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Communauté de pratique Gestion organisationnelle de projetPanel sur la gestion de la capacité
10 avril 2013
SOMMAIRE
Bloc 1 - 5 minutesMot de bienvenue et présentation
Bloc 2 - 30 minutesPanel sur la gestion de la capacité• Nicolas Delaby, Standard Life• Guillaume Turmel, Ubisoft • Martin Daoust, CHUM
Bloc 3 - 25 minutesDiscussion / Questions
*Fin de l’activité formelle à 8h30*
MOT DE BIENVENUE
• Qu’est-ce que la gestion de la capacité et pourquoi est-ce un enjeu?
Gestion de la capacité (offre et demande)
Ressourcesallouées
Offre(Ressources disponibles)
Demande(Ressources nécessaires)
CapacitéInutilisée
Demandesnon satisfaites
Minimiser(Source: Project Management Institute,The Standard for Portfolio Management, Troisième édition, 2012)
PANEL
Durée : 30 minutes
• Nicolas Delaby, Standard Life• Guillaume Turmel, Ubisoft• Martin Daoust, CHUM
NICOLAS DELABY, Standard Life
Présentation - L’entreprise et le portefeuille de projets
EntrepriseDepuis 180 ans, société d’épargne à long terme et de placement dont le
siège social se situe à Édimbourg en Écosse. Comptant quelque 2 000 employés, elle fournit des solutions à plus de 1,4 million de Canadiens, dont les participants à des régimes de retraite et d’assurance collectifs.
ePMO• Propriétaire du Portefeuille de $ 51 M - projets IT et non IT.• 11 programmes/portefeuilles - +/- 170 projets• 30 gestionnaires de Projets, équipe d’analyse de 12 ressources• Outil – Primavera P6
NICOLAS DELABY, Standard Life
Gestion de la capacité
1-Offre & Demande
1.1-Planification
1.1.1-Projet Trad/Agile
1.1.2-Projets internes
1.1.3-Opérations
1.2-Ressources
communes1.3-Réservation de
ressources 1.4-Feuille de temps
2-Analyse
2.1-Rapports Projet
2.2-Rapports Fonctionnel
2.3-Rapports
Portefeuille
2.4-Rapports de Performance
3-Intégration
3.1-Gestion changement
3.2-Arrimage
Gestion de la capacité - Processus/outils en place
RessourcesLes ressources sont nommées Les ressources peuvent être
génériques
WBSLe WBS est détaillé, par lots de travail, livrable et activités
Le WBS est à haut niveau. Ex. par phase ou le reste du projet
Précision des estimésLes estimés sont à 20% de précision
Les estimés sont à :- 50% de précision lorsque la phase courante est Faisabilité- 100% de précision lorsque la phase courante est Ideation
Planification détaillée Planification haut-niveau
NICOLAS DELABY, Standard LifeGestion de la capacité - Processus/outils en place
NICOLAS DELABY, Standard Life
Gestion de la capacité - Constats
• Enjeux:• Qualité de l’information dans P6• Consolidation de l’information• Roles du PM vs RM
• Points forts• Implication des secteurs d’affaires• Mesurer permet de gérer
• Recommandation• Travailler le processus avant l’outil• Gestion de Changement
GUILLAUME TURMEL, Ubisoft
Présentation - L’entreprise et le portefeuille de projets
• Fondé en 1986, à Montreuil (France)• 3e développeur indépendant de jeux vidéo• 7450+ employés, 46 filiales, 19 pays • Dernières années : ±90 jeux/année• Chiffre d’affaires 2011-2012 : 1 061 000 €• Principaux enjeux
Concurrence très féroce, marché particulier Contexte délocalisé et multiculturel
GUILLAUME TURMEL, Ubisoft
Production [Studio Mtl] Siège [GNS]
• Directeur de studio local• Employés ±2400; 4 bureaux• ±85% prod. vs 15% adm.
• 4-5 projets majeurs (AAA) + collab.• Organisation par projet
Enjeux• Headcount limite par production• Headcount limite par studio• Limite budgétaire• Profil d’emploi très variés
• Directeur régional / monde• Employés ±300; 3 régions• 6 équipes (domaines)
• 125++ projets (10k à 1M+)• Organisation matricielle*• Maintaining before developping
Enjeux• Fournisseur de services
• Priorités changeantes• Contexte multi-sites
• Contraintes budgétaires → dept.• Contraintes temps → prod.• Contraintes qualité : prioritaires
Présentation - L’entreprise et le portefeuille de projets
GUILLAUME TURMEL, Ubisoft
Gestion de la capacité - Processus/outils en place
Production [Studio Mtl] Siège [GNS]
• RPM• Outil développé à l’interne (mtl)• Allocation globale ressources
• Priorité selon projets• Requête de service
• Long terme/travail constant
• ToD (Talent on Demand)• Outil développé siège• Partage ressource inter-studio• Sous-traitance interne
• Co-Prod., Studio Trx, Contractuels
• Gestionnaires de projets• 2012 : 3 – 2013: 13
• Approche régionale → mondiale• Mitigation des imprévus• Meilleure qualité de services• Estimation qté travail (en cours)
• Prévisions budgétaires annuelles• Inclus ROM (Rough Order of
Magnitude) des projets• Révisions trimestrielles
GUILLAUME TURMEL, Ubisoft
Gestion de la capacité - Constats
• Enjeux : Technologies de pointes = Accepter le flou• Points forts
Flexibilité et réactivité (culture) Compétences des gens
• Recommandations Planification budgétaire doit être en lien avec la planification projets L’estimation comme partie intégrante du processus : “Calculer
approximativement une distance, une durée, une quantité; mesurer.” Avancer au niveau macro et micro en parallèle Documenter → Mieux estimer → Meilleure gestion de la capacité
MARTIN DAOUST, CHUM
Présentation - L’entreprise et le portefeuille de projets
La Transition technologique du CHUM• CHUM: fusion de 3 hôpitaux universitaire montréalais en 1997• Nouveau CHUM: après bien des hésitations, construction d’un nouveau
site, ouverture échelonnée entre 2013 et 2019• Transition technologique (TT): Vision élaborée avec le CUSM pour
transformer la gestion de l’information dans un hôpital• Quelques chiffres:
o Budget TT CHUM: 80M$o Projets de systèmes d’information (12): 2004 à 2016o Projets d’infrastructure (5): 2013 à 2019o 10 000 personnes dans le CHUM, dont 125 en informatiqueo Particularité: visibilité publique
MARTIN DAOUST, CHUM
Gestion de la capacité - Processus/outils en place
• Ressources humaines:o Les deux principes suivants doivent être respectés:
1. Ne pas mettre la vie des patients en danger2. Maintenir les systèmes en place
o Partage des ressources du CHUM et du CUSM
• Ressources financières:o Stratégie CHUM-CUSM de sélection du meilleur actif disponibleo Autorisation des projets par le Bureau du Directeur exécutif et
contrôle par un gestionnaire de projets externe
MARTIN DAOUST, CHUM
Gestion de la capacité - Constats
• Complexité nécessaire des processus de contrôle des projets publics• Intégration de plusieurs communautés de projet avec des cultures
organisationnelles différentes• Horizons parfois contradictoires de différents niveaux de gouvernement• Sentiment de méfiance du public• Retard (important) du Québec et du Canada en informatisation de la
santé
PROCHAINES ACTIVITÉS
Mercredi 8 mai - 7h30 à 9h ESG UQAM (315, rue Sainte-Catherine Est), R-2120
Mercredi 12 juin - 7h30 à 9hESG UQAM (315, rue Sainte-Catherine Est), R-2120