Pedoman Kerjasama Universitas Gunadarma202.125.94.114/international/dokumen/Pedoman Kerjasama.pdf · 2.2 Bagan organisasi Kantor Urusan Internasional (KUI) . . . . . . . . . . . .18

Pedoman Kerjasama Universitas Gunadarma

Pedoman KerjasamaUniversitas Gunadarma

Universitas Gunadarma

Pedoman Kerjasama

Universitas Gunadarma

Dokumen ini merupakan hasil karya saya sendiri dan dapat dipublikasikan se-penuhnya oleh Universitas Gunadarma. Segala kutipan dalam bentuk apapun telahmengikuti kaidah dan etika yang berlaku. Semua hak cipta dari logo serta produkyang disebut dalam buku ini adalah milik masing-masing pemegang haknya, kecualidisebutkan lain.

Ringkasan Eksekutif

Sesuai dengan visi dan misi Universitas Gunadarma, kerjasama memiliki peran pen-ting di dalam meningkatkan peran Universitas Gunaarma di masyarakat dan men-capai sasaran-saran strategis Universitas Gunadarma. Pemerintah mendorong kerja-sama seluas-luasnya, baik dengan institusi dalam negeri, maupun luar negeri. Ker-jasama dapat dilakukan kepada institusi akademik maupun non akademik termasukindustri, lembaga pemerintahan dan lembaga non pemerintahan. Kerjasama ini dila-kukan baik untuk kegiatan akademik maupun non akademik dan dapat juga dilaksa-nakan sebagai kegiatan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

Untuk mendukung kegiatan kerjasama, maka koordinasi dilaksanakan oleh Wa-kil Rektor IV, bidang penelitian dan kerjasama terutama untuk lembaga-lembaga na-sional, sedangkan untuk kerjasama luar negeri didukung oleh Kantor Urusan Interna-sional (KUI), juga kerjasama dengan badan/industri internasional yang berlokasi diIndonesia.

Kerjasama di Unversitas Gunadarma dalam pelaksanaanya meliputi perencana-an, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, dan pengendalian. Setiap langkah ini teladisusun mekanisme-mekanisme formal beserta dokumen-dokumen pelengkapannya.Tata kelola yang baik akan mendorong kerjasama memberikan hasil yang sesuai de-ngan strategi pengembangan Universitas Gunadarma. Berbagai bentuk kerjasama te-lah diformulasikan menjadi skema-skema kerjasama, sesuai dengan jenis kegiatan danpartner kerjasama tersebut. Setiap jenis skema memiliki dampak dan perhatian yangberbeda untuk itu perlu diperhatikan SOP dari pelaksanaan skema tersebut.

Dalam pelaksanaan kerjasama maka dibutuhkan pendanaan dari kedua belahpihak. Beragam model pendanaan telah dilaksanakan oleh Universitas Gunadarmadan diformulasikan di dalam pedoman ini. Di samping pendanaan, Universitas Guna-darma menyediakan sarana dan prasarana yang mendukung pelaksanaan kerjasamasehingga dapat memberikan manfaat dan dapat menjamin kesinambungan kerjasama.Diharapkan dengan diikutinya pedoman ini maka kerjasama dapat terselenggara seca-ra lebih sistematis dan strategis untuk mencapai visi dan misi Universitas Gunadarma.

Kata Pengantar

Sesuai dengan visi dan misi Universitas Gunadarma, maka kerjasama merupakan kom-ponen penting di dalam kegiatan Universitas Gunadarma untuk mencapai tujuan dariUniversitsas Gunadarma. Agar kegiatan kerjasama ini dapat berjalan secara baik, ma-ka dibutuhkan suatu pedoman yang dapat menjadi pegangan bagi warga UniversitasGunadarma dalam melaksanakan kegiatan kerjasama tersebut.

Pedoman ini disusun menggunakan pendekatan bottom up, sehingga berdasar-kan good practice yang telah ada dan dibakukan sesuai dengan peraturan-perautranyang berlaku di Indonesia. Tentu saja pedoman ini belum lengkap dan selalu membu-tuhkan penyempurnaan

Tim Penyusun Pedoman KerjasamaUniversitas Gunadarma

Daftar Isi

Ringkasan Eksekutif 3

Kata Pengantar 4

1 Pendahuluan 9

1.1 Arah . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

1.2 Visi & Misi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

1.3 Tujuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

1.4 Sasaran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

1.5 Asas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1.6 Landasan peraturan dan perundangan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2 Organisasi 15

2.1 Struktur organsiasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2.2 Tanggung jawab utama KUI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2.3 Pembagian Kewenangan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

2.3.1 Koordinator Kantor Internasional . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

2.3.2 Bagian Kerjasama Industri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

2.3.3 Bagian Kerjasama Pendidikan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

2.3.4 Bagian Beasiswa, Magang dan Mobilitas . . . . . . . . . . . . . . 23

2.3.5 Bagian Layanan Administrasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3 Panduan Operasi Standard (POS) 26

3.1 Perencanaan kedatangan Dosen dan Peneliti yang ingin melakukan ke-giatan penelitian maupun perkuliahan di Universitas Gunadarma . . . . 27

3.1.1 Deskripsi Kegiatan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

3.1.2 Tujuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

5

Daftar Isi

3.1.3 Bahan/dokumentasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

3.1.4 Tahapan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

3.2 POS untuk Rencana kerja sama Universitas dengan institusi pendidikanluar negeri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

3.2.1 Deskripsi kegiatan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

3.2.2 Tujuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30


3.2.4 Tahapan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

3.3 POS untuk Mahasiswa Asing yang Ingin Studi di Universitas Gunadarma 34


3.3.2 Tujuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34


3.3.4 Tahapan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

3.4 POS untuk Civitas akademika Universitas Gunadarma yang ingin me-lakukan kegiatan akademik di luar negeri. . . . . . . . . . . . . . . . . . 37


3.4.2 Tujuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38


3.4.4 Tahapan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

3.5 Pelaksanaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

3.6 Prosedur Monitoring dan Evaluasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

3.7 Pengendalian . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

4 Skema kerjasama 46

4.1 Kerjasama dengan lembaga pendidikan tinggi . . . . . . . . . . . . . . . 46

4.1.1 Kerjasama bidang akademik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

4.1.2 Kerjasama bidang non-akademik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

4.2 Kerjasama dengan lembaga pendidikan menengah . . . . . . . . . . . . 50

4.3 Kerjasama untuk pengabdian masyarakat . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

4.4 Kerjasama dengan industri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

4.4.1 Kerjasama bidang akademik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

4.4.2 Kerjasama bidang non-akademik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

4.5 Kerjasama internasional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

5 Pendanaan kerjasama 60

5.1 Pendanaan dari UG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Pedoman Kerjasama Universitas Gunadarma 6

Daftar Isi

5.2 Pendanaan dari badan pemerintah . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

5.3 Pendanaan dari industri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

5.4 Pendanaan dari lembaga lainnnya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

5.5 Pendanaan dari lembaga internasional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

6 Hak Atas Kekayaan Intelektual 64

6.1 HAKI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

6.2 Pernyataan Acknowledgement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

6.3 Perjanjian Kerahasiaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

6.4 Material Transfer Agreement (MTA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

7 Sarana dan prasarana 70

7.1 Sarana Fisik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

7.2 Sarana SDM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

7.3 Sarana Informasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

8 Penutup 74

8.1 Notasi yang digunakan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75


Daftar Gambar

1.1 Road Map Kerjasama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2.1 Struktur organisasi pendukung kerjasama . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2.2 Bagan organisasi Kantor Urusan Internasional (KUI) . . . . . . . . . . . . 18

2.3 Kerjasama Industri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

2.4 Kerjasama Pendidikan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2.5 Kegiatan mahasiswa asing di UG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3.1 Tahapan Kedatangan Dosen/Peneliti/Mahasiswa dari LN . . . . . . . . 29

3.2 Tahapan Rencana Kerjasama Universitas dengan PT Luar Negeri . . . . 33

3.3 Tahapan Mahasiswa Asing Studi di UG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

3.4 Pengiriman Civitas Akademika UG ke Luar Negeri . . . . . . . . . . . . 41

3.5 Tahap-tahap penjajagan kerjasama dengan pihak eksternal . . . . . . . . 43

3.6 Proses monitoring dan evaluasi prigram kerjasama . . . . . . . . . . . . 44

4.1 Joint Research . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

4.2 Joint Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

4.3 Tahapan pelaksanaan kerjasama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

4.4 Pola kerjasama di tingkat S1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58



7.1 Situs Kerjasama LN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

7.2 Situs Beasiswa Magang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

7.3 Situs Pelaporan Kegiatan Kerjasama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

8.1 Contoh interaksi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

8

BAB 1Pendahuluan

Kerjasama merupakan komponen penting di dalam pengembangan Universitas. Se-suai dengan arahan Kementerian Ristek Teknologi dan Pendidikan Tinggi, universitasdisarankan mengembangkan kerjasama baik di tingkat nasional maupun internasio-nal. Kerjasama perlu dilakukan baik dengan lembaga pendidikan, maupun lembaganon pendidikan. Kerjasama itu dapat dilakukan dalam kegiatan akademik maupunnon akademik.

1.1 Arah

Kegiatan kerjasama merupakan program strategis program studi yang menginduk ke-pada institusi yang tertuang dalam Rencana Strategis Universitas Gunadarma, sertadalam pedoman umum Good University Governance (GUG) yang sudah ditetapkanoleh Rektor. Penyataan mengenai kebijakan bidang kerjasama yang tercantum dalamdokumen GUG, yaitu:

• Setiap kerjasama dengan lembaga eksternal baik yang bersifat pengabdian ma-syarakat maupun hubungan bisnis, harus sesuai dengan tujuan proses pendidik-an serta visi dan misi Universitas Gunadarma.

• Setiap kerjasama dengan lembaga eksternal yang bersifat bisnis harus diketa-hui dan disyahkan oleh Rektor dengan tetap mempertimbangkan partisipasi dankontribusi civitas academica dalam pelaksanaan kegiatannya.

• Pengelolaan keuangan untuk kerjasama bisnis dengan lembaga eksternal ha-rus mengikuti pedoman dan mekanisme pengelolaan keuangan yang ditetapkanoleh Rektor.

• Universitas Gunadarma perlu meningkatkan kegiatan pengabdian masyarakatdan kerjasama eksternal pada lingkup nasional dan internasional dalam rangkamendukung pencapaian visi universitas Gunadarma di tahun 2017.

9

Pendahuluan

Di samping kerja sama dalam negeri, Universitas Gunadarma telah memulai kegiatankerjasama dari tahun 1990 dengan melakukan pengiriman secara langsung staf mu-da Universitas Gunadarma ke kampus-kampus di Luar Negeri, misal ke Universityde Lyon, Asian Institute of Technology, Edith Cowan University, Curtin University,Swinburne University, dan lain sebagainya. Kegiatan kerjasama Luar Negeri tersebutditingkatkan sesuai dengan Visi dan Misi Universitas Gunadarma saat ini.

1.2 Visi & Misi

Visi

Pada tahun 2017 UG menjadi perguruan tinggi swasta terkemuka yang bereputasiinternasional, memiliki jejaring global, dan memberikan kontribusi signifikan bagipeningkatan daya saing bangsa

Misi

• Menyelenggarakan pendidikan tinggi berbasis teknologi informasi dan komuni-kasi yang berkualitas dalam rangka meningkatkan daya saing bangsa

• Menciptakan suasana akademik yang mendukung terselenggaranya kegiatan pe-nelitian yang bertaraf International dan bermanfaat bagi kesejahteraan umat ma-nusia

• Menyelenggarakan kegiatan pengabdian lepada masyarakat sebagai pengejawan-tahan tanggung jawab sosial institusi

• Menyelenggarakan kerjasama dengan pelbagai institusi, baik di dalam maupundi luar negeri

• Mengembangkan institusi dalam rangka merespon pelbagai perubahan yang ter-jadi

1.3 Tujuan

Kerjasama perguruan tinggi bertujuan meningkatkan efektivitas, efisiensi, produktivi-tas, kreativitas, inovasi, mutu dan relevansi pelaksanaan Triharma Perguruan Tinggiuntuk meningkatkan daya saing bangsa.

1.4 Sasaran


Pendahuluan

Untuk mencapai Visi dan Misi dari Universitas Gunadarma, maka dalam perencanaankegiatan kerjasama mengikuti Road Map kerjasama seperti yang tampak pada Gambar1.1. Berdasarkan road map tersebut, maka kerja sama akan mengikuti pencapaianyang terbagi menjadi 3 bagian utama yaitu:

• Reputasi. Diharapkan di tahun 2017 Univeristas Gunadarma akan memiliki re-putasi internasional sebagai univeristas yang dipercaya (trust) di tingkat interna-sional.

• Jejaring. Diharapkan di tahun 2017 Universitas Gunaradame memiliki jejaringinternasional yang terkelola dengan baik dan makin meluas di tingkat interna-sional.

• Kontribusi. Diharapkan di tahun 2017 Universitas Gunadarma memiliki kontri-busi yang luas di komunitas internasional dan tentu saja tanpa mengesampingk-an kontribusi di tingkat regional, nasional dan lokal

Tentu saja untuk mencapai hal tersebut selama tahun berjalan maka dilakukan per-encanaan dan kegiatan yang terkait pada penguatan infrastruktur organisasi, misalsumber daya manusia, organisasi, peraturan dan tata kelola.

Gambar 1.1: Road Map Kerjasama


Pendahuluan

1.5 Asas

Kerjasama di lingkungan Universitas Gunadarma dilaksanakan dengan prinsip:

• Mengutamakan kepentingan pembangunan nasional;

• Menghargai kesetaraan mutu serta posisi antar partner kerjasama;

• Saling menghormati tujuan dan peran dalam kerjasama;

• Menghasilkan peningkatan mutu pendidikan;

• Saling memberikan manfaat;

• Berkelanjutan; dan mempertimbangkan keberagaman kultur yang bersifat lintasdaerah, nasional, dan/ atau internasional.

Adapun penyelenggaraan kerjasama di lingkungan Universitas Gunadarma didasark-an pada rencana strategis dan statuta Universitas Gunadarma.

1.6 Landasan peraturan dan perundangan

Di dalam menyusun pedoman ini beberapa landasan digunakan sebagai landasan per-aturan:

Undang-Undang

1. Undang-Undang Dasar 1945 pasal 31 ayat 5

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2002 tentang Sistem Na-sional, Penelitian, Pengembangan dan Penerapan Ilmu Pengetahuan dan Tekno-logi

3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pen-didikan Nasional.

4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang PendidikanTinggi.

5. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustaka-an

6. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasidan Transaksi Elektronik.

7. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.


Pendahuluan

8. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2014 tentang Hak AtasKekayaan Intelektual

Peraturan Pemerintah dan Peraturan Presiden

1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2005 tentang AlihTeknologi Kekayaan Intelektual Serta Hasil Kegiatan Penelitian dan Pengem-bangan oleh Perguruan Tinggi dan Lembaga Penelitian dan Pengembangan

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelak-sanaan Undang- Undang nomor 43 tahun 2009.

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penye-lenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.

4. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2015 tentang RencanaPembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2015-2019.

5. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2006 tentang Perizinan Melakukan Kegi-atan Penelitian dan Pengembangan bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Pe-nelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing

Keputusan, Peraturan, dan Instruksi Menteri

1. Peraturan Menteri Negara Riset dan Teknologi Nomor 04/M/PER/III/2007 ten-tang Tata Cara Pelaporan Kekayaan Intelektual, Hasil Kegiatan Penelitian dan-Kebijakan Strategis Nasional Iptek (Jakstra Ipteknas) 2010-2014 yang ditetapkansesuai Kepmen Ristek No. 193/M/Kp/IV/2010

2. Peraturan Mengeri Negara Riset dan Teknologi No. 08/M/PER/IX/2007 tenganPelaporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Per-guruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usa-ha Asing dan Orang Asing.

3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 14Tahun 2014 tentang Kerjasama Perguruan Tinggi

4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik IndonesiaNomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi

5. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor 2 Tahun 2011 Tentang KegiatanPengelolaan Data Pendidikan.


Pendahuluan

Peraturan dalam lingkungan UG

• Statuta Universitas Gunadarma

• Rencana Strategis Universitas Gunadarma periode 2012-2016

• Good University Governance (GUG)


BAB 2Organisasi

Untuk melaksanakan kerjasama yang baik dan sesuai dengan visi. misi UniversitasGunadarma maka telah dipersiapkan struktur organisasi pendukung kerjasama terse-but.

2.1 Struktur organsiasi

Kegiatan Kerjasama di lingkungan Universitas Gunadarma dikoordinasi di tingkatrektor oleh Wakil Rektor IV Bidang Penelitian dan Kerjasama. Untuk kerjasama lu-ar negeri, koordinasi kegiatan dilakukan oleh Kantor Urusan Internasional (KUI), ter-masuk penanganan mahasiswa/dosen asing ataupun pengiriman staf/mahasiswa keLuar Negeri. Hal ini dapat dilihat pada struktur organisasi Universitas Gunadarmapada Gambar 2.1

Untuk kegiatan kerjasama luar negeri maka koordinasi dilakukan oleh KantorUrusan Intenrasional (KUI) yang dikepalai oleh Kepala Kantor Urusan Internasional.

2.2 Tanggung jawab utama KUI

KUI bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi dan menangani hal-hal yangterkait dengan jejaring internasional, termasuk mahasiswa, dosen ataupun peneliti in-ternasional dan penanganan kerjasama internasional. Baik kerjasama internasionaldalam bidang pendidikan, industri ataupun lainnya.

Tanggung jawab lainnya adalah melakukan inisiatif, menjembatani kerjasamainternasional. Tetapi tentu saja untuk menjalin kerjasama internasional dapat terjadilebih baik bila adanya kepercayaan yang tinggi dari partner. Oleh karena itu bagianKUI juga memiliki tanggung jawab untuk menjalin kerjasama baik dengan industrimaupun badan pemerintah untuk meningkatkan reputasi internasional tersebut. De-ngan meningkatkan reputasinya ini maka pihak partner internasional akan memiliki

15

Organisasi

Gam

bar

2.1:

Stru

ktur

orga

nisa

sipe

nduk

ung

kerj

asam

a


Organisasi

kepercayaan tinggi terhadap Universitas Gunadarma dan menjadi tidak ragu untukmemulai kerjasama. KUI akan membantu persiapan kerjasama termasuk pekerjaanadministrasi, koordinasi pelaksanaan serta monitoring dari kegiatannya.

Di samping itu, KUI juga bertanggung jawab di dalam mendorong serta meng-elola program mobilitas mahasiswa dan staf. Universitas Gunadarma menggunakanstandard serta kurikulum sesuai dengan kurikulum internasional dan mengikuti ba-kuan seperti proses Bologna. Program pertukaran mahasiswa serta visiting researchmerupakan upaya untuk menaikkan reputasi dan memberikan pengalaman interna-sional bagi para civitas akademika Universitas Gunadarma.

Kantor Urusan Internasional dipimpin oleh Koordinator, berada di bawah danbertanggungjawab kepada Rektor. Rincian tugas Kantor Urusan Internasional:

• Melakukan koordinasi untuk peningkatan reputasi Univeristas Gunadarma ditingkat internasional termasuk di dalam peningkatan ranking Universitas Guna-darma

• Melakukan koordinasi dan sinkronisasi kerja dalam berbagai kegiatan untuk men-dorong kegiatan internasionalisasi dapat berjalan secara optimal.

• Mengkoordinasikan kegiatan baik penelitian, pengembangan ataupun pengab-dian masyarakat yang memilki kontribusi luas kepada masyarakat Indonesiadan dunia.

• Mengkoordinasi kegiatan peningkatan kapasitas para pengajar di UniversitasGunadarma melalui berbagai kegiatan di tingkat internasional, misal kunjung-an penelitian, joint supervision, kuliah lanjutan, konferensi ataupun workshopinternasional

• Menyusun kebutuhan manajemen untuk kerjasama internasional, seperti renca-na dan program kerja serta SOP di bidang urusan internasional;

• Meningkatkan serta mengakselerasi terciptanya jejaringan internasional antaraUniversitas Gunadarma dengan berbagai institusi di Luar Negeri, baik institusipendidikan maupun non pendidikan termasuk industri;

• Melakukan koordinasi serta memfasilitasi kunjungan tamu asing ataupun kun-jungan dari staf ke LN dalam upaya pengembangan kapasitas yang mendukungpenciptaan jejaring internasional.

• Melakukan koordinasi dan memfasilitasi konferensi, workshop internasional. Ko-ordinasi ini dilakukan di tingkat universitas.

• Melakukan diseminasi informasi kepada civititas akademi terkait kemungkinanpeningkatan kapasitas melalui program Luar Negeri.


Organisasi

• Mengkoordinasi kunjungan pimpinan Universitas ke Luar Negeri dalam upayamonev, studi banding ataupun penanda tannganan MoU.

• Memfasilitasi kebutuhan dan prasyarat administrasi dalam kaitannya dengan je-jaringan international. Misal persiapan dokumen yang dibutuhkan oleh partner(MoU, MoA)

• Juga sebagai kontak bagi univeristas, mahasiswa, peneliti dan tamu asing danmelakukan koordinasi dengan pihak terkait di Universitas Gunadarma

• Menyiapkan materi promosi untuk pihak ke Luar Negeri baik langsung maupuntidak langsung.

• Mencari eksternal funding dari pihak internasional baik untuk beasiswa ataupununtuk penelitian.

Pengelola International Office Universitas Gunadarma memiliki struktur organisasiseperti pada Gambar 2.2. Terdiri dari komponen jabatan sebagai berikut:

• Kepala Kantor Internasional (Koordinator Kerjasama Internasional)

• Bagian Kerjasama Industri Internasional

• Bagian Kerjasama Akademik International

• Bagian Beasiswa, Magang, dan Mobilitas

• Bagian Layanan Administrasi

Gambar 2.2: Bagan organisasi Kantor Urusan Internasional (KUI)


Organisasi

2.3 Pembagian Kewenangan

2.3.1 Koordinator Kantor Internasional

Kedudukan Koordinator Kantor International merupakan struktur organisasi di ling-kungan Universitas Gunadarma dengan kedudukan langsung di bawah Rektor

Masa jabatan Masa jabatan sesuai dengan penunjukkan oleh rektor atau dapat dila-kukan pergantian antar waktu berdasarkan evaluasi kinerja.

Tugas pokok Melakukan koordinasi dan pengelolaan Kantor Urusan Internasionalserta menjadi perwakilan UG ketika berinteraksi dengan dunia internasional.

Uraian Uraian tugas dari Koordinator Kantor International adalah sebagai berikut:

• Melakukan perencanaan dan koordinasi dengan unit kerja lain termasuk Pro-gram Studi dan Pusat Studi untuk kegiatan di lingkungan Universitas Gunadar-ma yang terkait dengan kerjasama internasional.

• Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain untuk peningkatan reputasi Unive-ristas Gunadarma di tingkat internasional termasuk di dalam peningkatan ran-king Universitas Gunadarma

• Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait untuk baik penelitian, pengem-bangan ataupun pengabdian masyarakat yang memilki kontribusi luas kepadamasyarakat Indonesia dan dunia.

• Mengkoordinasi kegiatan peningkatan kapasitas para pengajar di UniversitasGunadarma melalui berbagai kegiatan di tingkat internasional, misal kunjung-an penelitian, joint supervision, kuliah lanjutan, konferensi ataupun workshopinternasional

• Menjadi juru bicara universitas di tingkat Internasional.

• Melakukan koordinasi di dalam penerimaan tamu baik dosen, industri ataupunmahasiswa internasional baik untuk kegiatan rutin ataupun insidential.

• Melakukan koordinasi, pendelegasian tugas serta koordinasi kepada bagian-bagiandi KUI agar tugas-tugas dapat berjalan secara efektif dan efisien sehingga sesuaifungsi untuk menunjan kinerja organisasi Universitas Gunadarma

• Melakukan peningkatan pengetahuan dari staf KUI untuk meningkatkan pelak-sanaan KUI.


Organisasi

• Menerima usulan dari bagian-bagian dalam KUI untuk pembentukan Kepaniti-aan dan melakukan koordinasi dan melanjutkan usulan tersebut kepada pihakUniversitas.

• Melakukan perencanaan kerja dari KUI dan membuat laporan rutin dari pelak-sanaan rencana kerja KUI.

2.3.2 Bagian Kerjasama Industri

Kedudukan

Bagian Kerjasama Industri merupakan struktur organisasi di lingkungan UniversitasGunadarma dengan kedudukan langsung di bawah Koordinator Kantor Internasional.

Masa jabatan

Masa jabatan sesuai dengan penunjukkan oleh rektor atau dapat dilakukan pergantianantar waktu berdasarkan evaluasi kinerja.

Tugas pokok

Mengelola kerjasama dengan pihak industri baik nasional maupun internasional da-lam upaya meningkatkan kepercayaan dan reputasi di tingkat internasional.

Uraian

Uraian tugas-tugas dari jabatan ini adalah sebagai berikut:

• Melakukan penjajakan dengan pihak industri di tingkat internasional untuk me-lakukan kerjasama industri

• Melakukan koordinasi dengan unit kerja lainnya terutama dengan UG-IBC (In-cubator Bussiness Centre) dan Program Studi lainnya terkait dengan pelaksana-an program industri dengan pihak internasional.

• Merencanakan pelaksanaan program-program kerjasama dengan pihak industri,misal melalui BootCamp, Seminar Uni-Industry, ataupun melalui program JointDevelopment Program. Kegiatan-kegiatan ini agar diikuti secara luas oleh civitasakademika Universitas Gunadarma

• Memastikan kerjasama melalui mekanisme Memorandum of Understanding (NotaKesepahaman) dan diikuti dengan pelaksanaan yang dimulai dengan Memoran-dum of Agreement (Perjanjian Kerja Sama - PKS).

• Melakukan pengkinian terhadap data kerjasama dengan industri


Organisasi

• Mengusulkan pembentukan Kepanitiaan kepada Koordinator KUI.

• Memfasilitasi program studi terkait dapat aktif di dalam kegiatan kerjasama de-ngan asosiasi profesi yang berhubungan dengan Program Studi tersebut.

(a) Industri animasi (b) Industri HP

Gambar 2.3: Kerjasama Industri

2.3.3 Bagian Kerjasama Pendidikan

Kedudukan

Bagian Kerjasama Pendidikan merupakan struktur organisasi di lingkungan Universi-tas Gunadarma dengan kedudukan langsung di Koordinator Kantor International.

Masa jabatan


Syarat

Tugas pokok

Mengelola kerjasama dengan pihak akademik termasuk lembaga perguruan tinggimaupun non perguruan tinggi, baik nasional maupun internasional dalam upaya me-ningkatkan kepercayaan dan reputasi di tingkat internasional.

Uraian

• Melakukan penjajakan kerjasama dengan pihak lembaga pendidikan, misal uni-versitas dan lembaga pelatihan di tingkat internasional. Hal ini dilakukan baik


Organisasi

melalui korespondensi, pameran, kunjungan langsung ke lembaga tersebut ataulainnya.

• Melakukan koordinasi dengan Program Studi dan Pusat Studi terkait denganpelaksanaan program-program yang melibatkan mahasiswa asing, dosen tamuserta peneliti tamu.

• Merencanakan pelaksanaan program-program kerjasama dengan pihak akade-mi, misal pelaksanaan visiting research di kampus partner, visiting lecture daripeneliti/dosen tamu, kuliah lanjutan misal dalam bentuk program dual degreeuntuk S2 ataupun program doktoral. Kegiatan ini diikuti oleh civitas akademikaUniversitas Gunadarma

• Memastikan kerjasama melalui mekanisme Memorandum of Understanding (NotaKesepahaman) dan diikuti dengan pelaksanaan yang dimulai dengan Memoran-dum of Agreement (Perjanjian Kerja Sama - PKS)

• Mengkoordonasikan dengan pihak internal Universitas Gundarma sehingga pe-laksanaan kerjasama akademi ini dapat berjalan secara lancar.

• Melakukan pengkinian terhadap data kerjasama dengan lembaga pendidikan in-ternasional

• Mengusulkan pembentukan Kepanitiaan untuk suatu kegiatan kepada Koordi-nator KUI.

• Melakukan koordinasi dengan Kepala Biro Administrasi Umum dan Prodi se-hingga dosen pada prodi tersebut dapat mengikuti kegiatan akademik interna-sional, baik konferensi, short course, pendidikan lanjutan, kunjungan singkatdan lain sebagainya

• Memfasilitasi sehingga prodi terkait dapat aktif di dalam kegiatan kerjasama ter-masuk dengan upaya pencarian dana dari badan internasional.

(a) Mahasiswa UG di QDC (b) Dosen tamu di UG

Gambar 2.4: Kerjasama Pendidikan


Organisasi

2.3.4 Bagian Beasiswa, Magang dan Mobilitas

Kedudukan

Bagian Beasiswa, Magang dan Mobilitas merupakan struktur organisasi di lingkunganUniversitas Gunadarma dengan kedudukan langsung di Koordinator Kantor UrusanInternational

Masa jabatan


Tugas pokok

Mengelola pelaksanaan beasiswa, magang baik di tingkat nasional maupun interna-sional terutama yang erat kaitannya dengan program mobilitas.

Uraian

Uraian tugas dari jabatan ini adalah sebagai berkut:

• Menginformasikan kesempatan beasiswa kepada seluruh civitias akademi Uni-versitas Gunadarma

• Menyiapkan peserta beasiswa, memfasilitasi proses seleksi penerima beasiswadengan bekerja sama dengan kampus partner sebagai tim seleksi.

• Mengatur keberangkatkan penerima beasiswa program luar negeri, serta mela-kukan monitoring dan evaluasi dari pelaksanaan beasiswa, termasuk kelancarandana beasiswa.

• Memastikan penerima beasiswa memenuhi kewajiban termasuk laporan dan In-telectual Social Responsibility (ISR) sebagia kontribusi publik para penerima be-asiswa.

• Menjajaki peluang dan menjalin kerjasama dengan pihak industri maupun lem-baga riset untuk kesempatan magang bagi mahasiswa.

• Menginformasikan kesempatan magang kepada seluruh mahasiswa, baik DIII,S1, dan S2

• Menyiapkan peserta magang, memfasilitas pelaksanaan bootcamp dan seleksidengan bekerja sama dengan partner industri


Organisasi

• Melakukan monitoring dan evaluasi dari pelaksanaan magang, serta kelancaranbeasiswa magang yang diterima oleh mahasiswa.

• Menjajaki kemungkinan program mobilitas baik bagi mahasiswa maupun staf.

• Meningkatkan jumlah mahasiswa asing ataupun peneliti dan dosen tamu yangdatang ke Universitas Gunadarma

• Mengembangkan sistem berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi untukmendukung program beasiswa, magang dan mobilitas.

(a) Mahasiswa Eropa di ICMF (b) Presentasi mahasiswa asing

Gambar 2.5: Kegiatan mahasiswa asing di UG

2.3.5 Bagian Layanan Administrasi

Kedudukan

Bagian Administrasi dan Kesekretariatan merupakan struktur organisasi di lingkung-an Universitas Gunadarma dengan kedudukan langsung di Koordinator Kantor Urus-an International

Masa jabatan


Tugas pokok

Mengelola persiapan administrasi untuk kegiatan internasional.

Uraian

Bagian ini memiliki tugas-tugas sebagai berikut:


Organisasi

• Melakukan koordinasi dalam kegiatan kesekretariatan untuk mendukung pe-ngembangan kerja sama sesuai dengan visi dan misi Universitas Gunadarma.

• Mengatur, menyiapkan dan mengadakan segala keperluan kegiatan administrasikantor yang dibutuhkan untuk menunjang kerja KUI. Menjalankan fungsi admi-nistrasi dan surat menyurat dengan tertib.

• Melakukan koordinator dengan bagian lain untuk menjamin kerjasama terjalindengan baik. Mengatur sistem kerja International Office agar dapat berjalan se-cara efektif dan fungsional dengan melibatkan bagian-bagian lain yang terkait. .Termasuk melakukan usulan pembentukan task force, dan menghubungi perso-nalnya.

• Mewakili kepala atau para koordinator International Office diberbagai acara ataurapat bilamana yang bersangkutan berhalangan hadi

• Mengembangkan dan mengelola data base agar tetap terbaru dan terakurat.

• Memfasilitasi pelayanan kepada mahasiswa asing di lingkungan Universitas Gu-nadarma serta mengkoordinasi kebutuhan mahasiswa asing tersebut.

• Memfasilitasi mahasiswa asing dalam berhubungan dengan pengawasan ijin-ijindi Imigrasi, Kedutaan, Depdiknas atau institusi lainnya.

• Secara rutin membuat laporan evaluasi kerja fungsional dan membantu Koordi-nator di dalam penyusunan laporan dan perencanaan tahunan.


BAB 3Panduan Operasi Standard (POS)

Dosen dan Pusat Studi di Universitas Gunadarma telah aktif terlibat pada kegiatankerjasama riset maupun kerjasama pengabdian masyarakat, baik di dalam negeri ma-upun dengan institusi luar negeri. Hal ini penting di dalam mencapai perspektif globaldan sesuai Visi dan Misi Universitas Gunadarma. Kerjasama yang dilakukan diha-rapkan mengikuti perencanaan strategi Universitas Gunadarma.

Untuk menghindari dari kewajiban finansial dan legalitas yang tidak diharapk-an, maka kerjasama harus dikelola secara baik, dan seluruh UG diinformasikan, sertabeberapa kebijakan harus dipenuhi. Suatu MoU ataupun perjanjian Kerja Sama harusdiketahui dan disetujui oleh pihak Rektorat melalui Biro Administrasi Umum (BAU).Suatu pernjanjian kerjasama harus disusun agar mendukung tujuan insitusi dan mem-perkaya keterlibatan partner lokal dan internasional melalui kerjasama yang strategis.

Untuk memulai kerjasama setiap bagian harus mengontak Wakil Rektor IV (ter-utama untuk kerjasama dalam negeri), dan Kantor Urusan Internasional (untuk ker-jasama internasional). Sebelum finalisasi suatu perjanjian, setiap bagian yang terlibatharus memasikan ketersediaan sumber daya pendukung di lingkungan UniversitasGunadarma. Suatu perjanjian dibuat dilengkapi dengan perancanaan aksi.

Suatu pernjanjian di tingkat MoU harus ditanda-tangani oleh Rektor, sedangkanuntuk berkas dokumen setara Perjanjian Kerjasama (PKS) ditanda-tangani oleh WakilRektor IV, atau Satuan Pelaksana kegiatan Kerjasama dengan diketahui oleh WakilRektor IV. Tentu saja Rektor dapat mewakili penanda-tanganan PKS sebagai kapasitasmengetahui kerjasama. Untuk kerjasama Dual degre/Joint Degree dan lain-lainnya,maka diwajibkan meminta perizinan ke Kementerian Riset Teknologi dan PendidikanTinggi. Setelah disetujui oleh Ketua Prodi dan Fakultas terkait.

Untuk melaksanakan tahapan-tahapan kerjasama yang terdiri dari:

1. Perencanaan

2. Pelaksanaan

3. Monitoring dan Evaluasi

26

Panduan Operasi Standard (POS)

4. Pengendalian

Berikut ini ditentukan Prosedur Operasi Standard (POS) untuk tiap-tiap fase kegiatan

3.1 Perencanaan kedatangan Dosen dan Peneliti yang ingin

melakukan kegiatan penelitian maupun perkuliahan

di Universitas Gunadarma

3.1.1 Deskripsi Kegiatan

Kegiatan ini merupakan usulan yang diajukan oleh Fakultas/Jurusan/Progran Studidi Universitas Gunadarma (UG) yang mengajukan dosen /peneliti/mahasiswa asing(dari luar negeri) yang akan memberikan kuliah tamu atau mengikuti perkuliahan diUG dideskripsikan secara grafik melalui gambar 3.1.

3.1.2 Tujuan

Kegiatan ini bertujuan agar terjadinya proses pertukaran informasi, pengetahuan, me-tode belajar-mengajar, sosial budaya antara dosen/mahasiswa asing dengan dosen/mahasiswadi UG dalam rangka peningkatan mutu akademik dan pencapaian sebagai salah satuperguruan tinggi kelas dunia.

3.1.3 Bahan/dokumentasi

Dokumen yang terkait untuk aktifitas ini adalah sebagai berikut:

[1] Pengajuan Usulan

Dokumen 1 yang diperlukan untuk aktifitas ini adalah:

• Link Laman situs web perguruan tinggi asal dosen/mahasiswa yang diusulkan;

• Brosur/ leaflet/ handout;

• Email dosen/mahasiswa yang diusulkan;

• Surat rekomendasi dari perguruan tinggi asal dosen/mahasiswa yang diusulkan

[2] Hasil seleksi/penilaian usulan

Dokumen 2 dan 2a yang dihasilkan:



• Surat keputusan (berikut copy/rangkap dua) hasil seleksi yakni, surat penolakanusulan kedatangan dosen/mahasiswa dari luar negeri;

Dokumen 3 dan 3 yang dihasilkan:

• Surat keputusan hasil seleksi yakni, surat pemberitahuan penerimaan usulan ke-datangan dosen/mahasiswa dari luar negeri;

[3] Pemberian bantuan pendanaan dan akomodasi

Dokumen 4 yang dihasilkan:

• Surat keterangan pemberian bantuan dana dan akomodasi bagi dosen/mahasiswadari luar negeri yang disetujui;

• Bantuan pendanaan;


• Surat pemberitahuan penerimaan kedatangan dosen/mahasiswa dari luar nege-ri;

3.1.4 Tahapan

Tahapan pelaksanaan kedatangan Dosen dan Peneliti yang ingin melakukan kegiatanpenelitian maupun perkuliahan di Universitas Gunadarma dapat dilihat pada Gambar3.1. Dan dilakukan secara tahapan berikut ini:

1. Fakultas/jurusan/prodi mengusulkan calon dosen/mahasiswa yang hendak di-datangkan/datang dari luar negeri ke pihak Rektorat.

2. Rektorat, dalam hal ini PuRek I/II, melakukan seleksi terhadap usulan dari fa-kultas/jurusan/prodi.

3. Seleksi akan dilakukan Rektorat,misal seleksi daftar riwayat hidup, kegiatan pe-nelititan yang telah/sedang dilakukan, kebutuhan perguruan tinggi (UG) ataskeahlian/program studi/kekhususan dari dosen/mahasiswa yang diusulkan,ataupun seleksi lainnya seperti test bahasa inggris.

4. Rektorat akan melakukan pengiriman hasil seleksi ke pihak pengusul dan Inter-national Office.

5. Tim IO akan melakukan validasi data dan mengumumkan hasil seleksi ke pe-ngusul dan/atau dosen/mahasiswa yang bersangkutan.



6. IO dapat secara langsung atau melalui pengusul akan menginformasikan ke pa-da dosen/mahasiswa yang diusulkan.

7. IO akan menyiapkan kebutuhan dosen/mahasiswa yang usulannya disetujui.

8. Rektorat akan memberikan bantuan pendanaan dan akomodasi selama kegiatandosen/mahasiswa yang disetujui melalui IO.

9. IO akan memberitahukan secara lengkap mengenai hasil keputusan, kebutuhanselanjutnya, dan dokumen lainnya yang harus dipenuhi oleh dosen/mahasiswayang disetujui.

Gambar 3.1: Tahapan Kedatangan Dosen/Peneliti/Mahasiswa dari LN



3.2 POS untuk Rencana kerja sama Universitas dengan

institusi pendidikan luar negeri

3.2.1 Deskripsi kegiatan

Kegiatan ini dilaksanakan untuk melakukan rencana kerjasama antar universitas de-ngan institusi perguruan tinggi luar negeri. Hal ini dilakukan dalam rangka salah satucara dalam meningkatan mutu pendidikan tinggi di universitas gunadarma. Ada em-pat pelaku/subjek dalam POS ini, yaitu: Rektorat (Vice Rector), International Office(IO), Fakultas/Program Studi (Fac/Dept) dan perguruan tinggi luar negeri. Kerjasa-ma diformalkan dalam bentuk surat dan dokumen kerjasama MOU/LOI/MOA.

3.2.2 Tujuan

Kegiatan ini bertujuan agar proses kerjasama luar negeri antara universitas gunadar-ma dengan perguruan tinggi luar negeri yang terakreditasi dengan baik dapat terwu-jud sesuai dengan aturan/kaidah hukum yang berlaku dan renstra Universitas Guna-darma.


Dokumen yang dibutuhkan:

[1] Informasi dan Pengajuan Usulan

Dokumen 1 yang diperlukan untuk aktifitas ini adalah:

• Pengumuman dari Link Laman situs web resmi perguruan tinggi yang akan di-lakukan kerjasama;

• Brosur/ leaflet/ handout;

• Email resmi dari pimpinan perguruan tinggi luar negeri yang bersangkutan;

• Surat resmi dari perguruan tinggi yang bersangkutan.


• Surat pengajuan usulan pertemuan/rapat untuk kerjasama antar perguruan ting-gi.



[2] Pembuatan draft kerjasama MOU/LOI/MOA

Dokumen 3a dan 3b yang dihasilkan:

• Surat pengantar Rektor untuk permohonan usulan kerjasama;

• Rancangan kerjasama universitas gunadarma dengan perguruan tinggi luar ne-geri yang bersangkutan.

[3] Hasil keputusan penolakan/penerimaan draft kerjasama MOU/LOI/MOA

Dokumen 4a yang dihasilkan:

• Surat keputusan penolakan usulan kerjasama dari perguruan tinggi luar negeri.

Dokumen 4b yang dihasilkan:

• Surat keputusan penerimaan usulan kerjasama dari perguruan tinggi luar negeri.

• Persetujuan (termasuk revisi) rancangan kerjasama yang diusulkan universitasgunadarma.

[3]Penandatanganan MOU/LOI/MOA


• Surat keputusan penerimaan usulan kerjasama dari perguruan tinggi luar negeri.

• Revisi rancangan kerjasama dan penandatangan rancangan kerjasama


• Surat perjanjian MOU/LOI/MOA yang telah ditandatangani Rektor/Vice RectorUniversitas Gunadarma.


• Surat perjanjian MOU/LOI/MOA yang telah ditandatangani Perguruan TinggiLuar Negeri dan Rektor/Vice Rector Universitas Gunadarma.

3.2.4 Tahapan

Tahapan pelaksanaan kerjasama luar negeri antara Universitas Gunadarma denganPerguruan Tinggi Luar Negeri diilustrasikan dengan grafik pada Gambar 3.2, yangDan dijelaskan melalui tahapan berikut ini:



1. PT Luar Negeri menghasilkan informasi peluang kerjasama Internasional melaluwebsite, email, surat resmi bagi Universitas/Perguruan Tinggi dalam negeri.

2. Rektorat, IO, Fak/Dept menerima informasi peluang kerjasama internasional.

3. IO mempersiapkan rapat/pertemuan pendahuluan dengan PT Luar Negeri.

4. IO dan Fak/Dept mempersiapkan/menyusun rancangan/draft kerjasama luarnegeri dalam bentuk draft MOU/LOI/MOA.

5. Rektorat memverifikasi draft MOU/LOI/MOA.

6. IO mengirimkan draft MOU/LOI/MOA yang diverifikasi Rektor.

7. PT Luar Negeri yang dituju menerima dan memverifikasi draft MOU/LOI/MOAdari Universitas Gunadarma.

8. PT Luar Negeri yang bersangkutan menolak atau menyetujui draft MOU/LOI/MOA

9. Draft MOU/LOI/MOA yang disetujui PT Luar Negeri dikirimkan ke UniversitasGunadarma melalui IO untuk diteruskan ke Rektor.

10. Rektor menyetujui dan menandatangani MOU/LOI/MOA ke PT Luar Negerimelalui IO.

11. PT Luar Negeri menyetujui dan menandatangani MOU/LOI/MOA.

12. MOU/LOI/MOA terwujudkan antara Universitas Gunadarma dengan PT LuarNegeri..



Gambar 3.2: Tahapan Rencana Kerjasama Universitas dengan PT Luar Negeri

3.3 POS untuk Mahasiswa Asing yang Ingin Studi di Uni-

versitas Gunadarma




Kegiatan ini adalah kegiatan bagi mahasiswa asing/luar negeri yang ingin (dan ataumelanjutkan) studi di Universitas Gunadarma. Ada lima pihak yang terlibat dalamkegiatan ini, yaitu: 1. Student/Mahasiswa Asing; 2. Universitas Gunadarma (melaluiIO); 3. DIKTI (melalui BPKLN); 4. Kedutaan besar Indonesia (INA Embassy); dan 5.Kantor Imigrasi.

3.3.2 Tujuan

Kegiatan ini dilakukan dalam rangka memfasilitasi bagi mahasiswa asing/luar negeriyang ingin (dan atau melanjutkan) studi di Universitas Gunadarma.


Dokumen yang dibutuhkan:

[1] Pengajuan/lamaran studi di UG

Mahasiswa asing mengajukan/melamar kepada Universitas melalui IO. Dokumen 1yang diperlukan pada aktifitas ini adalah:

• Daftar Riwayat Hidup;

• Copy transkrip akademik;

• Fotocopy passport yang masih berlaku;

• Surat jaminan keuangan selama studi di Universitas Gunadarma dalam bentukrekening bank;

• Surat pernyataan tidak akan bekerja selama pendidikan di Universitas Gunadar-ma;

• Pasfoto terbaru;

• Surat kesehatan dari pihak berwenang.

[2] Penilaian atas pengajuan/lamaran

Universitas akan menilai kelayakan atas pengajuan/lamaran mahasiswa yang asingbersangkutan dengan dokumen 1 . Dokumen-dokumen yang dihasilkan dari tahap-an ini adalah 2 dan 3 :



• Dokumen 2 berupa surat keputusan penolakan atas pengajuan/lamaran maha-siswa asing;

• Dokumen 3 terdiri dari:

– Surat keputusan penerimaan dan

– Surat penjaminan untuk melakukan studi di Indonesia;

[3] Pengajuan Visa ke Kedubes RI

Setelah diterbitkannya dokumen 3 maka mahasiwa asing harus mengajukan permo-honan visa ke kedutaan besar RI (Kedubes RI) dengan mengajukan dokumen 4 yangberupa:

• Surat Keputusan penerimaan dari Universitas Gunadarma;

• Surat Pengajuan Visa

Berdasarkan dokumen 4 , Kedubes RI akan menerbitkan visa dalam bentuk dokumen5 yakni Visa Kunjungan Sosial dan Budaya (VKSB).

[4] Pengajuan Permittion Letter

Berbekal dokumen VKSB maka mahasiswa asing tersebut harus mengajukan ijin studike Rektor Universitas Gunadarma melalui IO yang menghasilkan dokumen 6 yaitu:Surat Ijin Studi (permission letter).

• Setelah menerima dokumen 6 , mahasiswa asing tersebut mengajukan Surat IjinMahasiwa untuk ke DIKTI melalui BPKLN. Dokumen yang diperlukan adalah7 yang berupa:

– Dokumen 1 sampai dokumen 6 , kecuali dokumen 2 .

• DIKTI melalui BPKLN akan memproses pengajuan mahasiwa asing, dengan meng-hasilkan dokumen 8a dan 8b yaitu:

– 8a Surat Ijin Mahasiwa untuk Universitas Gunadarma.

– 8b Salinan/copy Surat Ijin Mahasiwa untuk Mahasiswa Asing.



[5] Pengajuan KITAS

Selanjutnya Universitas Gunadarma akan mengajukan surat ijin tinggal sementara un-tuk mahasiswa asing tersebut ke Kantor Imigrasi dengan melengkapi dokumen 9yang terdiri dari:

• dokumen 1 sampai 8a , kecuali dokumen 2 .

Pengajuan surat ijin tinggal sementara untuk mahasiswa asing yang disetujui KantorImigrasi akan menghasilkan dokumen 10a dan kecuali 10b yakni: KITAS dan CopyKITAS.

3.3.4 Tahapan

Tahapan pelaksanaaan Mahasiswa Asing yang ingin (dan atau melanjutkan) studi diUniversitas Gunadarma, seperti dijabarkan pada Gambar 3.3. Tahapan-tahapannyaadalah sebagai berikut:

1. Mahasiswa Asing mengajukan lamaran untuk melakukan (dan atau melanjutkanstudi) di UG.

2. Universitas Gunadarma memeriksa dan mereview berkas lamaran yang masuk.

3. Mahasiswa Asing akan menerima hasil pemeriksaan dan penilaian lamaran danberkas berupa Surat Penolakan atau Surat Penerimaan.

4. Mahasiswa Asing yang diterima akan menampatkan surat pemberitahuan dansurat jaminan studi dari UG.

5. Mahasiswa Asing yang diterima mengajukan visa ke Kedubes RI.

6. Mahasiswa Asing yang memperoleh visa (VKSB) mengajukan surat ijin studi keUG dan DIKTI/BPKLN.

7. Mahasiswa Asing yang disetujui akan menerima surat ijin dari UG dan surat ijinstudi dari DIKTI/BPKLN.

8. UG akan menerima surat ijin studi untuk mahasiswa asing yang bersangkutandan mengirimkan copy-nya ke mahasiswa tersebut.

9. UG mengajukan KITAS untuk mahasiswa asing yang disetujui sebelumnya.

10. Kantor Imigrasi mengeluarkan KITAS untuk mahasiswa asing tersebut ke UGsebagai penjamin.

11. UG akan memberikan salinan/copy KITAS ke mahasiswa asing yang bersang-kutan.



.

Gambar 3.3: Tahapan Mahasiswa Asing Studi di UG

3.4 POS untuk Civitas akademika Universitas Gunadar-

ma yang ingin melakukan kegiatan akademik di luar

negeri.


Kegiatan ini diselenggarakan sebagai salah satu filosofi dasar UG dalam meningkatk-an kualitas sumber daya manusia. Kegiatan ini diperuntukan bagi civitas akademika(mahasiswa dan/dosen) UG yang layak dan memenuhi syarat yang ditentukan olehUniversitas. Pelaku kegiatan ini terdiri dari lima yaitu:

• Mahasiswa/Dosen;

• Fak./Dept;



• IO;

• Rektorat; dan

• PT Luar Negeri.

3.4.2 Tujuan

Kegiatan ini bertujuan untuk:

• memberikan kesempatan civitas akademika dalam kegiatan akademik di luarnegeri

• peningkatan kualitas sumber daya manusia (civitas akademika) dalam bidangakademik.


[1] Informasi/tawaran kegiatan akademik di luar negeri

PT Luar Negeri menginformasikan adanya program kegiatan akademik di PT LuarNegeri yang bersangkutan ke Universitas Gunadarma melalui Rektor dan selanjutnyaditeruskan ke Mahasiswa/Dosen melalui IO dan Fak./Dept yang terkait. Dokumenyang dihasilkan dari aktifitas ini adalah:

• Dokumen 1a berupa surat pemberitahuan resmi kepada Rektor UG

• Dokumen 1b berupa surat pemberitahuan resmi kepada Fak./Dept. terkait diUG

• Dokumen 1c pengumuman/brosur/ leaflet informasi/tawaran kegiatan akade-mik di luar negeri bagi mahasiswa/dosen

[2] Usulan calon peserta


• Daftar Riwayat Hidup;

• Copy transkrip akademik;

• Fotocopy passport yang masih berlaku;

• Surat jaminan keuangan selama studi di Universitas Gunadarma dalam bentukrekening bank;



• Surat pernyataan ikatan dinas di Universitas Gunadarma setelah selesai meng-ikuti kegiatan akademik di luar negeri;

• Pasfoto terbaru;

• Surat kesehatan dari pihak berwenang.

• Nilai TOEFL


• Daftar usulan calon peserta;

• dan dokumen 2a ;


• Daftar usulan calon peserta;

• dan dokumen 2a dan 2b .

[3] Seleksi internal/dalam negeri calon peserta


• Hasil seleksi calon peserta yang mengikuti kegiatan;

[4] Seleksi eksternal/luar negeri calon peserta


• Daftar hasil seleksi internal calon peserta yang mengikuti kegiatan di PT LuarNegeri;

Dokumen 6a dan dokumen 6b yang dihasilkan:

• Daftar (dan salinan/copy) hasil seleksi PT Luar Negeri peserta yang mengikutikegiatan di PT Luar Negeri;


• Informasi hasil seleksi PT Luar Negeri untuk peserta yang akan mengikuti kegi-atan akademik di Luar Negeri;

• Informasi kelengkapan persyaratan lanjutan;



[5] Dokumen persyaratan lanjutan peserta kegiatan


• Dokumen kelengkapan persyaratan lanjutan;

• Salinan/copy dokumen kelengkapan persyaratan lanjutan;

Dokumen 9 yang diperlukan:

• Surat pengantar pengurusan passport, visa, dan lain lain.

3.4.4 Tahapan

Tahapan pelaksanaan dari Beasiswa Unggulan Mandiri dijabarkan pada Gambar 3.4 :

1. Informasi mengenai peluang/lowongan kegiatan akademik di luar negeri dida-patkan dari Rektor dari PT Luar Negeri.

2. Informasi dari Rektor diterima oleh IO untuk diteruskan ke Fak./Dept. kemudi-an ke Mahasiswa/Dosen.

3. Mahasiswa/Dosen menerima informasi, menyiapkan dan mengirimkan doku-men persyaratan awal ke Fak./Dept.

4. Fak./Dept. meneruskan dokumen persyaratan awal dan daftar calon peserta keRektorat melalui IO.

5. IO menyampaikan usulan calon peserta yang memenuhi persyaratan ke Rektor.

6. Rektor dengan Rektoratnya melakukan seleksi internal calon peserta yang didaf-tarkan oleh IO.

7. Hasil seleksi internal diputuskan oleh Rektor dan diserahkan ke IO.

8. IO mengirimkan hasil seleksi internal/rekomendasi UG ke PT Luar Negeri yangbersangkutan.

9. PT Luar Negeri yang bersangkutan melakukan seleksi/review terhadap usulancalon peserta yang dikirimkan UG.

10. Hasil seleksi PT Luar Negeri dikirimkan ke UG melalui IO dengan mengetahuiRektor.

11. IO meneruskan hasil seleksi PT Luar Negeri ke Mahasiswa/Dosen disertai de-ngan persyaratan lanjutan/tambahan yang diminta oleh PT Luar Negeri.



12. Mahasiswa/Dosen melengkapi persyaratan lanjutan/tambahan ke IO melaluiFak./Dept.

13. IO menyiapkan surat pengantar untuk pengurusan dokumen tambahan bagi Ma-hasiswa/Dosen.

14. Mahasiswa/Dosen mengurus dokumen lanjutan yang diperlukan dari institusidi luar Perguruan tinggi (UG atau Luar Negeri).

Gambar 3.4: Pengiriman Civitas Akademika UG ke Luar Negeri

3.5 Pelaksanaan



Kerjasama dalam bidang akademik dan bidang non-akademik dapat mencakup be-berapa bentuk kerjasama yang dimuat dalam 1(satu) perjanjian kerjasama atau lebih.Perjanjian kerja sama tersebut paling sedikit memuat:

• waktu penandatanganan kerjasama;

• identitas para pihak yang membuat kerjasama;

• ruang lingkup kerjasama;

• hak dan kewajiban masing-masing pihak secara timbal balik;

• jangka waktu kerjasama;

• keadaan kahar (force majeur);

• penyelesaian sengketa para pihak dalam kerjasama;

• sanksi atas pelanggaraan kerjasama;

Perjanjian kerjasama yang menggunakan dan/atau menghasilkan:

• Hak kekayaan intelektual dan/ atau;

• Aset negara;

wajib memuat pengaturan tentang hak kekayaan intelektual dan aset negara sesuaidengan ketentuan peraturan perundang - undangan. Perjanjian kerjasama Universi-tas Gunadarma dengan pihak asing akan dibuat dalam bahasa Indonesia dan bahasaasing. Adapun ketentuan yang menjadi landasan dalam pelaksanaan kerjasama diUniversitas Gunadarma dengan pihak asing, sebagai berikut:

• Kerjasama antara Universitas Gunadarma dengan perguruan tinggi asing dila-kukan secara kelembagaan oleh kedua pimpinan perguruan tinggi yang bersang-kutan.

• Kerjasama antara Universitas Gunadarma dengan dunia usaha dan/ atau pihaklain luar negeri hanya dilakukan secara kelembagaan oleh rektor di UniversitasGunadarma dengan 1(satu) atau lebih pemimpin dunia usaha dan/ atau pihaklain luar negeri.

• Kerjasama antara Universitas Gunadarma dengan perguruan tinggi asing, duniausaha dan/ atau pihak lain luar negeri telah terakreditasi oleh lembaga akreditasiyang diakui dan teregister di negaranya.

• Kerjasama Industri



3.6 Prosedur Monitoring dan Evaluasi

Mutu kegiatan kerjasama dipantau melalui pembuatan standar dokumen perjanjiankerjasama, evaluasi pelaksanaan kegiatan yang mengacu ke prosedur atau SOP yangsudah ditetapkan, pencapaian indikator kinerja pelaksanaan kerjasama, serta luarankerjasama berupa laporan atau produk teknologi yang dimanfaatkan oleh mitra kerja-sama. Contoh pedoman atau prosedur pelaksana dapat dilihat pada gambar di bawahini.

Gambar 3.5: Tahap-tahap penjajagan kerjasama dengan pihak eksternal

Komitmen terhadap mutu kegiatan juga diwujudkan dengan pembentukan kan-tor urusan international yang bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi da-lam penjajagan kerjasama atau jejaring international. Program Kerja Sama Luar Ne-geri/Internasional, dilaksanakan oleh International Office (Kantor Internasional) Uni-versitas Gunadarma yang mengkordinasikan internal Universitas Gunadarma (Rek-tor/Wakil Rektor, Fakultas/Dept./Prodi) dengan pihak luar universitas (DIKTI, BP-KLN, Imigrasi, Kedutaan besar (Kedubes), dan institusi atau perguruan tinggi luar ne-geri). Kegiatan penguatan jejaring international juga berhasil memperoleh hibah PTSSehat dari Dirjen DIKTI untuk batch 1 pada tahun 2009 dan batch 2 pada tahun 2010.

Proses monitoring dan evaluasi (monevin) pelaksanaan dan hasil kerjasama di-lihat dari tahap-tahap pelaksanaan kegiatan terdiri dari tiga tahap yaitu tahap pra-kegiatan, tahap pelaksanaan, dan tahap laporan pelaksanaan. Cakupan monevin ter-diri dari 4 aspek yaitu:

1. evaluasi ketaatan (compliance test) terhadap kebijakan, prosedur, atau SOP yang



telah ditetapkan institusi;

2. evaluasi usulan anggaran pelaksanaan kegiatan sesuai dengan kebijakan danstandar keuangan yang telah ditetapkan institusi;

3. evaluasi terhadap penggunaan sumber daya fisik seperti SDM, fasilitas TIK,atau sarana pendukung lainnya;

4. Evaluasi pencapaian target kinerja pelaksanaan.

Gambaran proses monevis untuk kegiatan kerjasama dapat dilihat pada Gambar 3.6

Gambar 3.6: Proses monitoring dan evaluasi prigram kerjasama

Periode pelaksanaan monevin tergantung waktu kegiatan yang diusulkan yangtercantum dalam surat keputusan panitia pelaksana yang bertanggung jawab terha-dap masing-masing kegiatan. Kepanitian tersebut biasanya dibentuk sebagai tindaklanjut dari penandatanganan naskah MOU atau Perjanjian Kerjasama antara Universi-tas Gunadarma dengan mitra eksternal.

Proses monitoring dan evaluasi juga dilakukan dalam pelaksanaan tugas danwewenang satuan kerja yang membawahi atau terkait dengan pelaksanaan kerjasa-ma, misalnya kantor usuran kerjasama international. Proses monevinnya diselaraskandengan kewajiban evaluasi dan perencanaan kegiatan tahunan yang dipertanggungja-wabkan dalam forum rapat kerja seperti sudah dijelaskan pada standar 2 mengenaisistem tata pamong di Universitas Gunadarma.



3.7 Pengendalian

Peningkatan jumlah kerjasama juga merupakan salah satu indikator kepuasan man-faat kerjasama. Jumlah kerjasama dalam negeri meningkat dari 54 mitra pada tahun2010 menjadi 67 mitra pada tahun 2013, dan kerjasama luar negeri dari 21 mitra padatahun 2010 menjadi 32 mitra pada tahun 2013. Dokumentasi kegiatan kerjasama da-pat diakses pada partnership system berbasis intranet pada http://www.gunadarma.ac.id/international pada link partnership di UG.


BAB 4Skema kerjasama

Kerjasama yang dilakukan Universitas Gunadarma memiliki berbagai bentuk dan iniditentukan oleh jenis partner tersebut. Pada umumnya skema kerjasama dilakukandengan dua katergori umum:

• Kerjasama Nasional yang dilakukan dengan

– Lembaga akademik untuk kegiatan akademik dan non akademik

– Lembaga non Akademik untuk kegiatan akademik dan non akademik

• Kerjasama Internasional

– Lembaga akademik untuk kegiatan akademik dan non akademik

– Lembaga non Akademik untuk kegiatan akademik dan non akademik

4.1 Kerjasama dengan lembaga pendidikan tinggi

Universitas Gunadarma melakukan kerjasama dengan lembaga pendidikan tinggi la-innya baik luar dan dalam negeri dalam 2 jenis kegiatan, yaitu kerjasama bidang aka-demik dan kerjasama dalam bidang non akademk

4.1.1 Kerjasama bidang akademik

Penyelenggaraan kerjasama di Universitas Gunadarma pada bidang akademik antarperguruan tinggi, secara umum dapat dilakukan melalui:

• Penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat;Kegiatan kerjasama yang dilakukan dalam penyelenggaraan pendidikan menge-nai kurikulum, pembelajaran, dan/ atau evaluasi pendidikan. Sementara dari si-si penelitian, kerjasama dapat berupa penelitian dasar, penelitian terapan, pene-litian pengembangan, dan/ atau penelitian evaluatif. Di samping itu, kerjasama

46

Skema kerjasama

yang dilakukan melalui pengabdian kepada masyarakat mengenai pemanfaatanhasil penelian bagi kemaslahatan masyarakat.

• Penjaminan mutu internal; Kegiatan kerjasama bidang akademik antar pergu-ruan tinggi yang dilakukan melalui penjaminan mutu internal dilaksanakan de-ngan cara:

– berbagi praktek baik penyelenggaraan penjaminan mutu internal;

– saling melakukan audit mutu;

– saling membantu sumber daya dalam penjaminan mutu internal;

• Program Kembaran (twinning program); Kegiatan kerjasama akademik melaluiprogram kembaran penyelenggaraan dilakukan oleh program studi yang samaoleh dua perguruan tinggi atau lebih dalam rangka peningkatan mutu dan/ ataukapasitas pendidikan di salah satu perguruan tunggi.

• Gelar bersama; Kerjasama akademik antar perguruan tinggi yang dilakukan me-lalui pemberian gelar bersama merupakan kerjasama yang dilaksanakan oleh 2(dua) perguruan tunggi atau lebih yang memiliki program studi yang sama padastrata yang sama, dengan cara mahasiswa dapat menyelesaikan program studidi salah satu perguruan tinggi dengan memeberikan 1 (satu) gelar.

• Gelar ganda; Kerjasama bidang akademik antar perguruan tinggi yang dilakuk-an melalui pemberian gelar ganda dilaksanakan oleh 2 (dua) perguruan tinggiatau lebih yang memiliki program studi yang berbeda pada strata yang samaatau berbeda, dengan cara:

– saling mengakui kelulusan mahasiswa dalam sejumlah mata kuliah yangserupa dari masing - masing perguruan tinggi; dan

– menempuh dan lulus mata kuliah yang disyaratkan oleh masing - masingperguruan tinggi;

untuk memperoleh 2(dua) gelar yang berbeda.

• Pengalihan dan/ atau pemerolehan angka kredit dan/atau satuan lain yang se-jenis; Kerjasama dilaksanakan dengan cara saling mengakui hasil proses pendi-dikan yang dinyatakan dalam satuan kredit semester atau ukuran lain di antaralain:

– program studi yang sama dengan strata yang sama;

– program studi yang sama dengan strata yang berbeda;

– program studi yang berbeda dengan strata yang sama; dan/ atau

– program studi yang berbeda dengan strata yang berbeda.


Skema kerjasama

• Penugasan dosen senior sebagai pembina pada perguruan tinggi yang membu-tuhkan pembinaa;

Penyelenggaraan kerjasama di Universitas Gunadarma dalam bentuk penugasandosen senior sebagai pembina pada perguruan tinggi yang membutuhkan pem-binaan, dilaksanakan dengan cara:

– Dosen yang ditugaskan memiliki jabatan akademik lektor kepala ke atasatau yang setara melakukan pengembangan penugasan ilmu teknologi, dan/atau senin kepada disen dengan jabatan akademik lektor kepala ke bawahatau yang setara dari perguruan tinggi lain;

– Dosen yang ditugaskan memiliki keahlian di bidang tertentu untuk mela-kukan pengembangan penguasaan ilmu, teknologi, dan/ atau seni kepadadosen dari perguruan tinggi lain. Hasil pengembangan ini dapat diterbitkansecara bersama dalam terbitan berkala ilmiah;

– Dosen yang ditugaskan memiliki jabatan akademik lektor kepala ke atasatau yang setara melakukan penelitian bersama dengan dosen dengan ja-batan akademik lektor kepala ke bawah atau yang setara di bidang tertentudari perguruan tinggi lain, yang mana hasil penelitian bersama ini dapatditerbitkan secara bersama dalam terbitan berkala ilmiah;atau

– Dosen yang ditugaskan memiliki keahlian di bidang tertentu melakukanpenelitian bersama dengan dosen yang tidak memiliki keahlian di bidangtertentu dari perguruan tinggi lain.

• Pertukaran dosen; Kerjasama dilaksanakan dengan cara perguruan tinggi yangmemiliki dosen dalam bidang ilmu, teknologi, dan/atau seni tertentu untuk me-lakukan ilmu, teknologi, dan/ atau senin tersebut.

• Pertukaran mahasiwa.Kerjasama terkait dengan pertukaran mahasiswa dilak-sanakan dengan cara saling memberikan kesempatan kepada mahasiswa yangmemerlukan dukungan bidang ilmu, teknologi, dan/atau senin yang tidak adadi perguruan tinggi yang bersangkutan untuk mengikuti kegiatan pembelajarandi perguruan tinggi lain yang memiliki dosen bidang ilmu, teknologi, dan/ atauseni yang dimaksud.

• Pemanfaatan bersama berbagai sumber daya; Pada kerjasama ini pemanfaatandilakukan oleh perguruan tinggi yang tidang memiliki sumber daya dengan me-lakukan kerjasama untuk penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan perguruantinggi yang memiliki sumber daya.

• Pengembangan pusat kajian Indonesia dan budaya lokal; Kerjasama akade-mik antar perguruan tinggi yang dilakukan melalui pengembangan pusat ka-jian Indonesia dan budaya lokal merupakan kerjasama pendidikan, penelitian,


Skema kerjasama

dan penyebarluasan kekayaan dan keragaman nilai-nilai bangsa Indonesia bagipengembangan khasanah ilmu pengetahuan, kebudayaan, dan peradaban du-nia. Univeristas Gunadara telah mendirikan Indonesia Gallery di 5 Universitasdi berbagai negara.

• Penerbitan berkala ilmiah; Kerjasama ini dilaksanakan dengan cara:

– 2 (dua) perguruan tinggi atau lebih menerbitkan 1 (satu) terbitan/ jurnalberkala ilmiah secara bersama; atau

– 2 (dua) perguruan tinggi atau lebih saling memberikan artikel ilmiah untukdimuat di dalam terbitan berkala ilmiah masing - masing perguruan tinggi.

• Pemagangan; Kerjasama dalam bentuk pemagangan dilakukan dengan cara:

– perguruan tinggi yang memiliki dosen dan/atau tenaga kependidikan de-ngan bidang keahlian tertentu dalam bidang pendidikan, penelitian, ataupengabdian kepada masyarakat, memberikan kesempatan pemagangan ke-pada dosen dan/ atau tenaga kependidikan perguruan tinggi lain yang be-lum atau tidak memiliki keahlian tersebut; atau

– perguruan tinggi yang memiliki dosen dan/ atau tenaga kependidikan yangmemiliki keterampilan dalam pemanfaatan sarana pendidikan, penelitian,atau pengabdian kepada masyarakat memberikan kesempatan pemagang-an kepada dosen dan/atau tenaga kependidikan perguruan tinggi lain yangbelum atau tidak memiliki keterampilan tersebut.

• Penyelenggaraan seminar bersama; dan/atau Kerjasama di Universitas Guna-darma dalam penyelenggaraan seminar bersama dilakukan dengan cara:

– 2 (dua) perguruan tinggi atau lebih menyelenggarakan seminar atau kegiat-an akademik sejenis secara bersama untuk dosen dan/ atau mahasiswa atautenaga kependidikan; atau

– menugaskan dosen, mahasiswa, dan/ atau tenaga kependidikan untuk me-nyampaikan makalah, berpartisipasi, dan/ atau bertugas di dalam seminaratau kegiatan akademik sejenis yang diselenggarakan atas kerjasama 2 (dua)perguruan tinggi atau lebih.

• Kerjasama bidang akademik antar perguruan tinggi yang dilakukan melalui ben-tuk lain.

4.1.2 Kerjasama bidang non-akademik

Penyelenggaraan kerjasama di Universitas Gunadarma pada bidang non-akademikantar perguruan tinggi, secara umum dapat dilakukan melalui:


Skema kerjasama

• pendayagunaan aset; Kerjasama melalui pendayagunaan aset dilaksanakan de-ngan cara saling memanfaatkan saranan dan prasarana yang dimiliki masing -masing perguruan tinggi untuk penyelenggaraan kegiatan di bidang non-akademik.

• penggalangan dana; Kerjasama melalui bentuk penggalangan dana dilaksanak-an dengan cara saling memanfaatkan sumber daya yang dimiliki masing - ma-sing perguruan tinggi dalam penggalangan dana untuk biaya investasi, biayaoperasional, beasiswa, dan bantuan biaya pendidikan.

• jasa dan royalti hak kekayaan intelektual; dan/ atau Kerjasama dilakukan de-ngan cara memanfaatkan hak kekayaan intelektual yang dimiliki oleh masing -masing perguruan tinggi tanpa imbal jasa dan pembayaran royalti.

• Kerjasama bidang non-akademik antar perguruan tinggi yang dilakukan me-lalui bentuk lain yang dianggap perlu ditetapkan oleh Direktur Jenderal sesuaidengan ketentuan peraturan perun dang-undangan.

4.2 Kerjasama dengan lembaga pendidikan menengah

Universitas Gunadarma banyak melakukan kegiatan kerjasama dengan berbagai lem-baga pendidikan menengah (SMA/SMK). Kerjasama ini dapat diimplementasikan da-lam berbagai bentuk kegiatan, misal:

• Bantuan teknis pengembangan web site SMA/SMK

• Pemberian beasiswa kepada siswa untuk melanjutkan ke jenjang S1, dan kepadapara guru untuk melanjutkan jenjang S2

• Workshop pelatihan robotika kepada siswa SMA/SMK

• Pelaksanaan try out masuk Perguruan Tinggi

Di dalam melakukan kerjasama dengan lembaga pendidikan, maka surat pemberita-huan dan perizinan dari Kepala Dinas Pendidikan Propinsi DKI sebaiknya dimiliki.

4.3 Kerjasama untuk pengabdian masyarakat

Di dalam kegiatan kerjasama dengan lembaga lainnya yang bersifat pengabdian ma-syarakat, maka pendanaan tidak selalu bersumber dari partner. Tetapi bisa juga ber-sumber dari Universitas Gunadarma. Kegiatan pengabdian masyarakat ini seperti:

• Pelaksanaan pelatihan TIK bagi UKM-UKM sekitar Depok, bekerja sama denganKementerian Perindustrian


Skema kerjasama

• Pelaksanaan test masuk Brigadird dan Akpol Polisi berbasiskan komputer (Com-puter Aided Test), kerjasama dengan Polda Metro Jaya

• Pelatihan TIK untuk Koperasi di sekitar Cipanas

• Pendampingan teknis untuk koperasi

4.4 Kerjasama dengan industri

Kerjasama dengan industri dapat mengambil berbagai bentuk antara lain:

• Kontrak antara industri dengan kampus dalam bentuk pekerjaan konsultasi

• Hibah dari industri kepada kampus

• Kemitraan industri dan UG dalam berbagai kegiatan

Yang membedakan ketiga bentuk ini adalah:

• pendanaan

• kepemilikan data

• Hak Atas Kekayaan Intelektual atas idea, hasil dan publikasi

• Pengakuan dan tanggung jawab

Kerjasama dengan industri dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Pihak industri mengeluarkan Request for Proposal (RFP) yang menspesifikasik-an:

(a) Lingkup pekerjaan

(b) Kebutuhan proposal, misal permasalahan, budget, SDm serta waktu yangdibutuhkan

(c) Kebutuhan proyek, misal laporan kuartal, kemungkinan perpanjangan. Ber-bagai industri membutuhkan jenis laporan yang berbeda

(d) Tanggung jawab pemberi dana

2. Pihak universitas akan memberikan proposal dan semua dokumen dalam status“rahasia”

3. Industri pemberi dana akan mengeluarkan “Komentar akan Proposal”, untukmenyatakan apakah diperlukan pengubahan


Skema kerjasama

4. Partner industri mengelaurkan keputusan tentang pendanaan melalui kontrakindustri, Dalam kontrak ini biasanya hasil dari laporan akhir tetap di tanganpelaksana.

5. Pada pola koleaborasi kedua partner dapat bersama-sama mgenbangkan metodadan melasakanan kegiatan

4.4.1 Kerjasama bidang akademik

Kerjasama bidang akademik antara perguruan tinggi dengan industri dapat dilakukanmelalui:

• Pengembangan sumber daya manusia; Kerjasama pengembangan sumber dayamanusia ini bergerak di bidang:

– pendidikan;

– pelatihan;

– pemagangan; dan/ atau

– layanan pelatihan.

• Penelitian dan/ atau pengabdian kepada masyarakat; Kerjasama UniversitasGunadarma dengan industri dalam bentuk penelitian dan/ atau pengabdian ke-pada masyarakat dilakukan dalam bidang penelitian terapan, penelitian pengem-bangan, dan/ atau penelitian evaluatif dan hasilnya diabdikan bagi kemaslahat-an masyarakat secara bersama.

• pemerolehan angka kredit dan/ atau satuan lain yang sejenis; Bentuk kerjasamaini dilaksanakan dengan cara mengakui:

– hasil kegiatan dosen, tenaga kependidikan, dan/ atau mahasiswa yang di-peroleh dari dunia usaha; atau

– hasil kegiatan karyawan dunia usaha yang diperoleh dari perguruan tinggi.

• pemanfaatan bersama berbagai sumber daya; Kerjasama dilaksanakan dengancara saling memanfaatkan sumber daya yang dimiliki baik oleh perguruan tinggimaupun oleh dunia usaha.

• penerbitan terbitan/ jurnal berkala ilmiah; Kerjasama dalam bentuk penerbitanterbitan/ jurnal berkala ilmiah dilaksanakan dengan cara:

– perguruan tinggi dan dunia usaha menerbitkan terbitan berkala ilmiah se-cara bersama; atau


Skema kerjasama

– perguruan tinggi dan dunia usaha saling memberikan artikel ilmiah untukdimuat di dalam terbitan berkala ilmiah masing - masing.

• penyelenggaraan seminar bersama; Kerjasama Universitas Gunadarma denganindustri dalam bentuk penyelenggaraan seminar bersama dilaksanakan dengancara:

– perguruan tinggi dan dunia usaha menyelenggarakan seminar atau kegiat-an akademik sejenis secara bersama; atau

– perguruan tinggi dan dunia usaha memanfaatkan sumber daya manusiamasing - masing untuk menyampaikan pemikiran dan/ atau hasil peneli-tian di dalam seminar atau kegiatan akademik sejenis.

• layanan keahlian praktis oleh dosen tamu yang berasal dari dunia usaha; Ker-jasama dilaksanakan dengan cara perguruan tinggi memanfaatkan narasumberdari industri untuk memperkaya pengalaman praktis mahasiswa, dosen, dan/atau tenaga kependidikan.

• pemberian beasiswa atau bantuan biaya pendidikan; dan/ atau Kerjasama yangdimaksud dilaksanakan dengan cara penyediaan dana oleh dunia usaha kepada:

– mahasiswa yang memiliki prestasi akademik dalam bentuk beasiswa; atau

– mahasiswa yang berasal dari tingkat sosio - ekonomi rendah dalam bentukbantuan biaya pendidikan.

• Kerjasama Universitas Gunadarma dengan industri dalam bentuk lainnya yangdianggap perlu, selanjutnya ditetapkan oleh Direktur Jenderal sesuai dengan ke-tentuan peraturan perundang - undangan.

4.4.2 Kerjasama bidang non-akademik

Kerjasama bidang non-akademik antara perguruan tinggi dengan industri dapat dila-kukan melalui:

• pendayagunaan aset; Kerjasama dilaksanakan dengan cara saling memanfaatk-an sarana dan prasarana yang dimiliki masing - masing untuk penyelenggarankegiatan di bidang non-akademik.

• penggalangan dana;

Kerjasama dilaksanakan dengan cara saling memanfaatkan sumber daya yangdimiliki masing - masing dalam penggalangan dana.


Skema kerjasama

• jasa dan royalti penggunaan hak kekayaan intelektual; Kerjasama dilaksanak-an dengan cara memanfaatkan hak kekayaan intelektual yang dimiliki oleh ma-sing - masing tanpa imbal jasa dan pembayaran royalti.

• pengembangan sumber daya manusia; Kerjasama dalam bentuk pengembang-an sumber daya manusia ini dalam bidang:

– layanan pelatihan;

– internship/ praktek kerja;

– bursa tenaga kerja.

• pengurangan tarif; Kerjasama dengan cara industri memberikan tarif khusus un-tuk pengadaan sarana non-akademik oleh perguruan tinggi.

• koordinator kegiatan; Kerjasama dilaksanakan dengan cara perguruan tinggimenjadi koordinator pelaksanaan kegiatan non-akademik yang diselenggarakanoleh dunia usaha dan/ atau pihak lain, atau sebaliknya.

• pemberdayaan masyarakat; dan/ atau Kerjasama dengan memanfaatkan sum-ber daya manusia perguruan tinggi untuk kegiatan pemberdayaan masyarakatyang dilakukan oleh dunia usaha dan/ atau pihak lain, atau sebaliknya.

• Kerjasama Universitas Gunadarma dengan industri dalam bentuk lainnya dibidang non-akademik yang dianggap perlu, selanjutnya ditetapkan oleh Direk-tur Jenderal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang - undangan.

4.5 Kerjasama internasional

Pada dasarnya kantor Kerjasama Internasional memiliki kegiatan utama sebagai beri-kut:

• Melakukan diseminasi informasi dan upaya menyebarkan informasi untuk me-naikkan kepercayaan sehingga dapat membuka peluang kerjasama.

• Mefasilitasi upaya studi banding serta penjajakan kerjasama

• Melaksanakan event-event bersifat internasional, seperti konferensi dan work-shop

• Menerima mahasiswa asing maupaun staf pengajar dan peneliti asing

• Mengirim mahasiswa dan staf Universitas Gunadarma untuk kegiatan interna-sional, termasuk kuliah, konferensi, maupun penelitian.


Skema kerjasama

• Mengupayakan pendanaan eksternal terutama untuk penelitian yang melibatk-an partner internasional

• Mengkoordinir kemungkinan beasiswa bagi mahasiswa dan staf Universitas Gu-nadarma

Gambar 4.1: Joint Research

Pada dasarnya kegiatan kerjasama internasional yang dilakukan oleh Universi-tas Gunadarma dengan partner terbagi menjadi 4 pendekatan utama.

• Joint Research. Pada kegiatan ini UG dan partner melakukan proyek penelitiansecara bersama. Pendanaan dilakukan oleh kedua belah pihak, baik dari danauniversitas ataupun dari dana lainnya. Sebagai contoh Universitas Gunadarmatelah memiliki program penelitian bersama dengan partner internasional melaluiprogram EACOVIROE, Linus Palmae, PEER. Kegiatan ini juga dapat dilakukanmisal dalam rangka penyusunan materi pembelajaran secara bersama, hal initelah dilakukan dengan Guelph University Canada melalui kegiatan CMER.

• Joint event. Kegiatan yang dilakukan dapat berupa pelaksanaan konferensi atauworkshop internasional secara bersama, termasuk Joint Publication, antara stafdi UG dengan peneliti partner. Juga pelaksanaan layanan konsultasi bersamayang melibatkan UG dengan partner. UG telah melaksanakan secara rutin In-ternational Joint Conference dengan partner misal UG Plekanov dari Uzbekistanatau pelaksanaan SITIS 2008 di Bali bekerjasama dengan University de Bourgog-ne, The Second Global Management Conference 2010 bekerja sama dengan CIS-RO Kanada.

• Mobility program, baik untuk staf maupun mahasiswa. Pada kegiatan ini ma-hasiswa ataupun staf UG akan mengunjungi kampus partner untuk melakukanpenelitian bersama, perkuliahan lanjut (misal dalam program Double Degree),ataupun persiapan untuk program S3. Terkait dengan program ini UniverstasGunadarma mencari dan menyediakan beasiswa untuk para pesertanya. Beasis-wa datang dari berbagai lembaga, misal Kementerian Pendidikan dan Kebuda-yaan, Kementerian Pemuda dan Olah Raga. Mahasiswa Universitas Gunadarma


Skema kerjasama

telah dikirim ke GTEC Korea untuk Jurusan Mesin, Univ de Bourgogne untukTeknik Elektro dan Teknik Informatika, Qingdao College Qingdao TechnologicalUniversity untuk mahasiswa Teknik Sipil dan Akuntasi dan beberapa universitaslainnya.

• Akses ke industri. Jenis kegiatan ini memungkinkan kegiatan magang maha-siswa di industri internasional. Termasuk juga mahasiswa asing mendapatkankesempatan mengikuti program magang industri dari Universitas Gunadarmakepada industri di Indonesia ataupun lembaga pemerintah. Beberapa kegiatanmagang telah dilakukan kepada PTE Ltd di Shenzhen, Cyon, dan berbagai lem-baga negara. Mahasiswa asing juta telah mengikuti program ini untuk dapatmengikuti magang di Kementerian Pemuda dan Olah Raga, dan KementerianPendidikan dan Kebudayaan, Komisi Pemberantasan Korupsi. Proses magangdilakukan dengan mekanisme Beasiswa Magang, telah dilakukan dengan part-ner industri misal Cyon, APJII, Pacific Satelite Nusantara

• Indonesia Corner. Jenis kegiatan ini merupakan penyediaan fasilitas di partneruntuk memperkenalkan lebih luas Indonesia di dunia international. Pada da-sarnya untuk kegiatan ini partner akan menyediakan ruangan yang digunakan,dan Universitas Gunadarma akan memfasilitas dengan materi, dana tambahan,dekorasi, dan kunjungan dosen untuk memperkenalkan Indonesia di negara ter-sebut. Pada pelaksanaannya Indonesia Corner ini selalu bekerja sama denganKBRI, atau perwakilan Indonesia setempat sehingga merupakan kegiatan untukIndonesia yang didukung oleh Universitas Gunadarma. Bukan hanya sekedarkegiatan oleh Universitas Gunadarma.

(a) ATBC 2010 (b) Workshp dengan PBRU

Gambar 4.2: Joint Event

Di dalam melaksanakan kegiatannya, maka dibentuk TaksForce (Kepanitiaan)yang merupakan lintas fakultas dan beberapa civitas akademi penyelenggara fungsidan tugas. Pembentukan Kepanitaan ini berdasarkan Surat Tugas Rektor dan terdiri


Skema kerjasama

dari komponen Fakultas yan terlibat dalam kerjasama tersebut, serta personal pendu-kung lainnya. Taskforce ini bersifat matriks dengan menganut azas resource sharingsehingga memiliki efisiensi tinggi dan menjamin fleksibilitas dan tercapainya tujuan.Pembentukan taskforce antar fakultas ini juga didorong oleh kenyataan bahwa pe-namaan atau pengelompokkan Fakultas dan Program studi di partner tidaklah samadengan di Indonesia.

Dalam menjalin kerjasama dengan partner, maka Universitas Gunadarma ber-prinsip pada no NATO (Not Action Talk Only). Dengan prinsip ini maka kerja samadilakukan dengan langkah-langkah sederhana tetapi yang mungkin dilakukan sese-gera mungkin. Prinsip lainnya yang didukung adala kesetaraan dengan partner sertakeseimbangan mobilitas (balance mobility). Tentu saja keseimbangan ini tidak diukurdari sisi jumlah, tetapi lebih kepada dampak. Secara garis besar tahapan untuk mela-kukan kerjasama dapat dilihat pada Gambar 4.3. Tahapan ini adalah sebagai berikut:

1. Pertama dilakukan menemukan partner tersebut. Hal itu dapat dilakukan me-lalui berbagai jalur, misal Atase Pendidikan dan Kebudayaan, Biro Perencanaandan Kerjasama Luar Negeri (BPKLN), pameran-pameran ataupun kontak priba-di. Kontak dilanjutkan misal melalui kunjungan ataupun diskusi secara lang-sung dengan pihak calon partner.

2. Setelah itu dilakukan penilaian, apakah partner menerapkan azas kesetaraan,atau hanya sekedar kepentingan faktor ekonomi saja. Sehingga kerjasama harusdilakukan secara seimbang dengan kedua pihak memiliki peran dan posisi yangsama di dalam mengembangkan dan menentukan program tersebut.

3. Kemudian dimulai dengan melakukan hal-hal kecil sebagai implementasi darikegiatna kerjasama tersebut. Misal dimulai dari kunjungan resmi rektor dan stu-di banding kepada kampus atau industri, atau juga kunjungan ke UG ataupunkuliah tamu ke UG.

4. Setalah itu baru dilakukan formalisasi misal melalui Memorandum of Unders-tanding (MoU). Dapat juga dilakukan langkah ini berbarengan dengan langkahsebelumnya.

Gambar 4.3: Tahapan pelaksanaan kerjasama


Skema kerjasama

Universitas Gunadarma memiliki beberapa pola dasar dalam melaksanakan ker-jasama di bidang pendidikan seperti yang disajikan pada Gambar 4.4, Gambar 4.5, danGambar 4.6. Tentu saja pola ini bukan pola yang baku, dapat dikembangkan sesuai de-ngan kondisi dan peraturan yang ada.

Gambar 4.4: Pola kerjasama di tingkat S1



Skema kerjasama



BAB 5Pendanaan kerjasama

Suatu kerjasama dilaksanakan bukan hanya karena adanya ketersediaan dana. Tetapikarena adanya suatu program kerjasama yang sesuai dengan visi dan misi UniversitasGunadarma. Kebutuhan pendanaan untuk suatu kegiatan kerjasama dicari berasaldari sumber-sumber sebagai berikut:

• Dana dari Universitas Gunadarma sendiri

• Dana dari pihak badan pemerintahan/badan publik

• Dana dari industri

• Dana dari insttusi lainnya

• Dana dari Luar Negeri

5.1 Pendanaan dari UG

Pelaksanaan kerjasamadapat dilakukan dengan dana dari Universitas Gunadarma.Kegiatan kerjasama terutama terkait dengan Pengabdian Masyarakat menggunakanpendanaan dari Universitas Gunadarma. Pendanaan ini dapat berupa:

• Pendanaan berupa fasilitas (in-kind), misalnya dalam kegiatan tersebut Univer-sitas Gunadarma menyediakan fasilitas untuk pelaksanaan kegiatan kerjasamatersebut. Di samping fasilitas Lab, ruangan, juga sumber daya manusia (dosen,mahasiswa, dan lain sebagainya)

• Pendanaan berupa biaya (in-cash), pendaanaa tersebut dapat meliputi biaya trans-portasi, akomodasi, pembelian alat, registrasi konferensi, ataupun biaya journalhasil penelitian. Termasuk juga honor dari SDM yagn terlibat, baik SDN internalmaupun eksternal.

60

Pendanaan kerjasama

Untuk mengajukan dana pendukung kerjasama maka perlu dilakukan langkah-langkahsebagai berikut:

1. Mengajukan proposal kegiatan kepada Biro Administrasi Umum di dalam pro-posal ini tertera:

• Proposal kegiatan

• Budget yang dibutuhkan, serta budget yang disertakan dari pihak partnerdan dukungan dana yagn diharapkan dari pihak Universitas Gunadarma

• Menyertakan MoU dan PKS dengan parnter yang telah dibuat

2. Setelah mendapat persetujuan dana, maka pelaksana kerjasama wajib mengisi“Grant Acceptance Form”

3. Setelah kegiatan berakhir, maka perlu memberikan laporan kegiatan dan peman-faatan dana secara tertulis dan melalui situs Pelaporan Kegiatan

5.2 Pendanaan dari badan pemerintah

Kerjasama dengan badan pemerintah dapat dilaksanakan dengan menggunakan pen-danaan dari badan pemerintah. Pendanaan pemerintah ini dapat berupa berbagai ben-tuk:

• Hibah murni. Pada pendanaan ini dana dari pemerintah berupa hibah yang di-berikan kepada pihak Universitas Gunadarma untuk melakukan suatu kegiatankerjasama. Untuk melaksanakan kegiatan ini, beberapa pengeluaran yang takdapat ditutupi oleh hibah ini maka akan dilakukan pendampingan dana daripihak Universitas Gunadarma. Sebagi contoh dari dari UNDP untuk pengem-bangan Simbada di Propinsi Aceh

• Penunjukkan langsung. Pada pendanaan ini lembaga pemerintah menunjuk Uni-versitas Gunadarma untuk langsung melaksanakan kegiatan tersebut.

• Pendanaan langsung ke personal. Model pendanaan ini misal permintaan badanpemerintah untuk memanfaatkan SDM di Universitas Gunadarma untuk suatupekerjaan, tetapi untuk suatu pekerjaan yang dilaksanakan dalam suatu peker-jaan kerja sama. Misal di dalam suatu program, dosen Universitas Gunadarmadiminta keahliannya sebagai tim ahli atau nara sumber pada pekerjaan tersebut.

• Hibah kompetisi.

Yang perlu diperhatikan dari pendanaan badan pemerintah adalah jenis pendanaantersebut apakah berupa:


Pendanaan kerjasama

• Hibah murni.

• Swakelola pihak ketiga.

• Swakelola oleh satuan kerja terkait.

Setiap jenis pendanaan itu akan menentukan pola pembiayaan serta pajak yang terka-it. Untuk kerjasama dengan badan pemerintah ini maka dilakukan dengan tahapansebagai berikut:

1. Melaksanakan kesepakatan dengan badan pemerintah untuk melakukan kerja-sama tersebut, kesepakatan ini dapat berupa MoU, PKS ataupun Surat Permo-honan ataupun Surat Tugas kepada Universitas Gunadarma atau personal dariUniversitas Gunadarma

2. Mengajukan proposal kegiatan kerjasama tersebut yang dilengkapi dengan pro-posal pendanaan yang akan diperoleh dari badan pemerintah, dan pendanaanpendamping yang dibutuhkan dari Universitas Gunadarma

3. Pendanaan digunakan ketika kegiatan berjalan

4. Pembuatan laporan sesuai dengan jenis pendanaan yang ada. Penggunaan pen-danaan tidak boleh melanggar aturan pemerintah dengan memperhatikan StandardBiaya Umum (SBU) atau Standard Biaya Khusus (SBK).

5.3 Pendanaan dari industri

Kerjasama dengan pihak industri dapat juga menggunakan dana dari industri. Kegi-atan dengan pihak industri tersebut dapat berupa:

• Berupa suatu kontrak komersial untuk melakukan pekerjaan baik penelitian, ma-upun lainnya. Misal melakukan keigatan sosialias atau event.

• Berupa dana Corporate Social Responsility (CSR)

Setiap jenis pendanaan ini membutuhkan pelaporan dan tuntutan HAKI yang berbe-da. Untuk itu perlu diperhatikan dengan seksama.

5.4 Pendanaan dari lembaga lainnnya

Kegiatan kerjasama dapat juga memanfaatkan pendanaan dari lembaga lainnya, mi-salnya Asosiasi, Perhimpunan dan lain sebagainya. Sebagai contoh kegiatan:

• Sertifikasi Profesi yang dilakukan oleh Asosiasi Asuransi Manajemen Indonesia


Pendanaan kerjasama

• Pemetaan SDM TIK kerjasama Universitas Gunadarma dengan IPKIN

• Penyelenggaraan konferensi internasional bersama BKCU

• Penyelenggaraan program S2 untuk Perbarindo

Untuk melaksanakan kegiatan kerjasama dengan pendanaan dari lembaga lain makadiperlukan tahapan sebagai berikut:

1. Dilakukan kesepakatan untuk pelaksanaan kegiatan kerjasama tersebut, melaluiMoU, PKS, Surat Penunjukkan Tugas ataupun Surat Permohonan.

2. Penyusunan anggaran kegiatan bersama dengan pernyataan pendanaan yangdapat dilakukan oleh lembaga lainnya tersebut, serta pendanaan yang diharapk-an dari Universitas Gunadarma

3. Setelah pelaksanaan kegiatan, maka dilakukan rekonsiliasi pengeluaran dan pe-nulisan. Berdasarkan laporan inilah kekurangan dana ataupun dana yang harusditransfer ke pihak Universitas Gunadarma dilakukan

5.5 Pendanaan dari lembaga internasional

Pendanaan dari pihak Lembaga Internasional (baik lembaga dunia, Non GovernmentOrganization, industri). Pendanaan dari pihak lembaga internasional dapat berupapendanaan untuk berbagai kegiatan misal:

• Joint Research

• Mobility program termasuk student exchange, visiting lecturers, visitint research

• Joint Conference

• Dual degree, joint degree dan credit earning/transfer

Untuk pendanaan dari lembaga internasional, maka pelaksana kegiatan kerjasama(melalui Koordinator Kerjasama Internasional), wajib mengumpulkan bukti penda-naan yang diterima melalui dokumen “Grant Acceptance”.


BAB 6Hak Atas Kekayaan Intelektual

6.1 HAKI

Di dalam kerjasama Hak Atas Kekayaan Intelektual harus diperhatikan dengan seksa-ma meliputi:

• Penggunaan Paten

• Pengunaan Merk Dagang

• Penggunaan Disain Rekayasa

Di dalam dokumen kerjasama harus ditetapkan tentang aturan-aturan tentang karyayang dihasilkan selama kerjasama tersebut. Begitu juga dengan lisnesi yang diterapk-an terhadap hasil kerjasama (terutama kerja sama penelitian). Untuk produk yangdihasilkan maka harus ditetapkan Lisensi yang digunakan. Ada 2 jenis lisensi:

• Proprietary

• Open License (misal Creative Common)

Penetapan pemanfaatan HAKI ini penting untuk ditentukan dari awal untuk meng-hindari masalah di kemudian hari.

6.2 Pernyataan Acknowledgement

Di dalam suatu karya publikasi yang dibuat sebagai hasil kerjasama maka perlu ditulisdengan jelas pernyataan “Acknowledgment” misal seperti dalam kalimat:

“Penelitian ini didanai sebagian melalui kerjasama dengan pihak iPremier LtdShenzhen, tahun 2012”

64

Hak Atas Kekayaan Intelektual

Atau apabila dana penelitian tersebut diperoleh melalui mekanisme hibah ataupunbeassiwa, maka di dalam publikasi wajib ditulis Acknowledgement seperti dalam ka-limat:

“Penelitian ini didanai sebagian melalui dana hibah dari USAID, dengan no-mor Grant xxxx.yyyy.yyy pada tahun 2013”

Apabila karya tersebut merupakan suatu buku, monograf maka di bagian imprint, (ha-laman keterangan penerbitan), wajib dinyatakan pernyataan acknowledgement terse-but. Misal dengan kalimat sebagia berikut

“menyatakan bahwa tulisan di atas merupakan hasil karya saya sendiri dan da-pat dipublikasikan sepenuhnya oleh Universitas Gunadarma. Segala kutipan da-lam bentuk apapun telah mengikuti kaidah dan etika yang berlaku. Semua hak cip-ta dari logo serta produk yang disebut dalam buku ini adalah milik masing-masingpemegang haknya, kecuali disebutkan lain. Mengenai isi dan tulisan merupakantanggung jawab Penulis, bukan Universitas Gunadarma.

Demikianlah pernyataan ini dibuat dengan sebenarnya dan dengan penuh ke-sadaran.”

6.3 Perjanjian Kerahasiaan

Untuk kegiatan kerjasama dengan pihak industri ataupun badan pemerintah, sering-kali dibutuhkan perjanjian terkait aspek kerahasiaan. Di dalam melaksanakan peker-jaan ini maka perlu mengacu pada UU HAKI, UU Keterbukaan Informasi Publik danUU ITE.

Untuk kerjasama yang menuntut kerahasiaan maka Universitas Gunadarmadan partner wajib membuat document “Non Disclosure Agreement” (NDA). Di da-lam peryataan NDA ini harus tertera:

• Informasi apa saja yang bersifat umum, publik, dan terbatas

• Berapa rentang waktu kerahasiaan tersebut harus dijaga

• Apabila untuk menjaga kerahasiaan diperlukan pihak ke-3, maka harus diten-tukan siapakah pihak ke 3 tersebut.

6.4 Material Transfer Agreement (MTA)

Indonesia merupakan salah satu negara yang memiliki keanekaragaman hayati ataubiodiversity terbesar dan tergabung dalam kelompok mega-biodiversity bersama bebera-pa negara lain seperti Brazilia, Cina, Meksiko, India maupun Australia. Mega-biodiversity



sendiri merujuk kepada adanya keanekaragaman budaya, biodiversity termasuk kebe-radaan spesies tanaman endemik.

Biodiversity menjadi sumber ketersediaan bahan pangan dan ketersediaan kebu-tuhan dasar kesehatan serta bahan aktif produk komersial seperti makanan, kosmetik,benih dan agrokimia termasuk tanaman obat. Oleh karena itu biodiversity merupakansalah satu sumber devisa negara yang besar mengingat menurut WHO diperkirakanbahwa pada tahun 2050 permintaan akan tanaman obat akan menjadi 5 trilliun dolarpertahun meningkat dari saat ini yang sudah mencapai 14 miliar dolar.

Biodiversity adalah suatu bentuk kehidupan luas dan berada pada satu ekosis-tem tertentu. Biodiversity tidak terlepas dari keberadaan Sumber Daya Genetik (SDG)tak terkecuali SDG botani, dalam hal ini khususnya adalah SDG botani di Indonesia.Namun demikian, pada kenyataannya SDG tersebut belum dapat termanfaatkan se-cara optimal dengan hanya bertumpu pada industri lokal dan produk dalam negri.Diperlukan upaya pengembangan industri lokal terkait pengolahan dan pemanfaatanSDG botani sehingga SDG yang memiliki nilai komersial dapat diperdagangkan un-tuk mendapatkan keuntungan moneter atau keuntungan non-moneter salah satunyaberupa teknologi

Universitas Gunadarma merupakan salah satu institusi pendidikan berbasis tek-nologi informasi yang memberikan perhatian terhadap keberadaan SDG di Indonesia.Beberapa program studi yang ada di Universitas Gunadarma memiliki kaitan lang-sung terhadap upaya pemanfaatan SDG salah satunya melalui pemanfaatan pada bi-dang farmasi dan agroteknik.

Pengembangan teknologi tepat guna sebagai upaya meningkatkan pemanfaatanSDG dapat dilakukan bersama dengan instansi maupun institusi lain baik berupa part-ner akademik maupun partner industry dalam skala nasional dan internasional. Haltersebut sejalan dengan visi misi Universitas Gunadarma yang salah satunya menjalinkerjasama baik dalam negri, regional maupun internasional. Terkait kerjasama inter-nasional maka diperlukan suatu perlindungan terhadap SDG mengingat kedudukanhukum SDG pada awalnya adalah pengetahuan dari sumber daya dan lebih berharga,dinyatakan sebagai milik publik, sehingga dapat diakses secara bebas, dan belum adaaturan hukum atau standar perlindungan terhadap SDG.

Sejalan dengan perlindungan kekayaan hayati tersebut, International Treaty onPlant Genetic Resources for Food and Agriculture (ITPGRFA) telah ditandatangani,diratifikasi, diterima, disahkan atau diaksesi oleh 119 Negara (Lampiran I.A). Pada ta-hun 2006, ITPGRFA diaksesi Indonesia dengan Undang- Undang Nomor 4 Tahun 2006tentang Pengesahan Perjanjian Sumber Daya Genetik Tanaman untuk Pangan dan Per-tanian (SDGTPP). Pasal 24 ayat 4 Undang-Undang tersebut menetapkan bahwa ak-ses terhadap SDG tanaman harus dilakukan dengan menggunakan standard MaterialTransfer Agreement (sMTA) untuk tanaman yang terdapat dalam Annex 1 ITPGRFA.Hal ini didukung oleh Peraturan Pemerintah nomor 41 tahun 2006 pasal 20 ayat 2 ten-



tang pertukaran sampel SDG antar negara untuk kepentingan penelitian. Selain ituMenteri Pertanian pada tahun 2006 juga telah mengeluarkan Peraturan Menteri Perta-nian No. 67 tentang Pelestarian dan Pemanfaatan SDG Tanaman yang mengharuskanpembuatan Perjanjian Pengalihan Material/Material Transfer Agreement (PPM/MTA)untuk setiap pengeluaran SDG tanaman.

PPM/MTA merupakan bentuk khusus dari suatu kontrak yang secara rutin di-gunakan oleh industri bioteknologi dan peneliti perguruan tinggi untuk memfasilita-si pemberian material penelitian untuk perolehan bersama. PPM/MTA menetapkanhak dan kewajiban bagi semua pihak, termasuk pihak ketiga yang terlibat dalam pe-ngalihan material. Perjanjian tersebut digunakan untuk memfasilitasi akses terhadapSDG bagi penelitian dasar dan terapan. Disamping itu PPM/MTA merupakan dasarpenetapan hak negara Pemberi dan Masyarakat Tempatan. Pembedaan dibuat antarakekayaan berwujud (tangible), kekayaan intelektual, dan pengetahuan tradisional.

Mengingat bahwa PPM/MTA memiliki cakupan umum maka dapat diaplika-sikan untuk kerja sama yang berbeda-beda dari berbagai sektor. Klausul-klausul pi-lihan, misalnya yang berkaitan dengan HKI, dapat dimasukkan ke dalam PPM/MTAuntuk digunakan dalam mendefinisikan hak Masyarakat Tempatan terhadap SDG,atau untuk melindungi pengetahuan tradisional seperti pengetahuan tentang obat-obat herbal atau pestisida alami. Perlindungan terhadap pengetahuan tersebut selan-jutnya dapat disebut sebagai rahasia dagang.

Guna memfasilitasi pemahaman yang lebih mendalam yang mengarah padapembuatan produk komersial dari SDG, Penerima SDG akan bekerjasama denganPemberi yang disebutkan dalam PPM/MTA untuk melakukan penelitian dasar dan/atauterapan, atau penelitian pengembangan produk komersial akan diuraikan lebih lanjut.Kerahasiaan tersebut berlaku sampai Para Pihak diberitahu secara tertulis oleh Pihakyang pertama kali meminta tentang kerahasiaan tersebut, yang menyatakan bahwa ke-rahasiaan sudah tidak diperlukan lagi. Semua Pihak bersedia untuk memperlakukanisi PPM/MTA ini rahasia.

Penanganan bahan/material berbahaya termasuk SDG produk rekayasa genetik(PRG) harus mengikuti prosedur dan peraturan yang berlaku. Setiap laboratoriumyang menangani material tersebut harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukanoleh peraturan perundang undangan yang berlaku.

PPM/MTA ini beserta semua hak dan kewajiban dari Para Pihak yang diura-ikan dalam PPM/MTA ini wajib didefinisikan sesuai dengan dan tidak bertentangandengan peraturan perundang- undangan yang berlaku.

Maksud ditetapkannya Pedoman ini untuk dijadikan:

• Panduan dalam pelaksanaan penyusunan PPM/MTA bagi Lembaga Penelitiandan Pengembangan Sumber Daya Hayati Universitas Gunadarma;

• Panduan untuk membuat kesepakatan dalam pengalihan SDG dan derivatnya



termasuk informasi yang terkait dengannya, antara Lembaga Penelitian dan Pe-ngembangan Sumber Daya Hayati Universitas Gunadarma instansi pemerintah,perguruan tinggi, industri/swasta di wilayah NKRI atau kerjasama dengan LuarNegeri;

Tujuan ditetapkannya MTA ini ialah untuk melindungi SDG dan derivatnya asal In-donesia dan memastikan agar kegiatan lembaga penelitian dan pengembangan sertapenerapan teknologi tidak menimbulkan kerugian bagi kesehatan dan keselamatanmanusia, kelestarian fungsi lingkungan hidup, kerukunan bermasyarakat dan kesela-matan bangsa

Material biologis yang akan diatur dalam PPM/MTA dikelompokkan menjadidua:

• material yang diperlakukan sebagai kekayaan yang berwujud meliputi SDG danderivat sederhana seperti ekstrak atau jaringan tanaman yang diperoleh tanpainovasi;

• invensi yang diperlakukan sebagai kekayaan intelektual dan dimiliki oleh in-ventornya. Berdasarkan peruntukannya, PPM/MTA dapat digunakan untuk pe-ngalihan material kepada organisasi non komersial atau nirlaba seperti penelitiperguruan tinggi, lembaga pemerintah dan lembaga penelitian swasta.

PPM/MTA untuk mengalihkan material biologis kepada organisasi nirlaba seperti pe-neliti perguruan tinggi, lembaga pemerintah, lembaga penelitian swasta, dimaksudk-an untuk memfasilitasi kerjasama penelitian dasar. Kerjasama dengan lembaga sema-cam ini biasanya tidak menyangkut pembayaran dalam jumlah besar, tetapi membe-rikan kesempatan kepada lembaga Pemberi SDG untuk memperoleh pelatihan ilmiahdan alih teknologi, serta akses terhadap informasi dan berbagai macam penelitian.

Untuk PPM/MTA yang bertujuan non komersial, Penerima berjanji tidak akanmenggunakan material untuk tujuan komersial, dan tidak berusaha untuk mendapat-kan hak kekayaan intelektual atas material tersebut. Kepemilikan dari invensi yangdiciptakan sebagai hasil kegiatan yang dilakukan terhadap material akan ditetapkansesuai dengan ketentuan invensi. Pemberi dapat menyatakan bahwa ijin pengirim-an material atau invensi kepada Penerima yang diperoleh dari pemerintah negara asalsudah lengkap. Pemberi dapat melampirkan salinan dokumen perijinan tersebut padaPPM/MTA ini.

PPM/MTA non komersial berlaku selama material yang dialihkan masih di-perlukan untuk penelitian dasar dan atau terapan, tetapi dapat sewaktu-waktu batalapabila Penerima tidak melaksanakan semua ketentuan yang ada dalam PPM/MTAini. Setiap pendapatan yang diperoleh dari kegiatan yang ada dalam PPM/MTA iniakan dibayarkan langsung kepada Para Pihak. Semua komunikasi tertulis antara ParaPihak wajib dilakukan melalui Kuasa Perwakilan yang namanya dicantumkan dalam



PPM/MTA ini. Semua perubahan pada PPM/MTA ini harus disetujui secara tertulisoleh para pihak.

Penerima dapat mengalihkan material atau invensi kepada Penerima pihak ke-tiga hanya untuk penelitian saja setelah mendapatkan ijin tertulis dari Pemberi atauPemberi dan Masyarakat Tempatan. Penerima wajib memberitahu Pemberi atau Pem-beri dan Masyarakat Tempatan atas pengalihan kepada Penerima pihak ketiga terse-but secara tertulis dan wajib mencatat semua pengalihan tersebut. Ketentuan dan per-syaratan dari PPM/MTA ini berlaku sama untuk semua Penerima pihak ketiga, danPenerima wajib bertanggung jawab atas ketaatan pihak tersebut.

Penerima dapat menyimpan material atau invensi untuk penggunaan non- eks-klusif selama jangka waktu tertentu, sedangkan Pemberi atau Pemberi dan Masyara-kat Tempatan dapat meminta kembali atau pemusnahan material atau invensi yangtersisa atas tanggungan Penerima. Ketentuan dan persyaratan tentang perpanjanganwaktu eksklusifitas serta penambahan material atau invensi diuraikan dalam Lampir-an II.B. Kegagalan Penerima untuk memberikan kompensasi yang telah disepakati ke-pada Pemberi atau Pemberi dan Masyarakat Tempatan sebagaimana diuraikan dalamLampiran II.B dapat dijadikan dasar untuk mengakhiri PPM/MTA ini dan mengem-balikan semua material atau invensi.

Masyarakat Tempatan pemilik SDG bersedia untuk mengalihkan material yangberasal dari lahan mereka gunakan sehari-hari, atau pengetahuan tradisional yang me-reka anggap sebagai kekayaan intelektual mereka, kepada Pemberi dan Penerima ha-nya untuk penelitian sebagaimana diuraikan dalam Lampiran II.B. Pemberi dan Pene-rima menyatakan bahwa secara eksplisit mereka telah memperoleh Persetujuan AtasDasar Informasi Awal (PADIA) dari Masyarakat Tempatan untuk mengalihkan mate-rial atau pengetahuan tradisional. Para Pihak wajib menegosiasikan kompensasi bagimasyarakat tempatan dan mencatatnya ke dalam Lampiran II.B sesuai dengan keten-tuan dan persyaratan keterlibatan Masyarakat Tempatan yang tercantum dalam Lam-piran II.C. Kegagalan Para Pihak untuk memenuhi ketentuan dan persyaratan dapatdijadikan dasar untuk mengakhiri PPM/MTA ini dan mengembalikan semua materialatau invensi yang telah diberikan oleh masyarakat tersebut.

Pedoman ini dijadikan acuan bagi pelaksanaan penyusunan PPM/MTA di ling-kungan Universitas Gunadarma dalam membuat perjanjian kesepakatan dalam pe-ngalihan SDG dan derivatnya termasuk informasi yang terkait dengannya denganinstansi pemerintah, perguruan tinggi, industri/swasta di wilayah NKRI atau LuarNegeri. Pedoman ini bersifat dinamis dan akan dievaluasi dari waktu ke waktu di-sesuaikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Sebagai contohMTA tersedia di Lampiran


BAB 7Sarana dan prasarana

7.1 Sarana Fisik

Di dalam melaksanakan kegiatan kerjasama. Universitas mendukung pemanfaatansarana fisik yang ada di Universitas Gunadarma dalam pelaksanaan kegiatan tersebut.Sarana-sarana tersebut adalah:

• Laboratorium, untuk kegiatan kerjasama penelitian, maka laboratorium dapatdigunakan bersama. Misal dengan partner ESIGELEC (Prancis), Harvard Arbo-retum (USA), Blekinge Teksniksa Hogkslola (Swedia) yang telah memanfaatkanperalatan Laboratorium untuk melakukan kegiatan kerjasama penelitian.

• Ruang kelas, untuk kerjasama dengan lembaga pendidikan, maka ruang kelasUniversitas Gunadarma dapat digunakan sebagai fasilitas pendukung kegiatankerjasama tersebut.

• Auditorium, dapat digunakan untuk kerjasama misal pelaksanaan seminar, work-shop baik dengan partner industri maupun akademisi dan organisasi. Partneruniversitas Gunadarma dapat melaksanakan seminar di auditorium ini, hal inimisal sering dilakukan dengan kerjasama universitas baik dengan badan peme-rintah ataupun organisasi misal IPKIN, Aptikom.

• Traning centre. Fasilitas ini dapat digunakan untuk kegiatan kerjasama misalpelatihan bersetifikasi industri, pelatihan untuk badan pemerintah atau publik.Juga dapat digunakan untuk penyelenggaraan bootcamp, suatu kegiatan kerja-sama yang dilakukan dengan industri untuk persiapan magang ataupun perek-rutan khusus.

• Ruang kantor. Dalam kerjasama dengan asosiasi, maka asosiasi yang memilikikerjasama dengan Universitas Gunadarma dapat memanfaatkan ruangan yangdisediakan oleh Universitas Gunadarma sebagai kantor sekretariat ataupun di

70

Sarana dan prasarana

dalam kegiatannya. Beberapa asosiasi yang bekerja sama dengan UniversitasGunadarma telah memanfaatkan dukungan fasilitas ini.

• Guest house. Untuk kegiatan kerjasama seringkali membutuhkan tempat pengi-napan, bagi peserta dari pihak partner. Misal pelatihan untuk Pemda/Pemkotataupun kegiatan workshop dengan pembicara dari partner daerah. Universi-tas Gunadarma menyediakan fasilitas guest house yang dapat digunakan untukkegiatna kerjasama tersebut.

7.2 Sarana SDM

Dalam pelaksanaan suatu kerjasama, keberadaan dukungan Sumber Daya Manusia.Untuk mensukseskan pelaksanaan serta menjamin keberlanjutan kerjasama, Universi-tas Gunadarma menyediakan dukungan Sumber Daya Manusia yang dapat dimanfa-atkan pada kegiatan kerjasama di lingkungan Universitas Gunadarma. Sumber DayaManusia tersebut antara lain:

• Dosen Universitas Gunadarma. Dalam suatu kegiatna kerjasama, dosen meme-gang peranan penting dalam pelaksanaannya. Baik sebagai pengelola kegiatankerjasama, ataupun pelaksana. Peran dosen di dalam kerjasama dapat menjadiproject manager, tim pakar, nara sumber, pensurvei, penulis teknis dan lain se-bagainya. Tentu saja peranan dosen pada kerjasama harus diatur sesuai BebanKerja Dosen yang bersangkutan dan keahlian yang dimiliki oleh dosen tersebut.

• Mahasiswa Univeristas Gunadarma. Di dalam kegiatna kerjasama, mahasiswamerupakan komponen pendukung kegiatana kerjasama, terutama ketika dibu-tuhkan SDM yang banyak. Misal di dalam kegiatan kerjasam untuk pengum-pulan data, sebagia tenaga magang, ataupun sebagai pendamping teknis padakegiatan kerjasama tertentu. Untuk kerjasama dengan Sekolah Menengah, ma-hasiswa dapat memberikna kontribusi yang besar dalam kegiatan kerjasama ter-sebut.

• Alumni Universitas Gunadarma. Alumni merupakan dukungan SDM yang ber-arti bagi pelaksanaan Kerjasama. Baik sebagai pengisi kebutuhan SDM di tempatpartner ataupun juga untuk program kerjasama magang atau perekrutan.

• Tenaga non kependidikan Universitas Gunadarma. Untuk melaksanakan ker-jasama dibutuhkan juga dukungan SDM non kependidikan. Sehingga pelaksa-naan kegiatan/acara dapat berlangsung dengan lancar.

7.3 Sarana Informasi



Di dalam melaksanakan kerjasama, Universitas Gunadarma memanfaatkan Teknolo-gi Informasi. Sebagai contoh beberapa layanan yang disediakan oleh Kantor UrusanInternasional yang difokuskan untuk penanganan kerjasama luar negeri adalah:

• Situs Kantor Urusan International [http://www.gunadarma.ac.id/internasional].Merupakan situs portal utama dari KUI. Informasi-informasi terkait dengan ker-jasama internasional akan diberikan di situs ini. Termasuk keterangan bagi ma-hasiswa asing yang ingin tertarik mengikuti kegiatan di Universitas Gunadarma

• Situs pendaftaran Beasiswa Luar Negeri [http://beasiswa-ln.gunadarma.ac.id]. Situs yang membuka kesempatan bagi mahasiswa untuk mendaftarkan diri-nya untuk memperoleh beasiswa ke LN yang disediakan oleh Universitas Guna-darma. Universitas Gunadarma menyediakan peluang beasiswa ke Luar Negeribagi para mahasiswanya baik untuk kegiatan singkat (visiting research) maupununtuk melanjutkan studinya.

• Situs Pendaftaran Magang [http://beasiswa-ln.gunadarma.ac.id]. Situs un-tuk mahasiswa bila ingin mendaftarkan diri dalam program magang industri.Program magang ini didukung dan melalui kerjasama dengan beberapa lemba-ga dan perusahaan di industri. Termasuk industri internasional.

• Situs Pendataan Dokumen Kerjasama [http://www.gunadarma.ac.id/international/MOU/]. Situs untuk pendataan kerjasama dan dokumen kerjasama yang dimiliki-nya. Dari situs ini dapat dilihat lokasi-lokasi kerjasama dan partner yang dimilikioleh Universitas Gunadarma.

• Situs Pelaporan Kegiatan Kerjasama [http://www.gunadarma.ac.id/internasional].Situs ini dapat dimanfaatkan bagi staf dan mahasiswa yang ingin melaporkankegiatan LNnya. Misal setelah menghadiri konferensi, workshop ataupun kun-jungan ke LN.

Sistem berbasiskan TIK ini diharapkan dapat membantu pelaksanaan kerjasama. Ke-butuhan pemanfaatan TIK ini tak dapat dihindari mengingat tempat kegiatan dari KUIbersifat tersebar di seluruh dunia dengan batasan waktu dan tempat yang beragam.



(a) Situs KUI (b) Situs MoU

Gambar 7.1: Situs Kerjasama LN

(a) Situs Beasiswa LN (b) Situs MoU

Gambar 7.2: Situs Beasiswa Magang

Gambar 7.3: Situs Pelaporan Kegiatan Kerjasama


BAB 8Penutup

Suatu kerjasamamerupakan bagian dari strategi pengembangan Universitas Gunadar-ma. Untuk dapat memanfaatkan kerjasama sebagai mekanisme pengakselerasi ter-capainya visi dan misi Universitas Gunadarma, maka kerjasama dilaksanakan secaraterencana, dan dilakukan monitoring dan evaluasi yang rutin.

Pelaksanaan kerjasama hanya dapat berlangsung dengan baik apabila dilakuk-an dengan mengikuti pedoman yang telah disepakati bersama. Pedoman ini memangbukan sesuatu statis dan dapat diubah mengikuti kebutuhan dan perkembangan situ-asi.

Kerjasama dalam negeri diharapkan juga selaras dengan arah pembangunan,sehingga sebagai lembaga pendidikan tinggi Univeristas Gunadarma dapat membe-rikan kontribusi kepada masyarakat Indonesia seluas-luasnya. Kerjasama luar negeriharus pula sebagai bagian dari diplomasi melalui pendidikan dan mengikuti arahanpolitik luar negeri Indonesia. Sehingga disamping dapat terbangunnya pengakuandan jejaring internasional, kontribusi Universitas Gunadarma ke tingkat dunia menja-di makin besar pula.

74

Lampiran Notasi dan Metodologi POS

8.1 Notasi yang digunakan

Pada penulisan SOP ini maka digunakan notasi yang mengambil model dari UML(Unified Modelling Language) yang dikenal dengan istilah diagram aktifitas (activity di-agram), tetapi karena di dalam SOP ini pihak organisasi yang melakukan pekerjaanpenting, maka diagram ini dikombinasikan dengan sequence diagram. Penggunaannotasi ini berdasarkan beberapa alasan utama yaitu:

• Penjabaran dengan jelas siapa/organisasi mana yang bertanggung jawab untukmelaksanakan suatu akfitas.

• Penjabaran dengan jelas, alur dokumentasi yang ada. Sehingga dapat dilihatpersyaratan dokumen yang dibutuhkan pada tiap aktifitas.

• Penjabaran dengan jelas alur koordinasi dan interaksi antar personal/orgranisasiyang terlibat.

• Penjelasan rentang waktu dilaksanakannya suatu aktifitas

Pada dasarnya notasi yang digunakan memiliki arti utama yaitu:

• Notasi adalah Titik awal dari suatu runtutan aktifitas.

• Notasi adalah Titik akhir dari suatu runtutan aktifitas.

• Notasi adalah Pelaku dari suatu kegiatan, dapat berupa organisasi atau-pun perorangan. Organisasi ini bertanggung jawab terhadap pelaksanaan aktifi-tas di bawahnya.

• Notasi adalah Suatu aktifitas yang dilakukan oleh suatu organisasi/orang.Suatu aktifitas akan dilakukan bila persyaratan untuk melakukan aktifitas itu ter-penuhi. Persyaratan tersebut dapat berupa pemberitahuan/perintah/notifikasiataupun suatu dokumen yang diberikan.

75

Penutup

• Pada simbol ini, aktifitas hanya dapat dilanjutkan bila persyaratan hasildari aktifitas sebelumnya semuanya telah terpenuhi.

• Pada simbol ini keluaran suatu aktifitas (pemberitahuan, diberikan kepa-da lebih dari 1 aktifitas lainnya baik di organisasi yang sama ataupun organisasiyang berbeda.

• nama atau nomor dokumen menunjukkan dokumen yang dihasilkan oleh suatuaktifitas, ataupun dokumen yang dibutuhkan oleh suatu aktifitas.

Pada dasarnya suatu interaksi antar pelaku dapat dicontohkan pada Gambar 8.1. Padacontoh ini ada 2 organisasi/orang yang terlibat.

• Awal kegiatan adalah Usulan kedatangan yang dilakukan oleh pihak Fak/Dept.kepada pihak PuRek I/II dengan menggunakan dokumen nomor 1.

• Dengan menggunakan dokumen ini kemudian pihak PuRek I/II melakukan ak-tifitas Penilaian Usulan kepada pihak Fak/Dept. dengan mengirimkan doku-men 2 .

Gambar 8.1: Contoh interaksi


77

Penutup

Lampiran MoU dalam bahasa Inggris


79

Penutup

Lampiran Contoh MoU dalam bahasaIndonesia


Penutup


82

Penutup

Lampiran Contoh Grant Acceptance


84

Penutup

Lampiran Contoh Material TransferAgreement (MTA)


Penutup


Penutup


Documents

Pedoman Kerjasama Universitas Gunadarma202.125.94.114/international/dokumen/Pedoman Kerjasama.pdf · 2.2 Bagan organisasi Kantor Urusan Internasional (KUI) . . . . . . . . . . . .18