Paperless et Digitalisation du cabinetStanislas van Wassenhove -Jean Noël Bastenière – Ralph Versweyveld

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Vos défis Autres : - 30% des Jeunes - Concurrence

Programme

• Le contexte• Vision et Stratégie• Le cycle de vie du cabinet• Paperless / Paperfree• Cloud et sécurité• Facturation• Les outils digitaux• Intranet - Extranet

Accélération (réactivité)Automatisation (documents)Multiplication (des données)Spécialisation (ia/intelligence

collective)Transparence (notation)

Transversalité (collaboration)

L’avocat libéré : augmenté –collaboratif - engagé

Le contexte :

•

Digitalis : Thierry Geerts

Accélération -automatisation

Réactivité Professionnalisation Automatisation des processus

Gestions des données

Outils & Paperless Avocat augmenté

Transversalité

A L’INTÉRIEUR DE SON CABINET

A L’INTÉRIEUR DE SA PROFESSION (RÉSEAUX)

ENTRE PROFESSIONS : INTERPROFESSIONNALIT

É / PARTENARIATS

AVEC LE CLIENT – CO-CRÉATION – GESTION DE

PROJET

AVOCAT COLLABORATIF

Spécificité = retour aux sources valeur ajoutée = cœur de métier

Engagement Indépendance - secret professionnel - éthique

Ecoute

Spécialisation Créativité Avocat engagé

Mes objectifs

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Rechercher

Dessiner

CollaborerConstruire Communiquer

Gérer -produire

Durabilité

Cycle de vie d’un cabinetConstruire pour durer

VisionMissionValeurs

Site webLogo

BrochuresRéseaux sociaux

CollaborateursAssociés

DépartementsPartenariatDélégationFormation

LocauxICTRH

ConnaissanceFinances

ÉquipesProduitsClients

Emplacement

RecrutementAssociation

PartageGouvernance

RSEInnovation

Mon projetMon USP

Ma philosophieMes valeurs

Management cabinet d'avocats 11

Stratégie

Mon audit digital

Messagerie

Traitement de texte

Classement

Recherche

Echéance Agenda

Tâches

Scan

Cloud – On Site

Bases de données

connaissances

Consultant IT externe

Automatisation

Intranet

Extranet

CRM Clients Site Web

Partage documents

Gestion de projets

Encodage prestation

Facturation Tableau de bord

Plateforme collaborative

Réseaux sociaux

Matériel

Paperless

Paperfree

• De plus en plus, le tout au digital

Avantages

Productivité : accès instantané - mobilité

Espace archivage

Economie papier, imprimante, staff

Entrée et sortie (emails, classements, liens confrères)

Recherche plein texte

Sécurité (vol, incendie, accès,…)

Accessibilité collaborative : “le client adore”

Nouveau rôle assistant(e)

Attractivité : jeunes

Inconvénients

Peur du changement

Coût -temps

Uniformité - discipline

Non respect spécialisation > Confiance

Sécurité (vol, destruction, perte)

Méfiance du cloud

Aspects techniques

Cloud ou Serveur

Nouveau matériel – portable – écrans

Scan collectif – individuel

Logiciel métier – GED – Classement spécifique

Sécurisation : back up – redondance – synchro sur le portable

SolutionsCloudGénériques

Suite office 365

Suite Google

Paper

Comment choisir un outil ?

• Mes besoins• Mon budget• Ma culture et mes compétences• Mon timing• Test – benchmarking – sécurité – RGPD

– employabilité – portabilité –exportabilité• Cloud - serveur

SCAN / Photocopieuses

• Configuration des photocopieuses / sécurisation dans des lieux collectifs / impression recto/verso –noir&blanc/couleur

• Scan en suffisance, collectif/ individuel - OCR

Ecrans multiples

Sauvegarde et sécurité : serveur /cloud ?

• À quelle fréquence effectuez-vous un back-up ?

• En cas d’indisponibilité des données, un mode de sécurité vous permet-il d’avoir malgré tout accès à la version la plus récente de vos données ?

• L’espace physique où se trouvent les serveurs est-il sécurisé ?

• Localisation de votre Cloud

• Récupération de vos données

• Déontologie : vous êtes responsables du secret professionnel et du respect du RGPD

Saisie du temps

Quel objectif

1

Simplicité -mobilité

2

Non facturable

3

Budget –abonnement -

4

Corrections

5

Tableau de bord

6

Accessibilité et collaboratif

7

Propositions d'actions

8

Facturation

Export – Module comptable

Formats spéciaux(ledes)

Modification des conditions tarifaires

Frais (récurrents) –Débours –Encodage

fournisseurs

Arriérés - rappel Trésorerie

Tableau de bord

Les outils digitaux

Communication Lawdle,

ERP : Dlex, Secib, Jarvis, LegaClick (tableau

comparatif), Caseone, App4legal (10 $/mois)

Facturation : Teamleader, Accountable

GeD : Dropbox, Evernote, Icloud, Onedrive, Box,

Intranet : Slack, facebook workplace,

Yammer, Google drive

Extranet Mycercle -Paprwork

Collaboratif communication : Slack

- Samepage

Note : Bear, Evernote, Milanote

Agenda : Outlook, Google calendar, astro,

cloze, sunsama

Gestion projets : Meistertask, Zoho,

Bitrix24, Trello, Asana, Wimi, airtable, teams

(365)

CRM : Zoho, Salesforce, Pipedrive,

Signature électronique : You sign, Docusign Locaux : cowork.io

Accompagnement financé par les chèques entreprises

Chèques Maturité numériqueFinalité

Accroître la maturité numérique des entreprises en vue d’améliorer leur compétitivité et leur pérennité

Prestations éligiblesAudit: analyse de la maturité et des besoins numériques, jusqu’au plan d’actionAccompagnement: support à la mise en œuvre du plan d’action, tests, contrôle et suivi

Plafond et taux d’intervention60.000 € sur 3 ans (75% de subsides)

Secteurs exclusde minimis + 61.10 à 61.30; 62.01 à 62.03; 62.09; 63.12

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Objectifs• Vous aider à débuter ou faire évoluer votre digitalisation

• Identifier ce que vous avez déjà et ce que ca vous coûte • Identifier si vous utilisez correctement ce que vous avez• Apprécier l’adéquation de vos outils numériques actuels à vos processus métier

• Vous conseiller dans votre évolution digitale• BUT: Rendre votre métier plus simple, plus efficace, plus productif, plus rentable!

• Adapter à votre façon de faire votre métier • Adapter à votre budget• Sécuriser le fonctionnement de votre cabinet

• Recommander les nouveaux outils et procédures à mettre en place

• Vous accompagner dans la mise en place des améliorations et des nouveaux outils• Assurer que vous utilisiez correctement les nouveaux outils• Assurer l’intégration avec les autres outils en place• Conseiller à la mise en place des améliorations et à la gestion du changement

Approche

• Première séance d’entretien de 2 à 3 heures• Identification de l’existant et des attentes• Identification des difficultés les plus importantes• Premier diagnostic et conseils d’améliorations• Entretien forfaitisé à 300,00 € HTVA tous frais inclus

• Définition d’une mission d’audit détaillé et d’accompagnement• Estimation du nombre de jours nécessaires (grâce au premier entretien)• Prestations subsidiables à 75% par la Région Wallonne (dossier chèques-

entreprises à introduire)• Tarif journalier de 1000,00 € HTVA tous frais inclus (soit 250 € HTVA net à

charge du cabinet)

Prestataires• Labellisés par la Région Wallonne (www.cheques-entreprises.be)• Accompagnent l’initiative de Reshape.legal

www.j2p.beJean Philipe Letellierjp.letellier@j2p.be+32 476 52 19 08

www.digiwall.beChristian Hernalsteen

christian.hernalsteen@digiwall.be+32 495 53 22 32

EnseignantsULB - UMons