Performans Yönetim Sistemi

(PYS)

PYS Nedir

PYS’nin Amacı Nedir

Nasıl Bir Süreçtir

Etkilediği Alanlar Nelerdir

Doğru Hedef Belirleme ve Performans Ölçütleri

Çalışan ve Yönetici Açısından Görüşme Hazırlıkları

Hedefleri Değerlendirme

Yeterlilikler

Yararları Nelerdir

Çıktıları Nelerdir

Karşılaşılan Sorunlar

PYS NEDİR ?

oÇalışanların hedeflerinin şirkethedefleriyle uyumlu olmasını sağlayan bir yönetim biçimidir.

oÇalışanların performanslarının şirket hedefleri doğrultusunda sürekli geliştirilmesini sağlayan bir süreçtir.

o Şirket hedeflerine, çalışanların bireyselhedeflerini gerçekleştirmesi ile ulaşmak,

o Çalışanların performanslarını şirket hedef ve stratejileri doğrultusunda sürekli geliştirmek,

o Çalışanlara dönem boyunca sürekli geri bildirimde bulunmak,

* Hedeflerinin belirlenmesinde* Performanslarinin değerlendirmesinde* Gelişim planının oluşturulmasında

çalışanların katılımını sağlamaktır.

PYS’NİN AMACI NEDİR ?

PYS NASIL BİR SÜREÇTİR

o Üst yönetimden başlayan,

o Üst yönetimin sürekli desteğini gerektiren,

o Çalışanlarla yöneticiler arasında iletişimi gerektiren,

Şirket vizyonunu algılamada

Şirket misyonunu benimsemede

Şirket hedeflerini anlamada

çalışanların katılımını sağlayan bir süreçtir.

Hedef Belirleme Süreci

Şirket Hedef veStratejileri

Pazar ve Rakiplerin Durumu

ŞirketVizyonu

ve Misyonu

Özdeğerlendirme Sonuçları

İşletmeler / Takımlar / Çalışanlar

Yaygınlaştırma

HEDEF BELİRLEME

TOPLULUĞUN HEDEF VE İLKELERİ

HOLDİNG STRATEJİK PLANLARI

İŞ BİRİMİ HEDEFLERİ

ŞİRKET HEDEFLERİ

FONKSİYONLAR / SÜREÇ HEDEFLERİ

BÖLÜM / ALAN / TAKIM HEDEFLERİ

BİREY HEDEFLERİ

PYS’nin Aşamaları

Değerlendirme

Gelişim Planlaması

Yönlendirme Geribildirim

Hedef Belirleme

PYS’ nin Etkilediği Alanlar

Ücret

Kariyer Gelişimi

Motivasyon Organizasyonel Yedekleme

Rotasyon

Yönetime Geri

BildirimGelişim Planlama

Ödül Yönetimi

PYS

DOĞRU HEDEF BELİRLEME

o HEDEFLERİN TAŞIMASI GEREKEN ÖZELLİKLER (SMART)

o Specific-Stretching BELİRGİN, ZORLAYICI

o Measurable ÖLÇÜLEBİLİR

o Agreed upon-Achievable MUTABAKATA VARILMIŞ,ULAŞILABİLİR

o Realistic GERÇEKÇİ, MANTIKLI

o Time-bounded ZAMANLA SINIRLI

Hedef Performans Ölçütleri

Belirli ve Ölçülebilir

Hedefler soyut tanımlamalara dayandırılmamalı, işle doğrudan ilgili olmalı, çalışan kendisinden beklenileni açıkça anlayabilmelidir. Hedefin başarısının nasıl ölçüleceği tespit edilmelidir.

Örnek :

• Yeni üretim hattının %80

kapasiteyle çalışır hale getirilmesi.

• Satışların arttırılması yerine A ürününün geçen yıla oranla satış miktarının %10 arttırılması.

Gerçekleştirilebilir

Hedefin gerçekleştirilmesi pratikte mümkün olmalıdır. Hedefler, çalışanın ne çok kolaylıkla başarabileceği ne de asla başaramayacağı bir seviyede

olmalıdır.

Örnek :

• Rekabetin çok yüksek olduğu ve

büyüme potansiyelinin çok düşük olduğu bir piyasada satılan malın maliyetini %5 azaltmak.

Hedef Performans Ölçütleri

Zaman Sınırlı

Hedefler belirlenirken zaman kısıtları da tanımlanmalıdır. Çalışanın bu zaman planlanına uyması hedefin kontrol edilmesini kolaylaştırır.

Örnek :

• Yeni üretim hattının Eylül 2000

tarihine kadar tamamlanması

Üzerinde Uzlaşılmış

Hedef belirlenirken çalışan ve yöneticinin birlikte karar vermeleri hedefin çalışan tarafından sahiplenilmesini sağlayacaktır.

Gerçekçi

Yönetici ve çalışan hedefleri ortak olarak belirlerken mevcut standartlarla kıyaslamalı, zaman planının yapılabilirliğini tartışmalı, şirket süreçlerini ve fonksiyonel hedefleri destekleyip desteklemediğini gözden geçirmelidirler. Varsayımlar ve kaynak ihtiyaçları doğru tespit edilmelidir.

Çalışan ve Yönetici Açısından

Hedef Belirleme ve

Performans Görüşmeleri

(Hazırlanma Aşamaları)

ÇALIŞAN

Yöneticisi ile beraber görüşme tarihi, yeri ve saatini en az 2 hafta önce belirler,

İK Bölümünden kendine verilen çalışma kılavuzunu okur,

Boş form üzerinde kendisine, bölüm / takım hedeflerine uygun, hedefler saptar,

Hedefleri seçiş nedenlerini belirler,

“Hedef gerçekleştirme planı” üzerinde çalışır,

Tartışmak ve soru sormak istediği konulari hazırlar,

Rahat, sakin ve heyecansız olmak için kendini hazırlar.

YÖNETİCİ

Çalışanla beraber görüşme tarihi, yeri ve saati için en az 2 hafta önce mutabakata varır,

Kendi performans hedefleri için üstü ile mutabakat sağlar,

Çalışanlar için düşündüğü hedefleri üstü ile görüşür,

İK Bölümünden verilen “pys kılavuzu” nu ve “yönetici rehberini” okur,

Çalışan için verilen boş formu doldurur,

Çalışana verdiği hedefler için “hedef gerçekleştirme planı” hazırlar,

Görüşmenin yapılacağı ortamın uygun olmasını sağlar.

PERFORMANS HEDEFLERİ SAPTAMA GÖRÜŞMESİNE HAZIRLIK

YÖNETİCİ VE ÇALIŞAN

Görüşmenin bir sınav olmadığını her iki taraf kabul eder,

Yönetici, çalışanın hazırladığı hedefleri gözden geçirir, gerekli revizyon

ve eklemeleri yapar,

Yönetici ve çalışan beraber hedeflerin son halini oluştururlar,

Yönetici ve çalışan birlikte “hedef geliştirme planı” na karar verirler,

Form, çalışan ve yönetici tarafından imzalanır,

Form, yönetici tarafından üst yönetime sunulur,

Çalışanda ve yöneticide formun kopyası kalır,

Formun bir sureti iK Bölümü’ ne yollanır.

PERFORMANS HEDEFLERİ SAPTAMA GÖRÜŞMESİNE HAZIRLIK

• UYGUN ORTAMIN HAZIRLANMASI

• AÇIK İLETİŞİM KURULMASI

Kişilerarası güven ve saygı

Karşılıklı dinleme

Tartışmalarda fikir birliği sağlama

• DAVRANIŞLARIN KONTROL ALTINDA TUTULMASI

Soğukkanlı, sakin olma

Algılamalarda dikkat etme

• GÖRÜŞMENİN OLUMLU SONUÇLANDIRILMASI

Güçlü yönleri takdir etme

Gelişme için imkanlar gösterme

PERFORMANS GÖRÜŞMESİNİBAŞARI İLE SONUÇLANDIRMA-1

UYGUN ORTAM HAZIRLAMA:

• Sakin, sessiz ve dikkat dağıtma unsurlarının olmadığı

• Telefon ve başkaları tarafından rahatsız edilmeyecek,

• Yöneticinin makam odası haricinde,

• Karşılıklı aynı tür koltukta oturma düzeni

• Işık ve ısı düzeyinin kişilere uygun olması

AÇIK İLETİŞİM KURMA:

Kişiler arası güven ve saygı

• Kısa, yalın ve açık anlatım

• Kişilerin empati kazanması

• Karşılıklı dinlemeyi sağlama

• Fikirleri düşünerek ve planlı söyleme

• Tartışmalarda fikir birliği sağlama

PERFORMANS GÖRÜŞMESİNİBAŞARI İLE SONUÇLANDIRMA-2

Performans Değerlendirme Sonrası Gözden Geçirme

Performans değerlendirmesi çalışan ile beraber mi yapıldı ?

Çalışanın hedefleri bölüm/takım, şirket hedefleriyle uyumlu mu ?

Çalışan hedeflerini ve gerçekleştirme planını anladı mı ?

Çalışanın işi için gerekli yeterlilikler ve seviyeleri seçildi mi ?

Hedefler “Hedef Performans Ölçütleri” ne uygun mu ?

Kişisel Gelişim Planı hazırlandı mı ?

PYS Formu siz ve çalışan tarafından imzalandı mı ?

Çalışana formun bir kopyası verildi mi ?

Çalışanlar Ne Zaman ve Nasıl Başarılı Performans Gösterirler?

Kendilerinden Ne Beklenildiği Bildiklerinde,

Strateji ve Hedef Belirlemede Katkıda Bulunduklarında,

Kişisel Hedeflerin Belirlenmesi ve Gerçekleşmesinde Aktif Rol Oynayıp,

Üstleri İle Uzlaşma Sağladiklarında,

Performanslarının Nasıl Değerlendirildiğini Bildiklerinde,

Performanslarının Değerlendirilmesinde Kendi Katkıları ve Uzlaşmaları

Sağlandığında,

Yaptıkları İşin Bütüne Katkısını Görebildiklerinde.

Performans Değerlendirme Formu - 1

Kapak Sayfası :

Performans değerlendirmesi yapan ve yapılan kişilerin kim oldukları ve ünvanları ile

Hedeflerin el sıkışıldığı ve değerlendirmenin yapıldığı tarihleri gösterir.

Temel Sorumluluklar Sayfası :

Hedefi, hedefin performans göstergesini, hedefin performans dönemi öncesindeki

durumunu, hedefin performans dönemi sonrasındaki beklenen değerini ifade eder.

Hedefin iç ve dış müşterilerini gösterir.

Hedef Gerçekleştirme Planları :

Herbir hedefin hangi faaliyetlerle gerçekleştirileceğini, faaliyetlerin başlangıç ve bitiş tarihlerini ve hedefin gerçekleştirilmesindeki muhtemel güçlükleri gösterir.

Yetkinlikler(YETERLİLİKLER)İşin gerçekleşmesi için gereken bilgi, beceri ve davranışsal özelliklerdir:

* Teknik yeterlilikler* Davranışsal yeterlilikler

Performans Değerlendirme Formu - 2

Yetkinlikte SEVİYE BELİRLEME

Hedefin nasıl gerçekleştirilmesi gerektiğinin gösterilmesidir.

DAVRANIŞSAL YETERLİLİKLER1) İletişim

2) Müşteri Odaklılık

3) Motive Etme

4) İnsiyatif

5) İnsani İlişkiler

6) Analitik Düşünebilme

7) Kararlılık

8) İşbirliği

9) Planlama

10) Organize Etme

11) Güncel Olma

Performans Değerlendirme Formu - 3

DAVRANIŞSAL YETERLİLİKLER (Örnek)

İŞBİRLİĞİ : BAŞARININ TAKIM ÇALIŞMASININ SONUCU OLDUĞU BİLİNCİYLEORTAK AMACA ULAŞMAK YÖNÜNDE YARDIMLAŞMA VE BİRLİKTE

HAREKET EDEBİLME BECERİSİDİR.

BAŞARININ BİREYSEL OLDUĞUNA İNANIR. BAŞKALARIYLA BERABER ÇALIŞMANIN, KENDİ BAŞARISINI GÖSTERMESİNE ENGEL OLDUĞUNU DÜŞÜNÜR.

BAŞARININ BİREYSEL OLDUĞUNA İNANIR. BAŞKALARIYLA BERABER ÇALIŞMANIN, KENDİ BAŞARISINI GÖSTERMESİNE ENGEL OLDUĞUNU DÜŞÜNÜR.

BAŞKALARIYLA ÇALIŞMAYA HEVESLİDİR. BAŞARININ TAKIM ÇALIŞMASIYLA MÜMKÜN OLDUĞUNU BENİMSEMİŞTİR. HER KONUDA YARDIM İÇİN HAZIRDIR VE GEREKTİĞİNDE KENDİSİ İÇİN GEREKLİ YARDIMI BAŞKALARINDAN ALABİLİR.

TAKIM BAŞARISINI KİŞİSEL BAŞARININ ÜZERİNDE TUTAR. ŞİRKETTE ORTAK AMACA ULAŞMAK İÇİN BİRLİKTE HAREKET ETME BİLİNCİNİ BENİMSETİR VE YAYAR. TOPLULUK SİNERJİSİNDEN YARARLANIR VE TOPLULUK ŞİRKETLERİYLE BİLGİ ALIŞVERİŞİNİ DESTEKLER.

GERÇEKLEŞEN PROFİL

GERÇEKLEŞEN PROFİL GERÇEKLEŞEN PROFİL

GERÇEKLEŞEN PROFİLİŞE UYGUN PROFİL

İŞE UYGUN PROFİL

YORUM / ÖRNEK OLAY:

İŞE UYGUN PROFİL

Performans Değerlendirme Formu - 4

TEKNİK YETERLİLİKLER

1) Üretim

2) Finans

3) Planlama

4) Satış - Pazarlama

5) İnsan Kaynakları

6) İstatistik

7) Bilgi İşlem

8) Toplam Kalite

9) Genel Teknik Yeterlilikler

+ Şirkete Özgü Teknik Yeterlilikler

Performans Değerlendirme Formu - 5

PROJE YÖNETİMİ

TEMEL İLERİ UZMAN

İ G İ G İ G

TEMEL İLERİ UZMAN

VDY METODOLOJİSİ İ G İ G İ G

TEKNİK YETERLİLİKLER (Örnek)

ŞİRKETE ÖZGÜ TEKNİK YETERLİLİKLER (Örnek)

Performans Değerlendirme Formu - 6

Hedeflerin Genel Değerlendirmesi

HEDEFLERİN GERÇEKLEŞMESİNDE ÇALIŞANIN PERFORMANSI

BEKLENE BEKLENEN BEKLENEN BEKLENEN BEKLENENSEVİYENİN SEVİYENİN SEVİYEDE SEVİYENİN SEVİYENİNÇOK ÜSTÜNDE ÜSTÜNDE ALTINDA ÇOK

ALTINDA

A B C EDBA CB DC ED

Performans Değerlendirme Formu - 7

KİŞİSEL GELİŞİM PLANI

İLERLEME SEÇENEKLERİ (1-3 YIL İÇERİSİNDE ) :

TERFİ EDEBİLİR

ŞİRKET İÇİ ROTASYON

KOÇ TOPLULUĞUNDA EĞİTİM AMAÇLI ROTASYON

KOÇ TOPLULUĞUNDA TRANSFER

MEVCUT POZİSYONUNDA KALMASI UYGUNDUR

GELİŞİM AKTİVİTELERİ:

AKTİVİTE

……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………….

YÖNETİCİNİN YORUMU:

ÇALIŞANIN YORUMU:

ÖNERİLEN POZİSYON

……………………………….…

…………………………….

…………………………….

……………………………..

……………………………..

TARİH

……….. /…...../….

………../……/…..

………./……./…..

ÇALIŞANIN İMZASI YÖNETİCİNİN İMZASI BİR ÜST YÖNETİCİNİN İMZASI

Performans Değerlendirme Formu - 8

İşin gerektirdiği beceri ve davranışsal özelliklerin kazanılması ve geliştirilmesini sağlar.

Kariyer ve eğitim planlarının hazırlanmasına temel oluşturur.(Hedef gerçekleştirmedeki başarı, güçlü ve zayıf yönler.)

Ücret ve Ödül sistemlerini destekler.

Şirket hedeflerine çalışanın bireysel hedeflerini gerçekleştirmesiyle ulaşılmasını sağlar.

Şirket hedef ve stratejilerinin tüm çalışanlar tarafından bilinmesini ve benimsenmesini sağlar.

Çalışana kendi gelişim planının belirlemede katılım fırsatı yaratır.

Ast üst ilişkilerinde iletişimi artırır.

Belirsizlikleri ve rol çatışmalarını engeller.

Şirketin insangücü kalitesini ve kapasitesini arttırır.

Çalışanların şirket hedeflerine ulaşmada katkılarını açıkça görebilmelerini sağlar

PYS’NİN YARARLARI

PYS’NİN ÇIKTILARI

PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ

Genel Performans Değerlendirmesi Kişisel Gelişim Planı

Güçlü ve Zayıf Yönlerin Belirlenmesiİlerleme Seçenekleri

Ücret

Gelişim Aktiviteleri

• TEK ÖLÇÜT:- TÜM GÖREVLER İÇİN TEK BİR STANDART KULLANMA.

• HOŞGÖRÜ:- PERFORMANSI GERÇEK DURUMUNDAN YÜKSEK GÖSTERME,- OLUMSUZLUKLARI GÖRMEZLİKTEN GELME.

• KATILIK:- PERFORMANSI GERÇEK DURUMUNDAN DÜŞÜK GÖSTERME,- ÇALIŞANI KÜÇÜK DÜŞÜRME,- GELİŞME HEVESİNİ KIRMA.

• HALE ETKİSİ:- TEK BİR İŞTEKİ BAŞARIYI GENELLEME.

• OBJEKTİF OLMAMA:- KİŞİSEL KONULARIN HAKİM OLMASI.

• ORTALAMA EĞİLİMİ:- HERKESİ “VASAT” OLARAK DEĞERLENDİRME.

• ÖNYARGILAR:- YÖNETİCİNİN ÖNYARGILARA SAHİP OLMASI.

PERFORMANS DEĞERLENDİRME GÖRÜŞMELERİNDEKARŞILAŞILAN SORUNLAR