Pasos Del Dominio de Flujo de Trabajo

Cinco fases para lograr el dominio del flujo de trabajoGuías y Modelos

Este método se basa en la radical noción de sentido común de que con un inventario completo y actualizado de todos sus compromisos, organizados y revisados de una manera sistemática, usted puede concentrarse claramente, ver su mundo desde ángulos óptimos y tomar decisiones confiables acerca de lo que debe (y no debe) hacer en todo momento. Este método es altamente eficaz para lograr un estado relajado y productivo.

Cinco fases para lograr el dominio del flujo de trabajo

Este método se basa en la radical noción de sentido común de que con un inventario completo y actualizado de todos sus compromisos, organizados y revisados de una manera sistemática, usted puede concentrarse claramente, ver su mundo desde ángulos óptimos y tomar decisiones confiables acerca de lo que debe (y no debe) hacer en todo momento. Este método es altamente eficaz para lograr un estado relajado y productivo.

1. Recolección - Asuntos pendientes / IncompletosA nivel profesional

ActividadesPendientes Incompletas o por terminar

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Proyectos: comenzados

Proyectos: que necesitan iniciarse

"Echarle un vistazo": a los proyectos

"Compromisos" con otros: jefes, socios, colegas, etc…

Comunicaciones: llamadas, correos, faxes, cartas

Escritos por terminar: reportes, evaluaciones, revisiones, propuestas, etc…

Reuniones: establecidas, reprogramadas, etc…

Leer/revisar: ítems de importancia

Finanzas: dinero en efectivo, presupuesto, pasivos, PyG, etc…

Planificación/organización: metas, objetivos, planes financieros, etc…

Desarrollo organizacional: estructura organizacional, reestructuración, líneas de autoridad, etc…



Administración: asuntos legales, seguro personal, dotación, etc…

Personal: contratación, despido, evaluaciones, desarrollo, compensación, etc…

Sistemas: computadores, programas, bases de datos, etc…

Ventas: clientes, prospectos, contactos, proceso de ventas, etc…

En espera: información, proyectos/tareas delegadas, decisiones, etc…

Desarrollo profesional: entrenamiento, seminarios, cosas para aprender, averiguar, etc…

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ActividadesIncompletas o por terminar

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1. Recolección - Asuntos pendientes / IncompletosA nivel Personal

ActividadesPendientes Incompletas o por terminar

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Proyectos: comenzados, sin completar

Proyectos: en la casa/apartamento, etc…

Próximos eventos: cumpleaños, aniversarios, bodas, grados, etc…

"Compromisos" con otros: esposo(a), hijos, padres, amigos, etc…

Comunicaciones: llamadas, correos, faxes, cartas

Familia: Actividades, proyectos de hijos, padres, etc…

Administrativo: equipos, teléfonos, internet, TV, etc…

Tiempo libre: libros, música, videos, viajes, lugares que visitar, gente que visitar, pasatiempos

Finanzas: cuentas por pagar, bancos, inversiones, préstamos, impuestos, etc…

En espera: reparaciones, reembolsos, cosas prestadas, información, etc…

Mantenimiento y cuidado del hogar: bienes raíces, reparaciones, construcción, remodelación, calefacción, pisos, techos, etc…

Salud: doctores, dentista, optómetra, especialistas, dieta, ejercicios, alimentos, etc…

Transporte: carro, bicicletas, motocicletas, mantenimiento, reparaciones, etc…

Vestuarios: profesional, casual, formal, deportivo, accesorios, equipaje, etc…Diligencias varias: farmacia, ferretería, tiendas, bancos, tintorería, regalos, centros comerciales, etc…

Comunidad: vecinos, trabajo de servicio, colegios, voluntariado, etc…

Mascotas: veterinario, alimento, accesorios, etc…

Otros: información, proyectos/tareas delegadas, decisiones, etc…

-Servicios: Pago de servicios, suscripciones, etc…

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ActividadesIncompletas o por terminar

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2. ProcesamientoSiga la siguiente estructura

Seleccione…

Actividad o tarea Ámbito Acciones físicas para la toma de desiciones

Dele- Profesional -

Difer- Seleccione… -

Sele- Seleccione… -

Prof- Seleccione… -

Pers- Seleccione… -

- Seleccione… -

- Seleccione… -

- Seleccione… -

- Seleccione… -

- Seleccione… -

- Seleccione… -

- Seleccione… -

- Seleccione… -

- Seleccione… -

- Seleccione… -

- Seleccione… -

- Seleccione… -

Una vez se tienen las tareas separadas, se toman una a una para determinar de qué se tratan y las acciones que se pueden tomar al respecto: hacerlas, delegarlas o diferirlas. Si no se requiere de una acción pueden ser archivadas como referencia o desecharlas. De acuerdo con Allen, si una tarea requiere menos de dos minutos en su ejecución, hay que desarrollarla inmediatamente.

Hacer

- Seleccione… -

- Seleccione… -

- Seleccione… -

VolverVolver

Acciones físicas para la toma de desiciones Analizar

- Seleccione… dd/mm/aa

















Una vez se tienen las tareas separadas, se toman una a una para determinar de qué se tratan y las acciones que se pueden tomar al respecto: hacerlas, delegarlas o diferirlas. Si no se requiere de una acción pueden ser archivadas como referencia o desecharlas. De acuerdo con Allen, si una tarea requiere menos de

Fecha de ejecución

F9

Gestionhumana.com: ¿Se puede tomar alguna acción al respecto? De la actividad o tarea.




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2. ProcesamientoSiga la siguiente estructura

Asunto que resolver -

¿De qué se trata? -

¿Se puede tomar alguna acción al respecto? -

Si se puede tomar acción -

¿Es necesario planear un proyecto?-

Planear el proyecto -

Revisar las acciones -

¿Hacerlo, Delegarlo o Diferirlo?-

¿Cuál es la próxima acción?-

¿Hacerlo, Delegarlo o Diferirlo?-

Si no se puede tomar acción -

Eliminar-

Incubar -

Referencia -

No s

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No e

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o u

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royecto

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3. OrganizaciónDetermine las fechas de ejecuciónCon el fin de mantener un seguimiento de lo que debe ser desarrollado se recomienda clasificarlo en:

FechaActividades o tareas

Acciones principales Proyectos

dd/mm/aa - -

dd/mm/aa - -

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dd/mm/aa - -

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dd/mm/aa - -

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dd/mm/aa - -

dd/mm/aa - -

dd/mm/aa - -

dd/mm/aa - -

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C8

Gestionhumana.com: Representa lo que requiere atención prioritaria para poder realizar una tarea completa. Es importante catalogar por qué medio se va a desarrollar (teléfono, oficina, e-mail), incluyendo la fecha y horario específico.

D8

Gestionhumana.com: las tareas que requieren más de una acción son conocidas como proyectos. Deben ser revisadas periódicamente con el fin de garantizar su finalización.

dd/mm/aa - -

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Con el fin de mantener un seguimiento de lo que debe ser desarrollado se recomienda clasificarlo en:

Actividades o tareasReferencia Incubación

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F8

Gestionhumana.com: tiene que ver con delegar acciones del proyecto. El seguimiento es fundamental con el ánimo de tomar medidas si no se cumple con los tiempos programados.

H8

Gestionhumana.com: cosas que no es posible desarrollar por ahora. Por ejemplo, un proyecto nuevo no contemplado en el presupuesto.

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4. RevisiónDetermine las fechas de ejecución

Fecha Acción

CLAR

IFIC

AR

Papeles sueltos

Procesamiento de notas

"Vaciarse la cabeza"

ACTU

ALIZ

AR

Revisar lista de acciones

Calendario próximo

Revisa lista de "en espera"

Revisa lista de resultados

Revisa lista de Recordatorios

SER

CREA

TIVO Revisar lista de algún día / quizas

Ser creativo y valiente

Información previa extraída del calendario

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Acción

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5. EjecuciónDetermine lo ejecutable

AccionesContexto

¿Qué puedo hacer donde estoy?

Tiempo Disponible¿Cuánto tiempo tengo?

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Recursos¿Cuánta energía tengo?

Prioridad¿Cuál es el valor que obtengo si en vez de hacer esto hago otra cosa?

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