Upload
vumien
View
266
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PENERAPAN SKEMA KLASIFIKASI DALAM SISTEM KEARSIPAN
ELEKTRONIK DI K.A.P X, Y, Z DAN REKAN
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
Ratu Fauziah
NIM: 1112025100009
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1439 H / 2018 M
PEI{BRAPAN SKEMA KLASIFIKASI DALAM SISTEM KEARSIPANELEKTRONTK DI K.A.P X, Y, Z DA.N REKAN
SkripsiDiajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:Ratu Fauziah
NIM: 1112025100009
di bawah bimbingan
PR.OGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAANFAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM h[trGERI SYARIF HIDAYATULLAHJAKARTA 1439 H / 2018 M
NIP. 1961 1 199903 1001
KEMENTERIAN AGAMAUNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)
r, SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTAFAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
Telp. (021) 7443329, Fax. (021) 7493364
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama
NIM
Jurusan
: Ratu Fauziah
: 1112025100009
: Ilmu Perpustakaan
Dengan ini menyatakan bahwa skripsi yang berjudul : "Penerapan Skema
Klasifikasi dalam Sistem Kearsipan Elektronik di ICA.P X,Y,Z dan Rekan"
adalah benar rnerupakan karya sendiri dan tidak melakukan tindakan plagiat.
Dalam penyusunan skripsi ini telah saya cantumkan sumber pengutipannya dalam
daftar pustaka.
Saya bersedia untuk melakukan proses yang semestinya sesuai dengan undan-
undang jika ternyata skripsi ini secara prinsip merupakan plagiat atau jiplakan dari
karya orang lain.
Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala akibat yang timbul di kemudian
hari menjadi tanggung jawab saya.
Jakarta, 2B Nulc€j._ LDl9
KEMENTERIAN AGAMAUNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
f FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORAJl. Tarumanegara, Pisangan, Ciputat, L5419 - lndonesia Telp. (021) 7443329, Fax. (021) 7493364
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI
Nama : Ratu Fauziah
NIM :1112025100009
Judul skripsi : Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem Kearsipan Elektronik
di K.A.P X, Y, Z dan Rekan
Ujian Skripsi : Selasa, 24 Oktober 2017
Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai saran dan komentar Tim Penguji sebagai
syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata (S1) pada Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, .N..*."*...... 201 8
Tanda tangan Tanggal
1. Ketua Sidang Pungki Purnomo. MLISNIP. 1 9641 2151999031A05
Mukmin Suprayogi. M.SiNIP. I 9620301 1 99903 1 001
*loslzqD
2. Sekretaris Sidang
3. Pembimbing
4. Penguji I
Mukmin Supralzo gi. M.SiNiP. 1 96203011 99903 1 00 1
Nuru1Ha:rati. M.HumNIDN.2014058102
Evi Zakilrah. M.HumNUP. 99201t2759
rhtl*s5. Penguji II a')013d{}"
i
ABSTRAK
Ratu Fauziah (NIM. 1112025100009). Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem
Kearsipan Elektronik di K.A.P X, Y, Z dan Rekan. Di bawah bimbingan
Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab
dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2017.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana penerapan skema klasifikasi
arsip dalam sistem kearsipan elektronik di K.A.P X, Y, Z dan Rekan, sumber-
sumber yang diperlukan untuk menerapkannya, serta bagaimana K.A.P X, Y, Z
dan Rekanmenghadapi tantangan dalam penerapannya. Penelitian ini
menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan metode pendekatan kualitatif.
Teknik pengumpulan data primer penelitian ini meliputi observasi dan
wawancara. Adapun teknik pengumpulan data sekunder penelitian ini berupa studi
pustaka. Sedangkan teknik analisa data meliputi reduksi data, penyajian data,
kemudian penarikan kesimpulan. Hasil dari penelitian ini adalah K.A.P X, Y, Z
dan Rekan menerapkan skema klasifikasi yang sesuai prinsip umum klasifikasi
arsip. Adapun Sumber-sumber yang diperlukan untuk penerapan skema
klasifikasinya adalah Hardware, Software dan Brainware. Lalu dalam
menghadapi tantangan pada penerapan skema klasifikasi di dalam sistem
kearsipan elektroniknya, Records Management Team bekerja sama dengan GTS
(IT) untuk membuat jaringan untuk mengakses rekod elektronik menjadi stabil.
Dari hasil penelitian tersebut, dapat disimpulkan bahwa K.A.P X, Y, Z dan Rekan
menerapkan skema klasifikasi yang sesuai dengan pedoman dan prinsip yang
ditetapkan pada Perka ANRI no. 19 tahun 2012 yang disusun secara berjenjang
dengan tingkatan fungsi, kegiatan dan transaksi. Sementara sumber-sumber yang
dibutuhkan untuk penerapan skema klasifikasinya seperti software, harus cukup
mengakomodasi kebutuhan pengelolaan arsip K.A.P X, Y, Z dan Rekan.
Kata Kunci: Skema Klasifikasi Arsip, Sistem Kearsipan Elektronik, Arsip
Elektronik.
ii
ABSTRACT
Ratu Fauziah (NIM. 1112025100009). The Using of Classification Scheme on
Electronic Record System at K.A.P X, Y, Z and Partner. Under
supervisor of Mukmin Suprayogi, M.Si. Departement of Library and
Information Science Faculty of Adab and Humanities Islamic State
University Syarif Hidayatullah Jakarta. 2017.
The aim of this research is to investigate the using of classification scheme on
electronic record system at K.A.P X, Y, Z and Partner, the resources that need to
use it and how K.A.P X, Y, Z and Partner encounter the challenge in applying it.
This research use descriptive method with qualitative approach. For collecting
primary data, this research use observation and interviews. Then for collecting
secondary data, this research use literature interview. The data analysis techniques
are data reduction, data presentation and conclusion. The result shows that, K.A.P
X, Y, Z and Partner using an appropriate classification scheme as general
principle archive classification. The resources that need to use the classification
scheme are hardware, software and brainware. And to encounter the challenge on
using the classification scheme in the electronic record classification, the Record
Management Team cooperation with GTS (IT) to make a stable network for
accessing the electronic record. From the results, we can conclude that Consultan
ABC applying an appropriate classification scheme as the manual in Perka ANRI
no. 19 year 2012 that arrange by level of fungtion, activity and transaction.
Whereas the resources that need for using the classification scheme such as
software, hardware and brainware are sufficient to accommodate the necessary of
archieve management of K.A.P X, Y, Z and Partner.
Keyword: Archive Classification Scheme, Electronic Record System, Electronic
Record.
iii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah dengan rasa syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan
bimbingan-Nya penulis dapat menuntaskan skripsi yang berjudul Penerapan
Skema Klasifikasi dalam Sistem Kearsipan Elektronik di K.A.P X, Y, Z dan
Rekan. Shalawat serta salam semoga senantiasa dihaturkan kepada Rasulullah
SAW. keluarga, sahabat dan para pengikutnya sampai akhir zaman.
Skripsi ini dibuat untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar Sarjana
Strata (S1) pada Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Dalam prosesnya dari awal hingga akhir, skripsi
ini tidak akan berhasil jika tanpa bantuan serta dukungan dari berbagai pihak.
Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin berterima kasih kepada:
1) Bapak Prof. Dr. Syukron Kamil, M. Ag selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2) Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3) Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku Sekretaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta. Sekaligus selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan
menyisihkan waktunya ditengah kesibukan untuk membantu,
mengarahkan dan membimbing penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi
ini.
4) Bapak Nuryudi, M.Lis selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah
berkenan membantu dan mengarahkan penulis untuk menuntaskan skripsi
ini.
5) Ibu Menik Handini selaku Records Management Manager K.A.P X, Y, Z
dan Rekan yang telah berkenan memberi izin dan menyisihkan waktunya
untuk membantu penulis dalam mengumpulkan data selama penelitian
dilangsungkan.
6) Saudari Anik Handayani, Khalista Vania, Nuruls Sofa, Tantri Ratna dan
Nova Lawanti, juga saudara Ali Badar, Fajar Wibowo, dan Agit Grahito
iv
selaku anggota-anggota Record Management Team yang telah berkenan
menyisihkan waktunya ditengah kesibukan untuk membantu penulis
mengumpulkan data selama penelitian dilangsungkan.
7) Kepada segenap Bapak dan Ibu dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta yang telah memberikan ilmu yang manfaat selama 4-5 tahun ini.
8) Ayahanda tercinta (alm) Abdul Azis, Ibunda tercinta Erry Sufriany,
Adinda tersayang Mella, Tante Oki Nuryani & Tante Redista Manis yang
tiada henti memberikan dukungan moril dan materiil dari awal hingga
akhirnya penulis mampu menyelesaikan skripsi dan menuntaskan
pendidikan strata I ini.
9) Bapak Fahri Hamzah beserta keluarga juga Bapak Erwin beserta keluarga
yang telah memberikan dukungan moril dan materiil sehingga penulis
mampu menyelesaikan skripsi dan menuntaskan pendidikan strata I ini.
10) Teman-teman seperjuangan Jurusan Ilmu Perpustakaan, khususnya IP A
yang terus memberikan dukungan dan semangat untuk penulis dalam
menyelesaikan skripsi ini.
11) Kawan-kawan Kolac Club yang terus mengingatkan, menyemangati juga
mendukung penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
12) Sahabat-sahabat Blue Classic nan jauh di sana yang selalu mendoakan,
mengingatkan dan mendukung penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
13) Keluarga Komisariat Dakwah (KomDa) Fakultas Adab dan Humaniora
(FAH) yang senantiasa mengingatkan, mendukung dan menyemangati
penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
14) Sahabat, kawan, Kakak-kakak, adik-adik serta seluruh keluarga besar
Islamic Otaku Community (IOC) Indonesia, khususnya IOC 1, IOC
Writing Project, dan IOC UIN Jakarta yang mengingatkan penulis juga
mendoakan serta mendukung sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi ini.
Tak ada gading yang tak retak. Sebagaimana tidak ada skripsi yang sempurna.
Penulis menyadari, masih banyak kekurangan dalam skripsi ini. Karena penulis
hanyalah manusia biasa yang tak luput dari kesalahan dan jauh dari kata
v
sempurna. Dan kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT. Oleh karena itu,
dengan senang hati dan tangan terbuka penulis menerima koreksi, kritik dan saran
pembaca. Semoga skripsi ini memberikan banyak manfaat bagi dan dalam
perkembangan ilmu pengetahuan.
Ciputat, 2018
Penulis
vi
DAFTAR ISI
ABSTRAK .............................................................................................................. i
ABSTRACT ........................................................................................................... ii
KATA PENGANTAR .......................................................................................... iii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL .............................................................................................. viii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ ix
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
A. Latar Belakang .......................................................................................... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ........................................................ 5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .................................................................. 6
D. Definisi Istilah ........................................................................................... 6
E. Sistematika Penulisan ................................................................................ 7
BAB II TINJAUAN LITERATUR ...................................................................... 9
A. Definisi Arsip Elektronik .......................................................................... 9
B. Karakteristik Arsip Elektronik ................................................................ 10
C. Siklus Hidup Arsip Elektronik ................................................................ 12
D. Pengelolaan Arsip Elektronik.................................................................. 13
E. Skema Klasifikasi .................................................................................... 17
F. Penelitian Terdahulu ................................................................................ 20
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 22
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian .............................................................. 22
B. Pemilihan Informan ................................................................................. 23
C. Teknik Pengumpulan Data ...................................................................... 24
D. Teknik Analisis Data ............................................................................... 26
E. Jadwal Penelitian ..................................................................................... 26
vii
BAB IV HASIL PELITIAN DAN PEMBAHASAN ........................................ 28
A. Gambaran Umum K.A.P X, Y, Z dan Rekan .......................................... 28
1. Sejarah K.A.P X, Y, Z dan Rekan...................................................... 28
2. Profil K.A.P X, Y, Z dan Rekan ........................................................ 30
3. Struktur Organisasi K.A.P X, Y, Z dan Rekan .................................. 32
4. Profil Divisi Record Management ..................................................... 33
5. Visi dan Misi Divisi Record Management ......................................... 33
6. Data Informan .................................................................................... 34
B. Hasil Penelitian ........................................................................................ 34
1. Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem Kearsipan Elektronik
K.A.P X, Y, Z dan Rekan.................................................................... 34
2. Sarana dan prasarana dan prasarana Penerapan Skema Klasifikasi
dalam Sistem Kearsipan Elektronik K.A.P X, Y, Z dan Rekan .......... 46
3. Tantangan pada Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem Kearsipan
Elektronik K.A.P X, Y, Z dan Rekan .................................................. 46
C. Pembahasan ............................................................................................. 47
1. Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem Kearsipan Elektronik
K.A.P X, Y, Z dan Rekan.................................................................... 47
2. Sarana dan prasarana Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem
Kearsipan Elektronik K.A.P X, Y, Z dan Rekan ................................ 52
3.Tantangan pada Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem Kearsipan
Elektronik K.A.P X, Y, Z dan Rekan .................................................. 53
BAB V PENUTUP ............................................................................................... 55
A. Kesimpulan ............................................................................................. 55
B. Saran ........................................................................................................ 56
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1: Jadwal Pelaksanaan ............................................................................... 27
Tabel 4.2: Data Informan ....................................................................................... 34
Tabel 4.3: Contoh Klasifikasi Substantif ............................................................... 44
Tabel 5.4: Contoh Klasifikasi Substantif ............................................................... 52
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1: Struktur Organisasi K.AP X, Y, Z dan Rekan ................................. 32
Gambar 4.2: Tampilan Home Sistem Aplikasi JFR .............................................. 38
Gambar 4.3: Tampilan Request Form Sistem Aplikasi JFR Versi Admin ........... 38
Gambar 4.4: Tampilan Request Form Sistem Aplikasi JFR Versi User. .............. 39
Gambar 4.5: Tampilan Home Sistem Aplikasi Efilling Versi Admin .................. 40
Gambar 4.6: Tampilan Home Sistem Aplikasi Efilling Versi User. ..................... 40
Gambar 4.7: Tampilan Home Sistem Aplikasi Digitallibrary. ............................. 41
Gambar 4.8: Contoh Penomoran Arsip. ................................................................ 45
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang penting bagi suatu
organisasi. Berbagai infomasi yang berkaitan dengan perkembangan dan kegiatan
operasional suatu organisasi akan senantiasa terjaga seiring dengan terjaganya
arsip organisasi tersebut. Keberadaan arsip bagi suatu organisasi tidak sekedar
menjadi bukti sejarah, tetapi memiliki berbagai fungsi dan nilai guna. Secara
fungsional, suatu arsip akan dibutuhkan oleh pimpinan sebagai bahan
pertimbangan dalam mengambil keputusan organisasi. Arsip juga diperlukan
sebagai bahan acuan dalam menyusun perencanaan organisasi. Selain itu, arsip
juga banyak dipergunakan untuk mendukung kegiatan operasional organisasi.
Demikian pula untuk kepentingan pengawasan, arsip menjadi salah satu unsur
penting dalam pengendalian organisasi.
Selain memiliki fungsi yang penting bagi suatu organisasi, arsip juga
mengandung berbagai nilai guna bagi organisasi, seperti nilai guna hukum, nilai
guna edukasi, nilai guna finansial, dan nilai guna penelitian. Oleh karena arsip
memiliki fungsi dan nilai guna tersebut, maka arsip harus dikelola dengan baik
agar pada saat diperlukan dapat tersedia dengan cepat dan tepat.
Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam
bidang informasi dan komunikasi, serta berkembangnya berbagai jenis pekerjaan
dan jenis arsip yang dihasilkan, maka pengelolaan arsip arsip tak lagi dikelola
secara manual tapi juga secara elektronik. Arsip elektronik, menurut Australia
Archive, seperti dikutip oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, adalah arsip
yang tercipta dan terpelihara sebagai bukti dari transaksi, aktivitas dan fungsi
lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem
komputer1. National Archive and Record Administration (NARA) USA
mendefinisikan bahwa arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan
1 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Eletronik (Yogyakarta:
Penerbit Gava Media, 2014), h. 85
2
diolah di dalam suatu format, di mana hanya komputer yang dapat mengolahnya.
Sementara itu, menurut International Standart Organization (ISO), arsip
elektronik adalah informasi yang disimpan dalam bentuk data dalam komputer,
dibuat atau diterima oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis, dan
menyimpannya sebagai bukti aktivitas (ISO 2016)2.
Di zaman yang serba digital ini, tentunya keberadaan arsip elekronik
menjadi penting. Selain menghemat kertas (paperless), juga menghemat tempat
penyimpanan serta biaya. Hal ini juga meminimalisir kerugian akibat arsip yang
rusak atau hilang karena bencana alam. Disamping itu, arsip elektronik juga
memiliki tingkat keamanan data yang lebih baik dari arsip konvensional.
Kehadiran teknologi dalam kegiatan perkantoran, membuat arsip elektronik
semakin diperlukan oleh perusahaan. Selain sebagai bentuk aplikasi dari otomasi
kantor, kegiatan perkantoran juga didukung untuk menjadi lebih efektif dan
efisien. Dengan arsip elektronik, proses transaksi dokumen juga akan lebih mudah
dan efisien. Serta banyak manfaat penting lainnya bila dilihat dari perspektif
bisnis.
Dengan arsip elektonik pula user perusahaan, dalam hal ini K.A.P X, Y, Z
dan Rekan, akan lebih mudah melakukan pencarian dan penyajian informasi yang
dibutuhkan. Waktu yang digunakan pun akan lebih singkat dengan tingkat
keakuratan yang tinggi. Pendistribusian atau akses informasi pun dapat dilakukan
dalam waktu yang bersamaan oleh berbagai pihak. Selain itu, lokasi penyimpanan
pun dilakukan secara terpusat, sehingga tidak terjadi duplikasi informasi. Adapun
penelitian dilakukan di K.A.P X, Y, Z dan Rekan karena perusahaan ini sudah
mendigitalisasi arsip konvensionalnya sejak 2012 lalu.
Perubahan arsip konvensional ke dalam bentuk elektronik umumnya turut
merubah sistem secara keseluruhan. Jika pada arsip konvensional penyusunan
berdasarkan tingkat primer, sekunder dan tersier dilakukan menggunakan map-
map folder dalam rak kabinet. Sementara pada arsip elektronik, penyusunannya
dilakukan berjenjang dalam folder pada sistem yang digunakan. Selain bentuk
2 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Eletronik (Yogyakarta:
Penerbit Gava Media, 2014), h. 85
3
arsipnya sendiri yang juga berbeda, proses temu kembalinya pun demikian. Jika
proses temu kembali arsip konvensional harus menelusuri sederet map folder
dalam rak kabinet, maka untuk menemukan kembali arsip elektronik, user hanya
perlu mengetikkan kata kunci dari file arsip yang dibutuhkan. Dan di balik temu
kembali arsip elektronik yang lebih mudah itu, terdapat skema klasifikasi yang
mengaturnya.
Mengingat bahwa K.A.P X, Y, Z dan Rekan sudah mendigitalisasi arsipnya
sejak 2012 lalu, bagaimana skema klasifikasi yang diterapkan pada sistem
kearsipan elektroniknya? Karena dalam pengelolaan arsip, baik konvensional
maupun elektronik, salah satu sarana yang dibutuhkan adalah skema klasifikasi.
Pada Perka ANRI No 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi
Arsip, skema klasifikasi arsip adalah penjabaran kerangka induk klasifikasi
menjadi bentuk yang berjenjang yakni terdiri dari beberapa kegiatan dan masing-
masing kegiatan terdiri dari beberapa transaksi. Singkatnya, skema klasifikasi
merupakan proses di mana arsip organisasi dapat dikelompokkan untuk
memudahkan penemuan kembali. Karena skema klasifikasi yang ideal dibentuk
untuk melingkupi seluruh rekod organisasi. Penyusunan skema klasifikasi
bertujuan untuk memudahkan penjabaran uraian fungsi dan tugas secara logis,
faktual, perbaikan berkelanjutan, sistematis, akomodatif dan kronologis. Skema
klasifikasi merupakan master plan suatu struktur arsip yang berfungsi untuk
memudahkan penataan berkas secara hierarki dan tidak tumpang tindih.
Fungsi utama skema klasifikasi adalah menjadi penghubung antara rekod
yang dihasilkan dari aktivitas yang sama ataupun relatif, menentukan penempatan
sebuah rekod, membantu user menemukan kembali dan menginterpretasi rekod.
Skema klasifikasi juga dapat digunakan untuk memudahkan pembagian tugas,
seperti tanggung jawab pemeliharaan, hak akses, keamanan, sampai periode
retensi. Berbeda dengan penerapannya dalam sistem kearsipan konvensional,
penerapan skema klasifikasi dalam sistem kearsipan elektronik tidak mengatur
folder-folder pokok masalah hingga sub-sub masalah dalam kabinet, melainkan
dalam sistem komputer.
4
Dalam Perka ANRI no 19 tahun 2012 penerapan skema klasifikasi pada
sistem kearsipan konvensional dilakukan dengan cara menggambarkan tahapan
pelaksanaan kegiatan, mulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan, hingga
evaluasi. Setelah itu, skema klasifikasi disusun berjenjang yang dijabarkan
berdasarkan pokok masalah (primer), sub masalah (sekunder) sampai sub-sub
masalah (tersier). Penyusunan ini dilakukan dengan mengatur folder dalam
kabinet berdasarkan tiga tingkatan sebelumnya, yakni primer, sekunder dan
tersier. Tak lupa, folder-folder tersebut diberi label nama atau judul fungsi juga
nama kegiatan dan nama transaksi kegiatan. Nama fungsi merupakan judul
pertama dan bersifat umum (primer), nama aktivitas merupakan jenjang kedua
dari fungsi (sekunder), dan jenjang ketiga merupakan nama transaksi (tersier).
Jauh sebelum ketentuan klasifikasi ditetapkan dalam Perka ANRI atau
peraturan lainnya kemudian diterapkan dalam sistem kearsipan, di dalam Al-
Qur’an sudah terdapat ayat-ayat tentang klasifikasi. Contohnya tentang klasifikasi
makhluk hidup. Surat-surat dalam Al-Qur’an pun merupakan kelompok besar dari
ayat-ayat dengan subjek yang sama. Seperti surat Al-Baqarah yang berisi ayat-
ayat tentang hukum-hukum ibadah dan muamalah, atau surat Al-Qalam dan Al-
‘Alaq yang keduanya membahas mengenai kunci ilmu pengetahuan, dan
sebagainya.
Umat Islam, dalam membaca Al-Qur’an pada Rasulullah dan generasi
sahabat bahkan sudah menerapkan klasifikasi sederhana: Klasifikasi bacaan Al-
Qur’an sesuai kemampuan masing-masing. Ibrahim al-Ibyari menjelaskan, seperti
dikutip oleh Moh. Ali Azis, bahwa ada yang membagi-bagi bacaanya menjadi 30,
agar dapat dihabiskan dalam kurun waktu satu bulan. Ada pula yang membagi-
bagi bacaanya menjadi 7, agar dapat diselesaikan dalam waktu satu pekan. Setelah
itu, pada masa Khalifah ‘Abd al-Malik bin Marwan, Al-Hajjaj dan para penghafal
Al-Qur’an saat itu membagi mushaf Al-Qur’an menjadi 7 bagian. Hal ini
dimaksudkan sebagai batas untuk memberikan kemudahan dalam membaca Al-
Qur’an. Lalu, ulama sesudah Al-Hajjaj membagi mushaf Al-Qur’an berdasarkan
jumlah ayat. Kemudian terakhir, pada abad kedua Hijrah, mushaf Al-Qur’an
dibagi menjadi 30 juz. Dimana setiap juz terdiri dari 2 hizb dan setiap hizb dibagi
5
menjadi 4 rubu’3. Jadi umat Islam yang ingin menyelesaikan bacaan Al-
Qur’annya dalam waktu satu bulan bisa menggunakan ukuran juz, atau jika ingin
selesai dalam waktu dua bulan, hizb bisa dijadikan patokannya. Begitu seterusnya,
sesuai kemampuan masing-masing.
Pembagian mushaf Al-Qur’an menjadi juz, hizb dan rubu’ mirip dengan
tingkatan primer, sekunder dan tersier dalam sistem klasifikasi arsip. Berdasarkan
pemikiran tersebut, peneliti tertarik untuk mengkaji lebih dalam lagi mengenai
penerapan skema klasifikasi dalam sistem kearsipan elektronik. Penelitian ini
diberi judul: “Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem Kearsipan
Elektronik di K.A.P X, Y, Z dan Rekan”.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Mengingat pentingnya peran skema klasifikasi dalam sistem kearsipan maka
peneliti membatasi masalah pada penerapan skema klasifikasi dalam sistem
kearsipan elektronik di K.A.P X, Y, Z dan Rekan, Sarana dan prasarana yang
diperlukan untuk menerapkan skema klasifikasi tersebut dalam sistem kearsipan
elektroniknya, dan tantangan yang dihadapi oleh K.A.P X, Y, Z dan Rekan pada
penerapan skema klasifikasi dalam sistem kearsipan elektroniknya.
Berdasarkan latar belakang dan batasan masalah di atas, maka rumusan
masalah penelitian adalah sebagai berikut:
1) Bagaimana skema klasifikasi yang diterapkan dalam sistem kearsipan
elektronik di K.A.P X, Y, Z dan Rekan?
2) Sarana dan prasarana apa saja yang diperlukan K.A.P X, Y, Z dan Rekan
untuk menerapkan skema klasifikasi dalam sistem kearsipan
elektroniknya?
3) Bagaimana K.A.P X, Y, Z dan Rekan menghadapi tantangan pada
penerapan skema klasifikasi dalam sistem kearsipan elektronik?
3 Moh. Ali Azis, Mengenal Tuntas Al-Qur’an (Surabaya: IMTIYAZ Surabaya 2012), h.
71
6
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah,
1) Untuk mengetahui skema klasifikasi yang diterapkan K.A.P X, Y, Z dan
Rekan dalam sistem kearsipan elektroniknya.
2) Untuk mengetahui sarana dan prasarana yang diperlukan K.A.P X, Y, Z
dan Rekan untuk menerapkan skema klasifikasi dalam sistem kearsipan
elektroniknya.
3) Untuk mengetahui bagaimana K.A.P X, Y, Z dan Rekan menghadapi
tantangan pada penerapan skema klasifikasi dalam sistem kearsipan
elektronik.
Di kemudian hari, diharapkan penelitian ini bermanfaat untuk:
a) Memperluas dan memperdalam pengetahuan di bidang arsip elektronik
b) Menambah wawasan mengenai sistem kearsipan elektronik dalam
organisasi, khususnya penerapan skema klasifikasi.
c) Menambah literatur khazanah ilmu pengetahuan dan teknologi, terutama
dalam bidang ilmu kearsipan khususnya arsip elektronik.
D. Definisi Istilah
1) Arsip elektronik
Arsip elektronik adalah arsip yang tercipta dan terpelihara sebagai bukti
transaksi, aktivitas dan fungsi dari K.A.P X, Y, Z dan Rekan yang ditransfer
dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer.
2) Skema klasifikasi (classification scheme)
Classification Scheme atau skema klasifikasi adalah penggolongan atau
pengelompokan arsip menurut urusan atau masalah berdasarkan fungsi,
aktivitas dan transaksi di K.A.P X, Y, Z dan Rekan.
7
3) Filing Room
Filing room adalah tempat yang digunakan untuk menyimpan file-file klien
K.A.P X, Y, Z dan Rekan sekarang sampai beberapa tahun kedepan. Tempat
ini tersedia di masing-masing Line of Service (departemen, red).
E. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Bab ini memuat argumen-argumen seputar penelitian. Meliputi latar belakang,
rumusan dan batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah
dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Bab ini menjelaskan landasan teori dan variabel penelitian yang sesuai dengan
topik penelitian. Meliputi pengertian arsip elektronik dan pengelolaannya juga
skema klasifikasi dan penerapan.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini menguraikan teori-teori metode penelitian yang digunakan pada
penelitian penerapan skema klasifikasi dalam sistem kearsipan elektronik di
K.A.P X, Y, Z dan Rekan. Mulai dari jenis dan pendekatan yang digunakan,
teknik pemilihan informan dan kriteria-kriteria yang ditetapkan, serta teknik
pengumpulan dan analisis data. Termasuk di dalamnya jadwal
dilangsungkannya penelitian.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini berisi gambaran umum K.A.P X, Y, Z dan Rekan yang meliputi sejarah
dan profil K. A. P X, Y, Z dan Rekan juga profil, struktur dan personalia divisi
Record Managementnya. Selain itu berisi penjabaran hasil penelitian yang
kemudian pembahasannya disesuaikan, guna menjawab tujuan penelitian.
8
Bab V Penutup
Bab ini merupakan bab akhir dari penelitian. Meliputi penarikan kesimpulan
dan beberapa rekomendasi berupa saran-saran. Baik kesimpulan dan saran
berupa jawaban dari tujuan penelitian, yang diulas secara singkat dan padat.
9
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Definisi Arsip Elektronik
Pada dasarnya arsip elektronik adalah informasi yang disimpan dan direkam
dalam media elektronik dengan wujud digital. National Archive and Record
Administration (NARA) USA mendefinisikan arsip elektronik sebagai arsip-arsip
yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang
dapat memprosesnya4. Menurut Australia, seperti dikutip oleh Agus Sugiarto dan
Teguh Wahyono, arsip elektronik adalah arsip yang tercipta dan terpelihara
sebagai bukti dari transaksi, aktivitas dan fungsi lembaga atau individu yang di
transfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer5. Pendapat senada
disampaikan pula oleh Wallace Patricia, sebagaimana dikutip oleh Agus Sugiarto
dan Wahyono, bahwa berkas elektronik terdiri dari himpunan informasi yang
terekam dalam bentuk kode yang dapat dibaca dan disimpan pada beberapa media
sehingga dapat ditemukan kembali, dibaca dan digunakan6. Sedangkan
International Council on Archive/ICA mendefinisikan arsip elektronik sebagai
arsip yang dapat dimanipulasi, ditransmisikan, atau diproses dengan
menggunakan komputer7.
Menurut The Georgian Archives, arsip atau dokumen elektronis dapat
berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku
(kecuali yang dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau bahan lain
tanpa menghiraukan bentuk fisik atau karakteristik, dibuat dan diterima menurut
undang-undang8. Sedangkan menurut International standart Organization (ISO),
arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data
4 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik (Yogyakarta:
Penerbit Gava Media, 2014), h. 85 5 Loc. cit 6 Loc. cit 7 Sambas Ali Muhidin dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan untuk Organisasi
Publik, Bisnis, Sosial, Politik dan Kemasyarakatan (Bandung: Pustaka Setia Bandung, 2016), h.
426 8 Op. cit, h. 86
10
komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun perorangan
dalam transaksi bisnis, dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas9.
Sementara itu, Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik, mendefinisikan Informasi Elektronik sebagai satu atau
sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,
gambar, peta, rancangan, foto, Electronic data Interchange (EDI), surat elektronik
(electronic mail/e-mail), telegram atau sejenisnya, huruf, angka, tanda, kode
akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat
dipahami oleh orang yang mampu memahaminya10. Adapun dalam Perka ANRI
No. 20 tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik, disebutkan
bahwa arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat, diterima atau
disimpan) dalam format elektronik11.
B. Karakteristik Arsip Elektronik
Arsip elektronik memiliki karakteristik yang berbeda dengan arsip
tradisional yang menggunakan media kertas. Menurut Irwanto Eko Saputro,
seperti dikutip oleh Agus Sugiarto, berikut adalah karakteristik arsip elektronik12:
1) Perekaman dan simbol yang digunakan.
Isi direkam pada suatu media dan tidak dapat diakses (dibaca) oleh
manusia karena direpresentasikan oleh simbol (binary digits) yang harus
lebih dulu diterjemahkan oleh mesin untuk bisa dibaca oleh manusia.
2) Hubungan antara isi dan media.
Isi yang terekam pada suatu media, seperti disk atau flashdisk, dapat
dipisahkan dari medianya.
9 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik (Yogyakarta:
Penerbit Gava Media, 2014), h. 85 10 Loc. cit 11 Sambas Ali dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Publik,
Bisnis, Sosial dan Kemasyarakatan (Bandung: Pustaka Setia, 2016), h. 426 12 Op. cit, h. 427-429
11
3) Struktur fisik dan logik.
Struktur fisik tidak dapat langsung dilihat dan pada umumnya tidak dapat
diketahui oleh pengguna awam. Setiap kali arsip tersebut dipindahkan ke
sarana lainnya, struktur fisiknya dapat berubah. Pengguna akan selalu
memerlukan suatu sistem komputer yang mampu ‘membaca’ struktur
fisik tersebut.
4) Metadata.
Selain konteks fungsional dan administratif, metadata arsip elektronik
juga menunjukkan bagaimana informasi direkam atau dibuat.
5) Identifikasi arsip.
Tidak dapat diidentifikasi dengan cara melihat entitas fisiknya, tetapi dari
suatu entitas logik yang merupakan hasil dan yang memberikan bukti
dari suatu aktivitas atau transaksi.
6) Pelestarian arsip.
Media penyimpanan harus disimpan dalam kondisi sebaik mungkin.
Akan tetapi, dalam kaitannya dengan media, arsip elektronik akan tetap
terancam keberadaannya dalam jangka waktu yang tidak begitu lama.
selain itu, karena perkembangan teknologi informasi yang cepat, banyak
sistem komputer yang menjadi usang dalam jangka waktu yang relatif
singkat.
Karena karakteristiknya yang berbeda tersebut, Menurut Irwanto Eko
Saputro, sebagaimana dikutip oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, arsip
elektronik dapat ditemukan dalam beberapa bentuk, yaitu13:
a) Dokumen yang diciptakan dengan menggunakan aplikasi perkantoran.
Misalnya, word-processed documents, spreadsheet, dan presentasi.
b) Arsip dalam lingkungan online dan berbasis web. Misalnya Internet,
website publik dan arsip transaksi online.
c) Arsip yang diciptakan oleh sistem informasi bisnis, seperti basis data,
sistem informasi data geospasial, sistem informasi kepegawaian, sistem
13 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik (Yogyakarta:
Penerbit Gava Media, 2014), h. 429
12
informasi keuangan, sistem informasi pengelolaan hubungan klien, dan
sistem informasi yang dibuat sendiri.
d) Pesan elektronik dari sistem informasi, seperti e-mail, SMS (short
messaging service), MMS (multimedia messaging service), EDI
(electronic data interchange), fax, voice mail, dan komunikasi
multimedia.
C. Siklus Hidup Arsip Elektronik
Sebagaimana arsip tradisional, arsip elektronik juga memiliki siklus hidup.
Menurut Judith Read dan Mary Lea Ginn, seperti yang dikutip oleh Agus Sugiarto
dan Teguh Wahyono, berikut adalah siklus hidup arsip elektronik14:
(1) Penciptaan dan Penyimpanan (creation and storage). Penciptaan arsip
elektronik pada umumnya dibuat dan disimpan dalam aplikasi perangkat
lunak tertentu, seperti Word, Wxcel, Access, dan sebagainya. Dokumen
elekronik disimpan sebagai byte pada beberapa jenis penyimpanan
komputer. Di beberapa organisasi, file elektronik disimpan pada hard
drive magnetik, dan USB flash drive. Perangkat ini dapat dilepas, sehingga
pengguna dapat mengambil perangkat dari satu komputer dan
menggunakannya di komputer lain.
(2) Distribusi dan Penggunaan (distribution and use). Tahap berikutnya adalah
mendistribusikan dan menggunakan informasi yang terkandung dalam
folder atau file elektronik. Distribusi dapat dilakukan melalui saluran
elektronik atau file dapat dicetak dan dikirim melalui pos biasa, dengan
faksimili atau dengan kurir.
(3) Pemeliharaan (maintenance). Tahap pemeliharaan arsip pada umumnya
berkaitan dengan jadwal retensi. Pemeliharaan file elektronik dapat
dijadwalkan secara rutin dengan menyimpan atau membuang file.
(4) Disposisi (disposition). Tahap disposisi berkaitan dengan penentuan
keberadaan arsip elektronik yang dibuat, apakah arsip tersebut disimpan
atau dimusnahkan.
14 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik (Yogyakarta:
Penerbit Gava Media, 2014), h.430
13
D. Pengelolaan Arsip Elektronik
Menurut Rolt Julio, seperti dikutip oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono,
bahwa Electronic Document Management (EDM) adalah pengelolaan berbagai
jenis dokumen dalam organisasi yang menggunakan program komputer dan
penyimpanan. Sebuah sistem EDM memungkinkan suatu organisasi dan pegguna
untuk membuat dokumen, memindai hard copy dalam bentuk elektronik dan
menyimpan, mengedit, mencetak, memproses, dan juga mengelola dokumen15.
Terkait manajemen arsip elektronik, Siatiras Kerri dalam bukunya
Electronic Document Management-Why You Need It, berpendapat bahwa
manajemen dokumen elektronik adalah istilah yang digunakan untuk
menggambarkan alat dan proses untuk mengelola dokumen elektronik dan
catatan. Sebuah sistem manajemen dokumen elektronik adalah alat perangkat
lunak yang khusus dirancang untuk menggambarkan dan mengelola informasi
elektronik tidak terstruktur dengan cara yang terkontrol dan konsisten16.
1) Kelebihan dan Kekurangan Pengelolaan Arsip Elektronik
Kehadiran teknologi dalam kegiatan perkantoran, memungkinkan
dilakukannya pengelolaan arsip melalui media elektronik. Dengan melalui
media ini, diharapkan pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan baik. Berikut
merupakan beberapa keuntungan pengelolaan arsip elektronik dibandingkan
dengan pengelolaan arsip secara konvensional:
a) Proses penemuan dan penyajian informasi dapat dilakukan dengan
cepat dan lengkap. Cepat berarti membutuhkan waktu yang singkat,
sedangkan lengkap berarti semua yang diperlukan dapat terlayani.
b) Pendistribusian atau akses informasi dapat dilakukan dengan cepat dan
dalam waktu yang sama dapat digunakan oleh banyak pihak.
c) Penyimpanan informasi dapat dilakukan secara terpusat, sehingga
tidak terjadi duplikasi informasi.
d) Memiliki tingkat keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.
15 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik (Yogyakarta:
Penerbit Gava Media, 2014), h. 86 16 Loc. cit
14
e) Menghemat kertas (paperless), tempat penyimpanan, dan ruangan
karena arsip disimpan dalam bentuk digital.
Selain manfaat efisien transaksi dokumen, penerapan sistem kearsipan
elektronik juga memberikan manfaat secara ekonomis. Thilmany Jean,
sebagaimana dikutip oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, bahwa dari
perspektif bisnis, penyimpanan dan penanganan dokumen secara elektronik
membantu perusahaan untuk mengelola dokumen dengan biaya pengelolaan
rendah17. Lebih lanjut, ada beberapa manfaat dari pengelolaan arsip
elektronik, yaitu18:
(1) Penanganan arsip dinamis dan statis dapat dikelola dari awal
perencanaan atau pembuatan naskah dokumen.
(2) Memenuhi kebutuhan top management terhadap kecepatan dan
ketepatan.
(3) Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
(4) Menuju paperless society dan menghemat ruangan atau sarana
prasarana (dari gedung ke server).
(5) Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih
accountable menuju good governance.
(6) Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan
prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu,
dan biaya. Bandingkan dengan mengubah sistem indeks kertas yang
mengakibatkan berlaku hal sebaliknya
(7) Meningkatkan pelayanan umum.
17 ibid, h.87 18 Sambas Ali dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Publik,
Bisnis, Sosial dan Kemasyarakatan (Bandung: Pustaka Setia, 2016), h. 427
15
Disamping keuntungan yang dapat diperoleh dengan penggunaan arsip
elektronik, terdapat pula beberapa kelemahan. Adapun beberapa kelemahan
pengelolaan arsip secara elektronik, yaitu19:
(a) Biaya pengadaan alat-alat dan sistem yang relatif tinggi.
(b) Adanya kemungkinan perubahan informasi atau bahkan manipulasi
informasi.
(c) Ketergantungan terhadap perangkat lunak dan keras yang berkembang
pesat. Semakin cepatnya inovasi dan kemajuan teknologi, membuat
media atau alat yang kita miliki cepat usang dan ketinggalan jaman.
(d) Terbatasnya daya tahan media fisik penyimpanan arsip elektronik.
Selain itu, menurut Skupsy D.S, seperti dikutip oleh Agus Sugiarto dan
Teguh Wahyono, ada beberapa kelemahan lain pengelolaan arsip secara
elektronik yang perlu dipertimbangkan oleh organisasi, yaitu20:
(i) Adanya peluang untuk memanipulasi file – menciptakan,
menyimpan, memodifikasi, atau menghapus – dalam segala cara.
(ii) Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun akses untuk
berbagi file dengan yang lain.
(iii)Kemungkinan rusaknya file stiap saat tanpa adanya indikasi terlebih
dahulu, misalnya server terserang virus atau terhapus permanen
karena tidak sengaja.
19 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik (Yogyakarta:
Penerbit Gava Media, 2014), h.88 20 ibid, h.87
16
2) Prinsip Pengelolaan Arsip Elektronik
Pada proses pengelolaan arsip elektronik, prinsipnya sama dengan arsip
tradisional, meliputi21:
a) Penciptaan (make, receive), penyimpanan, pengiriman, dan temu balik
(retrieve).
b) Kaptur (capture) dan registrasi.
c) Klasifikasi arsip.
d) Identifikasi penyusutan arsip.
e) Penyimpanan, penggunaan, dan penelusuran arsip aktif dan inaktif.
f) Penyusutan arsip.
g) Penyimpanan dan preservasi arsip statis oleh lembaga kearsipan.
h) Kontrol pengelolaan khazanah arsip statis oleh lembaga kearsipan.
i) Penggunaan arsip statis.
3) Pemeliharaan Arsip Elektronik
Selain mengelola, memelihara arsip elektronik juga penting. Menurut
Irwanto Eko Saputro, sebagaimana dikutip oleh Sambas Ali dan Hendri
Winata, pemeliharaan arsip elektronik dapat dilakukan sebagai berikut22:
a) Pemeliharaan arsip elektronik tidak hanya pada perangkat
penyimpanannya, tapi juga pada fasilitas ruangan tempat penyimpanan
dan sistem komputer yang digunakan untuk membuat arsip.
b) Arsip elektronik lebih ‘rapuh’ daripada arsip kertas, sehingga lembaga
harus mengerahkan waktu dan sudaya yang lebih banyak untuk
menanganinya.
c) Kondisi penyimpanan arsip elektronik harus mampu melindungi arsip,
membuat arsip lebih mudah diakses, dan hemat biaya. Perangkat
penyimpanan elektronik mudah terpengaruh oleh perubahan
21 Sambas Ali dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Publik,
Bisnis, Sosial dan Kemasyarakatan (Bandung: Pustaka Setia, 2016), h. 431 22 ibid, h. 432
17
kelembapan, suhu dan radiasi sehingga stabilitas kondisi lingkungan
perlu dijaga.
d) Perlu dilakukan pengecekan secara periodik untuk mengetahui apakah
kondisi penyimpanan memadai untuk perangkat penyimpanan
elektronik. Selain itu, juga harus dilakukan pengecekan integritas
seluruh perangkat penyimpanan elektronik untuk menjamin tidak
terjadinya kerusakan atau kehilangan data.
e) Teknologi penyimpanan elektronik selalu berkembang, teknologi baru
menggantikan teknologi sebelumnya. Lembaga harus selalu
mencermati perkembangan yang ada untuk memastikan bahwa masih
tersedia teknologi untuk melakukan migrasi bagi teknologi
penyimpanan yang saat ini digunakan.
E. Skema Klasifikasi
Skema klasifikasi (classification scheme) adalah penggolongan atau
pengelompokan arsip menurut urusan atau masalah secara logis, kronologis dan
sistematis berdasarkan fungsi dan aktivitas organisasi pencipta dan merupakan
pedoman untuk pengaturan, penataan, dan penemuan kembali arsip23. Dalam
keputusan kepala ANRI no. 19 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan
Klasifikasi Arsip dikatakan bahwa skema klasifikasi adalah pola pengaturan arsip
secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi
beberapa kategori unit informasi kearsipan24.
Tujuan dilakukannya skema klasifikasi arsip adalah untuk menjamin
pengelolaan arsip secara efektif dan efisien. Dengan hal ini, arsip yang dicipta
atau diterima dalam rangka pelaksanaan fungsi atau kegiatan organisasi dapat
diatur dengan mudah sehingga penemuan kembali pun dapat dilakukan dengan
tepat dan cepat. Demikian pula dengan penyusutan.
23 ibid, h. 89 24 Arsip Nasional Republik Indonesia, Peraturan Kepala ANRI no. 19 tahun 2012
18
Prihatmi Wuryatmini dalam bukunya Pengelolaan Arsip Aktif: Pengurusan
surat, Pemberkasan arsip Aktif, Penyusunan Daftar Arsip Aktif (Daftar Berkas
dan Daftar Isi Berkas), menjelaskan kegunaan skema klasifikasi arsip yaitu25:
1) Pedoman baku untuk penataan arsip yang didasarkan pada sistem
pemberkasan subjek.
2) Keutuhan informasi, arsip dari aktivitas atau masalah yang sama akan
mengelompok dalam satu berkas.
3) Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
4) Mendukung secara langsung penyusutan arsip.
5) Sebagai sarana pengendalian dan membantu mempercepat penemuan
kembali arsip.
Sementara itu, menurut Gunawan Ariwibowo, seperti dikutip oleh Sambas
Ali dan Hendri Winata, menambahkan unsur-unsur lain yang ikut berperan dalam
klasifikasi arsip. Unsur klasifikasi arsip tersebut meliputi26:
1) Kelompok informasi arsip
a) Unsur fungsi,
b) Unsur struktur suatu organisasi
c) Unsur masalah/subjek
2) Kode arsip
a) Angka
b) Abjad
c) Gabungan abjad dan angka
25 Sambas Ali dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Publik,
Bisnis, Sosial dan Kemasyarakatan ((Bandung: Pustaka Setia, 2016), h. 89 26 ibid, h.90-91
19
Sementara dalam menyusun klasifikasi, Menurut Gunawan Ariwibowo,
seperti dikutip oleh Sambas Ali dan Hendri Winata, ada syarat-syarat yang harus
diperhatikan, yaitu27:
1) Terpeliharanya hubungan logis dan urutan yang kronologis di antara
subjek yang ada atau masalah-masalahnya. Artinya, antara fungsi dan
aktivitas merupakan rangkaian dari bagian-bagian aktivitas yang utuh.
2) Harus mencerminkan luas lingkup proses tahapan-tahapan aktivitas
organisasi yang bersangkutan, harus sesuai dengan masalah yang benar-
benar terjadi dan dilaksanakan oleh organisasi yang bersangkutan.
Klasifikasi harus fleksibel, luwes, dapat mengakomodasi, dan mengikuti
perkembangan fungsi kegiatan yang ada.
3) Jika terdapat kegiatan yang permasalahannya tidak bisa dilakukan
dengan urutan kronologis, penyusunan dapat dilakukan dengan abjad.
4) Harus terdapat hubungan logis dan urutan kronologis yangg membentuk
skema klasifikasi. Untuk mempermudah pengenalan klasifikasi,
digunakan kode berupa abjad, angka, atau gabungan abjad dan angka
yang mudah diingat.
5) Skema klasifikasi harus disusun secara berjenjang atau bertingkat, mulai
dari masalah pokok (primer), submasalah (sekunder), dan sub-
submasalah (tersier). Sebaiknya maksimal tiga tingkat sampai ke masalah
tersier.
Masih menurut Gunawan Ariwibowo, sebagaimana dikutip oleh Sambas Ali
dan Hendri Winata, penyusunan klasifikasi arsip adalah sebagai berikut28:
1) Melakukan analisis fungsi organisasi untuk mengetahui arsip apa yang
tercipta dalam suatu fungsi organisasi. Fungsi organisasi adalah seluruh
tanggung jawab yang dibebankan organisasi untuk melaksanakan
kegiatan.
27 ibid, h. 90 28 ibid, h. 91
20
2) Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan
kegiatan organisasi.
3) Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan menggunakan prinsip
perkembangan dari umum ke khusus, yang terdiri atas pokok masalah
(fungsi), submasalah (aktivitas), dan sub-submasalah (transaksi).
4) Setelah penyusunan klasifikasi, kode klasifikasi ditambahkan untuk
mempermudah penyebutan klasifikasi.
F. Penelitian Terdahulu
Penelitian mengenai arsip elektronik bukanlah hal yang baru. Sebelumnya,
sudah ada yang melakukan penelitian mengenai arsip elektronik. Penelitian
tersebut adalah:
1. Penerapan Arsip Elektronik di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Jawa Timur29.
Penelitian berbentuk skripsi ini dilakukan pada tahun 2013 oleh Wawan
Harianto, Mahasiswa Fakultas Ekonomi UNESA. Masalah yang diteliti
adalah penerapan arsip elektronik di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Jawa Timur. Masalah penelitian ini serupa dengan yang diteliti
oleh Wawan Harianto, hanya saja lebih terfokus pada skema klasifikasi
yang diterapkan. Tidak jauh berbeda dengan metode penelitian yang
digunakan, Wawan Harianto menggunakan metode pendekatan kualitatif
dengan jenis deskriptif dan teknik analisa domain. Penelitian ini juga
menggunakan metode pendekatan kualitatif dengan jenis deskriptif.
Adapun perbedaan penelitian ini dengan yang dilakukan oleh Wawan
Harianto adalah tempat. Dimana Wawan Harianto melakukan penelitian di
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, sedangkan
penelitian ini dilakukan di Kantor Akuntan Publik X, Y, Z dan Rekan yang
bertempat di Jakarta.
29 Wawan Harianto, “Penerapan Arsip Elektronik di Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Jawa Timur”, (Skripsi S1 Fakultas Ekonomi, UNESA, 2013)
21
2. Studi tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik pada
Kantor Pemerintah Kota Yogyakarta30.
Penelitian dilakukan pada 2015 oleh Sutirman, M.Pd., Purwanto, MM,
M.Pd. dan Nadia Sasmita Wijayanti, M.Si. Ketiganya merupakan dosen
Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta. Berbeda dengan
masalah penelitian, yaitu terbatasnya informasi hasil kajian mengenai
implementasi manajemen elektronik di kantor dan lembaga pemerintahan,
penelitian ini dilakukan berdasarkan masalah penerapan skema klasifikasi
dalam system kearsipan elektronik di K.A.P X, Y, Z dan Rekan. Selain
masalah, perbedaan lain terdapat pada metode penelitian. Dimana metode
penelitian yang digunakan oleh Sutirman dan kawan-kawan adalah metode
survei analisis eksploratif deskriptif. Sedangkan metode penelitian ini
adalah metode kualitatif deskriptif. Begitu juga dengan lokasi penelitian,
dimana Sutirman dan kawan-kawan melakukan penelitian di Kantor
Pemerintah Kota Yogyakarta, sedang penelitian ini dilakukan di Kantor
Akuntan Publik X, Y, Z dan rekan yang merupakan instansi swasta.
30Sutirman, Purwanto dan Nadia Sasmita Wijayanti., “Studi Tentang Implementasi Sistem
Manajemen Arsip Elektronik pada Kantor Pemerintah Kota Yogyakarta”, (Laporan Akhir
Penelitian D3 Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Yogyakarta. 2015)
22
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Dalam menggali informasi mengenai penelitian ini, perlu pemahaman dan
analisis yang mendalam, yang tidak dapat disaring dengan metode penelitian
kuantitatif. Maka jenis penelitian ini deskriptif. Penelitian deskriptif adalah
penelitian yang bertujuan untuk memberikan gambaran tentang suatu gejala atau
suatu masyarakat tertentu. Dalam penelitian ini, peneliti memperkecil bias dan
meningkatkan keyakinan hingga maksimal.
Sementara menurut Erickson dan Susan Stainback, sebagaimana dikutip
oleh Sugiyono, pendekatan penelitian yang di ambil berupa metode penelitian
kualitatif, yang dilakukan secara intensif, dimana peneliti ikut berpartisipasi lama
di lapangan, mencatat dengan baik apa yang terjadi di lapangan, dan membuat
laporan penelitian secara mendetail31. Salah satu ciri khas penelitian kualitatif
adalah dengan melakukan wawancara. Maka, peneliti akan mengumpulkan data
dengan melaksanakan suatu wawancara, dimana informan dipersilahkan berbicara
secara terbuka tentang suatu topik secara spesifik melalui pertanyaan-pertanyaan
khusus yang peneliti berikan.
Dengan melakukan pendekatan kualitatif, maka peneliti sudah memutuskan
untuk menekankan kualitas dari sesuatu, selain itu juga pada proses dan makna.
Dimana untuk mendapatkan hal-hal tersebut peneliti melibatkan diri secara
langsung, dengan menjadikan diri sebagai “perangkat penelitian” dan
mengupayakan kedekatan dan keakraban antara peneliti dengan objek atau subjek
penelitian, bukan melalui eksperimen atau kegiatan mengukur lainnya.
31 Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, (Bandung: Alfabeta, 2012), h. 10
23
B. Pemilihan Informan
1) Karakteristik Informan
Informan yang sesuai dengan penelitian ini adalah anggota dari Record
Management Team yang merupakan sarjana Ilmu Perpustakaan dan sudah
bekerja di K. A. P X, Y, Z dan Rekan minimal 1 (satu) tahun.
2) Teknik Pemilihan Informan
Prosedur pemilihan informan yang digunakan dalam penelitian ini adalah
secara purposive sampling, yakni pengambilan sampel dengan
pertimbangan tertentu yang dianggap relevan atau dapat mewakili objek
yang akan diteliti. Dalam penerapannya, peneliti memilih anggota Record
Management Team yang sesuai kriteria dan mewakili masing-masing Line
of Service.
3) Jumlah Informan
Penelitian kualitatif tidak menentukan jumlah minimal atau maksimal
informan, selama jumlah informan dianggap sudah cukup representatif
untuk hasil penelitian. Karena penelitian ini menekankan pada informan
yang memenuhi kriteria, agar nantinya informasi yang didapat akan lebih
mendalam. Oleh karena itu di dalam K. A. P X, Y, Z dan Rekan, bagian
yang mengelola arsip elektronik hanyalah Record Management Team, yang
berada di bawah Property and Facility Manager. Maka penelitian hanya di
fokuskan ke Record Management Team. Dan dari seluruh anggota Record
Management Team, hanya 4 (empat) orang saja yang dapat dikategorikan
sebagai informan. Adapun keempat orang tersebut adalah Khalista Vania
yang mewakili LoS Assurance, Nuruls Sofa yang mewakili LoS Advisory &
Consulting, serta Tantri Ratna dan Agit Grahito yang masing-masing
mewakili LoS Tax Corporate dan Individuals.
24
C. Teknik Pengumpulan Data
Selama melakukan penelitian, data yang dikumpulkan ada dua jenis yaitu:
1) Data Primer
Data primer merupakan sumber data yang telah diamati, dialami, atau
direkam yang mendekati kebenaran dari informan, atau langsung memberikan
data kepada peneliti selaku pengumpul data. Ditinjau dari teknik
pengumpulannya, ada 4 tipe data primer yaitu ukuran, observasi, wawancara
dan partisipasi32. Data primer adalah data pertama dan utama yang harus
terekam dalam situasi. Tanpa rekaman data ini, akan sulit untuk menentukan
kebenarannya selain fenomena sederhana dan memaparkan faktanya kepada
yang lain.
Untuk mengambil data primer ini, peneliti akan melakukan:
a) Observasi
Adalah rekaman suatu kejadian, situasi atau pengalaman sendiri atau
dengan bantuan instrumen lain. Observasi ini peneliti lakukan untuk
mengetahui sarana dan prasarana apa saja yang diperlukan oleh K. A.
P X, Y, Z dan Rekan dalam menerapkan skema klasifikasi pada system
kearsipan elektroniknya.
b) Wawancara
Wawancara adalah suatu proses tanya jawab lisan dimana dua orang
atau lebih berhadapan secara fisik, sehingga keduanya dapat melihat
dan mendengar satu sama lain. Metode ini melakukan pengumpulan
data dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada informan yang
berkompeten untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan terkait subyek
penelitian untuk mendapatkan jawaban yang sesuai. Metode
wawancara akan dilakukan secara kritis dengan bersandar pada
keterangan yang ada untuk mengatasi kesenjangan pengertian antar
pelaku. Jenis wawancara yang akan peneliti lakukan adalah wawancara
32 Sedarmayanti dan Syarifudin Hidayat, Metodologi Penelitian (Bandung: Penerbit
Mandar Maju, 2011), h. 23
25
terstruktur, dimana pewawancara mengajukan pertanyaan-pertanyaan
yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Dalam wawancara terstruktur, peneliti:
Menggunakan pedoman yang telah disiapkan dalam rangka tanya
jawab.
Mengumpulkan data melalui tanya jawab.
Mempunyai data yang relevan dengan maksud penyelidikan yang
telah disiapkan dengan matang.
Memiliki daftar pertanyaan yang telah disusun dalam sebuah
kartu kecil untuk memudahkan wawancara
Peneliti melakukan wawancara untuk mengetahui lebih jelas sarana
dan prasarana apa saja yang digunakan serta bagaimana skema
klasifikasi yang diterapkan. Selain itu, untuk mengetahui bagaimana
K. A. P X, Y, Z dan Rekan menghadapi tantangan dalam penerapan
skema klasifikasinya.
2) Data Sekunder
Data Sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari sumber
datanya. Umumnya hanya berupa tafsiran atau arsip dinamis primer yang
cenderung kurang dapat diandalkan. Data sekunder dapat diambil dari
dokumen-dokumen atau karya tulis lain yang serupa, majalah, laporan, dan
koran. Kualitas data sekunder tergantung dari sumber dan metode
penyampaiannya. Sementara, aspek utama dari penggunaan data sekunder
adalah membuat taksiran kualitas dari informasi atau opini yang tersedia33.
Untuk mengambil data sekunder ini, peneliti akan melakukan Studi
Pustaka adalah metode dengan melakukan pencarian informasi melalui media
cetak dan elektronik. Studi pustaka media cetak adalah dengan mengunjungi
perpustakaan atau tempat yang relevan guna mendapatkan informasi
tambahan, sementara studi pustaka elektronik dengan mencari data melaui
internet.
33 Loc. cit
26
D. Teknik Analisis Data
Analisis data merupakan bagian penting dalam penelitian. Karena dari
analisis ini nantinya akan diperoleh temuan berupa hasil. Sementara untuk
menganalisa data, tidak bisa sembarangan. Oleh karena itu diperlukan teknik.
Adapun teknik analisa data yang peneliti gunakan adalah sebagai berikut34:
1) Reduksi data
Data yang peneliti peroleh melalui observasi, studi pustaka dan wawancara,
akan peneliti catat dan dikelompokkan dan difokuskan pada hal-hal penting.
Dengan demikian data yang peneliti kumpulkan dapat memberikan
gambaran yang jelas.
2) Penyajian data
Usai mereduksi data, peneliti akan menyajikan data dalam bentuk deskriptif
dan berupa teks narasi.
3) Penarikan kesimpulan
Seluruh data yang terkumpul yang sudah dijabarkan dalam bentuk narasi,
akan peneliti buatkan kesimpulan yang nantinya digunakan untuk menjawab
tujuan penelitian.
E. Jadwal Penelitian
Penelitian dilakukan di K. A. P X, Y, Z dan Rekan yang beralamat di Plaza
89, Jl. HR Rasuna Said Kav. X-7 No. 6, Jakarta. Penelitian dilangsungkan selama
rentang waktu waktu pembuatan skripsi, yaitu selama kurang lebih 8 (delapan)
bulan.
34 ibid, h. 25
27
Dibawah ini adalah tabel jadwal pelaksanakan penelitian:
N
o
Waktu
Penelitian
Kegiatan
Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sept Okt
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Lib
ur
Sem
este
r
1 2 3 4 1 2 3
1 Pengajuan Proposal
Penelitian √
Lib
ur
Idul
Fit
ri
2 Konsultasi dengan
Dosen Pembimbing √ √ √ √
3 Pengajuan
Bab I – III √ √ √ √
4 Persiapan Pedoman
Wawancara √
5
Penelitian √
a) Observasi √
b) Wawancara √
c) Studi Pustaka √ √
6 Analisa Hasil
Penelitian √ √
7 Pengajuan
Bab IV & V √ √
8
Persiapan Sidang
a) Toefl √
b) Toafl √ √ √ √
c) Praktek Ibadah
dan Qiraat √
9 Pengajuan Sidang √
Tabel 3.1: Jadwal Pelaksanaan
Fokus penelitian dilakukan selama empat hari, yaitu:
Observasi dan Studi Pustaka : Senin, 03 April 2017
Wawancara : Informan 1: Senin, 03 April 2017
Informan 2: Selasa, 04 April 2017
Informan 3: Rabu, 05 April 2017
Informan 4: Kamis, 06 April 2017
Adapun selama masa perbaikan, pengambilan data tambahan juga dilakukan pada:
Rabu, 14 Februari 2018
28
BAB IV
HASIL PELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum K. A. P X, Y, Z dan Rekan35
1. Sejarah K. A. P X, Y, Z dan Rekan
K. A. P X, Y, Z dan Rekan adalah kantor jasa profesional terbesar di dunia
saat ini. K. A. P X, Y, Z dan Rekan adalah yang terbesar di antara the Big
Four auditors, selain Deloitte, Ernst & Young dan KPMG. Penghasilan
gabungan K. A. P X, Y, Z dan Rekan di seluruh dunia mencapai 20.3 miliar
dolar Amerika Serikat untuk tahun fiskal 2005, dan mempekerjakan lebih dari
130.000 profesional di 148 negara. Di Amerika Serikat kantor ini beroperasi
dengan nama ABC Auditors LLP yang merupakan perusahaan swasta terbesar
keenam.
Kantor ini dibentuk pada tahun 1998 dari penggabungan usaha dari dua
kantor besar yaitu AB dan C & De . Kedua kantor ini memiliki sejarah
panjang sejak abad ke-19.
a) Perusahaan Konsultan AB
Mr. SP, seorang akuntan, mulai praktik di London pada tahun 1849.
Dalam tahun 1865 Mr. SP membuat persekutuan dengan Mr. WH dan
Mr. EW. Sejak tahun 1874 kantor ini kemudian dikenal dengan nama
Perusahaan Konsultan A, B & Co. Mr. WH akhirnya meninggalkan
persekutuan itu dan kemudian huruf '& Co' dan koma dihilangkan dari
nama kantor tersebut. Di akhir tahun 1800-an, Perusahaan Konsultan
AB mendapat pengakuan sebagai suatu kantor akuntan publik
tepercaya. Dengan berkembangnya perdagangan antara Britania Raya
dan Amerika Serikat, Perusahaan Konsultan AB kemudian membuka
kantornya di New York pada tahun 1890, yang kemudian kantor di
Amerika ini berkembang dengan sangat pesatnya. Kantor asalnya di
Inggris juga membuka banyak kantor di negara-negara Persemakmuran
Inggris. Setiap kali mendirikan persekutuan terpisah di setiap negara,
35 PricewaterhouseCoopers. About Us. Halaman web dilihat pada Kamis, 05 April 2017
pukul 10:54 WIB dari https://www.pwc.com
29
setiap sekutu yang diberikan insentif yang baik untuk meluaskan
praktik lokalnya. Jadi kegiatan Perusahaan Konsultan AB di seluruh
dunia merupakan suatu gabungan kantor-kantor lokal yang berkembang
secara alamiah dibandingkan dengan merupakan hasil dari
penggabungan usaha internasional.
b) Perusahaan Konsultan C & De
Seperti AB, Perusahaan Konsultan C & De juga didirikan dalam abad
kesembilanbelas. Pada tahun 1854 Mr. CW mulai berpraktik di London,
yang tujuh tahun kemudian berganti nama menjadi C Brothers saat
ketiga saudaranya bergabung. Di Amerika Serikat dalam tahun 1898
Mr. RM, Mr. WL, Mr. AR Jr. dan kakaknya Mr. ER mendirikan
Perusahaan Konsultan De, R bros dan M. C & De merupakan hasil
penggabungan antara C Brothers & Co; De, Ross Bros & M dan sebuah
kantor dari Kanada McDonald, Currie and Co. dalam tahun 1957.
Dalam tahun 1990 C & De bergabung dengan DHS di Britania Raya,
namun sebagian dari DHS bergabung dengan TR dan membentuk DTT.
Untuk menambah pembentukan kantor di berbagai ibukota utama
dunia, seringkali AB atau C menggabungkan diri dengan kantor
akuntan lokal. Dengan cara ini terbentuklah kantor-kantor di tiap negara
dan menggelembungkan jumlah kantornya agar bisa menawarkan
jasanya dimanapun mereka berada. Pertumbuhan juga dirasakan dengan
bertambahnya kebutuhan audit khususnya setelah Depresi Hebat dalam
tahun 1920-an dan 1930-an dan juga dengan bertambah kompleksnya
perpajakan.
Sebagai kelanjutan usahanya dalam memperoleh skala ekonomis, AB
dan Arthur Andersen pernah membicarakan suatu penggabungan dalam
tahun 1989, namun akhirnya negosiasi ini gagal terutama karena adanya
konflik kepentingan, contohnya keterkaitan bisnis Andersen dengan
IBM padahal AB mengaudit IBM. Dalam tahun 1998 AB dan C & De
bergabung dan membentuk K. A. P X, Y, Z dan Rekan. Tahun
30
berikutnya, pembicaraan untuk menggabungkan ABC dengan GT gagal
karena berkurangnya jumlah kantor-kantor besar.
2. Profil K. A. P X, Y, Z dan Rekan
a) K. A. P X, Y, Z dan Rekan Global
Klien-klien dari firma ABC di seluruh dunia memilih ABC karena
kualitas pelayanan disediakan oleh orang-orang ABC setiap harinya.
Setiap firma ABC global network dipersembahkan untuk merekrut
orang-orang terbaik, membantu mengembangkan kemampuan dan
kompetensi mereka serta memungkinkan untuk mengadaptasi nilai-
nilai kebersamaan, seperti yang ditunjukkan dalam global Code of
Conduct ABC. Seraya mereka menambah pengalaman dan
membangun teknis serta skill komersil, ABC juga membantu orang-
orang untuk tumbuh sebagai pemimpin yang bertanggung jawab.
b) K. A. P X, Y, Z dan Rekan Indonesia
KAP X, Y, Z & Rekan, PT PWC, PT ABC Indonesia Advisory dan PT
ABC Consulting Indonesia yang berikutnya dimaksud dengan “ABC
Indonesia” adalah firma di Indonesia dan anggota dari firma ABC
global network, yang masing-masing adalah terpisah dan memiliki
entitas legal sendiri.
Selama lebih dari 40 tahun, ABC Indonesia sudah berperan dalam
kisah sukses pertumbuhan ekonomi dan perkembangan sosial di
Indonesia. Sekarang, jasa yang ditawarkan oleh network ABC terus
menambahkan nilai virtual dalam setiap industri dan profesi, juga
sebagian besar institusi privat dan umum, di setiap daerah negara.
Firma ABC global network membantu klien untuk menyelesaikan
masalah bisnis yang kompleks dengan menggabungkan pemikiran
global dan para ahli. ABC menyediakan industry-focused assurance,
tax, dan advisory services untuk klien privat dan umum. ABC
menggunakan koneksi, pengalaman dan pemahaman bisnis untuk
membangun kepercayaan dan penghargaan dari klien.
31
Cara ABC memilih dan melatih staff, metode yang digunakan untuk
memperluas pengetahuan global, pengetahuan mendalam tentang
situasi ekonomi lokal dan cara mengembangkan hubungan dengan
klien secara bersamaan menjamin bahwa ABC meraih tujuan
utamanya:
“To help our clients, do business better, more efficiently, and more
profitably and to train our people and provide them with an experience
and professional environment which will be the platform for
outstanding careers.”
c) Sejarah Singkat K. A. P X, Y, Z dan Rekan Indonesia
1938 : KAP Drs.O.T.E dibentuk
1965 : KAP Drs. O.T.E menjadi KAP Drs. SH
1971: Mengikuti hubungan koresponden dengan Perusahaan
Konsultan AB
1990 : Perubahan nama menjadi KAP Drs. SH & Rekan
1990 : Bermitra dengan Perusahaan Konsultan AB
1998 : Perusahaan Konsultan AB menjadi K. A. P X, Y, Z dan
Rekan
2004 : Perubahan nama dari KAP Drs. SH & Rekan menjadi KAP
HS & Rekan
2010 : Perubahan nama dari KAP HS & Rekan menjadi KAP X, Y
& Rekan
2015 : Perubahan nama dari KAP X, Y & Rekan menjadi KAP X,
Y, Z & Rekan
32
3. Struktur Organisasi K. A. P X, Y, Z dan Rekan
Gambar 4.1: Struktur Organisasi K. A. P X, Y, Z dan Rekan
33
4. Profil Divisi Record Management
Unit Records Officers and Administrative Staff bertanggung jawab untuk
memelihara seluruh file klien, mulai dari mengumpulkan dan menemukan
kembali file-file tersebut di dalam atau diluar lokasi penyimpanan. File-file
klien dipelihara secara terpisah dalam Filling Room kantor oleh Records
Officers berdasarkan LoS (Line of Service) masing-masing.
Lokasi Filing Room:
4th Floor (Tax IAS-Investment)
8th Floor (Tax Corporate)
10th Floor (Advisory & Consulting)
11th Floor (Assurance)
5. Visi dan Misi Divisi Record Management
Vision:
To expand the services of the Records Management program to include
digital and born digital records and documents and deliver high quality
services. (Untuk memperluas layanan program manajemen rekod termasuk
rekod dan dokumen digital serta memberikan layanan berkualitas tinggi.)
Mission:
The Records Management is responsible for acquiring, preserving and
providing access to our client's documentary. (Manajemen Rekod
bertanggung jawab untuk memperoleh, melestarikan, dan menyediakan akses
ke dokumen milik klien.)
34
6. Data Informan
No/Kode
Informan Nama P/L Usia Pendidikan Jabatan
Bergabung di
K. A. P X, Y, Z
dan Rekan
1 Khalista Vania P 23
thn
S1 Ilmu
Perpustakaan
Record
Management Staff,
LoS Assurance
2016 – sekarang
2 Nuruls Sofa P 30
thn
S1 Ilmu
Perpustakaan
Record
Management Staff,
LoS Advisory
Consulting
2014 - sekarang
3 Tantri Ratna P 32
thn
S1 Ilmu
Perpustakaan
Record
Management Staff,
LoS Tax-
Corporate
2007 - sekarang
4 Agit Grahito L 26
thn
S1 Ilmu
Perpustakaan
Record
Management Staff,
LoS Tax-
Individual
2014 - sekarang
Tabel 4.2: Data Informan
B. Hasil Penelitian
1. Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem Kearsipan Elektronik K. A.
P X, Y, Z dan Rekan
a) Pertimbangan penyimpanan rekod dalam bentuk elektronik.
K. A. P X, Y, Z dan Rekan menyimpan rekodnya dalam bentuk
elektronik dengan berbagai pertimbangan. Diantaranya adalah untuk
mencadangkan (back up) file-file klien bila terjadi bencana alam,
keterbatasan tempat penyimpanan berkas hard copy, keterjangkauan
dan penghematan kertas. Sebagaimana dikatakan oleh para informan
dalam wawancara.
Informan 1, menyatakan bahwa salah satu pertimbangan
penyimpanan rekod dalam bentuk elektronik adalah sebagai cadangan
file. Berikut kutipannya:
35
“...bertujuan untuk mem-back up file-file client bilamana terjadi
bencana alam, seperti banjir, gempa bumi kebakaran dan lain-lain.”36
Informan 2 mengatakan pertimbangan lain yaitu keterbatasan
tempat. Berikut kutipannya:
“Keterbatasan tempat penyimpanan rekod dalam bentuk hardcopy”37
Adapun informan 3, mengatakan bahwa pertimbangan
penyimpanan adalah untuk penghematan kertas. Berikut kutipannya:
“Penghematan kertas, Mengikuti perkembangan teknologi dan
informasi.”38
Tak jauh berbeda dengan yang lainnya, informan 4 mengatakan
bahwa hal-hal yang jadi pertimbangan adalah keterjangkauan, tempat
dan disaster management. Berikut kutipannya:
“Yang menjadi pertimbangan adalah Accessibility (keterjangkauan),
Space (tempat), Disaster management (tanggap bencana).”39
Berdasarkan hasil wawancara tersebut disimpulkan bahwa
pertimbangan penyimpanan rekod dalam bentuk elektronik adalah
untuk, back up file, keterbatasan tempat, penghematan kertas,
mengikuti perkembangan teknologi dan informasi serta accessibility
juga disaster management.
b) Pertimbangan penerapan sistem kearsipan elektronik.
K. A. P X, Y, Z dan Rekan menerapkan sistem kearsipan
elektronik juga dengan berbagai pertimbangan yaitu, terbatasnya
tempat, agar dokumen dapat tersusun rapi, fleksibelitas yang dimiliki
arsip elektronik memudahkan akses karyawan Perusahaan ABC
36 Khalista Vania, Anggota Record Management Team bagian Assurance, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 37 Nuruls Sofa, Anggota Record Management Team bagian Advisory Consulting,
Wawancara Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 38 Tantri Ratna, Anggota Record Management Team bagian Tax Corporate, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 39 Agit Grahito, Anggota Record Management Team bagian Tax Individual, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017
36
maupun auditor, meningkatkan rasio temu kembali dan ketepatan, serta
meminimalisir kesalahan.
Dikatakan oleh informan 1, bahwa arsip elektronik sangat fleksibel
sehingga dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Dengan kata lain
memudahkan karyawan mengakses dokumen yang dibutuhkan. Berikut
kutipannya:
“Pertimbangannya adalah, arsip elektronik sangat fleksibel, bisa
diakses dari mana saja, kapan saja sepanjang masih menjadi staff K. A.
P X, Y, Z dan Rekan.; Memudahkan karyawan K. A. P X, Y, Z dan
Rekan untuk mengakses dokumen, tidak perlu datang ke filing room.;
Sangat membantu sekali para auditor untuk mengakses dokumen saat
mereka berada di client.”40
Sementara Informan 2 menambahkan bahwa penerapan sistem
kearsipan elektronik dilakukan karena keterbatasan tempat, selain untuk
memudahkan akses bagi staff. Berikut kutipannya:
“Keterbatasan tempat penyimpanan, kemudahaan akses bagi staff
untuk mengakses rekod elektronik.”41
Informan 3, mengatakan bahwa pertimbangan penerapan sistem
arsip elektronik tersebut adalah untuk merapikan dokumen secara
sistematis agar lebih mudah ditemukan kembali. Seperti yang
dikatakannya:
“Yang menjadi pertimbangannya adalah agar dokumen-dokumen yang
ada tidak berantakan, tersusun rapih secara sistematis dan mudah
ditemukan kembali.”42
Informan 4 sendiri menjelaskan bahwa penerapan sistem arsip
elektronik tersebut dilakukan untuk meningkatkan ketepatan rasio temu
kembali dan meminimalisir kesalahan pengelolaan. Sebagaimana
dikatakannya:
“Untuk meningkatkan rasio Recall (temu kembali) & Precision
(ketepatan) dan meminimalisir Human Error (kesalahan) dalam
mengelola arsip.”43
40 Khalista Vania, Anggota Record Management Team bagian Assurance, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 41 Nuruls Sofa, Anggota Record Management Team bagian Advisory Consulting,
Wawancara Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 42 Tantri Ratna, Anggota Record Management Team bagian Tax Corporate, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017
37
Dari hasil wawancara tersebut disimpulkan pertimbangan
penerapan sistem kearsipan elektronik di K. A. P X, Y, Z dan Rekan
yaitu karena terbatasnya tempat dan agar dokumen dapat tersusun rapi.
Selain itu fleksibelitas yang dimiliki arsip elektronik, memudahkan
akses karyawan Perusahaan ABC maupun auditor. Dan tentu saja untuk
meningkatkan rasio temu kembali dan ketepatan, serta meminimalisir
kesalahan.
c) Sistem yang digunakan dan penanggung jawab.
Sistem aplikasi kearsipan elektronik yang digunakan oleh K. A. P
X, Y, Z dan Rekan untuk mengelola arsipnya adalah JFR (Jakarta File
Request), Digitallibrary dan eFilling.
JFR (Jakarta File request) untuk sistem peminjaman. Berisi data
peminjaman terekam pada sistem yang terhubung dengan
database arsip. Sebagaimana dikatakan oleh informan 2, yaitu:
“Ada Jakarta File Request, elektronik form yang digunakan
sebelum meminjam rekod...”44
Informan 4 juga menyebutkan mengenai JFR (Jakarta File
Request). Berikut kutipannya:
“Kita menggunakan 3 sistem dalam pengelolaan arsip: Sistem
peminjaman: JFR (Jakarta File request) yang berisi data
peminjaman terekam pada sistem yang terhubung dengan
database arsip...”45
43 Agit Grahito, Anggota Record Management Team bagian Tax Individual, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 44 Nuruls Sofa, Anggota Record Management Team bagian Advisory Consulting,
Wawancara Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 45 Agit Grahito, Anggota Record Management Team bagian Tax Individual, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017
38
Gambar 4.2: Tampilan home sistem aplikasi JFR
Gambar 4.3: Tampilan request form sistem aplikasi JFR versi admin
39
Gambar 4.4: Tampilan request form sistem aplikasi JFR versi user.
eFiling untuk sistem pangkalan data. Berisikan data arsip yang
telah terdaftar. Sebagaimana disebutkan oleh informan 2 dalam
wawancaranya:
“…eFilling, elektronik katalog yang mendaftar semua rekod
yang telah disubmit oleh staf...”46
Serupa dengan perkataan informan 2, informan 3 juga
menyebutkan salah satu sistem yang digunakan, yaitu eFilling.
Berikut kutipannya:
“Nama yang kita pakai adalah eFilling yaitu sistem/database
untuk mengelola mulai proses pendataan, peminjaman dan
pengelolaan rekod.”47
Tidak berbeda dengan informan 2 dan 3, informan 4 juga
menyebutkan eFilling. Berikut kutipannya:
“…eFiling yang berisikan data arsip yang telah terdaftar. Sistem
penyimpanan alihmedia (repository)….”48
46 Nuruls Sofa, Anggota Record Management Team bagian Advisory Consulting,
Wawancara Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 47 Tantri Ratna, Anggota Record Management Team bagian Tax Corporate, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 48 Agit Grahito, Anggota Record Management Team bagian Tax Individual, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017
40
Gambar 4.5: Tampilan home sistem aplikasi eFilling versi admin.
Gambar 4.6: Tampilan home sistem aplikasi eFilling versi user.
Digitallibrary (DWB) untuk sistem penyimpanan alihmedia.
Berisi data alihmedia dalam bentuk elektronik yang berbasiskan
web.
Selain dua sistem aplikasi yang lain, Kantor Akuntan
Publik juga menggunakan Digitallibrary (DWB). Hal ini
diketahui dari hasil wawancara dengan para informan. Infroman 1
41
yang pertama kali menyebutkan mengenai Digitallibrary. Berikut
kutipannya:
“Digitallibrary, tempat menyimpan file-file yang versi softcopy
dimana di dalam web base ini terdapat field yang berisikan data-
data yang harus diisi seperti nama klien, tahun audit, tipe file,
nomor report dan tanggal report.”49
Secara singkat, informan 2 juga menjelaskan mengenai
Digitallibrary. Berikut kutipannya:
“… DWB, pangkalan data yang digunakan untuk menyimpan
data rekod dalam bentuk softcopy.”50
Tak jauh berbeda dengan informan 1 dan 2, informan 4
juga menjelaskan secara singkat mengenai Digitallibrary.
Berikut kutipannya:
“…Digitallibrary yang berisi data alihmedia dalam bentuk
elektronik yang berbasiskan web.”51
Gambar 4.7: Tampilan home sistem aplikasi Digitallibrary.
49 Khalista Vania, Anggota Record Management Team bagian Assurance, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 50 Nuruls Sofa, Anggota Record Management Team bagian Advisory Consulting,
Wawancara Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 51 Agit Grahito, Anggota Record Management Team bagian Tax Individual, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017
42
Adapun yang bertanggung jawab untuk mengurus sistem tersebut
adalah seluruh Record Management Team dan bagian GTS (IT) K. A. P
X, Y, Z dan Rekan. Selain itu, diketahui pula bahwa sistem yang
digunakan oleh K. A. P X, Y, Z dan Rekan adalah software yang dibeli
dari vendor arsip. Hal tersebut diketahui berdasarkan penjelasan dari
informan 1. Berikut kutipannya:
“Berhubung web base tidak kita create sendiri, melainkan perusahaan
membeli software dari vendor arsip maka yang mengurus system
adalah bagian GTS (IT)...”52
Informan 2 mengatakan bahwa masing-masing staf bertanggung
jawab untuk mengurus sistem yang digunakan. Berikut kutipannya:
“Semua staf yang bertugas di LoS masing-masing.”53
Informan 3, secara singkat menyebutkan GTS (IT) sebagai
penanggung jawab untuk mengurus sistem. Berikut kutipannya:
“GTS”54
Serupa dengan informan 2, informan 4 juga mengatakan bahwa
seluruh staf Record Management lah yang bertanggung jawab terhadap
sistem
“Seluruh Records Management staff.”55
d) Penerapan skema klasifikasi.
K. A. P X, Y, Z dan Rekan menerapkan skema klasifikasi yang
sesuai prinsip umum klasifikasi arsip. Dimana rekod dibagi berdasarkan
Line of Service, kemudian di bedakan lagi menurut jenis dan tipe file,
setelah itu disusun berdasarkan nomor dan abjad nama klien.
Hal ini diketahui berdasarkan hasil wawancara berikut:
52 Khalista Vania, Anggota Record Management Team bagian Assurance, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 53 Nuruls Sofa, Anggota Record Management Team bagian Advisory Consulting,
Wawancara Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 54 Tantri Ratna, Anggota Record Management Team bagian Tax Corporate, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 55 Agit Grahito, Anggota Record Management Team bagian Tax Individual, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017
43
“Rekod yang ada, dibagi berdasarkan tipe file. Staf dapat
mengaksesnya dengan memilih berdasarkan nama klien, tahun rekod,
judul/subjek rekod.”56
“Sesuai numeric dan Abjad nama Client”57
“Prinsip umum klasifikasi arsip dibagi berdasarkan LoS (Line of
Service) & jenis file”58
e) Penyusunan Skema Klasifikasi
K. A. P X, Y, Z dan Rekan memiliki pedoman dalam menyusun skema
klasifikasi. Dimana secara umum klasifikasi disesuaikan dengan
kebutuhan Line of Service masing-masing.
Hal ini diketahui dari hasil wawancara berikut:
“Iya”59
“Secara umum klasifikasi disesuaikan dengan kebutuhan LoS masing-
masing.”60
Adapun yang terlibat dalam penyusunan skema klasifikasi tersebut
adalah Record Management Team. Hal ini diketahui berdasarkan hasil
wawancara berikut:
“Ada dan yang terlibat adalah Record Management”61
“Hanya internal Records Management team saja.”62
56 Nuruls Sofa, Anggota Record Management Team bagian Advisory Consulting,
Wawancara Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 57 Tantri Ratna, Anggota Record Management Team bagian Tax Corporate, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 58 Agit Grahito, Anggota Record Management Team bagian Tax Individual, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 59 Tantri Ratna, Anggota Record Management Team bagian Tax Corporate, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 60 Agit Grahito, Anggota Record Management Team bagian Tax Individual, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 61 Tantri Ratna, Anggota Record Management Team bagian Tax Corporate, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 62 Agit Grahito, Anggota Record Management Team bagian Tax Individual, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017
44
Sementara itu, langkah-langkah penyusunan skema klasifikasi
yang dilakukan oleh Record Management Team K. A. P X, Y, Z dan
Rekan adalah sebagai berikut:
1) Rekod dipisahkan berdasarkan tipe file per departemen (Line of
Service)
2) Setelah dipisahkan berdasrkan LoS, rekod kemudian dibedakan
berdasarkan tugas dan fungsinya.
3) Terakhir, rekod disusun secara numerik dan alphabetis (nama
klien)
Klasifikasi Fasilitatif yang dikelola Record Management Team
adalah sebagai berikut:
Correspondence:
Billing
Surat masuk dari atau ke klien.
Red envelope:
Laporan Keuangan
Surat Pernyataan/Engagement Letter,
Representation Letter & surat lainnya yang men-Generated
nomor audit & non audit
External file:
Dokumen hasil dari mengaudit yang harus disubmit ke ruang
arsip setelah 60 hari terhitung dari tanggal release audit
report (laporan keuangan)
Sementara contoh Klasifikasi Substantif Record Management
Team, mungkin seperti ini:
Fungsi Aktifitas Transaksi
Assurance Pajak PPH (Pajak Penghasilan)
Advisory Consulting Merger/Acquisition Strategic Risk/Reward
Negosiation Support
Tabel 4.3: Tabel Contoh Klasifikasi Substantif
45
Hal ini diketahui dari hasil wawancara berikut:
“Pengklasifikasiannya yaitu, Correspondence: Billing, surat masuk
dari/ke client.; Red envelope: Laporan Keuangan, Surat
Pernyataan/Engagement Letter, Representation Letter & surat lainnya
yang men-Generated nomor audit & non audit.; External file: Dokumen
hasil dari mengaudit yang harus disubmit ke ruang arsip setelah 60
hari terhitung dari tanggal release audit report (laporan keuangan)”63
“Rekod diklasifikasi berdasarkan tipe file yang berbeda di setiap LoS-
nya. Kemudian disusun secara alfabet berdasarkan nama klien.”64
“Klasifikasi berdasarkan nama client disetiap department lalu
dibedakan secara rinci sesuai pelaksanaan tugas dan kegiatannya
(Correspondence, Billing dan Working Papers) disusun secara numeric
dan Alphabetis (nama client)”65
Gambar 4.8: Contoh Penomoran Arsip
63 Khalista Vania, Anggota Record Management Team bagian Assurance, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 64 Nuruls Sofa, Anggota Record Management Team bagian Advisory Consulting,
Wawancara Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 65 Tantri Ratna, Anggota Record Management Team bagian Tax Corporate, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017
46
2. Sarana dan prasarana dan prasarana Penerapan Skema Klasifikasi
dalam Sistem Kearsipan Elektronik K. A. P X, Y, Z dan Rekan
Sarana dan prasarana yang diperlukan untuk penerapan skema
klasifikasi dalam sistem kearsipan elektronik di K. A. P X, Y, Z dan Rekan
adalah:
Software (perangkat lunak)
Hardware (perangkat keras)
Brainware (SDM) yang menggunakannya
Hal ini diketahui dari hasil wawancara berikut:
“Perangkat lunak, perangkat keras, dan SDM yang menggunakannya.”66
“Kesiapan software, hardware maupun keahlian & keterampilan dari
brainware (staff) dalam mengimplementasikan skema fisik ke elektronik.”67
3. Tantangan pada Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem Kearsipan
Elektronik K. A. P X, Y, Z dan Rekan
Dalam menghadapi tantangan pada penerapan skema klasifikasi di
dalam sistem kearsipan elektroniknya, Records Management Team bekerja
sama dengan GTS (IT) untuk membuat jaringan untuk mengakses rekod
elektronik menjadi stabil. Sementara untuk tantangan yang berasal dari luar,
K. A. P X, Y, Z dan Rekan selalu membina staf agar selalu melakukan
permintaan rekod sesuai prosedur. Dengan menjalankan proses pengelolaan
arsip sesuai dengan prosedur atau pedoman yang telah dibuat sebelumnya
agar penerapannya tetap terarah dan terpantau.
Hal ini diketahui dari hasil wawancara berikut:
“Untuk tantangan yang berasal dari dalam, Records Management bekerja
sama dengan GTS untuk membuat jaringan untuk mengakses rekod
elektronik menjadi stabil. Untuk tantangan yang berasal dari luar, yaitu
dengan selalu membina staf agar selalu melakukan permintaan rekod sesuai
prosedur.”68
66 Nuruls Sofa, Anggota Record Management Team bagian Advisory Consulting,
Wawancara Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 67 Agit Grahito, Anggota Record Management Team bagian Tax Individual, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 68 Nuruls Sofa, Anggota Record Management Team bagian Advisory Consulting,
Wawancara Pribadi, Jakarta, 03 April 2017
47
“Dengan menjalankan proses pengelolaan arsip sesuai dengan prosedur
atau pedoman yang telah dibuat sebelumnya agar penerapannya tetap
terarah dan terpantau.”69
C. Pembahasan
1. Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem Kearsipan Elektronik K. A.
P X, Y, Z dan Rekan
Untuk mengetahui bagaimana K. A. P X, Y, Z dan Rekan menerapkan
skema klasifikasi pada arsip elektroniknya, peneliti mendapatkan banyak
jawaban. Jawaban-jawaban tersebut telah peneliti bandingkan dengan teori
yang ada, sebagai berikut:
a) Pertimbangan penyimpanan rekod dalam bentuk elektronik
Perkembangan teknologi informasi saat ini tentunya berdampak
pada penanganan arsip. Perkembangan ini pula yang memberikan
peluang bagi pegawai atau staff arsip di berbagai organisasi menangani
arsipnya dalam bentuk elektronik.
Alasan yang umum diungkapkan dibalik penanganan secara
elektronik yaitu70:
1) Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
2) Pertumbuhan volume arsip yang semakin tinggi.
3) Jenis teknologi informasi yang digunakan semakin bervariasi.
Selain itu masih banyak alasan lain, tergantung bagaimana
organisasi yang menanganinya. Seperti K. A. P X, Y, Z dan Rekan yang
menyimpan rekodnya dalam bentuk elektronik dengan pertimbangan
sebagai berikut:
1) Back up file
2) Keterbatasan tempat
3) Penghematan kertas
4) Mengikuti perkembangan teknologi dan informasi
69 Agit Grahito, Anggota Record Management Team bagian Tax Individual, Wawancara
Pribadi, Jakarta, 03 April 2017 70 Sambas Ali dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Publik,
Bisnis, Sosial dan Kemasyarakatan (Bandung: Pustaka Setia, 2016), h. 425
48
5) Accessibility
6) Disaster management
b) Pertimbangan penerapan sistem kearsipan elektronik
Pengaruh lain dari perkembangan teknologi informasi selain bentuk
rekod, juga sistem kearsipan yang digunakan untuk mengelolanya. Jika
rekod berubah bentuk menjadi elektronik, tentu saja sistem
kearsipannya harus berubah dari konvensional menjadi elektronik.
Adapun menurut Irwanto Eko Saputro dalam bukunya Bahan Pelatihan
Manajemen Arsip Elektronik, manfaat menerapkan dan mengelola
sistem kearsipan elektronik adalah71:
1) Penanganan arsip dinamis dan statis dapat dikelola dari awal
perencanaan atau pembuatan naskah dokumen.
2) Memenuhi kebutuhan top management terhadap kecepatan
dan ketepatan.
3) Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
4) Menuju paperless society dan menghemat ruangan atau
sarana prasarana (dari gedung ke server).
5) Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih
accountable menuju good governance.
6) Meningkatkan pelayanan umum.
Tidak jauh berbeda dengan manfaat yang dikemukakan
sebelumnya, K. A. P X, Y, Z dan Rekan juga menerapkan sistem
kearsipan elektronik karena:
1) Terbatasnya tempat dan agar dokumen dapat tersusun rapi
2) Fleksibelitas yang dimiliki arsip elektronik,
3) Memudahkan akses karyawan Perusahaan ABC maupun
auditor
4) Meningkatkan rasio temu kembali dan ketepatan
5) Meminimalisir kesalahan
71 Sambas Ali dan Hendri Winata, Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Publik,
Bisnis, Sosial dan Kemasyarakatan (Bandung: Pustaka Setia, 2016), h. 427
49
c) Sistem yang digunakan dan penanggung jawab
Dalam pengelolaan arsip secara elektronik, dibutuhkan perangkat
yang salah satunya adalah software. Untuk mendapatkan software,
suatu organisasi dapat memilih satu diantara tiga hal berikut72:
1) Membeli paket software yang sudah ditulis atau dibuat oleh
perusahaan software atau vendor serupa.
2) Menyewa program aplikasi dari internet.
3) Membuat dan mengembangkan sendiri program aplikasi baru
yang sesuai dengan kondisi perusahaan.
K. A. P X, Y, Z dan Rekan, dalam mengelola arsip elektroniknya
menggunakan sistem aplikasi kearsipan elektronik yang dibeli di
vendor arsip. Dan penanggung jawab yang bertugas untuk mengurus
sistem tersebut adalah seluruh Record Management Team dan bagian
GTS (IT) K. A. P X, Y, Z dan Rekan.
Adapun sistem aplikasi yang digunakan tersebut adalah:
JFR (Jakarta File request) untuk sistem peminjaman.
Berisi data peminjaman terekam pada sistem yang terhubung
dengan database arsip.
eFiling untuk sistem pangkalan data.
Berisikan data arsip yang telah terdaftar.
Digitallibrary (DWB) sebagai sistem penyimpanan
alihmedia.
Berisi data alihmedia dalam bentuk elektronik yang
berbasiskan web.
d) Penerapan skema klasifikasi
Dalam menerapkan skema klasifikasi arsip, terdapat prinsip
pengaturan tersendiri. Dijelaskan dalam Perka ANRI no. 19 tahun 2012
tentang pedoman penyusunan klasifikasi arsip, dikatakan bahwa skema
72 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik (Yogyakarta:
Penerbit Gava Media, 2014), h. 95
50
klasifikasi adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit
informasi kearsipan. K. A. P X, Y, Z dan Rekan menerapkan skema
klasifikasi yang sesuai prinsip umum klasifikasi arsip yaitu, disusun
secara berjenjang. Dimana rekod dibagi berdasarkan tipe file untuk
masing-masing Line of Service sebagai tingkat primer, kemudian
dibedakan menurut jenis file sebagai tingkat sekunder, setelah itu
dipisahkan menurut tipe file sebagai tingkat tersier. Terakhir, rekod
disusun berdasarkan numerik dan abjad nama klien.
e) Penyusunan Skema Klasifikasi
Dalam Perka ANRI no. 19 tahun 2012 tentang pedoman
penyusunan klasifikasi arsip, penyusunan skema klasifikasi dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
1) Skema klasifikasi harus menggambarkan tahapan pelaksanaan
kegiatan.
2) Susunan skema klasifikasi dalam bentuk berjenjang, yang
dijabarkan dari pokok masalah ke sub masalah sampai ke sub-
sub masalah. Jumlah jenjang maksimal 3 (tiga) jenjang yaitu
primer, sekunder dan tersier.
3) Pada skema klasifikasi tertera nama atau judul fungsi, nama
kegiatan dan nama transaksi kegiatan.
4) Jenjang atau hierarki fungsi tidak selalu utuh, dapat saja nama
fungsi langsung nama transaksi (sekunder) artinya kegiatan
yang dilakukan hanya berupa naskah transaksi (items).
Disebutkan pula dalam Perka ANRI no. 19 tahun 2012 pasal 3 ayat
2 bahwa penyusunan klasifikasi arsip di pencipta arsip dilaksanakan
oleh unit kearsipan.
Pedoman penyusunan skema klasifikasi arsip yang dimiliki oleh K.
A. P X, Y, Z dan Rekan disesuaikan dengan kebutuhan Line of Service
masing-masing.
51
Sementara itu, langkah-langkah penyusunan skema klasifikasi
yang dilakukan oleh Record Management Team K. A. P X, Y, Z dan
Rekan adalah sebagai berikut:
1) Rekod dipisahkan berdasarkan tipe file per departemen (Line
of Service)
2) Setelah dipisahkan berdasrkan LoS, rekod kemudian
dibedakan berdasarkan tugas/kegiatan dan fungsinya.
3) Terakhir, rekod disusun secara numerik dan alphabetis (nama
klien)
Adapun Klasifikasi Fasilitatif yang dikelola Record Management
Team adalah sebagai berikut:
Correspondence:
Billing
Surat masuk dari atau ke klien.
Red envelope:
Laporan Keuangan
Surat Pernyataan/Engagement Letter,
Representation Letter & surat lainnya yang men-Generated
nomor audit & non audit
External file:
Dokumen hasil dari mengaudit yang harus disubmit ke ruang
arsip setelah 60 hari terhitung dari tanggal release audit
report (laporan keuangan)
52
Sementara contoh Klasifikasi Substantif Record Management
Team, mungkin seperti ini:
Fungsi Aktifitas Transaksi
Assurance Pajak PPH (Pajak Penghasilan)
Advisory Consulting Merger/Acquisition Strategic Risk/Reward
Negosiation Support
Tabel 5.4: Tabel Contoh Klasifikasi Substantif
Dan dalam penyusunan skema klasifikasi tersebut, yang terlibat
adalah Record Management Team.
2. Sarana dan prasarana Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem
Kearsipan Elektronik K. A. P X, Y, Z dan Rekan
Untuk mengetahui Sarana dan prasarana Penerapan Skema Klasifikasi
dalam Sistem Kearsipan Elektronik K. A. P X, Y, Z dan Rekan, peneliti
mengetahui bahwa:
Dalam Perka ANRI no. 19 tahun 2012, berdasarkan alur penyusunan
klasifikasi arsip, diperlukan Tim Penyusun Klasifikasi Arsip dan Pengolah
Data. Tim Klasifikasi Arsip dapat diartikan sebagai brainware dan Pengolah
Data dapat diartikan sebagai software pada kearsipan elektronik. Dimana
sebuah software tidak dapat dijalankan tanpa hardware dan brainware.
K. A. P X, Y, Z dan Rekan, tentu saja memerlukan Sarana dan
prasarana sebagai berikut untuk menerapkan skema klasifikasi dalam sistem
kearsipan elektroniknya:
Software (perangkat lunak)
Adapun software yang digunakan adalah JFR (Jakarta File
request) untuk sistem peminjaman, eFiling untuk sistem
pangkalan data, Digitallibrary (DWB) untuk sistem penyimpanan
alihmedia.
53
Hardware (perangkat keras)
Adapun Hardware yang digunakan tentu seperangkat computer
untuk masing-masing anggota Record Management Team di
masing-masing Line of Service.
Brainware (SDM) yang menggunakan sekaligus mengelolanya
Adalah masing-masing anggota Record Management Team yang
bekerja di masing-masing Line of Service yang menjadi
brainware-nya.
3. Tantangan pada Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem Kearsipan
Elektronik K. A. P X, Y, Z dan Rekan
Untuk mengetahui bagaimana K. A. P X, Y, Z dan Rekan menghadapi
tantangan pada Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem Kearsipan
Elektronik, peneliti mengetahui bahwa:
Penerapan sistem kearsipan elektronik tentu tak luput dari tantangan.
Termasuk dalam menerapkan skema klasifikasi. Ada dua tantangan yang
secara umum di hadapi ketika menerapkannya yaitu, tantangan dari dalam
berupa hardware dan software, dan tantangan dari luar yaitu, brainware
selaku pengelola.
Tantangan dari dalam yaitu, hardware sangat sering ditemui. Seperti
hardware yang kecepatan prosesnya menurun, kapasitas penyimpanan yang
kurang memadai, atau faktor-faktor eksternal lain semisal listrik tidak stabil,
banjir, kebakaran dan sebagainya. Sementara untuk tantangan pada software
seringnya berupa kesulitan pengoperasian sistem aplikasi. Sedangkan untuk
tantangan dari luar, yaitu brainware sebagai pengelola bisa berupa
kurangnya kompetensi yang dimiliki73.
Oleh karena itu, dalam menghadapi tantangan pada penerapan skema
klasifikasi di dalam sistem kearsipan elektroniknya, Records Management
Team bekerja sama dengan GTS (IT) untuk membuat jaringan untuk
mengakses rekod elektronik menjadi stabil. Sementara untuk tantangan yang
73 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik (Yogyakarta:
Penerbit Gava Media, 2014), h. 88
54
berasal dari luar, K. A. P X, Y, Z dan Rekan membina Record Management
Team, agar selalu melakukan permintaan rekod sesuai prosedur. Dengan
menjalankan proses pengelolaan arsip sesuai dengan prosedur atau pedoman
yang telah dibuat sebelumnya agar penerapannya tetap terarah dan
terpantau.
55
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah diurai pada Bab IV, dapat
disimpulkan hal-hal sebagai berikut:
1. Record Management Team K. A. P X, Y, Z dan Rekan selaku tim penyusun
skema klasifikasi, menerapkan skema klasifikasi yang sesuai dengan pedoman
dan prinsip yang ditetapkan pada Perka ANRI no. 19 tahun 2012. Skema
klasifikasi arsip K. A. P X, Y, Z dan Rekan disusun secara berjenjang dengan
tingkatan primer (fungsi), sekunder (kegiatan) dan tersier (transaksi). Adapun
kode klasifikasi yang digunakan adalah kode numerik dan alfabetis (nama
klien).
2. Dalam menerapkan skema klasifikasi pada sistem kearsipan elektronik di K. A.
P X, Y, Z dan Rekan, dibutuhkan sarana dan prasarana berupa brainware, yaitu
SDM, dimana SDM yang dimaksudkan adalah masing-masing anggota Record
Management Team yang bekerja di masing-masing Line of Service. Hardware,
yaitu perangkat keras atau seperangkat computer yang sesuai dengan
kemampuan, kapasitas dan keandalan yang seimbang dengan Software yang
digunakan. Adapun software yang digunakan adalah JFR (Jakarta File request)
untuk sistem peminjaman, eFiling untuk sistem pangkalan data, Digitallibrary
(DWB) untuk sistem penyimpanan alihmedia. Software-software tersebut harus
cukup mengakomodasi kebutuhan pengelolaan arsip K. A. P X, Y, Z dan
Rekan, meliputi penciptaan (make, receive), penyimpanan, pengiriman dan
temu kembali; capture dan registrasi; klasifikasi arsip; penggunaan, identifikasi
penyusutan dan penyusutan arsip.
3. Dalam menghadapi tantangan dari dalam pada penerapan skema klasifikasi di
dalam sistem kearsipan elektroniknya, Records Management Team K. A. P X,
Y, Z dan Rekan bekerja sama dengan GTS (IT) untuk membuat jaringan yang
stabil, sehingga rekod dapat diakses tanpa hambatan. Sementara untuk
menghadapi tantangan dari luar (brainware/SDM), K. A. P X, Y, Z dan Rekan
56
melakukan pembinaan pada Record Management Team agar dapat
mengimbangi perkembangan software dan hardware.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, peneliti ingin memberikan beberapa saran
mengenai Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem Kearsipan Elektronik di K.
A. P X, Y, Z dan Rekan sebagai berikut:
1. Sebaiknya Record Management Team K. A. P X, Y, Z dan Rekan mengetahui
dan mempelajari standar internasional penerapan skema klasifikasi arsip seperti
BCS (Business Classification Scheme), yaitu model konseptual kegiatan bisnis
berdasarkan Australian Standard for Records Management atau yang lainnya.
Mengingat K. A. P X, Y, Z dan Rekan adalah kantor jasa profesional terbesar
di dunia saat ini.
2. K. A. P X, Y, Z dan Rekan hendaknya menentukan standar kompetensi untuk
SDM (brainware)-nya. Dengan standar kompetensi yang sudah ditetapkan, K.
A. P X, Y, Z dan Rekan tidak perlu menghabiskan waktunya untuk membina
SDM dari awal. Dengan demikian, hanya perlu dilakukan pembinaan tahap
lanjutan demi mengimbangi perkembangan software dan hardware yang
digunakan.
3. Seyogyanya jika Record Management Team tidak hanya bekerja sama dengan
GTS (IT), tapi juga dengan vendor penyedia software. Hal ini dimaksudkan
agar software tidak hanya stabil, tapi juga dapat dimodifikasi menjadi lebih
baik untuk kedepannya. Selain itu, ada baiknya juga jika tidak hanya Record
Management Team saja yang mendapatkan pembinaan dari K. A. P X, Y, Z
dan Rekan. Tapi juga GTS (IT) selaku partner kerjasama. Ini dimaksudkan
agar kerjasama yang tercipta tidak berat sebelah dari Record Management
Team kepada GTS (IT) saja. Tapi juga bisa saling melengkapi dan menciptakan
team work yang hebat dalam mengimbangi perkembangan teknologi informasi.
57
DAFTAR PUSTAKA
Afshar, Mariam and Kamsuriah Ahmad. A New Hybrid Model for Electronic
Record Management, Journal of Theoretical and Applied Information
Technology 30th November 2015. Vol.81. No.3. Diunduh pada Kamis, 17
November 2016 pukul 10:41 WIB dari www.jatit.org
Arsip Nasional Republik Indonesia. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia No. 19 tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi
Arsip. Jakarta. 2012 Diakses dan diunduh pada Jumat, 06 Januari 2017 pukul
20:56 WIB dari http://www.anri.go.id/
Azis, Moh. Ali. Mengenal Tuntas Al-Qur’an. Surabaya: IMTIYAZ Surabaya.
2012
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. 2007.
Basuki, Sulistyo. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama.
2003
Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta. Pedoman Akademik Program Strata 1: 2012/2013. Jakarta: UIN
Jakarta. 2012
Departemen Pendidikan Nasional. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Edisi ke-4.
Jakarta : Balai Pustaka. 2008
Force, Donald C. Jane Zhang. Knowledge Discovery From Within, Records
Management Journal, Vol. 26 Iss 3 pp. 259 – 278. 2016. Diunduh pada
Kamis, 17 November 2016 pukul 10:41 WIB dari
http://dx.doi.org/10.1108/RMJ-11-2015-0034
Gallagher, S. Michael. E-Records Solutions Evolve-as do the demands. Diunduh
pada Kamis, 17 November 2016 pukul 11:17 WIB dari
www.washingtontechnology.com
Gunnlaugsdottir, Johanna. Registering and searching for records in electronic
records management systems, International Journal of Information
Management 28 (2008) 293–304. Diunduh pada Kamis, 17 November 2016
pukul 10:48 WIB dari www.sciencedirect.com
Harianto, Wawan. Penerapan Arsip Elektronik di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Skripsi S1 Fakultas Ekonomi, UNESA.
2013. Diunduh pada Sabtu, 10 Desember 2016 pukul 22:31 WIB
Majore, Sekie Amanuel, Hyunguk Yoo and Taeshik Shon. Secure and Reliable
Electronic Record Management System Using Digital Forensic Technologies,
J Supercomput (2014) 70:149–165. 2014. Diunduh pada Kamis, 17
58
November 2016 pukul 10:57 WIB dari Springer - DOI 10.1007/s11227-014-
1137-6
Montaña, John. Electronic Records Management in a Small Office, GPSolo, Vol.
25, No. 8, Technology, Ethics, and Professionalism (December 2008),pp. 28-
31 by American Bar Association. Diunduh pada Kamis, 17 November 2016
pukul 10:56 WIB dari http://www.jstor.org/stable/23630015
Muhidin, Sambas Ali dan Hendri Winata. Manajemen Kearsipan untuk
Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemanusiaan. Bandung:
Pustaka Setia Bandung. 2016
PricewaterhouseCoopers. About Us. Halaman web dilihat pada Kamis, 05 April
2017 pukul 10:54 WIB dari https://www.pwc.com/id/en/
Roper, Michael. Managing Electronic Records: A Study Programme. 2002.
Diunduh pada Jumat, 02 Desember 2016 pukul 15:47 WIB dari
www.irmt.org > IRMT_Electronics_recs
Sedarmayanti dan Syarifudin Hidayat. Metodologi Penelitian. Bandung: Penerbit
Mandar Maju. 2011
Shephred, Elizabeth and Geoffrey Yeo. Managing Records: A Handbook of
Principles and Practice. London: Facet Publishing. 2003
Smallwood, Robert F. Managing electronic Records: Methods, Best Practices,
and Technologies. New Jersey: WILEY. 2013
Sprehe, J. Timothy. The Positive Benefits of Electronic Records Management in
The Context of Enterprise Content Management, Government Information
Quarterly 22 (2005) 297–303. Diunduh pada Kamis, 17 November 2016
pukul 10:46 WIB dari www.sciencedirect.com
Stephens, David.The Ten Biggest Issues in Records Management Today. Diunduh
pada Jumat, 02 Desember 2016 pukul 15:46 WIB dari
www.bby.hacettepe.edu.tr > ERM_Issues
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Elektronik.
Yogyakarta: Penerbit GAVA Media. 2014
Sugiyono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta. 2012
Sutirman, Purwanto dan Nadia Sasmita Wijayanti. Studi Tentang Implementasi
Sistem Manajemen Arsip Elektronik pada Kantor Pemerintah Kota
Yogyakarta. Laporan Akhir Penelitian D3 Fakultas Ekonomi, Universitas
Negeri Yogyakarta. 2015. Diunduh pada Sabtu, 10 Desember 2016 pukul
22:22 WIB.
Undang-Undang Republik Indonesia no. 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Vellino, André and Inge Alberts. Assisting the Appraisal of E-mail Records With
Automatic Classification, Records Management Journal, Vol. 26 Iss 3 pp. 293
59
– 313. 2016. Diunduh pada Kamis, 17 November 2016 pukul 10:41 WIB dari
http://dx.doi.org/10.1108/RMJ-02-2016-0006
Walliman, Nicholas. Research Methods: The Basics. New York: Routledge. 2011
Zach, Lisl and Marcia Frank Peri. Practices for College and University Electronic
Records Management (ERM) Programs:Then and Now, The American
Archivist, Vol. 73, No. 1 (Spring/Summer 2010), pp. 105-128 by Society of
American Archivists. Diunduh pada Kamis, 17 November 2016 pukul 10:57
WIB dari http://www.jstor.org/stable/27802717
Zhang, Jane. Teaching Electronic Records Management in the Archival
Curriculum, Journal of Education for Library and Information Science, Vol.
57, No. 1—(Winter) January 2016. Diunduh pada Kamis, 17 November 2016
pukul 10:41 WIB dari doi:10.12783/issn.2328-2967/57/1/5
Hasil Observasi
Hari / Tanggal: Senin, 03 April 2017
Lokasi : K.A.P X, Y, Z dan Rekan, Filling Room LoS Assurance, Lv. 11
No. Aspek yang Diamati Keterangan
1. Software
Staff Record Management Team yang bertugas di Lv. 11,
Line of Service Assurance, Khalista Vania dan rekannya
Anik Handayani, menunjukkan tampilan software yang
digunakan yaitu Jakarta File Request (JFR), eFilling, dan
Digitallibrary (DWB). Ketiga software yang digunakan
terlihat baik-baik saja atau tidak terdapat gangguan yang
menghalangi aktifitas Informan dan rekannya.
2. Hardware
Informan 1, Khalista Vania dan rekannya, Anik Handayani
menggunakan perangkat kerja berupa Komputer untuk
membantu user mencari file yang sudah di request. Dua set
komputer tersebut tidak menunjukkan adanya kerusakan dan
terlihat dalam kondisi bagus sehingga dapat digunakan
dengan baik. Informan 1 dan rekannya tidak mengalami
kesulitan dalam mengerjakan tugas mereka.
3. Brainware Di dalam ruangan Line of Service Assurance, Khalista Vania
dan Anik Handayani adalah Brainware atau penggunanya.
Daftar Pertanyaan Wawancara1
A. Penerapan skema klasifikasi Perusahaan Konsultan ABC dalam sistem
kearsipannya
1. Apa yang jadi pertimbangan Perusahaan Konsultan ABC menyimpan
rekodnya dalam bentuk elektronik?
2. Apa yang jadi pertimbangan Perusahaan Konsultan ABC menerapkan
sistem kearsipan elektronik?
3. Apa nama sistem yang digunakan? Deskripsikan
4. Siapa yang bertanggung jawab untuk mengurus sistem?
5. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memiliki Kebijakan, Pedoman dan
Prosedur Manajemen Rekod?
6. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memberdayakan tata cara
pedoman peminjaman arsip?
7. Bagaimana Perusahaan Konsultan ABC menerapkan skema klasifikasi
dalam sistem kearsipan elektronik?
8. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memiliki pedoman khusus dalam
menyusun skema klasifikasi?
9. Siapa saja yang terlibat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip di
Perusahaan Konsultan ABC? Apakah ada tim khusus?
10. Bagaimana langkah-langkah penyusunan skema klasifikasi yang
dilakukan oleh Perusahaan Konsultan ABC? Kode klasifikasi apa yang
digunakan?
B. Tantangan penerapan skema klasifikasi
11. Apakah Perusahaan Konsultan ABC melakukan pembinaan/pendidikan
dan latihan guna menambah keterampilan pada pegawai kearsipan?
12. Apakah ada ketetapan syarat keahlian/kompetensi khusus yang harus
dimiliki pegawai untuk mengolah sistem kearsipan elektronik
Perusahaan Konsultan ABC?
13. Bagaimana Perusahaan Konsultan ABC menghadapi tantangan pada
penerapan skema klasifikasi arsip dalam sistem kearsipan elektronik?
14. Apabila terjadi perubahan kepemilikan organisasi, apakah terjadi
perubahan dalam pengelolaan arsipnya? (Jika YA, siapa yang
bertanggung jawab? Jika TIDAK, bagaimana penanganannya?)
1 Diadaptasi dari Robert F. Smallwood, Managing Electronic Records: Methods, Best
Practices and Technology.
C. Sumber-sumber yang diperlukan untuk menerapkan skema klasifikasi
15. Sumber-sumber apa saja yang diperlukan Perusahaan Konsultan ABC
untuk menerapkan skema klasifikasi arsip dalam sistem kearsipan
elektronik?
Draft Wawancara Penerapan Skema Klasifikasi dalam Sistem
Kearsipan Elektronik di K.A.P X, Y, Z dan Rekan
Informan 1:
Nama: Khalista Vania
Pendidikan: S1 Ilmu Perpustakaan
Jabatan: Anggota Record Management Team bagian Assurance
Bergabung dengan K.A.P X, Y, Z dan Rekan: 2016 – sekarang
D. Penerapan skema klasifikasi Perusahaan Konsultan ABC dalam sistem
kearsipannya
16. Apa yang jadi pertimbangan Perusahaan Konsultan ABC menyimpan
rekodnya dalam bentuk elektronik?
Pada awalnya rekod elektronik ini bertujuan untuk mem-back up file-
file client bilamana terjadi bencana alam, seperti banjir, gempa bumi
kebakaran dan lain-lain. Dengan mem-back up file-file dalam format
soft copy dan kemudian di upload ke dalam system yang kita sebut
“digitallibrary”. Dengan demikian seluruh dokumen client bisa di
akses meskipun versi hard copy musnah apabila ada bencana seperti
yang disebutkan sebelumnya.
17. Apa yang jadi pertimbangan Perusahaan Konsultan ABC menerapkan
sistem kearsipan elektronik?
Pertama, arsip elektronik sangat fleksible, bisa diakses dari mana saja,
kapan saja sepanjang masih menjadi staff PwC. Kedua, memudahkan
karyawan PwC untuk mengakses dokumen, tidak perlu datang ke filing
room. Hal ini sangat membantu sekali para auditor untuk mengakses
dokumen saat mereka berada di client.
18. Apa nama sistem yang digunakan? Deskripsikan
Ada Digitallibrary yang menyimpan file-file yang versi softcopy
dimana di dalam web base ini terdapat field yang berisikan data-data
yang harus diisi seperti nama client, tahun audit, tipe file, nomor report
dan tanggal report
19. Siapa yang bertanggung jawab untuk mengurus sistem?
Berhubung web base ini tidak kita create sendiri melainkan PwC
membeli software dari vendor arsip maka yang mengurus system adalah
bagian GTS (IT) dan bekerja sama dengan vendor yang bersangkutan.
20. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memiliki Kebijakan, Pedoman dan
Prosedur Manajemen Rekod?
Ya
21. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memberdayakan tata cara
pedoman peminjaman arsip?
Ya.
Seluruh staff Assurance yang ingin meminjam dokumen/akses
digitalfile harus membuat “file request” dan harus di setujui dari bagian
team find. Team find akan cek apakah staff yang akan meminjam file ini
apakah current engagement team atau tidak. Bila tidak manager yang
bersangkutan yang harus approve untuk peminjaman staff tersebut.
22. Bagaimana Perusahaan Konsultan ABC menerapkan skema klasifikasi
dalam sistem kearsipan elektronik?
---
23. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memiliki pedoman khusus dalam
menyusun skema klasifikasi?
Ya
24. Siapa saja yang terlibat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip di
Perusahaan Konsultan ABC? Apakah ada tim khusus?
Ya
25. Bagaimana langkah-langkah penyusunan skema klasifikasi yang
dilakukan oleh Perusahaan Konsultan ABC? Kode klasifikasi apa yang
digunakan?
Pengklasifikasiannya yaitu:
Correspondence:
Billing, surat masuk dari/ke client
Red envelope:
Laporan Keuangan, Surat Pernyataan/Engagement Letter,
Representation Letter & surat lainnya yang men-Generated nomor
audit & non audit
External file:
Dokumen hasil dari mengaudit yang harus disubmit ke ruang arsip
setelah 60 hari terhitung dari tanggal release audit report (laporan
keuangan)
E. Tantangan penerapan skema klasifikasi
26. Apakah Perusahaan Konsultan ABC melakukan pembinaan/pendidikan
dan latihan guna menambah keterampilan pada pegawai kearsipan?
Ya
27. Apakah ada ketetapan syarat keahlian/kompetensi khusus yang harus
dimiliki pegawai untuk mengolah sistem kearsipan elektronik
Perusahaan Konsultan ABC?
Ya
28. Bagaimana Perusahaan Konsultan ABC menghadapi tantangan pada
penerapan skema klasifikasi arsip dalam sistem kearsipan elektronik?
Membutuhkan sumber daya manusia dan koneksi internet yang
memadai
29. Apabila terjadi perubahan kepemilikan organisasi, apakah terjadi
perubahan dalam pengelolaan arsipnya? (Jika YA, siapa yang
bertanggung jawab? Jika TIDAK, bagaimana penanganannya?)
TIDAK, karena sistem kearsipan yang diterapkan sudah dijalankan dan
tidak ada masalah.
F. Sumber-sumber yang diperlukan untuk menerapkan skema klasifikasi
30. Sumber-sumber apa saja yang diperlukan Perusahaan Konsultan ABC
untuk menerapkan skema klasifikasi arsip dalam sistem kearsipan
elektronik?
---
Informan 2:
Nama: Nuruls Sofa
Pendidikan: S1 Ilmu Perpustakaan
Jabatan: Anggota Record Management Team bagian Advisory Consulting
Bergabung dengan K.A.P X, Y, Z dan Rekan: 2014 – sekarang
A. Penerapan skema klasifikasi Perusahaan Konsultan ABC dalam sistem
kearsipannya
1. Apa yang jadi pertimbangan Perusahaan Konsultan ABC menyimpan
rekodnya dalam bentuk elektronik?
Keterbatasan tempat penyimpanan rekod dalam bentuk hardcopy.
2. Apa yang jadi pertimbangan Perusahaan Konsultan ABC menerapkan
sistem kearsipan elektronik?
Keterbatasan tempat penyimpanan, kemudahaan akses bagi staff untuk
mengakses rekod elektronik.
3. Apa nama sistem yang digunakan? Deskripsikan.
Ada Jakarta File Request, yaitu elektronik form yang digunakan
sebelum meminjam rekod.; ada eFiling, yaitu elektronik katalog yang
medaftar semua rekod yang telah disubmit oleh staf.; Juga ada DWB,
pangkalan data yang digunakan untuk menyimpan data rekod dalam
bentuk softcopy
4. Siapa yang bertanggung jawab untuk mengurus sistem?
Semua staf yang bertugas di LoS masing-masing.
5. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memiliki Kebijakan, Pedoman dan
Prosedur Manajemen Rekod?
Iya
6. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memberdayakan tata cara
pedoman peminjaman arsip?
Iya.
7. Bagaimana Perusahaan Konsultan ABC menerapkan skema klasifikasi
dalam sistem kearsipan elektronik?
Rekod yang ada, dibagi berdasarkan tipe file. Staf dapat mengaksesnya
dengan memilih berdasarkan nama klien, tahun rekod, judul atau subjek
rekod.
8. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memiliki pedoman khusus dalam
menyusun skema klasifikasi?
Iya.
9. Siapa saja yang terlibat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip di
Perusahaan Konsultan ABC? Apakah ada tim khusus?
Semua staf
10. Bagaimana langkah-langkah penyusunan skema klasifikasi yang
dilakukan oleh Perusahaan Konsultan ABC? Kode klasifikasi apa yang
digunakan?
Rekod diklasifikasikan berdasarkan tipe file yang berbeda di setiap
LoS-nya. Kemudian disusun secara alfabet berdasarkan nama klien.
B. Tantangan penerapan skema klasifikasi
11. Apakah Perusahaan Konsultan ABC melakukan pembinaan/pendidikan
dan latihan guna menambah keterampilan pada pegawai kearsipan?
Iya
12. Apakah ada ketetapan syarat keahlian/kompetensi khusus yang harus
dimiliki pegawai untuk mengolah sistem kearsipan elektronik
Perusahaan Konsultan ABC?
Ada. S1 Jurusan Ilmu Perpustakaan
13. Bagaimana Perusahaan Konsultan ABC menghadapi tantangan pada
penerapan skema klasifikasi arsip dalam sistem kearsipan elektronik?
Terdapat 2 tantangan, yaitu yang berasal dari sistem itu sendiri dan
berasal dari luar sistem. Untuk tantangan yang berasal dari dalam,
Records Management bekerja sama dengan GTS untuk membuat
jaringan untuk mengakses rekod elektronik menjadi stabil. Untuk
tantangan yang berasal dari luar, yaitu dengan selalu membina staf agar
selalu melakukan permintaan rekod sesuai prosedur.
14. Apabila terjadi perubahan kepemilikan organisasi, apakah terjadi
perubahan dalam pengelolaan arsipnya? (Jika YA, siapa yang
bertanggung jawab? Jika TIDAK, bagaimana penanganannya?)
Tidak. Meneruskan system yang telah ada.
C. Sumber-sumber yang diperlukan untuk menerapkan skema klasifikasi
15. Sumber-sumber apa saja yang diperlukan Perusahaan Konsultan ABC
untuk menerapkan skema klasifikasi arsip dalam sistem kearsipan
elektronik?
Perangkat lunak, perangkat keras, dan SDM yang menggunakannya
Informan 3:
Nama: Tantri Ratna
Pendidikan: S1 Ilmu Perpustakaan
Jabatan: Anggota Record Management Team bagian Tax Corporate
Bergabung dengan K.A.P X, Y, Z dan Rekan: 2007 – sekarang
A. Penerapan skema klasifikasi Perusahaan Konsultan ABC dalam sistem
kearsipannya
1. Apa yang jadi pertimbangan Perusahaan Konsultan ABC menyimpan
rekodnya dalam bentuk elektronik?
Alasannya adalah penghematan kertas, Mengikuti perkembangan
tehnologi dan informasi.
2. Apa yang jadi pertimbangan Perusahaan Konsultan ABC menerapkan
sistem kearsipan elektronik?
Yang menjadi pertimbangannya adalah agar dokumen – dokumen yang
ada tidak berantakan, tersusun rapih secara sistematis dan mudah
ditemukan kembali.
3. Apa nama sistem yang digunakan? Deskripsikan
Sistem yang kita pakai adalah e- filing yaitu system / database untuk
mengelola dari mulai proses pendataan, peminjaman dan pengelolaan
Records
4. Siapa yang bertanggung jawab untuk mengurus sistem?
GTS
5. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memiliki Kebijakan, Pedoman dan
Prosedur Manajemen Rekod?
Punya
6. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memberdayakan tata cara
pedoman peminjaman arsip?
Ada
7. Bagaimana Perusahaan Konsultan ABC menerapkan skema klasifikasi
dalam sistem kearsipan elektronik?
Sesuai numerik dan Abjad nama perusahaan / Client
8. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memiliki pedoman khusus dalam
menyusun skema klasifikasi?
Iya
9. Siapa saja yang terlibat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip di
Perusahaan Konsultan ABC? Apakah ada tim khusus?
Ada dan yang terlibat adalah Record Management
10. Bagaimana langkah-langkah penyusunan skema klasifikasi yang
dilakukan oleh Perusahaan Konsultan ABC? Kode klasifikasi apa yang
digunakan?
Klasifikasi berdasarkan nama client disetiap department lalu dibedakan
secara rinci sesuai pelaksanaan tugas dan kegiatannya (Correspondence,
Billing dan Working Papers) disusun dirak secara numeric dan
Alphabetis (Nama Client)
B. Tantangan penerapan skema klasifikasi
11. Apakah Perusahaan Konsultan ABC melakukan pembinaan/pendidikan
dan latihan guna menambah keterampilan pada pegawai kearsipan?
Iya
12. Apakah ada ketetapan syarat keahlian/kompetensi khusus yang harus
dimiliki pegawai untuk mengolah sistem kearsipan elektronik
Perusahaan Konsultan ABC?
Tidak
13. Bagaimana Perusahaan Konsultan ABC menghadapi tantangan pada
penerapan skema klasifikasi arsip dalam sistem kearsipan elektronik?
Membuat sebuah system yang dapat mengikuti perkembangan jaman
dan pelatihan untuk staff Record.
14. Apabila terjadi perubahan kepemilikan organisasi, apakah terjadi
perubahan dalam pengelolaan arsipnya? (Jika YA, siapa yang
bertanggung jawab? Jika TIDAK, bagaimana penanganannya?)
Tidak karena mengikuti system yang sudah ada dengan memperbaikin
kekurangan dari system yang lama.
C. Sumber-sumber yang diperlukan untuk menerapkan skema klasifikasi
15. Sumber-sumber apa saja yang diperlukan Perusahaan Konsultan ABC
untuk menerapkan skema klasifikasi arsip dalam sistem kearsipan
elektronik? ---
Informan 4:
Nama: Agit Grahito
Pendidikan: S1 Ilmu Perpustakaan
Jabatan: Anggota Record Management Team bagian Tax Individual
Bergabung dengan K.A.P X, Y, Z dan Rekan: 2014 – sekarang
A. Penerapan skema klasifikasi Perusahaan Konsultan ABC dalam sistem
kearsipannya
1. Apa yang jadi pertimbangan Perusahaan Konsultan ABC menyimpan
rekodnya dalam bentuk elektronik?
Yang menjadi pertimbangan adalah, accessibility (keterjangkauan),
space (tempat) & disaster management (tanggap bencana).
2. Apa yang jadi pertimbangan Perusahaan Konsultan ABC menerapkan
sistem kearsipan elektronik?
Untuk meningkatkan rasio Recall (temu kembali) & Precision
(ketepatan) dan meminimalisir Human Error (kesalahan) dalam
mengelola arsip.
3. Apa nama sistem yang digunakan? Deskripsikan
Kita menggunakan 3 sistem dalam pengelolaan arsip yaitu, Sistem
peminjaman : JFR (Jakarta File request).; Berisi data peminjaman
terekam pada sistem yang terhubung dengan database arsip. Sistem
pangkalan data (database) : eFiling. Berisikan data arsip yang telah
terdaftar.; Sistem penyimpanan alih media (repository): Digitallibrary.
Berisi data alih media dalam bentuk elektronik yang berbasiskan web.
4. Siapa yang bertanggung jawab untuk mengurus sistem?
Seluruh Records Management staff.
5. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memiliki Kebijakan, Pedoman dan
Prosedur Manajemen Rekod?
Ya
6. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memberdayakan tata cara
pedoman peminjaman arsip?
Ya
7. Bagaimana Perusahaan Konsultan ABC menerapkan skema klasifikasi
dalam sistem kearsipan elektronik?
Prinsip umum klasifikasi arsip dibagi berdasarkan LoS (Line of
Service) & jenis file.
8. Apakah Perusahaan Konsultan ABC memiliki pedoman khusus dalam
menyusun skema klasifikasi?
Secara umum klasifikasi disesuaikan dengan kebutuhan LoS masing-
masing.
9. Siapa saja yang terlibat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip di
Perusahaan Konsultan ABC? Apakah ada tim khusus?
Hanya internal Records Management team saja.
10. Bagaimana langkah-langkah penyusunan skema klasifikasi yang
dilakukan oleh Perusahaan Konsultan ABC? Kode klasifikasi apa yang
digunakan?
Klasifikasi berdasarkan, Fisik file ada pada pembagian warna amplop :
Kuning, Hijau, Biru dll.;Tingkat rahasiaan : DC0, DC1, DC2, DC3.;
Jasa yang diberikan : Assurance, TLS (Tax, IAS, Investment),
Consulting, Advisory.
B. Tantangan penerapan skema klasifikasi
11. Apakah Perusahaan Konsultan ABC melakukan pembinaan/pendidikan
dan latihan guna menambah keterampilan pada pegawai kearsipan?
Ya
12. Apakah ada ketetapan syarat keahlian/kompetensi khusus yang harus
dimiliki pegawai untuk mengolah sistem kearsipan elektronik
Perusahaan Konsultan ABC?
Ya
13. Bagaimana Perusahaan Konsultan ABC menghadapi tantangan pada
penerapan skema klasifikasi arsip dalam sistem kearsipan elektronik?
Dengan menjalankan proses pengelolaan arsip sesuai dengan prosedur
atau pedoman yang telah dibuat sebelumnya agar penerapannya tetap
terarah dan terpantau.
14. Apabila terjadi perubahan kepemilikan organisasi, apakah terjadi
perubahan dalam pengelolaan arsipnya? (Jika YA, siapa yang
bertanggung jawab? Jika TIDAK, bagaimana penanganannya?)
Tidak, pengelolaan tetap dilakukan sesuai dengan prosedur.
C. Sumber-sumber yang diperlukan untuk menerapkan skema klasifikasi
15. Sumber-sumber apa saja yang diperlukan Perusahaan Konsultan ABC
untuk menerapkan skema klasifikasi arsip dalam sistem kearsipan
elektronik?
Kesiapan software, hardware maupun keahlian & keterampilan dari
brainware (staff) dalam mengimplementasikan skema fisik ke
elektronik.
BIODATA PENULIS
Ratu Fauziah (Zia) lahir di Mataram, pada tanggal 20
Oktober 1993. Putri sulung dari Erry Sufriany dan (alm)
Abdul Azis ini memiliki satu saudari bernama Mella
Azizah. Penulis tinggal bersama orang tuanya di
Mataram, Ibu Kota Provinsi Nusa Tenggara Barat. Akan
tetapi, selama menempuh pendidikan di UIN Jakarta,
penulis tinggal di Ciputat, tak jauh dari kampus.
Sebelum duduk di bangku perkuliahan, penulis
menyelesaikan pendidikan Sekolah Dasarnya di SDN 44
Ampenan pada tahun 2006. Setelah itu, penulis melanjutkan Pendidikannya ke
Pondok Pesantren Nurul Hakim (PPNH), Program Pendidikan Khusus - Kulliyatul
Mu’allimin wal Mu’allimat al-Islamiyah (PPKh-KMMI), Kediri, Lombok Barat
selama 6 tahun. Ia lulus dari Sekolah Menengah Pertamanya, Madrasah
Tsanawiyah Dakwah Islamiyah Putri (MTS Di Pi), pada tahun 2009. Setelah itu,
ia menyelesaikan pendidikan Sekolah Menengah Atasnya, Madrasah Aliyah
Dakwah Islamiyah Putri (MA Di Pi), pada tahun 2012. Kedua Madrasah tersebut
berada di bawah naungan Yayasan Pondok Pesantren Nurul Hakim (YPPNH).
Pada tahun 2010 hingga 2011, penulis pernah menjadi bagian dari OP3NH
(Organisasi Pelajar Pondok Pesantren Nurul Hakim) (seperti OSIS, red), tepatnya
divisi Penerimaan Tamu. Lalu, ia merantau dari Lombok ke Jakarta untuk
menempuh pendidikan di jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan
Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Selama menjadi mahasiswi Ilmu Perpustakaan, penulis juga pernah aktif di UKM
LDK Syahid. Lebih tepatnya di Komisariat Dakwah Fakultas Adab dan
Humaniora (KOMDA FAH) selama 3 tahun (2012-2015). Selain itu, ia juga aktif
di organisasi eksternal seperti Forum Lingkar Pena Cabang Ciputat (FLPC). Juga
komunitas IOC (Islamic Otaku Community).
Penulis yang sejak kecil hobi membaca dan menulis, pada tahun 2013 pernah
menerbitkan sebuah kumpulan cerita berjudul “Kasih Mamak” yang ia tulis
bersama Ichal dan Ai. Di tahun yang sama pula, salah satu karyanya yang
berjudul “Aku Tahu” pernah dimuat di majalah STORY ed. 53, pada rubrik Fiksi
Mini. Karya-karya penulis yang lain dapat di baca di blog
Labralabrilibraryan.wordpress.com dan Wattpad www.wattpad.com/Ara_zhiA
Penulis dapat dihubungi melalui surel [email protected]; Facebook
Arazhia Ratu; Twitter @Ara_zhiA atau IG @elmihabbah.