanos: • será responsable de la definición y aplicación del proceso general de Registro de Asistencia, del apoyo en el seguimiento de la implementación y de diseñar metodologías que permitan inferir indicadores muestrales de referencia.

DGTAL o DG RRHH de cada Organismo: • será encargada de la coordinación centralizada de la implementación en el Ministerio/Repartición, la identificación del equipo de trabajo y la identificación de DGs para realizar el muestreo.

Director General:• será el responsable final del Registro de Asistencia de su personal y de la infor-mación elevada, podrá delegar responsabilidades en una persona de su equipo directo y contará con el apoyo del DGTAL – DORRHH y la oficina de personal en la implementación del proceso y el seguimiento.

2. DESIGNACIÓN DE RESPONSABLES

Confirmada la posibilidad de iniciar el proceso el DG deberá designar a los responsables delegados de realizar la implementación y el seguimiento del proceso junto con él. Sin embargo, es importante aclarar que, el DG es el único responsable del proceso y es quien deberá confirmar las inasistencias y autori-zar la liquidación de las mismas.

ESCENARIOS PARTICULARES DE IMPLEMENTACIÓN

DG con más de un lugar de trabajo:Cuando el Director General tenga más de una oficina o lugar de trabajo habilitado a su cargo, podrá nombrar un Responsable Delegado, titular y suplente, para el control en cada una de las referidas dependencias.

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> ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES

Agentes con diferentes horarios de trabajo:En aquellos sectores, áreas, servicios, establecimientos, o reparticiones que por razones de servicio tengan personal que se desempeñe fuera del horario habitual de la repartición, o en su caso, personal de guardia, será considerado también Responsable Delegado Operativo el Jefe/ Responsable de Guardia, Jefe/Responsable del Servicio o Coordinador a cargo del sector correspondiente.

Con el objetivo de documentar esta información se completará la siguiente FICHA que deberá ser enviada al área de Auditoría.

Ficha de nombramiento de Responsable Operativo Delegado

Nombre del Director General delegante

Nombre del Delegado titular

Nombre del Delegado Suplente

Dirección de la Dependencia a cargo

Dotación a cargo

Horario de trabajo

Firma del Director General

Firma del Delegado

Firma del Delegado Suplente

Repartición Local (partida presupuestaria de Meta 4)

1

1

2

3

4

Responsable único del proceso

2 Responsable delegado para operativizar el proceso

3 Suplente delegado para operativizar el proceso

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4 Especificar el tipo de contrato

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3. PROCESO DE REGISTRO DE PLANILLAS DE ASISTENCIAS Y NOVEDADES

El Proceso de Registro de Planillas consta de cinco etapas:

El Director General es el responsable directo del Registro de Asistencia del Personal y de cada una de las etapas del proceso, independientemente del nombramiento de responsables delegados o suplentes que pueda realizar, para delegar la implementación operativa del proceso.

El DG/Responsable es el encargado de imprimir diariamente las Planillas de Asistencia, completar la hoja que la encabeza y rubricar cada una de las hojas. Las planillas estarán numeradas y rubricadas y se tendrán que llenar sin dejar espacio en blanco, enmiendas, ni tachaduras.

El DG debe definir e indicar cuáles son los lugares donde los agentes deben registrar su ingreso y egreso, en función de la cantidad de agentes, sectores y departamentos que tenga la repartición.

Certificación de planillas y libro de novedades

1

Lugar físico defirma de planillas

Cierre y consolidación del dia

Validación de cierre diario

Consolidación y envío

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Descripción

Responsable

Acciones

Controles

Responsable certifica las planillas, Planilla de Novedades, cierre diario a utilizar en la jornada laboral

DG o delegado

Seguimiento de planillas

Intervención de planillas en horarios clave

Responsable determina el lugar de los puntos de firma

DG o delegado

Colocar planillas en el lugar designado

En lo posible colocar-las en un lugar visible próximo a oficina de responsable

Responsable realiza el cierre diario - Planillas - Cierre diario

Responsable operativo

Recuento de ausentes y novedades

Elevar información para validación

Responsable certifica el contenido del cierre realizado por el respon-sable operativo

DG o delegado

Revisar la información

Firma del responsable validando la información

Se envía informe mensual al responsable designado por el minis-terio. DO de RRHH

DG o delegado

Envío de novedades

Verificación de recepción de información

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El registro de la entrada de cada agente se consigna con letra de imprenta clara y legible y en forma correlativa de acuerdo al orden de llegada. Asimismo debe firmar su egreso por orden de salida.

El DG/Responsable es el encargado de darle cierre a las planillas del día rubricando cada una de las hojas y estableciendo día y horario.

TAREAS A REALIZAR/SUPERVISAR POR EL RESPONSABLE

Recepción de la planilla de firmas en formato PDF enviado por el equipo de trabajo

1

Impresión de las planillas diaria/semanalmente

Firma de las planillas, previa ubicación en el lugar designado para la firma de los empleados

Intervención de las planillas durante el transcurso del horario de entrada trazando una raya y registrando el horario de la intervención

Retiro y archivo de las planillas, terminado el último turno, previa firma del DG validando la información

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1. Las planillas estarán numeradas y firmadas, debiendo indicar la denominación de la repartición, el domicilio de la misma, el sector al que pertenece, el RESPONSABLE de control, el período a controlar, sin dejar espacios en blanco, ni enmiendas, tachaduras y/o raspaduras. Toda corrección efectuada deberá ser salvada y refrendada por el responsable

2. Las planillas deben ubicarse en un lugar visible, a saber:

Lugar común para varias reparticiones•Lugar para cada repartición/piso cerca de la ubicación del responsable•

3. Las planillas se firman en forma correlativa

4. Las planillas podrán ser consultadas oportunamente por auditores y el equipo central al momento de realizar la auditoria o al realizar seguimiento de la implementación del proceso.

El DG o Responsable Delegado podrá intervenir la planilla estableciendo horarios de referencia.

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> PLANILLA DE REGISTRO DE ASISTENCIA

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> PLANILLA DE REGISTRO DE ASISTENCIA

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DIA MES AÑO

MINISTERIO:

DNI HORA* FIRMA

*- FIRMAR SOLO AL INGRESO Y EGRESO DE LA JORNADA LABORAL. NO POR SALIDAS TRANSITORIAS

REGISTRO DE ASISTENCIA

REPARTICION:

GOBIERNO DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES

APELLIDO Y NOMBRE OBSERVACIONES DE RRHH

Nº HOJA _____ de _____

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Responsabilidad de los Agentes

El registro de asistencia por parte de los empleados se hará mediante la firma de las PLANILLAS DE REGISTRO DE ASISTENCIA y es obligación de todo empleado registrar su asistencia al ingresar y salir de su lugar de trabajo.

Aquellos agentes que, por la modalidad de trabajo o por razones de servicio, desempeñen tareas fue-ra de la oficina de la repartición, deberán ser eximidos de la firma de la planilla, por escrito y de mane-ra fundada por el DG.

El asiento de la asistencia de cada agente se consignará con letra imprenta clara y legible y en forma correlativa de acuerdo al orden de llegada del personal. Cada asiento de la asistencia contendrá casi-lleros a completar por el agente indicando fecha, apellido y nombre, número de documento de identi-dad, hora de entrada o de salida, según corresponda, y firma.

> Planilla corrida de entrada y salida

> Esquema de certificación de validez

Director General de repartición•Responsable delegado por el DG•Referente oficina de personal•

> Campos a completar por agente

DNI•Nombre y Apellido•Hora de entrada / salida•Firma al entrar y al salir•

Recordatorio!

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Planillas de Novedades

En la Planilla de Novedades de cada repartición deberán quedar asentadas cronológicamente, todas las novedades comunicadas en lo referente a la prestación de servicios de los agentes que de ella dependen, tales como: solicitudes de licencias, llegadas tarde, autorizaciones de salida, comisiones, transferencias, jubilaciones y otros.

El DG o responsable del control del personal deberá imprimir diariamente o semanalmente la Planilla de Novedades, la cual estará numerada y firmada por el DG/Responsable, debiendo completar la hoja que lo encabeza, sin dejar espacios en blanco, tachaduras o enmiendas.

TAREAS A REALIZAR:

La carga de novedades deberá realizarse en forma diaria por cada agente, adjuntando la docu-•mentación que avale la novedad

En el caso en que la novedad se extienda por más de un día, se cargará un registro único indican-•do la fecha de inicio de la novedad (desde) y la fecha de vencimiento de la novedad (hasta)

Es importante destacar que la novedad “ausente” solo se aplica al caso de aquellos agentes au-•sentes, que no poseen justificación (ausente injustificado)

Las planillas y la documentación respaldatoria podrán ser consultadas por auditores y el equipo •central al momento de realizar la auditoria o de realizar el seguimiento de la implementación del proceso

Impresión de la Planilla de Novedades en fomato PDF enviada por el equipo de trabajo central de la SRRHH

1

Impresión de la Planilla de Registro de Asistencia, diariamente/semanalmente, a cargo del responsable de la repartición

Actualización de las novedades de cada empleado en la Planilla de Novedades, si corresponde, por parte del responsable de la repartición

Registro de ausentes a efectos de ser informados a Liquidación de Haberes para su correspondiente liquidación

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> PLANILLA DE NOVEDADES

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> PLANILLA DE NOVEDADES

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DIA MES AÑO

ID ATN REP/LOCAL LICENCIA APELLIDOS Y NOMBRES CANT. DÍAS DESDE HASTA

AI.- AUSTENTE INJUSTIFICADO

Artículo 18.- DESCANSO ANUAL REMUNERADO Artículo 24.– PAUSA POR ALIMENTACIÓN Y CUIDADO DE HIJO. Artículo 30.- LICENCIA POR DONACIÓN DE SANGRE.

Artículo 19.– LICENCIA POR AFECCIONES COMUNES Artículo 24 bis.- LICENCIA POR ADAPTACIÓN ESCOLAR DE HIJO Artículo 30 Bis.- LICENCIA DEPORTIVA

Artículo 20.- LICENCIA POR ENFERMEDAD DE FAMILIAR O MENOR DEL CUAL SE EJERZA SU REPR. LEGAL Artículo 25.– LICENCIA POR EXÁMENES. Artículo 30 Ter: LICENCIA ESPECIAL PARA CONTROLES DE PREVENCIÓN.

Artículo 21.– LICENCIA POR ENFERMEDAD DE LARGO TRATAMIENTO Artículo 26.- LICENCIAS POR NACIMIENTO DE HIJO C.C. 09/10 Artículo 67 a) DONACIÓN DE ÓRGANOS, TEJIDOS O CÉL. PARA TRANSPLANTE

Artículo 22.- LICENCIA POR MATERNIDAD Artículo 27.- LICENCIA POR MATRIMONIO. C.C. 09/10 Artículo 67 b) TÉCNICAS DE REPRODUCCIÓN ASISTIDA

Artículo 22 bis - LICENCIA POR NACIMIENTO DE HIJO MUERTO O FALLECIDO A POCO DE NACER Artículo 28.- LICENCIA POR FALLECIMIENTO. C.C. 09/10 Artículo 67 c) TRAMITES PARTICULARES

Artículo 23.– LICENCIA POR ADOPCIÓN. Artículo 29.- LICENCIA POR CARGOS ELECTIVOS C.C. 09/10 Artículo 67 d) MUDANZA

NOTA Nº

MES

OBSERVACIONES DE RRHHC.U.I.L.

____________________________________

FIRMA DEL RESPONSABLE

REPARTICION:

PLANILLA DE NOVEDADESMINISTERIO:

GOBIERNO DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES

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4. CONFIRMACIÓN DE INASISTENCIAS POR AGENTE

El DG deberá confirmar y/o corregir la información brindada por la Planilla de Novedades y cada inasis-tencia justificada deberá estar acompañada de la documentación correspondiente.

Una vez confirmada dicha información se procederá a efectuar los descuentos correspondientes a los agentes que se hayan registrado con ausentes injustificadas o llegadas tarde.

5. ENVÍO DE FORMULARIO MENSUAL DE DESCUENTOS / INASISTENCIAS

El Informe de Descuentos / Inasistencias será enviado mensualmente vía SADE dentro de los 10 días hábiles del mes siguiente, tal como esta contemplado en la disposición 699, hasta tanto la Repartición cuente con la carga descentralizada de licencias, momento en el cual será cargado directamente en SIAL.

El responsable deberá confeccionar el Formulario de Inasistencias Injustificadas (inasistencias sin justi-ficación alguna). Este reporte será envíado por el Jefe de Personal de cada repartición a través de Co-municaciones Oficiales, previa confirmación/autiorización del Director General, al DG de Admistración y Liquidación.

> Planilla de Novedades

> Esquema de certificación de validez

Director General de repartición•Responsable delegado por el DG•Referente oficina de personal•

> Campos a completar por el responsable

Novedad diaria correspondiente a cada agente ausente•

> La DG debe conservar los documentos respaldatorios correspondientes a la novedad declarada

Recordatorio!

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> PLANILLA DE INFORME MENSUAL DE NOVEDADES / INASISTENCIAS

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DIA MES AÑO

ID REP/LOCAL ATN APELLIDOS Y NOMBRES CANT. DÍAS MESC.U.I.L. OBSERVACIONES DE RRHH

____________________________________

FIRMA DEL RESPONSABLE

GOBIERNO DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES NOTA Nº

MINISTERIO:

DESCUENTOS - INASISTENCIAS

REPARTICION:MES

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> Consolidación de información relevada en las Planillas de Firmas

Responsable operativo realiza conteo de ausencias•

> Reporte de Novedades informadas por los agentes

Responsable operativo cruza información de ausentes con el libro de novedades y genera reporte •de Ausentes justificados / Ausentes injustificados

> Validación del reporte por parte del Responsable suplemente y del DG

> Remisión del reporte a la SRRHH por parte del DG (proceso SADE)

Recordatorio!

6. RESUMEN DE LAS PRINCIPALES TAREAS, DOCUMENTOS Y PLAZOS DE ENTREGA DEL PROCESO

DefinirResponsables

Impresión dePlanillas

Registro deAsistencia

Registro deNovedades

Resumen deInasistencias

Documento pdf Documentocon firmas

Documento pdf FormularioInasistencias

Se imprime al inicio del Jornada

Se envía al inicio del proceso

Archivar junto con información respal-

datoria

Realizar diariamente en el dia

que se produce la novedad

Se envía a Liqui-dación de Haberes el quinto dia hábil

del mes

PROCESOS

DOCUMENTOS

PLAZOS

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Ficha de ResponsablesAUDITORIA

Para más información: Gonzalo Mortola. E-mail: [email protected] Tel: 4328 -7276Dirección General de Desarrollo y Cambio Organizacional

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Documents

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