Upload
vantruc
View
232
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
Celjska cesta 6, 3240 Šmarje pri Jelšah Tel: 03/810 1300 Fax: 03/81 71 334
1
NAVODILA glede WEB aplikacije prejeti eRačuni
Datum: 24.01.2015
NAVODILA glede WEB aplikacije prejeti eRačuni .................................................... 1
A. Dostop do WEB uporabniškega vmesnika prejetih eRačunov ............................. 2
B. Prijava v WEB uporabniški vmesnik ..................................................................... 2
C. WEB aplikacija prejeti eRačuni ............................................................................. 2
1. Glave prejetih faktur .................................................................................................... 3 Filtriranje ............................................................................................................................ 5
Ažuriranje podatkov ........................................................................................................... 6
Prevzem novih eračunov .................................................................................................... 7
2. Podrobnosti prejete fakture v odnosu 1 : n ................................................................. 8 Priloge ................................................................................................................................ 8
Ref.Dokumenti ................................................................................................................... 9
Davki ................................................................................................................................ 10
Postavke ........................................................................................................................... 10
Zneski ............................................................................................................................... 10
3. Vizualizacija prejete fakture in pregled vseh prilog ................................................ 11
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
Celjska cesta 6, 3240 Šmarje pri Jelšah Tel: 03/810 1300 Fax: 03/81 71 334
2
A. Dostop do WEB uporabniškega vmesnika prejetih eRačunov
Do WEB uporabniškega vmesnika prejetih eRačunov na naslovu
https://eracuni.edico.biz:8443/web/isedico/prejetieracuni lahko dostopate preko internet
brskalnika Mozilla-Firefox ali preko Google Chrome ali IE v novejših verzijah.
B. Prijava v WEB uporabniški vmesnik
Po prijavi v WEB uporabniški vmesnik se morate prijaviti preko gumba Prijava:
Vnesite podatke in kliknite Prijava:
C. WEB aplikacija prejeti eRačuni
Enako kot smo omenili že pri izdanih eRačunih lahko WEB aplikacijo prejeti eRačuni
razdelimo na tri dele: 1. Glave prejetih faktur
2. Podrobnosti prejete fakture:
- Priloge
- Delilnik
- RefDokumenti
- Davki
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
Celjska cesta 6, 3240 Šmarje pri Jelšah Tel: 03/810 1300 Fax: 03/81 71 334
3
- Postavke
- Zneski
3. Vizualizacija prejete fakture in pregled vseh prilog
OPOZORILO: Prejeti eračuni se bodo zapisali s statusom Nov. Od statusa Nov do Pripravljen-ERP se
bo vršil postopek likvidacije (za začetek osnovna likvidatura). Po statusu Pripravljen-ERP pa jih bo
oseba, zadolžena za prevzem prejetih faktur v finance, prevzela v knjigo prejetih faktur. Prejeti eračun
bo tako dobil status Prevzet ERP.
1. Glave prejetih faktur
Seznam vseh avtomatsko in ročno dodanih prejetih faktur s polji:
Polje Opis
ZapStevServis Z UJP-a/banke dodeljena številka
DobavStevilka Izdajateljeva (dobaviteljeva) številka fakture
NazivIzdajatelja Naziv izdajatelja fakture
DatUraPrejema Datum in ura prejema eračuna v sistem UJPnet
ZnesekRac Znesek fakture
*Status Status prejete fakture (opis statusov v nadaljevanju)
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
Celjska cesta 6, 3240 Šmarje pri Jelšah Tel: 03/810 1300 Fax: 03/81 71 334
4
DatumIzdDok Datum izdaje fakture
RokPlacila Datum plačila
Tip Tip fakture (račun, dobropis, predračun, avansni račun)
ZnesekZaPlacilo Znesek za plačilo
ZnesekPredDob Znesek predplačila ali dobropisa, ki zmanjšuje znesek plačila
ZnesekOsnove Znesek osnove
ZnesekDDV Znesek davka
ZnesekIzravnave Znesek evrske izravnave
ZnesekOproscPromet Znesek oproščenega prometa
ZnesekNeobdavcenPromet Znesek neobdavčenega prometa
DatumDob Datum opravljene storitve ali dobave blaga
Namen Namen plačila
KodaNamena Koda namena
SklicnaSt Sklicna številka
ReferencnaOznaka Referenčna oznaka za usmerjanje eračuna na prejemnikovi strani
ObrDavObv Ali gre za obrnjeno davčno obveznost?
StrMesto Šifra prejemnikovega stroškovnega mesta, za kar se dogovorite z dobaviteljem,
da se navaja na eračunu za lažje interno usmerjanje
IDizdajatelja ID številka izdajatelja
IBANizdajatelja IBAN izdajatelja
*Izvor Ročno ali avtomatsko dodan eračun
IzvorPrejema S katerega servisa se je eračun zavedel v WEB aplikacijo prejeti eRačuni:
UJPnet
UJPeRačuni
EracuniEdico
*ZapSt Interna zaporedna številka prevzema.
St_eRacuna Izdajateljeva (dobaviteljeva) številka eračuna.
Verzija_eRacuna Verzija eračuna. E-SLOG 1.5 ali 1.6.
Tip_eRacun Vrsta računa po pravilih standarda za e-SLOG 1.5 ali 1.6
380 – račun
381 – dobropis
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
Celjska cesta 6, 3240 Šmarje pri Jelšah Tel: 03/810 1300 Fax: 03/81 71 334
5
Opombe Interna opomba.
RacunXML Spletni naslov XML dokumenta (URL naslov)
PDF Spletni naslov PDF dokumenta (URL naslov)
UserPrejema Uporabnik, ki je eračun prevzel z UJPnet sistema ali ga ročno naložil v WEB
aplikacijo prejeti eRačuni
*Polja obarvana zeleno se trenutno še ne uporabljajo. * Opis uporabljenih statusov za prejete eračune (statusi se bodo še spreminjali!)
Status
Opis
Nov Nov, pravkar v WEB aplikacijo prevzet eračun.
Praviloma prevzet z UJPnet sistema/drugih servisov ali ročno dodan.
Pripravljen Eračun pripravljen za posredovanje v ERP.
Postopek likvidature in dodajanja prilog je zaključen, prejeti račun pripravljen za
prenos v ERP.
Prevzet-ERP Eračun prevzet v ERP.
Razporejen Eračun nekje v postopku likvidacije.
Zavrnjen Eračun zavrnjen s strani podpisnika, likvidatorja.
Enako kot na izdanih fakturah so tudi na prejetih fakturah v glavi na voljo akcije, s katerimi
lahko zapise dodajate (ker se proži import, na tem mestu dodajanje ni aktualno), brišete
, filtrirate , izbirate stolpce za pregled in tiskanje , izvažate v excel
, tiskate in premikate na prejšnji ali naslednji zapis ....
Filtriranje
Predlagamo, da za začetek uporabljate osnovni (Basic) način filtriranja.
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
Celjska cesta 6, 3240 Šmarje pri Jelšah Tel: 03/810 1300 Fax: 03/81 71 334
6
V polju Field name izbirate polja iz tabele, v naslednjem polju Condition izbirate pogoj
in v zadnjem polju Value/FieldName vnesete iskano vrednost.
Datum vnesite v obliki LLLL-MM-DD.
Ažuriranje podatkov
Podatke lahko ažurirate/pregledujete v obliki tabele ali preko vnosne forme – preklop se
izvede s klikom na ikoni .
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
Celjska cesta 6, 3240 Šmarje pri Jelšah Tel: 03/810 1300 Fax: 03/81 71 334
7
Prevzem novih eračunov
Vse prejete fakture običajno vsako jutro poberete z UJPnet sistema preko postopka
s pomočjo akcije v glavah faktur ,
Vnesite datumsko mejo uvoza. Fakure, ki so že v seznamu (po UjpŠtevilki se preverja), se ne
uvozijo ponovno, sistem jih preskoči.
Fakture dobijo status Nov ali status Napaka-Parsanje. Slednja pomeni, da eračun vsebinsko
ni ustrezen (ali ima zneske podvojene, ali datumov nima pravilno navedenih ali....), zato
bodite pozorni na take zapise in nam javite na našo podporo, da preverimo in ustrezno
ukrepamo (ponavadi se zahteva od izdajatelja, da uredi eračun).
Bodite tudi pozorni na znesek računa – kar precejšnje število izdajateljev ne zavaja tega
podatka v xml, zgolj znesek za plačilo, kar pa po našem mnenju ni pravilno.
Import prejetih računov se začasno samodejno proži tudi ko v PIS Edico prožite Prevzem
eRačunov in sicer za tri dni (danes, včeraj, predvčeraj). Je pa v planu, da se bodo vse na novo
prejete fakture avtomatsko 1x na dan uvozile z UJPnet sistema in se zapisale v ta seznam.
V teku delovnega dne po potrebi poberete še sami nove račune preko zgoraj omenjenega
postopka.
Hkrati z importom se proži tudi preverjanje statusov izdanih eračunov na UJP, ki se odrazi v
seznamu izdanih eračunov (izdanim računom se spremeni status).
Ko so računi uvoženi, jih je potrebno preveriti in nato razporediti po tokokrogih – glejte druga
navodila.
Zajem prilog k računu
Preko ikone prožite , preko Add File poiščite datoteko na
disku in jo pripnite.
Vse priloge, ki jih je izdajatelj poslal z eračunom, so avtomatsko dodane, te ročne pa dobijo
posebno oznako v stolpec Ročno, da se med seboj ločijo.
Naložite lahko vse vrste prilog v formatih: xml, pdf, txt, doc, xsl, jpg, tif,…Avtomatsko se
odpirajo vsi dokumenti formata xml, pdf in slikovni formati, ostali (doc, docx, xsl,…) se
prenesejo (»download-jo).
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
Celjska cesta 6, 3240 Šmarje pri Jelšah Tel: 03/810 1300 Fax: 03/81 71 334
8
Zajem ne-eračunov
Prav tako boste lahko prejete fakture dodali tudi ročno preko postopka
in ikone . Aktualno predvsem za tuje fakture, ki
jih boste dobivali še v fizični obliki in jih boste želeli dodati v skupni seznam prejetih faktur,
da bodo šle v postopek likvidature enako kot ostale prejete fakture. Status teh računov je Ni
eračun.
Povezava z lekarniškim sistemom RECIPE
Še v delu.
2. Podrobnosti prejete fakture v odnosu 1 : n
Na eno prejeto fakturo je lahko vezanih več različnih podrobnosti, ki smo jih razdelili po posameznih
sklopih/zavihkih:
- Priloge
- Delilnik
- RefDokumenti
- Davki
- Postavke
- Zneski
Priloge Gre za seznam vseh prilog, ki vam jih skupaj s fakturo posreduje dobavitelj ali pa ste jih ročno
naložili.
Lahko pa na tem mestu preko ikone v glavi dodajate še svoje interne priloge v formatih: xml,
pdf, txt, doc, docx, xsl, xslt, jpg, png, tif,… Vse te priloge bodo v polju Izvor dobile oznako Ročno, s
čimer se bodo ločile od ostalih s prejetim eračunom dodanih prilog.
Avtomatsko se odpirajo vsi dokumenti formata xml, pdf in slikovni formati. Vsi ostali (doc, docx,
xsl,…) se prenesejo (»download-jo).
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
Celjska cesta 6, 3240 Šmarje pri Jelšah Tel: 03/810 1300 Fax: 03/81 71 334
9
Delilnik
Na tem mestu lahko vidite rezultat vnoda delilnika iz postopkov razporejanja in likvidature.
Ref.Dokumenti
Seznam vseh referenčnih dokumentov, na katere se dobavitelj sklicuje v glavi eračuna.
Nabor možnih referenčnih dokumentov po šifrantu vrst dokumentov po standardu e-SLOG 1.6
Polje Opis
VrstaZneska Šifrant vrst dokumentov po standardu e-SLOG 1.6
AAB - Predračun
AAK - Dobavnica
CT - Pogodba
ON - Naročilo kupca
……
StevilkaRefDok Številka referenčnega dokumenta
DatumRefDok Datum referenčnega dokumenta
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
Celjska cesta 6, 3240 Šmarje pri Jelšah Tel: 03/810 1300 Fax: 03/81 71 334
10
Davki Pod zavihkom Davki je seznam vseh prisotnih davkov in zapisov za neobdavčen in oproščen promet
na eračunu (po eslog-u).
Postavke
Seznam vseh na računu navedenih postavk skupaj s pripadajočimi podatki postavke.
Zneski
Na tem zavihku gre za povzetek vseh zneskov prejetega eračuna. Zneski so opredeljeni s šiframi iz
šifranta vrst zneskov po standardu e-SLOG 1.6.
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
IS.Edico informacijski sistemi d.o.o.
Celjska cesta 6, 3240 Šmarje pri Jelšah Tel: 03/810 1300 Fax: 03/81 71 334
11
Povzetek zneskov z računa
Polje Opis
VrstaZneska Šifrant vrst zneskov po standardu e-SLOG 1.6
9 - znesek za plačilo
79 - vsota vrednosti postavk (cena*količina) brez popustov
86 - vsota vrednosti postavk s popusti in DDV (končni znesek)
125 - vsota osnov z DDV
165 - izravnava
176 - vsota zneskov DDV
……
ZnesekRacuna Znesek vrste zneska
3. Vizualizacija prejete fakture in pregled vseh prilog
Na desni strani ekrana se za vsak avtomatsko dodan prejeti eračun na prvem zavihku Račun XML
prikaže vizualizacija tega računa, na drugem pa po naši enotni vizualizaciji. Pod zavihkom PDF je
prikaz računa v PDF obliki, če ga je seveda dobavitelj poslal zraven prejetega eračuna.
Pod zadnjim zavihkom Priloge pa lahko pregledujete vse poslane in interno dodane priloge za eno
fakturo tako, da se pomikate po zapisih prilog te fakture.
Avtomatsko se odpirajo vsi dokumenti formata xml, pdf in slikovni formati. Vsi ostali (doc, docx,
xsl,…) se prenesejo (»download-jo).
Dokument lahko tiskate tako iz izdajateljeve kot enotne vizualiazcije kot tudi s PDF mesta, je pa način
vezan na brskalnik – v vsakem je malce drugače.