Vetprom export-import d.o.o.

Beograd, 18.09.2020.

OBEZBEĐENJE KVALITETA LEKA U LANCU SNABDEVANJA U FUNKCIJI BEZBEDNOSTI PACIJENTA

Menadžer kvaliteta

Mirjana Botić Pomoćnik direktora za klinička ispitivanja

Jelisaveta Vidić

OBAVEZE I ODGOVORNOSTI UVOZNIKA/DISTRIBUTERA LEKA KOJI SE KLINIČKI ISPITUJE

Promet lekova za klinička ispitivanja - potencijalni izazovi

Kliničke studije u Srbiji SUŠTINA SPROVOĐENJA KLINIČKIH ISPITIVANJA

Progres u medicini zasnovan je na istraživanju koje se, jednim delom, mora oslanjati na ispitivanje na ljudima.

Cilj svih kliničkih istraživanja jeste da se unaprede profilaktički, dijagnostički i terapijski postupci. Kliničko ispitivanje, osim naučnih, mora da zadovolji i etičke standarde, kojima se štite i promovišu prava ispitanika, njihova bezbednost i dobrobit, koja mora biti važnija od brige za interes nauke i društva.

• Povećani broj kliničkih ispitivanja, uz dodatne zahteve sponzora.

•Složenost prateće logistike u distribuciji (temperaturni režimi u transportu, izveštavanje, praćenje zahtevanih protokola).

•Regulatorni pritisci (Timelines).

•Multikulturalnost učesnika u pregovaračkom lancu (jezičke barijere i zahtevnija objašnjenja po pitanju lokalne regulative).

•Sve kraći rokovi za start-up fazu kliničkog ispitivanja (od trenutka odobrenja sprovođenja kliničkog ispitivanja do prvog uvoza).

•Lokacije istraživačkih centara i dostupnost adekvatnog osoblja za primopredaju studijskog materijala.

•Povećani broj učesnika u logistici kliničkih ispitivanja (studijski tim pri sponzoru, CRO, tim na istraživačkom centru, globalni isporučilac sponzora).

•Primena informacionih tehnologija u svakodnevnoj komunikaciji i izveštavanju (interaktivne web/voice aplikacije).

FAKTORI KOMPLEKSNOSTI LOGISTIKE KLINIČKIH ISPITIVANJA LEKOVA: Faze kliničkog ispitivanja

Poređenje rezultata nove i standardne terapije.

Stotine učesnika.

Rano istraživanje

Analiziranje i praćenje terapijskog odgovora.

Manje od 100 učesnika.

Terapija je odobrena i lek se plasira na tržište. Hiljade učesnika.

Utvrđivanje bezbednosnog profila i terapijskih doza. 1 do 2 desetine učesnika.

Posebno osetljiva kategorija studijskog materijala

Povećani broj proizvoda koji zahtevaju temperaturno kontrolisane uslove (hladni lanac)

3/4 Bioloških lekova

10-15% Malih

molekula

Sve vakcine

Biološki uzorci i dijagnostička

sredstva

Vrednost za pacijenta koji čeka na terapiju i koji je zbog gubitka pošiljke ugrožen je u direktnoj sprezi sa činjenicom da je ljudsko zdravlje prevashodni i najviši cilj sprovođenja kliničkog ispitivanja.

Materijalne vrednosti pošiljaka dostižu izuzetno visoke iznose, čime se uticaj finansijskog gubitka u slučaju nedozvoljene temperaturne ekskurzije ili gubitka pošiljke u velikoj meri pojavljuje kao važan faktor u planiranju budžeta.

Da bi se kliničko ispitivanje sprovelo bez zastoja, neophodno je na vreme uspostaviti adekvatne timove na obe strane lanca (sponzor - uvoznik), sa osobljem koje je posvećeno i stručno za svaki segment kojim se obezbeđuje da logistika kliničkog ispitivanja nesmetano teče.

Distribucija lekova koji se klinički ispituju kao i lekova (komparatora ili suportivne terapije za pacijente

učesnike) koji se koriste u toku sprovođenja određene kliničke studije, odvija se u skladu sa

relevantnom lokalnom regulativom (Smernice dobre praske u distribuciji, Sl. glasnik 13/16, dopunjeno

44/2016), koju slede sve veleprodaje kojima je delatnost distrubucija komercijalnih lekova. Dodatno

smo u obavezi pratiti Smernice dobre kliničke prakse, Sl. glasnik 108/2017.

Regulatorni zahtevi

PREDVIDETI NEPREDVIDIVO

INTEGRISANE TEHNOLOGIJE

NADZOR STRUČNJAKA

KLINIČKO ISPITIVANJE

SIG

UR

AN

USP

EH

RUKOVOĐENJE LANCEM

SNABDEVANJA

"PLANS ARE NOTHING, PLANNING IS EVERYTHING" Dwight D. Eisenhower

Segmenti logistike uvoznika lekova i medicinskih sredstava za potrebe kliničkih ispitivanja

Study

Start-up

Distribucija

Uspešna

logistika

Study Start-up

ISPUNJENOST USLOVA ZA POČETAK

Country

Expert

Proaktivno praćenje

Dokumentarni zahtev

KOLIKO JE BITNO

SAMO SPROVOĐENJE

DISTRIBUTIVNIH

AKTIVNOSTI, VAŽNE SU I

SVE FAZE PRIPREMNIH

RADNJI.

2. Dokumentarni zahtevi

2.1. Rad na ugovorima (Contract Management)

• ugovori o pružanju usluga (SOW), • ugovori o tehničkoj saradnji (zahtevani KPI, linija

komunikacije, interakcija sa IxRS tehnologijama, definisanje budžeta, obuka zaposlenih po pitanju ugovornih obaveza).

3. Proaktivno delovanje - inicijalno definisanje

za potrebe operativnog delovanja • članova timova • rokova • prazničnih perioda • back-up timova • back-up modaliteta operativnog rada (contigency plan) • praćenje dogovorenog budžeta.

2.2. Dokumentarni zahtevi lokalne regulative

• rešenje i pripadajući adendumi • proforma template (umbrella PFI) • uvozne dozvole • transportna dokumenta (AWB, proforma za faktičku

pošiljku, uputstva za rukovanje tokom transporta, uslovi skladištenja...)

Study Start-up

1. Country Expert

• poznavanje lokalne regulative i usaglašavanje sa globalnim zahtevima sponzora, • izrada osnovnih shema i uputstava

neophodnih za efikasnu operativu.

ŠTA AKO SE DESI... • Promena opisa leka - prilikom finaliziranja dokumentacije

za apliciranje za uvozne dozvole je ustanovljena neusaglašenost u opisu ispitivanog leka (IMP). Podnošenje zahteva za uvozne dozvole se odlaže. Preventivno delovanje: aktivno, angažovano i studiozno učestvovanje profesionalaca u procesu obrade dokumentacije za datu kliničku studiju.

• Promena dizajna studije - u toku trajanja studije, veoma česta sponzorska odluka je da se iz Pass trough prelazi na Depot dizajn. Preventivno delovanje: unapred predvideti adekvatan prostor u temperaturno regulisanim uslovima magacina, dovoljne količine i zapremine transportnih pakovanja za distribuciju, dovoljan broj temperaturnih data logera.

Study Start-up

• Proaktivno praćenje rizika - obim ugovornih obaveza neadekvatno definisan, prekoračenje budžeta, dodatne usluge za kojima inicijalno nije bilo potrebe. Preventivno delovanje: u pripremnoj fazi predočiti ugovornom partneru sve neophodne aspekte logistike u skladu sa zahtevima lokalne regulative.

• Viša sila - aspekti na koje nemamo uticaj (vulkani, pandemije, sve vrste nepogoda koje ometaju poslovanje i izazivaju zaustavljanje saobraćaja i transporta). Pored prirodnih nepogoda, promene regulative bitno utiču na operativnu efikasnost rada uvoznika i distributera. Preventivno delovanje: praćenje rizika i uspostavljanje alternativnih načina/ruta transporta i modela poslovanja.

Study Start-up

• Inicijalna komunikaciona shema ne funkcioniše u praksi - izmena kontakata i odgovornih lica bez prethodnog obaveštenja. Preventivno delovanje: transparentno prikazan lanac odgovornih osoba i usaglašavanje sa ino partnerom, uz kontinuirane napomene da je neophodno redovno ažuriranje koje omogućava neometanu komunikaciju i sprovođenje lanca usluga.

• Klinički materijal poslat bez traženja odobrenja, a pri tome nedostaje uvozna dozvola - kao posledica razlika u regulatornim rešenjima, operativno odeljenje globalnog isporučioca je propustilo tražiti odobrenje za slanje i realizuje organizaciju transporta. Preventivno delovanje: kontinuirano podsećanje na državnu regulativu, carinski postupak i neophodnu dokumentaciju.

Study Start-up

Distribucija

Nadležnosti u lancu snabdevanja: od proizvođača do istraživačkog centra

PROIZVOĐAČ CENTRALNI DEPO LOKALNI DEPO ISTRAŽIVAČKI CENTAR

Distribucija

• Transport

• Carinjenje

Uvoz

• Adekvatan temperaturni režim

Skladištenje

• Kondicioniranje pakovanja

Pick pack

• Temperaturni izveštaj

• POD

Isporuka na istraživački

centar

• Nalog klijenta

• Preuzimanje sa istraživačkog centra

• Organizacija procesa

Izvoz i

uništenje

Distribucija

1. Uvoz / carinjenje - organizacija uvoza pošiljke čije je prispeće prethodno odobreno, adekvatna dokumentacija koja prati pošiljku, navedeni adekvatni temperaturni režimi za transport i skladištenje, temperaturno validirano pakovanje i instrukcije o postupanju nakon isteka perioda validacije.

2. Skladištenje - GxP magacinski prostor uvoznika, poštovanje ugovorom definisanih KPI za vremenski rok kvalitativnog i kvantitativnog unosa kao i prijem podataka u softver za kontrolu zaliha, konstantni temperaturni monitoring, validirana oprema (transportna vozila, data senzori, sistemi za klimatizaciju, hladne sobe i tsl). Kratkotrajno zaustavljanje ili skladištenje na duži period za depot studije.

3. Pick-pack - po nalogu klijenta, povlači se na distribuciju određena količina leka/medicinskog sredstva iz magacina uvoznika na istraživački centar. Nalog za distribuciju se prosleđuje unapred definisanim osobama.

Distribucija

4. Transport i isporuka na istraživački centar- kontrolisani temperaturni režimi, TCV ili pasivni sistemi transportne ambalaže uz temperaturne logere. Unapred najavljena isporuka pošiljke leka/medicinskog sredstva ovlašćenom članu studijskog tima za prijem pošiljke, u adekvatnim prostorijama za prijem leka/medicinskog sredstva, zaustavljanje beleženja temperature tokom transporta, očitavanje temperaturnih logera, popunjavanje Otpremnice prema Smernicama dobre dokumentarne prakse, adekvatno postupanje prema proceduri u slučaju temperaturne devijacije.

5. Nabavka na lokalnom tržištu dodatne terapije za pacijente - definisano protokolom (kvalifikovani dobavljači, nabavka unapred jasno definisanih količina i vrsta artikala - oblik, pakovanje, rok upotrebe...)

6. Izvoz ili organizacija uništenja - po završetku studije ili tokom trajanja, u zavisnosti od odluke sponzora, količine leka kojima je istekao rok upotrebe ili su neadekvatnog kvaliteta, šalju se

na uništenje u skladu sa ugovorom sa autorizovanom kompanijom.

ŠTA AKO SE DESI DA... • je prispela pošiljka čije slanje i uvoz nije prethodno odobreno - obavestiti

klijenta o prispeću pošiljke koja nije prethodno odobrena niti najavljena, brza reakcija u smislu provere dokumentacije prispele uz pošiljku i raspoloživosti uvoznih dozvola, na osnovu instrukcija klijenta pristupanje proceduri uvoza ili izvoza tj. vraćanja pošiljke - umešnost uvoznika da situaciju reši u najkraćem mogućem roku bez ugrožavanja i narušavanja integriteta pakovanja i kvaliteta leka. Preventivno delovanje: sveobuhvatan Study Start-up.

• je prispela pošiljka za koju je slanje odobreno ali nije prosleđena informacija o transportnom dokumentu za praćenje (AWB track & trace number) niti je predstavništvo kurirske kuće koja transportuje poslalo obaveštenje o prispeću pošiljke => na inicijativu odeljenja uvoza-izvoza uvoznika, agent sponzora prosleđuje podatke. Preventivno delovanje: sveobuhvatan Study Start-up sa posebnim osvrtom na značaj praćenja dobro definisanih kanala komunikacije.

Distribucija

• neusaglašenost instrukcija za temperaturni režim skladištenja prilikom transporta/tranzita i smeštaja na centru – različiti podaci o uslovima skladištenja na dokumentaciji koja prati pošiljku. Preventivno delovanje: efikasan Study Start-up, dobro definisane linije komunikacije i brza reakcija globalnog isporučioca sponzora.

• je pošiljka u bilo kojem segmentu transporta doživela devijaciju u

temperaturnom režimu - obaveštavanje sponzora-CRO-CRA i slanje određene forme koju je sponzor unapred predvideo; stavljanje pošiljke u karantin, čekanje potvrde i postupanje shodno tome => nastavak distribucije ili pristupanje procesu izvoza sa ciljem uništenja, čekanje instrukcija sponzora ili CRO. Preventivno delovanje: efikasan Study Start-up, dobro definisane linije komunikacije i nadležnosti.

Distribucija

• nemogućnost isporuke na centar - nedostupnost ovlašćenih članova studijskog tima u periodu od nekoliko dana, instrukcije CRA i sponzora za dalje postupanje, skladištenje leka u magacin, dalje postupanje u skladu sa primljenim instrukcijama. Preventivno delovanje: adekvatni kanali komunikacije, poštovanje proceduralnih zahteva, stavljanje postupka u status prioriteta, jasne instrukcije sponzora za postupanje da bi kvalitet leka ostao neugrožen.

Distribucija

Svest o važnosti adekvatne procene rizika, proaktivno učestvovanje i stručni timovi su ključni faktori uspešne distribucije.

Logistički i regulatorni izazovi u distribuciji materijala za klinička ispitivanja konstantno se povećavaju.

Dobro poznavanje regulatornih zahteva neke zemlje je od ključne važnosti. Razumevanje kako pisanih tako i nepisanih pravila i poslovne prakse, kao i znanje i iskustvo u špediciji i logistici značajno utiču na uspeh i adekvatno snabdevanje. Potcenjivanje ovih potencijalnih izazova može prouzrokovati kašnjenja u isporuci kliničkog materijala i dovesti u rizik sam budžet studije, vremenske rokove, a što je najvažnije, dovesti u rizik zdravlje pacijenta.

Zaključak

Ključna podrška logistike u sprovođenju kliničkog ispitivanja

Usluge koje podržavaju

sprovođenje kliničkog

ispitivanja

Regulatorna savetovanja Savetovanje

u vezi materijala

za KI

Podnošenje zahteva za uvozne / izvozne dozvole

Carinjenje pošiljaka

Proces uvoza-izvoza

Distribucija prema dizajnu studije

Ambijentalno kontrolisano

skladište

(15-25°C)

Temperaturno kontrolisane

hladne komore

(2-8°C)

Temperaturno kontrolisana

komora -20°C

Distribucija psihoaktivnih

supstanci

Organizacija povrata

studijskog materijala

Vetprom export-import d.o.o. Surcinski put 1V, New Belgrade, Serbia mbotic@vetprom.rs +381 11 2682 896 +381 64 8765 103 jvidic@vetprom.rs +381 11 2656 338 +381 64 8765 107 www.vetprom.rs

ZA SVE POTREBNE INFORMACIJE, OBRATITE NAM SE NA SLEDEĆE E-MAIL ADRESE

PREDNOSTI SARADNJE SA VODEĆIM PRUŽAOCEM USLUGA LOGISTIČKE PODRŠKE U SPROVOĐENJU KLINIČKIH ISPITIVANJA U SRBIJI:

• PREKO 70 GODINA POSLOVNOG ISKUSTVA U FARMACEUTSKOJ INDUSTRIJI

• PREKO 15 GODINA ISKUSTVA U PODRŠCI KLINIČKIM ISPITIVANJIMA

• UČESTVOVANJE U PREKO 300 KLINIČKIH STUDIJA

• TIMOVI STRUČNIH ZAPOSLENIH

• EFIKASAN TIM KONTROLE KVALITETA

• VRHUNSKI PROJEKTOVAN TEMPERATURNO KONTROLISAN MAGACIN

• PRILAGODLJIVOST I PODRŠKA U SKLADU SA SVIM SPECIFIČNIM ZAHTEVIMA PROJEKTA

• STRUČNI ODGOVORI NA SVE KOMPLEKSNE STUDIJSKE ZAHTEVE