Embed Size (px)
Citation preview
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK023/AKN
Halaman: 1/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN LAPORAN DARIPADA MODUL CLAIM_ADVANCE
Tarikh: 03/01/2011
Tujuan: Arahan kerja ini adalah untuk menerangkan tatacara mengeluarkan laporan pendahuluan
melalui modul claim_advance seperti yang tercatit dibawah:
I. Statement of Balances II. Ledger Listing III. Transaction Detail
I. Laporan Statement of Balances 1. Laporan ini dikeluarkan setiap minggu pertama bulan berikutnya. 2. Masuk ke dalam Sistem Century Financials 6.4. Skrin 1 akan dipamerkan.
Skrin 1
3. Klik Financial. Skrin 2 akan dipamerkan.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK023/AKN
Halaman: 2/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN LAPORAN DARIPADA MODUL CLAIM_ADVANCE
Tarikh: 03/01/2011
Skrin 2
4. Klik Claim_Advance. Skrin 3 akan dipamerkan.
Skrin 3
5. Klik Report. Skrin 4 akan dipamerkan .
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK023/AKN
Halaman: 3/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN LAPORAN DARIPADA MODUL CLAIM_ADVANCE
Tarikh: 03/01/2011
Skrin 4
6. Klik Statement of Balances. Skrin 5 akan dipamerkan.
Skrin 5
7. Taipkan nombor staff di ruangan Claimant No atau kod pusat tanggungjawab di ruangan Department, atau
kedua-dua ruangan tersebut mengikut keperluan laporan. 8. Di ruangan Type, taip T sekiranya jenis pendahuluan adalah pendahuluan perjalanan atau M sekiranya jenis
pendahuluan adalah pendahuluan pelbagai. Tekan butang Tab.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK023/AKN
Halaman: 4/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN LAPORAN DARIPADA MODUL CLAIM_ADVANCE
Tarikh: 03/01/2011
9. Taip S untuk Summary atau D untuk Detai’ di ruangan Report Mode, tekan butang Tab. 10. Taip Y atau N di Include Closed Item, tekan butang Tab. 11. Masukkan tarikh laporan yang dikehendaki di ruangan As At Date dan tekan F1. Skrin 6 akan dipamerkan.
Skrin 6
12. Tekan Enter , skrin 7 akan dipamerkan.
Skrin 7
13. Tekan F1. Laporan akan dicetak .
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK023/AKN
Halaman: 5/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN LAPORAN DARIPADA MODUL CLAIM_ADVANCE
Tarikh: 03/01/2011
14. Imbangkan:-
a) Laporan Pendahuluan Perjalanan (type: T) dengan baki di General Ledger untuk kod akaun A61500, atau/dan,
b) Laporan Pendahuluan Pelbagai (type: M) dengan baki di General Ledger untuk kod akaun A61900.
15. Jika amaun tidak sama, berikut adalah perkara yang perlu diambilkira :
a) Terdapat jernal pelarasan samada di General Journal atau Multiple Journal, tetapi tidak kemaskini Lejer Individu.
b) Potongan gaji untuk selaras pendahuluan, tetapi tidak dibuat di CA Payroll Deduction.
c) Buat claim tetapi tidak melalui modul Claim_Advance.
16. Claim_Adjustment hendaklah dibuat bagi membetulkan kesalahan-kesalahan di nombor 15.a) hingga 15.c).
Rujuk langkah 16.a) hingga 16.h)
a) Ikut langkah 2 hingga 4 Bahagian I, klik pada Process. Skrin 8 akan dipamerkan.
Skrin 8
b) Klik pada Adjustment, skrin 9 akan dipamerkan.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK023/AKN
Halaman: 6/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN LAPORAN DARIPADA MODUL CLAIM_ADVANCE
Tarikh: 03/01/2011
Skrin 9
c) Klik pada Add . Taipkan seperti berikut :
(i) Tarikh di ruangan Date, (ii) Taip M untuk Miscellaneous atau T untuk Travel di ruangan Type, (iii) Nombor ID penerima tuntutan di ruangan Claimant No, (iv) Tanda –ve dan amaun di ruangan Adj Total
d) Tekan F1, skrin 10 akan dipamerkan.
Skrin 10
e) Masukkan jumlah pelarasan beserta tanda –ve di Alloc Amount dan F1. Skrin 11 akan dipamerkan.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK023/AKN
Halaman: 7/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN LAPORAN DARIPADA MODUL CLAIM_ADVANCE
Tarikh: 03/01/2011
Skrin 11
f) Masukkan Project Code jika akaun melibatkan project costing. Jika tidak , tekan F1 dan klik pada Yes.
Skrin 12 akan dipamerkan.
Skrin 12
g) Tekan Tab dan masukkan kombinasi kod akaun di GL Account Code serta jumlah (tiada tanda –ve) h) Tekan F1 dua kali. Klik Other, pilih Current Post. CA Adjustment akan dikemaskini.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK023/AKN
Halaman: 8/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN LAPORAN DARIPADA MODUL CLAIM_ADVANCE
Tarikh: 03/01/2011
II. Laporan Ledger Listing. 17. Laporan ini dicetak mengikut permintaan atau keperluan dan tidak difailkan. 18. Ikut langkah 2 hingga 5 Bahagian I, pilih Ledger Listing. Skrin 13 akan dipamerkan.
Skrin 13
19. Rujuk langkah 7 hingga 13. III. Laporan Transaction Detail 20. Laporan ini dicetak mengikut permintaan atau keperluan dan tidak difailkan. 21. Ikut langkah 2 hingga 5 di bahagian I. Klik Transaction Detail. Skrin 14 akan dipamerkan.
Skrin 14
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK023/AKN
Halaman: 9/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN LAPORAN DARIPADA MODUL CLAIM_ADVANCE
Tarikh: 03/01/2011
22. Taipkan kod pusat tanggungjawab di ruangan Department sekiranya memilih untuk mengeluarkan laporan
bagi pusat tanggungjawab tertentu, kosongkan ruangan Department sekiranya memilih untuk mengeluarkan laporan bagi semua pusat tanggungjawab.
23. Tekan butang Tab. Ikut langkah 10 hingga 13 di bahagian I.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
