SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA 1. PendahuluanSistem manajemen basis data(Bahasa Inggris:database management system, DBMS), atau kadang disingkatSMBD, adalah suatusistematauperangkat lunakyang dirancang untuk mengelola suatubasis datadan menjalankan operasi terhadapdatayang diminta banyak pengguna (id.wikipedia.org). Manajemen basis data sangat diperlukan pada pengelolaan informasi dengan skala besar. Beberapa manfaat dari penerapan sistem manajemen basis data diantaranya adalah : Efisiensi ruang penyimpanan karena redundansi data (tumpukkan data yang sama) bisa di minimalkan Keakuratan karena semua user pada suatu sistem akan menggunakan data dari sumber yang sama dan saling terhubung Integrasi dan kemudahan manajemen karena dengan manajemen basis data, semua data akan terkumpul pada suatu pangkalan besar dan kita hanya perlu memperbarui konten pada basis data jika terjadi perubahan dan pembaruan itu akan berlaku bagi semua user dan aplikasi yang mengaksesnya. Keamanan yang lebih mudah dijaga karena terkumpulnya data pada suatu pangkalan besar

Pada sistem manajemen basis data, user pada suatu sistem informasi juga akan lebih mudah dalam proses berbagi data dan bisa diterapkan suatu standar baku pada struktur data yang digunakan sehingga aktivitas sistem dapat berjalan lebih optimal. Perangkat lunak yang lazim digunakan pada manajemen basis data diantaranya Oracle, SQL server 2000/2003, MS Access, MySQL dan sebagainya.2. Relasi DataSalah satu kelebihan penting dari sistem manajemen basis data dibandingkan dengan pemrosesan data konvensional adalah kemampuan untuk menerapkan hubungan/relasi antar komponen-komponen serta konten-konten dalam basis data satu dengan lainnya. Dalam menghubungkan data-data yang telah dibuat, diperlukan komponen pengenal kunci (Key) pada setiap tabel yang akan dihubungkan. Dalam manajemen basis data dikenal dua macam Key yaitu Primary Key dan Foreign Key. Primary Key adalah atribut yang mengidentifikasi secara unik setiap kejadian pada suatu entitas. Contohnya adalah ketika kita membuat entri mengenai tabel Fakultas, maka harus ada data unik yang mewakili setiap fakultas sebagai contoh ID fakultas yang berupa kombinasi angka dan huruf. Contoh lain adalah ketika dibuat entri tabel mahasiswa, maka harus ada data pengenal yang khas untuk setiap mahasiswa dengan standar yang sama. Dalam hal ini dapat digunakan NIM. Foreign Key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak.Berikut adalah gambaran mengenai Foreign Key dan Primary Key

Adapun tipe-tipe relasional yang diterapkan antar tabel-tabel pada sistem manajemen basis data adalah : Tunggal ke banyak (One to many), yaitu suatu entitas pada tabel dapat memiliki beberapa entitas terkait yang terhubung di tabel lainnya namun tidak berlaku sebaliknya. Sebagai contoh, perhatikan gambaran berikut

Misalkan seorang guru dengan pengenal utama (primary Key) berupa teacherID ketika dihubungkan dengan kelas yang dikelola dalam tabel Classes, maka akan terjadi hubungan One to many karena seorang guru bisa saja mengelola lebih dari satu kelas sedangkan suatu kelas dalam hal ini hanya boleh dikelola oleh satu guru karena mempersyaratkan teacherID yang khas pada salah satu anggota entitasnya. Banyak ke banyak (Many to many) yaitu suatu entitas pada tabel dapat memiliki banyak relasi di tabel lainnya begitu juga tabel yang lain dapat memiliki banyak relasi dengan entitas-entitas pada tabel tersebut. Berikut adalah gambarannya

Dapat dilihat tabel produk dapat memiliki banyak relasi dengan tabel supplier begitu juga sebaliknya karena suatu produk bisa disupply oleh banyak supplier dan satu supplier bisa mensupply banyak produk

3. Membuat Basis Data Sederhana dengan MS Office Acess 2013Untuk lebih memahami mengenai manajemen basis data, kita akan mencoba membuat sistem basis data sederhana menggunakan perangkat lunak Access 2013 buatan Microsoft. Berikut adalah tampilan muka Access 2013

Klik saja bank desktop database untuk memulai

Kemudian klik create

Mendesain TabelSecara standar, akan muncul secara otomatis sebuah tabel. Untuk membuat dan menambah tabel baru, klik create Table

Untuk menyesuaikan tabel yang telah dibuat, maka klik kanan pada salah satu tabel yang kita pilih pada daftar tabel di bagian kiri antarmuka MS Access

Kita bisa mengawalinya dengan menyesuaikan nama tabel

Kemudian masukkan field-field yang diperlukan

Pada contoh di atas, entry yang diisikan pada field NRP akan menjadi primary Key. Terdapat juga spesifikasi field NRP yaitu data isian berupa text dengan panjang maksimum yang dapat diisikan sebanyak 9 karakter. Kemudian, untuk mengubah tampilan sebagai field yang siap diisi entry, maka ubah menjadi Datasheet View Tampilan akan berubah seperti berikut

Selanjutnya, kita isi dengan entry sesuai dengan kebutuhan. Jika ada perubahan pada komponen tabel, tinggal kembalikan ke design view, kemudian lakukan penyesuaian.

Mendesain Hubungan (Relationship) antar TabelUntuk membuat hubungan antar tabel dapat dilakukan dengan klik database tools relationship

Kemudian masukkan tabel tabel yang akan didesain hubungannya dengan klik Show Table Both pilih tabel Add

Kemudian pasangkan hubungannya dengan Edit Relationship Pilih tabel Pasangkan reference Key nya

Setelah semua hubungan selesai disesuaikan, maka akan muncul Layout struktur hubungan seperti berikut :

Membuat Form IsianSeorang pengelola database pada sebuah sistem informasi yang baik bertugas sebagai penyedia struktur dan melakukan manajemen terhadap struktur tersebut agar dapat berjalan baik pada semua pengguna dan aplikasi yang memerlukannya. Sedangkan data isian (entry) nya dimasukkan oleh user yang memanfaatkan struktur tersebut atau terisi secara otomatis oleh aplikasi. Dalam hal pengisian database oleh user, terkadang terjadi kesulitan ketika user harus mengisikan data dalam layout mentah database dimana terkadang hanya seorang pengelola database manager yang mengetahui seluk-beluknya. Sebagai solusi bagi masalah semacam ini, digunakan form sebagai jembatan untuk mempermudah user mengisikan data ke dalam database tanpa harus memikirkan strukturnya dan juga akan mengurangi kesalahan pengisian karena layout pengisian akan ditampilkan sebagai sebuah formulir yang dapat mudah dimengerti oleh orang user sebagai orang awam dalam hal manajemen struktur database. Adapun cara membuatnya dapat dilakukan dengan klik Create Form wizard untuk membuat form langkah demi langkah

Sebagai contoh, akan dibuat form untuk isian tabel mahasiswa. Kemudian klik next. Pilih desain form

Klik next Setelah klik finish, maka akan muncul form isian seperti berikut

Bentuk form isian ini akan mempermudah user dalam mengisikan data daripada dalam bentuk layout tabel mentah yang kadang sulit dimengerti jika data dalam bentuk yang lebih kompleks. Membuat Laporan DatabaseLangkah akhir yang dilakukan oleh seorang database manager adalah pembuatan laporan dari database yang telah dikelolanya. Berbeda dengan pemrosesan file biasa, dokumen laporan yang dibuat dari sistem manajemen basis data dapat dibuat dalam berbagai bentuk sesuai kebutuhan. Kita dapat memilah data-data apa yang akan dilaporkan, bentuk laporan, dan sebagainya. Pembuatan laporan ini dapat dilakukan dengan klik Create Report Wizard untuk membuat laporan langkah demi langkah.

Pilih table data yang akan dilaporkan,

Klik next, kemudian sesuaikan layout dan pengelompokkan data dalam laporan

Klik Next, kemudian sesuaikan model pengurutan data

Klik next, kemudian pilih desain model laporan

Klik next, kemudian beri nama laporan

Klik finish, maka akan terbuat laporan dengan bentuk tabular, sesuai desain yang dipilih yaitu sebagai berikut

Proses manajemen database sederhana pun telah berhasil diselesaikan. Demikian tulisan singkat mengenai manajemen database ini. Semoga dapat menambah wawasan dan dapat diterapkan pada pengelolaan system informasi sesuai kebutuhan anda