Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2014 1

PEJABAT BENDAHARI

UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

SURAT PEKELILING BENDAHARI BIL. 4 TAHUN 2014

Semua Ketua Pusat Tanggungjawab,

PENUTUPAN AKAUN

UNIVERSITI SAINS MALAYSIA (USM)

TAHUN 2014

TUJUAN

Surat pekeliling ini bertujuan memberi penjelasan mengenai aktiviti penutupan akaun

tahunan Universiti Sains Malaysia bagi tahun 2014.

LATAR BELAKANG 2. Selaras dengan Surat Pekeliling Am Bil. 6 Tahun 2004 serta Surat Kementerian

Pendidikan Malaysia Bil. KPT.W.400-37/1 Jld. 14 (32) bertarikh 9 Januari 2014, Universiti Sains

Malaysia (USM) dikehendaki mengemukakan Laporan Ringkasan Kedudukan Kewangan dan

Prestasi Tahunan kepada Jemaah Menteri tidak lewat dari 10 Januari tahun berikutnya.

3. Di samping itu, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2007 juga telah menetapkan

tarikh yang perlu dipatuhi oleh USM dalam mengemukakan Laporan Tahunan dan Penyata

Kewangan yang telah diaudit kepada Jemaah Menteri supaya pembentangan Laporan Tahunan

dan Penyatan Kewangan di Parlimen dapat dijalankan secara teratur serta dalam tempoh yang

ditetapkan.

Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2014 2

4. AKTIVITI PENUTUPAN AKAUN TAHUNAN USM.

PERUNTUKAN TAHUN 2014

a. Menurut Akta Bekalan 2014, peruntukan mengurus tahunan akan luput pada akhir tahun dan tidak boleh dibawa ke hadapan walaupun komitmen telah dibuat melalui Borang Pesanan dalam tahun berkenaan.

b. Semua Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan peruntukan PTJ

bagi tahun 2014 adalah mencukupi untuk membayar semua perbelanjaan yang telah dibuat.

c. Sekiranya peruntukan tidak mencukupi, maka bayaran bagi perbelanjaan yang

berkenaan akan dikenakan kepada peruntukan tahun 2015. Perkara ini akan menjejaskan peruntukan tahun 2015.

d. Ketua PTJ diminta mengemukakan viremen tahun 2014 kepada Seksyen

Belanjawan Jabatan Bendahari sebelum 30 Oktober 2014 (Khamis).

PEROLEHAN TAHUN 2014

e. Selaras dengan peraturan peruntukan belanja mengurus yang perlu dibelanjakan

dalam tahun kewangan yang sama, pengeluaran borang pesanan dan borang

pesanan dalaman (PD) perlulah sebelum 27 November 2014 (Khamis).

f. Ketua PTJ hendaklah memastikan perolehan bekalan dan perkhidmatan dibuat

dengan kadar segera supaya bekalan dan perkhidmatan diterima/

disempurnakan serta penjanaan Nota Penerimaan Barangan (GRN) sebelum 22

Disember 2014 (Isnin).

g. Semua dokumen yang telah lengkap hendaklah dikemukakan kepada Seksyen

Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan Bendahari untuk tindakan

pembayaran selewat-lewatnya pada 22 Disember 2014 (Isnin).

h. PTJ yang mengendalikan bil kontrak perkhidmatan tahunan / perubatan / telefon / air

dan elektrik hendaklah mengemukakan anggaran bil bagi bulan Disember 2014

kepada Seksyen Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan Bendahari

untuk dikemaskini dalam akaun Universiti selewat-lewatnya pada 22 Disember

2014 (Isnin).

PEMBAYARAN BEKALAN / PERKHIDMATAN DAN KERJA TAHUN 2014

i. Adalah menjadi tanggungjawab semua PTJ untuk memastikan semua bil dan

tuntutan yang diterima daripada pembekal dan kontraktor dibayar dengan

segera tidak lewat daripada 14 hari.

Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2014 3

j. Pembayaran perolehan bekalan / perkhidmatan dan kerja yang telah dikeluarkan

borang pesanan tetapi belum diterima / disempurnakan dalam tahun semasa

akan dikenakan kepada peruntukan tahun 2015.

k. Pembayaran perolehan bekalan / perkhidmatan dan kerja yang telah diterima/

disempurnakan dalam tahun semasa tetapi invois dan dokumen sokongan tidak

dikemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan

Bendahari selewat-lewatnya pada 22 Disember 2014 untuk tindakan pembayaran

akan dikenakan kepada peruntukan tahun 2015.

PEMBAYARAN TUNTUTAN STAF / BUKAN STAF / KERJA SAMBILAN / LEBIH

MASA TAHUN 2014

l. Semua tuntutan kerja sambilan / lebih masa sehingga bulan November 2014 perlu

dikemukakan kepada Seksyen Kewangan Staf Jabatan Bendahari selewat-

lewatnya pada 2 Disember 2014 (Selasa).

m. Manakala semua tuntutan staf / bukan staf sehingga bulan November 2014

hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Kewangan Staf Jabatan Bendahari

selewat-lewatnya pada 8 Disember 2014 (Isnin) supaya tindakan pembayaran

dapat diambil.

n. Tuntutan staf / bukan staf / kerja sambilan / lebih masa bulan Disember 2014

hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Kewangan Staf Jabatan Bendahari

selewat-lewatnya pada 5 Januari 2015 (Isnin).

o. Tuntutan staf tahun 2014 yang diterima oleh Seksyen Kewangan Staf Jabatan

Bendahari selepas 5 Januari 2015 (Isnin) akan dikenakan penalti sebanyak 25%

daripada jumlah tuntutan dan akan ditolak daripada amaun tuntutan sepertimana

yang telah digariskan dalam Edaran Bendahari 1/2006.

p. Tuntutan bukan staf / kerja sambilan tahun 2014 yang diterima oleh Seksyen

Kewangan Staf Jabatan Bendahari selepas 5 Januari 2015 (Isnin) akan dikenakan

ke peruntukan tahun 2015.

q. Tuntutan lebih masa tahun 2014 yang diterima oleh Seksyen Kewangan Staf

Jabatan Bendahari selepas 5 Januari 2015 (Isnin) tidak akan diproses

pembayaran.

Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2014 4

PEMBAYARAN KERJA-KERJA BINAAN DALAM KEMAJUAN (WORK IN

PROGRESS) TAHUN 2014

r. Ketua PTJ yang mengawal kerja-kerja binaan hendaklah menyediakan /

mendapatkan penilaian kerja untuk semua kerja-kerja binaan dan

mengemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar

Jabatan Bendahari untuk dikemaskini dalam akaun Universiti selewat-lewatnya

pada 22 Disember 2014 (Isnin).

PENGESAHAN PANJAR WANG RUNCIT DAN MESIN FRANKI TAHUN 2014

s. Semua buku panjar wang runcit yang belum dibuat imbuhan atau telah dibuat

imbuhan perlu ditutup dengan membuat perakuan menggunakan borang

JB/2/BR/5003 dan mengemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bayaran &

Akaun Pelajar Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 29 Disember 2014

(Isnin).

t. Semua mesin frangki yang belum dibuat imbuhan atau telah dibuat imbuhan perlu

ditutup dengan membuat pengesahan menggunakan borang JB/2/BR/5004 dan

mengemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar

Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 29 Disember 2014 (Isnin).

Nota:

Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit (JB/2/BR/5003) dan Sijil Perakuan Mesin

Frangki (JB/2/BR/5004) boleh dimuat turun dari laman web Jabatan Bendahari

di alamat http://bendaharipng.usm.my/v3/.

PENERIMAAN / KUTIPAN TAHUN 2014

u. Ketua PTJ yang telah diturunkan kuasa untuk menjalankan urusan kutipan tunai

hendaklah menyerahkan semua kutipan tunai yang diterima kepada Kaunter

Kutipan Tunai Jabatan Bendahari sebelum jam 12.00 tengahari pada 30

Disember 2014 (Selasa).

v. Kaunter Kutipan Tunai Jabatan Bendahari akan ditutup pada jam 12.00

tengahari pada 30 Disember 2014 (Selasa).

Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2014 5

STOR PUSAT BAHAN KIMIA, STOR BEKALAN UBAT DAN KAD PINTAR TAHUN

2014

w. Ketua PTJ yang mengendalikan stor pusat bahan kimia (UKKP sahaja)

hendaklah mengemukakan sijil dan laporan verifikasi kepada Seksyen

Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan Bendahari selewat-lewatnya

pada 31 Disember 2014 (Rabu).

x. Ketua PTJ yang mengendalikan stor bekalan ubat (Hospital USM dan IPPT

sahaja) hendaklah mengemukakan sijil dan laporan verifikasi kepada Seksyen

Pengurusan Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan Bendahari selewat-lewatnya

pada 31 Disember 2014 (Rabu).

y. Ketua PTJ yang mengendalikan stok kad pintar (PPKT sahaja) hendaklah

mengemukakan sijil dan laporan verifikasi kepada Seksyen Pengurusan

Bayaran & Akaun Pelajar Jabatan Bendahari selewat-lewatnya pada 31

Disember 2014 (Rabu).

RINGKASAN JADUAL PENUTUPAN AKAUN USM TAHUN 2014

5. Ringkasan Jadual Penutupan Akaun USM Tahun 2014 adalah seperti di Lampiran 1.

KUATKUASA

6. Perhatian dan kerjasama semua pihak dalam mematuhi tarikh-tarikh yang telah

ditetapkan amatlah diperlukan dalam memastikan penutupan akaun USM tahun 2014 berjalan

dengan lancar.

7. Surat Pekeliling ini adalah berkuatkuasa pada tarikh ia dikeluarkan.

Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2014 7

Lampiran 1

Ringkasan Jadual Penutupan Akaun USM Tahun 2014

BIL. PERKARA TARIKH AKHIR

1. Permohonan akhir viremen 30.10.2014 (Khamis)

2. Pengeluaran borang pesanan dan borang pesanan

dalaman (PD).

27.11.2014 (Khamis)

3. Bekalan dan perkhidmatan diterima/ disempurnakan dan

penjanaan Nota Penerimaan Barangan (GRN).

22.12.2014 (Isnin)

4. Dokumen lengkap untuk proses bayaran 22.12.2014 (Isnin)

5. Anggaran Bil Kontrak Perkhidmatan Tahunan/

Perubatan/Telefon/Telefaks/Air dan Elektrik bulan

Disember

22.12.2014 (Isnin)

6. Tuntutan Staf / Bukan Staf / Kerja Sambilan / Lebih Masa

Tuntutan Kerja Sambilan / Lebih Masa sehingga

bulan November

Tuntutan Staf / Bukan Staf sehingga bulan

November

Bulan Disember

2.12.2014 (Selasa)

8.12.2014 (Isnin)

5.01.2015 (Isnin)

7. Kerja-kerja penilaian untuk kerja-kerja binaan dan Sijil

Penilaian Kerja Pembinaan.

22.12.2014 (Isnin)

8. Penutupan buku panjar wang runcit dan buku panjar wang

runcit serta Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit

(JB/2/BR/5003).

29.12.2014 (Isnin)

9. Penutupan mesin frangki dan surat permohonan imbuhan

serta Sijil Perakuan Mesin Frangki (JB/2/BR/5004)

29.12.2014 (Isnin)

10. Kutipan/terimaan tunai dan maklumat terimaan 30.12.2014 (Selasa)

Sebelum 12.00

tengahari

11. Sijil dan laporan verifikasi stok Stor Pusat Kimia (Unit

Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Universiti sahaja)

05.01.2015 (Isnin)

12. Sijil dan laporan verifikasi stok Stor Bekalan Ubat (HUSM

& IPPT sahaja)

05.01.2015 (Isnin)

13. Sijil dan laporan verifikasi stok Kad Pintar (PPKT sahaja) 05.01.2015 (Isnin)

Nota: Dokumen perlu dikemukakan kepada Jabatan Bendahari mengikut Kampus masing-masing.

Perkara 1 - Seksyen Belanjawan Perkara 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 12, 13 – Seksyen Bayaran Perkara 10 – Kaunter Kutipan Tunai

JABATAN BENDAHARI | 2012

JB/2/BR/5003

Adalah diperakui bahawa baki wang runcit yang ada di tangan bagi ……………………………………………

(nama PTJ/Kod Akaun) selepas tutup urusan pada hari kerja terakhir pada ………………………… (tarikh)

berkenaan panjar wang runcit (PWR) yang diberi kepada saya ialah RM ………………………(Ringgit Malaysia :

…………………………………………………………………) dan telah diperakukan dengan betul seperti berikut :

BIL BUTIRAN RM RM a. Amaun yang diperuntukkan (nilai PWR diluluskan) :

TOLAK

b. i) Rekupan yang diminta tetapi belum dijelaskan oleh jabatan. Bendahari :

ii) Baucar di tangan yang sudah dibayar namun belum

dikemukakan untuk rekupan : c. Baki Buku Wang Runcit [(a)-(b)] DISOKONG OLEH d. Jumlah Wang tunai di tangan

[ Nota : Jumlah (c) hendaklah sama dengan jumlah (d) ]

SIJIL PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT

PADA :

Dokumen sokongan bagi perakuan ini telah disemak dan disahkan oleh pegawai yang bertanggungjawab :

BUTIRAN PEGAWAI PEMBAYAR PEGAWAI MELULUS

Nama

Jawatan

Tandatangan

Tarikh

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

DISAHKAN OLEH PEMEGANG PANJAR

(KETUA PROJEK/KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB, KAMPUS) Tandatangan : Cop Rasmi Nama dan Jawatan : Tarikh :

JABATAN BENDAHARI | 2012

JB/2/BR/5004

Adalah diperakui bahawa baki mesin frangki yang ada di tangan bagi ………………………………………..

(nama PTJ/Kod Akaun) selepas tutup urusan pada hari kerja terakhir pada …………………….. (tarikh)

berkenaan mesin frangki (MF) yang diberi kepada saya ialah RM …………………………… (Ringgit Malaysia :

……………………………………………………………..) dan telah diperakukan dengan betul seperti berikut :

BIL BUTIRAN RM a. Amaun yang diperuntukkan (nilai MF diluluskan) :

TOLAK

b. Pembelian Terkini

c. Baki Wang Seperti dalam Mesin Frangki [(a)-(b)]

DISOKONG OLEH

d. Jumlah Wang Runcit di tangan

[ Nota : Jumlah (c) hendaklah sama dengan jumlah (d) ]

SIJIL PERAKUAN MESIN FRANGKI

PADA :

Dokumen sokongan bagi perakuan ini telah disemak dan disahkan oleh pegawai yang bertanggungjawab :

BUTIRAN PEGAWAI PEMBAYAR PEGAWAI MELULUS

Nama

Jawatan

Tandatangan

Tarikh

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

DISAHKAN OLEH PEMEGANG MESIN FRANGKI

(KETUA PROJEK/KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB, KAMPUS) Tandatangan : Cop Rasmi Nama dan Jawatan : Tarikh :