O MÉTODO 5S JAPONÊS Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão : 06 Implantar a Qualidade

O MÉTODO 5S JAPONÊS

Fundação Monsenhor Alves Brás * Acção de Formação: Supervisão e Avaliação da Qualidade nas Organizações Sessão: 06

Implantar a Qualidade


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SEIRI

SEITON

SEISO

SEIKETSU

SHITSUKE

MÉTODO 5S JAPONÊSMÉTODO 5S JAPONÊS


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SEPARAR

SITUAR

SUPRIMIR

SINALIZAR

SEGUIR

MÉTODO 5SMÉTODO 5S


1 - Simplificar 2 - Arrumar 3 - Proteger

4 – Diagnosticar e redesenhar procedimentos

5 – Gerir e consolidar mudanças

Calendário do Programa 5S


S1

S2

S3

S4

S5

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

meses

Execução do Método 5S:Em cada departamento, serviço, ou área operacional, envolvendo toda a organização.


Pré-condições: > Direcção e chefias comprometem-se e dão o exemplo; > Programa deve ser assumido por TODOS e em regime de responsabilidade solidária; > Sem prejuízo da especialização e da divisão de tarefas, todas as tarefas são de TODOS.


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SEPARARSEPARAR

SITUAR

SUPRIMIR

SINALIZAR

SEGUIR


1º S - SEPARAR


Indispensável

Pode dar jeito

Inútil

Uso diariamente

Uso poucas vezes

Quase nunca uso

Uso permanente

Uso temporário

Querer ter TUDO sempre à mão…


É um erro – só atrapalha;

É perda de tempo – demora sempre mais a procura do que necessitamos;

É desperdício de recursos – consome mais espaço e imobiliza materiais e recursos em demasia;

É perda de dinheiro – compramos desnecessariamente o que não encontramos no meio da confusão;

É triste figura – passamos a vida a arrumar e nunca está bem arrumado.

Inventário dos materiais existentes no nosso ambiente de trabalho


Uso pouco frequente: 30%

Indispensável todos os dias:

35%

Mais útil a outra área: 20%

Lixo: 15%

Propósitos do 1º S (Ambiente de trabalho)


Ter à mão somente o necessário e na quantidade certa;

O que um dia poderá ser necessário, mas não o é todos os dias, deve ser classificado, sinalizado e guardado fora do ambiente de trabalho em local certo e bem escolhido;

Identificar o “lixo” e dar-lhe destino: eliminá-lo, cedê-lo a outra área operacional ou doá-lo a clientes externos.

Se todos os dias é isto, isso significa…


NÃO-CONFORMIDADE

NÃO-QUALIDADE


DESAPEGO

dos materiais e equipamentos

APEGO

à obtenção de resultados e ao desempenho da missão.

Vantagens do 1º S


Ambiente de trabalho mais espaçoso;

Diminui tempo de procura diária de materiais, instrumentos e documentos;

Encontra-se mais facilmente o que se precisa;

Tarefas executadas mais rapidamente;

Diminuem enganos, falhas e descontinuidades;

Diminui o stress no local de trabalho;

Diminuem compras supérfluas.

Mais ainda…


Reafectar alguns materiais e equipamentos por outras áreas operacionais mais carentes.


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SEPARAR

SITUARSITUAR

SUPRIMIR

SINALIZAR

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2º S - SITUAR


Cada coisa no seu lugar certo.

Um lugar certo, conhecido e sinalizado para cada coisa.

Objectivos do 2º S


Organizar a ocupação dos espaços em função:

• da importância das tarefas que neles se realizam para a satisfação dos clientes/utentes;

• da facilidade e rapidez das tarefas;

• da ordem e da estética;

• da segurança de pessoas, instalações e equipamentos;

• da higiene e da saúde no trabalho.

Faz isto muitas vezes?... Sim?…

É bem provável que os materiais não estejam

arrumados onde deviam.


Propósitos do 2º S


Cada coisa no lugar mais apropriado e sempre no seu lugar;

Lugares de estacionamento temporário são de evitar;

Todos conhecem o lugar de cada coisa;

Há placas identificadoras de área operacional.

a) Quanto aos locais:



Todos usam o mesmo nome para designar cada coisa (equipamentos, materiais, documentos);

Há etiquetas, cabeçalhos ou autocolantes identificadores nas coisas;

O lugar de cada coisa está devidamente sinalizado.

b) Quanto aos materiais:

Quantas vezes já não sabe onde guardou o material?

Isso significa…


NÃO-CONFORMIDADE

NÃO-QUALIDADE

Vantagens do 2º S


Reduz-se muito os tempos de procura de materiais e sobretudo de documentos;

Liberta-se ainda mais espaço;

Mais fácil e rapidamente sabemos ao certo o que temos ou não temos, o que usamos muito e o que, afinal, pouco usamos;

Sensação de ordem, coerência e de agradabilidade no local de trabalho.

Mais ainda…


Sabemos e controlamos melhor o que gastamos;

Podemos prever com mais rigor o que será necessário gastar no futuro.


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SEPARAR

SITUAR

SUPRIMIRSUPRIMIR

SINALIZAR

SEGUIR


3º S - SUPRIMIR


As fontes de sujidade, de degradação, de ameaça à saúde ou à segurança

Poeira

Fumos

Humidade

Luz solar directa

Correntes de ar

Ruído

As fontes de sujidade sujeitam a desgaste rápido…


Equipamentos

Materiais

Pessoas

CUSTOSACRESCIDOS

DESNECESSÁRIOS


Procura não sujar…

Não terás de limpar

Verás tudo a funcionar

Local ideal para trabalhar!



IDENTIFICAR:

• Fontes de sujidade / degradação;

• As causas dessas fontes;

• Os pontos difíceis de limpar;

• Os equipamentos e materiais mais sensíveis.

Compromissos do 3º S


Limpeza assumida como tarefa de todos;

Todo o material limpo depois de usado e antes de ser devolvido ao seu lugar;

A Qualidade não faz ruído, nem o ruído tem qualidade.


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SINALIZARSINALIZAR

SEGUIR


Após o 3º S, temos realizados 3 grupos de acções preventivas …


Controlamos se há algum material inútil ou sem serventia;

Controlamos se cada coisa está ou não no seu lugar;

Eliminámos ou reduzimos as fontes de sujidade e de degradação.

4º S - SINALIZAR


a norma e as anomalias

Discernir o que é (deve ser) um funcionamento normal, regular e sem falhas;

Sinalizar como, onde e com que finalidade será BEM feito;

Sinalizar como, onde e com que finalidade será MAL feito.



Definir e instituir PROCEDIMENTOS-PADRÃO:

no uso de instalações e espaços;

no uso de máquinas e aparelhos;

no uso de materiais e utensílios;

na cadeia de desempenho de tarefas;

na interacção com pessoas;

na emissão, circulação e expedição de documentos.

QUEM FAZ?

COMO?

ONDE?

PARA QUEM?

COM QUE FIM?

Meta do 4º S:O Manual da QualidadeO Manual da Qualidade


Os procedimentos-padrão hão de ser…

Redigidos e reunidos em Manual;

Acompanhados de mapas, tabelas, diagramas, fluxogramas;

Aprovados e instituídos como norma pela Direcção;

Objecto de acções de sensibilização e de formação do Pessoal.

O que deve ter o Manual da Qualidade


Objectivos da organização e da política de Qualidade;

Atribuição de responsabilidades;

Procedimentos e instruções;

Disposições para rever, actualizar e gerir o Manual.

Como se chega ao Manual da Qualidade?

…



EquipaCoordenadora

Equipas deDinamização

Áreas Operacionais

DIVULGAÇÃOSENSIBILIZAÇÃO

AUTO-DIAGNÓSTICOPROPOSTAS

RELATÓRIOS DE ÁREA

LEGISLAÇÃO

Parceiros

Especialistas

Partilha de experiências

RELATÓRIOFINAL

Direcção

APROVA?

EXECUÇÃO

NÃO

SIM

Aprovação superior do 4º S


Eficáciajurídica

Solenidade,ritual

• Reconhecimento pelo trabalho e pela participação;

• Reforço do Programa de mudança;

• Lançamento da próxima etapa.

Acções de sensibilização


Primado da satisfação do cliente/utente;

Racionalizar circuitos, optimizar procedimentos;

Cultura de obtenção de resultados;

Aposta firme na Qualidade e na melhoria contínua;

Sinal: Bem fazer para melhor conseguir!

O auto-diagnósticoIDENTIFICAR E DESCREVER


• BOAS PRÁTICAS• OPORTUNIDADES DE MELHORIA

• DEFICIÊNCIAS• ANOMALIAS

O QUÊ? ONDE?

COM QUE MEIOS?COMO?

QUEM? COM QUECOMPETÊNCIAS?

PARA QUEM?COM QUE FIM?

Técnica 1 – Análise SWOT


FACTORES INTERNOS:

• Pontos fortes – sucessos;

• Pontos fracos – deficiências, fracassos;

FACTORES EXTERNOS:

• Desafios e oportunidades;

• Ameaças e constrangimentos.

Análise SWOT


Para cada grupo de factores internos e externos:

GRADUAR OU HIERARQUIZAR POR ORDEM DE PESO OU IMPORTÂNCIA.

Técnica 2 - Reengenharia


Se eu recriasse esta Organização hoje, com o que agora sei e com a tecnologia disponível, como é que o faria?

Técnica 3 – Análise de benefícios-custos(OU DE RETORNO DO INVESTIMENTO)


RESULTADOS, BENEFÍCIOS, SATISFAÇÃO

CUSTOS,

RECURSOS USADOS

A

B

Técnica 4 - Benchmarking


Comparar indicadores da nossa Organização com os indicadores de Organizações congéneres (para cada área ou actividade):

Benefícios, resultados, satisfação;

Custos, recursos utilizados;

Tecnologias utilizadas;

Técnica 5 – Projecção a 5 anos


Quem são e onde estão os nossos clientes/utentes?

Que necessidades satisfazemos?

Que técnicas e procedimentosdevemos usar?

Através de que canaisdevemos actuar?

… E dentrode 5 anos?

Direccionar o crescimento


CONSOLIDAÇÃO DESENVOLVIMENTO

DESENVOLVIMENTO DIVERSIFICAÇÃO

Alvo: clientes actuais

Alvo: novos clientes

Bens/serviços actuais Novos bens/serviços

Consolidação: risco de morte lenta a prazo;

Diversificação: custos mais elevados e maiores riscos.


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SITUAR

SUPRIMIR

SINALIZAR

SEGUIRSEGUIR


5º S - SEGUIR


Gerir a mudança, melhorando continuamente!

EXECUTAR EM CONFORMIDADE

MELHORAR NA OPORTUNIDADE



Consolidar os ganhos anteriores;

Interiorizar novas normas e procedimentos;

Institucionalizar bons hábitos;

Instituir avaliação periódica de resultados;

Criar uma cultura ávida de mudança para melhor.

A nova cultura do 5º S


Adesão e respeito pelas normas em cuja elaboração se participou;

Orientação para a obtenção de resultados;

Gestão cuidada de recursos;

Sensibilidade e respeito pelas pessoas;

Motivação para o trabalho.

Missão definida com rigor em relação a …


Clientes/utentes

Fornecedores

Sócios e associados

Pessoal

Parcerias

Comunidade

Para executar o programa de mudança,antes de mais, é necessário…


Comunicar = tornar comum;

Divulgar e sensibilizar usando todos os canais de comunicação interna;

Formar e treinar as competências necessárias;

Aptidão para desarmar focos e mecanismos de resistência.

O importante não é nº de passos que se dá, mas a distância que se percorre!


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