Embed Size (px)
DESCRIPTION
De presentatie van Dave Bakker tijdens de oktober sessie van SPBUGNL over papiersloos vergaderen met out-of-the-box SharePoint.
Citation preview
16 oktober 2013
#papierloos vergaderen
introductie Dave Bakker
15 jaar ervaring in ICT
Workshops & trainingen
DrachtenFriesland
Intraneten digitaal vergaderen
Office365SharePoint online
SharePoint adviseur
introductie arrix optimus
ruim10 jaar ervaring
websiteswebshopsinternet -marketing
advies, implementatie & beheer
SharePoint &software –ontwikkeling
alle disciplines onder één dak
focus op het Microsoft platform
Waarom digitaal vergaderen met SharePoint?
Bespaar fors op afdruk en papierkosten*
Alle informatie en documenten centraal beschikbaar
Sneller informatie vinden
Eenvoudiger vergaderingen plannen
Automatische bewaking actiepunten
Versiebeheer
Naadloze intergratie met Microsoft Office en Outlook
Ondersteuning voor Apple, Android en Windows
tablets
*Bron: http://www.frankwatching.com/archive/2010/12/17/business-case-ipad-voor-gemeenteraden/
vooronderzoek functioneel ontwerp
inrichting & implementatie
training en begeleiding
support & coaching
plan van aanpak
Live demo
vooronderzoek
nut en noodzaak van het vooronderzoek
Hoe wordt er nu vergaderd?
Hoe wordt er nu genotuleerd?
Gaan we dit proces één op één digitaliseren?
Hoe maken we de voordelen meetbaar?
Kiezen we voor SharePoint online of on premise?
Welk type tablet computer gaat gebruikt worden?
enkele voorbeeld vragen:
vooronderzoek
de praktijk in veel gevallen:
notulen en actiepunten in Word of PDF
vooronderzoek
de praktijk in veel gevallen:
notulen en documenten per e-mail rondsturen en uitprinten
Actie punten zitten gevangen in een document
Notulen worden niet altijd goed gelezen
Levensduur van een document duurt vaak net zo langals de vergadering.
Mogelijk verschillende versies
Documenten worden niet altijd terug gevonden
Veel informatie is overbodig
vooronderzoek
de SharePoint gedachte: lijsten en kolommen
vooronderzoek
waar gaat het nou eigenlijk om bij vergaderingen?
Willen we enkel een centrale plek om documenten te delen?
Of willen we daadwerkelijk het proces verbeteren en meergebruik gaan maken van SharePoint functionaliteiten?
Dit kan betekenen dat het maken van notulen definitief tot het verleden gaat behoren
Dit is winst in tijd en geld, maar betekend ook een anderemanier van werken.
Is een organisatie hier daadwerkelijk klaar voor?
training en begeleidingfunctioneel ontwerp
Hoe gaan we een goede vergadersite realiseren?
1 centrale plek voor vergaderingen
Koppeling met Outlook agenda en taken
Overzicht relevante documenten per vergadering
Taken koppelen aan personen of groepen
Overzicht ingebrachte punten per vergadering
Ontsluiting naar tablet
Platform onafhankelijk notities maken. Ook offline
functioneel ontwerp
hoe komt onze nieuwe oplossing eruit te zien?
Platform:SharePoint online + WebApps
Notities: OneNoteDesktop, iPad en Windows RT
Mobile devices:Surface & iPad
Aanvullende App’s:SharePlus voor iPad
functioneel ontwerp
waarom OneNote?
SharePoint is voor gestructureerde data.
OneNote is voor ongestructureerde data.
App’s voor Windows RT, iPad en Android die ook offline te
gebruiken zijn. Tevens uitgebreidere desktop applicatie beschikbaar.
OneNote notitieblokken kunnen worden opgeslagen op de
SharePoint vergadersite en maken dus deel uit van het geheel.
Koppeling met Outlook.
Perfect om tijdens vergadering te gebruiken voor brainstorm sessies
door middel van touch / pen
functioneel ontwerp
hoe komt onze nieuwe oplossing eruit te zien?
Vormgeving
Lijsten en bibliotheken
Rechtenstructuur
Werkstromen
Waarschuw mij notificaties
inrichting & implementatie
de praktijk: inrichting en implementatie
de volgende slides geven een indruk
van de live demo
Startpagina met agenda en besluitenlijst
Standaard actiepunten lijst ivm koppeling Outlook actiepunten
- Versiebeheer op de lijst- Wijzigingen toevoegen aan
bestaanden tekst
Hierdoor kan een historieworden bijgehouden per actiepunt
Ingebrachte punten koppelen aan vergadering via opzoeken kolom
Overzicht ingebrachte punten
en documenten per vergadering
Via het aanpassen van het weergave formulier kunnen aanvullende webparts worden toegevoegd aan de agenda item weergave.
Lijsten kunnen in dit formulier worden gefilterd op vergader data
OneNote voor het maken van notities op tablet of pc
- Markeringen kunnen worden toegevoegd zodat items’s later snel teruggevonden kunnen worden.
![[Webinar] Office 365: Slimmer vergaderen](https://img.pdfslide.net/doc/110x75/55cf15f9bb61eb31718b469e/webinar-office-365-slimmer-vergaderen.jpg)
