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「內控制度手冊流程圖繪製」講習會
揚智聯合會計師事務所
林其昌
2
內容
壹、目的貳、流程圖參、流程圖參照肆、常用流程圖符號伍、流程圖結構說明陸、流程圖繪製原則柒、繪製流程圖工具捌、WORD 繪製技巧玖、流程圖實例
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壹、目的
n依據私立學校法第五十條第一項之法規命令(學校財團法人及所設私立學校內部控制制度實施辦法)，應建立內部控制制度。
n為增進同仁熟悉流程圖之繪製格式及其運用，規劃安排本次講習會，以分組方式，體驗流程圖之繪製技巧。
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貳、流程圖
n 描述現況，使每一項作業流程均能以視覺化的方式呈現，讓任何人只要看到流程圖，便能一目了然，有助於相關作業人員對整體工作流程的掌握。製作流程圖的好處有三：
n 所有流程一目了然，工作人員能掌握全局。
n 更換人手時，按圖索驥，容易上手。
n 所有流程在繪製時，很容易發現程序有疏失之處，可適時予以調整更正，使各項作業程序更為嚴謹。
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一、美國國家標準協會系統流程圖標準符號，部份常用圖形。
二、教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範(93年10月9日訂定)。
三、行政院內部控制制度共通性作業範例製作原則之流程圖(100年4月19日訂定、101年5月29日修定)。
參、流程圖參照
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肆、常用流程圖符號
使用某一已定義之處理程序已定義處理(Predefined Process）
輸入或輸出文件文件（Document）
指示路徑方向路徑（Path）
流程圖終止終止（END）
不同方案選擇決策（Decision）
處理程序處理（Process）
流程圖開始準備作業（Start）
意 義名 稱符 號
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肆、常用流程圖符號
表示附註說明之用註解(Comment)
跨頁向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口
跨頁連接點（Connector）
同頁向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口
同頁連接點（Connector）
意 義名 稱符 號
處理程序，圖示上半部表示工作內容，下半部表示執行單位或人員
處理（Process）
意 義名 稱符 號
行政院內部控制制度共通性作業範例製作原則之流程圖特別規定：
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一、循序結構：
(一)意義：處理程序循序進行。
(二)圖形：
伍、流程圖結構說明
處理程序1
處理程序2
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二、基本選擇結構(二元選擇結構) ：
(一)意義：流程依據某些條件，分別進行不同處理程序。
(二)圖形：
伍、流程圖結構說明
條件
處理程序1
是
處理程序2
否條件
處理程序
是
否
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三、多重選擇結構 ：
(一)意義：流程依據三個以上條件，分別進行不同處理程序。
(二)圖形：
伍、流程圖結構說明
處理程序2
選項1
處理程序1
選項2 ……
處理程序N
選項N
條件
……
……
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四、重複結構 ：
(一)意義：重覆執行處理程序直到滿足某一條件為止，即直到條件變成真(TRUE)為止 。
(二)圖形：
伍、流程圖結構說明
REPEAT-UNTIL結構
條件
處理程序
否
是
12
四、重複結構 ：
(一)意義：除了在執行處理程序之前，得先測試條件外，DO-WHILE結構和REPEAT-UNTIL結構很相似，若條件為偽（FALSE），就不再執行處理程序。
(二)圖形：
伍、流程圖結構說明
DO-WHILE結構
否
是
處理程序
條件
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一、流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸內各流程圖文字請鍵入關鍵字，各細部流程若需補充說明，請精簡條列以虛線旁支說明。
陸、流程圖繪製原則
處理程序註解：○○○○○○
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二、各項流程有辦理期程者，應於流程圖敘明。
陸、流程圖繪製原則
處理程序1
處理程序2
(每年○月前完成)
結束
(每年○月前完成)
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三、流程圖符號繪製排列順序，為由上而下，由左而右。
四、處理程序須以單一入口與單一出口繪製。
陸、流程圖繪製原則
條件
處理程序
否
是
條件
處理程序
否
是
【修正後】【修正前】
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五、流程圖一頁放不下時，可使用連接符號連接下一頁流程圖。同一頁流程圖中，若流程較複雜，亦可使用連接符號來述明流程連接性。
陸、流程圖繪製原則
處理程序
A
處理程序
A
處理程序
處理程序
B
B
處理程序
處理程序
處理程序
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六、相同流程圖符號宜大小一致。
陸、流程圖繪製原則
處理程序
否
是
處理程序
條件
條件
否是
處理程序
否
是
處理程序
條件
條件
否
是
【良好】【不佳】
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七、路徑符號宜避免互相交叉 。
陸、流程圖繪製原則
條件
處理程序
否
是
處理程序
條件
否
是
處理程序處理程序
【修正後】【修正前】
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八、同一路徑符號之指示箭頭應只有一個。
陸、流程圖繪製原則
【修正後】【修正前】
處理程序
否
是
條件否
是
條件
處理程序
否
是
條件否
是
條件
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九、流程圖中若有參考到其他已定義流程，可使用已定義處理程序符號，不必重複繪製。
陸、流程圖繪製原則
處理程序
已定義
程序
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n Microsfot Office Visio n Microsfot Office Word (建議使用)
柒、繪製流程圖工具
本講習會以Microsfot Office Word 2003範例操作
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n 插入--＞圖片--＞快取圖案--＞流程圖：
捌、Word繪製技巧
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n 選定圖案後，於繪圖畫布上繪製：
捌、Word繪製技巧
┌ ┐
└ ┘
││
━
━
請在此繪圖。
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n 圖案新增文字： + +
捌、Word繪製技巧滑鼠右鍵 新增文字選定圖案
25
n 繪製一定比例圖案： +
捌、Word繪製技巧滑鼠左鍵Shift
+ +
n 圖案等比例放大或縮小：
滑鼠左鍵Shift選定端點
┼
┼
26
n 垂直或平行線條： +
捌、Word繪製技巧
n 線條端點直線延伸：
【 ○ 】【 X 】
Shift 滑鼠左鍵
Shift 滑鼠左鍵選定端點 + +
27
或 +
n 線條或圖案微調移動： +
捌、Word繪製技巧Ctrl 方向鍵
Alt 滑鼠左鍵
n 線條或圖案垂直或平行移動： + Shift 滑鼠左鍵
28
n 快速複製線條或圖案：
捌、Word繪製技巧
n 選取多個線條或圖案： +
+ + 滑鼠左鍵Ctrl選定線條或圖案
滑鼠左鍵Ctrl
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n 群組線條或圖案：
捌、Word繪製技巧
群組選定多個線條或圖案 +
30
n 取消群組線條或圖案：
捌、Word繪製技巧
取消群組選定已群組線條或圖案 +
31
+
n 線條或圖案順序：
捌、Word繪製技巧
順序選定線條或圖案
移到最下一層
32
n 插入--＞圖片--＞快取圖案--＞連結線：
捌、Word繪製技巧
33
n 連結線：必須於繪圖畫布上，才可加入連結線。
捌、Word繪製技巧
┌ ┐
└ ┘
││
━
━
說明：紅點表示圖案已連結。
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n 插入--＞圖片--＞快取圖案--＞圖說文字：
捌、Word繪製技巧
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n 註解(圖說文字)：
捌、Word繪製技巧
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n 參附件
玖、流程圖實例
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問 題 討 論
38
簡 報 完 畢
敬 請 指 教
「內部制度手冊流程圖繪製」講習會附件
流程圖實例 1-1
流程圖實例1：
(二)學務事項 ◎危機事件處理業務 1. 流程圖：
否
否
確認為危機個案
開始
評估是否緊急送醫
通知家長、聯繫校安，
決定送醫單位
緊急通報相關
人員協同處理
填報危機事件處理表 通報相關單位
評估是否需個別諮商
個案服務、追蹤 進入個別諮商程序
結束
是
是
相關人員: 導師 主任導師 值班教官 家長 其他相關人士 (依個別情形決定通報對象)
需於 24小時內法定通報者:
家庭暴力/親密暴力
性騷擾/性侵害/性霸凌
危機個案指標
1.需於 24小時內通報者
2.自傷、傷人或他人傷害
危及性命安全者
危機事件
處理表
「內部制度手冊流程圖繪製」講習會附件
流程圖實例 1-2
2.作業程序：
2.1. 確認為危機個案。 2.1.1危機個案指標：需於 24小時內通報者、自傷、傷人或他人傷害危及性命安全者 2.2. 評估是否緊急送醫：
2.2.1若有急性精神症狀，影響自身安全者，與其監護人聯絡經同意後，連絡校安人 員送醫；若有傷人或自傷之虞，即使監護人無法聯絡上，亦得直接聯繫送醫事宜。
2.2.2 若評估不需緊急送醫，即通報相關人員協同處理。相關人員視當時個案狀況而 定，包括校安人員、主任導師、家長、導師、其他相關人士等。
2.3 危機處理後二日內，填寫為機事件處理表，通報相關單位，及上呈長官核示。 2.3.1 若為法定通報個案，須於 24小時內提出通報。 2.4 危機事件後，個案即進入服務流程，評估是否需個別諮商，若需個別諮商，即依個別
諮商服務流程處理。 3.控制重點：
3.1法定通報個案是否於24小時內通報 3.2一般通報個案是否於二日內通報
4.使用表單： 4.1危機事件處理表
5.依據及相關文件：
5.1兒童及少年福利法第 34條
醫事人員、社會工作人員、教育人員、保育人員、警察、司法人員及其他執行兒童及
少年福利業務人員，知悉兒童及少年有下列情形之一者，應立即向直轄市、縣(市)主管機關
通報，至遲不得超過二十四小時：
一、施用毒品、非法施用管制藥品或其他有害身心健康之物質。
二、充當第二十八條第一項場所之侍應。
三、遭受第三十條各款之行為。
四、有第三十六條第一項各款之情形。
五、遭受其他傷害之情形。
5.2家庭暴力防治法第 5 0 條
醫事人員、社會工作人員、臨床心理人員、教育人員、保育人員、警察人員及其他執行
家庭暴力防治人員，在執行職務時知有疑似家庭暴力情事者，應立即通報當地主管機關，至
遲不得逾二十四小時。
「內部制度手冊流程圖繪製」講習會附件
流程圖實例 1-3
5.3性侵害犯罪防治法第 8條
醫事人員、社工人員、教育人員、保育人員、警察人員、勞政人員、移民業務人員，於
執行職務時知有疑似性侵害犯罪情事者，應立即向當地直轄市、縣（市）主管機關通報，至
遲不得逾二十四小時。通報之方式及內容，由中央主管機關定之。
5.4性別平等教育法第 21條
學校校長、教師、職員或工友知悉服務學校發生疑似校園性侵害、性騷擾或性霸凌事件
者，除應立即依學校防治規定所定權責，依性侵害犯罪防治法、兒童及少年福利法、身心障
礙者權益保障法及其他相關法律規定通報外，並應向學校及當地直轄市、縣（市）主管機關
通報，至遲不得超過二十四小時。
「內部制度手冊流程圖繪製」講習會附件
流程圖實例 1-4
(建議修正流程圖)
是
開始
確認為
危機個案
評估 是否緊急 送醫
危機個案指標： 1.需於 24小時內通報者(家庭暴力/親密暴力/性騷擾/性侵害/性霸凌)
2.自傷、傷人或他人傷害危及性命安全者
否
相關人員: 1.導師 2.主任導師 3.值班教官 4.家長 5.其他相關人士(依個別
情形決定通報對象) 通報相關單位
填報危機事件處理表
通知家長、聯繫校安，決定送醫單位
緊急通報相關
人員協同處理
評估 是否需個別諮商
是
否
結束
個案服務
、追蹤
進入個別諮商程序
「內部制度手冊流程圖繪製」講習會附件
流程圖實例 2-1
流程圖實例2：
(一)會計憑證之核銷作業 1. 流程圖 (1)核銷作業流程
作業開始
總務會計系統取得
預算動支申請單並
完成自行核銷作業
會計憑證黏貼於支出憑證黏存
單、出差旅費報支表
送出預算動支申請單、請修單、支出憑證黏存單、出差旅費報支表及相關文件
結 束
發票、收據或相關
文件符合規定
申請單位 重新動支
是
支
否 符合預算科目
預算動支單程序完成
退回申請單位 完成動支程序
退回申請單位修正
或補附相關文件 否
否
是
是
支
人事室審核出
差旅費報支表
付款作業流程
「內部制度手冊流程圖繪製」講習會附件
流程圖實例 2-2
(2)付款作業流程
作業開始 核銷作業流程
製作轉帳傳票
結 束
學校自籌款
校長核決
會計主任核決
總務處出納組製作
撥款清單
校長核決
是
副校長核決
製作支出傳票
3萬元以下
100萬元以下
3萬元以下
100萬元以下 是
是
否
否
會計主任核決
副校長核決
是
否
否
否
是
銀行撥款作業流程
「內部制度手冊流程圖繪製」講習會附件
流程圖實例 2-3
2. 作業程序 2.1 申請單位依所核定之預算科目，於總務會計系統填寫「預算動支申請單」並完成自行核銷作業。
2.2 申請單位核銷需檢附「預算動支申請單」、「請修單」、「財物增加單」及發票、收據或相關文件黏貼於支出憑證黏存單等，送會計單位審核。
2.3 申請單位核銷出差，需檢附「預算動支申請單」、「出差請示單」、「出差旅費報支表」及相關憑證等，送人事室審核後再送會計單位審核。
2.4 會計單位審核完成，製作轉帳傳票，30,000元以下且經費來源為學校自籌款，送會計主任核決，30,001~1,000,000元且經費來源為學校自籌款，陳副校長核決，1,000,001元以上且經費來源為學校自籌款，陳校長核決後，送出納單位據以付款；非學校自籌
款者，1~1,000,000元陳副校長核決，1,000,001元以上陳校長核決後，送出納單位據以付款。
2.5 支出傳票30,000元以下送會計主任核決，30,001~1,000,000元陳副校長核決，1,000,001元以上陳校長核決。
3. 控制重點
3.1 預算科目是否正確，預算動支申請單是否完成動支程序，各類公文是否完成核決程序。 3.2 核銷時所檢附之支出憑證是否為證明支付事實所取得之發票、收據或相關文件，發票或收據是否有載明交易內容。
3.3 固定資產之採購是否依財物採購作業辦法辦理。 3.4 採購案達壹佰萬元以上且屬政府補助性質者，是否依政府採購法之規定，以上網公開招標方式辦理。
3.5 固定資產之驗收是否依財物採購作業辦法辦理。 3.6 新増之財物是否依財物管理辦法辦理。 3.7 財產之增加是否填寫「財物增加單」。 3.8 差旅費之請領是否依教職員工出差旅費報支辦法辦理。 3.9 支付個人款項或各類所得時，是否取得具領人親自簽名或蓋章之收據，並載明受領事由、實收金額、身分證統一編號（護照字號）、戶籍地址及收款年月日。如有支付外
籍人士，是否符合其相關規定。 3.10 營繕工程之核銷是否依規定程序辦理。如發包記錄、合約書、勘驗記錄、驗收記錄
及相關憑證等。 3.11 預支款項是否依預支款項申請要點辦理。 3.12 轉帳傳票是否經主管核決後製作支出傳票。 3.13 支出傳票是否經主管核決後付款。
4. 使用表單 4.1 預支款項申請單。 4.2 預算動支申請單。 4.3 支出憑證黏存單。
「內部制度手冊流程圖繪製」講習會附件
流程圖實例 2-4
4.4 財物增加單。 4.5 出差請示單。 4.6 出差旅費報支表。
5. 依據及相關文件
5.1 長榮大學預支款項申請要點。 5.2 支出憑證處理要點。 5.3 外籍人士所得核銷注意事項。 5.4 長榮大學經費核銷注意事項。 5.5 長榮大學教職員工出差旅費報支辦法。 5.6 國外出差旅費報支要點。 5.7 長榮大學財物採購作業辦法。 5.8 長榮大學財物管理辦法。
5.9 長榮大學預算動支注意事項。
「內部制度手冊流程圖繪製」講習會附件
流程圖實例 2-5
(建議修正流程圖；下列修正流程圖依據此內部控制作業程序文字敘述重新繪製，如於事實有
所出入，應依實際程序執行，修正流程圖僅供參考)
(1)核銷作業流程：
否
是
開始
須審核 差旅費
否
是
否
人事室審核 出差旅費 報支表
總務會計系統
取
得 預算動支
申請單
會計憑證黏貼
於 支出憑證黏存
單 出差旅費 報支表
審核 通過
是
送出相關文件 至會計單位 審核
符合 預算科目
A
預算動支單
程序完成
否
是
發票
收據或相關文件
符合規定
付款作業
流程
結束
A
是
否
「內部制度手冊流程圖繪製」講習會附件
流程圖實例 2-6
(建議修正流程圖；下列修正流程圖依據此內部控制作業程序文字敘述重新繪製，如於事實有
所出入，應依實際程序執行，修正流程圖僅供參考) (2)付款作業流程
是
開始
屬學校 自籌款 否
製作
轉帳傳票
B
結束
3萬元 以下
是
否
會計主任
審核
100萬元 以下
是
否
副校長
審核
總務處出納組
製作撥款清單
校長
審核
3萬元 以下
是
否
100萬元 以下
是
否
副校長
審核
校長
審核
B 製作
支出傳票
會計主任
審核
銀行撥款
作業流程
B
