Panduan PenggunaanAplikasi Laporan Pertanggung

Jawaban Keuangan Sekolahversi 2013

Daftar Isi

I. Pendahulan.......................................................................................................................5

II. Penjelasan Umum.............................................................................................................6A. Spesifikasi Sistem Minimal............................................................................................6B. Aplikasi.......................................................................................................................... 6

1. Aplikasi Utama...........................................................................................................62. Aplikasi Data..............................................................................................................6

C. Alur Kerja Pengoperasian Aplikasi BOS 2013.................................................................8D. Pengaturan/ Setting.......................................................................................................8

1. Pengaturan Region and Language.............................................................................82. Security Setting Pada Excel......................................................................................103. Yang Harus diperhatikan..........................................................................................14

E. Memulai Penggunaan..................................................................................................14

III. Pengoperasian Aplikasi Utama BOS 2013....................................................................15A. Mengaktifkan Macro...................................................................................................15B. Navigasi dalam Aplikasi BOS 2013...............................................................................15C. Melengkapi Definisi untuk Aplikasi BOS 2013.............................................................16

1. Data Utama..............................................................................................................172. Informasi Program dan Kegiatan Sekolah................................................................183. Cara mencari dengan kata kunci di Excel.................................................................194. Menambah kegiatan/ Menambah baris..................................................................19

IV. Kegiatan Sekolah untuk File Aplikasi Data...................................................................22A. Program Sekolah dan Sub Program Sekolah................................................................22B. Kegiatan Sekolah.........................................................................................................23C. Pemetaan Komponen BOS..........................................................................................23D. Memilih/ Menetapkan Kegiatan..................................................................................23

1. Kode Kegiatan..........................................................................................................232. Memeriksa kegiatan................................................................................................24

E. Membuat Aplikasi Data File BOS 2013........................................................................24F. Updating Definisi.........................................................................................................26

V. Pengisian Data Transaksi.................................................................................................28A. Tahun Anggaran dan Tahun Ajaran.............................................................................28B. Navigasi....................................................................................................................... 29C. Data Perencanaan.......................................................................................................29

1. Rencana Penerimaan...............................................................................................292. Rencana Pengeluaran..............................................................................................30

D. Transaksi Realisasi.......................................................................................................311. Realisasi Penerimaan...............................................................................................312. Realisasi Pengeluaran..............................................................................................32

E. Transaksi Lainnya........................................................................................................ 331. Transaksi Internal.....................................................................................................332. Transaksi Pajak.........................................................................................................34

VI. Cetak Laporan..............................................................................................................351. Laporan BOS-K1.......................................................................................................352. Laporan BOS-K2.......................................................................................................37

1

3. Laporan BOS-K3, BOS-K4, BOS-K5, dan BOS-K6.......................................................38

VII. Penutup.......................................................................................................................42

2

Daftar Gambar

Gambar 1 Langkah Mengoperasikan Aplikasi...........................................................................7Gambar 2 Alur kerja pengoperasian Aplikasi BOS 2013...........................................................8Gambar 3 Tombol Win + R.......................................................................................................9Gambar 4. Cara cepat mengakses Region and Language.........................................................9Gambar 5. Konfigurasi Region and Language..........................................................................9Gambar 6. Jalankan aplikasi dengan klik-ganda pada file.......................................................14Gambar 7. Lokasi tombol “Options”.......................................................................................15Gambar 8. Pilihan untuk mengaktifkan macro.......................................................................15Gambar 9. Tampilan Menu Utama Aplikasi BOS 2013..........................................................16Gambar 10. Lokasi tombol back yang akan membawa Anda kembali ke Menu Utama.........16Gambar 11. Kelompok menu Definisi dalam Menu Utama Aplikasi BOS 2013.......................17Gambar 12. Tampilan isian Data Utama................................................................................17Gambar 14 Tampilan tabel Kegiatan Sekolah.........................................................................18Gambar 15 Tanda pada pojok kanan bawah Tabel................................................................19Gambar 16 Tarik tanda tersebut ke bawah............................................................................20Gambar 17 Baris baru berhasil dibuat....................................................................................20Gambar 18. Menambahkan Kegiatan Sekolah baru...............................................................20Gambar 19. Memilih Sub Program Sekolah yang sesuai........................................................21Gambar 20. Program Sekolah akan terisi secara otomatis, setelah Sub Program Sekolah dipilih......................................................................................................................................21Gambar 21. Lokasi scrollbar untuk menggerakkan sheet ke kanan dan ke kiri......................24Gambar 22. Menentukan peruntukan sebuah kegiatan berdasarkan 13 buah Komponen BOS............................................................................................................................................... 24Gambar 23. Kelompok menu Data File dalam Menu Utama Aplikasi Utama BOS 2013.........25Gambar 24. Pilih lokasi folder, tentukan nama, lalu klik tombol Save....................................25Gambar 25. Tampilan informasi bahwa proses pembuatan Aplikasi Data sudah selesai dilakukan................................................................................................................................26Gambar 26. Buka lokasi penyimpanan Aplikasi Data, lalu double-click file tersebut..............28Gambar 27. Sheet yang ada pada Aplikasi Data BOS 2013.....................................................29Gambar 28. Contoh tampilan tabel rencana penerimaan yang sudah terisi..........................29Gambar 29. Contoh tampilan tabel rencana pengeluaran yang sudah terisi.........................30Gambar 30. Contoh tampilan tabel rencana pengeluaran yang sudah terisi (lanjutan).........31Gambar 31. Contoh tampilan tabel realisasi penerimaan yang sudah terisi..........................32Gambar 32. Contoh tampilan tabel realisasi pengeluaran yang sudah terisi.........................33Gambar 33. Pencatatan transaksi penarikan tunai dari bank (sheet realisasi-keluar)............34Gambar 34. Pencatatan transaksi penarikan tunai dari bank (sheet realisasi-terima)...........34Gambar 35. Kelompok menu Laporan Keuangan dan Laporan BOS dalam Menu Utama Aplikasi Utama BOS 2013.......................................................................................................35Gambar 36. Konfigurasi yang harus diisi untuk mencetak Laporan BOS-K1...........................35Gambar 37. Klik tombol Browse untuk mencari file Aplikasi Data BOS 2013.........................36Gambar 38. Pilih file Aplikasi Data BOS 2013 lalu klik tombol OK..........................................36Gambar 39. Klik tombol cetak laporan...................................................................................36Gambar 40. Lokasi tombol simpan pada bagian kiri atas layar..............................................37Gambar 41. Lokasi tanda silang, dan tombol No....................................................................37Gambar 42. Konfigurasi yang harus diisi untuk mencetak Laporan BOS-K2...........................38Gambar 43. Pemilihan periode pencetakan laporan BOS-K3, K4, K5, & K6............................38

3

Gambar 44. Pemilihan tahun ajaran.......................................................................................39Gambar 45. Pemilihan tahun anggaran yang terisi secara otomatis......................................39Gambar 46. Pemilihan tahun ajaran dan triwulan..................................................................39Gambar 47. Tahun anggaran terisi secara otomatis, pilihlah triwulan yang ingin dicetak.....40Gambar 48. pilihlah bulan yang ingin dicetak.........................................................................40Gambar 49. Isilah tanggal mulai dan tanggal akhir pada isian Dari Tanggal dan Sampai Tanggal...................................................................................................................................41Gambar 50. Klik pada sheet yang sesuai untuk melihat laporan K3, K4, K5, atau K6.............41

4

I. PendahulanAplikkasi laporan pertanggung jawaban keuangan dana BOS tingkat sekolah ini merupakan hasil kerjasama antara kementrian pendidikan dan kebudayaan dengan Unites States Agency for International Development (USAID/Indonesia). Aplikasi ini bersifat gratis untuk digunakan oleh sekolah dan aplikasi ini bisa diunduh (download) dari website: bos.kemdikbud.go.id.

Aplikkasi laporan pertanggung jawaban keuangan dana BOS tingkat sekolah adalah aplikasi pada tingkat sekolah yang berguna untuk mengelola dan membuat laporan keuangan sekolah, terutama laporan penggunaan dana BOS. Aplikasi ini sangat mudah digunakan dan disusun sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia nomor 76 tahun 2013, tentang Petunjuk Teknis Penggunaan dan Pertanggungjawaban Keuangan Dana Bantuan Operasional Sekolah Tahun 2013. Dengan menggunakan aplikasi ini sekolah tidak perlu repot menyusun laporan-laporan yang diwajibkan untuk laporkan oleh sekolah. Sehingga dengan menggunakan aplikasi ini tidak ada alasan lagi bagi sekolah untuk terlambat melaporkan penggunaan dana BOS baik secara offline maupun secara online.

Aplikasi ini dibuat dengan memperhatikan pengguna (user) yaitu para bendahara di setiap sekolah, sehingga aplikasi ini dbuat sangat sederhana, sehingga mudah digunakan dan mudah dipelajari. Aplikasi ini didesain untuk dapat dipelajari secara mandiri oleh masing-masing user. Dengan alasan itu maka aplikasi ini sengaja di buat berbasis excel yang dilengkapi dengan macro, karena pada umumnya semua user sudah biasa menggunakan excel dan hampir disemua komputer/ laptop yang ada di sekolah pasti ada aplikasi excel. Versi excel yang mendukung aplikasi BOS ini adalah versi 2007 keatas, dengan operating sistemnya minimal window XP.

Panduan penggunaan ini merupakan satu paket yang terdiri dari panduan penggunaan, presentasi interaktif dalam bentuk power point, dan frequent ask question (faq). Ketiga panduan ini merupakan satu kesatuan saling melengkapi. Bagi user yang malas membaca bisa dimulai dengan melihat presentasi interaktif, dan selanjutnya untuk melengkapi informasi harus membaca panduan ini.

5

II. Penjelasan UmumAplikasi BOS 2013 digunakan untuk mencatat data keuangan sekolah (perencanaan dan realisasi) dan mencetak laporan BOS 2013. Data keuangan sekolah yang dapat dimasukkan dalam Aplikasi ini tidak dibatasi dari sumber dana BOS saja; sumber dana lainnya juga bisa dicatat dalam Aplikasi ini.

Untuk mempermudah pengisian dan pengarsipan data, satu buah File Aplikasi BOS 2013 dibatasi hanya untuk pencatatan data keuangan sekolah selama satu tahun anggaran saja. Apabila Anda ingin melakukan pencatatan data keuangan sekolah untuk tahun anggaran lainnya, Anda dapat membuatnya dari File Aplikasi BOS 2013 yang masih kosong.

A. Spesifikasi Sistem Minimal

Spesifikasi sistem minimal yang dibutuhkan untuk agar Aplikasi BOS 2013 bisa berjalan dengan baik adalah:

Perangkat Keras:o Prosesor: Minimal Intel Pentiumo Memory: Minimal 512MB

Perangkat Lunak:o Sistem Operasi: minimal Windows XPo Microsoft Office: minimal Microsoft Office 2007

B. Aplikasi

Aplikasi BOS 2013 terbagi menjadi dua bagian yaitu (1) Aplikasi Utama dan (2) Aplikasi Data:

1. Aplikasi Utama

File Aplikasi Utama merupakan satu-satunya file yang Anda terima saat pertama kali Anda mulai mengoperasikan Aplikasi BOS 2013. File Aplikasi Utama menyimpan definisi Aplikasi BOS 2013 (Data Umum dan daftar Program Sekolah dan untuk pencetakan laporan. Pencatatan data perencanaan dan realisasi keuangan sekolah tidak dilakukan pada file ini, namun pada File Aplikasi Data. File Aplikasi Data tersebut dapat dibuat melalui menu “Data File” yang ada pada Aplikasi Utama.

2. Aplikasi Data

File ini diperuntukkan hanya untuk pengisian data perencanaan dan realisasi keuangan sekolah. File ini dibuat oleh Aplikasi Utama. Definisi yang sudah diisi pada Aplikasi Utama akan dipindahkan ke file ini.

6

Satu buah File Aplikasi BOS 2013 hanya dapat mencatat data satu tahun anggaran saja

Pertama kali Anda mengoperasikan Aplikasi BOS 2013, Anda hanya akan mendapatkan satu file saja, yaitu file Aplikasi Utama. File Aplikasi Data harus Anda buat sendiri dari Aplikasi Utama.

7

Gambar 1 Langkah Mengoperasikan Aplikasi

Laporan:BOS-K1, BOS-K2, BOS-K3, BOS-K4, BOS-K5, BOS-K6, BOS-K7, BOS-K7A, BOS 03 & BOS 04

Buat/ Cetak Laporan

Mencatat realisasi penerimaan,Mencatat realisasi pengeluaran

Mencatat rencana penerimaan,Mencatat rencana pengeluaran

Isi data transaksi

Membuat File Data Transaksi

Mencocokan Program/ Subprogram, dan Kegiatan

sekolah

Isi Data Umum

Setting Aplikasi BOS

Simpan Aplikasi pada folder khusus Data Keuangan Sekolah

Buat Folder baru khusus untuk Data Keuangan Sekolah

Unduh Aplikasi BOS 2013Unduh aplikasi dari website:http://bos.kemdikbud.go.id/

Security Setting pada Program Excel, agar excel bisa menerima

Makro

Setting Regional dan Bahasa(Region and Language)Pada Operating SistemSetting Komputer dan Aplikasi:

C. Alur Kerja Pengoperasian Aplikasi BOS 2013

Proses pengoperasian Aplikasi BOS 2013 untuk setiap awal tahun anggaran adalah sebagai berikut:

1. Mengisi Definisi pada Aplikasi Utama BOS 2013. Definisi ini merupakan data dasar yang dipakai aplikasi ini dan aplikasi file data yang akan dibentuk. Definisi aplikasi utama teridiri dari, a. Data Utama Sekolah, b. Program & Kegiatan Sekolah

2. Membuat File Aplikasi Data BOS 2013 melalui menu yang ada pada File Aplikasi Utama BOS 2013, yaitu menu “Data File” dengan mengklik tombol”Generate”

3. Mengisi rencana penerimaan, rencana pengeluaran, realisasi penerimaan, dan realisasi pengeluaran pada File Aplikasi Data BOS 2013 yang telah dibuat melalui aplikasi utama.

4. File aplikasi utama dan file data sebaiknya disimpan dalam satu folder5. Mencetak Laporan BOS Pada File Aplikasi Utama BOS 2013 dengan menggandeng file

aplikasi data.

D. Pengaturan/ Setting

Sebelum menggunakan aplikasi ini harus melakukan setting pada komputer, untuk memastikan aplikasi bisa berfungsi dengan baik. Setting tersebut meliputi seting pada sistem dan seting pada program excel. Juga yang harus diperhatikan adalah tanggal dan waktu di komputer harus update (sama dengan waktu sekarang). Pengaturan tersebut harus dilakukan sebagai berikut.

1. Pengaturan Region and Language

Untuk menjaga konsistensi format penulisan uang dan tanggal, maka Aplikasi BOS 2013 memerlukan pengaturan Region and Language yang sesuai, yaitu format Bahasa Indonesia. Pengaturan ‘Region and Language’ bisa dilakukan melalui aplikasi atau melalui control panel pada window.

8

Gambar 2 Alur kerja pengoperasian Aplikasi BOS 2013

a. Pengaturan melalui window

Langkah yang harus dilakukan untuk melakukan pengaturan ini adalah, dengan menekan tombol windows + R, masukkan intl.cpl pada kotak isian yang tampil. Lalu klik tombol OK.

Gambar 4. Cara cepat mengakses Region and Language

Pilih Indonesian (Indonesia) Pada kolom Format, lalu klik tombol OK.

Gambar 5. Konfigurasi Region and Language

9

Apabila Anda memindahkan dan menjalankan File Aplikasi BOS 2013 pada komputer lain, maka Anda juga harus melakukan pengaturan Region and Language pada komputer tersebut.

Gambar 3 Tombol Win + R

b. Pengaturan melalui aplikasi

Pengaturan melalui aplikasi utama dapat dilakukan ketika baru membuka aplikasi utama. Ketika membuka aplikasi utama akan muncul splash screen seperti berikut ini,

Setelah melakukan klik pada tombol tersebut, maka akan muncul tampilan seperti gambar diatas. Selanjutnya melakukan langkah seperti pada point a diatas.

Pengaturan ini hanya perlu dilakukan sekali saja untuk satu komputer, yaitu sebelum Anda mulai menjalankan File Aplikasi BOS 2013.

2. Security Setting Pada Excel

Security setting pada excel adalah untuk melakukan setting keamanan pada program excel, disini dimaksudkan agar program excel yang dipakai untuk menjalankan aplikasi ini bisa diterima oleh excel. Setting keamanan dilakukan untuk level keamanan tingkat kedua (moderat), yaitu excel akan memberitahukan bahwa file excel yang dibuka mengandung makro. Pada keamanan level pertama (tertingggi), excel akan langsung mengeblok semua macro yang ada pada file yang dibuka tanpa memberitahukan terlebih dahulu. Sedangkan bila setingan keamanan pada level terbawah, maka makro akan langsung di terima dan dijalankan oleh excel.

Apabila kita menjalankan aplikasi ini dan ketika aplikasi terbuka lalu muncul splash screen maka berarti level keamanan diseting pada level terendah (terutama pada excel 2007). Ketika menjalankan aplikasi ini tidak muncul apa-apa, maka ada dua kemungkinan yang pertama adalah makro langsung di blok, kemungkinan yang kedua akan muncul ‘’security warning’ seperti berikut,

Untuk merubah setting program keamanan (security setting) pada excel melalui ‘Options’, keberadaan option berbeda pada excel 2007 dan excel 2013.

Pengaturan keamanan pada excel 2007: Pada pojok kiri atas dari sheet excel ada logo office dalam bentuk bulat, klik pada

logo.

10

Klik pada tombol ini untuk melakukan setting ‘Regional and

Language

Kemudian akan muncul menu seperti gambar dibawah ini, lalu klik pada ‘Excel Options’

Kemudian akan keluar menu Excel Option seperti gambar berikut ini, lalu klik pada menu ‘Trust Center’, kemudian muncul tampilan berikutnya. Klik pada Trust center setting.

Kemudian akan muncul menu baru seperti gambar dibawah ini, lakukan klik pada macro setting. Akan muncul menu Macro Setting, pada tampilan menu tersebut pastikan bahwa pilihan ada pada pilihan kedua dari atas. Kemudian klik ‘OK’ sampai keluar ke tampilan sheet excel.

11

Pengaturan Kemanan pada excel 2010 keatas: Pada excel yang sudah terbuka, lakukan klik pada tab ‘File’ yang ada di sudut kiri atas.

Setelah klik tampilan akan berubah seperti gambar dibawah ini, kemudian klik pada ‘Option’.

Kemudian akan muncul form Excel Option seperti gambar berikut ini, kemudian klik ‘Trust Center’ dan kemudian klik ‘Trust center setting’ yang muncul disebelah kanannya. Klik pada tombol ini sehingga muncul gambar berikutnya.

Pada Trust center form klik pada Macro settings, dan pastikan bahwa macro setting yang terpilih adalah yang nomor dua dari atas. Kemudian klik ‘OK’. Setelah klik ‘OK’, kemudian klik ‘OK’ lagi sehingga sheet excel kembali keawarl. Setelah itu maka proses pengaturan keamanan macro sudah selesai.

Pengaturan keamanan ini hanya satu kali saja.

12

3. Yang Harus diperhatikan

Pengaturan pada item 1 dan 2 diatas hanya dilakukan satu kali saja dalam satu komputer yang digunakan untuk operasional aplikasi ini. Apabila harus menggunakan kompter lain untuk menjalankan aplikasi ini, maka pengaturan seting harus dilakukan sebelum menjalankan aplikasi ini.

Hal lain yang harus diperhatikan adalah waktu di komputer harus menunjukan waktu sekarang.

E. Memulai Penggunaan

Menggunakan Aplikasi BOS 2013, Anda tidak perlu melakukan instalasi terlebih dahulu. Anda bisa langsung menjalankannya dengan cara melakukan klik-ganda pada file Aplikasi BOS 2013, sama seperti ketika Anda ingin membuka sebuah file biasa. Agar tidak tercampur dengan data atau aplikasi yang lain, maka disarankan agar aplikasi dan datanya disimpan dalam satu folder tersendiri, termasuk untuk menyimpan file laporan yang sudah dibuat. Setiap satu tahun anggaran sebaiknya disimpan dalam folder terpisah dengan data tahun anggaran lainnya.

13

Gambar 6. Jalankan aplikasi dengan klik-ganda pada file

14

III. Pengoperasian Aplikasi Utama BOS 2013A. Mengaktifkan Macro

Aplikasi BOS 2013 membutuhkan macro agar semua fungsinya bisa berjalan dengan sempurna. Proses pengaktifan macro ini harus dilakukan setiap kali aplikasi dijalankan.

Langkah-langkah aktivasi macro adalah:

1. Jalankan aplikasi File Aplikasi Utama dengan cara klik dua kali pada file tersebut2. Klik tombol “Options...” pada bagian atas aplikasi

Gambar 7. Lokasi tombol “Options”

3. Isi pilihan “Enable this content”, lalu klik tombol OK

Gambar 8. Pilihan untuk mengaktifkan macro

B. Navigasi dalam Aplikasi BOS 2013

Perpindahan dari salah satu menu ke menu yang lainnya pada Aplikasi Utama dilakukan dari Menu Utama Aplikasi BOS 2013. Tampilan Menu Utama dapat dilihat pada gambar berikut:

15

Gambar 9. Tampilan Menu Utama Aplikasi BOS 2013

Selalu gunakan tombol ‘Back’ untuk kembali ke menu utamaApabila Anda sedang membuka salah satu menu dan ingin kembali ke Menu Utama, gunakanlah tombol back yang terletak pada bagian kiri atas aplikasi.

Gambar 10. Lokasi tombol back yang akan membawa Anda kembali ke Menu Utama

C. Melengkapi Definisi untuk Aplikasi BOS 2013

Ada dua jenis definisi yang harus dilengkapi dalam Aplikasi BOS 2013, yaitu: (1) Data Utama, dan (2) Program-Kegiatan Sekolah. Sebelum membuat Aplikasi Data BOS 2013 yang berisi data keuangan sekolah, Anda diharuskan untuk melengkapi kedua jenis definisi ini karena definisi-definisi ini akan digunakan dalam pengisian data transaksi keuangan sekolah.

Masing-masing definisi ini dapat diakses dari kelompok menu Definisi yang terdapat pada Menu Utama Aplikasi BOS 2013.

16

Gambar 11. Kelompok menu Definisi dalam Menu Utama Aplikasi BOS 2013

1. Data Utama

Definisi yang pertama kali harus Anda lengkapi adalah Data Utama. Data paling penting yang harus Anda lengkapi adalah Isian “Tahun Anggaran” karena parameter pengisian seluruh data keuangan di dalam Aplikasi BOS akan dipengaruhi oleh data ini. Yang dimaksud dengan Tahun Anggaran di sini merupakan Tahun Anggaran BOS Nasional yang akan diterima dan dicetak pelaporannya. Data ini diisi dengan angka yang merupakan tahun (contoh: “2013”, tanpa tanda petik), bukan diisi dengan tahun pelajaran.Isian lainnya yang ada pada Menu Data Utama ini harus dilengkapi semua karena data-data inilah akan ditampilkan saat Anda mencetak laporan. Nama yang harus diisi pada form data umum adalah nama yang akan muncul pada kolom tanda tangan pada laporan BOS yang akan dicetak.Setelah mengisi data utama jangan lupa untuk menyimpan sebelum menuju langkah berikutnya.

Gambar 12. Tampilan isian Data Utama

17

2. Informasi Program dan Kegiatan Sekolah

Tabel ini sangat penting, harus diisi dengan informasi dan data sesuai dengan kegiatan yang ada di sekolah. Setiap kegiatan harus jelas hubungannya ke sub program sekolah dan program sekolah. Tabel kegiatan sekolah terdiri dari empat bagian, yaitu (dari kiri ke kanan) Program Sekolah, Sub Program Sekolah, Kegiatan Sekolah, dan Komponen-komponen BOS. Penguna dari aplikasi inidiharuskan untuk memperbaiki/melengkapi tabel ini dengan semua kegiatan yang ada di sekolah. Anda juga harus memetakan kegiatan tersebut dengan komponen-komponen BOS yang sesuai, sesuia dengan Permendikbud no 76 tahun 2012.

Gambar 13 Tampilan tabel Kegiatan Sekolah

1. Pilih kegiatan yang ada dalam RKAS, kemudian pada kolom ‘Disekolah’ pilih ‘Ya’. Jika dipilih ‘Ya’ berart kegiatan tersebut dilaksanakan pada tahun anggaran ini.

2. Bila kegiatan tidak dilaksanakan pada tahun anggaran ini, biarkan kosong.

3. Teliti lagi komponen BOS mana bisa masuk untuk membiayai kegiatan ini.

18

Semua Kegiatan Sekolah yang sudah tercantum pada Aplikasi hanya merupakan contoh. Silahkan Anda memperbaiki dan lengkapi agar sesuai dengan kebutuhan sekolah Anda Sendiri

4. Apabila kegiatan tidak ada dalam daftar dan tidak sama dengan yang didaftar, kegiatan baru dapat ditambahkan pada baris paling bawah.

Setiap kegiatan merupakan bagian dari Sub Program Sekolah, dan Sub Program Sekolah adalah bagian dari 8 Program Pengembangan Sekolah. Apabila ada kegiatan yang tidak bisa masuk dalam Program Sekolah, maka kegiatan tersebut harus menjadi bagian dari Belanja Lainnya. Setiap kegiatan yang menggunakan dana BOS Pusat harus dipetakan masuk dalam komponen mana saja kegiatan tersebut. ( Penjelasan tentang program, sub program dan kegiatan sekolah ada pada Bab IV dibawah ini).

Untuk mencocokan dan mencari nama kegiatan dari tabel kegiatan yang ada dapat dilakukan dengan cara sbb,

1. Pilih kata kunci dari kegiatan yang akan dicari, kemudian kita cari dengan bantuan fungsi ‘Find’ yang ada pada excel. Ketikan kata kunci pada kolom yang tersedia kemudian, klik ‘Find Next’ sampai didapat nama kegiatannya dengan kata kunci tersebut.

2. Memilih dari mulai memilih nama program sekolah kemudian nama sub program. Setelah nama sub program terpilih, maka akan muncul daftar kegiatan yang ada dalam satu sub program. Dengan cara ini akan mudah melihat nama kegiatan, karena yang ditampilkan hanya dalam satu sub program saja.

Nama kegiatan yang ada dalam daftar bisa berbeda dengan yang ada disekolah, tetapi mungkin kegiatannya dam . Apabila nama masih belum cocok dengan nama kegiatan yang ada disekolah maka nama kegiatan bisa diedit sesuai dengan nama yang ada di sekolah atau di wilayah Anda (sub program dan programnya harus sama).

Apabila kegiatan belum ada, maka Anda bisa menambah kegiatan tersebut pada baris paling bawah dari tabel. Caranya silahkan baca pada langkah 4, dibawah ini.

3. Cara mencari dengan kata kunci di Excel

Untuk mencari kegiatan yang cukup banyak dalam tabel excel, sebaiknya menggunakan fungsi yang sudah ada di excel yaitu pada tab menu ‘Home’ pada icon yang berbentuk teropong [ ]. Klik pada icon teropong tersebut kemudian akan muncul gambar berikut.

Ketikan kata kunci pada kolom ‘Find what’, kemudian klik tombol ‘Find Next’, maka kursor akan menunjukan lokasi sel yang mengandung kata kunci tersebut. Bila masih belum puas dengan apa didapat dapat klik lagi ‘Find Next’, sampai apa yang diinginkan diperoleh. Bila muncul tampilan seperti gambar dibawah ini berarti kata dengan kata kunci tersebut tidak ada pada daftar sheet tersebut. Ganti kata kunci atau kemungkinan salah ejaan.

19

4. Menambah kegiatan/ Menambah baris

Menambahkan baris pada akhir tabel bisa dilakukan dengan cara mengarahkan kursor mouse Anda ke pojok kanan bawah tabel hingga tanda kursor berubah menjadi tanda panah diagonal. Lalu ‘tarik’ tanda tersebut ke bawah sebanyak jumlah baris baru yang Anda inginkan.

Gambar 14 Tanda pada pojok kanan bawah Tabel

Gambar 15 Tarik tanda tersebut ke bawah

Gambar 16 Baris baru berhasil dibuat

Setelah Anda menambahkan baris baru, klik pada baris tersebut pada kolom Kegiatan Sekolah hingga tampil kotak hitam di sekeliling cell yang terpilih. Lalu ketik nama Kegiatan

20

Sekolah pada cell tersebut. Setelah Anda selesai mengetikkan nama Kegiatan Sekolah, tekan tombol Enter pada keyboard, maka Kegiatan Sekolah baru akan dimasukkan ke dalam tabel.

Gambar 17. Menambahkan Kegiatan Sekolah baru

Langkah selanjutnya adalah mengetikan nama kegiatan pada kolom Kegiatan Sekolah, kemudian memilih nama Sub-program untuk Kegiatan Sekolah yang baru saja Anda tuliskan. Klik pada cell yang sesuai pada kolom Sub Program Sekolah hingga terlihat kotak hitam di sekeliling cell. Tepat di sebelah kanan kotak hitam tersebut akan ada kotak kecil dengan panah segitiga dengan arah ke bawah, klik tanda panah tersebut untuk menampilkan daftar pilihan Sub Program Sekolah.

Gambar 18. Memilih Sub Program Sekolah yang sesuai

Setelah Anda mengisi Sub Program Sekolah, maka cell pada kolom Program Sekolah akan terisi secara otomatis. Program Sekolah yang ada pada tabel ini merupakan 8 Standar Nasional Pendidikan. Sedangkan Sub Program Sekolah merupakan indikator-indikator kunci Standar Nasional Pendidikan. Daftar lengkap Program Sekolah, Sub Program Sekolah, dan kegiatan sekolah dapat, Anda lihat pada IV.

Gambar 19. Program Sekolah akan terisi secara otomatis, setelah Sub Program Sekolah dipilih

21

22

IV. Kegiatan Sekolah untuk File Aplikasi DataA. Program Sekolah dan Sub Program Sekolah

Ada 8 Standar Nasional Pendidikan yang menjadi dasar program untuk pengembangan sekolah. Setiap program memiliki sub program dan setiap sub program terdiri dari kegiatan-kegiatan. Sub program sekolah mengacu pada item yang ada pada evaluasi diri sekolah (EDP). Apabila ada kegiatan yang bukan merupakan bagian dari program sekolah maka kegiatan tersebut dimasukan dalam belanja lainnya. Daftar program sekolah dapat dilihat pada Tabel 1 Program Pengembangan Sekolah dibawah ini.

Tabel 1 Program Pengembangan Sekolah

Program Sekolah

01 Pengembangan Kompetensi Lulusan

02 Pengembangan Standar Isi

03 Pengembangan Standar Proses

04 Pengembangan Pendidik dan Tenaga Kependidikan

05 Pengembangan Sarana dan Prasarana Sekolah

06 Pengembangan Standar Pengelolaan

07 Pengembangan Standar Pembiayaan

08 Pengembangan dan Implementasi Sistem Penilaian

Setiap Program Sekolah ada Sub Program Sekolah, masing-masing Program Sekolah memiliki jumlah sub program yang berbeda. Semuanya ada sejumlah 27 Sub Program yang ada dalam program sekolah. Daftar sub program sekolah dapat dilihat pada Tabel 2 berikut.

Tabel 2 Daftar Sub Program Sekolah

Sub Program Sekolah

0101 Pencapaian Akademis Peserta Didik

0102 Pengembangan Potensi Peserta Didik

0203 Relevansi dan Kesesuaian Kurikulum

0204 Penyediaan Kebutuhan Pengembangan Peserta Didik

0305 Relevansi dan Kesesuaian Silabus

0306 Rencana Pelaksanaan Pembelajaran Efektif

0307 Penyediaan Sumber Belajar

0308 Penggunaan Sumber Belajar Secara Tepat

0309 Penerapan Prinsip PAKEM/CTL

0310 Pemenuhan Kebutuhan Peserta Didik

0311 Promosi Pencapaian Prestasi

0412 Kecukupan Pendidik dan Tenaga Kependidikan

0413 Peningkatan Kualifikasi Pendidikan dan Tenaga Kependidikan

0414 Peningkatan Kompetensi Pendidik dan Tenaga Kependidikan

23

Sub Program Sekolah

0515 Kecukupan Sarana Sekolah

0516 Pemeliharaan Sekolah

0617 Pengelolaan Berbasis Kerja Tim dan Kemitraan

0618 Rencana Perbaikan Sekolah

0619 Penilaian Dampak Rencana Perbaikan Mutu Sekolah

0620 Pengumpulan dan Penggunaan Data sekolah

0621 Pengembangan Profesi Pendidik dan Tenaga Kependidikan

0622 Peran Serta Masyarakat

0723 Pengelolaan Keuangan

0724 Dukungan Sumber Daya dan Dana Alternatif

0825 Ketersediaan Penilaian Bidang Akademik dan Non Akademik

0826 Dampak Penilaian Terhadap Proses Belajar

0827 Pelaporan Penilaian Terhadap Orang Murid

B. Kegiatan Sekolah

Kegiatan di sekolah merupakan usaha, aktifitas, atau pekerjaan yang dilakukan oleh sekolah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam setiap program sekolah melalui sub program sekolah. Kegiatan di sekolah harus sesuai dengan kebutuhan sekolah tersebut untuk mencapai program yang diinginkan. Kegiatan sekolah seharusnya sudah ditetapkan pada Rencana Pengembangan Sekolah yang juga dijabarkan pada Rencana Kerja Tahunan (RKT) . Untuk melaksanakan kegiatan tahunan tersebut selanjutnya sekolah membuat Rencana Kegiatan dan Alokasi Sekolah (RKAS) sebagai rencana anggaran belanja sekolah. Semua kegiatan yang ada dalam RKAS harus merujuk pada 27 sub program pengembangan sekolah seperti tabel diatas, dan semua masuk dalam 8 program pengembangan sekolah.

C. Pemetaan Komponen BOS

Pada setiap kegiatan tersebut harus dipetakan hubungan pembiayaan kegiatan tersebut kalau dengan dana BOS masuk ke dalam komponen yang mana. Acuan yang dipakai dalam memilih komponen ini bisa dilihat pada tabel komponen pembiayaan dana BOS pada halaman22-27 pada buku Petunjuk Teknis BOS 2013 (Permendikbud nomor 76 tahun 2012).

Pada kolom ketiga yang ada di kanan pada tabel diatas adalah contoh pemetaan komponen BOS Pusat. Angka pada komponen tersebut menunjukan kegiatan tersebut termasuk dalam komponen pembiayaan mana dari dana BOS Pusat. Komponen diatas hanya contoh bukan acuan baku tetapi bisa berubah dan tergantung pada apa yang harus dibiayai dari kegiatan tersebut.

D. Memilih/ Menetapkan Kegiatan

1. Kode Kegiatan

Pada tabel diatas, jika diperhatikan cara penulisannya pada Tabel Program Sekolah diatas, terdapat 2 digit angka di depan setiap Program Sekolah. Angka ini digunakan sebagai nomor urut yang berguna dalam mengklasifikasikan Sub Program Sekolah untuk keperluan aplikasi.

24

Nomor ini adalah nomor kode yang diperlukan oleh aplikasi untuk memproses setiap transaksi yang masuk.

Kode didepan sub program sekolah ada 4 digit (angka). Dua nomor pertama merupakan delapan nomor (01-08)program sekolah ditambah satu nomor (09) untuk belanja lainnya yang tidak bisa masuk ke 8 standar pendidikan nasional, didefinisikan belanja lainnya. Sedangkan pada Kegiatan terdapat 6 atau 7 digit angka, angka ini terdiri dari angka sub program dan diikuti dengan nomor urut kegiatan.

Angka-angka ini akan otomatis dibentuk oleh aplikasi ketika kita menambahkan satu kegiatan. Kode pada kegiatan bisa berbeda antara sekolah dan antar kabupaten/ kota, tetapi kode Subprogram dan program harus sama seluruh Indonesia.

2. Memeriksa kegiatan

Setelah memilih sub program sekolah untuk setiap kegiatan, langkah selanjutnya adalah memilah kegiatan tersebut masuk kedalam komponen BOS yang keberapa antara komponen 1 sampai komponen13. Pemilahan kegiatan kedalam komponen BOS adalah untuk memudahkan proses pembuatan laporan BOS-K7, BOS-K7a, dan BOS 03. Apabila pemilahan kedalam komponen BOS tidak dilakukan, maka ketiga laporan BOS diatas tidak bisa dibuat

Karena keterbatasan lebar layar monitor, maka tidak semua kolom bisa di tampilkan pada layar monitor. Untuk bisa melihat kolom-kolom tersebut harus menggunakan tombol geser (scroll) kekiri atau kekanan, atau klik tanda panah hitam kekiri atau kekanan pada pojok kanan bawah sheet excel. Lihat gambar dibawah ini.

Gambar 20. Lokasi scrollbar untuk menggerakkan sheet ke kanan dan ke kiri

Gambar 21. Menentukan peruntukan sebuah kegiatan berdasarkan 13 buah Komponen BOS

E. Membuat Aplikasi Data File BOS 2013

Setelah Anda selesai melengkapi atau merevisi definisi-definisi yang ada pada Aplikasi Utama BOS 2013, Anda dapat membuat Aplikasi Data BOS 2013. Definisi yang sudah Anda lengkapi/revisi pada Aplikasi Utama akan “dibawa” pada Aplikasi Data ini.

25

Menu untuk membuat Aplikasi Data BOS 2013 (Generate Aplikasi Data BOS 2013) dapat Anda akses dari kelompok menu Data File yang ada pada Menu Utama Aplikasi Utama BOS 2013.

Gambar 22. Kelompok menu Data File dalam Menu Utama Aplikasi Utama BOS 2013

Untuk mulai membuat File Aplikasi Data BOS 2013, klik pada tombol Generate pada kelompok menu Data File pada Menu Utama Aplikasi Utama BOS 2013. Tentukan lokasi folder dimana File Aplikasi Data akan dibuat, lalu tentukan juga nama filenya, lalu klik tombol Save.

Gambar 23. Pilih lokasi folder, tentukan nama, lalu klik tombol Save

26

Pastikan bahwa definisi-definisi yang ada pada Aplikasi Utama sudah benar-benar final sebelum Anda membuat Aplikasi Data

Setelah proses pembuatan Aplikasi Data selesai dilakukan, akan ditampilkan informasi seperti gambar di bawah:

Gambar 24. Tampilan informasi bahwa proses pembuatan Aplikasi Data sudah selesai dilakukan

F. Updating Definisi

Menu ‘Update’ berfungsi untuk melakukan updating data umum atau program sekolah pada file data yang sudah dibuat dan sudah berisi data. Mengupdate file data proses sama dengan proses ‘Generate’, yang berbeda adalah ketika memilih filenya. File pada proses update harus dipilih file data yang sudah ada dan sudah ada datanya. Proses update ini akan mengubah informasi data umum dan pilihan kegiatan pada pengisian transaksi rencana dan realisasi. Sebelum melakukan proses updating, file data harus ditutup terlebih dahulu dan jangan lupa melakukan saving sebelum menutupnya.

27

Secara otomatis, Aplikasi Data akan disimpan dengan “BOS 2013 – nama sekolah – DATA”, namun Anda dapat menggantinya sesuai selera. Sebaiknya nama Aplikasi Data diberi tambahan kata “DATA” agar tidak tertukar dengan Aplikasi Utama.

Setelah dilakukan upadate maka file data umum akan berubah sesuai dengan perubahan yang dimasukan. Bila ada perubahan kegiatan, maka daftar kegiatan dan daftar komponen BOS juga ikut berubah. Setelah dilakukan update, maka daftar kegiatan pada pilihan kegiatan di kolom ‘spk’ akan berubah sesuai dengan perubahan yang terjadi.

28

V. Pengisian Data TransaksiPencatatan transaksi keuangan baik rencana maupun realisasi tidak dilakukan pada file aplikasi utama, tetapi transaksi dicatat pada file data yang dibentuk setelah mengisi definisi.Pada pencatatan di file data tersebut terdiri dari informasi rencana penerimaan dan pengeluaran dan pencatatan realisasi penerimaan dan pengeluaran.

Untuk mulai mencatat data rencana keuangan dan transaksi keuangan sekolah, silahkan buka lokasi penyimpanan file Aplikasi Data BOS 2013 yang sudah Anda buat melalui file Aplikasi Utama BOS 2013. Lalu buka file tersebut dengan cara double-click pada nama file.

Gambar 25. Buka lokasi penyimpanan Aplikasi Data, lalu double-click file tersebut

Berbeda dengan File Aplikasi Utama BOS 2013, file Aplikasi Data BOS 2013 ini tidak memiliki macro di dalamnya. Jadi Anda hanya membuka file tersebut seperti file Excel biasa, tidak perlu klik ‘Option’ dan ‘Enable This Content’.

Setiap data yang diketikan kedalam aplikasi tidak otomatis disimpan (di-save), sehingga selama proses memasukan data harus secara periodik mengklik logo disket untuk saving data. Sehingga apabila tiba-tiba listrik mati tidak banyak data yang hilang.

Jangan lupa harus dipastikan untuk selalu men-saving data setelah pengisian data transaksi selesai, karena aplikasi tidak otomatis menyimpan data yang sudah kita ketikan kedalam aplikasi.

Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan dengan data akibat kerusakan komputer, pastikan kita harus selalu membuat back up data. Back up data dibuat secara periodik , harus disimpan dalam media lain diluar komputer yang kita pakai dan disimpan pada tempat yang aman.

A. Tahun Anggaran dan Tahun Ajaran

Ada perbedaan periode tahun antara tahun anggaran dan tahun ajaran, untuk keuangan laporannya berdasarkan tahun anggaran. Setiap tahun anggaran akan memotong dua tahun ajaran, sehingga setiap tahun anggaran akan terdiri dari dua tahun ajaran. Contohnya untuk tahun anggaran 2013, maka akan terdiri dari semester II tahun ajaran 2012/2013 dan semester I tahun ajaran 2013/ 2014. Sehinga dalam pencatatan rencana penerimaan dan rencana pengeluaran harus terdiri dari dua tahun ajaran.

Untuk triwulan antara Januari – Maret dan April-Juni, masuk tahun anggaran 2013, tetapi pada tahun ajaran masuk pada tahun ajaran 2012/2013.

Untuk triwulan antara Juli – September dan Oktober Desember, masuk tahun anggaran 2013, tetapi pada tahun ajaran masuk pada tahun ajaran 2013/2014. Hal ini harus

29

diperhatikan ketika memasukan rencana penerimaan dan rencana pengeluaran, dan juga ketika mencetak laporan.

Tahun Anggaran 2013

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des

Tahun Ajaran 2012/2013 Tahun Ajaran 2013/2014

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des

B. Navigasi

Navigasi dalam Aplikasi Data BOS 2013 dilakukan dengan memilih nama sheet yang sesuai. Ada 4 buah sheet yang terdapat dalam file ini. Sheet tersebut adalah untuk menginput rencana penerimaan, rencana pengeluaran, realisasi penerimaan, dan realisasi pengeluaran.

Gambar 26. Sheet yang ada pada Aplikasi Data BOS 2013

C. Data Perencanaan

1. Rencana Penerimaan

Tabel data perencanaan penerimaan keuangan sekolah terdapat pada sheet rencana-terima. Langkah pengisian tabel ini adalah sebagai berikut:

1. Isi Tahun Pelajaran dengan tahun pelajaran 2. Isi kolom Sumber Dana dengan sumber dana dari pilihan yang ada3. Masukkan besaran uang yang akan diterima sekolah antara Bulan Juli – Bulan

September pada kolom Triwulan jul-sep; masukkan besaran uang yang akan diterima sekolah antara Bulan Oktober – Bulan Desember pada kolom Triwulan okt-des; dst.Isi besaran uang dengan angka saja. Tanda pemisah ribuan akan terisi secara otomatis

4. Isilah kolom Keterangan dengan informasi yang dianggap perlu. Kolom ini tidak wajib diisi.

Gambar 27. Contoh tampilan tabel rencana penerimaan yang sudah terisi

30

2. Rencana Pengeluaran

Tabel data perencanaan penerimaan keuangan sekolah terdapat pada sheet rencana-keluar. Langkah pengisian tabel ini adalah sebagai berikut:

1. Isi kolom Tahun Pelajaran dengan tahun pelajaran 2. Isi kolom Sumber Dana dengan sumber dana dari pilihan yang ada3. Isi kolom Program>Sub-Program>Kegiatan dengan nama kegiatan sekolah yang akan

dilakukan4. Kolom Program akan terisi secara otomatis berdasarkan kegiatan sekolah yang

terpilih. Kolom ini berfungsi sebagai informasi kepada pengguna mengenai Standar Pendidikan dan Program Sekolah dari kegiatan sekolah yang dipilih

5. Isi kolom Komponen Penggunaan Dana BOS dengan komponen yang sesuai dengan kegiatan sekolah yang dipilih. Isi daftar pilihan yang ditampilkan pada kolom ini akan berbeda-beda, tergantung dari nama kegiatan sekolah yang dipilih.

Gambar 28. Contoh tampilan tabel rencana pengeluaran yang sudah terisi

6. Untuk setiap kegiatan sekolah yang dipilih, masukkan besaran uang yang akan dikeluarkan sekolah antara Bulan Juli – Bulan September pada kolom Triwulan jul-sep; masukkan besaran uang yang akan dikeluarkan sekolah antara Bulan Oktober – Bulan Desember pada kolom Triwulan okt-des; dst.

31

Kolom Komponen Penggunaan Dana BOS wajib diisi apabila sumber dana yang dipilih merupakan 3.1 BOS Pusat.

Isi besaran uang dengan angka saja. Tanda pemisah ribuan akan terisi secara otomatis

7. Isilah kolom Keterangan dengan informasi yang dianggap perlu. Kolom ini tidak wajib diisi.

Gambar 29. Contoh tampilan tabel rencana pengeluaran yang sudah terisi (lanjutan)

D. Transaksi Realisasi

Pencatatan Transaksi riil sebaiknya dilakukan segera setelah transaksi tersebut dilakukan untuk mencegah terjadinya lupa mengisi dan agar pencatatan tidak dilakukan terburu-buru saat sudah mendekati batas waktu pelaporan.

Dalam melakukan pencatatan realisasi transaksi, Anda akan menemukan transaksi-transksi yang saling terkait antara penerimaan dan pengeluaran. Contoh transaksi ini adalah penarikan uang dari bank ke kas. Untuk menjaga konsistensi jumlah uang antara penarikan dari bank

1. Realisasi Penerimaan

Tabel data realisasi penerimaan keuangan sekolah terdapat pada sheet realisasi-terima. Langkah pengisian tabel ini adalah sebagai berikut:

1. Isi kolom Tanggal Transaksi tanggal terjadinya transaksi penerimaan. Format penulisan tanggal adalah: tanggal-bulan-tahun atau tanggal/bulan/tahun. Semua dituliskan menggunakan angka. Format bulan akan secara otomatis dikonversi menjadi teks oleh Aplikasi.Contoh: Apabila Anda ingin menuliskan 1 Juli 2013, maka isilah dengan 1-7-2013, atau 1/7/2013

2. Isi kolom Bank/Kas dengan pilihan bank apabila dana yang diterima langsung masuk ke dalam rekening bank sekolah. Isi dengan pilihan kas apabila dana diterima pada kas sekolah

3. Apabila transaksi penerimaan menggunakan bukti transaksi penerimaan, silahkan masukkan nomornya pada kolom Nomor Bukti. Apabila tidak ada bukti transaksi, kolom Nomor Bukti tidak perlu diisi.

4. Isi kolom Uraian dengan penjelasan singkat yang menjelaskan transaksi yang dilakukan

32

Masing-masing nomor bukti harus unik. Dengan kata lain, tidak boleh ada dua atau lebih transaksi yang memiliki nomor bukti yang sama.

5. Isi kolom Sumber Dana dengan pilihan jenis sumber dana yang diterima6. Apabila kolom Sumber Dana diisi dengan pilihan Pajak, maka isilah kolom Pajak

dengan pilihan jenis pajak yang “diterima” oleh sekolah.7. Isi kolom Jumlah dengan besaran nilai yang diterima oleh sekolah.8. Kolom Int. Ref diisi dengan nomor ID transaksi

pengeluaran yang berkaitan dengan penerimaan yang terjadi. Lihat bagian selanjutnya Transaksi , hal. 34 Yang dimaksud dengan “berkaitan” di sini contohnya adalah:

a. Transaksi penerimaan pajakb. Transaksi pemindahan uang dari bank

ke kas atau sebaliknya.

Gambar 30. Contoh tampilan tabel realisasi penerimaan yang sudah terisi

2. Realisasi Pengeluaran

Tabel data realisasi penerimaan keuangan sekolah terdapat pada sheet realisasi-keluar. Langkah pengisian tabel ini adalah sebagai berikut:

1. Isi kolom Tanggal Transaksi tanggal terjadinya transaksi pengeluaran. Format penulisan tanggal adalah: tanggal-bulan-tahun atau tanggal/bulan/tahun. Semua dituliskan menggunakan angka. Format bulan akan secara otomatis dikonversi menjadi teks oleh Aplikasi

2. Isi kolom Bank/Kas dengan pilihan bank apabila pengeluaran dilakukan langsung dari rekening bank, contohnya seperti pembayaran melalui transfer antar-rekening bank. Isi dengan pilihan kas apabila pembayaran dilakukan langsung dari uang kas.

3. Apabila transaksi pengeluaran menggunakan bukti transaksi pengeluaran, silahkan masukkan nomornya pada kolom Nomor Bukti. Apabila tidak ada bukti transaksi, kolom Nomor Bukti tidak perlu diisi.catatan: Masing-masing nomor bukti harus unik. Dengan kata lain, tidak boleh ada dua atau lebih transaksi yang memiliki nomor bukti yang sama.

4. Isi kolom Uraian dengan penjelasan singkat yang menjelaskan transaksi yang dilakukan

5. Isi kolom Sumber Dana dengan pilihan jenis sumber dana yang digunakan untuk melakukan transaksi pembayaran

33

Isi besaran uang dengan angka saja. Tanda pemisah ribuan akan terisi secara otomatis. Untuk pemisah desimal, gunakan tanda koma (,)

Isi besaran uang dengan angka saja. Tanda pemisah ribuan akan terisi secara otomatis. Untuk pemisah

6. Isi Kolom Program > Sub-Program > Kegiatan dengan nama kegiatan yang terkait dengan transaksi yang dilakukan. Pilihlah salah satu dari daftar yang ada.

8. Isi kolom Komponen BOS dengan komponen yang sesuai dengan kegiatan sekolah yang dipilih. Isi daftar pilihan yang ditampilkan pada kolom ini akan berbeda-beda, tergantung dari nama kegiatan sekolah yang dipilih.Kolom ini wajib diisi apabila sumber dana yang dipilih merupakan 3.1 BOS Pusat.

7. Isi kolom Jumlah dengan besaran nilai yang dikeluarkan oleh sekolah.8. Isilah kolom Keterangan dengan informasi yang dianggap perl

u. Kolom ini tidak wajib diisi.

Gambar 31. Contoh tampilan tabel realisasi pengeluaran yang sudah terisi

E. Transaksi Lainnya

1. Transaksi Internal

Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi antara Bank dan Kas, contohnya penarikan tunai dari Bank. Ketika terjadi penarikan tunai dari Bank, maka status pada bank adalah realisasi pengeluaran dan terus dicatat pada buku kas. Pencatatan pada buku kas adalah realisasi pendapatan. Cara pengisian transaksi semacam ini adalah dengan terlebih dulu mencatat transaksi pada realisasi pengeluaran. Isi kolom bank/kas dengan bank. Isi kolom-kolom lainnya sesuai dengan petunjuk pada bagian sebelumnya. Lalu perhatikan nomor yang tertera pada kolom ID.

Setelah Anda mencatat transaksi pengeluaran dari bank, Anda harus melakukan pencatatan transaksi pada realisasi penerimaan. Isi kolom bank/kas dengan kas. Isi kolom-kolom lainnya. Pastikan nominal yang dituliskan pada kolom jumlah sesuai dengan kolom jumlah yang ada pada realisasi pengeluaran. Lalu, untuk menandakan bahwa transaksi penerimaan ini “berkaitan” dengan transaksi yang ada pada pengeluaran, isi kolom int. Ref dengan angka yang tertera pada kolom ID yang ada pada pengeluaran.

Gambar 32. Pencatatan transaksi penarikan tunai dari bank (sheet realisasi-keluar)

Gambar 33. Pencatatan transaksi penarikan tunai dari bank (sheet realisasi-terima)

34

Isi besaran uang dengan angka saja. Tanda pemisah ribuan akan terisi secara otomatis. Untuk pemisah

2. Transaksi Pajak

Transaksi pajak dimulai dari pemotongan pajak sampai dengan penyetoran pajak. Khusus untuk transaksi pajak, maka sumber dana harus dipilih Pajak, bukan yang lain. Transaksi yang terjadi adalah:

Ketika memotong pajak dari uang transaksi yang keluar ke pihak ketiga, maka pada pembukuan harus masuk pada transaksi penerimaan, ditulis pada sheet ‘realisasi-terima’ dengan sumber dana adalah Pajak dan harus dijelaskan jenis pajak apa pada kolom yang tersedia.

Dengan transaksi diatas berarti pajak sudah dipotong tetapi belum di sektor ke kantor pajak. Ketika dilakukan penyetoran pajak, maka dicatat pada realisasi pengeluaran yang uraian transksinya menjelaskan itu adalah transaksi setoran pajak. Pada kolom sumber dana dipilih ‘9 Pajak’, akan tertulis seperi berikut ini.

35

VI. Cetak Laporan Anda dapat mulai mencetak Laporan BOS 2013 apabila Anda sudah mengisi data rencana keuangan dan data realisasi keuangan sekolah pada File Aplikasi Data BOS 2013. Untuk panduan cara mengisi data keuangan sekolah, lihat Bab V .

Untuk melakukan pencetakn, harus membuka file applikasi, karena fasilitas pencetakan laporan hanya dapat dilakukan dari File Aplikasi Utama BOS 2013. Pilihan menu cetak Laporan BOS 2013 dapat dilihat pada kelompok menu Laporan Keuangan dan Laporan BOS.

Gambar 34. Kelompok menu Laporan Keuangan dan Laporan BOS dalam Menu Utama Aplikasi Utama BOS 2013

1. Laporan BOS-K1

Klik pada tombol BOS-K1 pada Menu Utama, tampilan cetak laporan akan terbuka. Isian Jenis Laporan akan secara otomatis terisi dengan K1. Pilihlah periode laporan yang ingin Anda cetak. Untuk BOS-K1, periode yang tersedia hanyalah per tahun ajaran; maka isilah Tahun Ajaran dengan periode tahun ajaran yang ingin Anda cetak.

Gambar 35. Konfigurasi yang harus diisi untuk mencetak Laporan BOS-K1

36

Setelah Anda menentukan periode laporan yang ingin Anda cetak, pilihlah File Aplikasi Data BOS 2013 yang berisi sumber data keuangan sekolah yang ingin anda cetak laporannya. Anda dapat melakukan ini dengan meng-klik tombol Browse, lalu pilih file sumber data pada tampilan yang muncul, lalu klik tombol OK.

Gambar 36. Klik tombol Browse untuk mencari file Aplikasi Data BOS 2013

Gambar 37. Pilih file Aplikasi Data BOS 2013 lalu klik tombol OK

Setelah Anda menentukan periode laporan dan memilih file Aplikasi Data, klik tombol cetak laporan.

Gambar 38. Klik tombol cetak laporan

37

Tunggu beberapa saat sampai Laporan K1 selesai disusun oleh aplikasi. Setelah selesai disusun, Laporan tidak secara langsung disimpan di dalam komputer. Anda dapat memilih untuk menyimpan atau membuang laporan tersebut. Apabila Anda ingin menyimpan laporan klik tombol simpan pada bagian kiri atas layar.

Gambar 39. Lokasi tombol simpan pada bagian kiri atas layar

Tentukan lokasi folder dimana File Aplikasi Data akan dibuat, lalu tentukan juga nama filenya, lalu klik tombol Save (lihat Gambar 23).

Apabila Anda tidak ingin menyimpan laporan K1 yang baru saja disusun, klik tanda silang pada bagian kanan atas layar, lalu klik tombol No pada layar konfirmasi yang ditampilkan.

Gambar 40. Lokasi tanda silang, dan tombol No

2. Laporan BOS-K2

Klik pada tombol BOS-K2 pada Menu Utama, tampilan cetak laporan akan terbuka. Isian Jenis Laporan akan secara otomatis terisi dengan K2. Pilihlah periode laporan yang ingin Anda cetak. Untuk BOS-K2, periode yang tersedia hanyalah per tahun ajaran; maka isilah Tahun Ajaran dengan periode tahun ajaran yang ingin Anda cetak.

38

Gambar 41. Konfigurasi yang harus diisi untuk mencetak Laporan BOS-K2

Setelah Anda menentukan periode laporan yang ingin Anda cetak, pilihlah File Aplikasi Data BOS 2013 yang berisi sumber data keuangan sekolah yang ingin anda cetak laporannya. Anda dapat melakukan ini dengan meng-klik tombol Browse, lalu pilih file sumber data pada tampilan yang muncul, lalu klik tombol OK (Lihat dan Gambar 37).

Setelah Anda menentukan periode laporan dan file sumber Aplikasi Data, klik tombol cetak laporan (lihat Gambar 38).

Tunggu beberapa saat sampai Laporan K2 selesai disusun oleh aplikasi. Anda dapat memilih untuk menyimpan atau membuang Laporan K2 yang baru saja disusun. Cara untuk melakukannya bisa dilihat pada bagian Laporan K1 di atas.

3. Laporan BOS-K3, BOS-K4, BOS-K5, dan BOS-K6

Karena data keuangan ada pada laporan BOS-K3 saling berkaitan dengan data yang terdapat pada laporan BOS-K4, BOS-K5, dan BOS-K6; maka keempat laporan ini akan selalu dicetak secara berbarengan. Aplikasi Utama BOS 2013 akan membuat 4 buah file yang masing-masing berisi laporan tersebut.

Untuk mencetak laporan-laporan tersebut, Klik pada tombol BOS-K3, K4, K5, & K6 yang ada pada menu utama. Pilihlah periode pencetakan yang Anda inginkan. Untuk BOS BOS-K3, K4, K5, & K6, ada beberapa buah periode pencetakan, yaitu: (1) tahun ajaran, (2) tahun anggaran, (3) triwulan ajaran, (4) triwulan anggaran, (5) bulan, dan (6) tanggal.

Gambar 42. Pemilihan periode pencetakan laporan BOS-K3, K4, K5, & K6

39

Untuk pencetakan berdasarkan periode tahun ajaran, pilihlah Tahun Ajaran yang ingin Anda cetak pada drop down menu yang ditampilkan.

Gambar 43. Pemilihan tahun ajaran

Untuk pencetakan berdasarkan periode tahun anggaran, isian Tahun Anggaran akan secara otomatis diisi dengan tahun anggaran yang diisi pada menu Data Utama (bagian DataUtama, hal. 17).

Gambar 44. Pemilihan tahun anggaran yang terisi secara otomatis

Untuk pencetakan berdasarkan triwulan tahun ajaran, pilihlah Tahun Ajaran dan Triwulan yang ingin Anda cetak.

Gambar 45. Pemilihan tahun ajaran dan triwulan

40

Untuk pencetakan berdasarkan triwulan anggaran, pilihan Tahun Anggaran akan terisi secara otomatis. Anda tinggal memilih triwulan yang ingin Anda cetak.

Gambar 46. Tahun anggaran terisi secara otomatis, pilihlah triwulan yang ingin dicetak

Untuk pencetakan berdasarkan bulan, pilihlah bulan yang ingin Anda cetak. Semua transaksi yang ada pada bulan tersebut akan dicetak

Gambar 47. pilihlah bulan yang ingin dicetak

Untuk pencetakan berdasarkan tanggal, isilah Dari Tanggal dan Sampai Tanggal dengan tanggal awal dan tanggal akhir laporan yang ingin Anda cetak. Semua transaksi yang ada di antara kedua tanggal tersebut akan dicetak dalam laporan.

Format penulisan tanggal adalah : tanggal-bulan-tahun atau tanggal/bulan/tahun. Contoh: untuk menuliskan 1 Juli 2013, Anda harus memasukkan 1-7-2013 atau 1/7/2013 ke dalam isian Tanggal.

41

Gambar 48. Isilah tanggal mulai dan tanggal akhir pada isian Dari Tanggal dan Sampai Tanggal

Setelah Anda menentukan periode laporan yang ingin Anda cetak, pilihlah File Aplikasi Data BOS 2013 yang berisi sumber data keuangan sekolah yang ingin anda cetak laporannya. Anda dapat melakukan ini dengan meng-klik tombol Browse, lalu pilih file sumber data pada tampilan yang muncul, lalu klik tombol OK (Lihat dan Gambar 37).

Setelah Anda menentukan periode laporan dan file sumber Aplikasi Data, klik tombol cetak laporan (lihat Gambar 38).

Tunggu beberapa saat sampai Laporan K3-K6 selesai disusun oleh aplikasi. Laporan K3, K4, K5, dan K6 masing-masing disusun pada sheet yang berbeda-beda. Klik pada nama sheet yang bersangkutan untuk melihat laporan yang Anda inginkan.

Gambar 49. Klik pada sheet yang sesuai untuk melihat laporan K3, K4, K5, atau K6

Anda dapat memilih untuk menyimpan atau membuang Laporan yang baru saja disusun. Cara untuk melakukannya bisa dilihat pada bagian Laporan K1 di atas.

42

VII. PenutupDemikianlah panduan penggunaan Aplikasi Laporan Pertanggung-jawaban Keuangan Dana BOS Tingkat Sekolah ini disusun secara ringkas dan sederhana, dengan harapan panduan ini mudah dipahami dan dimengerti. Sebagai kelengkapan dari panduan ini adalah dalam bentuk interaktif presentasi yang dibuat dengan Power Point dan juga dilengkapi dengan pertanyaan yang sering muncul (frequent ask question). Kombinasi dari ketiga panduan yang telah disusun ini semoga dapat mempermudah dan mempercepat pemahaman penggunaan aplikasi ini secara mandiri oleh masing-masing sekolah.

Selanjutnya diharapkan pada setiap kabupaten/ kota ada yang dinamakan ‘help desk’. Help desk ini sifatnya sangat sedehana saja yang tujuannya untuk membantu menangani kebutuhan pengguna aplikasi BOS ini. Sehingga sekolah yang mengalami kesulitan menggunakan aplikasi tidak perlu bingung bila mengalami masalah teknis. Help desk ini bisa dibuat pada tingkat kecamanatan atau tingkat gugus sekolah. Help desk disini tidak perlu berupa institusi yang formal, tetapi cukup merupakan sekumpulan pengguna yang sudah memahami aplikasi maupun menguasasi dasar-dasar komputer.

43