Prosedur Pengurusan Risiko : PKBS-PSPK 05

P e j a b a t K e s i h a t a n B a h a g i a n S a m a r a h a n

Page 1

PENGURUSAN RISIKO

PEJABAT KESIHATAN BAHAGIAN SAMARAHAN

SENARAI KANDUNGAN

SEKSYEN : DEFINISI RISIKO DAN PENGURUSAN RISIKO 2

Definisi Risiko 2

Definisi Pengurusan Risiko Menurut “ISO” 2

SEKSYEN : KERANGKA PENGURUSAN RISIKO PKB SAMARAHAN 3

Langkah 1 : Konteks 5

Langkah 2 : Kenal pasti Risiko 5

Langkah 3 : Kategori Risiko 6

Langkah 4 : Analisis Risiko 6

Langkah 5 : Menilai Risiko 9

Langkah 6 : Pemantauan dan Semak Semula 9

SEKSYEN : PELAPORAN RISIKO 10

SEKSYEN : KURSUS KESEDARAN PENGURUSAN RISIKO 10

SEKSYEN : STRUKTUR PENTADBIRAN DAN PELAKSANAAN PENGURUSAN RISIKO 11

Prosedur Pengurusan Risiko : PKBS-PSPK 05

P e j a b a t K e s i h a t a n B a h a g i a n S a m a r a h a n

Page 2

SEKSYEN : DEFINISI RISIKO DAN PENGURUSAN RISIKO

Dalam persekitaran fasiliti kesihatan di Bahagian Samarahan yang semakin kompleks, risiko

sentiasa wujud dalam setiap aktiviti dalam PKB Samarahan. Maka satu pendekatan yang

sistematik adalah amat penting bagi mencapai objektif PKB Samarahan. Justeru, kerangka

pengurusan risiko digunakan di semua fasiliti kesihatan Bahagian Samarahan secara konsisten

bagi menguruskan risiko setiap aktiviti yang ada dalam PKB Samarahan. Pendekatan secara

Atas-Bawah (Top-Down) dan Bawah-Atas (Down-Top) digunakan dalam memastikan ancaman

atau peluang dapat diurus dengan baik oleh pihak pengurusan dan klinikal ke arah mencapai

objektif PKB Samarahan.

Definisi Risiko

Sesuatu isu/kejadian yang berlaku serta boleh memberi kesan terhadap pencapaian objektif atau

matlamat sesebuah organisasi.

Definisi Pengurusan Risiko Menurut “ISO”

Satu proses yang dilaksanakan di semua peringkat dalam PKB Samarahan seperti Pegawai

Kesihatan Bahagian, Ketua – ketua seksyen, pihak pengurusan, pakar – pakar dan kakitangan

kesihatan yang digunakan untuk menetapkan pembentukan strategi ke seluruh aktiviti bagi

mengenal pasti peristiwa yang akan berlaku seterusnya memberi kesan kepada aspirasi PKB

Samarahan. Pada masa yang sama, pengurusan risiko mengikut ketetapan PKB Samarahan

bertujuan untuk memberi jaminan munasabah ke arah pencapaian objektif PKB Samarahan.

Prosedur Pengurusan Risiko : PKBS-PSPK 05

P e j a b a t K e s i h a t a n B a h a g i a n S a m a r a h a n

Page 3

SEKSYEN : KERANGKA PENGURUSAN RISIKO PKB SAMARAHAN

Rajah 1

Prosedur Pengurusan Risiko : PKBS-PSPK 05

P e j a b a t K e s i h a t a n B a h a g i a n S a m a r a h a n

Page 4

RANTAIAN PENGURUSAN RISIKO PKB SAMARAHAN

Memahami

keperluan dan

jangkaan

pihak-pihak

berkepentingan

Menentukan

hala tuju

strategik dan

budaya PKB

Samarahan.

Mengenal pasti

objektif PKB

Samarahan

daripada segi

misi dan visi.

Mengenal pasti

objektif kualiti

PKB

Samarahan

yang

ditetapkan.

Mengenal pasti

isu/isu dalaman

dan luaran.

Memahami

skop sistem

pengurusan

kualiti

Mengenal

pasti risiko

dan

menentuk

an risiko

menurut

kategori:

- Strategik

- Kewangan

- Operasi

- Peraturan

Mengenal

pasti

deskripsi

risiko

Menentukan

kebarangkali

an risiko

berlaku

seperti:

- Sangat kerap

- Kerap

- Kadang kadang

- Jarang

- Sangat jarang Menentukan impak risiko apabila berlaku seperti:

-sangat kritikal,

-kritikal, -sederhana -ringan,

-sangat ringan

Berdasarkan

analisa ke atas

kebarangkali-

an dan impak

risiko

Penentuan

kedudukan

risiko sama

ada:

- Sangat

tinggi

- Tinggi

- Sederhana

- Rendah

Mengenal

pasti

semua

pilihan

yang

dapat

menguran

gkan

kebarangk

alian dan

impak

risiko.

Memban

gunkan

respon

risiko.

Memilih

tindakan

yang

sesuai

bagi

mengha

dapi

risiko

yang

berlaku

Tindakan

susulan

ke atas

keputusan

yang

dibuat.

Menilai

semula

risiko

daripada

segi

kesesuai-

an.

Pelarasan

keutama-

an

(priority)

sekiranya

perlu.

Pemakluman

kepada

Penyelaras

Pengurusan

Risiko PKB

dan

seterusnya

kepada PKB

Samarahan

Pelaporan

disalurkan

melalui

memo /

email /

hebahan.

Rajah 2

Prosedur Pengurusan Risiko : PKBS-PSPK 05

P e j a b a t K e s i h a t a n B a h a g i a n S a m a r a h a n

Page 5

Perincian tindakan adalah seperti berikut :

Langkah 1 : Konteks

Dalam membangunkan konteks, ciri-ciri berikut perlu dipertimbangkan iaitu:

a) Jangkaan pihak berkepentingan

Contoh: memahami pelan strategik KKM

b) Hala tuju strategik dan budaya PKB Samarahan

Contoh : Program / aktiviti / perkhidmatan kesihatan yang ditawarkan kepada pelanggan dan komuniti / misi, visi dan kepuasan pelanggan.

c) Objektif kualiti PKB Samarahan

d) Isu-isu Luaran dan dalaman

e) Skop sistem pengurusan kualiti

Contoh: standard ISO

Dalam menentukan objektif, misi dan visi, faktor Petunjuk Prestasi Utama (KPI) perlu diberi

perhatian kerana KPI merupakan tunjang kepada matlamat PKB Samarahan.

Langkah 2 : Kenal pasti Risiko

a) Mengenal pasti semua potensi risiko.

b) Mengenal pasti semua sumber risiko berpotensi.

c) Terdapat risiko Dalam Kawalan dan Luar Kawalan.

d) Beberapa analisis boleh digunakan untuk mengenal pasti semua potensi risiko seperti KPI atau P.E.S.T.E.L

e) Selain itu juga, beberapa faktor yang menentukan sejauh mana kebarangkalian dan

impak ke atas perkara-perkara berikut adalah sumber kepada risiko seperti:

● Aset dan sumber PKB

Samarahan ● Ekonomi:- ketidaktentuan

harga pasaran

● Aktiviti utama PKB Samarahan ● Warga PKB Samarahan atau orang awam / pelanggan perkhidmatan

● Alam sekitar ● Kewangan :- penipuan, kecurian

● Kesan pada manusia ;-

sabotaj, rebutan kuasa ● Kesan pada alam semulajadi:-

pertukaran cuaca, gempa

bumi, tsunami

● Kerosakan harta :- kebakaran , banjir letupan.

● Liabiliti professional :-

kecacatan pada rekabentuk

Prosedur Pengurusan Risiko : PKBS-PSPK 05

P e j a b a t K e s i h a t a n B a h a g i a n S a m a r a h a n

Page 6

f) Alat dan teknik :

● Percambahan minda

● Perbincangan kumpulan

● Analisis aliran kerja

● Rekod Aduan

● Rekod Kewangan / Aset

Langkah 3 : Kategori Risiko

Menentukan isu luaran dan dalaman yang relevan melalui kategori berikut:

Isu Dalaman

KATEGORI KETERANGAN

Kewangan Risiko yang menjejaskan pembiayaan atau dana PKB Samarahan.

Infrastruktur Risiko yang memberi kesan akibat daripada pembanggunan dan pengangkutan PKB Samarahan.

Teknologi Risiko yang mengakibatkan penggunaan dan penyelenggaraan alatan, mesin, proses dan aplikasi sistem di PKB Samarahan terjejas.

Kompetensi Risiko yang memberi kesan terhadap kebolehan, pengetahuan dan kemahiran untuk melakukan sesuatu dengan cekap dan berkesan.

Operasi Risiko yang menjejaskan perkhidmatan kepada kakitangan, pelanggan dan pihak luar PKB Samarahan.

Persekitaran Risiko yang menjejaskan keadaan semasa dan di kawasan di sekeliling PKB Samarahan

Jadual 1: Kategori Risiko (Dalaman)

Prosedur Pengurusan Risiko : PKBS-PSPK 05

P e j a b a t K e s i h a t a n B a h a g i a n S a m a r a h a n

Page 7

Isu Luaran

KATEGORI KETERANGAN

Politik Risiko yang memberikan kesan dalam perkhidmatan di PKB Samarahan akibat pertukaran kerajaan dan tampuk kepimpinan.

Ekonomi Risiko yang menjejaskan perkhidmatan di PKB Samarahan akibat perubahan dalam keadaan ekonomi negara.

Sosial Risiko yang kesan kepada hal-hal yang berkaitan masyarakat dan kemasyarakatan.

Teknologi Risiko yang menjejaskan imej PKB Samarahan kesan daripada penggunaan telekomunikasi yang meluas.

Persekitaran Risiko yang menjejaskan keadaan persekitaran di luar kawalan manusia.

Peraturan Risiko yang memberi kesan kepada pematuhan undang-undang dan peraturan.

Jadual 2: Kategori Risiko (Luaran)

Langkah 4 : Analisis Risiko

Tahap Kebarangkalian

Dalam menganalisis risiko, pengenalpastian sejauhmana kebarangkalian boleh berlaku

dan impak bagi sesuatu risiko adalah mengikut tahap seperti Jadual 3.

Walaubagaimanapun, parameter keberangkalian risiko ini boleh berubah mengikut

keadaan tertentu.

Kebarangkalian Risiko untuk berlaku

Parameter

5 - Sangat Kerap Berlaku > 1x dalam sehari

4 - Kerap Berlaku ≥ 1x seminggu

3 - Kadang-kadang Berlaku ≤1x dalam sebulan

2 - Jarang Berlaku ≤1x dalam setahun

1 - Sangat Jarang Berlaku ≤1x dalam > 1 tahun

Jadual 3 : Kebarangkalian

Prosedur Pengurusan Risiko : PKBS-PSPK 05

P e j a b a t K e s i h a t a n B a h a g i a n S a m a r a h a n

Page 8

Impak Risiko

Manakala pengukuran tahap kesan atau impak sesuatu risiko adalah seperti Jadual 4.

Tahap Impak Risiko

Parameter I Parameter II

5 - Sangat Kritikal

Memberi kesan yang sangat kritikal (menyebabkan kematian, kecacatan

kekal & mediko-legal) kepada perkhidmatan/ produk/ pelanggan/

operator

Jumlah kerugian > RM

1000.00

4 - Kritikal Memberi kesan yang kritikal (menyebabkan kecacatan separa kekal, "incident reporting", tidak mematuhi garis

panduan, SOP, PKPA, AP) kepada perkhidmatan/ produk/ pelanggan/

operator

Jumlah kerugian > RM

100.00 - RM 1000.00

3 - Sederhana Memberi kesan yang sederhana kritikal (menyebabkan aduan, komplikasi

ringan,) kepada perkhidmatan/ produk/ pelanggan/ operator

Jumlah kerugian > RM

10.00 - RM 100.00

2 - Ringan Memberi kesan yang ringan (tidak berpotensi kepada aduan) kepada perkhidmatan/ produk/ pelanggan/

operator

Jumlah kerugian > RM 1 - RM 10.00

1 - Sangat Ringan

Memberi kesan yang sangat ringan (tidak menyebabkan sebarang kesan di atas)

kepada perkhidmatan/ produk/ pelanggan/ operator

Jumlah kerugian < RM

1.00

Jadual 4 : Impak Risiko

Namun begitu penarafan risiko secara kasar (Gross Rating) ditentukan tanpa mengambil kira keberkesanan kawalan dalaman sedia ada. Hasilnya kedudukan risiko dapat ditentukan berdasarkan Jadual 5.

Prosedur Pengurusan Risiko : PKBS-PSPK 05

P e j a b a t K e s i h a t a n B a h a g i a n S a m a r a h a n

Page 9

KEBARANGKALIAN

Sangat Kerap

Kerap Kadang -Kadang

Jarang Sangat Jarang

5 4 3 2 1

IMPAK

Sangat Kritikal

5 Sangat

Tinggi (25) Sangat

Tinggi (20) Tinggi(15)

Sederhana(10)

Rendah (5)

Kritikal 4 Sangat

Tinggi (20) Sangat

Tinggi (16) Tinggi(12)

Sederhana(8)

Rendah (4)

Sederhana 3 Tinggi

(15) Tinggi

(12) Sederhana

(9) Sederhana

(6) Rendah

(3)

Ringan 2 Sederhana

(10) Sederhana

(8) Sederhana

(6) Rendah

(4) Rendah

(2)

Sangat Ringan

1 Rendah

(5) Rendah

(4) Rendah

(3) Rendah

(2) Rendah

(1)

TAHAP RISIKO

Jadual 5: Tahap Risiko

Langkah 5: Menilai Risiko

Kedudukan risiko dapat ditentukan setelah perhubungan impak dan kebarangkalian seperti

Jadual 6. Kedudukan risiko boleh dikategorikan seperti :

i. Sangat Tinggi

ii. Tinggi

iii. Sederhana

iv. Rendah

Tahap Risiko Skala Tahap

Risiko Penerangan Tahap Risiko

SANGAT TINGGI 16 HINGGA 25 Pelan tindakan terperinci diperlukan

TINGGI 11 HINGGA 15 Diberi perhatian oleh Pengurusan Atasan

SEDERHANA 6 HINGGA 10 Diurus dan diberi perhatian oleh pihak yang

ditanggungjawabkan

RENDAH 1 HINGGA 5 Diuruskan mengikut prosedur sedia ada

Jadual 6 : Menilai Risiko.

Prosedur Pengurusan Risiko : PKBS-PSPK 05

P e j a b a t K e s i h a t a n B a h a g i a n S a m a r a h a n

Page 10

Pada masa yang sama berpandukan kedudukan risiko tersebut, pelan tindakan yang sesuai mengikut kod

warna seperti Jadual 7.

KEDUDUKAN RISIKO

PELAN TINDAKAN

Sangat Tinggi

Pelan respon risiko secara terperinci diperlukan yang memerlukan perhatian daripada Pengurusan Atasan PKB Samarahan.

Tinggi

Risiko memerlukan perhatian daripada ketua seksyen yang berkenaan.

Sederhana

Risiko boleh diuruskan dengan mengambil pilihan sama ada Terima, Kurangkan, Pindah atau Elakkan. Ia memerlukan perhatian daripada ketua unit kawasan yang terlibat. (cth : FMSIC,MOIC, PKPic)

Rendah

Risiko boleh diuruskan secara minima dan perekodan risiko dibuat.

Jadual 7: Pelan Tindakan Risiko.

Langkah 6: Pemantauan dan Semak Semula

Pemantauan perlu dilaksanakan secara berterusan dalam memastikan keseluruhan kerangka

berfungsi dengan baik. Dengan erti kata yang lain, tindakan susulan ke atas hasil pada setiap

langkah, penilaian semula ke atas risiko sekiranya perlu dan tahap keutamaan di semak semula.

Pelarasan keutamaan diperlukan bergantung kepada:

● Faktor yang memberi kesan kepada kebarangkalian / kekerapan dan sejauh mana impak.

● Faktor-faktor yang memberi kesan kepada kesesuaian atau kos daripada pelbagai respon risiko.

Proses semak semula secara berterusan adalah sesuai untuk memastikan pelan Respon Risiko

kekal relevan. Sehubungan itu, ia adalah sesuai untuk mengulangi keseluruhan proses

sekiranya diperlukan.

Prosedur Pengurusan Risiko : PKBS-PSPK 05

P e j a b a t K e s i h a t a n B a h a g i a n S a m a r a h a n

Page 11

SEKSYEN : PELAPORAN RISIKO

Sistem Pengurusan Risiko PKB Samarahan

Merupakan perisian berbentuk Excel format yang menyimpan data bagi semua risiko. Perisian ini juga menyediakan pelan tindakan. Penyelaras Pengurusan Risiko bertanggungjawab menyediakan laporan pengurusan risiko kepada Pegawai Kesihatan Bahagian mengenai :

a) Senarai risiko yang signifikan;

b) Kawalan dalaman yang sesuai untuk mengurus risiko terbabit;

c) Tahap kompetensi dan kemahiran penyelaras risiko setiap unit/klinik.

Format pelaporan seperti Lampiran 1.

SEKSYEN : KURSUS KESEDARAN PENGURUSAN RISIKO

Kursus dan Bengkel Pengurusan Risiko akan diberikan kepada warga PKB Samarahan dengan kerjasama agensi atau penceramah yang bertauliah setiap tahun.

Bil Aktiviti Sasaran Kekerapan Tanggungjawab

1 Bengkel Penyediaan Garis Panduan Pengurusan Pelan Risiko

Ketua Unit x1 Penyelaras ISO

2 Kursus Kesedaran Pengurusan Risiko

Ketua Unit MOIC FMSIC Penyelia

Setiap Tahun AJK Latihan/Penyelaras pengurusan Pelan Risiko

3 Taklimat Pengurusan Risiko Semua Staf Kesihatan Setiap Unit/Daerah

Setiap Tahun Ketua Unit FMSIC/MOIC

Prosedur Pengurusan Risiko : PKBS-PSPK 05

P e j a b a t K e s i h a t a n B a h a g i a n S a m a r a h a n

Page 12

SEKSYEN : STRUKTUR PENTADBIRAN DAN PELAKSANAAN PENGURUSAN RISIKO

1. Pembangunan Polisi Pengurusan Risiko.

Pegawai Kesihatan Bahagian Samarahan telah meluluskan polisi pengurusan risiko pada 21 September 2017. Ia adalah bertujuan : ● Memperincikan perlaksanaan kerangka pengurusan risiko di peringkat PKB Samarahan; ● Menjelaskan peranan, tanggungjawab pihak yang terlibat; dan ● Menentukan perkara yang perlu dilakukan untuk merealisasikan pelan ini. 2. Peranan Jawatankuasa Pengurusan Risiko PKB Samarahan.

Melaporkan dan menasihat Jawatankuasa ISO PKB Samarahan mengenai isu keberkesanan sistem pengurusan risiko PKB Samarahan dan memberi amaran mengenai risiko yang signifikan. 3. Peranan Jawatankuasa Pengurusan Risiko di Fasiliti-fasiliti ● Melantik penyelaras pengurusan risiko dan jawatankuasa yang ahlinya terdiri daripada

anggota-anggota kanan ● Laporan pengurusan risiko perlu dibentangkan dalam agenda mesyuarat klinik dan

PKD ● Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk memastikan risiko peringkat klinik dan PKD

yang signifikan dikenalpasti, diukur dan dipantau.

4. Peranan Penyelaras Risiko di fasiliti-fasiliti ● Memastikan keseluruhan proses pengurusan risiko berjalan dengan lancar dan

diselaraskan di peringkat klinik/PKD; ● Mengenalpasti risiko di peringkat klinik/PKD adalah komprehensif; ● Mengenalpasti strategi menangani risiko dengan menyemak aktiviti mitigasi yang

dilakukan di peringkat klinik/PKD serta keberkesanannya; dan ● Bertindak sebagai perantara klinik/PKD dan juga JK Pengurusan Risiko di PKB

Samarahan. ● Menguruskan dan memastikan agenda pengurusan risiko dibawa dalam mesyuarat

pengurusan di PKB.

5. Peranan Unit Audit Dalam ● Melaksanakan pengauditan berasaskan risiko; ● Fokus kepada kerja audit terhadap risiko yang sangat besar, besar dan signifikan; ● Memberi kerjasama yang proaktif dan melibatkan proses pengurusan risiko; dan ● Mengendalikan penilaian bebas ke atas semakan pelaksanaan ERM. ● Pemantauan pelan risiko akan dijalankan oleh pasukan Juruaudit Dalam ISO bahagian.