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Oficina de Oficina de Proyectos en Proyectos en AcciónAcción
Jorge Mario Añez [email protected]
Jorge Mario Añez [email protected]
III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI – Marzo 10 y 11 de 2005 - Bogotá
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Falta de Trabajo
en Equipo
Objetivos ambiciosos
o no definidos
Mal manejo del riesgo
Planeación de proyecto no
efectivaPobre
administración de la calidad
Pobre administración
de los proveedores
Reporte de progreso poco
confiable
Pobre dirección del
programa
Liderazgo Ineficaz
¿Porqué fallan los proyectos?¿Porqué fallan los proyectos?
El Desafío
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El DesafíoResultados de la encuesta relacionada con el Resultados de la encuesta relacionada con el
grado de madurez de las organizaciones en grado de madurez de las organizaciones en
relación a la Gerencia de Proyectos:relación a la Gerencia de Proyectos:
Encuesta realizada por PricewaterhouseCoopers Encuesta realizada por PricewaterhouseCoopers
a 198 funcionarios a nivel mundial. Mayo – a 198 funcionarios a nivel mundial. Mayo –
Agosto de 2004Agosto de 2004
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Perfil del encuestadoPerfil del encuestado
Cargos / roles dentro de la organización
Other 44 22.2%
Project Manager 36 18.2%
Senior Manager 30 15.2%
Finance Director 17 8.6%
IT Director 17 8.6%
Managing Director 15 7.6%
Chief Project Officer 11 5.6%
Project Support Manager 10 5.1%
Corporate PMO 8 4.0%
Line Manager 8 4.0%
Project Team Member 2 1.0%
198 100.0%
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Usualmente cuál es su Rol en el proyecto?Usualmente cuál es su Rol en el proyecto?
Project Manager 47 23.7%
Steering Committee member 38 19.2%
Program Manager 31 15.7%
Project Director 25 12.6%
Other 21 10.6%
Project Sponsor 17 8.6%
Project Team member 13 6.6%
Project Team 6 3.0%
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Cubrimiento por continenteCubrimiento por continente
Continentes
Africa2%
Asia12%
Australia8%
Europe43%
America35%
AfricaAmerica
AsiaAustraliaEurope
Africa 3 1.5%
America 69 34.8%
Asia 23 11.6%
Australia 15 7.6%
Europe 88 44.4%
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Número de Proyectos
6.- Mas de 10026%
1.- Menos de 510%
2.- Entre 5 y 1020%
3.- Entre 10 y 2516%
5.- Entre 50 y 10016%
4.- Entre 25 y 5012%
Cuántos proyectos implementa su organización al año?Cuántos proyectos implementa su organización al año?
1.- Menos de 5 20 10.1%
2.- Entre 5 y 10 39 19.7%
3.- Entre 10 y 25 32 16.2%
4.- Entre 25 y 50 24 12.1%
5.- Entre 50 y 100 31 15.7%
6.- Mas de 100 52 26.3%
198 100.0%
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Qué naturaleza de proyectos son los que con más Qué naturaleza de proyectos son los que con más frecuencia realizan en su organización?frecuencia realizan en su organización?
IT change 144 22%
Performance improvement 114 17%
Software development 97 15%
New product development 89 13%
Strategy deployment 83 13%
Construction 60 9%
Other 46 7%
Research 30 5%
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Qué porcentaje de sus proyectos son exitosos?Qué porcentaje de sus proyectos son exitosos?
0% 7 3.5% 2 1.0% 3 1.5% 1 0.5%
25% 41 20.7% 32 16.2% 17 8.6% 13 6.6%
50% 44 22.2% 39 19.7% 42 21.2% 48 24.2%
75% 96 48.5% 93 47.0% 99 50.0% 82 41.4%
100% 10 5.1% 32 16.2% 37 18.7% 54 27.3%
198 100.0% 198 100.0% 198 100.0% 198 100.0%
A tiempo En el Presupuesto Alcance / Calidad Beneficios entregados
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Cuáles son las principales causas de falla o cancelación Cuáles son las principales causas de falla o cancelación de proyectos? de proyectos?
Sobrepaso de fechas límite 33 16.7% 23 11.6% 24 12.1% 17 8.6%
Cambios en el alance 31 15.7% 34 17.2% 21 10.6% 13 6.6%
Cambios en el entorno 30 15.2% 16 8.1% 17 8.6% 17 8.6%
Recursos Insuficientes 26 13.1% 23 11.6% 22 11.1% 15 7.6%
Cambios de Estrategia 23 11.6% 18 9.1% 19 9.6% 13 6.6%
Falta de Claridad objetivos 22 11.1% 20 10.1% 16 8.1% 13 6.6%
Falta de presupuesto 9 4.5% 8 4.0% 12 6.1% 7 3.5%
Falta de soporte 5 2.5% 8 4.0% 14 7.1% 19 9.6%
Falta de Comunicación 5 2.5% 16 8.1% 20 10.1% 24 12.1%
Falta de Motivación 3 1.5% 6 3.0% 6 3.0% 13 6.6%
Falta de Patrocinio de Stakeholders 3 1.5% 10 5.1% 11 5.6% 12 6.1%
Gerencia de projecto equivocad 3 1.5% 7 3.5% 5 2.5% 12 6.1%
N/A 2 1.0% 2 1.0% 3 1.5% 11 5.6%
Otros 2 1.0% 0 0.0% 3 1.5% 3 1.5%
Pobre calidad de los resultados 1 0.5% 7 3.5% 5 2.5% 9 4.5%
198 100.0% 198 100.0% 198 100.0% 198 100.0%
1a. Razón 2a. Razón 3a. Razón 4a. Razón
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Level Aimed At
Level 5: Optimised Processes
28%
Level 4: Monitored Processes
24%Level 3: Institutionalised
Processes23%
Level 1: Informal Processes
5%Level 2: Structured
Processes20%
Qué nivel en Gerencia de Proyectos desea su Qué nivel en Gerencia de Proyectos desea su compañía alcanzar estratégicamente? compañía alcanzar estratégicamente?
Level 5: Optimised Processes 56 28.3%
Level 4: Monitored Processes 47 23.7%
Level 3: Institutionalised Processes 46 23.2%
Level 2: Structured Processes 40 20.2%
Level 1: Informal Processes 9 4.5%
198 100.0%
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Su compañía posee una metodología global de Su compañía posee una metodología global de Gerencia de Proyectos?Gerencia de Proyectos?
No 63 31.8%
Yes 135 68.2%
198 100.0%
GDPM 1 0.7%
PMI 41 30.4%
Prince 2 9 6.7%
Self Developed 84 62.2%
135 100.0%
En que metodología se basan? En que metodología se basan?
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Cómo evalúa usted el éxito formal de sus proyectos Cómo evalúa usted el éxito formal de sus proyectos (Múltiples respuestas)(Múltiples respuestas)
Sat
isfa
cció
n de
los
invo
lucr
ados
A ti
empo
Den
tro
del p
resu
pues
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ions
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rega
dos
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le0.0%
10.0%
20.0%
30.0%
40.0%
50.0%
60.0%
70.0%
80.0%
Éxito del proyecto
Satisfacción de los involucrados 139 70.2%
A tiempo 131 66.2%
Dentro del presupuesto 127 64.1%
Beneficions entregados 119 60.1%
Calidad 115 58.1%
ROI Aceptable 70 35.4%
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Su organización utiliza técnicas o metodologías para Su organización utiliza técnicas o metodologías para Gerencia de Programas de proyectos para coordinar Gerencia de Programas de proyectos para coordinar todos los proyectos? todos los proyectos?
Project Portfolio Management
No54%
Si46%
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Los proyectos y Beneficios generados por estos son Los proyectos y Beneficios generados por estos son continuamente monitoreados? continuamente monitoreados?
Monitoreo de Beneficios
Siempre12%
Nunca11%
Frecuentemente
36%
Ocasionalmente
41%
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Su organización cuenta con una Oficina de Su organización cuenta con una Oficina de Proyectos para soportar los proyectos? Proyectos para soportar los proyectos?
Project Office
No42%
Si58%
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Su organización cuenta con software Su organización cuenta con software especializado para el manejo de proyectos?especializado para el manejo de proyectos?
Company-wide PM Software
No22%
Si78%
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Cuáles de los siguientes software utiliza Cuáles de los siguientes software utiliza (multiples respuestas) (multiples respuestas)
Type of software
0
20
40
60
80
100
120
MS P
rojec
t
Oth
er
In h
ouse
deve
lope
dSAP
MS E
nter
prise
Pro
ject
Primav
era
Niku
Ora
cle
Artem
is
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La Solución
Se requiere un proceso que le permita a la Se requiere un proceso que le permita a la gerencia la administración efectiva de todo gerencia la administración efectiva de todo el portafolio de proyectos :el portafolio de proyectos :
¿Qué proyectos debo realizar?¿Qué proyectos debo realizar?
¿Qué estructura y controles son apropiados?¿Qué estructura y controles son apropiados?
¿Cuando debería la gerencia involucrarse?¿Cuando debería la gerencia involucrarse?
¿Qué información debería ser suministrada?¿Qué información debería ser suministrada?
¿Que aspectos básicos debo tener en cuenta ¿Que aspectos básicos debo tener en cuenta
??
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La Solución:
Proyecto n
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
¿Cómo controlar múltiples proyectos?¿Cómo controlar múltiples proyectos?
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Los proyectos necesitan:Los proyectos necesitan:• Dirección estratégicaDirección estratégica• PriorizaciónPriorización• OrientaciónOrientación• SoporteSoporte
MONITOREOAPROBACION PRIORIZACION
Gerencia Ejecutiva
Proyecto n
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
La Solución:
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La gerencia necesita saber:La gerencia necesita saber:• ProgresoProgreso• Issues/hallazgosIssues/hallazgos• CostosCostos• PresupuestoPresupuesto
MONITOREOAPROBACION PRIORIZACION
Gerencia Ejecutiva
Proyecto n
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
La Solución:
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MONITOREOAPROBACION PRIORIZACION
Gerencia Ejecutiva
Proyecto n
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
Project Office
Project procedures & templates
PROJECT INITIATION PLANNING & MONITORING
RISK MANAGEMENT ISSUE MANAGEMENT
QUALITY MANAGEMENT PROJECT REPORTING
CHANGE CONTROL DEPENDENCY MANAGEMENT
DOCUMENT MANAGEMENT PROJECT ADMINISTRATION
CONTRACT & 3RD PARTY PROJECT LIBRARY
RECURSOS GUIA/DIRECCION
ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO
La oficina de soporte del proyecto (Project La oficina de soporte del proyecto (Project Support Office) proveerá a los proyectos Support Office) proveerá a los proyectos con:con:• Procedimientos/metodologíasProcedimientos/metodologías• Formatos y herramientasFormatos y herramientas• Guías/direcciónGuías/dirección• EntrenamientoEntrenamiento• Recursos de apoyoRecursos de apoyo
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MONITOREOAPROBACION PRIORIZACION
Gerencia Ejecutiva
Proyecto n
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
Project Office
Project procedures & templates
PROJECT INITIATION PLANNING & MONITORING
RISK MANAGEMENT ISSUE MANAGEMENT
QUALITY MANAGEMENT PROJECT REPORTING
CHANGE CONTROL DEPENDENCY MANAGEMENT
DOCUMENT MANAGEMENT PROJECT ADMINISTRATION
CONTRACT & 3RD PARTY PROJECT LIBRARY
RECURSOS GUIA/DIRECCION
ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO
La gerencia ejecutiva suministra a la La gerencia ejecutiva suministra a la oficina de soporte del proyecto:oficina de soporte del proyecto:• Guías/direcciónGuías/dirección• PrioridadPrioridad• Instancias formales de aprobaciónInstancias formales de aprobación
La Solución:
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MONITOREOAPROBACION PRIORIZACION
Gerencia Ejecutiva
Proyecto n
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
Project Office
Project procedures & templates
PROJECT INITIATION PLANNING & MONITORING
RISK MANAGEMENT ISSUE MANAGEMENT
QUALITY MANAGEMENT PROJECT REPORTING
CHANGE CONTROL DEPENDENCY MANAGEMENT
DOCUMENT MANAGEMENT PROJECT ADMINISTRATION
CONTRACT & 3RD PARTY PROJECT LIBRARY
RECURSOS GUIA/DIRECCION
ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO
Los proyectos suministran a la Los proyectos suministran a la oficina de soporte del proyecto:oficina de soporte del proyecto:• Reportes de progresoReportes de progreso
La Solución:
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MONITOREOAPROBACION PRIORIZACION
Gerencia Ejecutiva
Proyecto n
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
Project Office
Project procedures & templates
PROJECT INITIATION PLANNING & MONITORING
RISK MANAGEMENT ISSUE MANAGEMENT
QUALITY MANAGEMENT PROJECT REPORTING
CHANGE CONTROL DEPENDENCY MANAGEMENT
DOCUMENT MANAGEMENT PROJECT ADMINISTRATION
CONTRACT & 3RD PARTY PROJECT LIBRARY
RECURSOS GUIA/DIRECCION
ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO
La oficina de soporte del La oficina de soporte del proyecto suministra a la proyecto suministra a la gerencia ejecutiva:gerencia ejecutiva:• Reportes de progreso Reportes de progreso consolidadosconsolidados
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MONITOREOAPROBACION PRIORIZACION
Gerencia Ejecutiva
Proyecto n
Proyecto 2
Proyecto 1
Propietario del Proyecto
Gerencia del Proyecto
Equipo del Proyecto
Project Office
Project procedures & templates
PROJECT INITIATION PLANNING & MONITORING
RISK MANAGEMENT ISSUE MANAGEMENT
QUALITY MANAGEMENT PROJECT REPORTING
CHANGE CONTROL DEPENDENCY MANAGEMENT
DOCUMENT MANAGEMENT PROJECT ADMINISTRATION
CONTRACT & 3RD PARTY PROJECT LIBRARY
RECURSOS GUIA/DIRECCION
ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO
Define todo el marco Define todo el marco conceptual para conceptual para administrar y controlar administrar y controlar proyectosproyectos
La Solución:
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Oficina de ProyectosLa visión de una Oficina de Proyectos es la de un medio para mejorar la administración de proyectos mediante el apoyo y soporte en aspectos como:
– La alineación de la estrategia de negocio con los objetivos del proyecto
– El establecimiento de un canal de comunicación y soporte entre los grupos del proyecto y la alta gerencia
– El involucramiento de la alta gerencia en el caso de aspectos críticos donde se deba prestar ayuda a los equipos del proyecto
– La administración del cambio en la organización y la integración funcional
– La identificación, comunicación, mitigación y solución de los hallazgos claves, riesgos y conflictos
– La administración de dependencias y restricciones
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Beneficios del PSOLos beneficios concretos resultantes de la implementación de la Oficina de Proyectos son :
– Provee a la alta gerencia con información estructurada para la toma de decisiones teniendo en cuenta los aspectos presupuestados y los nuevos hallazgos usando criterios como:
• Tamaño del proyecto
• Potencial en la generación de ingresos
• Reducción de costos
• Contribución al incremento de valor del accionista
• Alineación estratégica
Incrementa la probabilidad de éxito de los diferentes proyectos minimizando demoras y riesgos de negocio
Asume los aspectos de administración de proyectos que distraen a la organización del logro de sus objetivos estratégicos de negocio
Proporciona una distribución optima del capital y del recurso humano
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CapabilityMaturityModelCMM
CapabilityMaturityModelCMM
Nivel 1Nivel 1 Inestable – Uso esporádico de PMInestable – Uso esporádico de PMNivel 1Nivel 1 Inestable – Uso esporádico de PMInestable – Uso esporádico de PM
Nivel 2Nivel 2 Informal – Procesos básicos sin Metodología estándarInformal – Procesos básicos sin Metodología estándarNivel 2Nivel 2 Informal – Procesos básicos sin Metodología estándarInformal – Procesos básicos sin Metodología estándar
Nivel 3Nivel 3 Estandarizado – Metodologías y Estándares utilizadosEstandarizado – Metodologías y Estándares utilizadosNivel 3Nivel 3 Estandarizado – Metodologías y Estándares utilizadosEstandarizado – Metodologías y Estándares utilizados
Nivel 4Nivel 4 Monitoreado – los proyectos estánSoportando la estrategia del negocioMonitoreado – los proyectos estánSoportando la estrategia del negocioNivel 4Nivel 4 Monitoreado – los proyectos estánSoportando la estrategia del negocioMonitoreado – los proyectos estánSoportando la estrategia del negocio
Nivel 5Nivel 5 Optimizado – La gerencia está enfocadaen la mejora continua del proceso de PMOptimizado – La gerencia está enfocadaen la mejora continua del proceso de PMNivel 5Nivel 5 Optimizado – La gerencia está enfocadaen la mejora continua del proceso de PMOptimizado – La gerencia está enfocadaen la mejora continua del proceso de PM
Nivel de M
adurez
Nivel de Madurez en Gerencia de ProyectosNivel de Madurez en Gerencia de Proyectos
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Nivel de Madurez en Gerencia de ProyectosNivel de Madurez en Gerencia de Proyectos
Project Management Matutiry
Nivel 1 – Procesos no confiables
• No hay reglas. Poco soporte organizacional. El éxito de los proyectos depende en las habilidades de individuos y no de un equipo.
Nivel 2 – Procesos Informales
• Falta de estándares. La implementación difiere de proyecto a proyecto.
Nivel 3 – Procesos Estandarizados
• Existencia de lineamientos y metodología de project management. En la gran mayoría de los proyectos se utilizan los lineamientos y metodología. Apoyo de la gerencia.
Nivel 4 – Seguimiento y Monitoreo de Procesos
• Integración del ciclo de vida de los proyectos. La metodología es usada por toda la compañía. La gerencia controla los proyectos.
Nivel 5 – Optimización de procesos
• Análisis regular y optimización de las practicas de project management. Los proyectos soportan el plan estratégico de la compañía.
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Nivel de Madurez en Gerencia de ProyectosNivel de Madurez en Gerencia de Proyectos
Project Portfolio Management Project portfolio management organiza una serie de programas
y proyectos dentro de un solo portafolio, consistente en reportes, que son tomados de los objetivos del proyecto, costos, cronogramas, recursos, riesgos y otros factores críticos.
La dirección puede revisar regularmente los portafolios completamente, asignar recursos apropiadamente y ajustar proyectos a producir los mas altos retornos por departamento.
– Programme Management El proceso de manejar múltiples proyectos continuamente,
– Project Management La disciplina de definir y lograr objetivos mientras se optimiza el
uso de recursos (dinero, tiempo, gente, espacio, etc.).
Las compañías usan proyectos por :– Mejorar eficiencia y márgenes (Reducción de costos)
– Incrementar ingresos (Nuevos productos)
– Crecimiento del negocio (M&A,)
• Project Management desde un punto de vista organizacional
Maturity1 & 2
Maturity1 & 2
Maturity 3
Maturity 3
Maturity 4 & 5
Maturity 4 & 5
