ÖĞRENCİ PAYLAŞIM ve

BİLGİLENDİRME TOPLANTISI

Öğrenci Dekanlığı22 Aralık 2009

TANIŞALIMMM ANLAŞALIMMMM!!!

TANIŞALIMMM ANLAŞALIMMMM!!!ÖĞRENCİ PAYLAŞIM

ve BİLGİLENDİRME TOPLANTISI

1. İdari Yapı2. Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler3. Öğrenci Grupları;

A. Seçim ve AtamaB. İdari ve Mali DestekC. Destek Veren İdari Birimler

4. Öğrenci Grupları Etkinlik İşleyişiA. Başvuru ve UygulamaB. BütçeC. SponsorlukD. ProtokolE. DuyurularF. Sıkça Gerçekleştirilen Etkinlik ÇeşitleriG. Sertifika ve Katılım BelgesiH. Davetiyeler

5. Yönetmelik – Yönergeler6. Gönüllülük ve Sürdürülebilirlik7. Yazışmalar8. Demirbaş ve Mekan Kullanımı 2

3

1) İdari Yapı: Bilkent Üniversitesi

4

Üniversitemizde 9 fakülte, 3 yüksekokul ve 3 enstitü bulunmaktadır.

1) İdari Yapı: Öğrenci Dekanlığı

5

2) Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler: Kulüpler Üst Kurulu (KÜK)

6

2008-2009 Akademik Yılı Kulüpler Üst Kurulu tarafından yapılan sıralamada en başarılı ilk

10

7

Eşitlik Özgürlük ve Barış Platformu Kulübü Genç Aydınlanma Kulübü IEEE Öğrenci Kolu Topluluğu İşletme ve Ekonomi Topluluğu Kültür ve İletişim Topluluğu Milliyetçi Düşünce Kulübü Münazara Topluluğu Operational Research Kulübü Türk Dünyası Araştırmaları Topluluğu Türkçe Topluluğu

2) Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler: Radyo Bilkent Yürütme Kurulu

8

2) Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler: GE 100 Üniversite Hayatına Giriş Dersi Komitesi

9

2) Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler: Bahar Şenliği Komitesi (BAŞOK)

10

3-a) Öğrenci Grupları İçin Seçim ve AtamaKişi Sayısı Seçim /

AtamaÖğrenci Konseyi Yürütme Kurulu

1 Başkan1 Genel Sekreter3 Başkan Yard.

Seçim

Kulüp / Topluluklar Yönetim Kurulu

1 Başkan1 Başkan Yard. 1 SaymanYön. Kur. Üyeleri

Seçim

Toplumsal Duyarlılık ProjeleriYürütme Kurulu

1 KoordinatörProje SorumlularıAlt Grup Sorumluları

Seçim

Radyo Bilkent İşletme Kurulu1 İşletme1 İdari İşler1 Yayın Birimi1 Halkla İlişkiler Sorumluları

Atama

11

3-b) Öğrenci Grupları İçin Sağlanan İdari-Mali Destek

Üniversite yönetimi her bir öğrenci topluluğu için bütçe sağlamaktadır.

İdari Destek Mali Kaynak

Kulüp/ Topluluklar Öğrenci Konseyi Koordinasyon Ofisi

• Üniversite• Sponsorluk

Öğrenci Konseyi Yürütme Kurulu

Öğrenci Konseyi Koordinasyon Ofisi

• Üniversite

Toplumsal Duyarlılık Projeleri

Sosyal Sorumluluk Merkezi

• Üniversite• Sponsorluk• Hibe

Radyo Bilkent Öğrenci Dekanlığı Koordinasyon Ofisi

• Bilkent Radyo Televizyon ve Yayıncılık A.Ş. Bütçesi• Reklam• Etkinlik 12

3-c) Öğrenci Gruplarına Destek Veren Üniversitemiz İdari Birimleri

13

İdari birimler İdari ve Mali İşler Rektör Yardımcılığı’na bağlıdır;

Kafeteryalar İşletmesi Müdürlüğü (KİM)Muhasebe ve Tahakkuk Müdürlüğü (MTM)Mali İşler Daire Başkanlığı (MİDB) Destek Hizmetler ve Ulaşım Müdürlüğü (DHUM)Sivil Savunma ve Güvenlik Müdürlüğü (SSGM)Sağlık Merkezi (SM)Yayın Birimi (YAYINBİR)Alımlar Müdürlüğü (ALM)Lojman İşletmeleri Müdürlüğü (LİM)Yurtlar Müdürlüğü (YM)

4) Öğrenci Grupları Etkinlik İşleyişi

a) Başvuru ve Uygulamab) Bütçec) Sponsorlukd) Protokole) Duyuru

14

4 - A) Başvuru ve Uygulama

15

4 - B) Bütçei. Üniversite tarafından tahsis edilen

ii. Etkinlik, Sponsorluk, Reklam ve hibe gelirleri

16

Bütçe = Üniversite tarafından tahsis edilen bütçe + etkinlik gelirleri + sponsorluk gelirleri + reklam ve hibe

Bütçe kullanımı ilgili idari amirin onayıyla gerçekleşebilir. Konaklama, ulaşım, matbaa ödemesi gibi toplu ödemeler elden

yapılmaz, ödemeler Öğrenci Dekanlığı onayı ile MTM kanalıyla havale/EFT yoluyla gerçekleştirilir.

Öğrenci grupları herhangi bir etkinlik için elden para toplayamazlar. Toplanacak paralar ilgili üniversite hesabına havale/eft yoluyla alınabilir.

DİKKAT!! Onaysız harcama yapmayınız.17

4 - B) BütçeÖğrenci Grubu Bütçe AmiriÖKYK, Kulüp / Topluluk, TDP İdari ve Mali İşler Rektör YardımcısıRadyo Bilkent Radyo Bilkent Yürütme Kurulu

Provost Öğrenci Grubu Bütçe

HazırlığıBütçe Dönemi

ÖKYK, Kulüp / Topluluk, TDP Kasım - Aralık Ocak – AralıkRadyo Bilkent Eylül Ekim - Eylül

4 - C) Sponsorluk

18

19

Sponsorluk

Nedir? Neden Önemli ?Sponsorluk SüreciÖnemli bilgiler, hatırlatmalar

Sponsorluk ???

Sponsorluk: Sponsorluk, bir kurumun, kurumsal ve pazarlama amaçlarına yönelik, katılmakta yarar gördüğü olay ve etkinliklere para vererek yada o olay, etkinlik için gerekli olan hizmetleri sağlayarak desteklemesidir.

Neden önemli ???• Geleneksel medyanın verimsiz ve pahalı oluşu

• Hedef kitleye direk ulaşma imkanı

• Medyada geniş yer alması

• Kurum imajını oluşturmak / desteklemek

• Marka farkındalığını artırmak

• Ürün ve hizmetlerin satışına katkı

Neden önemli ???

• Bağış, yardım, hibe değildir.

• Profesyonel bir süreç

• Her öğrenci grubu / topluluğu bu büyük pastadan pay alabilir !!

Sponsorluk Süreci

• Organizasyon / etkinliğin detaylarının netleştirilmesi

• Tanıtım materyallerinin hazırlanması

• Hedef firmaların belirlenmesi

• İletişim & Karşılıklı görüşme

Etkinlik Sonrası

• Yıl boyu iletişim. Kendinizi hatırlatın !!

• Teşekkür yazısı gönderin.

• Geri bildirim alın.

• Etkinlik ile ilgili detayları (görseller v.b) paylaşın.

Yaz dönemi çalışmalarıOrganizasyonel yapılarSözleşme

Maddelerin önemiSözleşmenin iki taraflı onay süreci

şirket tarafı ve KİM tarafıFaturanın hazırlatılmasıSözleşme Bedelinin takibi

Sponsorluk çalışmalarıyla ilgili önemli noktalar

• Sponsorluk anlaşmaları Öğrenci Dekanlığı’nın onayı olmadan geçerlilik kazanmaz.

• Sponsorluk ücretleri Bilkent Üniversitesi tarafından belirlenmiş rayiç bedelinin altında olamaz.

• Sponsorluk anlaşmaları için Bilkent Üniversitesi tarafından hazırlanmış standart anlaşma metni kullanılır.

Sponsorluk çalışmalarıyla ilgili önemli noktalar

Sponsorluk çalışmalarıyla ilgili önemli noktalar

•Alkollü içecek ve tütün ürünleri gibi üniversite yönetimi tarafından belirlenmiş tüketim malzemesi firmalarının sponsorluğu kabul edilmez.

• Sponsor firmaların üniversite içinde yapacakları tanıtım çalışmalarında üniversite yönetimi tarafından belirlenmiş genel uygulama kuralları geçerlidir.

4 - D) Protokol

21

4 - E) Duyurular

22

Genel duyuru kanalları:

Arkadaşlarınız Poster, afiş, branda ve el ilanıE-posta, bais ve/veya ug.Topluluk web sayfası Bilkent Üniversitesi web sayfası (What’s On?)Bilkent NewsRadyo BilkentBasın (ön onay alınması koşuluyla)

Duyuru Örnekleri

23

4 - F) Öğrenci Gruplarının Sıkça Gerçekleştirdiği Etkinlik Çeşitleri

Çalıştay Forum Kongre Konferans Panel Seminer Sempozyum Telekonferans Webinar

24

25

Çalıştay nedir? amacı ve konusu iyi tespit edilmiş katılımcıların konuya göre seçildiği problem çözme sürecinde adım adım ilerlenen özel analiz ve sentez tekniklerinin kullanıldığı bu tekniklerin etkin kullanımı için grubun ustalıkla yönlendirildiği

bir analiz, değerlendirme, karar alma ve planlama sürecidir.

26

Forum nedir? Bir başkasının veya

seçilen üyelerin yönetiminde toplumu ilgilendiren bir konuda farklı gruplardan oluşan dinleyicilerin söz sırası alarak konuşma kuralları içerisinde yaptıkları tartışmalara forum denir.

Kongre nedir?

Bir topluluğun, gündemindeki konuları konuşmak ve yeni kurullar seçmek üzere belli sürelerle yaptığı genel toplantı, kurultaydır.

27

28

Konferans nedir?Alanında uzman birinin bir konu hakkında, duygu ve düşüncelerini açıklamak, öğretmek amacıyla yaptığı hazırlıklı konuşmaya konferans denir.

Panel nedir?Dinleyiciler önünde, seçilmiş bir konuşmacı grubunun bir konuyu tartışmak amacıyla düzenlediği toplantı, toplu görüşme, açık oturum.

29

Seminer nedir?Bir konu üzerinde bilgi alışverişinde bulunmak ya da tartışma yapmak amacıyla düzenlenen toplantı.

30

Sempozyum nedir? Toplumu yakından ilgilendiren herhangi bir konu ya da olay hakkında dinleyiciler karşısında  farklı uzman kişilerin konu ya da olayla ilgili yaptığı seri konuşmaların bütününe sempozyum denir.

31

4 - G) Sertifikalar / Katılım Belgeleri

32

İlgili idari birimle değerlendirme Yayın Birimi onayı Üniversite ve ilgili öğrenci grubu logosu Yetkili imzalar

Sertifika Katılım Belgesi Sertifikalar, bir eğitime

katıldığımızı; bir konuda eğitim aldığınızı belgeler.

Eğitim sonunda test ya da sınav yapılır

Bu sınavda başarı gösterenlere verilir.

Kongre, konferans, seminer gibi çalışmalara katılanlara, katıldıklarına ilişkin olarak düzenleyenler tarafından verilen belgedir.

Eğitim sonunda test ya da sınav yapılmaz.

Kongre, konferans, seminere katılması belgeyi almak için yeterlidir.

33

34

Basım öncesi ilgili idari birimce kontrol, DİKKAT! Gönderim için yeterli zaman, DİKKAT! Protokol listesi

4 - H) Davetiyeler

Öğrenci Konseyi Yönergesi http://www.bilkent.edu.tr/bilkent-tr/admin-unit/konsey/yon1.html

Öğrenci Kulüpleri/Toplulukları Yönergesi

http://www.bilkent.edu.tr/bilkent-tr/admin-unit/dos/okk/kulup_yonerge.html

Toplumsal Duyarlılık Projeleri Yönergesi http://www.bilkent.edu.tr/bilkent-tr/admin-unit/dos/tdp.html

Radyo Bilkent Yönergesi Yapım aşamasında

Bütün öğrenciler için: Öğrenci Disiplin İlke ve Kuralları http://www.bilkent.edu.tr/bilkent-tr/admin-unit/hukukm/disiplin.html

5) Öğrencilerin Sorumlu Oldukları Yönetmelik ve Yönergeler

35

6 - GÖNÜLLÜLÜK ve SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK

36

37

45

7 - Yazışmalar

39

Yazışma Örnekleri

40

8) Demirbaş ve Mekan Kullanımı

41

42

KATILIMINIZ İÇİN

TEŞEKKÜR EDERİZ...

43