Embed Size (px)
Citation preview
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPP PADA SMP
MUHAMMADIYHA KASIHAN BANTUL YOGYAKARTA
SKRIPSI
disusun oleh
Nurwanto
08.12.2851
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2011
MAKING ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM FOR ADMINSTRATION SPP AT
SMP MUHAMMADIYAH KASIHAN BANTUL YOGYAKARTA
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPP PADA SMP
MUHAMMADIYAH KASIHAN BANTUL YOGYAKARTA
Nurwanto
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In globalization era, Administration Information System has been used by many
parties, such as institision, organization, and also in educational institution especially in
management institution. Administration Informatin System gives significant influences to
help management institusion making decision and making report. Administration
Information System is a Information system which designed to process business
transaction data to be useful information and help accountant to make decision. It can
process data quickly, accurately, and efficiently.
Junior High Scool in Yogyakarta is a educational institution which have aware
about information and technology. In fact, the administration services for students still use
conventional system. Therefore, the administration activities are slow and the students
have to queue. There are also still any errors in processing information and the report are
not on time. In SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul still use manual system in
administration and the processing is difficult. To optimized the needs of Administration
System of SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul Yogyakarta, we make Information
System which can process information more efficient than manual system.
By making Information System for Administration in SMP Muhammadiyah
Kasihan Bantul, it can procees data and produce information quickly, accurately, and
efficiently. This application is based from Visual basic 6.0. It purposed to manage time
efficiently, make the data processed accurately, and efficient in report.
Keywords: Application Visual basic, Computer
1. Pendahuluan
Penggunaan komputer terutama dalam suatu sistem informasi pembayaran SPP
menjadi suatu alat pemecahan masalah yang dapat memberikan manfaat, baik dalam
ketelitian, penyampaian informasi, maupun volume pekerjaan yang ditangani. Sehingga
dalam penyajian informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh secara akurat, tepat waktu,
dan lengkap tanpa harus melalui proses pencatatan secara berulang-ulang atau manual.
Proses pembayaran tidak dilakukan secara langsung oleh sistem sehingga terkadang
petugas mengalami kesulitan dalam penanganan antrian, sering terjadi kesalahan ketika
petugas sedikit lalai saat proses pembayaran. Selain itu, dilihat dari user interface-nya
kurang menarik sehingga mempersulit proses penginputan data dan hasil pengolahan
informasi belum efisien.
Pengembangan sistem tersebut sangat dibutuhkan untuk meminimalisir
permasalahan yang timbul dan memaksimalkan pekerjaan petugas agar target
penyampaian informasi, ketelitian, maupun volume pekerjaan dapat ditangani lebih
efisien dan efektif.
Melihat permasalahan di atas menjadi motivasi bagi penulis untuk membuat
pengembangan sistem informasi pembayaran SPP pada SMA Negeri 2 Bangkalan.
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan
dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling
bergantung sama lain.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu:
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan, informasi harus dapat dengan jelas
mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya (timeliness)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
3. Relevan (relevance)
Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang
akan dibahas dengan informasi tersebut.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sistem informasi.
Definisi umum sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian
subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang
berguna dalam pengambilan keputusan.
2.4 Konsep Pembuatan Sistem
Kegiatan pembuatan sistem dapat diartikan sebagai kegiatan membangun sistem
baru untuk mengganti, memperbaiki atau meningkatkan fungsi sistem yang sudah ada.
2.5 Konsep Dasar Sistem Pembayaran
Informasi pembayaran adalah informasi yang memuat tentang pengaturan dalam
merangkai transaksi pembayaran SPP yang ada di SMP Muhammadiyah KAsihan BAntul
Yogyakarta. Prosedur pembayaran adalah urutan kegiatan dimulai dari siswa melakukan
transaksi pembayaran SPP dan petugas melayani kegiatan tersebut.
2.6 Konsep Dasar Basis Data
Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi, dapat juga didefinisikan
dalam berbagai sudut pandang seperti berikut:
1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan dan diorganisasikan
sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama
sedemikian rupa tanpa perulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk
memenuhi kebutuhan.
3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media
penyimpanan elektronik.
2.6.1 Rancangan Model Logika
Rancangan model logika (logical model) dari sistem informasi lebih menjelaskan
kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan
bekerja. Model logika dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data atau
disebut dengan DFD (Data Flow Diagram). DFD menggambarkan arus data dari suatu
sistem informasi, baik sistem lama maupun sistem baru secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut berada.
2.7 Sistem Perangkat Lunak yang digunakan
2.7.1 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup MS-
Windows. Visual Basic dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara optimal.
Kemampuannya dapat merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program
aplikasi lainnya yang berbasis MS-Windows. Kemampuan Visual Basic secara umum
adalah menyediakan komponen-komponen yang memungkinkan untuk membuat
program aplikasi yang sesuai dengan tampilan dan cara kerja Microsoft Windows.
2.7.2 Microsoft SQL Server 2000
SQL Server 2000 merupakan salaj satu produk DBMS yang dibuat oleh
Microsoft. Selain Microsoft SQL Server 2000, produk DBMS Microsoft yang lain adalah
Microsoft Access yang di-include-kan dalam paket Microsoft Office sehingga versi dari
DBMS Ms. Access menyesuaikan versi Microsoft Office yang ada.
3. Anlisis dan Perancangan
3.1 Tinjauan Umum
3.1.1 Sejarah SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul
SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul merupakan salah satu dari beberapa SMP
yang ada di wilayah kecamatan Kasihan yang telah berusia 38 tahun, SMP
Muhammadiyah Kasihan Bantul tepatnya didirikan pada tanggal 01 januari 1969.
Adapun tepatnya SMP Kasihan Bantul terletak di desa senggotan kelurahan
tirtonirmolo kecamatan Kasihan kabupaten Bantul propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
Kondisi sosial ekonomi pendidikan mayoritas adalah buruh tani, dan daerah ini
termasuk daerah minus dengan kapisatas rendah, sehingga anak yang lulus Sekolah
Dasar (SD) terpaksa tidak dapat melanjutkan Ke jenjang yang lebih tinggi.
Beberapa hal yang melatar belakangi berdirinya SMP Muhammadiyah Kasihan
Bantul adalah:
1. Banyak warga/anggota Muhammadiyah di kecamatan Kasihan bertekad
melangsungkan kehidupan Muhammadiyah khususnya masalah
pendidikan sejak Taman Kanak-kanak (TK), Sekolah Dasar (SD), Sekolah
Menengah Pertama (SMP).
2. Warga penduduk di kecamatan Kasihan mayoritas menjadi anggota
Muhammadiyah.
3. Tanah wakaf yang dikelola Muhammadiyah cabang Kasihan cukup
banyak.
4. Anggota muda Muhammadiyah cukup banyak dan terdidik sesuai dengan
kebuthan perkembangan pendidikan Muhammadiyah.
Sejak berdirinya hingga sekarang SMP ini telah mengalami sembilan kali
kepemimpinan kepala sekolah yaitu:
1. Periode tahun 1969-1970 Bapak. Setiardjo BA.
2. Periode tahun 1970-1970 Bapak. Ir. Pujiman.
3. Periode tahun 1971-1973 Bapak. Suhardi.
4. Periode tahun 1973-1979 Bapak. Drs. Paiman.
5. Periode tahun 1979-1981 Bapak. Toegiman BE.
6. Periode tahun 1981-1988 Bapak. Mudjiono BA.
7. Periode tahun 1988-1989 Bapak. Rd. Suhendra BA.
8. Periode tahun 1989-2001 Bapak. Yohari Jaelani BA.
9. Periode tahun 2001 sampai dengan sekarang Ibu. Dra. Isti Nurozifah.
Sedangkan status sekolah adalah Diakui sejak berdiri sampai tahun 2007
dengan NIS (NSS/NDS) 202040103032/D.2004010011 dan sekarang statusnya adalah
terakredatasi B.
3.1.2 Visi dan Misi SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul
Visi
Rohmatan lil’alamin di bidang Pendidikan
Indikator :
1. Katalisator dalam pengembangan minat dan bakat siswa
2. Prima dalam layanan pendidikan
Misi :
1. Meningkatkan suasana religius Islami disemua komponen
lembaga pendidikan
2. Meningkatkan kemampuan akademik anak didik
3. Menjadikan kehidupan siswa lebih bermakna sehingga
potensi diri mereka dapat berkembang secara optimal.
4. Menciptakan lingkungan, fasilitas dan saran prasarana
yang dapat menjelitkan potensi siswa serta mendukung
situasi pembelajaran.
3.2 Analisis Sistem
Penguraian dari suatu informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-
perbaikan.6
Analisis bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan
tentang sistem yang akan dibuat. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perancangan
sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis sistem merupakan tahap
kritis dan sangat penting, karena pada tahap inilah semua proses bergantung. Jika
pada tahap ini salah maka akan terjadi kesalahan pada tahap berikutnya.
Dalam analisis sistem, pengidentifikasian masalah merupakan tahap awal
yang harus dilakukan. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu hal yang
menghambat proses pencapaian tujuan. Permasalahan yang ada harus ditindak
lanjuti untuk ditemukan pemecahannya sebagai suatu alternatif agar sistem tersebut
dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan tujuan sistem dapat tercapai.
Identifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap
analisis sistem. Dari hasil penelitian yang dilakukan mengenai sistem informasi akuntansi
pembayaran SPP pada SMP Muhammadiyah Kasihan penulis menemukan beberapa
masalah antara lain :
1. Kurangnya keefektifitasan dalam penanganan antrian karena pendataan siswa
yang akan melakukan transaksi pembayaran SPP dilakukan dengan mengisi
data secara manual pada kartu pembayaran.
2. Kurangnya keefektifitasan pada petugas, dalam menangani transaksi
pembayaran SPP karena memakan waktu pekerjaan yang lama.
3. Proses penyimpanan data dilakukan secara manual.
4. Proses pembayaran dilakukan secara manual.
5. Sistem tidak dapat menghasilkan kwitansi pembayaran yang dibutuhkan
beberapa siswa sebagai bukti pembayaran.
6. Sistem tidak dapat menghasilkan informasi dan laporan tunggakan pembayaran
SPP.
Agar sistem informasi akuntansi pembayaran SPP, dalam proses transaksi
pembayaran SPP pada SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul dapat berjalan lancar tanpa
timbul suatu permasalahan maka perlu adanya perbaikann dan pengembangan sistem,
dari sistem yang menggunakan cara manual ke sistem yang terkomputerisasi sehingga
tercipta suatu sistem baru yang lebih efisien dalam penggunaanya.
3.3.1 Memahami Kerja Dari Sistem yang ada
Pengolahan data siswa yang dilakukan pada SMP Muhammadiyah Kasihan
Bantul saat ini masih dilakukan secara manual dimana pencatatan dan perhitungan
data pembayaran administrasi SPP dan data siswa ditulis dan disimpan dalam bentuk
dokumen-dokumen kertas, dan apabila laporan tersebut akan dibutuhkan akan
membutuhkan waktu lama untuk dicari.
3.3.2 Analisis Sistem Yang Dilakukan
Analisis sistem yang dilakukan akan dijelaskan pada pembahasan ini
merupakan gambaran secara keseluruhan dari kendala-kendala sistem yang telah
dilakukan oleh SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul dalam proses pencatatan dan
perhitungan data administrasi SPP. Pengolahan data administrasi SPP siswa yang
dilakukan secara manual oleh SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul saat ini
kemungkinan besar akan terjadi keterlambatan dalam menyajikan laporan yang
dibutuhkan, sehingga informasi yang disampaikan kurang relevan, tidak akurat, tidak
tepat waktu dan sulit untuk diketahui bentuk laporannya.
Oleh sebab itu untuk menyelesaikan permasalahan diatas, maka disusun
beberapa analisis yang dibutuhkan dan kemungkinan besar dapat digunakan antara
lain :
a. Analisis Data
Analisis terhadap data diperlukan yaitu mengenai data siswa, kelas, petugas,
transaksi atau pembayaran dan kewajiban.
Hasil dari analisis data tersebut adalah sebagai berikut :
1. Data masukkan berupa data-data yang didapat akan dicatat atau dibukukan
dalam bentuk dokumen-dokumen yang terdiri dari data siswa, kelas, petugas,
transaksi atau pembayaran dan kewajiban.
2. Data keluaran berupa semua data yang dihasilkan dalam proses pengolahan
data, terdiri dari laporan siswa, dan laporan pembayaran yang dibutuhkan
pada SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul.
b. Analisis Dokumen
Analisis terhadap dokumen-dokumen hasil pengolahan data pembayaran siswa
hasil dari proses sebelumnya.
Hasil dari analisis dokumen yang di tulis dan disimpan dalam bentuk kertas yaitu
dokumen siswa, kelas, petugas, kewajiban dan transaksi atau pembayaran.
Dokumen-dokumen tersebut kemungkinan besar akan rusak dan kurang efektif,
karena apabila dokumen tersebut dibutuhkan maka harus mencari dan merekap
kertas-kertas tersebut dan membutuhkan waktu yang cukup lama.
c. Analisis Teknologi
Analisis teknologi adalah analisis yang digunakan pada bagian akademik SMP
Muhammadiyah Kasihan Bantul. Dari hasil analisis, peralatan komputer yang ada
tidak dipergunakan secara maksimal dalam pengolahan data dan penyimpanan
data transaksi pembayaran SPP. Komputer yang ada selama ini hanya
dipergunakan sebagai alat ketik untuk pembuatan kartu pembayaran SPP dan
pembuatan laporan lainnya, dengan menggunakan software Microsoft Word dan
Microsoft Excel. Padahal teknologi yang digunakan sangat berpengaruh pada
informasi yang akan disajikan.
3.4 Analisis Kelemahan Sistem
Alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah yaitu
dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan analisis
PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services).
1. Analisis Kinerja (Performance Analysis)
Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja sistem.
Analisis kinerja dimaksudkan untuk menghasilkan peningkatan terhadap kinerja (hasil
kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari
Througput dan Respon time. Througput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat
dilakukan suatu saat tertentu. Jadi dalam hal ini berhubungan dengan seberapa
maksimal pekerjaan yang dilakukan para karyawan di SMP Muhammadiyah Kasihan
pada waktu tertentu sudah dikatakan efektif dan efesien. Response Time adalah rata-
rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah waktu
response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Dari sini dapat dilihat seberapa lama
waktu yang dibutuhkan dan waktu yang terbuang oleh karyawan dalam melakukan
pekerjaan atau dapat dikatakan efektifitas kerja karyawan.
Dalam hal ini dapat dicontohkan apabila petugas tata usaha akan melayani
seorang siswa untuk melakukan pembayaran SPP pada bulan ini, dengan sistem lama
akan membutuhkan waktu 5 sampai dengan 10 menit untuk melayani satu siswa karena
harus mencari data dan laporan tersebut dalam bentuk dokumen-dokumen.
2. Analisis Informasi (Information Analysis )
Informasi merupakan komoditas yang penting bagi pemakai akhir. Informasi
pembayaran SPP pada SMP Muhammadiyah Kasihan perlu dilakukan perancangan dan
pembuatan, melihat informasi yang dihasilkan kurang memadai. Analisis informasi
menyangkut keakuratan informasi yang dihasilkan, informasi yang diterima tepat waktu
dan relevan. Keterbatasan informasi yang dihasilkan pada sistem yang ada saat ini
berdampak pada kemampuan sistem tersebut untuk menghasilkan laporan. Informasi
yang dihasilkan masih mempunyai tingkat kesalahan yang tinggi dan tidak dapat
memberi informasi dalam waktu yang lebih cepat karena sistem dalam perhitungan
pembayaran SPP masih manual .
3. Analisis Ekonomi (Economic Analysis)
Masalah ekonomi terkait dengan masalah biaya, dengan adanya kelemahan
dalam pengolahan data yang dilakukan secara manual maka membutuhkan dana yang
lebih banyak. Pemborosan waktu dan alat-alat yang digunakan mengalami
pembengkakan seperti untuk biaya pembelian buku dan alat-alat lainnya, karena tingkat
kesalahan dalam proses pencatatan cukup besar.
4. Analisis Kontrol (Control Analysis)
Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk
menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan
sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya kontrol
maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki. Analisis kontrol
digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi penyalahgunaan sistem dan
menjamin keamanan data dari pihak luar yang tidak berkepentingan. Serta menjamin
keamanan dari informasi yang dihasilkan. Semakin sedikit kesalahan yang dilakukan
dalam suatu kegiatan, maka tingkat pengendalian suatu sistem semakin baik.
Sistem lama yang dilakukan SMP Muhammadiyah Kasihan adalah kontrol
terhadap data laporan yang dulu masih kurang karena data tidak dikroscek sewaktu-
waktu dan terdapat data yang telah rusak karena sudah lama. Hal ini diperparah lagi
dengan hilangnya data-data yang tidak terawat dan diabaikan.
5. Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis)
Penggunaan waktu pada sistem manual yang sedang berjalan dinilai kurang
efisien. Target penggunaan waktu yang belum minimal yang belum teratur
mengakibatkan petugas TU dalam melayani pembayarab SPP, dominan sering terjadinya
kesalahan dan dilakukan pengulangan pekerjaan atau menghitung atau cek ulang untuk
menghindari kesalahan. Hal ini disebabkan sistem yang kurang baik, seperti halnya
penggunaan komputer atau sarana dan prasarana belum optimal sehingga waktu dan
biaya terbuang sia-sia.
6. Analisis Pelayanan (Service Analysis)
Peningkatan pelayanan yang baik pada SMP Muhammadiyah Kasihan
dimaksudkan untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi siswa serta meningkatkan
kepuasan kerja pegawai TU dalam hal melayani pembayaran SPP. Upaya peningkatan
pelayanan tersebut dapat dilakukan melalui perbaikan dalam proses pengolahan data
siswa, pembayaran, kelas, kewajiban, dan petugas yang selama ini terkesan lamban
agar menjadi lebih cepat dan penyajianya pun bisa tepat waktu.
3.5 Analisis Kebutuhan Sistem
Dengan analisis kebutuhan sistem, diharapkan sistem yang akan dibangun
dapat diuraikan secara utuh menjadi komponen-komponen dasar dengan tujuan
identifikasi, mengevaluasi permasalahan dan kebutuhan yang diharapkan, dan
analisis ini juga dilakukan untuk menjamin bahwa sistem yang dibangun sesuai
dengan kebutuhan dari obyek penelitian. Perancangan sistem baru diharapkan
mampu mengubah dan mempercepat atau mengefisienkan serta mengoptimalkan
waktu dengan baik, guna memenuhi kebutuhan berikut :
1. Pencatatan dan Perhitungan data lebih cepat dan akurat
2. Pengeditan data lebih mudah dan cepat
3. Pencarian data lebih valid.
4. Pembuatan Laporan-laporan akan lebih mudah.
Analisis kebutuhan sistem menjelaskan apa yang dibutuhkan sistem dalam
proses pengolahan data administrasi SPP pada SMP Muhammadiyah Kasihan
Bantul. Selain mencari dan mengidentifikasi permasalahan pada sistem lama, sistem
informasi harus dapat menganalisa apa yang menjadi kebutuhan pemakainya,
sasaran utama sistem informasi yaitu menyediakan informasi bagi user atau
pengguna sistem.
3.5.1 Analisis kebutuhan Informasi
Analisis kebutuhan sistem informasi dibedakan menjadi dua (2) yakni sebagai berikut:
1. Kebutuhan Fungsional
Merupakan analisis yang untuk mendapatkan jenis kebutuhan yang berisi proses-
proses apa saja yang nantinya dapat dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga
berisi tentang informasi apa saja yang dihasilkan oleh sistem. Dalam sistem informasi
adinistrasi ini, kebutuan fungsionalnya meliputi:
a) Sistem mampu digunakan untuk proses pembayaran SPP, yang melipui proses
pengolahan data siswa, kelas, pembayaran, dan kewajiban.
b) Sistem mamapu digunakan untuk proses pencatatan, penyimpanan data dan
laporan, yang meliputi pencatatan siswa yang sudah melakukan pembayaran.
c) Sistem mampu digunakan untuk membuat laporan pembayaran SPP meliputi
laporan pembayaran SPP untuk siswa dan sekolah.
2. Kebutuhan Nonfungsional
Merupakan analisis yang menghasilkan tipe kebuthan yang berisi properti perilaku
yang dimiliki sistem, meliputi:
a) Operasional
Perangkat keras
Motherboard Intel
Proses intel Core Duo
Memory DDR2 1 GB
CD Room Sony
Harddisk 120 GB
Memory 15”
VGA
Cassing 459 watt
Printer
Keyboard
Mouse
Perangkat lunak
Micrososft Windows XP
b) Sekuriti
Software sistem informasi administrasi SPP dilengkapi halaman login
untuk keamanan data
Sistem operasi dilengkapi dengan anti virus avira.
3.5.2 Analisis Kebutuhan Teknologi
Untuk menjalankan sistem informasi ini dibutuhkan sistem perangkat keras
yang mampu mendukung pengoperasian program. Adapun perangkat teknologi yang
digunakan penulis dalam mendukung pengembangan sistem adalah sebagai berikut :
3.5.2.1 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras disini adalah alat yang digunakan untuk pengolahan data
dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan adalah :
a. Alat Masukan (input)
Perangkat ini digunakan untuk memasukkan data atau program yang akan
diproses oleh komputer.
b. Alat Pemproses
Perangkat ini digunakan untuk memproses instruksi-instruksi dalam proses
pengolahan data. Alat yang digunakan yaitu CPU (Central Processing Unit).
c. Alat Penyimpanan Data
Perangkat ini digunakan untuk penyimpanan data atau program. Alat yang
digunakan adalah harddisk, Flasdisk dan CD.
d. Alat Keluaran
Perangkat ini digunakan untuk hasil atau pengeluaran data, sehingga dapat
dilihat dalam bentuk wujud nyata. Adapun alat yang digunakan adalah
Monitor dan Printer.
3.5.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak
Maksud dari perangkat lunak disini program untuk mengendalikan kegiatan
dari sistem komputer. Perangkat lunak (software) yang digunakan untuk
pengembangan sistem ini adalah Windows XP Profesional sebagai Sistem
Operasi, Microsoft SQL Server 2000, Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai
perangkat lunak untuk mengolah dan mengelola data-data.
3.5.2.3 Kebutuhan Perangkat Manusia (Brainware)
Dalam pengoperasian sistem ini membutuhkan empat jenis user, yaitu:
1. Analis Sistem
Bertugas mempelajari, menganalisa, dan memberikan penjelasan
terhadap suatu masalah untuk diselesaikan dengan komputer.
2. Programmer
Petugas melakukan penulisan kode program dan melakukan
perancangan program sesuai dengan arahan dari analis sistem.
3. Operator
Bertugas mengoperasionalkan sistem yang telah dibuat berupa
penginputan dan pengeditan data dengan komputer.
3.6 Analisis Kelayakan Sistem
Tujuan utama dari analisis kelayakan sistem adalah mengetahui apakah sistem
yang baru yang akan diterapkan sudah layak pakai atau belum. Dalam hal ini tentunya
diperlukan pertimbangan yang matang seberapa besar kegunaan atau keuntungan yang
didapat dan berapa biaya yang diperlukan dari sistem baru.
3.6.1 Kelayakan Teknologi
Secara teknik, teknologi yang digunakan adalah teknologi yang mudah
dioperasikan. Pengerjaannya yang mengutamakan kebutuhan user dan kemudahan
dalam pengoperasiannya membuat sistem ini user friendly walaupun tidak semua
orang dapat mengaksesnya tanpa login dari user. Perangkat teknologi berupa
(Hardware dan Software) yang digunakan sudah tersedia pada bagian tata usaha
SMP Muhammadiyah Kasihan. Dalam menerapkan sistem yang baru ini tidak perlu
ada tambahan peralatan khusus karena sistem yang akan diterapkan ini hanya perlu
menambahkan sistem aplikasinya saja ke komputer yang akan digunakan untuk
melakukan pengolahan data administrasi SPP. Dari analisis yang dilakukan tidak
ditemukan hambatan-hambatan dalam menerapkan sistem baru ini.
3.6.2 Kelayakan Hukum
Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar
peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru tidak boleh
menimbulkan masalah dikemudian hari akibat melanggar hukum yang akan berlaku,
terutama dalam penggunaan software berlisensi terkait penggunaan aplikasi
pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakan
software resmi, berlisensi, sehingga tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.
3.6.3 Kelayakan Operasional
Sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus untuk dapat
mengoperasikannya. Sistem dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses
pengembangannya dilakukan dengan teknik penerapan kebutuhan informasi melalui
penelitian yang seksama dan hati-hati. Selain itu juga dilakukan pelatihan terlebih
dahulu sehingga akan memudahkan user untuk menjalankannya.
3.6.4 Kelayakan Ekonomi
Untuk pengadaan proyek sistem informasi akuntansi administrasi SPP ini tentu
membutuhkan biaya yang dalam hal ini termasuk dalam biaya investasi. Dalam hal ini
instansi harus mengeluarkan sumber daya demi mendapatkan manfaat di masa yang
akan datang dan juga keuntungan yang lebih bila dibanding keuntungan dengan
menggunakan sistem yang lama. Agar tidak terjadi pemborosan dalam pemakaian
sumber daya maka perlu dilakukan analisis, perhitungan atas biaya dan manfaat
untuk menentukan apakah proyek sistem informasi tersebut layak atau tidak untuk
dilaksanakan.
3.3 Perancangan Sistem
Perancangan merupakan langkah pertama di dalam fase pengembangan
rekayasa suatu produk atau sistem. Tujuan perancangan adalah membuat suatu
perangkat lunak yang dapat memberikan informasi pembayaran SPP. Program ini
dirancang menggunakan database, sehingga penggunaannya lebih murah dan mudah
dioperasikan.
3.3.1 Perancangan Proses
DFD (Data Flow Diagram) atau diagram aliran data adalah model proses yang
digunakan untuk mengambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau
pengolahan data yang dilakukan oleh sistem. Notasi tiap level menggunakan notasi De
Marco & Jourdan untuk menggambarkan Data Flow Diagram sistem informasi
pembayaran SPP pada SMA Negeri 2 Bangkalan.
Konteks diagram atau DFD level 0 menerangkan entitas-entitas yang terlibat
dalam sistem. Pada sistem ini terdapat 4 entitas luar yang terlibat yaitu entitas admin,
operator, siswa, dan bagian keuangan merupakan penerima laporan pembayaran
tunggakan.
3.8.2.1 Data Flow Diagram (DFD) Konteks Level 0
Gambar 3.3 DFD Level 0
3.8.2.2 Data Flow Diagram (DFD) konteks Level 1
Gambar 3.4 DFD Level 1
3.8.2.3 Data Flow Diagram (DFD) konteks Level 2
Gambar 3.5 DFD Level 2 Proses 1
Gambar 3.6 DFD Level 2 Proses 2
Gambar 3.7 DFD Level 2 Proses 3
Gambar 3.8 DFD Level 2 Proses 4
Gambar 3.9 DFD Level 2 Proses 5
Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses 6
Gambar 3.11 DFD Level 2 Proses 7
3.9 Perancangan Basis Data
Perancangan database harus dilakukan secara cermat agar dihasilkan database
yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan
mudah dalam manipulasi data.
Tabel 3.9 Struktur Tabel Siswa
Nama Kolom Tipe Data Lebar
Not
Null Keterangan lain
NIS Char 10 √ Primary key
Nama_ siswa Varchar 50 √
Nama_Ortu Varchar 50 √
Alamat Varchar 50 √
No_telp Numeral 50 √
Jenis_kelamin Varchar 50 √
Id_kelas Char 10 √ Foreign key
Tabel 3.10 Struktur Tabel Petugas
Nama Kolom Tipe Data Lebar Not Null Keterangan lain
Id_petugas Char 10 Primary key
Nama_petugas Varchar 50 √
Password Varchar 50 √
Alamat Varchar 50 √
Jenis_kelamin Varchar 50 √
Tabel 3.11 Struktur Tabel Kelas
Nama Kolom Tipe Data Lebar
Not
Null Keterangan lain
Id_kelas Char 10 Primary key
Nama_kelas Varchar 8 √
Tabel 3.12 Struktur Tabel Pembayaran
Nama Kolom Tipe Data Lebar
Not
Null Keterangan lain
Id_pembayaran Char 4 Primary key
Tgl_ pembayaran Datetime √ Auto
NIS Char 10 Foreign key
Id_petugas Char 10 Foreign key
Bulan_ pembayaran Varchar 20 √
Jml_ pembayaran Int 4 √ Auto
Id_kewajiban Char 10 Foreign key
Tabel 3.13 Struktur Tabel kewajiban
Nama Kolom Tipe Data Lebar
Not
Null Keterangan lain
Id_kewajiban Char 10 Foreign key
Nama_kewajiban Varchar 8 √
Biaya Int 21 √
4. Implementasi Sistem
Sebelum melakukan implementasi sistem, dilakukan pengujian program terlebih
dahulu. Tujuan pengujian program adalah untuk mengetahui bahwa komponen-
komponen sistem telah berfungsi dengan baik sehingga perangkat lunak pembayaran
siap digunakan. Terdapat dua metode untuk melakukan pengujian program ini yaitu
pengujian black box dan white box.
1. Black Box Testing
Saat pengisian user account, admin diwajibkan untuk menginputkan username
dan password dengan lengkap. Jika admin menginputkan account yang salah (tidak
sesuai penyimpanan pada database), maka ketika tombol Login di klik akan
menampilkan pesan kesalahan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.28 Pesan Kesalahan Input User Account
2. White Box Testing
Ketika program dijalankan kemudian masuk pada form Input, program berhenti
dan muncul kotak dialog peringatan kesalahan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.29 Peringatan Kesalahan Kode Program
Setelah dilakukan pengecekan kesalahan dengan cara Debug program, maka akan
muncul keterangan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.30 Keterangan Kesalahan pada Baris Program
Kesalahan terjadi karena data yang tersimpan pada database tidak sesuai dengan
penulisan kode program.
4.1.1.1 Tampilan Menu Utama
Pada menu utama terdapat menu Login, yaitu menu untuk memberikan
hak akses penggunaan aplikasi. Masukkan username dan password kemudian klik
tombol Login, maka fungsi keempat tombol akan aktif yaitu tombol Transaksi,
Input, Laporan, dan Informasi. Tampilan menu utama adalah sebagai berikut:
Gambar 4.34 Tampilan Login pada Menu Utama
4.8.1 Form File
Form ini digunakan untuk menginputkan data siswa dan data kelas Masuk
pada tab pertama untuk menginputkan data siswa , klik BARU untuk menambah
data siswa baru, isi dengan lengkap data siswa kemudian klik SIMPAN.
Gambar 4.35 Form Input Data Siswa
Jika data siswa berhasil disimpan maka sistem akan menampilakan pesan seperti
contoh gambar berikut:
Gambar 4.36 Pesan Simpan Data Siswa
Apabila data yang diinputkan tidak lengkap, maka sistem akan menampilkan pesan
salah satu form yang belum terisi. seperti gambar berikut:
Gambar 4.37 Pesan Peringatan Input Siswa
Apabila NIS yang diinputkan sama, maka sistem akan menampilkan pesan seperti
gambar berikut:
Gambar 4.38 Pesan Peringatan Input Data Siswa yang Sama
Jika user melakukan kesalahan pada saat penginputan data siswa, maka user
dapat menggunakan fitur EDIT, kemudian perbaharui data tersebut, jika berhasil
maka sistem akan menampilkan pesan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.39 Pesan Edit Data Siswa
Jika petugas ingin menghapus data siswa yang tidak diperlukan lagi, maka petugas
dapat menghapusnya dengan menggunakan fitur HAPUS, setelah berhasil
menghapus maka sistem akan menampilkan pesan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.40 Pesan Hapus Data Siswa
Jika petugas ingin menginputkan data kelas, petugas harus mengisi data Id kelas
dan kelas kemudian simpan. maka sistem akan menampilkan pesan seperti pada
gambar berikut:
Gambar 4.41 Pesan Input Data Kelas
Setelah petugas menyimpan data kelas tersebut akan muncul pesan seperti
dibawah in:
Gambar 4.42 Pesan Input Data Kelas berhasil
Jika petugas ingin menghapus data kelas maka sistem akan menampilkan pesan
seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.43 Pesan Penghapusan Data Kelas
4.8.2 Form Pembayaran
Form ini digunakan untuk menginputkan data kewaijban dan pembayaran.
Untuk memulai menginputkan kewajiban yaitu dimulai dengan mengklik tombol
tambah kemudian mengisi data Id kewajiban, nama kewajiban, dan biaya. Seperti
contoh gambar seperti dibawah in:
Gambar 4.44 Pesan penginputan Data Kewajiban
Dan untuk memulai menginputkan data pembayaran, pertama kali yang
dilakukan petugas adalah mengklik tombol baru untuk menginputkan data siswa
yang akan melalkukan pembayaran, kemudian mengisikan id pembayaran, nama
siswa, dan nis nya, dan seturusnya akan ada salah satu tombol yang sudah
otomotis terisi, kemudian masukkan jumlah uang yang akan dibayar dan tombol
kembalian akan terisi otomatis, kemudian mengklik tombol simpan. seperti contoh
pada gambar berikut:
Gambar 4.45 Form Pembayaran
Sebelumnya data siswa harus tercantum pada database kelas, karena jika salah
satu siswa belum ditentukan terdapat pada kelas mana, maka ketika user coba
memasukkan data pembayaran siswa tersebut dengan menginputkan NIS lalu
pada saat menekan tombol ENTER, maka sistem akan menampilkan pesan
seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.46 Pesan Tidak Ditemukan Data Siswa
Jika petugas ingin menghapus data transaksi yang tidak diperlukan, maka pilihlah
salah satu data pembayaran tersebut kemudian klik tombol HAPUS, jika berhasil
maka sistem akan menampilkan pesan seperti gambar berikut:
Gambar 4.47 Pesan Hapus Data pembayaran
Setelah pembayaran selesai diinputkan, petugas harus menyimpan data tersebut
dengan mengklik tombol SIMPAN, jika berhasil maka sistem akan menampilkan
pesan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.48 Pesan Simpan Data Pembayaran
Untuk mengakhiri penggunaan form pembayaran, klik tombol KELUAR di bagian
bawah form atau klik tombol silang di bagian pojok kanan atas form.
4.8.3 Form Pencarian Data
Form ini digunakan untuk mencari data siswa dan pembayaran. Untuk
mencari data siswa yaitu dengan cara memilih memilih kategori yang menunjukkan
data siswa yang akan dicari dannya adalah kategori NIS dan nama siswa. Untuk
memulai menginputkan Seperti contoh gambar seperti dibawah ini:
Gambar 4.49 Form Pencarian Data Siswa
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan pada Sistem Informasi Akuntansi
Administrasi SPP pada SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul dapat dilihat bahwa
pengolahan data untuk menghasilkan sistem informasi yang dibutuhkan dengan
menggunakan sistem yang sudah ada tidak efektif.
Dengan penggunaan aplikasi sistem informasi akuntansi administrasi spp yang
baru ini diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat
emmbantu dalam proses pengambilan keputusan. Dari sistem ini diperoleh keuntungan
antara lain:
a. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat, dan akurat.
b. Dapat menghemat waktu dalam menginputkan.
c. Menghemat dalam pencarian data-data dan pembuatan laporan-laporan yang
dibutuhkan.
d. Mengurangi pekerjaan karyawan atau petugas menjadi lebih ringan sehinggan
kinerja lebih meningkat.
e. Meningkatkan pelayanan kepada siswa.
5.2 saran
Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi, maka disarankan agar.
a. Sebaiknya sistem lama yang sudah ada diganti dengan sistem baru yang telah
dibuat, dimana sistem baru ini dapat bekerja lebih baik dalam mengolah data
dan menyajikan informasi yang diperlukan.
b. Penerapan sistem baru akan berjalan dengan baik dan sukses jika semua pihak
yang terlibat dalam sistem tersebut mendukung penerapan sistem baru.
c. Pihak yang terlibat, dalam hal ini adalah Kepala Sekolah dan Petugas TU SMP
Muhammadiyah Kasihan Bantul perlu melakukan peninjauan terhadap sistem
yang diusulkan agar dapat mempertimbangkan baik dan buruknya sistem
sehingga dapat berfungsi sebagaimana yang diharapkan.
d. Sistem yang telah ada perlu dikembangkan dan diperbaiki secara terus menerus
sehingga dapat diperoleh sistem informasi yang optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta; Andi Offset.
Arief, M Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL Server
2000. Yogyakarta; Andi Offset.
Kusrini. dan Koniyo, Andri. 2007. Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi
Akuntansi dengan Visual Basic dan SQL Server. Yogyakarta; Andi Offset.
Madcoms. 2005. Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal
Report. Madiun; Andi Offset.
Rusmawan,Uus. 2009. Koleksi Program VB 6.0 Konsep ADO untuk Tugas Akhir dan
Skripsi. Jakarta; PT Elex Media Komputindo.
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta; Andi Offset.
