p5 Mercaderias Resumen CMV2015

Escuela de IndustriasIngeniería Industrial

Parte 5

LAS EXISTENCIAS Y SU CONTABILIDAD

1Contabilidad de Compras y Ventas

2Valorización de Existencias

3Documentación Mercantil

4Impuesto al Valor Agregado

5Anexos

Introducción

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Apuntes de Contabilidad V1.2, Parte 5Claudio Moreno V.

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OBJETIVOS DE APRENDIZAJE


Se considera de manera especial el tratamiento contable de las operaciones relativas a las existencias, por cuanto estas representan, en la mayoría de los casos, el rubro en torno al cual se realiza la actividad fundamental de la empresa. Además, el tratamiento contable de las existencias tiene implicancia desde el punto de vista tributario.Las existencias pueden abarcar una serie de rubros según la naturaleza de la empresa que se trate, en estos puntos solo nos centraremos en las existencias mercaderías, es decir, aquellos bienes que han sido comprados con el animo de venderlos en un mismo periodo.En este rubro se incorporan los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; en proceso de producción con vista a esa venta; o en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios.Los costos de adquisición de las existencias comprenden el precio de adquisición, derechos de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades tributarias), los fletes, la manipulación y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de los productos terminados, materias primas, materiales y servicios. Los descuentos, descuentos comerciales y otras partidas similares son deducidos para determinar los costos de adquisición.Las existencias serán valorizadas al menor valor, entre el costo y el valor neto realizable. Si el valor neto de realización es menor al costo calculado se debe reconocer una rebaja del activo por perdida de valor.El valor neto realizable se refiere al monto neto que una entidad espera realizar en una venta de existencias en el curso normal del negocio. El valor justo refleja el monto por el cual la misma existencia podría ser intercambiada en el mercado entre compradores y vendedores informados y con el ánimo de realizar las operaciones. El primero es un valor específico para la entidad, mientras que el último no lo es. El valor neto realizable de las existencias puede no ser igual al valor justo menos los costos de enajenación.

Contabilización de las Compras y Ventas

Método de Cuenta Única de Mercaderías o Inventario Periódico

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Es el método más rudimentario y elemental puesto que utiliza solo un registro o cuenta para reflejar todo el movimiento que tienen las mercaderías en un periodo. En este caso, la cuenta mercadería, es una cuenta mixta, ya que registra información como cuenta de activo y como cuenta de resultado.Este método es útil en empresas pequeñas que comercializan muchos productos y de bajo valor, como un almacén de abarrotes o una botillería.Los movimientos de mercaderías pueden ser por: compras, fletes, embalajes, seguros, devoluciones de compras, ventas, devoluciones de ventas, castigos de mercaderías, donaciones, etc. Que serán registrados como cargos o abonos a precios de venta y a precios de costos, según de la partida que se trate. Este saldo no tiene significado, ya que tiene rubros de activo y resultados. En este método se debe realizar un inventario físico de los productos que hay en existencias y valorizarlos, parta determinar el costo de venta. Con todos estos inconvenientes para obtener información útil y racional se debe analizar cada partida de la cuenta. Se asume que todo lo que no esta en existencias fue vendido.

MERCADERIAS UNICADEBE HABER

1. Inventario inicial P/C2. Compras P/C3. Fletes, embalajes y seguros P/C4. Devoluciones de ventas P/V

5. Ventas brutas P/V6. Devoluciones de compras P/C7. Castigos P/C8. Donaciones P/C

P/V= Precio de VentaP/C= Precio de Costo

Cada transacción se explica de la siguiente manera:1. Registro del inventario inicial a precio de costo efectuado por el asiento de

apertura o saldo final del periodo anterior.2. Registro de una compra a precio de costo efectuado por un abono a

proveedores.3. Registro de fletes, seguros y embalajes a costo efectuado por abono a

proveedores, caja o banco. Estos rubros se pueden incorporar como costo directo de las mercaderías o bien como gastos, según opte la empresa.

4. Registro de las devoluciones de venta a precio de venta efectuado con abono a clientes.

5. Registro de las ventas a precio de venta efectuado con cargo a clientes.6. Registro de las devoluciones de compras a precio de costo efectuado con

cargo a proveedores.7. Registro de castigo de mercaderías a precio de costo con cargo a gastos.8. Registro de muestra gratis o donaciones a precio de costo efectuado con cargo

a una cuenta de gastos.

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Como vemos en estas transacciones hay registro de información a valores diferentes, es decir, a precio de costo o compra y a precio de venta. Por esta razón el saldo no tiene un significado racional, sin embargo en este método es posible obtener el resultado de esta cuenta aplicando el siguiente proceso,(los números son solo referenciales):

Ventas brutas a clientes y personal 95.200- Devolución de ventas (7.000)

Ventas netas 88.200- Costo de ventas

Inventario inicial 5.000+ Compras 96.000+ Fletes, seguros, embalaje 4.000

Compra bruta 100.000- Devolución de compras (8.000) 92.000

Costo total ingresado a bodega 97.000- Retiros 2.000- Castigos 1.000 (3.000)

Costo total para la venta 94.000- Inventario final (31.000)

Costo de ventas 63.000 (63.000)Utilidad bruta 25.200

- Gastos de administración y ventas 14.000 (14.000)Utilidad neta 11.200

Método de Permanencia de Inventario o Inventario perpetuo

Como vimos la cuenta única de mercaderías entrega información global de todos los conceptos y transacciones que intervine y que por medio de un análisis posterior es posible detallar cada concepto de manera homogénea. Además, el inventario final se puede conocer solo mediante un proceso de inventario físico.Este método tiene como finalidad entregar información inmediata de las existencias, de las ventas y del costo de lo vendido, en un momento dado. Para lograr esto divide la cuenta única de mercadería en tres cuentas: mercaderías, costo de ventas y ventas.

MERCADERIAS UNICADEBE HABER

1. Inventario inicial P/C2. Compras P/C3. Fletes, embalajes y seguros P/C4. Devoluciones de ventas P/V

5. Ventas brutas P/V6. Devoluciones de compras P/C7. Castigos P/C8. Donaciones P/C

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MERCADERIASDEBE HABER

1. Inventario inicial P/C2. Compras P/C3. Fletes, embalajes y seguros P/C

4. Devoluciones de compras P/C

5. Castigos P/C

6. Donaciones P/C

VENTASDEBE HABER

1. Devoluciones de ventas P/V

2. Ventas P/V

COSTO DE VENTASDEBE HABER

1. Costo de ventas P/C

2. Costo de las devoluciones de ventas P/C

Para la aplicación de este proceso es imprescindible tener la “Tarjeta de Existencias”. Estas tarjetas son un método contable que permite registrar y controlar el movimiento físico y valores de las mercaderías.

Las cuentas que utiliza este método tienen el siguiente tratamiento:

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1) Cuenta mercadería: es una cuenta de activo, la cual representa los bienes, mercaderías, que posee en su activo la empresa en un momento dado, por lo cual tiene saldo deudor. Esta cuenta, por lo general, tiene mayores auxiliares, que corresponden a las distintas tarjetas de existencias valorizadas que muestran en detalle el movimiento de todos los artículos.

MERCADERIASDEBE HABER

1. Inventario inicial2. Compras 3. Costo de devolución

de venta

4. Costos de las ventas5. Devoluciones de compras6. Castigos de mercaderías

2) Cuenta costo de venta: es una cuenta de gastos y registra el costo de las ventas realizadas y el costo de las devoluciones de ventas a precio de costo.

COSTO DE VENTASDEBE HABER

1. Costo de ventas 2. Costo de las devoluciones de ventas

3) Cuenta de ventas: cuenta de ingresos y registra las operaciones de ventas, a precio de ventas, sean ventas o devoluciones de ventas.

VENTASDEBE HABER

1. Devolución de ventas

2. Ventas

Valorizaciones de las Mercaderías

La valorización de las existencias es un factor importante en las cuentas mercaderías, puesto que afecta a las entradas y salidas de los artículos y por consiguiente a lo que se registra en la cuenta. Se aplica en los métodos de cuenta única y de permanencia de inventario.El resultado económico que se obtiene por el movimiento de las mercaderías también se ve afectado por la valorización puesto que es un factor determinante del costo de venta.Hay varios métodos de valorización de mercaderías, por ejemplo:

Primero en entrar primero en salir o PEPS o FIFO

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Ultimo en entrar primero en salir, UEPS o LIFO Costo promedio ponderado Precio de reposición Precio de última compra, etc.

Los métodos mas utilizados son:

Primero en entrar primero en salir (PEPS o FIFO): este criterio de valuar el costo de venta significa que para establecer el valor de las mercaderías que salen de existencia deben utilizarse los costos mas antiguos que hayan ingresado a bodegas, es decir, el primer valor ingresado es el primero que debe salir y las mercaderías que quedan en existencia al final de un periodo estarán valuadas a los costos de compras mas recientes.Ultimo en entrar primero en salir (UEPS o LIFO): este criterio de valuar el costo de venta significa que para establecer el valor de las mercaderías que salen de existencia deben utilizarse los costos mas recientes, es decir, el ultimo valor ingresado a bodega es el primero en salir y las existencias al final de un periodo quedaran valorizadas a los precios de compra mas antiguos.Costo de promedio ponderado (CMP): consiste en determinar el valor o costo de las mercaderías, de acuerdo a las cifras acumuladas de las existencias, o sea que el valor total de las existencias de divide por el numero de unidades en existencias, en el momento de la salida.

Documentación Mercantil

Operaciones de Compras: comprar es toda transacción por medio de la cual se recibe de otra persona el dominio de un bien a titulo oneroso, la operación de compra reviste dos etapas o dos operaciones:

Primera Operación: compra

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EMPRESA PROVEEDOR

COMPRA AL

VENDE A LA


Debitos Créditos 28/10/2008

Mercaderías Proveedores

Compra de 1.000 unidades del producto X, a $1000 adquiridas al proveedor Sr. Juan Pérez según factura Nº 5681

1.000.000

1.190.000

Segunda Operación: pago


Proveedores Banco

Pago por compra de 1.000 unidades del producto X, a $1000 adquiridas al proveedor Sr. Juan Pérez según factura Nº 5681

1.000.000

1.190.000

Para el correcto cumplimiento del ciclo de compras se debe recurrir al uso de los siguientes documentos mercantiles, que son la documentación de respaldo para la contabilidad.

1. Solicitud de Compra o Requisición de Mercaderías: es un pedido formal que realiza el departamento de operaciones o bodega, siendo dirigido al departamento de compras. Se debe indicar la cantidad, calidad y oportunidad de las mercaderías requeridas; además, debe incluir nombre de quien solicita y quien autoriza. Esta solicitud debe tener dos copias, el original se envía al departamento de compras, y la copia se archiva por quien hizo la solicitud.

2. Orden de Compra: recibida la solicitud de compra se analizas su real necesidad, de acuerdo a la situación financiera, condiciones de mercado, en cuanto al artículo se refiere. Si hay una real necesidad y factibilidad financiera de la adquisición, se procede a solicitar cotizaciones a los posibles proveedores. Este documento debe emitirse en cuatro ejemplares, el original va al proveedor, una copia la archiva el departamento emisor, otra copia se envía a bodega para l preparación de la recepción física, y la ultima copia s envía a contabilidad para su comparación con la Factura y la Guía de Recepción. Este formulario debe contener a lo menos, las siguientes especificaciones: nombre proveedor, cantidad artículos, individualización de los

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EMPRESA PROVEEDOR

PAGA AL

COBRA A LA


productos, instrucciones relativas al despacho, oportunidad en que deben ser enviadas, precio y condiciones de pago pactadas.

3. Guía de Recepción: documento emitido por bodega, cuando llega la mercadería adquirida a los proveedores. Previo a la recepción, el encargado de bodega debe preocuparse de verificar si la mercadería recibida coincide con la Guía de Despacho emitida por el proveedor y con al orden de compra emitida por la empresa. Revisados los artículos, bodega emite la Orden o Guía de Recepción en la que se detalla la partida recibida, las condiciones de su recepción, el nombre del proveedor y los nombres de los funcionarios que recibieron el pedido y se encargaron de efectuar su revisión. Hay que emitir tres copias: el original para Compras, una copia se archiva en Bodega y la otra para Contabilidad, que es responsable de cotejarla con la factura del proveedor.

4. Factura del Proveedor: cuando el proveedor recibe la Guía de Despacho aprobada por la empresa compradora, procede a emitir la factura de venta, que es la base para el registro contable de la compra. Aparte de los datos indicados en los anteriores documentos, la factura expresa el precio unitario del producto, el valor de cada partida y el total de la compra, además de otras indicaciones sobre forma y condiciones de pago y el recargo por el IVA.

5. Nota de debito del Proveedor: cuando el proveedor verifica que en la factura se omitió el cobro de alguna partida o existió algún error en ele precio unitario que produjo una factura por un menor valor, procede a cobrar la diferencia a través de una nota de debito, en la cual se efectúa la rectificación correspondiente.

6. Guía de Devolución: cuando Bodega no esta de acuerdo con el total o parte de la mercadería recibida, por estar en malas condiciones o no corresponder a la calidad solicitada, procede a ordenar su devolución. Con este fin, emite una Guía de Devolución que contiene los mismos datos que la Guía de Recepción y que es emitida en cuatro copias. El original va ala proveedor con las mercaderías devueltas, una copia va a compras para su información, otra es archivada por Bodega y la ultima copia pasa ha Contabilidad. Si el proveedor recibe la devolución antes de emitir la factura, no incluye estas mercaderías en la factura respectiva; pero si ésta ha sido emitida, deberá emitir una Nota de Crédito por el monto de la devolución.

7. Nota de Crédito: cuando el proveedor recibe la devolución de las mercaderías, y ha emitido la factura respectiva, debe emitir una nota de crédito, en la que

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detalla la mercadería devuelta y su valor. Esta nota de crédito rebaja el valor de la factura al momento de su pago.

Operaciones de Ventas: venta es toda convención que sirve para transferir a titulo oneroso el dominio de bienes corporales muebles, bienes corporales inmuebles de propiedad…., como asimismo, todo acto o contrato que conduzca al mismo fin o que la presente ley equipare a la venta.(D.L.Nº825). Esta operación tiene dos etapas:

Primera Operación: venta


Clientes Ventas

Venta de 1.000 unidades del producto X, a $1000 adquiridas al proveedor Sr. Juan Pérez según factura Nº 5681

1.000.000

1.000.000

Segunda Operación: cobro


Banco Clientes

Pago por compra de 1.000 unidades del producto X, a $1000 adquiridas al proveedor Sr. Juan Pérez según factura Nº 5681

1.000.000

1.000.000

Para facilitar la administración de las mercaderías y controlar las operaciones relacionadas a la venta, se debe recurrir al uso de diferentes documentos y comprobantes:

1. Solicitud de Compra u Orden de Pedido de Mercaderías: es un pedido formal en la cual el cliente indica a ventas las mercaderías que requiere. Esta

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EMPRESA CLIENTE

VENTA A

COMPRA A

EMPRESA CLIENTE

COBRA A

PAGA A


solicitud se hace mediante un formulario especial emitido por el cliente; o bien puede consistir en un método mas informal como un email o llamado telefónico, debiendo emitirse en este caso la correspondiente “orden de pedido”, en un formulario especial de la empresa vendedora. La orden de compra debe hacerse en cuatro copias, el original es recibido por ventas de la empresa, una copia queda con el cliente, otra pasa a contabilidad y la ultima es enviada a bodega para que se verifique la existencia de los productos solicitados y proceda a su despacho, siempre que la orden cuente con la autorización del departamento de ventas.

2. Guía de Despacho: bodega, al recibir la Orden de Compra, procede a verificar la existencia de los productos solicitados y al despacho de los mismos. Para esto recurre a una Guía de Despacho, en la cual se deja constancia del nombre de la empresa, a quien se envía la mercadería, la fecha de la operación, las cantidades de cada producto y sus especificaciones. La guía de despacho se prepara en cinco copias. El original y una copia acompañan el pedido y son enviados al cliente, quien, en señal de confirmación de la mercadería recibida, debe devolver la copia firmada, otra copia es enviada a ventas que procede a confeccionar la factura de venta, la otra copia se archiva en bodega y la tercera se envía contabilidad.

3. Factura: es el documento legal que registra la venta realizada y que sirve de base para su contabilización. Este documento contiene los mismos datos que la Guía de Despacho: nombre del cliente, fecha, numero de unidades y clase de los artículos vendidos; pero debe contener además otros datos: precio9 unitario, el valor total de la mercadería y el monto total de la venta. También, indica las condiciones de pago y recargos o descuentos. Toda factura de venta es emitida por del departamento de ventas, previa revisión y comparación entre la Nota de pedido y la Guía de Despacho de bodega. Se emite en cinco copias, el original es enviado al cliente, otra copia va a contabilidad, otra es archivada, otra va a bodega.

4. Nota de Debito: es un documento emitido por contabilidad para cobrar alguna parte omitida en la factura, algún gasto relacionado con la venta y no incluido en la factura o intereses por retrasos en el pago de esta. Estos documentos se emiten en original, que se envía a cliente, y una copia queda archivada en contabilidad luego de su contabilización en el Libro de Ventas.

5. Nota de Crédito: su objeto es notificar al cliente la disminución del monto de lo facturado, por un error de la factura o a la aceptación de mercaderías recibidas

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en devolución. Se emite en 2 copias, el original se envía al cliente y la copia va a Contabilidad.

Impuesto al Valor Agregado (IVA)

El decreto Ley nº 825, sobre el Impuesto al Valor Agregado (IVA) establece distintas normas entre las cuales se pueden mencionar, para nuestro interés, aquellas relacionadas con la contabilización de las compras y ventas.

1. Toda venta de bienes y de servicios esta afecta a un impuesto cuya tasa general actual es del 19% y que debe recargarse en la factura o bien incluirse en el precio de venta cuando se emita una boleta.

2. El vendedor esta obligado a contabilizar el impuesto en una cuenta especifica denominada IVA Debito Fiscal, para lo cual debe detallar todas las ventas en un libro o registro de ventas. Este ítem corresponde a una cuenta de pasivo y con su saldo muestra el impuesto recargado en las ventas que se adeuda al fisco.

3. Cada vez que el vendedor realiza una compra de un bien o un servicio paga la correspondiente tasa del impuesto IVA, que debe contabilizarse en una cuenta especifica denominada IVA Crédito Fiscal. Es una cuenta de activo que representa el monto del impuesto incluido en las compras, y que es adeudado por el fisco.

4. Mensualmente el vendedor debe enterar en Tesorería el monto del impuesto recargado en sus ventas, descontando el impuesto que el a su vez ha pagado sobre las compras realizadas.

Por ejemplo: la empresa XYZ Cia Ltda. Realizo la compra de mercaderías por un monto de $1.000.000 más IVA, las cuales vendió en su totalidad con una rentabilidad del 50%.

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Mercaderías IVA Crédito Fiscal

CajaCompra de 1.000 unidades del producto X, a $1000 adquiridas al proveedor Sr. Juan Pérez según factura Nº 5681

1.000.000190.000

1.190.000

Ahora realiza una venta:

28/10/2008 Debitos Créditos Clientes

VentasIVA Debito Fiscal

Venta de 1.000 unidades del producto X, a $1000 con rentabilidad del 50% sobre el costo

1.785.0001.500.000285.000

Para registrar la salida de mercaderías, se realiza el siguiente asiento contable:


Costo de Ventas

MercaderíasVenta de 1.000 unidades del producto X, a $1000 con rentabilidad del 50% sobre el costo, con costo de $1.000

1.000.000

1.000.000

Supongamos que las anteriores operaciones son las únicas que se realiza en el periodo, la empresa deberá enterar en la tesorería la suma de $95.000, que corresponde al debito fiscal ($285.000), menos al crédito fiscal ($190.000).La contabilización por el pago del IVA seria la siguiente:

12/11/2008 Debitos Créditos

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IVA Debito FiscalIVA Crédito Fiscal

Banco

Pago del IVA a tesorería por mes de Octubre de 2008

285.000190.00095.000

En caso contrario, es decir que el IVA Crédito fiscal sea mayor al IVA debito fiscal, la contabilización es la siguiente:

12/11/2008 Debitos Créditos IVA Debito FiscalRemanente IVA

IVA Crédito Fiscal

Pago del IVA a tesorería por mes de Octubre de 2008

190.00095.000

285.000

Este remante de IVA se utiliza en el siguiente mes como IVA crédito.

Fuente: Fundamentos de Contabilidad Financiera. Humberto Varas Contreras, Capitulo IV Registros de las Mercaderías. Valorización y Centralización. Contabilidad Básica. Julio Bosch B. - Luís Vargas V., Capitulo V Contabilidad de las Existencias.Compendio Tributario y Laboral 2009, José A. Fajardo Castro

Términos claves

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CONTABILIDAD EN ACCION


Existencias Solicitud de compra Estimación deuda incobrablesMétodo cuenta única Orden de compra Perdida por deterioroInventario perpetuo Guía de recepción IVATarjeta de existencias Factura de proveedor IVA créditoCuenta mercaderías Nota de debito de proveedor IVA debitoCuenta costo de venta Guía de devolución Remanente de IVACuenta ingresos por ventas Nota de crédito Valorización de existencias Solicitud de compraFIFO Guía de despacho LIFO Factura Costo promedio ponderado Nota de crédito

Anexo 1: Documentación Tributaria

Este resumen pretende solo dar a conocer que cada documento tiene exigencias tributarias generales y otras particulares. Siendo no exhaustiva.

Facturas de ventas:Este documento comercial tiene muchas exigencias tributarias, es obligatoria tanto para operaciones afectas como y exentas de IVA, así como las “no gravadas”, debido a que existe la “Factura de Ventas y Servicios no Afectos o Exentos de IVA”. Todas las facturas en papel, se pueden imprimir de manera manual o a máquina. También se pueden emitir en forma computacional, y deben cumplir con todas las formalidades tradicionales. Además, las facturas electrónicas se pueden utilizar cumpliendo con las exigencias dadas por resolución N°45 del año 2003.Las principales consideraciones para la emisión de facturas de ventas, son:

1. Comprobar timbraje de SII, que estén vigentes y estén las cuatro copias verificando correlatividad.

2. Completar todos los campos o espacios de datos, como fecha de emisión, identificación, comuna, giro, etc.

3. Acuse recibo y firma de comprador.4. Cantidades y valores en pesos. Si son de exportación se emiten en moneda

extranjera.5. Detallar las mercaderías, productos en palabras. Se pueden emitir si hubo guía

de despacho.6. Referencias cruzadas entre guías de despacho y facturas.7. Todos los documentos anulados se deben almacenar.8. Totalización de cada documento.

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Notas de Crédito:Este documento tributario debe cumplir con las mismas exigencias tributarias de las facturas; pero no tiene cuadruplicado. Se utiliza para rebajar un IVA previamente facturado por la empresa vendedora.Los principales conceptos por los cuales se deben emitir notas de crédito son:

1. Descuentos y bonificaciones otorgadas a los clientes, con posterioridad a la facturación.

2. Devoluciones de mercaderías y plazo de 3 meses.3. Notas de crédito parar rectificar algunos errores de identificación de las

facturas emitidas.

Notas de Debito:

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Este documento tributario debe cumplir con las mismas exigencias tributarias de las facturas; pero no tiene cuadruplicado. Se utiliza para aumentar IVA.Los principales conceptos por los cuales se deben emitir notas de débito son:

1. Intereses que se pacten con posterioridad a facturación.2. Reajustes que se generen con posterioridad a la facturación.3. Diferencias determinadas por fiscalizaciones de SII.

Boletas de Ventas y Servicios:

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Este documento tributario debe cumplir con varias exigencias tributarias de las facturas; pero no tiene cuadruplicado. Los principales conceptos por los cuales se deben emitir son:

1. Intereses que se

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