O afacere.Nenumărate posibilități.Cu Ymens, accesezi soluții moderne de business în cloud. Simplu. Rapid. Eficient.

BENEFICII ȘI FUNCŢIONALITĂŢI ÎN DETALIU:

Ymens ECM este o soluţie cloud bazată pe aplicaţia ELO de tip Enterprise Content Management. Soluţia Ymens este special concepută pentru a îmbunătăţi procesele interne de colectare, stocare, gestionare și utilizare a informaţiilor din compania dumneavoastră.

Acest instrument este foarte util în organizarea optimă, gestionarea eficientă și valorificarea la maxim a volumului din ce în ce mai mare de date dintr-o organizaţie.

Creșterea eficienţei operaţionale și a productivităţii, împreună cu reducerea costurilor sunt beneficii rezultat direct din utilizarea aplicaţiei Ymens ECM. Totodată, soluţia asigură protejarea documentelor împotriva deteriorării sau a pierderii, trasabilitatea și controlul acestora.

Aplicaţia Ymens ECM poate fi accesată oricând și de oriunde, atât de pe laptop sau PC cât şi de pe iPad, iPhone sau Android.

Soluţia Ymens ECM vă oferă posibilitatea de a ţine sub control întregul ciclu de viaţă al documentelor din compania dumneavoastră, în conformitate cu normele interne.

OPTIMIZAŢI PROCESELE DE LUCRU PRIN MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ÎN CLOUD.SIMPLU. RAPID. EFICIENT.

CELE MAI IMPORTANTE BENEFICII:

YMENS ECMSoluţie de tip Enterprise

Content Management

Eficientizarea proceselor și fluxurilor de lucrudin companie

Reducerea costurilor operaţionale asociatecreării, stocării, accesării și recuperării datelor

Minimizarea riscului pierderii datelor și abreșelor de securitate

Posibilitatea implementării unor standardeinterne privind documentele companiei

• Posibilitatea de a crea și utiliza fluxuri de lucru și șabloane de documente;

• Versionare automată a documentelor;

• Funcţia de memento – pentru reamintirea termenelor importante.

BENEFICII FUNCŢIONALITĂŢI

Eficientizarea proceselor și fluxurilor de lucru din companie

• Stocarea tuturor documentelor primite pe email sau emise intern, o singură

dată, într-un singur loc;

• Reducere costurilor asociate stocării fizice a documentelor;

• Reducerea costurilor de administrare a serverelor IT din companie, destinate

stocarii si backup-ului documentelor.

Reducerea costurilor operaţionale asociate creării, stocării, accesării și recuperării datelor

• Acces securizat în aplicaţie, prin nume de utilizator și parolă;

• Posibilitatea acordarii de drepturi de acces diferite pe fiecare folder în parte.Minimizarea riscului pierderii datelor și a breșelor de securitate

• Posibilitatea stocării șabloanelor de documente care să fie utilizate de către

toţi angajaţii;

• Posibilitatea de a crea și utiliza fluxuri de aprobare;

• Posibilitatea stabilirii perioadei de păstrare a documentelor în aplicaţie.

Posibilitatea implementării unor standarde interne privind documentele companiei

• Interfaţă prietenoasă, intuitivă şi apropiată de experienţa de accesare familiară

utilizatorului;

• Navigare intuitivă în aplicaţia Ymens ECM cu ajutorul meniului multifuncţional

de instrumente, similar cu cel al Microsoft;

• Posibilitatea de previzualizare a documentelor în aplicaţie;

• Posibilitatea convertirii documentelor în formatele TIFF sau PDF.

Interfaţă intuitivă şi familiară în română și în principalele limbi de circulaţie internaţională

• Acces la documente, căutare și versionare din Microsoft Outlook, Word, Excel

si PowerPoint direct în arhiva Ymens ECM;

• Transferul facil al e-mail-urilor și documentelor către arhivă, prin

drag-and-drop;

• Posibilitatea de acordare de drepturi pe foldere direct din Outlook sau O�ce.

Integrare automată cu Microsoft Outlook şi Microsoft O�ce

• Căutare generală în toate documentele;

• Căutări avansate utilizând operatori logici („și”, „sau”, „<”, „>”);

• Extragerea informaţiilor din fișiere de tip imagine (.tif, .jpg si .pdf);

• Afișarea unui document în mai multe dosare, prin crearea unor copii;

• Posibilitatea stabilirii unor legaturi între documente prin link-uri;

• Posibilitatea de a accesa la căutare un vocabular de sinonime în limba română

și engleză.

Reducerea timpului de căutare a informaţiilor

Posibilitatea de conectare la arhiva de documente Ymens ECM de oriunde, de pe

orice dispozitiv cu acces la Internet (laptop, PC, iPad, iPhone, Android) direct din

browser sau accesând o variantă instalată pe calculatorul utilizatorului.

Acces oricând și de oriunde

5 GB spaţiu de stocare pentru fiecare utilizator.Spaţiu de stocare generos

SCENARIU DE UTILIZARE COMPANII MARI

O companie din domeniul distribuţiei și-a extins activitatea în ultimul an, ajungând la 300 de angajaţi, dintre care 90 sunt agenţi de vânzări. Totodată și-a deschis trei puncte de lucru în ţară. Dezvoltarea rapidă a afacerii a dus atât la întârzieri în fluxurile de aprobare, cât și la apariţia unor dificultăţi îngestionarea corectă a documentelor.

ÎNAINTE DE IMPLEMENTAREA SOLUŢIEI YMENS ECM:

Activitatea desfășurată de toţi angajaţii implică o comunicare foarte intensă prin email și transmiterea de numeroase documente.

Având în vedere faptul că firma își desfășoară activitatea în 4 locații diferite iar 30% dintre angajaţi sunt foarte mobili, aprobarea documentelor a devenit un proces greoi. Au apărut situaţii în care anumite contracte s-au deteriorat sau chiar au fost pierdute pe fluxul de aprobare.

Agenţii de vânzări, în special cei noi, au folosit în repetate rânduri forme vechi ale contractelor ca urmare a lipsei unui sistem care să gestioneze versionarea documentelor. Agenţilor le-a fost astfel dificil să identifice care este cea mai recentă variantă a contractului sau au primit cu întârziere versiunea cu ultimele modificări de la departamentul Juridic. Deseori a fost dificilă identificarea etapei în care se afla un contract pe fluxul de aprobare

DUPĂ IMPLEMENTAREA SOLUŢIEI YMENS ECM:

Compania a optat pentru soluția Ymens ECM, personalizându-și aplicaţia pentru o utilizare optimă.

Astfel, pentru agenţii de vânzări, au fost alese varianta Standard, datorită mobilităţii ridicate, dar și datorită costurilor mai reduse. Aceste variante răspund tuturor nevoilor acestor angajaţi, care, mai mult de 60% din timpul de lucru se regăsesc pe teren, la client.

Varianta Expert a fost instalată angajaţilor din departamentul Juridic, pentru a le oferi posibilitatea de a lucra cu documentele din arhivă direct din Outlook, Word, Excel și PowerPoint. Angajaţii pot descarca documentele pe care le primesc pe mail, direct în arhiva electronică iar versionarea are loc automat. În plus, cu Ymens ECM, angajaţii pot salva documentele direct în arhivă, fără să piardă timp schimbând aplicaţiile în funcţie de necesitatea căutării unui document.

Varianta Expert Plus, datorită pachetului complex de funcţionalităţi, a fost aleasă doar pentru managementul companiei și pentru asistentul directorului. Managementul companiei a stabil fluxurile de aprobare pentru documente și au stabilit drepturile de acces pentru fiecare angajat. Asistentul directorului poate scana sau printa documente direct din aplicaţia Ymens ECM.

Compania a obţinut astfel:

• Managementul centralizat al tuturor documentelor, structurate pe diferite nivele de acces și securitate, precum și fluidizarea proceselor de lucru din companie;

• Optimizarea costurilor și creșterea productivităţii angajaţilor după primele 6 luni de utilizare a aplicaţiei;

• Implementarea unor standarde interne pentru toate documentele ce sunt respectate de către toţi angajaţii companiei.

ÎNAINTE DE IMPLEMENTAREA SOLUŢIEI YMENS ECM:

Toate documentele se trimiteau pe mail, între angajaţi, după care erau modificate / completate de către aceștia.

Nu exista un sistem de centralizare care să asigure accesul tuturor angajaţilor la documente și care să reglementeze versionarea acestora. De multe ori, angajaţii lucrau pe o versiune anterioară, fapt care ducea la pierderea inutilă a timpului de lucru.

Pe de altă parte apăreau întârzieri în revizuirea sau aprobarea unor documente, atât ca urmare a necorelării dintre angajaţii ce contribuiau la redactarea unui document, cât și din cauza lipsei unei evidenţe centralizate a termenelor limită.

Un factor puternic demotivant pentru angajaţi era dificultatea și efortul depus pentru a găsi ultima variantă a unui document.

DUPĂ IMPLEMENTAREA SOLUŢIEI YMENS ECM:

Implementarea soluției Ymens ECM, a adus automatizarea proceselor și a fluxurilor de lucru la nivelul întregii companii.

Toate documentele primite pe mail sau emise intern sunt organizate în arhiva electronică, în cloud. Angajaţii se pot concentra acum pe obiectul de activitate al companiei, fără a mai investi timp și resurse suplimentare în administrarea serverelor IT.

La aplicaţia Ymens ECM, au acces toţi angajaţii care intervin asupra documentelor, fiecare având stabilite drepturile de acces pe diferite nivele de securitate.

Angajaţii găsesc acum cu usurinţă orice document și identifică cea mai recentă variantă a acestuia utilizând sistemul electronic de căutare. Lucrul colaborativ este susţinut și de posibilitatea de a pune note direct pe documente, cu diferite permisiuni de vizualizare și modificare de către ceilalţi utilizatori.

Printre cele mai utilizate funcţionalităţi se numără: accesarea versiunilor anterioare ale documentelor, adăugarea de comentarii pe fiecare versiune, adăugarea de fișiere atasate la un document, stabilirea și trimiterea alertelor de tip memento astfel încât fiecare utilizator să își gestioneze propria listă de task-uri asociată fiecarui document.

Utilizarea aplicaţiei Ymens ECM a adus companiei o scădere medie de peste 30% a timpului de redactare a unui document și o creștere semnificativă a productivităţii angajaţilor, de peste 15%.

Alege din platforma Ymens cea mai potrivită soluție pentru afacerea ta!Vom fi mereu aproapre de tine, oferindu-ți suport, training și consultanță.Află mai multe de pe www.ymens.ro!

SCENARIU DE UTILIZARE PENTRU CLIENTII IMM

Compania activează în domeniul avocaturii și are 15 de angajaţi. Specificul activităţii implică lucrul în regim colaborativ cu un volum foarte mare de documente.