VLADA CRNE GORE MINISTARSTVO PROSVJETE

PROJEKAT „VISOKO OBRAZOVANJE I ISTRAŽIVANJE ZA INOVACIJE I KONKURENTNOST”

Operativni priručnik za grantove – šema grantova za institucionalno unaprjeđenje

Podgorica, april 2016. godine

2

Sadržaj

Spisak skradenica ................................................................................................................. 3

1. Osnovne informacije ........................................................................................................ 4 1.1. INVO projekat ............................................................................................................................................................... 4 1.2. Šema grantova za institucionalno unaprjeđenje ............................................................................................ 4

2. Ciljevi šeme grantova ....................................................................................................... 5 2.1. Opšti cilj ........................................................................................................................................................................... 5 2.2. Specifični cilj .................................................................................................................................................................. 5 2.3. Prioritetne oblasti za sprovođenje aktivnosti ................................................................................................. 5

3. Pregled šeme grantova za institucionalno unaprjeđenje ................................................... 5 3.1. Finansijska sredstva ................................................................................................................................................... 5 3.2. Zahtjev za sufinansiranje prijedloga projekata .............................................................................................. 6 3.3. Trajanje projekta ......................................................................................................................................................... 6 3.4. Upravljanje projektom .............................................................................................................................................. 6 3.5. Odgovornosti službenika za grantove i jedinice za tehničku podršku .................................................. 6 3.6. Uticaj na životnu sredinu ......................................................................................................................................... 6

4. Kriterijumi prihvatljivosti – pravila za ovu šemu grantova ................................................. 7 4.1. Kriterijumi prihvatljivosti za aplikante i koaplikante .................................................................................. 7

4.1.1. Broj projekata po aplikantu ............................................................................................................................. 7 4.1.2. Kriterijumi prihvatljivosti za aplikante (vodeće partnere) ................................................................ 7 4.1.3. Kriterijumi prihvatljivosti za koaplikante (partnere) .......................................................................... 8

4.2. Prihvatljive i neprihvatljive aktivnosti u okviru ove šeme grantova ..................................................... 8 4.2.1. Prihvatljive aktivnosti ........................................................................................................................................ 8 4.2.2. Neprihvatljive aktivnosti ................................................................................................................................ 11

4.3. Prihvatljivi i neprihvatljivi troškovi .................................................................................................................. 11 4.3.1. Prihvatljivi troškovi .......................................................................................................................................... 11 4.3.2. Neprihvatljivi troškovi .................................................................................................................................... 12

5. Način prijavljivanja i procedure koje treba slijediti ......................................................... 13 5.1. Poziv za podnošenje prijava ................................................................................................................................. 13 5.2. Priprema prijava (prijedloga projekata) ......................................................................................................... 13 5.3. Razmatranje i evaluacija prijava / prijedloga projekata ........................................................................... 14

5.3.1. Kompletnost i administrativna usklađenost .......................................................................................... 14 5.3.2. Ex-ante evaluacija primljenih prijava ....................................................................................................... 14 5.3.3. Komisija za evaluaciju – evaluatori ............................................................................................................ 15

5.4. Pregovaranje i dodjela grantova ......................................................................................................................... 16 5.5. Potpisivanje ugovora ............................................................................................................................................... 16

6. Implementacija ugovora ................................................................................................ 16 6.1. Praćenje implementacije projekata ................................................................................................................... 17 6.2. Procedure nabavke ................................................................................................................................................... 17 6.3. Administracija u vezi sa implementacijom projekata ................................................................................ 18 6.4. Finansije ........................................................................................................................................................................ 19 6.5. Izvještavanje ................................................................................................................................................................ 19

7. Prevara i korupcija ......................................................................................................... 20

KOMPLETAN SPISAK ANEKSA ............................................................................................. 22

3

Spisak skradenica

INVO Projekat “Visoko obrazovanje i istraživanje za inovacije i konkurentnost"

IKT Informaciono-komunikacione tehnologije

MP Ministarstvo prosvjete

PDV Porez na dodatu vrijednost

4

1. Osnovne informacije

1.1. INVO projekat

Posredstvom Ministarstva prosvjete i Ministarstva nauke, Vlada Crne Gore sprovodi projekat „Visoko obrazovanje i istraživanje za inovacije i konkurentnost“ (INVO)1, koji se finansira iz kredita Svjetske banke. Predviđeno trajanje projekta je od 2012. do 2017. godine. INVO projekat smješten je u sveobuhvatni okvir strategija Vlade Crne Gore za evropske integracije u oblastima nauke i istraživanja i njene Strategije razvoja i finansiranja visokog obrazovanja. Projektom se podržavaju vladine inicijative da se obezbijedi konkurentnost diplomaca na regionalnom i međunarodnom nivou; povezanost profesora na domaćim univerzitetima sa domacim i međunarodnim istraživačkim aktivnostima; fokusiranost na inovacije u cilju razvoja dinamičnog i relevantnog ambijenta visokog obrazovanja; te da univerziteti i privatna preduzeca učestvuju u, i da imaju koristi od istraživačkih i razvojnih aktivnosti i mogucnosti za transfer tehnologija.

Kako bi se to postiglo, potrebno je implementirati reforme i napraviti investicije, uključujuci one u oblastima kvaliteta i finansiranja visokog obrazovanja i istraživanja. Zakonodavstvo i propisi su izrađeni i usvojeni u ovim oblastima, a projekat ima za cilj da pomogne u pretvaranju nekih od identifikovanih reformi u stvarnost. Pored toga, INVO projekat pomaže crnogorskim organima vlasti da prodube tekuće reforme i usklade ih sa širom agendom integracije u Evropsku uniju.

Razvojni cilj INVO projekta je da se ojača kvalitet i relevantnost visokog obrazovanja i istraživanja u Crnoj Gori kroz reformu finansiranja visokog obrazovanja i sistema obezbjeđivanja kvaliteta, te jačanjem istraživačkih i razvojnih kapaciteta. Glavni korisnici INVO projekta su studenti, diplomci i akademsko osoblje, koji c e imati koristi od sprovođenja podrške za obezbjeđivanje kvaliteta i reformu finansiranja u visokom obrazovanju, kao i od aktivnosti ka internacionalizaciji za izgradnju kapaciteta ljudskih resursa. Univerziteti i istraživačke institucije takođe će imati koristi od finansiranja reforme visokog obrazovanja i uspostavljanja konkurentnog ambijenta za istraživanje.

Preduzeća će biti indirektni korisnici implementacije projektnih aktivnosti, kao i Ministarstvo prosvjete (MP) i Ministarstvo nauke, kao rezultat aktivnosti na izgradnji kapaciteta koje se finansiraju iz projekta.

INVO projekat sastoji se od četiri različite, ali međusobno povezane komponente; šema grantova za institucionalno unaprjeđenje definisana je pod Komponentom 1: Reforme finansiranja visokog obrazovanja i implementacija normi za obezbjeđivanje kvaliteta.

1.2. Šema grantova za institucionalno unaprjeđenje

Prva komponenta INVO projekta ima za cilj da olakša sprovođenje strateških prioriteta definisanih u Strategiji razvoja i finansiranja visokog obrazovanja (koju je 2011. godine usvojila Vlada Crne Gore). Konkretno, ova komponenta fokusira se na sljedeće ciljeve finansiranja i kvaliteta:

Obezbjeđivanje i poboljšanje kvaliteta visokog obrazovanja.

Povezivanje visokog obrazovanja i tržišta rada i podizanje nivoa preduzetničkog, inovativnog obrazovanja.

Analiza rezultata primjene principa Bolonjske deklaracije u Crnoj Gori.

Adekvatno i odgovarajuce finansiranje visokog obrazovanja.

U okviru Komponente 1, predviđeno je uspostavljanje šeme grantova za kvalifikovane ustanove visokog obrazovanja u Crnoj Gori, sa ciljem da se „podstakne njihovo učešce u reformskim aktivnostima i podrži izgradnja kapaciteta“. Planirano je da šema grantova bude implementirana

1 Za više detalja o INVO projektu posjetite internet stranicu www.heric.me

5

kroz projekte pripremljene od odgovarajućih ustanova visokog obrazovanja u cilju jačanja njihovih administrativnih i operativnih kapaciteta.

2. Ciljevi šeme grantova

2.1. Opšti cilj

Opšti cilj grant šeme je da ojača administrativne i operativne kapacitete ustanova visokog obrazovanja, tako da budu u boljoj poziciji da: i) učestvuju u razvoju obezbjeđivanja kvaliteta i reforme finansiranja, uključujuci pružanje podataka , učešce na sastancima i prikupljanje podataka; ii) doprinesu obradi strateških nalaza i dokumentacije; i iii) sprovedu preporučene strateške reforme na ustanovama visokog obrazovanja i u posebnim programima.

2.2. Specifični cilj

Šemom grantova predviđa se trostruki specifični cilj sa fokusom na:

i) organizacioni razvoj i jačanje upravljačkih struktura na ustanovama visokog obrazovanja;

ii) jačanje obrazovnih i nastavnih usluga i razvoj kapaciteta za pružanje usluga drugim zainteresovanim stranama; i

iii) unaprjeđenje obrazovne infrastrukture kako bi se dobila kvalitetnija nastava i učenje na ustanovama visokog obrazovanja.

2.3. Prioritetne oblasti za sprovođenje aktivnosti

U skladu sa sveobuhvatnim specifičnim ciljem, identifikovane su sljedeće prioritetne oblasti:

Prioritetna oblast 1: Reforma, razvoj i unaprjeđenje procesa nastave i učenja;

Prioritetna oblast 2: Unaprjeđenje upravljanja kvalitetom procesa nastave i učenja;

Prioritetna oblast 3: Organizacioni razvoj i jačanje upravljačkih struktura ustanova visokog obrazovanja;

Prioritetna oblast 4: Unaprjeđenje sastava i ojačano funkcionisanje organa upravljanja i rukovodećih struktura ustanova visokog obrazovanja;

Prioritetna oblast 5: Razvoj ljudskih resursa (obrazovnih i ne-obrazovnih kapaciteta) u ustanovama visokog obrazovanja;

Prioritetna oblast 6: Poboljšanje interne i eksterne komunikacije ustanova visokog obrazovanja; i

Prioritetna oblast 7: Poboljšanje obrazovne infrastrukture u ustanovama visokog obrazovanja.

3. Pregled šeme grantova za institucionalno unaprjeđenje

3.1. Finansijska sredstva

Šema grantova za institucionalno unaprjeđenje funkcioniše posredstvom poziva za podnošenje prijedloga. Prvi poziv je objavljen u julu 2015. godine i zaključen u oktobru iste godine. Drugi poziv, sa raspoliživim budžetom u iznosu do 300.000 €, biće objavljen u aprilu 2016. godine.

Iznosi grantova:

Kako bi se obezbijedilo da projekti mogu riješiti izazove iz bilo koje od odabranih prioritetnih oblasti, traženi doprinos po ovoj šemi grantova treba da bude između sljedećih iznosa granta:

6

• minimalni iznos granta: 10.000 €;

• maksimalni iznos granta: 50.000 €;

Važno je istaci da kvalifikovane ustanove mogu pripremiti i veće projekte , ali iznos odobrenog granta ne smije biti veći od 50.000 €.

3.2. Zahtjev za sufinansiranje prijedloga projekata

Kako bi se obezbijedio veci stepen vlasništva i osigurao nastavak rezultata projekta i nakon završetka projekta, neophodno je uključiti sufinansiranje projekta, koje ne smije biti u iznosu manjem od 10% od traženog iznosa granta. Ovaj doprinos je preduslov za prenos sredstava granta primaocu granta.

Doprinosi u naturi (“in-kind”) neće se smatrati sufinansiranjem.

3.3. Trajanje projekta

Trajanje dodijeljenih projekata u okviru ove grant šeme može iznositi do 12 mjeseci.

3.4. Upravljanje projektom

Ustanova visokog obrazovanja snosi punu odgovornost za ukupno upravljanje projektom odnosno njegovo sprovođenje i mora se imenovati lice (rukovodilac projekta) koje je odgovorno za sprovođenje projekta.

Sredstva dodijeljena kroz šemu grantova za institucionalno unaprjeđenje treba da unaprijede organizacione kapacitete ustanove visokog obrazovanja, te stoga troškovi vezani za upravljanje projektom treba da budu pokriveni od strane odgovarajuce ustanove visokog obrazovanja a ne iz granta.

3.5. Odgovornosti službenika za grantove i jedinice za tehničku podršku

Službenik za grantove, koji je član tima za upravljanje INVO projektom, vrši početnu administrativnu kontrolu prijedloga projekata , i odgovoran je za pracenje realizacije projektnih aktivnosti u okviru šeme grantova za institucionalno unaprjeđenje, za vršenje kontrole dokumentacije koju treba da dostave primaoci granta tokom realizacije projekta, kao i za kontrolu izvještaja o napretku koje pripremaju primaoci granta. U saradnji sa odgovornim licem u MP, službenik za grantove će takođe pružati neophodnu podršku primaocima granta. Jedinica za tehničku podršku u okviru Ministarstva finansija odgovorna je za fiducijarna pitanja u vezi sa implementacijom granta: (i) obezbjeđivanje da se formalni procesi nabavke odvijaju u skladu sa smjernicama Svjetske banke (uloga Jedinice za tehničku podršku uključuje objavljivanje obavještenja o tenderima, izdavanje tenderske dokumentacije, prijem ponuda, vršenje sekretarske podrške komisijama za ocjenjivanje prijava, starajući se da se njihov posao sprovodi u skladu sa smjernicama za nabavke Svjetske banke); (ii) transfer sredstava po osnovu zahtjeva za povlačenje pripremljenog od strane primaoca granta; i (iii) prihvatanje finansijskih izvještaja koje su pripremili primaoci granta, koji se odnose na korišcenje sredstava granta.

3.6. Uticaj na životnu sredinu

Od aktivnosti u okviru ove grant šeme ne očekuje se da imaju bilo kakav uticaj na životnu sredinu. Međutim, u slučajevima u kojima se identifikuje moguci negativan uticaj na životnu sredinu, aplikanti/ primaoci granta postupaće u skladu sa relevantnim zakonima Crne Gore i zaštitnim politikama i procedurama Svjetske banke.

7

4. Kriterijumi prihvatljivosti – pravila za ovu šemu grantova

Ovaj Operativni priručnik za grantove propisuje pravila za podnošenje, selekciju i realizaciju projekata koji se finansiraju u okviru ove šeme grantova.

Postoje tri grupe kriterijuma prihvatljivosti, koji se odnose na:

(i) aplikante (vodeće partnere) i koaplikante (partnere);

(ii) aktivnosti za koje se može dodijeliti grant; i

(iii) prihvatljivost troškova u okviru aplikacije.

4.1. Kriterijumi prihvatljivosti za aplikante i koaplikante

4.1.1. Broj projekata po aplikantu

Ovom šemom grantova ne postavljaju se ograničenja u smislu broja projekata u kojima ustanova visokog obrazovanja može nastupati kao aplikant i koaplikant.

4.1.2. Kriterijumi prihvatljivosti za aplikante (vodeće partnere)

Aplikant (vodeći partner ) je ustanova visokog obrazovanja iz Crne Gore koja je u potpunosti odgovorna za pripremu i podnošenje prijave i sprovođenje projekta.

Šema grantova je dizajnirana da podrži organizacioni razvoj ustanova visokog obrazovanja u Crnoj Gori.

Aplikant* mora:

biti pravno lice i

biti akreditovana i licencirana ustanova visokog obrazovanja registrovana u skladu sa Zakonom o visokom obrazovanju Crne Gore i

biti direktno odgovoran za pripremu i sveukupno upravljanje odobrenim projektima**.

Osim projekata koji uključuju više od jedne ustanove (u vidu partnerstva), grantovi se mogu dodijeliti i projektima koji uključuju samo jednu ustanovu. *Objašnjenje 1

Univerziteti, kao pravna lica sastavljena od više fakulteta, imaju pravo/ treba da podnose projekte u ime fakulteta koji funkcionišu pod datim univerzitetom (u praksi to znači da fakulteti koji su dio univerziteta ne mogu biti formalni kandidat već da univerzitet treba da podnese prijavu u ime tog fakulteta). Pored konkurisanja za grantove koji se tiču (i u ime) njihovih fakulteta, univerziteti takođe mogu da konkurišu sa projektima koji se odnose na univerzitet u cjelini, odnosno na zajedničke teme (na primjer: međunarodni odnosi, upravljanje ljudskim resursima, finansijsko upravljanje, itd).

Fakulteti, kao pravna lica koji nijesu dio bilo kog univerziteta, kvalifikovani su da podnesu prijavu u svoje ime.

**Objašnjenje 2

Priprema i upravljanje odobrenim projektima:

Aplikant (vodeći partner ) je odgovoran za sve aktivnosti koje se odnose na dodijeljeni grant, uključujući finansijsko upravljanje i nabavke , a u skladu s procedurama utvrđenim u ovom

8

Operativnom priručniku za grantove (i relevantnim aneksima izdatim zasebno) na način prihvatljiv Ministarstvu prosvjete. Odgovornost vodećeg partnera u vezi sa pripremom i sveukupnim upravljanjem projektom, sadrži između ostalog i sljedeće aspekte:

Razrada prijedloga za dobijanje granta;

Nakon što je preliminarno odabran za dodjeljivanje granta, pregovaranje o ugovoru o grantu, uključujuci i prijedlog projekta i plan budžeta, sa MP, kao i priprema plana nabavke;

Priprema partnerskih ugovora između aplikanta i koaplikanata (projektnih partnera) – ako postoje;

Koordinacija rada svih partnera prema sveobuhvatnom planu projekta i preduzimanje odgovarajućih koraka za rješavanje bilo kašnjenja ili odstupanja od izvornog plana;

Vršenje plaćanja dobavljačima i konsultantima i pribavljanje priznanica za takva plaćanja;

Dobro upravljanje ugovorima;

Vođenje evidencije/ projektne dokumentacije;

Uspostavljanje zdravog finansijskog upravljanja;

Omogućavanje redovne kontrole projekta;

Rješavanje problema koji utiču na realizaciju projekta, uključujuci nabavke; i

Priprema neophodnih periodičnih i završnih izvještaja.

4.1.3. Kriterijumi prihvatljivosti za koaplikante (partnere)

Dvije ili više ustanova visokog obrazovanja mogu pripremiti zajednički projekat u skladu sa specifičnim ciljem i u odgovarajucim prioritetnim oblastima šeme grantova, te mogu raditi zajedno na sprovođenju predloženog projekta. Jedna od ustanova nastupaće kao aplikant (vodeći partner), dok će se druge ustanove smatrati koaplikantima (partnerima). Aplikant i koaplikanti moraju potpisati partnerski ugovor, u kojem treba da budu prepoznate uloge aplikanta (vodeći partner) i koaplikanta (partner).

Kako bi ispunila uslove da nastupa kao koaplikant, ustanova mora da ispunjava sljedeće kriterijume:

da ima status pravnog lica (pogledajte Objašnjenje 1, odjeljak 4.1.2) i

da bude akreditovana i licencirana ustanova visokog obrazovanja registrovana u skladu sa Zakonom o visokom obrazovanju Crne Gore.

Koaplikant daje informacije tokom pripreme prijave i učestvuje u realizaciji projekta.

4.2. Prihvatljive i neprihvatljive aktivnosti u okviru ove šeme grantova

4.2.1. Prihvatljive aktivnosti

Projekat se sastoji od niza aktivnosti koje ce biti realizovane u okviru predloženog vremenskog roka kroz korišcenje odobrenog budžeta (koji se sastoji od sredstava odobrenih kroz grant šemu i sredstava iz sufinansiranja).

Aktivnosti u prijavi i njihovi neposredni rezultati treba da budu u skladu sa šemom grantova. U slučaju partnerstva, treba da budu osmišljene aktivnosti za poboljšanje kapaciteta svih partnera.

Na osnovu procjene stanja, izvještaja o evaluaciji i izazova sa kojima se suočavaju ustanove visokog obrazovanja, predlaže se lista aktivnosti koja slijedi. Ovo nije kompletna lista aktivnosti, već se mogu uključiti i druge aktivnosti koje ce doprin ijeti dostizanju ciljeva; očekuje se da ce projekti uključivati više od jedne / logičnu kombinaciju predloženih aktivnosti.

9

Aktivnosti koje se preporučuju za prioritetnu oblast 1: Reforma, razvoj i unaprjeđenje procesa nastave i učenja: aktivnosti koje ce olakšati i podr žati dalju reformu, razvoj i unaprjeđenje procesa nastave i učenja; ovo treba posmatrati u širem kontekstu bolonjske reforme, naročito kada je u pitanju prelazak na nastavu fokusiranu na studenta i uz fokus na zapošljivost i dostignuća studenta.

Primjer aktivnosti koje bi se mogle razmatrati:

Tehnička pomoc za redizajn nasta vnog programa tako da odgovori trenutnim potrebama tržišta rada i širim međunarodnim trendovima, kao i identifikovanje ishoda učenja za svaki studijski program i predmet;

Aktivnosti na razvoju i omogucavanju individualnih puteva učenja povecanjem broja izbornih predmeta;

Aktivnosti koje ce povecati razum ijevanje i svijest među studentima i u široj javnosti o pristupu fokusiranom na ishode učenja;

Razmjena međunarodnog iskustva, uvođenje i promovisanje primjera dobre i inovativne prakse u oblasti učenja fokusiranog na studenta (npr. interaktivno učenje, korišcenje studija slučaja, učenje zasnovano na rješavanju problema itd.);

Aktivnosti koje ce unaprijediti šemu stažiranja za studente i više praktične nastave.

Aktivnosti koje se preporučuju za prioritetnu oblast 2: Unaprjeđenje upravljanja kvalitetom procesa nastave i učenja: ove aktivnosti treba da budu međusobno povezane sa reformom obrazovnih institucija, sa mogucim sljedećim aktivnostima:

Tehnička pomoc / podrška za razvoj internih procesa kvaliteta kroz implementaciju Standarda i smjernica za obezbjeđivanje kvaliteta u evropskom prostoru visokog obrazovanja i preporuka za kvalitet u obrazovanju Savjeta za visoko obrazovanje;

Povećanje odgovornosti i ja čanje uloge administrativnog i akademskog osoblja i studenata za pracenje kvaliteta i komunikaciju o ostvarenom napretku kao što je definisano kroz bolje razumijevanje sistema kvaliteta te unaprijeđene kapaciteta za ovu ulogu;

Aktivnosti koje podržavaju kvalitet obrazovanja kroz jačanje sistema povratnih informacija od strane studenata kao npr. a) razvoj i uključivanje pitanja o procesu učenja i omogućavanje određenih modifikacija upitnika za individualne discipline; b) procjena okruženja za učenje (npr. biblioteka, funkcije registracije, usluge podrške studentima itd.); c) istraživanje i testiranje alternativnih modela prikupljanja povratnih informacija (npr. studentske fokus grupe); d) informisanje učenika o korišcenju rezultata ; e) uspostavljanje mehanizama za pracenje alumnista.

Aktivnosti koje se preporučuju za prioritetnu oblast 3: Organizacioni razvoj i jačanje upravljačkih struktura ustanova visokog obrazovanja: ove aktivnosti treba da se bave poboljšanjem upravljanja i operativnih funkcija, unaprjeđenjem kvaliteta obrazovanja i razvojem novih usluga.

Neke od aktivnosti u ovoj oblasti mogu biti:

Aktivnosti na izradi strateških i planskih kapaciteta i sposobnosti u okviru ustanova visokog obrazovanja, na primjer: tehnička pomoc za pripremu dugoročnih, srednjoročnih i kratkoročnih strateških planova , uključujuci jasnu raspodjelu uloga i odgovornosti, finansijske uslove i mehanizam praćenja;

10

Aktivnosti na unaprjeđenju sistema finansijskog upravljanja , uključujuci i jas no definisan pristup upravljanju rizicima (ove aktivnosti treba da budu usko povezane sa unaprjeđenjem i diverzifikacijom usluga);

Aktivnosti na osnivanju alumni udruženja, centara za razvoj karijere, kancelarija za međunarodnu saradnju, studentskih službi za zapošljavanje i podrška njihovom funkcionisanju.

Aktivnosti koje se preporučuju za prioritetnu oblast 4: Unaprjeđenje sastava i ojačano funkcionisanje organa upravljanja i rukovodećih struktura ustanova visokog obrazovanja: Ove aktivnosti treba da omoguce bolje funkcionisanje ustanova visokog obrazovanja i moguće je uzeti u obzir sljedece aktivnosti:

Tehnička pomoc za unaprjeđenje strateškog kapaciteta za implementaciju i realizaciju institucionalnih misija uspostavljanjem jasnih ciljeva, rokova i odgovornosti na profesionalan način;

Aktivnosti koje su usmjerene na razvoj i omogućavanje nove organizacione kulture bazirane na visokom nivou profesionalizma, akademskim vrijednostima i akademskim procesima donošenja odluka.

Aktivnosti koje se preporučuju za prioritetnu oblast 5: razvoj ljudskih resursa u okviru ustanova visokog obrazovanja: ove aktivnosti treba da budu prevashodno usmjerene na jačanje i dalji razvoj kapaciteta nastavnog i nenastavnog osoblja i mogle bi se uzeti u obzir sljedeće aktivnosti:

Tehnička pomoc i podrška razvoju ljudskih resursa u skladu sa međunarodnim standardima;

Priprema platformi za razvoj ljudskih resursa za akademsko i administrativno osoblje u skladu sa strateškim prioritetima obrazovnih ustanova;

Priprema i vršenje posebnih (prioritetnih) obuka za profesionalni razvoj akademskog i administrativnog osoblja;

Uvođenje neophodnih elemenata za sistem upravljanja ljudskim resursima (zapošljavanje, napredovanje; sistem zasluga za akademsko napredovanje itd.), uz podršku partnera.

Aktivnosti koje se preporučuju za prioritetnu oblast 6: unaprjeđenje interne i eksterne komunikacije ustanova visokog obrazovanja:

Podrška unaprjeđenju komunikacije sa javnošcu kroz uspostavljanje , unaprjeđivanje i aktivnije korišćenje komunikacionih i informacionih alata kao što su internet stranice, veb-portali, različiti društveni mediji (npr. Fejsbuk, Tviter, Linkedin, razvoj posebnih mobilnih aplikacija za obrazovnu ustanovu itd.);

Unaprjeđenje interne komunikacije unutar obrazovnih institucija: ovo uključuje osnivanje intra-mreže sa dobrim sistemom upravljanja znanjem za studente; e-učenje i poboljšan pristup studenata i nastavnika nastavnim materijalima; organizacija vebinara i onlajn predavanja itd.

Aktivnosti koje se preporučuju za prioritetnu oblast 7: unaprjeđenje obrazovne infrastrukture u ustanovama visokog obrazovanja: ove aktivnosti treba da se bave poboljšanjima u učionici i

11

poboljšanjem/unaprjeđenjem obrazovne infrastrukture i sredstava obrazovnih institucija; cilj je da se omoguci podizanje kvaliteta obrazovanja. Dakle, neke od predloženih aktivnosti mogle bi biti:

Kupovina IKT i druge opreme da unaprijedi učenje studenata i poboljša metode istraživanja i nastave: ovo uključuje nabavku i instaliranje specijalnih obrazovnih učionica i kabineta; nabavku i ugradnju 3D tabli; banere, projektore, laptop i desktop kompjutere, skenere i drugu IKT opremu potrebnu za poboljšanje učenja;

Modernizacija biblioteka: kako bi se olakšao pristup znanju za studente, podržaće se aktivnosti koje ce biti usmjerene na modernizaciju biblioteka; ovo ce uključivati na bavku nove literature; pretplatu na časopise; uspostavljanje elektronske biblioteke; unaprjeđenje bibliotečkog sistema itd.

Poželjno je i preporučuje se da aktivnosti u vezi s infrastrukturom budu u kombinaciji sa pružanjem obrazovnih (nastava, učenje, istraživanje) usluga kako bi se povecala korist od investicije i omogućila efikasna upotreba novih javnih objekata; ovaj pristup osiguraće jasan obrazovni fokus i dugoročnu održivost aktivnosti.

Lokacija aktivnosti: U pogledu lokacije, većina aktivnosti ce se održati u Crnoj Gori ; međutim, biće moguće da se neke aktivnosti održe i van Crne Gore, kao na primjer u slučaju studijskih putovanja, radionica, obuka itd. Međutim, preporučuje se da se aktivnosti van Crne Gore ograniče i jasno opravdaju u projektnom dokumentu.

4.2.2. Neprihvatljive aktivnosti

Na osnovu ciljeva, INVO projekta i šeme grantova, neke aktivnosti se ne mogu smatrati prihvatljivim i odobrenim za finansiranje:

Aktivnosti koje se odnose samo ili uglavnom na individualna sponzorstva za učešce u radionicama, seminarima, konferencijama, kongresima;

Aktivnosti koje se odnose samo ili uglavnom na pojedinačne stipendije za studije ili kurseve usavršavanja;

Jednokratne konferencije: konferencije se mogu finansirati samo ukoliko čine dio šireg spektra aktivnosti koje ce se realizovati za vrijeme trajanja aktivnosti. Za ove svrhe, pripremne aktivnosti za konferenciju i objavljivanje zbornika radova sa konferencije samo po sebi ne predstavlja takve šire aktivnosti;

Aktivnosti/usluge koje se pružaju među partnerima (npr. konsultantske usluge, obuke, iznajmljivanje opreme itd).

4.3. Prihvatljivi i neprihvatljivi troškovi

4.3.1. Prihvatljivi troškovi

U skladu sa indikativnim listama aktivnosti, predviđene su sljedeće metode za realizaciju aktivnosti:

Kupovina robe/usluga (npr. IKT opreme i softvera, knjiga za biblioteke itd.) u vezi s realizacijom predviđenih aktivnosti;

Tehnološke misije i obuka na poslu s ciljem boljeg omogućavanja transfera znanja;

Razmjena najboljih praksi i transfer iskustava, kako u zemlji tako i na međunarodnom planu;

Obuke i radionice, konferencije i okrugli stolovi;

Studijska putovanja/posjete za transfer znanja;

12

Tehnička pomoc i tehnološko savjetovanje s nacionalnim ili međunarodnim ekspertima.

Međutim, ovo nije konačan spisak i drugi alati i metode takođe se mogu primijeniti, prema predloženim projektnim aktivnostima.

Troškovi za realizaciju projekata zavisice od planiranih aktivnosti i smatra se da su prihvatljivi sljedeći troškovi:

Troškovi u vezi sa nabavkom robe

o Kupovina i održavanje nove IKT opreme;

o Kupovina i održavanje softvera rađenog po narudžbi;

o Kupovina knjiga, e-knjiga i časopisa za poboljšanje fonda biblioteka;

o Nabavka nove opreme s ciljem da se olakša proces nastave i učenja i podrži organizacioni razvoj ustanova visokog obrazovanja.

Materijal i potrošna sredstva koja su direktno povezana sa realizacijom aktivnosti

Troškovi u vezi sa nabavkom usluga tehničke pomoci

o Angažman međunarodnih i/ili domacih konsultanata , uključujuci eksperte, trenere i mentore

Pretplate na časopise i elektronske baze podataka itd;

Troškovi koji se odnose na organizaciju događaja (konferencije, radionice, obuke, seminari)

o Iznajmljivanje ili kupovina opreme: ustanove visokog obrazovanja se ohrabruju da koriste svoju opremu u mjeri u kojoj je to moguće (ako ta oprema postoji u okviru ustanove); kupovina ili iznajmljivanje opreme moraju biti opravdani;

o Iznajmljivanje prostora za održavanje, uključujuci prevodilačke usluge ako je to potrebno – ustanove visokog obrazovanja snažno se ohrabruju da koriste sopstvene ili druge adekvatne objekte koji su besplatni;

o Troškovi koji se odnose na pripremu i realizaciju događaja (osvježenja i hrana, priprema materijala, šalter za informacije itd.): ovo treba opravdati, jer se preporučuje da odgovarajuca ustanova visokog obrazovanja sufinansira ove troškove.

Troškovi koji se odnose na studijska putovanja

o Troškovi putovanja opravdani izborom aktivnosti (putovanja u zemlji i međunarodna putovanja);

o Dnevnice (po nacionalnoj skali za državne službenike);

o Smještaj (troškovi smještaja po propisima za državne službenike).

Administrativni/neplanirani troškovi, uključujuci troškove za širenje rezultata projekta: ovi troškovi ograničeni su na maksimalno 5% od ukupnog budžeta

Svi troškovi/cijene u tabeli plana budžeta moraju biti obračunati/predstavljeni kao bruto iznosi (uključujući takse, doprinose, PDV itd).

4.3.2. Neprihvatljivi troškovi

Troškovi vezani za upravljanje projektom: troškovi za direktno uključeno osoblje iz odgovarajuće ustanove visokog obrazovanja u implementaciji projekata nijesu prihvatljivi;

13

Troškovi u vezi sa događajima i studijskim putovanjima: učešce predstavnika ustanova visokog obrazovanja na događajima i studijskim putovanjima ne smatra se prihvatljivim troškom ako je predstavljeno kao aktivnost sama za sebe; međutim, ovo bi mogli biti prihvatljivi troškovi ako su predstavljeni kao dio aktivnosti ka značajnijem institucionalnom razvoju ustanove visokog obrazovanja;

Ostali neprihvatljivi troškovi su: bilo kakvi građevinski radovi (kao što su adaptacija, renoviranje i izgradnja); nabavka vozila; kupovina i zakup nepokretne imovine; nabavka (neobrazovne) opreme koja ne podržava institucionalni razvoj ustanova visokog obrazovanja; troškovi vezani za usluge koje se pružaju među partnerima (npr. konsultantske usluge, obuka, iznajmljivanje opreme itd.).

5. Način prijavljivanja i procedure koje treba slijediti

Proces dodjele grantova sastoji se od pet glavnih aktivnosti, i to:

(i) Poziv za podnošenje prijedloga;

(ii) Priprema prijava / prijedloga projekata;

(iii) Razmatranje i ex-ante evaluacija prijava/prijedloga;

(iv) Pregovaranje i dodjeljivanje grantova; i

(v) Potpisivanje i implementacija ugovora.

Pokretanje grant šeme i priprema prijave/prijedloga su više generički djelovi procesa dodjele grantova; stoga je evaluacija podnijetih prijava opisana u više detalja u tekstu koji slijedi.

5.1. Poziv za podnošenje prijava

Tim za upravljanje INVO projektom i Ministarstvo prosvjete Crne Gore ce pripremiti poziv za podnošenje prijava, uključujući k ljučne datume, posebne tehničke/konceptualne informacije i ključne administrativne procedure.

INVO tim ce organizovati jednodnevni informativni seminar, kako bi potencijalne aplikante upoznao sa šemom grantova. Prvi dio seminara biće posvećen predstavljanju šeme grantova, a drugi dio ce biti otvoren za pitanja i diskusiju.

Glavne reference za poziv za podnošenje prijedloga biće internet stranica INVO projekta (www.heric.me) i internet stranica Ministarstva prosvjete; svi dokumenti koji se odnose na šemu grantova biće postavljeni na internet stranici INVO projekta kao i na internet stranici Ministarstva prosvjete. Poziv za podnošenje prijedloga dat je u Aneksu 2.

5.2. Priprema prijava (prijedloga projekata)

Ovaj Operativni priručnik za grantove sa relevantnim aneksima dostupan je na internet stranici Ministarstva prosvjete (www.mps.gov.me) i na internet stranici INVO projekta (www.heric.me). Ustanove visokog obrazovanja koje razmatraju pripremu prijedloga i podnošenje prijave u ovim dokumentima mogu naći sve potrebne informacije i glavne formulare koje treba popuniti.

Priprema prijedloga projekata / prijava biće odgovornost zainteresovanih i kvalifikovanih ustanova visokog obrazovanja. Tokom tog perioda, INVO tim ce pružiti potrebne informacije /pojašnjenja potencijalnim aplikantima, na njihov zahtjev.

14

5.3. Razmatranje i evaluacija prijava / prijedloga projekata

Podnijete prijave / prijedlozi projekata proći će pregled i evaluaciju koja obuhvata sljedeće međusobno povezane faze: a) kompletnost i administrativna usklađenost; b) ex-ante evaluacija prijava; i c) završno razmatranje i odlučivanje o dodjeli.

5.3.1. Kompletnost i administrativna usklađenost

Evaluacija prijedloga počeće sa pregledom njihove administrativne kompletnosti i usklađenosti. Svi prijedlozi koji se smatraju prihvatljivim proslijediće se na dalje razmatranje i punu (ex-ante) evaluaciju.

Ako inicijalni pregled administrativne kompletnosti i usklađenosti prijedloga pokaže da aplikant nije podnio sve tražene informacije, prijedlog se više nece uzimati u obzir za finansiranje. U određenim slučajevima aplikantima bi moglo biti omoguceno da razjasne/izmijene određene informacije i dodaju ono što nedostaje u dostavljenoj dokumentaciji kako bi izbjegli moguću diskvalifikaciju u ovoj početnoj fazi na osnovu mogućih manje važnih administrativnih pitanja.

Kompletnost i administrativna usklađenost zasnivaće se na sljedećim pitanjima:

Pitanje Da Ne

1. Da li je aplikant kvalifikovan da podnese prijavu u okviru ove šeme grantova ?

2. Da li je projektna prijava dostavljena na vrijeme ?

3. Da li je traženi iznos u okviru definisanih limita i da li je obezbijeđeno sufinansiranje?

4. Da li je podnijeta projektna prijava kompletna (da li obuhvata sve tražene informacije, dokumente, sekcije, anekse, formulare i potpise)?

5. Da li je dostavljen tačan broj štampanih i elektronskih primjeraka i da li su na zahtijevanom jeziku i u zahtijevanoj formi?

U cilju ispunjenja zahtjeva kompletnosti i administrativne usklađenosti, svi odgovori moraju biti označeni sa „da“; ako je odgovor na bilo koje od prva tri pitanja „ne“, prijava se neće dalje razmatrati.

U slučaju da na drugim pitanjima postoji odgovor „ne“, INVO tim može zatražiti dodatne dokumente i pojašnjenja od aplikanata.

Projektne prijave koje prođu provjeru ispunjenosti zahtjeva kompletnosti i administrativne usklađenosti biće proslijeđeni na punu, ex-ante evaluaciju.

5.3.2. Ex-ante evaluacija primljenih prijava

Ex-ante evaluacija sastoji se od pet kriterijuma evaluacije: i) kapaciteti vodećeg partnera; ii) relevantnost i koncept projekta; iii) djelotvornost projekta; iv) efikasnost (budžet i finansije) projekta; v) održivost i uticaj projekta.

Za ex-ante evaluaciju usvojena je sljedeća skala sa distribucijom bodova:

15

Kriterijumi za evaluaciju Bodovi

Kapaciteti vodeceg partnera

Ovaj kriterijum za evaluaciju procjenjuje tehničke i administrativne kapacitete vodeceg partnera, prvenstveno se fokusirajući na kapacitete za sprovođenje razvojnih projekata i obezbjeđivanje ostvarenja i potpunog iskorišcavanja rezultata.

10 bodova

Relevantnost i koncept projekta

Ovaj kriterijum za evaluaciju pokazuje da li je aplikacija u skladu sa opštim i specifičnim ciljevima šeme grantova i prioritetnim oblastima.

35 bodova

Djelotvornost projekta

Ovaj kriterijum za evaluaciju analizira odnos između aktivnosti projekta, rezultata koje projekat treba da proizvede i ciljeva šeme grantova. Utvrđuje se mjera u kojoj će stvarni rezultati aktivnosti planirani u okviru projekta doprinijeti specifičnim rezultatima i rješavanju ključnih problema ustanove visokog obrazovanja.

30 bodova

Efikasnost (budžet i finansije) projekta

Ovaj kriterijum za evaluaciju analizira da li budžet projekta i sveobuhvatni pristup upravljanju projektom obezbjeđuju racionalno korišcenje resursa/inputa (sredstva, stručna znanja, vrijeme itd.).

10 bodova

Održivost i uticaj projekta

Ovaj kriterijum za evaluaciju procjenjuje da li je vjerovatno da će se pozitivni rezultati projekta nastaviti i nakon završetka projekta i stvarni uticaj projekta.

15 bodova

Ukupno bodova 100 bodova

5.3.3. Komisija za evaluaciju – evaluatori

U cilju sprovođenja ex-ante evaluacije, biće uspostavljena nezavisna i profesionalna Komisija za evaluaciju. Komisija za evaluaciju će se sastojati od 3 člana (u daljem tekstu: evaluatora) – dva eksterna eksperta izabrana na osnovu stručnosti, sa akademskim i konsultantskim iskustvom, i jedan delegirani predstavnik Ministarstva prosvjete. Nepristrasnost evaluatora važna je jednako kao i njihova profesionalna stručnost i vladanje tehnikama evaluacije i oni moraju pokazati najviše standarde integriteta, objektivnosti, pravičnosti i profesionalizma te potpisati izjave o nepristrasnosti i povjerljivosti.

Komisija za evaluaciju obavljaće evaluaciju na osnovu kriterijuma predviđenih u ovom Operativnom priručniku za grantove.

Sva tri evaluatora će pojedinačno procijeniti i bodovati svaki prijedlog, nakon čega ce pr ijedlozi biti rangirani na osnovu zbirnih rezultata – koristiće se prosječna vrijednost tri ocjene. Eksperti će pripremiti pojedinačne izv ještaje o evaluaciji (uključujuci ocjene) za svaki prijedlog. Takođe će pripremiti zbirni izvještaj o evaluaciji za svaki prijedlog (pregled individualnih evaluacija), sa zajedničkim komentarima, uključujuci i pitanja koja treba pokrenuti/razjasniti sa aplikantima

16

tokom faze pregovaranja, te finalnu ocjenu projekta. Zbirni izvještaji o evaluaciji biće dostavljen i aplikantima kao povratna informacija.

Po završetku ex-ante evaluacije, Komisija za evaluaciju će pripremiti završni izvještaj o evaluaciji, sa konačnom rang listom svih ocijenjenih prijava.

5.4. Pregovaranje i dodjela grantova

Tehnički prag za ovu šemu grantova je postavljen na 70 bodova i finansiraće se prijave sa najvecim brojem bodova (najbolje rangirane aplikacije).

MP c e, ako bude potrebno, organizovati pregovore sa aplikantima sa ciljem da se razgovara o realizaciji projekata, da se riješe sve nedoumice koje su se pojavile tokom evaluacije i da se dobiju sva moguća potrebna pojašnjenja u vezi sa prijavom. Pregovori se mogu odnositi na sve tehničke, pravne ili finansijske aspekte prijedloga, uzimajući u obzir komentare eksperata uključenih u proces evaluacije.

U slučaju povlačenja aplikanata ili neuspješnih pregovora sa onima koji su inicijalno izabrani, MP može kontaktirati sljedećeg najbolje rangiranog aplikanta da počne pregovore.

Nakon završetka pregovora i revizije uključenih prijedloga, MP će don ijeti konačnu odluku o prihvatanju prijave i odobravanju predmetnih sredstava granta.

Svi vodeći aplikanti biće obaviješteni o rezultatima procesa selekcije a spisak odabranih prijava / prijedloga projekata biće objavljen na internet stranici Ministarstva prosvjete i INVO projekta.

5.5. Potpisivanje ugovora

INVO tim ce prije potpisivanja ugovora organizovati sastanke sa svakim od aplikanata koji ce biti izabran za finansiranje, s ciljem da im pruži informacije u vezi sa različitim pravilima i procedurama koje se moraju slijediti tokom realizacije projekata i da se riješe bilo kakva pitanja specifična za dodijeljeni projekat.

Ugovori ce biti pripremljeni, kroz razgovore i pregovore, za sve aplikacije/prijedloge odabrane za finansiranje i treba da budu potpisani najkasnije u roku od tri (3) nedjelje nakon konačne/zvanične dodjele granta od strane Ministarstva prosvjete. Strane u ugovoru bice MP i primalac granta. MP ce pripremiti šablon ugovora, ali ce on biti detaljno definisan i prilagođen tokom faze pregovaranja sa svakim primaocem granta u zavisnosti od specifičnosti aplikacije/prijedloga. Ugovorom će se definisati prava i obaveze ugovornih strana a naročito aranžmani za tehničku i finansijsku realizaciju.

Ukoliko projekat uključuje partnerstvo, vodeći partner će potpisati ugovore sa partnerima koji ce učestvovati u realizaciji projekta, regulišući tako njihove međusobne odnose, nakon čega projekat može početi. Potpisani partnerski ugovori se moraju dostaviti Ministarstvu prosvjete i predstavljaju preduslov za oslobađanje projektnih sredstava.

6. Implementacija ugovora

Ovaj Operativni priručnik za grantove pruža potrebne informacije i reference za implementaciju projekata, kao što je navedeno u prethodnom tekstu.

Implementacija projekata sastoji se od nekoliko osnovnih procesa, uključujuci: planiranje, operativne aktivnosti, administraciju i finansije, te izvještavanje.

Ukupna implementacija projekta odgovornost je primaoca granta (vodećeg aplikanta). Nadležnosti primaoca granta biće regulisane ugovorom zaključenim sa Ministarstvom prosvjete. U slučaju

17

partnerstva, nadležnosti i odnosi među partnerima bice regulisani ugovorom potpisanim između njih i odobrenim od Ministarstva prosvjete.

Ugovor ce sadržati usaglašeni sveobuhvatni plan implementacije za čitavo vrijeme trajanja projekta, zajedno sa pripadajucim indikativnim finansijskim planom . Primaocu granta može biti dozvoljeno da napravi izmjenu u projektnim aktivnostima uz pismeno odobrenje Ministarstva prosvjete. Ne očekuje se da će se tokom trajanja projekta mijenjati opšti ciljevi i glavni rezultati navedeni u ugovoru. Tokom implementacije, primalac granta će sprovoditi sve aspekte projekta i kompletne zadatke administracije, nabavki, finansija i izvještavanja, kao što je opisano u nastavku.

Primalac granta može kontaktirati službenika za grantove u cilju dobijanja neophodnih objašnjenja o procedurama i dokumentima/formularima koje treba koristiti.

6.1. Praćenje implementacije projekata

U saradnji sa odgovornim licem u MP, službenik za grantove tima za upravljanje INVO projektom vrši nadzor projekata, koji uključuje učešce u pracenju implementacije projekta i pregled izvještaja o napretku koje priprema primalac granta. Svaki podnešeni i odobreni projekat imaće jasno definisane konkretne aranžmane za pracenje , uključujuci provjerljive indikatore učinka i mjerila u odnosu na koja se mogu ocijeniti napredak i rezultati predloženih aktivnosti. Ovi indikatori i mjerila biće konačno dogovoreni tokom pregovora između Ministarstva prosvjete i preliminarno izabranog aplikanta, prije potpisivanja ugovora.

6.2. Procedure nabavke

Svaki preliminarno izabrani aplikant priprema plan nabavki , koji obuhvata sve stavke koje ce se nabaviti u toku implementacije projekta, te ga dostavlja na odobrenje timu Ministarstva prosvjete / INVO timu. Ako je to opravdano, plan nabavki može se izmijeniti tokom implementacije projekta, uz saglasnost Ministarstva prosvjete.

Pored pripreme i ažuriranja svojih planova nabavki, primaoci granta ce: pripremiti i biti odgovorni za tehničke specifikacije robe koja se nabavlja (uključujući uslove nabavke kao što su vrijeme i mjesto isporuke, montaža, garantni rok, održavanje opreme), kao i projektne zadatke za konsultante koji će se angažovati; obezbijediti adrese potencijalnih dobavljača kojima treba poslati poziv za dostavljanje ponuda; vršiti konačnu provjeru i odobravati tendersku dokumentaciju koju je pripremila jedinica za tehničku podršku prije nego što se pošalje potencijalnim dobavljačima i/ili oglasi u svrhu angažovanja konsultanata; formirati komisije za evaluaciju i vršiti evaluaciju i izbor dobavljača i konsultanata; eventualno (ako je potrebno) pregovarati o ponuđenim cijenama i drugim uslovima sa izabranim dobavljačima i konsultantima; preuzeti komunikaciju sa izabranim/ugovornim dobavljačima i konsultantima (dogovarajući detalje vezane za isporuku robe itd.); čuvati pisanu evidenciju, ugovore i tendersku dokumentaciju svih postupaka selekcije i nabavki, koja će im biti predata nakon potpisivanja ugovora sa dobavljačima i konsultantima. Primaoci granta biće odgovorni za svoje nabavke prema procedurama objašnjenim u ovom Operativnom priručniku za grantove i relevantnim aneksima koji su dati odvojeno, koji su u skladu sa:

Smjernicama Svjetske banke: „Nabavka robe, radova i ne-konsultantskih usluga zajmoprimaca Svjetske banke pod IBRD zajmovima i IDA kreditima i grantovima“ iz januara 2011;

Smjernicama Svjetske banke: „Izbor i angažovanje konsultanata od strane zajmoprimaca Svjetske banke pod IBRD zajmovima i IDA kreditima i grantovima“ iz januara 2011;

Primalac granta vršiće nabavke uz pomoc jedinice za tehničku podršku. Uloga jedinice za tehničku podršku u procesu nabavki navedena je u poglavlju 3.5 ovog Operativnog priručnika za grantove.

18

Na sve eventualne detalje nabavki koji nijesu pokriveni ovim Operativnim priručnikom za grantove i relevantnim odvojenim aneksima primjenjivaće se odredbe navedenih Smjernica Svjetske banke.

Izvođači, podizvođači i dobavljači će dozvoliti Svjetskoj banci da, na njen zahtjev, pregleda njihove račune i evidenciju u vezi sa nabavkama i izvršenjem ugovora, a omogućiće i reviziju navedenih računa i evidencije od strane revizora koje imenuje Svjetska banka.

Metode nabavke koji ce se koristiti određuju se u fazi pripreme plana nabavki. Pitanje metoda koji će se koristiti za nabavku određenih roba i usluga zavisi od nekoliko faktora : procjene troškova, vrste i količine, složenosti i obima, dostupnosti u lokalnom regionu itd.

Nabavka roba ce se vršiti putem šoping metode, gdje nije potrebno oglašavanje – pozivi za dostavljanje ponuda šalju se direktno domacim i stranim (gdje je to primjenjivo) dobavljačima. Metoda je zasnovana na dobijanju i upoređivanju najmanje tri ponuđene cijene, s ciljem da se obezbijede konkurentne cijene. U opravdanim slučajevima, nabavka se može izvršiti i direktnim ugovaranjem (jedini dobavljač), uz prethodnu saglasnost Svjetske banke, na primjer, kada su određena dobra dostupna samo kod određenog dobavljača ili u slučajevima kada kompatibilnost sa postojećom opremom zahtijeva specifičnu robu.

Kada je u pitanju angažovanje konsultanata, angažovani konsultanti ce pomoc i u izgradnji kapaciteta i institucionalnom jačanju. Konsultanti se biraju na osnovu njihovih kvalifikacija i razumnih troškova, kroz poređenje kvalifikacija najmanje tri kvalifikovana kandidata. U specifičnim okolnostima, može se izvršiti angažovanje direktnim ugovaranjem s jedinim konsultantom, uz prethodnu saglasnost Svjetske banke.

Pisana evidencija čuva se za sve postupke nabavke/selekcije. Za svaku kupovinu roba i angažman konsultanta biće potpisan ugovor između primaoca granta i dobavljača / pružaoca usluge.

Primalac granta može se obratiti službeniku za grantove tima za upravljanje INVO projektom, koji će mu pružiti adekvatnu podršku i svu potrebnu dokumentaciju/formulare.

Sve potrebne informacije o pravilima, procedurama, metodama i formularima vezanim za nabavke biće pružene preliminarno izabranim aplikantima u fazi pregovora.

6.3. Administracija u vezi sa implementacijom projekata

Nakon dodjele granta, primalac granta će realizovati projekat sa dužnom pažnjom i efikasnošću i u skladu sa uslovima ugovora.

Svi učesnici u procesu upravljanja i implementacije projekta (primalac granta, konsultanti i dobavljači) će dozvoliti Ministarstvu prosvjete i Svjetskoj banci da, na njihov zahtjev, pregledaju sve njihove račune, evidenciju i druge dokumente koji se odnose na implementaciju projekta, kao i da podvrgnu navedenu dokumentaciju reviziji.

Ako se od primaoca granta lokalnim propisima zahtijeva godišnja zakonom propisana revizija, primalac granta treba da jedinici za tehničku podršku i Ministarstvu prosvjete pošalje ovjerenu kopiju navedenih godišnjih revidiranih finansijskih izvještaja, zajedno sa ovjerenom kopijom revizorskog mišljenja o njima, i to u roku od mjesec dana od završetka revizije. Troškovi angažovanja takvih revizora od strane primaoca granta ne mogu se finansirati iz sredstava grantova za institucionalno unaprjeđenje.

MP zadržava pravo da odloži ili prekine projektne aktivnosti ako učinak implementacije primaoca granta nije u skladu s odredbama ugovora. Ukoliko se to dogodi, primalac granta dužan je (osim u slučajevima izazvanim višom silom) da u roku od 15 radnih dana refundira sva primljena a nepotrošena sredstva, uključujuci i sredstva za koja MP ustanovi da nijesu potrošena u skladu sa ugovorom.

19

Kašnjenje ili neuspjeh u implementaciji ugovora za odobreni grant zbog grešaka, propusta ili nemara sa strane primaoca granta biće uzeti u obzir prilikom proc jene bilo kakvih buducih prijedloga za grantove od strane istog primaoca granta.

6.4. Finansije

Sredstva granta uplaćuju se direktno primaocu granta, koji ce imati poseban i zašticen bankovni račun (u daljem tekstu grant račun), otvoren samo za tokove sredstava u okviru projekta. Sva sredstva granta koja će se koristiti za implementaciju projekta č uvaće se na grant računu. Evidencija i izvodi sa bankovnog računa biće na raspolaganju za razmatranje i inspekciju od strane INVO tima, jedinice za tehničku podršku i eksterne revizije.

Korišćenje sredstava granta biće u skladu sa zdravim finansijskim/računovodstvenim načelima i primalac granta će voditi evidenciju o korišćenju svih sredstava iz granta. Evidencija sadrži tačne, aktuelne i kompletne informacije o prihodima i rashodima u okviru grant projekta i uključuje dokumentaciju koja potkrepljuje sve troškove koji su nastali u okviru grant projekta. Takvo održavanje evidencije biće od pomoći u periodičnom finansijskom pracenju, nadzoru i reviziji, i biće dostupno za pregled i uvid od strane tima za upravljanje INVO projektom, jedinice za tehničku podršku i eksterne revizije. Primalac granta će zadržati, u skladu sa nacionalnim zakonodavstvom, finansijsku evidenciju i bilo kakva pripadajuća dokumenata kao što su računi, fakture, priznanice itd, kao i bilo koji drugi zapis bitan za grant projekat.

Finansijske revizije sredstava granta vršiće se na slučajno odabranim finansijskim izvještajima primaoca granta. Ove revizije ce se sprovoditi u skladu sa Međunarodnim standardima revizije (ISA), izdatim od strane Međunarodne federacije računovođa (IFAC).

Jedinica za tehničku podršku će na žiro račun primaoca granta prenijeti ukupan iznos dodijeljenog granta u jednoj tranši, pod uslovom da su ugovor o grantu i (u slučaju projekata sa više partnera) svi partnerski ugovori između primaoca granta i njegovih partnera dostavljeni na kontrolu i odobreni od strane Ministarstva prosvjete, kao i da je primalac granta na svoj grant račun prebacio obavezan finansijski doprinos (minimum 10% od traženog iznosa granta). Kako bi primio sredstava granta, nakon odobrenja partnerskih ugovora i transfera sopstvenog finansijskog doprinosa na grant račun, primalac granta treba da podnese formular zahtjeva za uplatu , sa pratecim dokumentima (službenik za grantove će blagovremeno dostaviti primaocu granta formular i uputstva), i u okviru sljedecih 30 dana sredstva granta će se prenijeti na grant račun.

Primalac granta može vršiti preusmjeravanje sredstava između budžetskih linija. Svaki prijedlog za preusmjeravanje sredstava mora pratiti adekvatna argumentacija za takvo preusmjeravanje i može se izvršiti samo nakon pisanog odobrenja Ministarstva prosvjete. U planu nabavki i finansijskim i računovodstvenim evidencijama potrebno je izvršiti odgovarajuću zabilješku.

Sredstva granta neće se dodijeliti za plaćanja za troškove prije datuma potpisivanja ugovora o grantu.

Sredstva mogu biti utrošena na aktivnosti koje nijesu uključene u projektnu prijavu/prijedlog samo uz prethodnu pisanu saglasnost Ministarstva prosvjete, uz saglasnost koja treba da uslijedi na ažurirani plan nabavke.

6.5. Izvještavanje

Sve izvještaje treba da pripremi primalac granta (vodeći aplikant), a u slučaju partnerstva, to se radi u saradnji sa partnerima u projektu. Izvještaji treba da pokriju sve projektne aktivnosti. Primalac granta (vodeći partner) potpisuje izvještaje i odgovoran je za njihov sadržaj.

Izvještaj o napretku: primalac granta ce priprema ti narativni izvještaj o napretku i finansijske izvještaje na polu-godišnjoj osnovi. Elektronska kopija (i PDF i word format) i dva (2) odštampana

20

primjerka će se dostaviti timu za upravljanje INVO projektom (za INVO tim i za MP). Svrha narativnih izvještaja o napretku je da pokažu napredak u skladu sa planom projekta, da pruže sveobuhvatnu informaciju o realizaciji i postizanju projektnih mjerila za predmetni period i da identifikuju i objasne probleme.

Svrha finansijskih izvještaja je da pokažu napredak u trošenju sredstava, kao i usaglašenost sa propisanim finansijskim procedurama i procedurama trošenja. Finansijske izvještaje treba da prate finansijski izvodi (i bilo koji drugi zapisi/dokumenti koje može tražiti jedinica za tehničku podršku, kao što su kopije računa, priznanica, ugovora, zatim tabela odobrenih troškova za aktivnosti obuke). Primalac granta će refundirati sve neodobrene a isplaćene troškove, odnosno nedokumentovani bilans.

Izvještaji se podnose najkasnije u roku od 20 dana po isteku perioda na koji se izvještaji odnose. U slučaju kašnjenja u podnošenju izvještaja, primalac granta treba da Ministarstvu prosvjete podnese pisano obavještenje te da objasni razloge za takvo kašnjenje.

Završni izvještaj: po završetku projekta, završni izvještaj koji je pripremio primalac granta (potpisan od strane svih partnera na projektu) analiziraće rezultate projekta u odnosu na dogovorene ciljeve. Ovaj završni izvještaj ce se fokusirati na rezultate , ishode (uticaj) i postizanje dogovorenih provjerljivih indikatora koji odražavaju planirane ciljeve. Završni izvještaj treba da prate finansijski izvod i finansijski izvještaj za cijeli period.

Po prijemu završnih finansijskih izvještaja i izvještaja o napretku od primaoca granta, MP će pokrenuti postupke za zatvaranje projekta. Ovi postupci uključuju odobravanje svih potrebnih izvještaja, isplate svih preostalih plaćanja iz sredstava granta, kao i obezbjeđivanje da se sva neiskorišcena sredstva granta vrate Ministarstvu prosvjete. Svi zahtjevi grantova za institucionalno unaprjeđenje ostaju na punoj snazi sve dok primalac granta ne dobije pismo o zatvaranju od Ministarstva prosvjete, u kojem se navodi da su sve obaveze ispunjene. Takvo pismo o zatvaranju obično će se kompletirati dva mjeseca nakon prijema završnih izvještaja, ukoliko ne postoje nepredviđene okolnosti koje mogu prouzrokovati kašnjenje.

Završni izvještaj treba da se podnese najkasnije 45 dana nakon završetka implementacije projekta.

7. Prevara i korupcija

Politikom Svjetske banke zahtijeva se da svi učesnici u projektnim aktivnostima (ponuđači, dobavljači, izvođači i njihovi agenti (bez obzira da li su prijavljeni ili ne), podizvođači, pod-konsultanti, pružaoci ili dobavljači usluga i svi njihovi zaposleni) poštuju najviše standarde etike tokom nabavke i izvršenja ugovora koje finansira Svjetska banka. U skladu sa ovom politikom, za svrhe ove odredbe, Svjetska banka definiše doljenavedene termine kao što slijedi:

„koruptivna praksa“ označava nuđenje, davanje, primanje, ili traženje, neposredno ili posredno, bilo čega vrijednog kako bi se izvršio nepropisan uticaj na djelovanje druge strane;

„prevarna praksa“ označava svako činjenje ili nečinjenje, uključujući lažno predstavljanje, koje svjesno ili nemarno dovodi stranu u zabludu, ili pokušava da je dovede u zabludu, s ciljem dobijanja finansijske ili druge koristi ili da se izbjegne obaveza;

„praksa namještanja“ označava dogovor između dvije ili više strana, osmišljen kako bi se postigla nepropisna svrha, uključujući nepropisan uticaj na djelovanje druge strane;

„praksa prinude“ označava narušavanje ili nanošenje štete ili prijetnju narušavanjem ili nanošenjem štete, neposredno ili posredno, bilo kojoj strani ili njenoj imovini, kako bi se izvršio nepropisan uticaj na djelovanje strane;

21

„opstruktivna praksa“ označava:

o namjerno uništavanje, falsifikovanje, mijenjanje ili prikrivanje dokaznog materijala u istrazi ili davanje lažnih izjava istražiteljima, kako bi se značajno omela istraga Svjetske banke u vezi sa tvrdnjama o postojanju korupcije, prevare, prinude ili prakse namještanja; i/ili prijetnje, uznemiravanja ili zastrašivanja bilo koje strane kako bi se spriječilo da ista otkrije svoja saznanja o pitanjima relevantnim za istragu ili kako bi se spiječilo sprovođenje istrage, ili

o radnje usmjerene na materijalno ometanje ostvarivanja inspekcijskih i revizorskih prava Svjetske banke.

Svjetska banka ce odbiti prijedlog za dodjelu ukoliko utvrdi da je ponuđač preporučen za dodjelu, ili bilo ko od njegovih zaposlenih, ili njegovih zastupnika, ili njegovih pod-konsultanata, podizvođača, pružalaca usluga, dobavljača i/ili njihovih zaposlenih, direktno ili indirektno, umiješan u koruptivnu ili prevarnu praksu, praksu namještanja, praksu prinude ili opstruktivnu praksu u nadmetanju za predmetni ugovor. U tom slučaju, Svjetska banka ce sankcionisati orga nizaciju ili pojedinca, u bilo kom trenutku, u skladu sa važecim procedurama sankcionisanja Svjetske banke, uključujuci i javno deklarisanje takve organizacije ili pojedinca nepodobnim, bilo na neodređeno vrijeme ili za navedeni vremenski period: (i) za dobijanje ugovora koji finansira Banka; i (ii) za nominaciju u svojstvu podizvođača, konsultanta, dobavljača ili pružaoca usluga organizaciji koja inače ispunjava uslove za dodjelu i kojoj se dodjeljuje ugovor koji finansira Svjetska banka.

22

KOMPLETAN SPISAK ANEKSA

Aneks 1: Ključni datumi za drugi poziv za podnošenje prijedloga u šemi grantova za institucionalno unaprjeđenje - Objavljivanje poziva za podnošenje prijedloga:

19. april 2016. godine - Rok za podnošenje prijava/prijedloga:

24. jun 2016. godine - Završetak administrativne provjere / provjere kvalifikovanosti:

8. jul 2016. godine - Završetak evaluacije prijava/prijedloga:

15. septembar 2016. godine - Završetak dodatnog procesa pregovaranja:

18. novembar 2016. godine - Finalno odobrenje:

22. novembar 2016. godine - Dodjela granta od strane Ministarstva prosvjete:

1. decembar 2016. godine - Stupanje ugovora na snagu:

1. decembar 2016. godine - Period implementacije:

od 1. decembra 2016. do 30. novembra 2017. godine

23

Objavljeno na internet stranici Ministarstva prosvjete (www.mps.gov.me) i internet stranici INVO projekta (www.heric.me):

Aneks 2: Poziv za podnošenje prijedloga Aneks 3a: Formular za prijavljivanje Aneks 3b: Plan budžeta Aneks 3c: Garantni formular

Sljedeći dokumenti za internu upotrebu ne čine dio portfolija Operativnog priručnika za grantove. Navedeni su samo u svrhu kompletnosti i jasnoće:

Aneks 4: Formular za inicijalni pregled kompletnosti i administrativne usklađenosti prijedloga Aneks 5a: Kodeks ponašanja za evaluatore Aneks 5b: Nacrt ugovora za evaluatore Aneks 6a: Formular za individualnu evaluaciju prijedloga Aneks 6b: Formular za rezime evaluacije od strane Komisije za evaluaciju Aneks 6b: Formular za završni izvještaj o evaluaciji i rangiranje prijedloga od strane Komisije za evaluaciju Aneks 12: Formular za kontrolu projekta

Sljedeći dokumenti biće učinjeni dostupnim preliminarno izabranim aplikantima za grantove za institucionalno unaprjeđenje nakon odluke o preliminarnom izboru, odnosno tokom faze pregovora:

Aneks 7: Formular za plan nabavki Aneks 9: Formular za raspored izvještavanja

Sljedeći dokumenti biće učinjeni dostupnim izabranim aplikantima za grantove za institucionalno unaprjeđenje nakon završetka pregovora:

Aneks 8: Ugovor o grantu Aneks 10: Formular za izvještaj o napretku (narativni) Aneks 11: Formular za finansijski izvještaj Aneks 13: Formular za traženje izmjena u implementaciji granta za institucionalno unaprjeđenje