4
Organizing Your Job Files COPYRIGHT ROOF SALES MASTERY © 2014 - ALL RIGHTS RESERVED

Organizing Your Job Files...Store a copy of your dia-gram and measurements, your Xactimate, the agreement with the homeowner, the third party authoriza-tion, any and all scanned checks

  • Upload
    others

  • View
    1

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Organizing Your Job Files...Store a copy of your dia-gram and measurements, your Xactimate, the agreement with the homeowner, the third party authoriza-tion, any and all scanned checks

Organizing Your Job Files

COPYRIGHT ROOF SALES MASTERY © 2014 - ALL RIGHTS RESERVED

Page 2: Organizing Your Job Files...Store a copy of your dia-gram and measurements, your Xactimate, the agreement with the homeowner, the third party authoriza-tion, any and all scanned checks

Organizing Your Job Files�������������������Ƭ����������������������������ϔ�������

Depending on how tech savvy you are, what kind of systems or software your company has set up for you,

and how naturally organized you are (or aren’t), you’re either utilizing some advanced systems for job man-

agement and organization, or you’ve got something pretty primitive going on. Or you’ve got no system in

����������������������������������������ϐ������������������������������������������Ǥ�������������������������ǡ���ǯ���������������������������������������������������������������������ϐ�������������������������������monitored that don’t require expensive or fancy software so you can stay on top of things.

Dropbox.

�������� �����Dz�����dz��������������������� ϐ����� ����������������������������������������������������-

�����Ǥ�������������������ϐ�������������ϐ���ǡ�������������������ǡ������������������������������������������when you are at home or on an appointment. Instead of working on a document, saving it, and then email-

ing it to yourself so that you can open it later in another place, Dropbox stores them all together and up-

dates changes made to them in real time.

���������������ϐ���������ϐ������������������������������������������ǡ����������ǡ�����������ǡ����������������-work, mortgage correspondence, copies of checks, job workbooks – basically everything you need for your

����ϐ����������������������������������������������������������������ǡ�����ǡ���������������������������������where you may be when the moment arises that you need to look at something. It also makes it possible

��������������������ϐ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ϐ���ǡ�ϐ����������������������������������ǡ���������������������������ǡ�and then email it. A few quick clicks and it’s on its way, no wait.

��������������������������������������ϐ��������������Ǥ�������������������������������������������������������job information where it is safe and accessible at all times:

�����������������������������������������������������������������ϐ���ǡ���������������������������������������������������������������ϐ���������Ǥ��������������������������������ǡ�������������������������������������������������ϐ����ǣ

� Ȉ���������� � Ȉ����������������������������������ϐ�������� Ȉ���������� � Ȉ��������������������������������������������������������� Ȉ�������� � Ȉ����ϐ����������������������������������������������������������������� Ȉ��������� � Ȉ������������������������Ȃ��������������������������������������������ǯ���������������������� reason, or people who did not have damage

�������������ϐ����ǡ��������������������������������������������������������ǡ��������������������������Ǥ��������each of those folders, keep two separate folders for “photos” and “paperwork.” Store a copy of your dia-

gram and measurements, your Xactimate, the agreement with the homeowner, the third party authoriza-

tion, any and all scanned checks (both collected and/or sent to the mortgage company), the agreed price

and scope sheet, insurance paperwork, the customer completion form, the job workbook template, the job

ϐ������������������ǡ���������������������������������������������������������������Ǥ����������������������ǡ���������������������������������������������Ƭ����������������������������Ǥ������ǯ��������������������ϐ���ǣ

1www.roofsalesmastery.com

Page 3: Organizing Your Job Files...Store a copy of your dia-gram and measurements, your Xactimate, the agreement with the homeowner, the third party authoriza-tion, any and all scanned checks

2www.roofsalesmastery.com

Page 4: Organizing Your Job Files...Store a copy of your dia-gram and measurements, your Xactimate, the agreement with the homeowner, the third party authoriza-tion, any and all scanned checks

Utilizing your 3-ring binder.

���������������������������������ϐ�����������������Ǧ������������������������������������ǡ�����������������������������������������������������������������������������������������������������Ǥ�������������������������������������������������������������������������������ͷͲΪ�����������ǡ�����������������������������������Ǥ���������������������ǡ����������ǡ����������ǡ��������������������ǡ����Ǥ���������������Ǥ����������������������������������������������������ϐ���������������������������������������ǯ������������������������ǡ��������������������������������������������������������������������������ϐ������������������������������������������������������Ǥ

���������������������� ���������� ���������� ����������������������������������������������������ǡ���Ǧ������������������������ ���� �����������������ǡ������������������������������������ ��������������������Ǥ����������������������������������������������ϐ���ǡ���������������������������������������������������������������������������������Ǥ��������������������������������Ǧ��������������������������������������������������������ǯ������������������Ǧ���������������������ǡ������������������������Dz����������������dz��������������������������������������������Ǥ

Claim # 12345678 Glen & Cathy Miller

6/7/12 – estimate complete

6/18/12 – supplement faxed to State Farm, ACV check mailed to Bank of America

6/19/12 – followed up with State Farm on supplement – has not been reviewed yet

6/20/12 – followed up with State Farm on supplement – supplement approved. Said to expect

revised paperwork by June 26

6/21/12 – followed up with Bank of America on ACV check – received and endorsed

6/23/12 – spoke with homeowner about star ting construction on Friday

6/25/12 – homeowner called about nails in yard – set a time to go clean them up

6/26/12 – faxed final invoice to State Farm

6/27/12 – followed up with State Farm about release of depreciation and confirmed receipt of

final invoice

6/28/12 – called homeowner and told them to expect final check in mail by 7/5. Said I would be by

this evening to collect.

���Ǥ

�������������������������������ǯ������������������������������ǡ�������������������������������ǡ�����������������������������ǡ��������������������Ǧͻ�����������������������������������������������������������������������������������������������������ǯ������������Ǥ��������������������������������������ǡ���������������������������������������������������Ǥ��������������������ǡ�Dz���ǡ��������������������������ǯ��������������������������������������Ǥ��������������������������������������Ǥdz

�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������Ǥ�

���������������������������ǡ�����ǡ����������������������������������������������������ϐ�����������������������������������������������������������ϐ�������������������������������������������������ǡ��������������������������������ϐ���������������ǯ�������������Ǥ

3www.roofsalesmastery.com