Upload
others
View
17
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN, PEJABAT BENDAHARI,
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA,
•Penerimaan
•Pendaftaran
•Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
•Penyelenggaraan
• KelulusanPelupusan/ Hapuskira
• LaksanaPelupusan/ Hapus Kira
• PenentuanSpesifikasi/ Dokumen Perolehan
• Laksana Perolehan
• Penilaian
• Penawaran
• Pembekalan
• KenalpastiKeperluan
• Sedia PelanPerolehan/ Pengurusan
• PeruntukanPERANCANGAN
ASETPEROLEHAN
ASET
PENGGUNAAN ASET
PELUPUSAN/ HAPUSKIRA ASET
KITARAN PENGURUSAN ASET
Aset Alih diurus
mengikut Ketetapan
Berkesan
Teratur Cekap
A. Menubuhkan Jawatankuasa PengurusanAset PTJ.
B. Melantik:i. Pegawai Aset Fakulti/PTJii. Pegawai Penerima Aset Fakulti/PTJiii. Pegawai untuk memeriksa aset
Fakulti/PTJ
C. Memastikan Laporan Pemeriksaan HartaTetap dan Inventori dikemukakan.
JK Pengurusan Aset PTJ membincangkan
- Kedudukan Semasa Aset Alih Fakulti/PTJ
- Hasil Pemeriksaan Aset Alih Fakulti/PTJ
- Tindakan Pelupusan Fakulti/PTJ
- Kehilangan Aset Fakulti/PTJ
- Masalah berkaitan pengurusan aset alih di
Fakulti/PTJ
DIBANTU OLEH
- TIMBALAN DEKAN PEMBANGUNAN
- TIMBALAN/PENOLONG PENDAFTAR
UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN,
PEJABAT BENDAHARI,UNIVERSITI TEKNOLOGI
MALAYSIA
1. KLASIFIKASI ASET
2. RUJUKAN PEKELILING
3. STRUKTUR ASET UNIVERSITI & PTJ
4. DEFINISI2
5. TATACARA PENGURUSAN ASET UNIVERSITI PENERIMAAN
PENDAFTARAN (TERMASUK PEMBAYARAN)
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN
PENYELENGGARAAN
PELUPUSAN
KEHILANGAN
6. KELEMAHAN PENGURUSAN ASET
7. PENEMUAN AUDIT
DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
ASET
Aset ialah harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawahkawalan Universiti yang dibeli, disewa atau disewa beli denganwang Universiti, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah ataudiperolehi melalui proses perundangan.
ASET
ALIH
Aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang laintermasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali denganbangunan.Aset Alih terdiri daripada 3 komponen:-1. Harta Tetap2. Inventori3. Stok/Bekalan
HARTA TETAP
Kos untuk 1 unit ialah RM 3,000.00 dan ke atas.
Peralatan tak luak dengan jangka hayat lebih 4 tahun.
Perbelanjaan ke atas bangunan tanpa mengira kos bagi kerja ubahsuai dan pembaikan adalah dianggap belanja ubahsuai dan bukan merupakan Harta Tetap.
Pembelian perisian (software) secara pakej dengan komputer adalah dianggap kos komputer.
Kos kenderaan meliputi aksesori, cukai jalan bagi tahun pertama dianggap kos kenderaan.
3 KOMPONEN ASET:
1. HARTA TETAP2. INVENTORI3. STOK/BEKALAN
DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI samb…
DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI samb…
INVENTORI
Perabot dan pingggan mangkuk adalah inventori tanpa mengira kos pembelian.
Peralatan tak luak dengan tempoh jangka hayat lebih dari 1 tahun.
Kos untuk satu unit ialah kurang daripada RM 3,000.00.
3 KOMPONEN ASET:1. HARTA TETAP
2. INVENTORI3. STOK/BEKALAN
PERBEZAAN HARTA TETAP & INVENTORI
HARTA TETAP (B35000) INVENTORI (B36000)
Kos Pembelian RM 3,000.00 dan ke atas Kurang dari RM 3,000.00 (kecuali Perabot & Pinggan Mangkuk tidak
mengira nilai perolehan asal)
Tempoh JangkaHayat
Penggunaan
Peralatan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi
4 tahun
Peralatan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi 1
tahun
Vot/ Peruntukan Mengurus (U), Pembangunan (D), Tabung & Pelbagai Amanah (A)
dan Penyelidikan (R)
Mengurus (U), Pembangunan (D), Tabung & Pelbagai Amanah (A)
dan Penyelidikan (R)
Kategori
Jentera Berat, Kenderaan,Peralatan/ Kelengkapan ICT/
Telekomunikasi/ Alat Penyiaran/ Perubatan/ Alatan Pejabat/
Makmal/ Bengkel/ Dapur/ AlatanSukan
PERABOT, Pinggan Mangkukdan
Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Alat Penyiaran/
Perubatan/ Alatan Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Alatan
Sukan (> RM 3,000.00)
DEFINISI2 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI samb…
BUKAN HARTA TETAP/BUKAN INVENTORI
Bahan guna habis (cth: alatulis/komponen ganti elektronik).
Buku/majalah.
Permaidani & tirai.
Belanja latihan tambahan yang dibeli bersama harta tetap.
Barangan gunahabis yang dibeli bersama harta tetap.
Pemasangan kabel untuk perhubungan.
Kos insuran bagi pembelian peralatan jika dibayar berasingan.
Kos ubahsuai dan penambahbaikan bangunan.
Pembelian software secara berasingan.
Upgrade peralatan yang dibuat secara berasingan.
3 KOMPONEN ASET:1. HARTA TETAP2. INVENTORI3. STOK/BEKALAN
TATACARA PENGURUSAN
ASET ALIH UNIVERSITI
PENERIMAAN
PENDAFTARAN
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN
PENYELENG-
GARAAN
PELUPUSAN
KEHILANGAN
PEKELILING BENDAHARIBIL. 2/2012
TatacaraPengurusan
Aset AlihUniversiti(TPA) iniadalah
tatacara bagimenguruskanHarta Tetapdan Inventori
meliputi :-
ALIRAN TATACARA
APA YANG PERLU DILAKUKAN
FAKULTI / PTJ
PEJABAT BENDAHARI
BORANG TPA
PENERIMAAN 1. SEMAK HARTA TETAP/ INVENTORI, NOTA SERAHAN (DELIVERY ORDER) DAN INBOIS.
2. PERIKSA SPESIFIKASI, KUALITI DAN PASTIKAN KUANTITI SAMA SEPERTI DI PESANAN TEMPATAN (PT@LO).
3. COP PENGESAHAN DAN TARIKH PENERIMAAN DISAHKAN.
4. SEKIRANYA TERDAPAT PERSELISIHAN, ISI BORANG KEW.PA-1.
PEGAWAI PENERIMA
FAKULTI / PTJ 1. KEW.PA-1 (BorangLaporan Penerimaan Aset
Alih Universiti).
* Diisi sekiranya terdapatkerosakan @ perselisihankuantiti semasa penerimaan.
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH
UNIVERSITI – PENERIMAAN –OBJEKTIF PENERIMAAN
a) Memastikan aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan.
b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan.
c) Memastikan aset yang diterima dalam keadaan baik, sempurna dan selamat untukdigunakan.
ALIRAN TATACARA
APA YANG PERLU DILAKUKAN
FAKULTI / PTJ
PEJABAT BENDAHARI
BORANG TPA
PENDAFTARAN 1. DAFTARKAN HARTA TETAP/ INVENTORI. (sedia 3 salinan, 1 –pentadbiran / 1 - lokasi & 1 – PB untuk pembayaran).
2. KEMASKINI SENARAI DAFTAR INDUK HARTA TETAP/ INVENTORI.
3. LABEL/ TAMPAL PELEKAT HAK MILIK UTM.
4. KEMASKINI SENARAI HARTA TETAP DAN INVENTORI DI LOKASI.
5. SEDIAKAN LAPORAN TAHUNAN HARTA TETAP & INVENTORI FAKULTI/PTJ.
PEGAWAI ASET FAKULTI/PTJ
1. KEW.PA-2 (DaftarHarta Tetap).
2. KEW.PA-3 (DaftarInventori).
3. KEW.PA-4 (SenaraiDaftar Induk Harta
Tetap).4. KEW.PA-5 (Senarai
Daftar Induk Inventori).5. KEW.PA-7 (Senarai
Harta Tetap & Inventori di
Lokasi).6. KEW.PA-8 (Laporan
Tahunan Harta Tetap & Inventori).
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH
UNIVERSITI – PENDAFTARAN –OBJEKTIF PENDAFTARAN
a) Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini.
b) Memudahkan pengesanan dan pemantauan.
c) Membolehkan keadaan aset diketahui.
d) Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset.
CONTOH PELEKAT HAK MILIK UTM
Pelekat yang digunakan Pasukan Pemeriksa
semasa Verifikasi Harta (Pemeriksaan Fizikal Harta Tetap bagi Tujuan
Pembayaran)
Pelekat tanda pengenalan‘HAK MILIK UTM’
yang perlu dilekatkan selepas pemeriksaan Verifikasi Harta
ALIRAN TATACARA
APA YANG PERLU DILAKUKAN
FAKULTI / PTJ
PEJABAT BENDAHARI
BORANG TPA
PEMBAYARAN 1. PASTIKAN PT DITANDATANGANI DIRUANG PERAKUAN.
2. PASTIKAN INBOIS & NOTA SERAHAN (DELIVERY ORDER) TELAH DIPERAKU UNTUK PEMBAYARAN DAN DISAHKAN OLEH PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB (TELAH DICOP DAN LENGKAP DITANDATANGANI).
3. 1 SALINAN KEW.PA-2 (DAFTAR HARTA TETAP) @ 1 SALINAN KEW.PA-3) YANG LENGKAP DILAMPIRKAN BERSAMA PERMOHONAN BAYARAN.
4. PASTIKAN SODO (SAGA) YANG DIGUNAKAN ADALAH BETUL.
PEGAWAI ASET FAKULTI/PTJ.
UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN / UNIT BAYARAN & AMANAH / PB ZON / PB UTM ICKL.
1. KEW.PA-1 (DaftarHarta Tetap)
2. KEW.PA-3 (DaftarInventori)
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH
UNIVERSITI – PENDAFTARAN (PEMBAYARAN) –
ISU BERBANGKITPermohonan pembayaran di Fakulti/PTJ dan proses bayaran Pejabat Bendahari. Antaranya;
1. Masalah penggunaan SODO (SAGA) :- salah SODO (SAGA); dan- tidak pecahkan SODO (SAGA) - (contoh :B35000)
PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
ISU BERBANGKIT samb….
2. Masalah penggunaan borang harta (keliru samada harta atau tidak).
3. Nama syarikat berbeza dalam invois dengan cop syarikat dan di dalam UTMFin.
4. Tiada salinan surat bank atau syarikat kewangan di dalam permohonan bayaran melalui factoring.
PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
ALIRAN TATACARA
APA YANG PERLU DILAKUKAN
FAKULTI / PTJ
PEJABAT BENDAHARI
BORANG TPA
PENGGUNAAN & PENYIMPANAN
1. PASTIKAN KEGUNAAN UNTUKTUJUAN RASMI SAHAJA.
2. DIKENDALIKAN OLEH PEGAWAI YANG BERKEMAHIRAN.
3. PEGAWAI YANG MENJAGA ASET ADALAH BERTANGGUNGJAWAB TERHADAP KEKURANGAN, KEROSAKAN & KEHILANGAN ASET.
4. MENGAWAL ASET YANG BERISIKO TINGGI PADA KAWALAN TAHAP MAKSIMA.
1. KEW-PA-6 (DaftarPergerakan Harta Tetap
& Inventori).2. KEW.PA-9A (Borang
Penyerahan/Pinjaman
Peralatan Milik UTM)3. KEW.PA-9 (Borang
Aduan Kerosakan Aset
Alih Universiti)
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
PENGGUNAAN & PENYIMPANAN OBJEKTIF PENGGUNAAN & PENYIMPANAN
Diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:-a) Mengurangkan pembaziran;
b) Menjimatkan kos;
c) Mencapai jangka hayat;
d) Mencegah penyalahgunaan; dan
e) Mengelakkan kehilangan.
ALIRAN TATACARA
APA YANG PERLU DILAKUKAN
FAKULTI / PTJ
PEJABAT BENDAHARI
BORANG
PEMERIKSAAN 1. DEKAN/ KETUA PTJ PERLU MELANTIK SEKURANG -KURANGNYA 2 ORANG PEGAWAI PEMERIKSA YANG TIDAK TERLIBAT DENGAN PENGURUSAN ASET.
2. KEMUKAKAN LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA TETAP/ INVENTORI BERSAMA-SAMA SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA TETAP & INVENTORI KEPADA PEJABAT BENDAHARI.
DEKAN/ KETUA PTJ
PEGAWAI PEMERIKSA YANG DILANTIK
UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN/ PB ZON/ PB UTM ICKL.
1. KEW.PA-10 (LaporanPemeriksaan Harta
Tetap).2. KEW.PA-11 (Laporan
Pemeriksaan Inventori).3. KEW.PA-12 (Sijil
Tahunan Pemeriksaan
Harta Modal & Inventori).
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
PEMERIKSAAN –OBJEKTIF PEMERIKSAAN
a) Mengetahui keadaan dan prestasinya;
b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini.
c) Memastikan setiap aset berada di lokasi yang sama seperti yang tercatat dalam daftar.
d) Pemeriksaan aset dilakukan ke atas fizikal, rekod dan penempatan.
ALIRAN TATACARA
APA YANG PERLU DILAKUKAN
FAKULTI / PTJ
PEJABAT BENDAHARI
BORANG
PENYELENG-GARAAN
1. SETIAP MANUAL/ BUKU PANDUAN BERKAITAN ASET PERLU DISIMPANUNTUK TUJUAN PENYELENGGARAAN.
2. MENYEDIA, MERANCANG, MELAKSANA DAN MEREKOD PENYELENGGARAN.
ALATAN MAKMAL –PASUKAN PENYELENGGARAN MAKMAL
1. KEW.PA-13 (SenaraiAset Alih Universiti yang memerlukan
Penyelenggaraan).2. KEW.PA-14 (Daftar
Penyelenggaraan Harta
Tetap).
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
PENYELENGGARAAN
OBJEKTIF PENYELENGGARAANa) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan;
b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;
c) Meningkatkan keupayaan;
d) Mengurangkan kerosakan;
e) Menjimatkan perbelanjaan Universiti;
f) Menjamin keselamatan pengguna;
g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif;
h) Memelihara imej Universiti
2 Jenis Penyelenggaran:1. Penyelenggaraan Pencegahan
(Preventive)2. Penyelenggaraan Pemulihan
(Corrective)
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
PELUPUSAN –OBJEKTIF PELUPUSAN
a) Memastikan Fakulti/PTJ tidak menyimpan aset yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan;
b) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;
c) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan
d) Membolehkan aset milik Fakulti/PTJ dipindahkan ke Fakulti/PTJ yang lain atas sebab-sebab tertentu.
JUSTIFIKASI PELUPUSANa) Tidak ekonomik diperbaiki;
b) Usang/ obselete;c) Rosak dan tidak boleh digunakan lagi;
d) Luput tempoh penggunaan;
e) Keupayaan aset tidak lagi diperingkat optimum;
f) Tiada alat ganti;
g) Pembekal tidak lagi memberikan khidmatsokongan;
h) Disyor lupus selepas pemeriksaan aset; atau
i) Perubahan teknologi.
KAEDAH PELUPUSANa) Jualan secara tender, sebutharga atau lelong;
b) Jualan sisa;
c) Jualan barangan terpakai;
d) Tukar barang (barter trade);e) Tukar ganti (trade-in);f) Pindahan;
g) Hadiah;
h) Musnah secara ditanam, dibakar, dibuang atauditenggelamkan;
i) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.
ALIRAN TATACARA
APA YANG PERLU DILAKUKAN
FAKULTI / PTJ
PEJABAT BENDAHARI
BORANG
PELUPUSAN 1. KEMUKAKAN SENARAI ASET YANG HENDAK DILUPUSKAN KEPADA URUSETIA PELUPUSAN DENGAN MENGISI BORANG PERMOHONAN/ PERAKUAN PELUPUSAN (KEW.PA-17).
2. PASTIKAN BORANG KEW.PA-17 LENGKAP DAN DITANDATANGANI OLEH DEKAN/ KETUA JABATAN/ PEGAWAI YANG MENJAGA ASET.
3. SEDIAKAN PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) BAGI PELUPUSAN KENDERAAN.
4. MENGEMASKINI DAFTAR HARTA TETAP/ INVENTORI SELEPAS PELUPUSAN DILAKSANAKAN PBUTM / PHB UTM ICKL.
DEKAN/ KETUA JABATAN/PEGAWAI YANG MENJAGA ASET.
UNIT REKODHARTA & PELUPUSAN, PBUTM / PHB UTM ICKL.
1. KEW.PA -16 (PerakuanPelupusan (PEP))
2. KEW.PA-17 (Permohonan/ PerakuanPelupusan Aset Alih
Universiti)
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
PELUPUSAN –
ALIRAN TATACARA
APA YANG PERLU DILAKUKAN
FAKULTI / PTJ
PEJABAT BENDAHARI
BORANG
KEHILANGAN 1. LAPORKAN KEHILANGAN KEPADA POLIS DAN BALAI KESELAMATAN & PEJABAT PENDAFTAR UTM DALAM TEMPOH 24 JAM DARI WAKTU KEHILANGAN DIKETAHUI.
2. SEDIAKAN LAPORAN AWAL & SALINAN LAPORAN POLIS KEPADATNC, PENDAFTAR, BENDAHARI, KETUA JURUAUDIT DALAM DAN BAHAGIAN KESELAMATAN.
3. MEMBERI PENJELASAN TERPERINCI DAN KRONOLOGI KES APABILA DIMINTA OLEH URUSETIA.
DEKAN/ KETUA PTJ / PEGAWAI YANG MENJAGA ASET.
UNIT REKOD HARTA & PELUPUSAN, PBUTM.
1. KEW.PA-28 (LaporanAwal Kehilangan Aset
Alih Universiti).
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI
KEHILANGAN –OBJEKTIF KEHILANGAN
a) Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan aset;
b) Menyelaras rekod aset;
c) Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamtan aset Universiti;
d) Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai/pelajar Universiti.
ALIRAN REKOD ASET UNIVERSITI
PENERIMAANKEW.PA-1
(Borang Laporan PenerimaanHarta Tetap/ Inventori)
FAKULTI/PTJ
PENDAFTARAN(Untuk
Pembayaran & Pengemaskinian
rekod)
KEW.PA-2(Daftar Harta Tetap)
KEW.PA-3(Daftar Inventori)
KEW.PA-4(Senarai Daftar Harta Tetap)
KEW.PA-5(Senarai Daftar Inventori)
KEW.PA-7(Senarai Harta Tetap dan
Inventori - Dilokasi)
KEW.PA-8(Laporan Tahunan Harta Tetap
dan Inventori)
Sekiranya terdapat perselisihan
sambungA
PEROLEHAN
BORANG2 KEW/KEW.PA-1.docBORANG2 KEW/KEW.PA-2.docBORANG2 KEW/KEW.PA-3.docBORANG2 KEW/KEW.PA-4&5.docBORANG2 KEW/KEW.PA-4&5.docBORANG2 KEW/KEW.PA-7.doc
samb...ALIRAN REKOD ASET UNIVERSITI
FAKULTI/PTJ
PEMERIKSAAN(Pemeriksaan
rekod, fizikal danpenempatan)
KEW.PA-10(Laporan Pemeriksaan Harta
Tetap – diisi oleh PegawaiPemeriksa)
KEW.PA-11(Laporan Pemeriksaan Inventori– diisi oleh Pegawai Pemeriksa)
KEW.PA-12(Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta
Tetap dan Inventori)
sambungA
PENGGUNAAN & PENYIMPANAN
KEW.PA-6(Daftar Pergerakan Harta
Tetap & Inventori)KEW.PA-9
(Borang Aduan Kerosakan AsetAlih Universiti)
KEW.PA-9A(Borang Penyerahan/ Pinjaman
Peralatan Milik UTM)
sambungB
BORANG2 KEW/KEW.PA-10,11&12.docBORANG2 KEW/KEW.PA-10,11&12.docBORANG2 KEW/KEW.PA-10,11&12.docBORANG2 KEW/KEW.PA-6.doc
samb...ALIRAN REKOD ASET UNIVERSITI
FAKULTI/PTJ
KEW.PA-28Laporan Awal Kehilangan Aset
Alih Universiti)
sambungB
PELUPUSAN
KEHILANGAN
KEW.PA-16(Perakuan Pelupusan (PEP))
KEW.PA-17(Permohonan/ PerakuanPelupusan Harta UTM)
PENYELENG-GARAAN
KEW.PA-13(Senarai Aset Alih Universiti
yang memerlukanPenyelenggaraan)
KEW.PA-14(Daftar Penyelenggaraan Harta
Tetap)
KELEMAHAN PENGURUSAN ASET UNIVERSITI
PENEMUAN OLEH
JABATAN AUDIT NEGARA (2015)
TEGURAN JABATAN AUDIT NEGARA 2015
1. Aset dibeli tidak digunakan
• Perolehan Perabot.
• Peralatan Research.
2. Kaedah Penyimpanan Aset Kurang Selamat.
- Disimpan di tempat terbuka dan kurang selamat
- Peralatan kecil diletakkan atas meja tanpa pengawasan
- Peralatan diletakkan dalam almari tidak berkunci dimakmal yang digunakan oleh pelajar untuk tujuan kuliah
TEGURAN JABATAN AUDIT NEGARA 2015 (samb.)
3. Aset tidak dilabelkan
- Label tertanggal
- Tulisan samar
4. Aset tidak dilupuskan
- Aset diletakkan bawah tangga
5. Pelajar Berurusan Dengan Pembekal
- Pelajar menandatangani borang pembaikan danpenerimaan alat pengganti
TEGURAN JABATAN AUDIT NEGARA 2015 (samb.)
6. Daftar Pergerakkan Harta Tidak Disediakan
- Pinjaman peralatan Direkodkan dalam Kertas A4
Perlaksanaan Sistem PengurusanAset Universiti
• Penyediaan Data Lokasi di UTMFinmelalui IFFAMS1
• Penggunaan Sistem bagi tujuanperekodan dan pembayaran AsetBaru
2
• Kemasukan Data Aset Sedia Ada kedalam Sistem UTMFin3
Akhir 2013 ke
Awal 2014
Mei 2014
PemeriksaanFizikal
Mei 2015
Kemasukan Data Aset Sedia Ada ke dalam Sistem UTMFIN
1. Semakan ke atas Borang Pendaftaran KEW.PA-2 sertaaset secara fizikal.
(Rujuk Carta Alir untuk perincian kerja)
PENGEMASKINIAN KEW.PA-2 SUPAYA MAKLUMAT YANG DIMASUKKAN DALAM SISTEM UTMFIN (MODUL HARTA) NANTI
ADALAH TEPAT
2. Kemasukan data aset ke dalam sistem UTMFIN
1. SEMAKAN FIZIKAL ASET SEDIA ADA
3 KATEGORI ASET SEDIA ADA
ADA BORANG
TIADA ASET
TIADA BORANG
ADA ASET ADA ASET
1 3 2
SEMAKAN BORANG PENDAFTARAN DAN FIZIKAL ASET
Dapatkan Borang Pendaftaran Harta Tetap (KEW.PA-2)
Semak KEW PA dengan Fizikal Aset
A. Dapatkan Borang KEW.PA 2 daripada fail (buat salinan jikadikhuatiri hilang).
B Kemaskini dalam KEW.PA:- Penempatan (dengan merujuk senarai lokasi yang
diberikan)
- Barcode
- Maklumat lain jika telah berubah spt nama pegawaibertanggungjawab/ pemegang).
C. Tandakan aset yang telah diperiksa dengan sticker oren.
D. Asingkan KEW.PA bagi asset yang telah diperiksa.
Ke Proses Key In dalam Sistem
1
2
3
Ada fizikal
Tiada fizikal
A
Rujuk Fasa2
1. ADA BORANG ADA ASET
NO SIRI PENDAFTARAN
NO BARKOD
LOKASI PENEMPATAN (BERPANDUKAN SENARAI)
CHARGELINE
JENIS:KOMPUTER ATAU ALATAN
KETERANGAN -NOTEBOOK
NO SIRI PEMBUAT
KOMPONENSEKIRANYA PERALATAN DALAM SET
JENAMAJUMLAH
NAMA PEMBEKAL
NAMA STAFF
SEMAKAN BORANG PENDAFTARAN DAN FIZIKAL ASET
Semak dengan KEW.PA yang tinggal dari A di Fasa 1
Kemaskini borang KEW.PA yang dijumpai
Asingkan KEW.PA bagi asset yang telahdiperiksa.
Ke Proses Key In dalam Sistem
1
2
4
KEW.PA dapat dijumpai
6
Buat pemeriksaan fizikal aset dan senaraikan aset yang belum bertanda (dari fasa 1)
Tiada KEW.PA
3
Dapatkan maklumat dan isi Borang KEW.PA baru
2. TIADA BORANGADA ASET
Tandakan aset yang telah diperiksa dan kemaskini
barkod dalam KEW.PA5
SEMAKAN BORANG PENDAFTARAN DAN FIZIKAL ASET OLEH FAKULTI/PTJ FASA 3 (JULAI – SEPTEMBER 2014)
3. ADA BORANGTIADA ASET
One Off Exercise to Clean Our Records ???
KEW.PA yang disahkan tiada aset fizikal(hasil fasa 1 dan fasa 2)
Cadangan penyelesaian
Lupus?
Permohonan Pelupusan dariFakulti
NASIMIN BIN NGADITimbalan BendahariTel Pejabat : 07-5530118Tel Singkat : 6045e- mail : [email protected]