Upload
others
View
14
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
2
1. Pendahuluan
Ketersediaan layanan Teknologi Informasi (TI) pada perguruan tinggi
menjadi salah satu faktor penting yang menentukan berkembangnya suatu
perguruan tinggi. Hal ini dikarenakan layanan TI memiliki fungsi yang dapat
mendukung proses bisnis yang ada seperti pengolahan data mahasiswa,
administrasi, media promosi, serta dapat digunakan sebagai media layanan untuk
kegiatan akademis mahasiswa. Selain itu layanan TI yang ada pada perguruan
tinggi dapat digunakan untuk membantu menghadapi persaingan antar peguruan
tinggi. Oleh karena itu, tiap perguruan tinggi harus dapat menentukan strategi
layanan yang tepat sesuai dengan proses bisnisnya.[1]
Proses penciptaan layanan TI oleh perguruan tinggi agar sesuai dengan
proses bisnisnya dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai macam cara.
Salah satunya yaitu dengan memanfaatkan Framework Information Technology
Infrastructure Library (ITIL) yang dikembangkan oleh Office Of Government
Commerce (OGC). Framework ITIL merupakan kumpulan dari best practice
(praktek terbaik) tentang tata kelola layanan TI di berbagai bidang dan industri,
dari mulai manufaktur sampai finansial, industri besar dan kecil, swasta dan
pemerintah. Fokus dari ITIL ini yaitu tentang bagaimana mengadakan, mengelola,
meningkatkan kinerja sebuah layanan TI yang terdapat dalam sebuah
organisasi.[2]
Bagian Kerja Praktek (KP) merupakan salah satu unit bagian yang dimiliki
Fakultas Teknologi Informasi UKSW. Bagian KP memiliki tugas dan
tanggungjawab untuk mengatur dan mengelola proses kegiatan kerja praktek
mahasiswa dari awal perencanaan sampai dengan kegiatan kerja praktek berakhir.
Jumlah mahasiswa yang melakukan kerja praktek tiap tahunnya berkisar antara
450 mahasiswa. Namun layanan TI yang ada pada Bagian KP belum maksimal.
Hal ini dikarenakan layanan TI pada bagian KP kurang didukung oleh teknologi
informasi yang memadai. Seperti contohnya layanan TI untuk pencatatan data
mahasiswa. Selain itu Bagian KP belum memiliki dokumen yang berisi mengenai
kebijakan layanan TI yang ada.
Berdasarkan permasalahan yang terjadi maka dilakukan penelitian yang
bertujuan adalah membantu Bagian KP merencanakan strategy layanan TI yang
sesuai dengan proses bisnis Bagian KP. Fokus penelitian yang dilakukan yaitu
bagaimana merencanakan strategy layanan TI pada Bagian KP FTI UKSW
menggunakan konsep Framework ITIL v3 service strategy. Penelitian yang
dilakukan diharapkan mampu membantu Bagian KP untuk melakukan pengadaan
layanan TI yang sesuai dengan proses bisnis serta membantu dalam
mendokumentasikan layanan TI yang ada pada Bagian KP. Penelitian yang
dilakukan dengan menggunakan Framework ITIL V3 modul service strategy
sebagai acuan dalam melakukan perencanaan layanan TI, tidak membahas
mengenai financial management, dan implementasi sistem.
3
2. Tinjauan Pustaka
Penelitian terdahulu yang berjudul Rancangan Strategi Layanan Teknologi
Informasi Untuk Institusi Perguruan Tinggi membahas mengenai bagaimana
menciptakan suatu integrasi yang sinergi untuk pencapaian fleksibilitas TI pada
organisasi dengan menggunakan pendekatan sosioteknis yang diekstraksi kedalam
dua pendekatan yaitu pendekatan manajemen layanan Information Technology
Infrastructure Library (ITIL) dan pendekatan arsitektur layanan Service Oriented
Architecture (SOA). Hasil dari penelitian ini yaitu berupa rancangan strategi
layanan TI untuk kebutuhan jangka panjang institusi yang dilakukan dengan
mengidentifikasi kultur dan lingkungan organisasi dan selanjutnya dilakukan
pengukuran tingkat kematangan proses menggunakan Control Objective for
Information Technology (COBIT), setelah dilakukan pemetaan terhadap ITIL.
Dari hasil identifikasi dan pengukuran tersebut, dapat ditetapkan model strategi
yang tepat untuk fungsi pengelolaan dan penyediaan layanan TI, melalui
pendekatan tata kelola dan arsitektur TI. [3]
Perancangan strategi layanan TI juga dapat dirancang dengan menggunakan
pendekatan ITIL v3 modul service strategy dan dilanjutkan dengan pemodelan
layanan TI dengan menggunakan modul service design. Penelitian yang berjudul
Model Strategi Layanan Teknologi Informasi Untuk Organisasi akan membahas
bagaimana meningkatkan performa TI sebagai fungsi strategi dan layanan.
Kerangka kerja yang digunakan untuk model ini dengan menggunakan
Information Technology Infrastructure Library (ITIL) v3, dengan pendekatan
modul service strategy dan service design. Kombinasi kedua modul tersebut
dilakukan secara selaras, mengacu pada tahapan pemodelan tata kelola TI.[4]
Penelitian yang dilakukan yang berjudul Perencanaan Strategi Teknologi
Informasi Dengan Menggunakan Framework Information Technology
Infrastructure Library (ITIL) V3 (Studi kasus : Bagian Kerja Praktek Fakultas
Teknologi Informasi) akan membahas mengenai bagaimana merencanakan
strategy layanan TI menggunakan konsep Framework ITIL dan perancangan
pendekatan ESIA. Pendekatan ESIA akan digunakan untuk melakukan
dekomposisi layanan yang sudah ada pada Bagian KP. Output yang akan
dihasilkan dari penelitian ini yaitu berupa rancangan SPM (Service Portfolio
Management) yang meliputi rekomendasi perbaikan proses bisnis serta
pembuatan dokumen kebijakan layanan TI yang dimiliki oleh bagian KP serta
management demand yang merupakan bagian dari service strategy yang
digunakan untuk pengembangan layanan TI dari Bagian KP FTI UKSW.
Framework Information technology Infrastructure Library (ITIL)
diterbitkan antara tahun 1989 dan 1995 oleh Her Majesty’s Stationery Office
(HMSO) di Inggris atas nama Central Communications and Telecommunications
Agency (CCTA) dan sekarang CCTA dimasukan dalam Office of Government
Commerce (OGC).[5] ITIL merupakan sebuah framework (kerangka kerja) umum
yang berisi kumpulan-kumpulan dan gambaran dari best practice (praktek terbaik)
dalam memberikan manfaat kepada pelanggan dalam bentuk layanan TI dimana
fungsi dari Best practice itu sendiri dapat membantu penyedia layanan untuk
merancang dan menciptakan suatu sistem manajemen layanan yang efektif untuk
organisasi atau perusahaan mereka. Framework ITIL memiliki fokus pada
4
pengukuran secara terus menerus dan perbaikan kualitas layanan TI yang
diberikan, baik dari sudut pandang bisnis maupun pelanggan. Fokus inilah yang
menjadi penentu keberhasilan ITIL dan memberikan manfaat ketika diterapkan
pada suatu perusahaan atau organisasi. ITIL menyediakan bimbingan tata kelola
layanan TI yang dapat digunakan pada berbagai jenis perusahaan dan organisasi
bisnis yang berbeda – beda sesuai dengan keperluan kebutuhan masing – masing
perusahaan atau organisasi bisnis.[6]
Framework ITIL v3 mencakup lima bagian dan lebih menekankan pada
pengelolaan layanan TI sebagai siklus hidup layanan yang sekaligus merupakan
pembeda dengan versi sebelumnya yang menekankan pengelolaan TI sebagai
sekumpulan proses dan fungsi. Lima tahapan bagian dari siklus Framework ITIL
v3 yaitu service strategy, service design, service transition, service operation, dan
continual service improvement yang dapat dilihat pada Gambar.1 :
Gambar 1 Tahapan Siklus Framework ITIL v3 [2]
Penjelasan dari Gambar 1 yaitu tahap definisi awal dan pengumpulan
kebutuhan akan dibahas pada service strategy dan service design, untuk migrasi
ke lingkungan operasional akan dibahas pada tahap service trasition, sedangkan
untuk proses pengoperasian dan perbaikan akan dibahas pada tahap service
operation dan continual service improvement. [6]
Service strategy merupakan salah satu bagian tahapan yang ada pada
Framework ITIL, dimana service strategy duduk pada inti dari siklus tahapan
Framework ITIL. Service Strategy menetapkan panduan bagi semua penyedia
layanan TI dan pelanggan mereka, untuk membantu mereka beroperasi dan
berkembang dalam jangka panjang dengan membangun strategi layanan yang
5
jelas sesuai dengan proses bisnis mereka. Oleh karena itu semua penyedia layanan
membutuhkan strategi layanan yang tepat untuk organisasi bisnis mereka agar
strategi yang digunakan dapat memberikan nilai kepada pelanggan dan semua
stakeholder penyedia layanan.
Service strategy pada ITIL v3 didalamnya membahas mengenai
pembentukan pasar untuk menjual layanan, tipe-tipe dan karakteristik penyedia
layanan internal maupun eksternal, aset-aset layanan, konsep portofolio layanan
serta strategi implementasi keseluruhan ITIL Service Lifecycle. Adapun beberapa
proses kunci pada service strategy ITIL v3 yaitu management financial,
management demand dan Service Portfolio Management (SPM).[7] Management
financial pada service strategy ITIL v3 mencakup mengenai fungsi dan proses
yang bertanggung jawab untuk mengelola anggaran penyedia layanan TI,
akuntansi dan pengisian persyaratan. Selain itu management financial
menyediakan kuantifikasi antara bisnis dan TI, dalam segi keuangan, nilai dari
layanan TI, nilai aset yang mendasari penyediaan layanan tersebut, dan kualifikasi
dari peramalan operasional. Management demand merupakan aspek penting pada
service strategy. Tidak maksimalnya pengelolaan permintaan menjadi resiko
penyedia layanan karena ketidakpastian dalam permintaan. Adanya Manajemen
Permintaan yaitu untuk memahami dan mempengaruhi permintaan pelanggan
untuk layanan dan kapasitas penyedia layanan dalam memenuhi permintaan
tersebut. Sedangkan untuk Service Portflio Management (SPM) yaitu merupakan
proses berkelanjutan yang meliputi proses Define (Menentukan), Analyze
(Menganalisis), Approve (Menyetujui), Charter (Menetapkan sesuatu/
Memiagamkan) [6]
Organisasi yang ingin melakukan desain ulang atau memperbaiki proses
yang ada dalam organisasinya dapat menggunakan dua pendekatan. Pendekatan
yang dimaksud yaitu pendekatan sistematis dan pendekatan clean sheet.
Pendekatan kertas bersih (clean sheet approach) secara fundamental memikirkan
kembali cara menyampaikan produk atau jasa dan merancang proses-proses baru
dari permulaan. Sedangkan Perancangan ulang secara sistematis yaitu
mengidentifikasikan dan memahami proses-proses yang ada dan kemudian
mendesain kembali proses-proses tersebut secara sistematis untuk menciptakan
proses-proses baru, guna memberikan hasil yang diinginkan. [8]
Mendesain ulang proses yang telah ada memiliki penekanan pada
penghapusan dan menyederhanakan kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah.
Aturan terbaik yang dapat digunakan untuk melakukan hal ini yaitu biasa disebut
dengan pendekatan Elimination Simplify Integrate Automate (ESIA). Pendekatan
ESIA terbagi kedalam empat domains yaitu Elimination, Simplify, Integrate,
Automate dimana tiap domain memiliki area – area pembahasan yang berbeda –
beda. Tabel 1 berikut merupakan area – area yang dibahas pada tiap – tiap
domains yang terdapat pada pendekatan ESIA. [9]
6
Tabel 1 Area – Area Domains Pendekatan ESIA [9]
Eliminate Simplify Integrate Automate
Overproduction Forms Jobs Dirty activities
Waiting Time Procedures Teams Difficult activities
Transportation Communication Customers Dangerous activities
Processing Technology Technology Boring activities
Inventory Problem Data capture
Defect / Failure Flows Data transfer
Duplication Data analysis
Reformatting
Inspection
Reconciling
Domain Eliminate pada pendekatan ESIA merupakan pendekatan yang digunakan
proses menghapus aktivitas-aktivitas yang tidak diperlukan dengan cara
menghilangkan aktivitas atau proses yang tidak memiliki nilai tambah,
menghilangkan waktu tunggu, transportasi, proses – proses duplikasi, Domain
Simplify digunakan untuk menyederhanakan aktivitas yang terjadi di beberapa
proses atau yang diselenggarakan oleh beberapa bagian, domain Integrate
digunakan untuk mengintegrasikan atau menggabungkan proses – proses yang
memiliki fungsi yang serupa atau hampir sama, sedangkan domain Automate
digunakan untuk mengotomatisasi proses – proses dengan menggunakan bantuan
sistem atau teknologi informasi.[9]
Bagian KP merupakan salah satu unit bagian yang terdapat pada Fakultas
Teknologi Informasi UKSW yang memiliki tugas untuk menangani matakuliah
Kerja Praktek mahasiswa tiap periodenya. Tugas yang dikerjakan oleh Bagian KP
yaitu berupa merencanakan KP, membuka pendaftaran, penerima pendataran,
mengurus laporan KP dan memasukkan nilai mahasiswa KP. Jumlah mahasiswa
yang melakukan Kerja Praktek setiap tahunnya berkisar antara 450 mahasiswa.
Matakuliah Kerja Praktek itu sendiri merupakan matakuliah wajib yang harus
diambil dan dipenuhi oleh mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi yang akan
mengerjakan Tugas Akhir / Skripsi dengan syarat telah menyelesaikan 120 SKS
dan juga telah mengambil matakuliah metodologi penelitian. Kegiatan KP
Fakultas ini berlangsung selama 4 bulan dan output yang harus dikerjakan oleh
mahasiswa yaitu berupa laporan kerja praktek selama melakukan kegiatan KP.
3. Metodologi Penelitian
Penelitian yang dilakukan, diselesaikan melalui tahapan penelitian yang
terbagi dalam beberapa tahapan berikut ini: (1) Studi Literatur, (2) Pengumpulan
Data, (3) Analisis Kondisi, serta (4) Perencanaan layanan Masa Datang. Tahapan
penelitian dapat dilihat pada Gambar 2 berikut ini.
7
Gambar 2 Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian pada Gambar 2 dapat dijelaskan sebagai berikut. Tahap
pertama yaitu melakukan studi literatur untuk mencari informasi atau referensi
yang relevan atau sesuai dengan konsep – konsep yang akan digunakan, dalam hal
ini yaitu Framework ITIL dan masalah tentang perbaikan ulang proses yang ada
pada bagian KP yang merupakan masalah yang akan diteliti. Informasi atau
referensi yang digunakan pada penelitian ini dapat berupa buku OGC (Office of
Government Commerce) yang membahas mengenai konsep Framework ITIL,
jurnal-jurnal atau laporan penelitian mengenai service strategy, dan juga situs-
situs terpercaya yang didapatkan melalui internet, sehingga dari studi literatur ini
diharapkan penulis dapat memahami konsep-konsep yang nantinya akan
digunakan dalam melakukan penelitian ini.
Tahap kedua yaitu melakukan pengumpulan data-data yang diperlukan
untuk merencanakan startegy layanan untuk Bagian KP. Data yang diperlukan
pada penelitian ini diperoleh dengan cara melakukan wawancara dan observasi
pada Bagian KP yang beruhubungan dengan pihak-pihak yang berkaitan seperti
mahasiswa, dosen pembimbing, dan tempat KP. Data primer yang diperoleh dari
hasil wawancara itu yaitu berupa gambaran umum kegiatan KP, proses bisnis
Bagian KP dan daftar layanan TI yang dimiliki Bagian KP. Data yang telah
terkumpul akan diolah pada tahap selanjutnya yaitu analisis kondisi.
Tahap ketiga yaitu analisis terhadap kondisi atau keadaan saat ini yang
terjadi pada Bagian KP. Analisis kondisi dilakukan dengan menganalisis data
8
hasil wawancara untuk mengetahui keadaan Bagian KP saat ini, sehingga
nantinya dapat digunakan untuk penyusunan permintaan. Selain itu dari hasil
wawancara akan diketahui apakah Bagian KP memiliki dokumen layanan TI
Kerja Praktek. Sedangkan hasil observasi dilakukan untuk melihat secara
langsung proses bisnis yang ada pada Bagian KP dan untuk membantu proses
perbaikan proses bisnis dan katalog layanan TI yang dimiliki.
Tahap keempat yaitu perencanaan layanan TI masa datang yang merupakan
tahap merencanakan strategy layanan TI untuk Bagian KP kedepannya. Tahap
perencanaan layanan masa datang diawali pengumpulan data-data yang dilakukan
dengan cara observasi dan wawancara. Kemudian data yang didapatkan dilakukan
identifikasi untuk mengetahui keadaan saat ini yang meliputi alur proses bisnis
serta layanan-layanan TI yang dimiliki oleh Bagian KP. Dari tahap identifikasi
didapatkan hasil yaitu berupa aktivitas pada proses bisnis yang lama, daftar
permintaan pihak yang terlibat, dan juga katalog aplikasi yang dimiliki oleh
Bagian KP. Hasil dari proses identifikasi selanjutnya akan diolah dengan
melakukan dekomposisi untuk aktivitas proses bisnis dengan menggunakan
pendekatan ESIA dan daftar permintaan pihak-pihak yang terkait, sedangkan
untuk katalog aplikasi yang dimiliki akan dilakukan pemetaan dengan layanan
proses bisnis bagian KP. Output dari tahap perencanaan layanan TI untuk masa
yang akan datang yaitu strategy layanan TI yang meliputi charter (kebijakan
layanan TI yang terdokumentasi), rekomendasi katalog aplikasi dan rekomendasi
layanan TI pada proses bisnis untuk Bagian KP.
4. Hasil dan Pembahasan
Hasil dari penelitian ini yaitu berupa rekomendasi aktivitas pada proses
bisnis KP, dokumentasi kebijakan layanan TI KP, serta rekomendasi katalog
aplikasi KP. Proses analisis diawali dengan melakukan pengumpulan data melalui
wawancara dengan koordinator dan sekretaris KP serta observasi secara langsung
bagian KP. Proses pengumpulan data bertujuan untuk mencari data-data yang
akan digunakan dalam penyusunan rekomendasi perbaikan Bagian KP. Data-data
yang diperlukan yaitu daftar permintaan, gambaran umum kegiatan KP, layanan
yang ada pada proses bisnis dan katalog aplikasi.
Proses selanjutnya yaitu melakukan data yang telah didapatkan ketika
pengumpulan data. Identifikasi ini digunakan untuk mengetahui bagaimana
kondisi yang terjadi sebelum penelitian ini dilakukan yang meliputi aktivitas pada
proses bisnis yang sedang berjalan, kebijakan layanan TI yang ada pada bagian
KP serta katalog aplikasi yang ada. Hasil yang didapatkan dari proses identifikasi
ini digunakan untuk menentukan rekomendasi perbaikan aktivitaspada proses
bisnis Bagian KP, menetapkan layanan TI yang tepat, serta membantu dalam
mendokumentasikan kebijakan layanan TI yang ada. Berdasarkan identifikasi
yang telah dilakukan, maka didapatkan proses bisnis lama bagian KP yaitu seperti
pada Gambar 3 berikut ini.
9
Gambar 3 Proses Bisnis Lama Bagian KP
Gambar 3 menjelaskan bahwa dalam alur proses bisnis yang dilakukan oleh
bagian KP FTI UKSW terdapat 24 aktivitas yang dilakukan. Aktivitas-aktivitas
tersebut didapatkan berdasarkan analisis dari proses yang ada pada proses bisnis
KP. Aktivitas-aktivitas yang ada terbagi kedalam lima tahapan proses bisnis yaitu
tahap perencanaan, pendaftaran, penerimaan, pelaporan dan penilaian, serta
disposisi nilai. Selain itu masing-masing aktivitas memiliki kode aktivitas masing-
masing. Namun aktivitas yang ada pada bagian KP kurang didukung dengan
layanan TI yang maksimal.
Selain aktivitas pada alur proses bisnis lama, hasil lain dari proses
identifikasi yang dilakukan yaitu berupa katalog aplikasi yang ada pada bagian
KP. Katalog aplikasi yang dimaksud yaitu meliputi layanan TI yang sedang
berjalan, yang sudah tidak digunakan maupun layanan TI yang sedang dalam
proses perencanaan. Teknologi informasi yang ada digunakan untuk mendukung
pemberian layanan TI kepada pihak yang tekait pada proses KP. Katalog aplikasi
yang dimiliki oleh bagian KP dapat dilihat pada Tabel 2 berikut.
10
Tabel 2 Katalog Aplikasi Lama Bagian KP
Layanan TI Status Keterangan Proses
Layanan
Pengelolaan Data
Mahasiswa (K1)
Aktif Merupakan layanan TI yang terdapat pada bagian
KP yang digunakan untuk mencatat data mahasiswa
KP. selain itu bagian KP dapat melakukan
pengecekan data mahasiswa KP yang telah
dimasukkan
B4
Layanan
Pengelolaan Data
Bimbingan (K2)
Aktif Merupakan layanan TI yang digunakan untuk
melihat data-data mahasiswa bimbingan dari
masing-masing dosen pembimbing.
D7
Layanan Data
Tempat KP (K3)
Aktif Merupakan layanan TI yang digunakan untuk
memasukkan tempat KP sesuai dengan request
mahasiswa.
B4
Layanan Penentuan
Dosen Pembimbing
(K4)
Aktif Merupakan layanan TI yang digunakan oleh bagian
KP untuk membantu dalam menentukan dosen
pembimbing dari masing-masing mahasiswa yang
mendaftar kegiatan KP.
C2
Layanan Penilaian
KP (K5)
Aktif Merupakan layanan yang digunakan oleh bagian KP
untuk membantu perhitungan nilai yang diperoleh
mahasiswa berdasarkan hasil yang diberikan oleh
Dosen Pembimbing, Tempat KP dan juga laporan
yang dikumpulkan oleh mahasiswa KP.
D7
Layanan Portal
Sistem Akademik
(K6)
Aktif Layanan Portal sistem akademik digunakan untuk
memasukkan nilai mahasiswa KP. Sehingga
nantinya mahasiswa dapat mengetahui nilai KP
yang diperoleh.
E1
Layanan Informasi
KP (K7)
Aktif Merupakan layanan yang digunakan untuk
memberikan semua informasi ke mahasiswa yang
berhubungan dengan kegiatan Kerja Praktek
mahasiswa mulai dari tahap perencanaan sampai
disposisi nilai.
B1, B2,
B3, C3,
E2
Katalog aplikasi yang ada pada Tabel 2 berisi tentang layanan TI yang
dimiliki, status dari layanan TI dan penjelasan mengenai kegunaan dari masing-
masing layanan TI yang ada. Katalog aplikasi yang ada pada tabel 2 juga
menjelaskan mengenai aktivitas apa saja yang didukung oleh layanan TI saat ini.
Selain itu dalam katalog aplikasi terdapat hasil dari proses pemetaan layanan.
Proses pemetaan yang dilakukan yaitu dengan memetakan aktivitas pada proses
bisnis dengan layanan TI yang dimiliki oleh Bagain KP. Proses pemetaan
dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui aktivitas-aktivitas apa saja yang
didukung oleh layanan TI yang dimiliki oleh Bagian KP.
Berdasarkan analisis kondisi yang telah dilakukan didapatkan Tabel daftar
permintaan.Tabel daftar permintaan diperoleh dari hasil wawancara dan observasi
pada bagian KP serta dari analisis aktivitas proses bisnis yang ada sekarang ini
(Gambar 3). Tabel Daftar Permintaan dapat dilihat pada Tabel 3 berikut ini.
11
Tabel 3 Daftar Permintaan
Pihak-Pihak
Yang Terkait
Permintaan
Bagian KP Memerlukan layanan TI untuk memberikan pengumuman
informasi KP (Alur KP, tempat KP, syarat – syarat KP, jadwal KP,
pembukaan kegiatan KP, informasi penerimaan mahasiswa yang
diterima beserta dosen pembimbing, informasi request ralat nilai)
Memerlukan layanan TI untuk membantu penentukan dosen
pembimbing
Memerlukan layanan TI dalam melakukan pengelolaan data
mahasiswa yang mendaftar KP
Memerlukan layanan TI untuk reminder jadwal selama kegiatan
KP
Memerlukan dokumen tentang kebijakan dari layanan-layanan
yang dimiliki.
Memerlukan layanan TI untuk pengiriman SK pembimbing
Mahasiswa Memerlukan Layanan TI untuk melakukan pendaftaran kegiatan
KP
Memerlukan layanan TI untuk request tempat KP dilakukan
dengan datang ke bagian KP
Memerlukan layanan TI request ralat nilai
Dosen
pembimbing Memerkukan layanan TI untuk penerimaan dan pengiriman form
nilai ke bagian KP
Tempat KP Memerlukan layanan TI untuk penerimaan surat pengantar, form
penilaian dan pengiriman form penilaian yang telah diisi, surat
validasi penerimaan.
Tabel daftar permintaan pada Tabel 3 ini digunakan untuk membantu dalam
menyusun rekomendasi perbaikan pada layanan TI bagian KP kedepannya.
Permintaan yang ada pada Tabel Daftar Pemintaan dikelompokkan berdasarkan
pihak-pihak yang berkaitan dengan proses KP.
Setelah mendapatkan kondisi saat ini bagian KP, maka dilakukan analisis
terhadap kondisi tersebut. Berdasarkan hasil analisis kondisi yang telah dilakukan
pada proses bisnis Bagian KP, maka kemudian dilakukan proses perbaikan
aktivitas dengan menggunakan pendekatan ESIA. Pada proses perbaikan ini,
pedekatan ESIA digunakan untuk membantu melakukan dekomposisi aktivitas
yang ada pada proses bisnis KP. Proses dekomposisi dilakukan dengan cara
menghapus aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah, menyederhanakan
aktivitas yang ada, menggabungkan aktivitas yang berhubungan atau saling terkait
dan juga mengautomatisasikan aktivitas dengan bantuan teknologi informasi.
Rekomendasi yang dihasilkan diharapkan mampu membantu mengatasi
permasalahan yang ada pada bagian KP. Hasil dari proses perbaikan aktivitas
yang telah dilakukan dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini.
12
Gambar 4 Rekomendasi Proses Bisnis Bagian KP
Gambar 4 merupakan hasil rekomendasi proses bisnis menggunakan
pendekatan ESIA. Perubahan yang terjadi yaitu terletak pada perubahan aktivitas
yang ada pada masing-masing tahapan. Penyederhanaan aktivitas ini tentunya
diharapkan mampu membantu Bagian KP dalam menentukan layanan TI yang
tepat yang nantinya disediakan untuk mendukung proses kegiatan matakuliah
kerja praktek. Perubahan aktivitas yang ada dapat dilihat pada Tabel 4 berikut ini.
Tabel 4 Tabel Penyederhanaan Proses Bisnis
Tahap Proses
Bisnis
Proses Bisnis Lama
(Sebelum di ESIA)
Proses Bisnis Baru
(Setelah di ESIA)
Perencanaan 4 aktivitas 2 aktivitas
Pendaftaran 5 aktivitas 3 aktivitas
Penerimaan 5 aktivitas 3 aktivitas
Penilaian dan
Pelaporan
7 aktivitas 4 aktivitas
Disposisi Nilai 3 aktivitas 3 aktivitas
Dalam Tabel 4 dapat dilihat dari jumlah aktivitas pada proses bisnis sebelum
dilakukan perbaikan dengan proses bisnis setelah dilakukan perbaikan
menggunakan pendekatan ESIA. Jumlah aktivitas yang ada pada proses bisnis
sebelumnya berjumlah 24 aktivitas, setelah dilakukan perbaikan dengan
pendekatan ESIA, jumlah aktivitas yang ada menjadi 15 aktivitas. Pengurangan
jumlah aktivitas dikarenakan proses penghapusan aktivitas, penyederhanaan
aktivitas, integrasi aktivitas dan juga automatisasi aktivitas dengan menggunakan
bantuan teknologi informasi.
13
Setelah mendapatkan perbaikan aktivitas pada proses bisnis baru, output
lain dari proses perencanaan layanan TI masa depan yaitu berupa perbaikan
katalog aplikasi yang lama. Katalog aplikasi yang baru meliputi perencanaan
layanan TI masa depan, layanan TI yang masih aktif dan aktivitas proses bisnis
yang baru. Hasil rekomendasi katalog aplikasi dapat dilihat pada Tabel 4 berikut.
Tabel 5 Rekomendasi Katalog Aplikasi
Layanan TI Status Keterangan Proses
Pengumuman
(F01)
Perencanaan Fungsi pengumuman digunakan untuk memberikan
pengumuman kepada mahasiswa seputar kegiatan KP
dari awal kegiatan sampai dengan mahasiswa
menyelesaikan kegiatan KP.
A01, B01, B02, C02, E02
Daftar Tempat
KP (F02)
Perencanaan Merupakan fungsi yang ada pada sistem KP baru
yang digunakan bagian KP untuk menginformasikan
kepada mahasiswa nama-nama tempat KP yang
menerima mahasiswa KP beserta skema KP. Dalam
fungsi ini nantinya akan dilengkapi fungsi request
tempat KP oleh mahasiswa dan fungsi tambah daftar
perusahaan baru.
A01,
Daftar
mahasiswa KP
(F03)
Perencanaan Merupakan form yang didalamnya berisi daftar
nama-nama mahasiswa KP yang telah melakukan
proses penfdaftaran beserta syarat-syarat yang telah
dikumpulkan oleh mahasiswa. Form ini digunakan
oleh bagian KP untuk mendata mahasiswa KP.
B03, C02, E03
Pendaftaran KP
(F04)
Perencanaan Merupakan fungsi yang digunakan oleh mahasiswa
untuk melakukan pendaftaran KP. mahasiswa yang
telah mengisi data pada fungsi pendaftaran KP, maka
data yang diisikan akan secara otomatis tercatat
dalam form daftar mahasiswa KP. Dalam fungsi ini
juga terdapat fungsi untuk mengirimkan syarat-syarat
pendaftaran (attach file).
B02
Fungsi e-mail /
attach file (F05)
Perencanaan Digunakan oleh bagian KP, dosen pembimbing,
mahasiswa dan juga tempat KP untuk melakukan
pengiriman document yang berkaitan dengan
kegiatan KP.
B02, B03, C01, C02, C03, D01, D02, D03, D04, E02
SPK Dosen
Pembimbing
(F06)
Perencanaan Merupakan fungsi yang nantinya dapat digunakan
oleh bagian KP untuk membantu dalam menentukan
dosen pembimbing bagi mahasiswa KP.
C02
Pemantauan
(F07)
Perencanaan Merupakan fungsi yang digunakan oleh bagian KP
dalam melakukan pengawasan/pemantauan pada saat
mahasiswa melakukan kegiatan KP.
D01, D02,
D03, D04
Portal Sistem
Akademik
(F08)
Aktif Merupakan sistem yang masih aktif dan digunakan
untuk menginputkan nilai dan bagi mahasiswa
digunakan untuk melakukan pengecekan nilai
mereka.
E01
Jadwal KP
(F09)
Perencanaan Merupakan fungsi yang didalamnya berisi tentang
jadwal KP, tanggal-tanggal penting kegiatan
mahasiswa. Selain itu nantinya akan dilengkapi
dengan fungsi reminder/notifikasi selama kegiatan
KP.
B01, B02, B03, C01, C02, C03, D01, D02, D03, D04, E01, E02, E03
14
Request ralat
nilai (F010)
Perencanaan Fungsi yang disediakan bagi mahasiswa untuk
melakukan request ralat nilai jika terjadi kesalahan
input oleh bagian KP.
E02
Daftar Laporan
KP (F011)
Perencanaan Merupakan fungsi yang nantinya tersedia pada sistem
yang baru yang akan digunakan untuk melihat data –
data laporan yang telah dikumpulkan oleh masing –
masing mahasiswa KP.
D04
Katalog aplikasi pada Tabel 5 merupakan perencanaan dari layanan
teknologi informasi Bagian KP kedepannya. Katalog aplikasi ini kedepannya
digunakan untuk mendukung aktivitas pada proses bisnis. Selain itu pada Tabel 5
terdapat hasil dari pemetaan layanan. Pemetaan layanan dalam dilakukan dengan
memetakan rekomendasi aktivitas proses bisnis dengan layanan teknologi
informasi yang direncanakan. Proses pemetaan dilakukan dengan tujuan untuk
mengetahui aktivitas-aktivitas apa saja yang didukung oleh layanan TI yang telah
direncanakan.
Berdasarkan proses analisis yang telah dilakukan yang meliputi
rekomendasi proses bisnis, rekomendasi katalog aplikasi dan daftar permintaan,
maka hasilnya akan digunakan untuk membantu pembuatan kebijakan-kebijakan
layanan TI yang baru yang ada pada bagian KP. Kebijakan-kebijakan layanan
akan didokumentasikan dalam bentuk Charter. Dokumen Charter yang dihasilkan
meliputi nama layanan TI, alias, kode layanan TI, deskripsi layanan TI, sumber
dari data-data yang diperlukan, proses pengolahan data, hasil dari pengolahan
data, authorization (pihak-pihak yang terlibat dalam layanan), waktu layanan TI
dimulai dan diakhiri, standar layanan TI serta perencanaan strategis kedepan dari
layanan TI yang ada. Charter yang dihasilkan dalam penelitian ini berjumlah 11
dokumen sesuai dengan jumlah layanan TI yang direkomendasikan.
5. Simpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan
bahwa pada proses bisnis bagian KP masih terdapat aktivitas yang tidak memiliki
nilai tambah sehingga perlu diperbaiki. Penelitian ini menggunakan konsep
service strategy yang ada pada Framework ITIL v3 dalam membuat rekomendasi
proses bisnis, katalog aplikasi serta dokumen Charter. Selain itu penelitian ini
menggunakan pendekatan ESIA (Eliminate Simplify Integrate Automate) untuk
membantu melakukan dekomposisi aktivitas yang ada pada proses bisnis. Jumlah
aktivitas yang ada pada proses bisnis sebelumnya berjumlah 24 aktivitas. Setelah
dilakukan perbaikan dengan pendekatan ESIA, jumlah aktivitas yang ada menjadi
15 aktivitas. Pengurangan jumlah aktivitas dikarenakan proses penghapusan
aktivitas, penyederhanaan aktivitas, integrasi aktivitas dan juga automatisasi
aktivitas dengan menggunakan bantuan teknologi informasi. Rekomendasi proses
bisnis yang dihasilkan dapat digunakan untuk menentukan pengadaan layanan TI
oleh Bagian KP. Penelitian ini juga menghasilkan dokumen-dokumen kebijakan
layanan TI (Charter) yang digunakan sebagai dokumentasi dari layanan-layanan
TI yang dimiliki oleh Bagian KP. Saran untuk pengembangan layanan bagian KP
yaitu kedepannya dilakukan penerapan teknologi informasi berdasarkan
15
rekomendasi yang telah dihasilkan pada penelitian ini. Selain itu untuk
kedepannya dapat dilakukan perencanaan kebijakan-kebijakan lain yang
mendukung layanan TI yang ada pada Bagian KP.
6. Daftar Pustaka
[1] Ariawan, Putu Rusdi, 2010, Manfaat Teknologi Informasi Dan Inovasi
Bagi Dunia Pendidikan Indonesia. Bali : Universitas Udayana Bukit
Jimbaran.
[2] Cabinet Office, 2011, The Official Introduction to the ITIL, London: TSO
(The Stationery Office).
[3] Surendro, Kridanto, dan Aradea, 2011, Rancangan Strategi Layanan
Teknologi Informasi Untuk Institusi Perguruan Tinggi, Seminar Nasional
Aplikasi Teknologi Informasi (SNATI).
[4] Aradea, 2010, Model Strategi Layanan Teknologi Informasi Untuk
Organisasi, Jurnal Tekno Insentif Kopwil4, Volume 4 No.1.
[5] Wibowo, Arrianto M, 2014, Pengantar IT Infrastructure Library Versi 3.
http://itgov.cs.ui.ac.id/itgov/pengantar%20ITIL%20v3%20muki.pdf,
Diakses tanggal 24 Mei 2014.
[6] Musda, 2012, An Introductory Overview of ITIL V3.
http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2012/02/Terjemahan-ITIL-
V.3-IKC.pdf, Diakses tanggal 25 Mei 2014.
[7] Cabinet Office, 2011, ITIL Service Strategy, London: TSO (The Stationery
Office).
[8] Peppard, J. dan Rowland, P., 1995, The Essence of Business Process
Reengineerin, London: Prentice Hall.
[9] Ward, John, dan Joe Peppard, 2002, Strategic Planning for Information
Systems, New York City: Jhon Wiley.