Embed Size (px)
Citation preview
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИКРАСНОДАРСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
СТАВРОПОЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ
Кафедра оперативно-разыскной деятельностии специальной техники
УТВЕРЖДАЮ Начальник кафедры ОРД и СТ
к.п.н., доцент полковник полиции
Гуров Д.В. «26» ноября 2014 г.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИВ ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
40.05.01 – Правовое обеспечение национальной безопасностиспециализация «Уголовно - правовая»
Лекция по теме № 1«Делопроизводство в ОВД как система взаимоотношений в
информационном обществе»
Обсуждена и одобрена назаседании кафедры ОРД и СТ.Протокол №7от «26» ноября 2014 г.
Подготовили: старший преподавателькафедры ОРД и СТполковник полиции
В.В. Зиньковский
Ставрополь2014
1. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ
Объем времени, отводимого для изучения темы: 8 часов
Место проведения: аудитория по расписанию.
Цели лекции:
Учебная
1. Ознакомить обучаемых с делопроизводством в органах внутренних дел
как система взаимоотношений в информационном обществе.
Образовательные:
1. Показать сущность основных положений лекционного занятия.
2. Обозначить нормативно – правовую базу, регламентирующую
делопроизводство и режим секретности в ОВД.
3. Предоставить и раскрыть сущность и значение делопроизводства и
режима секретности в ОВД.
4. Показать структуру взаимоотношений в информационном обществе
как одного из направлений делопроизводства в ОВД.
Развивающие:
1. Развивать у обучаемых память, умение анализировать предложенный
на лекции материал, синтезировать его и выделять главное, делать
выводы.
2. Формировать умение конспектировать излагаемый преподавателем
материал.
Воспитательные:
1. Формировать у обучаемых осознание необходимости избранной ими
специальности и чувства гордости за неё.
Метод проведения: объяснительно – иллюстративный и проблемный.
Приемы реализации методов: рассказ, изложение, объяснение,
фронтальная беседа, руководство конспектированием текста, личный показ
какого-либо действия, примеры из педагогической деятельности.
Материально-техническое обеспечение занятия:
1. - учебно-наглядные пособия;
2. - мел, доска;
3. - конспекты лекций.
Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины:
а) нормативные правовые акты:1. Конституция Российской Федерации (с учетом поправок, внесенных
Законами Российской Федерации о поправках к Конституции РоссийскойФедерации от 30 дек. 2008 г. № 6 – ФКЗ // Консультант Плюс: комп. справ.правовая система [Электронный ресурс]. - URL: http://www.consultant.ru. -(Дата обращения: 15.05.2014г.).
2. О полиции: федер. закон Рос. Федерации от 07 февраля 2011г. №3-ФЗ // Консультант Плюс: комп. справ. правовая система [Электронныйресурс]. - URL: http://www.consultant.ru. - (Дата обращения: 15.05.2014г.).
3. Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации:федер. закон Рос. Федерации от 21 ноября 2011 г. №323-ФЗ // КонсультантПлюс: комп. справ. правовая система [Электронный ресурс]. - URL:http://www.consultant.ru. - (Дата обращения: 15.05.2014г.).
4. Об утверждении перечня состояний, при которых оказываетсяпервая помощь, и перечня мероприятий по оказанию первой помощи: ПриказМинздравсоцразвития РФ от 04 мая 2012 г. №477н // Консультант Плюс:комп. справ. правовая система [Электронный ресурс]. - URL:http://www.consultant.ru. - (Дата обращения: 15.05.2014г.).
5. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. О внесенииизменений в нормативные правовые акты МВД России и признанииутратившим силу приказа МВД России от 20 декабря 1995г. № 490: приказМВД РФ от 8 февраля 2011г. № 62. – 4с.
6. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обутверждении Инструкции о порядке допуска сотрудников, федеральныхгосударственных гражданских служащих и работников органов внутреннихдел, военнослужащих и гражданского персонала внутренних войск МВДРоссии к государственной тайне: приказ МВД РФ от 20 августа 2010г. № 600.– 24с.
7. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. О внесенииизменений в приказ МВД России от 29 июня 2009г. № 490: приказ МВД РФот 30 июня 2011г. № 792. – 16с.
8. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Оборганизации архивной работы в системе МВД России: приказ МВД Россииот 15 августа 2011г. № 935. – 194с.
9. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. О внесенииизменений в Правила подготовки нормативных правовых актов вцентральном аппарате Министерства внутренних дел Российской Федерации,
утвержденные приказом МВД России от 27 июня 2003г. № 484: приказ МВДРоссии от 8 ноября 2011г. № 1125. – 6с.
10. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обутверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органоввнутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения,создание, хранение и использование которых осуществляется в формеэлектронных документов: приказ МВД РФ от 31 мая 2011г. № 600. – 28с.
11. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обутверждении Административного регламента системы Министерствавнутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственнойуслуги по осуществлению приема граждан, обеспечению своевременного и вполном объеме рассмотрения устных и письменных обращений граждан,принятию по ним решений и направлению заявителям ответов вустановленный законодательством Российской Федерации срок: приказ МВДРФ от 12 декабря 2011 г. №1221. – 68с.
12. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. О внесенииизменений в нормативные правовые акты МВД России: приказ МВД РФ от18 мая 2012 г. № 524. – 16с.
13. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Ополномочиях должностных лиц системы МВД России по составлениюпротоколов об административных правонарушениях и административномузадержанию: приказ МВД РФ от 5 мая 2012г. № 403. – 14с.
14. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обобъявлении решения коллегии МВД России: приказ МВД РФ от 9 июня2012г. № 580. – 18с.
15. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обутверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних делРоссийской Федерации: приказ МВД РФ от 20 июня 2012г. № 615. – 73л.
16. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. О мерах попереработке нормативных правовых актов МВД России: приказ МВД РФ от11 апреля 2011г. № 186. – 30с.
17. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обутверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органоввнутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения: приказМВД РФ от 30 июня 2012г. № 655. – 108л.
18. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Орассекречивании ведомственных нормативных правовых актов:распоряжение МВД РФ от 4 февраля 2013г. № 1/856. – 1л.
19. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. О мерах пообеспечению режима секретности в органах внутренних дел РоссийскойФедерации: приказ МВД РФ от 11 марта 2012г. № 015. – 126л.
20. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Оборганизации планирования в органах внутренних дел Российской Федерации:приказ МВД РФ от 26 сентября 2012г. № 890. – 30с.
21. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обутверждении Порядка организации работы по формированию фондовбиблиотек образовательных учреждений МВД России: приказ МВД РФ от 12декабря 2012г. № 1097. – 10с.
22. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Оборганизации научного обеспечения и применения положительного опыта ворганах внутренних дел Российской Федерации и внутренних войсках МВДРоссии: приказ МВД РФ от 18 марта 2013г. № 150. – 204 с.
23. Российская Федерация. Министерство внутренних дел. Обутверждении перечней сведений, подлежащих засекречиванию,Министерства внутренних дел Российской Федерации [Текст]: приказ МВДРФ от 26 июня 2013г. № 480 дсп. – 24 л.
24. Об утверждении инструкции о порядке доступа должностных лиц играждан РФ к государственной тайне [Текст]: постановление ПравительстваРФ от 06 февраля 2010 г. №63. – 31 л.
25. Об утверждении Перечня типовых управленческих архивныхдокументов, образующихся в процессе деятельности государствен-ных органов, органов местного самоуправления и организаций, суказанием сроков хранения [Текст] : приказ Министерства культу-ры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 // Бюллетень нормативных актовфедеральных органов исполнительной власти. - 2011. - № 38.
б) основная литература:1. Основы делопроизводства в ОВД [Текст]: курс лекций / [В.В.
Казаков [и др.]]; Нижегородская академия МВД России. - Н.Новгород :НА МВД России, 2013. - 111 с.
2. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления иделопроизводство [Текст] : учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. - М. :Издательство «Юрайт», 2012. – 307с.
3. Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления (де-лопроизводство) [Текст] : учебное пособие / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - 2-е изд. - М. : ИНФРА-М, 2012. - С. 5.
4. Дюкарев, Н. Н. Документационное обеспечение управления в ОВД[Текст] : учебное пособие / Н. Н. Дюкарев; МВД России, ДКО. -М. : ЦОКРМВД России, 2010. - 142 с.
5. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационноеобеспечение управления [Текст] : учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю. М.Аксенов. - 6-е изд. - Новосибирск : ИНФРА-М, 2010. -365 с.
в) дополнительная литература:1. Актуальные вопросы использования информационных технологий и
технических средств в деятельности правоохранительных органов[Электронный ресурс]: сборник научных статей / [ред. коллегия: Н.Г.Подчерняев (председатель)]; Орловский юридический институт МВД.-Электрон. текстовые дан. - Орёл : ОрЮИ МВД России имени В.В.
Лукьянова, 2013. - 51 с. - Режим доступа: http://mvd.stavedu.ru/. - ISBN 978-5-88872-078-3.
2. Верещак, А.В.Теоретические основы формирования готовности кпрофессиональному общению у курсантов вуза МВД России [Текст] :учебное пособие / А.В. Верещак ; Нижегородская академия МВД России. -Н.Новгород : НА МВД России, 2013. - 50 с.
3. Грачёв, С.А.Особенности процессуального оформления действий ирешений в уголовном судопроизводстве [Текст] : учебно-методическоепособие / С.А. Грачев, А.Ю. Ушаков, С.Н. Кло-ков ; Нижегородскаяакадемия МВД Рос-сии. - Н.Новгород : НА МВД России, 2013. - 124 с.
4. Делопроизводство и режим секретности в органах внутренних дел:рабочая программа учеб. дисциплины проф. цикла ФТД ГОС ВПО 030901.65– Правовое обеспечение национальной безопасности (специализация –«Уголовно-правовая») /В.В. Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВДРоссии, 2012. – 34с.
5. Делопроизводство и режим секретности в органах внутренних дел:рабоч. программа учебной дисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО030901.65 – Правоохранительная деятельность; специализация – оперативно-розыскная деятельность органов внутренних дел; административнаядеятельность органов внутренних дел [Текст] / В. В. Зиньковский. –Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2013. – 42 с.
6. Делопроизводство и режим секретности: рабоч. программа учеб.дисциплины проф. цикла ФТД ГОС ВПО 030901.65 – Правоохранительнаядеятельность (специализация – «Административная деятельность») /В.В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2012. – 34с.
7. Делопроизводство и режим секретности: рабоч. программа учеб.дисциплины проф. цикла ФТД ГОС ВПО 031001.65 – Правоохранительнаядеятельность (специализация – «Оперативно-разыскная деятельность») /В.В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2012. – 34с.
8. Делопроизводство и режим секретности: рабоч. программа учеб.дисциплины цикла ФТД ГОС ВПО 031001.65 – Правоохранительнаядеятельность (специализация – «Административная деятельность») /В.В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2012. – 34с.
9. Делопроизводство и режим секретности: рабоч. программа учеб.дисциплины цикла ФТД ГОС ВПО 030901.65 – Правовое обеспечениенациональной безопасности (специализация – «Уголовно-правовая») /В.В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2012. – 32с.
10.Делопроизводство и режим секретности: рабоч. программа учеб.дисциплины цикла ФТД ГОС ВПО 031001.65 – Правоохранительнаядеятельность (специализация – «Оперативно-разыскная деятельность») /В.В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2012. – 36с.
11.Делопроизводство и режим секретности: рабоч. программа учебнойдисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО 030901.65 – Правоохранительнаядеятельность [Текст] / В. В. Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВДРоссии, 2013. – 36 с.
12.Делопроизводство и режим секретности: рабоч. программа учебнойдисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО 031001.65 – Правоохранительнаядеятельность [Текст] / В. В. Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВДРоссии, 2013. – 34 с.
13.Делопроизводство и режим секретности: частная методикапреподавания учебной дисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО 030901.65– Правовое обеспечение национальной безопасности [Текст] / В. В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2013. – 58 с.
14.Делопроизводство и режим секретности: частная методикапреподавания учебной дисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО 031001.65– Правоохранительная деятельность (специальность АД) [Текст] / В. В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2013. – 58 с.
15.Делопроизводство и режим секретности: частная методикапреподавания учебной дисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО 031001.65– Правоохранительная деятельность (специальность ОРД) [Текст] / В. В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2013. – 58 с.
16.Использование возможностей компьютерных программ в оформлениисхем дорожно-транспортных происшествий на персональном компьютереподразделениями Госавтоинспекции [Электронный ресурс]: аналитическийобзор / [сост. Д.Л. Проказин [и др.]]; Орловский юридический институт МВДРоссии.- Электрон. текстовые дан. - Орёл : ОрЮИ МВД России имени В.В.Лукьянова, 2013. - 37 с. - Режим доступа: http://mvd.stavedu.ru/.
17.Использование результатов оперативно-розыскной деятельности вдоказывании по уголовным делам [Текст]: учебно-практическое пособие /С.У. Дикаев [и др.]; [под ред.С.Д. Шестаковой]; Департаментгосударственной службы и кадров МВД России. - М.: ДГСК МВД России,2013. - 80 с.
18.Литвинов, А.В. Информатика и информационные технологии впрофессиональной деятельности [Текст]: учебное пособие / В.А. Литвинов;Барнаульский юридический институт МВД России. - Электрон. текстовыедан. - Барнаул: БЮИ МВД России, 2013. - 975 с. - Режим доступа:http://mvd.stavedu.ru/. - ISBN 978-5-94552-102-5.
19.Штаб, О.Н. Официальные и иные документы: понятие, признаки,вопросы квалификации преступлений (ст. 325, 327, 292, 303 УК РФ)[Электронный ресурс]: учебное пособие / О.Н. Штаб, О.В. Ермакова;Барнаульский юридический институт МВД России. - Электрон. текстовыедан. - Барнаул: БЮИ МВД России, 2013. - 28 с. - Режим доступа:http://mvd.stavedu.ru/. - ISBN 978-5-94552-106-3.
20.Султанова, М.В. (преподаватель; СФ КрУ МВД России). Актуальныепроблемы прохождения службы в органах внутренних дел РоссийскойФедерации [Текст]: учебное пособие / М.В. Султанова ; Ставроп. филиалКрУ МВД России. - Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2013. - 94 с. - Режимдоступа: http://mvd.stavedu.ru/.
21.Лопатникова, Е. А. Делопроизводство: образцы документов скомментариями [Текст]: / Е. А. Лопатникова. - 4-е изд., испр. -М. : ОМЕГА-Л, 2011.
22.Маркушин, А.Г.Основы управления в органах внутренних дел [Текст] :учебное пособие / А.Г. Маркушин; Нижегородская академия МВД России.-[4-е изд., доп. и прераб.]. - Н.Новгород: НА МВД России, 2013. - 277 с.
23.Методика о пределе актуальных угроз безопасности информации включевых системах информационной инфраструктуры. – М.: ФСТЭК России,2010. – 44с.
24.Методические рекомендации по проверке состояния работы по допускук государственной тайне и контролю за порядком выезда сотрудников,осведомленных в особой важности и (или) совершенно секретных сведениях,за пределы Российской Федерации [Текст]. – Москва: Управление по защитегосударственной тайны ДДО МВД России, 2013. – 17 л.
25.Общие требования по обеспечению безопасности информации включевых системах информационной инфраструктуры. – М.: ФСТК России,2010. – 58с.
26.Основы делопроизводства в ОВД [Текст]: курс лекций / [В.В.Казаков[и др.]] ; Нижегородская академия МВД России. - Н.Новгород :НА МВД России, 2013. - 111 с.
27.Программа учебной дисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО030901.65 – Правовое обеспечение национальной безопасности [Текст] / В. В.Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВД России, 2013. – 36 с.
28.Пшенко, А. В. Делопроизводство [Текст] : практическое пособие / А. В.Пшенко, Л. А. Доронина. - М. : Юрайт-Издат, 2011. -182 с.
29.Режим секретности в органах внутренних дел: рабоч. программаучебной дисциплины профес. цикла ФГОС ВПО 030505.65 –Правоохранительная деятельность [Текст] / В. В. Зиньковский. – Ставрополь:СФ КрУ МВД России, 2013. – 36 с.
30.Режим секретности в органах внутренних дел: рабоч. программаучебной дисциплины профес. цикла ФТД ГОС ВПО 030501.65 –Юриспруденция [Текст] / В. В. Зиньковский. – Ставрополь: СФ КрУ МВДРоссии, 2013. – 38 с.
31.Рекомендации по обеспечению безопасности информации в ключевыхсистемах информационной инфраструктуры. – М.: ФСТЭК России,2010. –62с.
32.Сборник временных методик оценки защищенностиконфиденциальной информации от утечки по техническим каналам. – М.:Гостехкомиссия России, 2010.
2. ПЛАН ЛЕКЦИИ
Введение
1. Характеристика основных нормативно – правовых актов,
регламентирующих делопроизводство и режим секретности.
2. Сущность и значение делопроизводства и режима секретности в
органах внутренних дел.
3. Структура взаимоотношений в информационном обществе как
одного из направлений делопроизводства в ОВД.
4. Основные понятия, определяющие делопроизводство в ОВД.
Заключение
Распределение учебного времени
1. Введение 5 мин.
2. Обсуждение учебных вопросов:
1. Характеристика основных нормативно – правовых актов,
регламентирующих делопроизводство и режим
секретности ………………………………………………… 30 мин.
2. Сущность и значение делопроизводства и режима
секретности в органах внутренних дел …………………… 30 мин.
3. Структура взаимоотношений в информационном
обществе как одного из направлений делопроизводства в
ОВД ………………………………………………………….
30 мин.
4. Основные понятия, определяющие делопроизводство в
ОВД……………………………………………………………..
75 мин.
3. Заключение 10 мин.
ИТОГО………………………………………………………… 180 мин
3. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИПО ИЗУЧЕНИЮ, ЗАКРЕПЛЕНИЮ И КОНТРОЛЮ УСВОЕНИЯ
НОВОГО МАТЕРИАЛА
Методы обучения – это способы взаимодействия преподавателя и
обучающегося, при которых последний, получает знания, развивает свои
способности, формируется как личность. Существует большое количество
классификаций методов обучения. Они зависят от критерия, который
положен в основу конкретной классификации, но только классификация по
уровню познавательной деятельности учащихся (с какой степенью
самостоятельности обучающийся получает знания, развивает свои
способности и формирует убеждения) действительно раскрывает степень
взаимодействия субъектов учебного процесса.
В данной лекции будет использованы два метода:
Объяснительно-иллюстративный, при котором преподаватель
передает готовую информацию различными приемами и средствами
обучения, а курсант воспринимает и запоминает ее. Это самый простой
уровень познавательной деятельности. Степень самостоятельности
обучающегося очень мала. Это метод, без которого не может обойтись ни
одна лекция.
Проблемное изложение – это метод, который в основном используется
преподавателем на лекции. Суть метода заключается в том, что
преподаватель ставит проблему и сам ее решает, но при этом показывает
курсантам образец ее решения. Преподаватель ставит проблему, выдвигает
гипотезы, сам себе задает риторические вопросы, подбирает аргументы для
доказательства или опровержения той или иной гипотезы, делает вывод.
Обучаемые не выступают пассивными наблюдателями и слушателями. Они
следят за логикой изложения преподавателем, получают образец
рассуждения, решения проблемы, конспектируют информацию.
Методы обучения реализуются с помощью приемов обучения.
Приемы обучения – это конкретные действия преподавателя, с
помощью которых он реализует выбранные методы и решает задачи занятия.
Наиболее распространенными приемами объяснительно-
иллюстративного метода являются – рассказ, изложение, показ
видеофильма (любого средства наглядности), руководство
конспектированием текста, личный показ какого либо действия и т.д.
К приемам репродуктивного метода относятся тестирование,
фронтальный опрос, воспроизведение алгоритма действий, выполнение
упражнения, тренинг, воспроизведение опорного конспекта и т.д.
В данную методическую разработку лекции я включаю те методы и
приемы, которые буду использовать по данной теме.
4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОСТАНОВКЕ
ЗАДАНИЯ К СЛЕДУЮЩЕМУ ЗАНЯТИЮ, ПО
ОРГАНИЗАЦИИ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ
ОБУЧАЮЩИХСЯ
Самостоятельная работа обучающегося в рамках действующих рабочих
учебных планов по реализуемым отдельным образовательным программам
различных форм обучения предполагает самостоятельную работу по
каждой учебной дисциплине, включенной в рабочий учебный план.
Самостоятельная работа является обязательной для каждого обучающегося и
определяется рабочим учебным планом. При этом максимальный объем
учебной нагрузки по данной теме 20 часов, включая все виды аудиторной и
внеаудиторной (в т.ч. самостоятельной – 18 часов) учебной работы.
Предметно и содержательно самостоятельная работа обучающихся
определяется государственным образовательным стандартом, рабочими
учебными программами дисциплин, содержанием основной литературы:
учебников, учебных пособий и методических руководств, и дополнительной
литературой.
Организационной формой самостоятельной работы у курсантов является
самостоятельная подготовка. Порядок её проведения регламентируется
Положением об организации самостоятельной подготовки курсантов и
слушателей Краснодарского университета МВД России.
5. ТЕКСТ ЛЕКЦИИ
Введение
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни прихо-
дится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате
постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их,
обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.
Делопроизводство - это специфическое направление деятельности,
которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой
и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен
документ, организована работа с ним во многом зависит своевременность и
правильность принятия управленческого решения.
Слово "дело - производство" появилось несколько веков назад и
означало "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. В процессе
решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую
договорённость, принятое решение.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента
рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее
учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход
человека из жизни.
Составление, оформление документов и организация работы с ними
регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами,
знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с
документами. Эти акты рассматриваются в первой главе.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных
знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут
специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших
организациях и фирмах – секретари-референты (секретари). Организация
работы службы делопроизводства выделена в отдельный раздел книги.
В документах отражается и учитывается деятельность организации,
фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано
законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение
бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распоряди-
тельных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии
проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации
или фирмы зафиксирована.
Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, протокол,
устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои правила работы с
ними. Вот почему составление и оформление наиболее часто встречаемых в
управленческой деятельности видов организационно-распорядительных
документов выделено в специальную главу. Кроме того одна из глав книги
посвящена специфике работы с кадровыми документами. В ней учтены
только что введённые Госкомстатом новые унифицированные формы
первичной учётной кадровой документации (приказов о приёме на работу,
переводе, увольнении и др.), приводятся новые формы личных карточек
В книге показано, насколько важно оперативно работать с документами:
вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить
чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать
контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый
взгляд простые действия в современных условиях рыночных отношений и
конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных
заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.
Движение документа и его обработка с момента получения и до отправки
может быть разложена на этапы: получение и первичная обработка,
регистрация, контроль за исполнением, информационно-справочная работа,
отправка. Каждый из этих этапов рассмотрен и подробно разобран в
специальном разделе книги.
После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы
в случае необходимости их можно было быстро найти. Порядок текущего
хранения документов, формирования дел на основе номенклатуры дел
достаточно подробно регламентирован нормативно-методическими актами,
опираясь на требования которых написана глава книги, посвящённая
текущему хранению документов.
Ещё более регламентирован этап обработки документов для архивного
хранения. Помимо оперативного значения часть документов имеет научную,
общественно-историческую ценность, определяемую по критериям,
установленным архивными органами. Сохранность этих документов
особенно важна. После истечения срока их хранения в архиве учреждения
они передаются на вечное хранение в государственный архив. Лица,
виновные в утрате или гибели документов, могут быть привлечены к
уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив надо хорошо знать и
соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. Порядок
подготовки дел для архивного хранения, проведения экспертизы ценности
документов и их уничтожения.
Свои особенности имеет работа с обращениями граждан. Она всегда
выделяется в самостоятельную функцию службы делопроизводства и ведётся
специальным подразделением (бюро) или назначенным работником. В
небольшой организации (фирме) эта работа может быть поручена как
отдельная функция секретарю-референту (секретарю). Учитывая специфику
этой категории документов, работа с письмами и обращениями граждан и
организация личного приёма рассмотрены отдельно.
Службе делопроизводства часто поручается подготовка и обслуживание
совещаний. Так как в этом виде управленческой деятельности участвует
значительное количество работников, он наиболее дорогостоящ и требует
особо тщательной подготовки и чёткости в проведении. Порядок подготовки,
обслуживания совещаний, ведения и оформления протокола подробно
освещены в последней главе книги.
Следует обратить внимание на приложения в конце книги. В них собраны
не только образцы форм, но даны и законодательно-нормативные акты и
методические документы, которые могут потребоваться в работе службы
делопроизводства.
Книга предназначена для всех работников управленческого аппарата.
Руководители организаций, фирм, предприятий, на которых возлагается
ответственность за организацию Делопроизводства, найдут в этой книге
требования к постановке этого вида деятельности и порядок организации
работы служб и сотрудников, занимающихся делопроизводством.
Составлением и оформлением документов занимаются практически все
специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к
составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый
управленец.
Для работников службы делопроизводства, занятых делопроизвод-
ственным обслуживанием, в книге описана технология каждого этапа работы
с документами, порядок их хранения и уничтожения.
Вопрос №1
Характеристика основных нормативно – правовых актов,
регламентирующих делопроизводство и режим секретности.
В структурных подразделениях органов внутренних дел, в которых
подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатным
расписанием, ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных
сотрудников приказом руководителя (начальника) органа внутренних дел.
Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным
структурным подразделением органа внутренних дел и подчиняется
непосредственно его руководителю (начальнику).
Положение о подразделении делопроизводства и режима органа
внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников разрабатываются
на основе Приказа МВД РФ от 20.06.2012г. №615 и утверждаются
руководителем (начальником) органа внутренних дел.
На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение
следующих основных задач:
- Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих)
документов.
- Передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику)
органа внутренних дел (или лицу, его замещающему) и после получения
соответствующих указаний - непосредственно исполнителю.
- Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.
- Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их
экспедиционная обработка и отправка адресатам.
- Контроль за правильностью оформления документов, представляемых
на подпись руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его
замещающему).
- Организация справочно-информационной работы по вопросам
делопроизводства.
- Копирование и оперативное размножение документов.
- Разработка проектов бланков документов.
Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно
секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном
порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных,
секретных и несекретных дел на согласование в Центр реабилитации жертв
политических репрессий и архивной информации ФКУ "Главный
информационно-аналитический центр МВД России" или структурные
подразделения информационных центров органов внутренних дел.
Формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности,
совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их
сохранности.
Подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и
более) хранения, представление их на согласование в соответствующее
подразделение спецфондов для последующего утверждения их Центральной
экспертно-проверочной комиссией МВД России либо экспертными
комиссиями органов внутренних дел. Передача дел на архивное хранение
осуществляется в соответствии с ежегодным планом-графиком приема дел
подразделением спецфондов.
Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел,
контроль за их возвратом.
Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у
сотрудников.
Проведение в установленном порядке экспертизы научной и
практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых
актов и специальных изданий, представление проектов актов об
уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным
комиссиям.
Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных
правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не
подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной
ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными
комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и
организация их уничтожения в установленном порядке.
Информирование руководителя (начальника) органа внутренних дел об
исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его
основе предложений по совершенствованию работы с документами.
Определение порядка прохождения и обработки документов,
использование новых технологических приемов работы с документами,
оптимизирующих документооборот.
Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара,
стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.
Организация изучения сотрудниками органа внутренних дел в системе
служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-
распорядительных и информационно-методических документов по вопросам
делопроизводства.
Консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам
работы с документами.
Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов
и разглашения сведений, составляющих государственную и иную
охраняемую законом тайну.
Организация работы по рассмотрению обращений граждан.
Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-
бланочной продукции.
Учет печатей, штампов, факсимиле и бланков документов,
используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и
ключей от них.
7.25. Анализ состояния документооборота, на его основании
представление руководителю (начальнику) органа внутренних дел
предложений по упорядочению ведения служебной переписки.
8. Организация мероприятий по совершенствованию делопроизводства,
методическое руководство и контроль за соблюдением порядка работы с
документами возлагаются на подразделение МВД России, осуществляющее
функции в области документационного обеспечения управления, и
подразделения делопроизводства и режима территориальных органов МВД
России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях, которые
дополнительно выполняют следующие задачи:
Координацию деятельности структурных подразделений органа
внутренних дел и подчиненных ему подразделений по вопросам
делопроизводства и организации документооборота.
Контроль за соблюдением установленного порядка работы с
документами в органах внутренних дел.
Подготовку предложений по организации специального
первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников
подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений
органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел.
Разработку организационно-распорядительных и информационно-
методических документов по вопросам делопроизводства.
Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение
установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки
документов, обеспечение своевременного и качественного их исполнения
возлагается на руководителей (начальников) органов внутренних дел.
В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы
необходимые условия для ведения делопроизводства.
Сотрудники органов внутренних дел при работе с документами обязаны:
- Знать и точно выполнять требования (Пр. №615 МВД РФ).
- Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению
сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом
тайну, или утрате документов.
- Требовать от подчиненных сотрудников своевременного исполнения
полученных документов (поручений, указаний).
- Передавать документы другим сотрудникам подразделения только с
разрешения непосредственного руководителя (начальника).
- Передавать документы из одного структурного подразделения органа
внутренних дел в другое только через подразделение делопроизводства и
режима с отметкой в учетных формах.
- Немедленно сообщать непосредственному руководителю (начальнику)
и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче
документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся
документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или
неучтенных документов.
- При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время отстранения от
работы, в случае перемещения по службе и увольнения сотрудник обязан
передать все находящиеся у него на исполнении документы в подразделение
делопроизводства и режима или по указанию руководителя (начальника)
структурного подразделения другому сотруднику по акту с внесением
сведений об их движении в учетные формы.
Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в
служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми
актами МВД России.
Сотрудники несут ответственность за несоблюдение сохранность
находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к
содержащейся в них информации.
Ознакомление заинтересованных лиц с документами либо сведениями,
содержащимися в документах, осуществляется только с разрешения
руководителя (начальника) органа внутренних дел. Передача документов и
(или) их копий работникам других организаций допускается только с
разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел или его
заместителей по письменному запросу. О передаче документов делаются
соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов
(если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом
разрешена передача документа.
Об утрате или неисправимом повреждении документа сотрудник
незамедлительно сообщает руководителю (начальнику) структурного
подразделения и руководителю (начальнику) подразделения
делопроизводства и режима, которые обязаны принять меры к поиску
утраченных или восстановлению поврежденных документов.
Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой
информации осуществляется через соответствующее подразделение
(сотрудника) органа внутренних дел, в функции которого входит
взаимодействие со средствами массовой информации.
При выявлении случаев нарушения правил работы с документами,
установленных настоящей Инструкцией, руководитель (начальник) может
назначить проведение служебной проверки.
Вопрос №2Сущность и значение делопроизводства и режима секретности в органах
внутренних дел.
Основными целями являются организация, руководство, координация,
контроль и реализация работ по документационному обеспечению
управления. Решает следующие задачи:
• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организация работы
с документами, построение поисковых систем;
• контроль исполнения и подготовки документов к передаче в
государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота, количества форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения организации;
• участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий
документационного обеспечения управления на базе применения
вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
В соответствии с возложенными задачами в функции входит следующее:
3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома
унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
3.2. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-
справочной работы по документам.
3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу
руководству поступающих документов, осуществление контроля за
правильностью оформления документов, представляемых на подпись
руководству.
3.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением
документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и
результатах исполнения документов, систематическое информирование
руководства по этим вопросам.
3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и
оперативного размножения документов, разработка и проектирование
бланков документов.
3.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения
дел и оперативного использования документов информации.
3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан.
3.8. Организация контроля за работой с документами в структурных
подразделениях.
3.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными
подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и
методов работы с документами, а также по повышению исполнительской
дисциплины.
3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и
формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в
архив.
3.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по
архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и
методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
3.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение
совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их
компетенции.
3.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4.1. Имеет право:
4.1.1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации
в организации и подведомственной системе и принимать к этому
соответствующие меры.
4.1.2. Требовать от руководителей структурных подразделений
выполнения установленных правил работы с документами в организации и
контролировать выполнение этих правил.
4.1.3. Запрашивать у структурных подразделений и организаций
сведения, необходимые для работы.
4.1.4. Проводить проверки организации документационного
обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги
проверок до руководителей структурных подразделений для принятия
соответствующих мер.
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных
подразделений к подготовке проектов документов по поручению
руководства.
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы,
подготовленные с нарушением установленных требований.
4.1.7. Совместно с вычислительным центром определять процессы
документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции.
4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы
ДОУ и должностные инструкции работников.
4.1.10. Вносить руководству предложения о применении
административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и
должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся
состояния работы с документами, а также совершенствования форм и
методов работы с ними.
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о
назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их
поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в
организации.
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение
необходимых условий труда работников.
5.1. Со структурными подразделениями – по вопросам
документационного обеспечения.
5.2. С юридической службой – по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов.
5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с
соответствующими научно-исследовательскими организациями – по
вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в
условиях широкого использования вычислительной и организационной
техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной
организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с
документами.
5.4. Со службами хозяйственного обслуживания – по вопросам
обеспечения средствами организационной и вычислительной техники,
бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового
обслуживания работников.
5.5. С вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения
новых информационных технологий и применения средств вычислительной
техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований
нормативно-методических документов.
Вопрос №3.
Структура взаимоотношений в информационном
обществе как одного из направлений делопроизводства в ОВД
Существует три формы организации делопроизводства:
централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все
операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в
едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у
секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение
делопроизводственных операций между структурными подразделениями
учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно
однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать
децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой
делопроизводственные операции выполняются в различных структурных
подразделениях учреждения, с организационной структурой службы
делопроизводства, имеющей специализированные подразделения:
экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме
операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль,
размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное
обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера
учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений.
В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется
непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных
(расположенных, например, в различных районах большого города)
выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и
организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных
делопроизводственных процессов и операций является централизация,
поскольку она позволяет:
• снизить стоимость делопроизводственных операций;
• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в
частности, внедрить его нормирование;
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
• использовать прогрессивные и производительные технические
средства;
• обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать
делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно
небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к
целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких,
как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения
документов, стенографирование и печатание документов, их размножение,
методическое руководство делопроизводством.
В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов
делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет
секретарь-референт руководителя.
Если организация или учреждение имеют большой объем документов,
то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство:
канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого
структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом
положении.
С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения
приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы
делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые
учреждаются приказом руководителя учреждения.
Основой организации труда делопроизводственного персонала является
глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и
исполнителями. Оно отражается в нормативных документах – положениях о
делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их
работников.
Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель
отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном
подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения
совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела,
управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав
которого входит отдел делопроизводства.
Положение об отделе или его структурном подразделении включает
следующие разделы:
• общие положения;
• основные функции и задачи;
• обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт
имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция
руководителя);
• организация работы;
• управление подразделением.
Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие
разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и
т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела
делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с
этими подразделениями.
При разработке положения об отделе делопроизводства используют
типовое положение. Его дополняют (при необходимости – сокращают) и
корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного
аппарата управления и его делопроизводственной службы.
Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается
должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое
положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия
для его эффективной работы.
Инструкция состоит из следующих разделов.
Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (например,
осн9вная задача делопроизводителя – регистрация документов), порядок
замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности
данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень
образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому
непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы,
которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
Функции работника. Определяются предмет ведения или участок
работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых
складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация
документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение
картотеки, выдача справок по телефону и т.д.).
Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с
подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации,
предполагающие обязательное использование определенных форм и методов
работы (например, периодический контроль за формированием дел в
структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.), требующие
соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие
порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо
соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы
технологии выполняемых работ.
Права работника. Определяются права работника по реализации
порученных ему функций.
Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и
работники, от которых исполнитель получает и которым передает
информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных
документов, с кем они согласовываются и т.д.
Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить
степень выполнения работником своих функций и обязанностей,
использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы
и своевременность ее выполнения.
Должностную инструкцию подписывает начальник отдела
делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий
отдел делопроизводства.
Главная фигура делопроизводственного процесса – секретарь-референт.
Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих
функций, – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его
времени.
Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания
руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством
труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его
организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в
значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного
структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря
руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя.
Преобладает первый тип секретарско - референтской деятельности. Труд
секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием
выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность
требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой:
регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с
факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение
рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих,
секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по
роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц.
Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-
референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго
определены и закреплены в должностной инструкции.
Наличие должностной инструкции – важнейшая предпосылка
рациональной организации секретарской деятельности. Рассмотрим
особенности должностной инструкции секретаря-референта.
В разделе «Общие положения» должен быть строго ограничен круг лиц,
которым непосредственно подчинен секретарь. Оптимальное решение –
непосредственное подчинение секретаря-референта одному лицу. Должен
быть приведен максимально полный перечень инструктивно-методических
документов, которыми руководствуется секретарь-референт в своей
деятельности, справочных и иных пособий.
Следует определить требования не только к профессиональной
грамотности секретаря-референта, но и к его профессиональному умению
(например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительной
техникой, владеть компьютером и т.д.).
В разделе «Функции и задачи секретаря-референта» необходимо в
общем плане изложить главные направления деятельности секретаря-
референта. Например: прием и регистрация документов; предварительное
рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка
документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и
передача телетайпограмм; прием и передача телефонограмм; учет явки
сотрудников на работу; выполнение машинописных работ; организация
приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у
руководителя; оформление листов временной нетрудоспособности;
оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за
формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего
места руководителя; выполнение поручений руководителя и т.д.
С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязанности
секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопроизводство,
машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание руководителя и т.д.).
При перечислении обязанностей, которые должны излагаться ясно, четко и
недвусмысленно, целесообразно указывать действия, вытекающие из тех или
иных условий или результатов выполнения установленных обязанностей.
В разделе «Ответственность секретаря-референта» следует указать
ответственность, которую несет секретарь за неполное или неправильное
выполнение своих обязанностей, за неправильное использование или
неиспользование своих прав. При этом следует иметь в виду, что в аппарате
управления не бывает работ, за выполнение которых никто не несет
ответственность.
Помимо работы с документами секретарь в большинстве случаев
выполняет функции, связанные с организацией приема посетителей,
подготовкой и участием в проведении совещаний и заседаний, ведет
телефонные переговоры, занимается машинописью и' ксерокопированием
документов.
Организация приема посетителей – одна из важнейших функций
секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять тактичность,
умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые
вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель
поддерживает постоянные или разовые контакты, – это сотрудники
учреждения, представители других организаций, граждане, которых
руководитель принимает при решении вопросов, относящихся к компетенции
возглавляемого им учреждения.
Организуя прием сотрудников, целесообразно придерживаться
следующих рекомендаций.
Руководитель должен информировать секретаря-референта о лицах,
которые могут быть им приняты в любое время без предварительной
договоренности. Прием остальных работников руководитель, как правило,
осуществляет в установленные часы, о которых секретарь-референт обязан
информировать соответствующий контингент сотрудников. По желанию
руководителя секретарь-референт может вести предварительную запись
работников, что позволит сократить время ожидания приема; с этой же целью
секретарь-референт может пригласить работника по телефону.
Если работник настаивает на необходимости встречи с руководителем в
не отведенное для приема время, секретарь-референт обязан доложить об
этом руководителю, сообщив фамилию работника и существо интересующего
его вопроса; в дальнейшем секретарь-референт действует согласно указаниям
руководителя, информируя о них сотрудника.
Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт
обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону)
встреча данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то
секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, при
необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в
соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не
было, секретарь выясняет, из какой организации прибыло данное лицо, его
фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может
направить это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может
решить только руководитель, секретарь-референт докладывает руководителю
и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.
Ни при каких обстоятельствах секретарь-референт не должен
направлять прибывших лиц к руководителю без предварительного
уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт должен четко
назвать его фамилию, должность, организацию.
Во время приема следует переключить телефон руководителя на
секретаря-референта.
Если в заранее назначенное для приема время руководитель отсутствует
по причинам, известным секретарю-референту, то секретарь-референт обязан
от имени руководителя извиниться, объяснить причину его отсутствия
(задержки) и согласовать время следующей встречи.
Существенно отличны от изложенных обязанности секретаря по
организации приема граждан. В большинстве случаев он выполняет
следующие функции:
• ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми
руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) указываются
сведения о посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь-
референт может указать на отсутствие документов, необходимых для
рассмотрения дела;
• обеспечивает порядок в приемной во время приема (регулирует
очередность, подбирает по требованию руководителя необходимые
документы, приглашает работников аппарата и т.д.);
• при необходимости ведет запись беседы руководителя с лицом,
прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке
или журнале.
Значительную часть рабочего дня секретаря-референта занимают
телефонные переговоры. При этом для экономии рабочего времени
руководителя секретарь-референт должен переадресовывать телефонные
вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления. Весьма
живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными
вопросами. Секретарю-референту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы
четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к
руководителю.
При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает
должность, фамилию, телефон абонента и при возможности интересующие
его вопросы, а затем докладывает руководителю.
Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую
информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководителя на
рабочем месте, а в некоторых случаях – о месте его пребывания и времени
возвращения.
В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону
не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту
обратиться к руководителю письменно или лично.
Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а
содержание – исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного
толкования.
При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта
могут быть следующими:
• информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня,
докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, радио, личные
контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист
оповещения и т.п.);
• подготовка списка участников и обеспечение приглашенных
необходимыми материалами и письменными принадлежностями;
• оформление доклада руководителя, подготовка иллюстративных
материалов;
• регистрация участников и доклад руководителю о количестве
участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;
• ведение протокола или стенограммы совещания;
• подбор материалов для руководителя;
• выполнение оперативных поручений руководителя, полученных в
ходе совещания;
• оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка
участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.
Качество секретарского обслуживания прямо зависит от уровня
подготовки секретаря-референта. В России создана и развивается сеть
учебных заведений начального профессионального образования,
осуществляющих подготовку этой категории работников.
Вопрос №4.
Основные понятия, определяющие делопроизводство в ОВД
Применяются следующие понятия:
Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся
к одному вопросу или участку деятельности органа внутренних дел;
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание
официальных документов и организацию работы с ними в органах
внутренних дел;
Документ - совокупность информации и соответствующих реквизитов,
созданных государственным органом, органом местного самоуправления,
юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном
порядке и включенный в документооборот органа внутренних дел;
Документальный фонд органа внутренних дел - совокупность
документов, образующихся в процессе его деятельности;
Документирование - фиксация информации на материальных носителях
в установленном порядке;
Документооборот - движение документов с момента их создания или
получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
Контроль исполнения документов - представляет собой совокупность
мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного
исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных
документах;
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий
юридической силы;
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований
особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел,
формируемых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения;
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный
перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета
и раскрытия содержания;
Подлинник документа - первый или единственный экземпляр
документа;
подразделение делопроизводства и режима - структурное подразделение
органа внутренних дел, на которое возложено выполнение задач по ведению
делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства
в его структурных подразделениях;
Регистрация документа - присвоение документу регистрационного
номера и запись в установленном порядке сведений о нем;
Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
Субъект контроля - подразделения, осуществляющие в соответствии с
данной Инструкцией и нормативными правовыми актами Российской
Федерации контроль за исполнением поручений (документов, мероприятий);
Телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи
средствами телеграфной связи;
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста,
передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается)
получателем;
Учетные формы - регистрационно-контрольные карточки, журналы,
автоматизированные информационные системы электронного
делопроизводства и документооборота;
Факсограмма - обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при
помощи факсимильной аппаратуры, которые передаются в основном с
применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы,
графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимаются в виде
копии (факсимиле);
Экспертиза ценности документов - изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения
документов и отбора их для передачи в подразделения спецфондов;
Электронный документ - документированная информация,
представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для
восприятия человеком с использованием электронных вычислительных
машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным
сетям или обработки в информационных системах.
Заключение
В целом совершенствование делопроизводства является одним из
важных направлений развития МВД России. Одним из путей такого
совершенствования является переход на безбумажные технологии
делопроизводства посредством автоматизации процессов управления.
Работа с документами всегда требовала больших трудозатрат, а
совершенствованию документационных операций препятствовала низкая
производительность ручного труда, преобладавшего до недавнего времени в
делопроизводстве. Применение современных компьютерных средств
способствует развитию документационного обеспечения управления, а также
переходу информационного обеспечения в системе органов внутренних дел
на качественно новый уровень.
