Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Organizing Your Job Files
COPYRIGHT ROOF SALES MASTERY © 2014 - ALL RIGHTS RESERVED
Organizing Your Job Files�������������������Ƭ����������������������������ϔ�������
Depending on how tech savvy you are, what kind of systems or software your company has set up for you,
and how naturally organized you are (or aren’t), you’re either utilizing some advanced systems for job man-
agement and organization, or you’ve got something pretty primitive going on. Or you’ve got no system in
����������������������������������������ϐ������������������������������������������Ǥ�������������������������ǡ���ǯ���������������������������������������������������������������������ϐ�������������������������������monitored that don’t require expensive or fancy software so you can stay on top of things.
Dropbox.
�������� �����Dz�����dz��������������������� ϐ����� ����������������������������������������������������-
�����Ǥ�������������������ϐ�������������ϐ���ǡ�������������������ǡ������������������������������������������when you are at home or on an appointment. Instead of working on a document, saving it, and then email-
ing it to yourself so that you can open it later in another place, Dropbox stores them all together and up-
dates changes made to them in real time.
���������������ϐ���������ϐ������������������������������������������ǡ����������ǡ�����������ǡ����������������-work, mortgage correspondence, copies of checks, job workbooks – basically everything you need for your
����ϐ����������������������������������������������������������������ǡ�����ǡ���������������������������������where you may be when the moment arises that you need to look at something. It also makes it possible
��������������������ϐ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ϐ���ǡ�ϐ����������������������������������ǡ���������������������������ǡ�and then email it. A few quick clicks and it’s on its way, no wait.
��������������������������������������ϐ��������������Ǥ�������������������������������������������������������job information where it is safe and accessible at all times:
�����������������������������������������������������������������ϐ���ǡ���������������������������������������������������������������ϐ���������Ǥ��������������������������������ǡ�������������������������������������������������ϐ����ǣ
� Ȉ���������� � Ȉ����������������������������������ϐ�������� Ȉ���������� � Ȉ��������������������������������������������������������� Ȉ�������� � Ȉ����ϐ����������������������������������������������������������������� Ȉ��������� � Ȉ������������������������Ȃ��������������������������������������������ǯ���������������������� reason, or people who did not have damage
�������������ϐ����ǡ��������������������������������������������������������ǡ��������������������������Ǥ��������each of those folders, keep two separate folders for “photos” and “paperwork.” Store a copy of your dia-
gram and measurements, your Xactimate, the agreement with the homeowner, the third party authoriza-
tion, any and all scanned checks (both collected and/or sent to the mortgage company), the agreed price
and scope sheet, insurance paperwork, the customer completion form, the job workbook template, the job
ϐ������������������ǡ���������������������������������������������������������������Ǥ����������������������ǡ���������������������������������������������Ƭ����������������������������Ǥ������ǯ��������������������ϐ���ǣ
1www.roofsalesmastery.com
2www.roofsalesmastery.com
Utilizing your 3-ring binder.
���������������������������������ϐ�����������������Ǧ������������������������������������ǡ�����������������������������������������������������������������������������������������������������Ǥ�������������������������������������������������������������������������������ͷͲΪ�����������ǡ�����������������������������������Ǥ���������������������ǡ����������ǡ����������ǡ��������������������ǡ����Ǥ���������������Ǥ����������������������������������������������������ϐ���������������������������������������ǯ������������������������ǡ��������������������������������������������������������������������������ϐ������������������������������������������������������Ǥ
���������������������� ���������� ���������� ����������������������������������������������������ǡ���Ǧ������������������������ ���� �����������������ǡ������������������������������������ ��������������������Ǥ����������������������������������������������ϐ���ǡ���������������������������������������������������������������������������������Ǥ��������������������������������Ǧ��������������������������������������������������������ǯ������������������Ǧ���������������������ǡ������������������������Dz����������������dz��������������������������������������������Ǥ
Claim # 12345678 Glen & Cathy Miller
6/7/12 – estimate complete
6/18/12 – supplement faxed to State Farm, ACV check mailed to Bank of America
6/19/12 – followed up with State Farm on supplement – has not been reviewed yet
6/20/12 – followed up with State Farm on supplement – supplement approved. Said to expect
revised paperwork by June 26
6/21/12 – followed up with Bank of America on ACV check – received and endorsed
6/23/12 – spoke with homeowner about star ting construction on Friday
6/25/12 – homeowner called about nails in yard – set a time to go clean them up
6/26/12 – faxed final invoice to State Farm
6/27/12 – followed up with State Farm about release of depreciation and confirmed receipt of
final invoice
6/28/12 – called homeowner and told them to expect final check in mail by 7/5. Said I would be by
this evening to collect.
���Ǥ
�������������������������������ǯ������������������������������ǡ�������������������������������ǡ�����������������������������ǡ��������������������Ǧͻ�����������������������������������������������������������������������������������������������������ǯ������������Ǥ��������������������������������������ǡ���������������������������������������������������Ǥ��������������������ǡ�Dz���ǡ��������������������������ǯ��������������������������������������Ǥ��������������������������������������Ǥdz
�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������Ǥ�
���������������������������ǡ�����ǡ����������������������������������������������������ϐ�����������������������������������������������������������ϐ�������������������������������������������������ǡ��������������������������������ϐ���������������ǯ�������������Ǥ
3www.roofsalesmastery.com