Upload
others
View
2
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Ny ekonomi 2016 2014-11-26 EKONOMIDAGEN
Innehåll
• Bakgrund / repetition
• Vad är på gång? Vad ändras?
• Hur förbereder vi oss?
• Svar på frågan: Hur påverkas jag?
Vad går projektet ut på?
Att byta
ekonomisystem och
ekonomimodell
….inklusive påverkan
andra system och rutiner
Nytt ekonomisystem
Upphandling genomförd:
- Raindance som levereras av CGI Sverige AB
Införande under 2015
- Förberedelser pågår
”Tjuvtitt”
Ex: Kundfaktura – enkel manuell registrering
Inte bara ekonomisystem…
Successiv implementering
• Framtidens lösningar – hur möter Lunds
universitet bäst sina systemanvändare/
sällananvändare?
Ny ekonomimodell
• Kodsträngens uppbyggnad håller på att ta form
– ska stämmas av med systemleverantören
• Lägger en grund för enklare hantering: interna
transaktioner, rekvisitioner, periodisering etc
• Detaljer sätts längre fram – mycket under våren 2015
Arbetet hittills
Omvärldsanalyser
Möten med ledning, administratörer etc
Kartläggning av krav och behov
Remiss
Processkartläggningar
Kodplansmodellering
Beslut om vägval och inriktningar
Upphandling av ekonomisystem
Stöd till projekt i EOS
Framtagande av utbildningsstrategi
Tidplanen i grova drag
• 2013: förstudie och internremiss
• 2014: utreda, bestämma och upphandla
• 2015: sätta rutiner, detaljmodellera
kodplaner, installera, testa, utbilda
• 2016: följa upp, komplettera
Skarp drift Raindance: 2016-01-01
Målgrupper - roller
• Ekonomer
• Controllers
• Ledningen på olika nivåer
• Attestanter
Metod för ett lyckat införande
• Fånga verksamhetens krav och behov – lyssna!
• Involvera personer från verksamheten
• Extern input och inspiration
• Bra samarbete med styrgruppen
Vår styrgrupp
• Lise Bröndum sektionen Ekonomi
• Birgitta Carlsson Löner och förmåner
• Gert Paulsson Företagsekonomiska inst
• Jan-Inge Månsson LDC
• Karin Ekborg-Persson Stab Utveckling
• Karin Salmonsson Kulturvetenskaper
• Klas Malmqvist Forskning, samverkan, innovation
• Stina Ahlenius Laboratoriemedicin
• Torun Forslid Naturvetenskapliga fakulteten
• Viktor Öwall Elektro- och informationsteknik
Bikupor
Diskutera med dina närmaste grannar om hur vi i projektet
bäst kommunicerar
Infobrev
Hemsidan
Stormöte ………
Projekthantering
Stöd till forskning i EOS - förstudie
• Upprättande av kalkyler och budget/simulering i EOS
• Utdata i EOS och Kuben – tänk målgrupp
• Möjligt att erbjuda en lösning våren 2015
”Det ska gå att enkelt och överskådligt planera,
simulera och följa upp fleråriga projekt”
Projekthantering
Kodplan
Orfi 11i
ekonomisk händelse
verksamhet
annan
indelning
Kostnads-
ställe Konto
Verksam-
hets-
gren
Koncern
-kod Finansiär-
kod Aktivitet Fritt
fält
Rapport-
kod: Momsred.
Utbet stip.
Kodsträngen idag
Orfi 11i
Kostnads-
ställe Konto Verksamhet Motpart Finansiär
Aktivitet
Modellering ny kodsträng (pågår!):
Funktion
ekonomisk händelse
verksamhet
annan indelning
Ny kodplan: Kostnadsställe
• Behåller namnet
• Enhetlig namnsättning, sv + eng
• Kodning/egenskaper för att underlätta nivå,
klassificering, summeringsnivåer
• Kan bli aktuellt med nummerbyten på vissa håll
(fakultetsbeslut)
”Beteckningen Kostnadsställe är allmänt vedertaget
både på universitet och utanför och bör därför
behållas. Blir förvirrande att ha Ansvar som
beteckning då detta förknippas med en person.”
”Strukturen ska spegla LUs linjeorganisation.”
Ny kodplan: Konto
• Grova dragen klara, detaljmodellering pågår,
arbetsgrupper/referenspersoner är med och påverkar
• Inte ha kvar kontoklass 9, mer än till indirekta kostnader
• Inköp av anläggningstillgångar och aktivering i
kontoklass 1, ej 65*/67*
”begränsa, tydliggör”
”behövs inte fler konton. Enkelhet prioriteras!”
”Mer specificerad kontoplan = fler kontoslag för att kunna se vad vi
köper på mer detaljnivå. Ger användbar statistik inför upphandlingar.”
”interna transaktioner skulle kunna särskiljas på ett enklare sätt än
genom särskilda konton.”
”mer liknande den privata sektorn”
Ny kodplan: Verksamhet
• Utbildning:11
• Uppdragsutbildning: 54 och 58
• Forskning: 21 och 35 (24 och 36 försvinner, läses ihop)
• Uppdragsforskning: 55 (56 försvinner, läses ihop)
• Stödverksamhet: 91 (10 och 30 försvinner, måste
fördelas)
” Så få verksamhetsgrenar som möjligt”
”Ta bort v-gren 10 och 30 och lägg bokföringen på
kärnverksamhetens v-grenar.”
”Vi har redan avskaffat verksamhetsgren 24 och 36!”
”Ett projekt är ett projekt, 21, 35 eller 55 spelar ingen roll!”
Ny kodplan: Motpart
• Nytt namn!
• Färre värden för interna motparter
– Inom fakulteten (alltså mellan dess institutioner)
– Utanför fakulteten
– (Utanför fakulteten inom samma institution)
– Hör ihop med internfaktureringslösningen
Ny kodplan: Rapportkod
• Utgår!
• Nödvändig för vissa rapporteringar
• Efter 2015: Behövs ej, rapporteringen
löses på annat sätt
Ny kodplan: Person
• Ingen egen koddimension
• Lönetransaktioner med personinformation
från Primula till Raindance (jfr leverantörs-
/fakturainformation på andra utgifter)
• Möjliggör summering och rapportering i
ekonomisystem och andra
uppföljningssystem
• Hör ihop med ev. funktionalitet för
lönekostnadsfördelningar och tidredovisning
Ny kodplan: Finansiär
• Viktigt när vi sätter upp ekonomisystemet
– registrera så mycket information som möjligt vid
källan (kunder, kontrakt, rekvisitioner mm.)
– underlätta processen för hantera inbetalningar
Ny kodplan: Aktivitet
• En kod för att fånga delverksamhet, projekt,
kontrakt etc.
• Koppling till kontraktsuppgifter, andra
egenskaper
• Viktigt med bra rutiner samt lämplig
arbetsfördelning mellan nivåer beträffande,
upplägg, ändringar och avslut
• Viktigt mål med flexibilitet! Struktur och
numrering återstår, …kan bli aktuellt med
nummerbyten
Ny kodplan: Funktion
• Nyhet!
• Ersätter delvis Fritt fält
• För att lösa tvärsgående uppföljningsbehov
• Funktion som behöver följas upp på tvärs mot
den ordinarie organisationsindelningen som
kostnadsställe och aktivitet ger
• Ofta något som bokförs på flera
kostnadsställen, men kan även förekomma
inom ett kostnadsställe
• Arbetsgrupper/referenspersoner ska vara med
och påverka
BENSTRÄCKARE
PAUS – hur smart är din högra fot?
• Lyft höger fot, cirkulera den medurs
• Fortsätt snurra foten
• Skriv siffran 6 i luften med höger hand
Vissa förändringar sker med automatik…
Förbättrade rutiner o processer
• Rekvisitioner
• Interna transaktioner
…Interna transaktioner
• Köp/sälj
• Vidarefördelning
• Rättning
Tydliga processer/rutiner,
systemval samt konteringsregler!!
Förbättrade rutiner o processer
• Rekvisitioner
• Interna transaktioner
• Internfakturor
• Kundfakturor och internfakturor med både artikelregister
och fritextfakturering. Samordningsbehov?
• Export- och import mellan Excel och Raindance
• Andra lösningar än buntöversikter för godkännande av
interna transaktioner samt inbetalningar
• Redovisning av indirekta kostnader
Förbättrade rutiner o processer
Återstår att lösa i ekonomimodell och system
• Kontraktsuppgifter, samfinansiering och periodisering
• Lönekostnadsfördelning och omfördelning
• Tidredovisning
• Redovisning av lokalkostnader
Är du redo?
• Anläggningsregistret
• Opostade transaktioner
• Rese- och institutionsförskott
• Utestående kundfordringar
• Utestående internfakturor
Se vidare Pengaktuellt nr 308
Hur påverkas jag som ekonom?
2015
• Nytt kalkylstöd till forskningsprojekt under våren
(pilot?)
• Utbildning i ekonomimodellen kvartal 2 - 3
• Arbete med kodplansöversättning kvartal 3 - 4
• Utbildning i ekonomisystemet kvartal 4
• Ökad arbetsbelastning
• Höjd kompetens!
Hur påverkas jag som ekonom?
2016
• Fortsatt utbildning i modell och system,
rätt utbildning vid rätt tillfälle
• Ökad arbetsbelastning initialt
Hur påverkas min prefekt?
2015 – med stöd av institutionsekonomen
• Fastställa hur institutionens verksamhet bäst
planeras och följs upp. Vill jag t ex se
ekonomiskt utfall per avdelning,
forskningsprojekt, utbildningsprogram?
• Bestämma – utifrån ny modell – om rutiner
för ansvar och godkännande
• Utbildning
Det kommer tydliga anvisningar och
tidsangivelser om detta längre fram
Hur påverkas min prefekt?
2016 – med stöd av institutionsekonomen
• Tillämpa nya ekonomimodellen och nytt system
Obs! 2015 års bokföring görs klar i Orfi
Vad kommer jag att uppleva som
annorlunda 2016?
• Förenklade rutiner
• Mer enhetliga rutiner
• Större flexibilitet vid omorganisationer
• Ökade/enklare uppföljningsmöjligheter
• Färre papper
• Färre system
• Projekthantering – ett gemensamt, frivilligt stöd
vid ansökan och uppföljning
Stora saker skapas av att en
serie små saker sammanstrålar.
~ Vincent van Gogh
Tack för idag!