Periodenabschluss SDSAP Best Practices Baseline Package

SAP Best Practices

Szenarioüberblick – 1

Einsatzmöglichkeiten Dieses Szenario bietet einen Überblick über alle periodischen Aktivitäten im Vertrieb,

wie z. B. Aktivitäten für den Tagesabschluss oder für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (z. B. Reporting mit Intrastat und Extrastat).

Vorteile Bietet einen Überblick über periodisch ausgeführte Aktivitäten im Vertrieb

Wichtige Abläufe im Szenario Gesperrte Kundenaufträge überprüfen Unvollständige Kundenaufträge überprüfen Zur Lieferung gesperrte Verkaufsbelege überprüfen Versandfällige Verkaufsbelege überprüfen Protokoll der Sammellieferungserstellung überprüfen Unvollständige Vertriebsbelege (Lieferungen) überprüfen Auslieferungen zum Warenausgang überprüfen Zur Faktura gesperrte Verkaufsbelege überprüfen Fakturavorrat überprüfen Protokoll der Sammelrechungserstellung überprüfen Liste (für die Buchhaltung) gesperrter Fakturabelege anzeigen Intrastat/Extrastat anlegen Ware in Arbeit berechnen (Dienstleister) Kundenauftrag an Ergebnisrechnung abrechnen (Dienstleister)

Einsatzmöglichkeiten und Vorteile:

Szenarioüberblick – 2

Erforderlich SAP enhancement package 4 for SAP ERP 6.0

An den Abläufen beteiligte Benutzerrollen Sachbearbeiter Fakturierung Vertriebsleiter Lagermitarbeiter Vertriebsachbearbeiter Lagerleiter Leiter Debitorenbuchhaltung Zollagent Produktkosten-Controller

Erforderliche SAP-Anwendungen:

Szenarioüberblick – 3

Periodenabschluss SD

Gesperrte Kundenaufträge überprüfen: Die Kreditprüfung des Kundenauftrags ist fehlgeschlagen. In dieser Aktivität überprüfen Sie gesperrte Kundenaufträge und lösen entsprechende Kreditprobleme.

Unvollständige Kundenaufträge überprüfen: In dieser Aktivität wird eine Liste aller nach bestimmten Auswahlkriterien ausgewählten unvollständigen Belege angezeigt.

Zur Lieferung gesperrte Verkaufsbelege überprüfen: In dieser Aktivität zeigen Sie Kundenaufträge an, die von der Kreditabteilung freigegeben werden müssen, da eine Kreditsperre für sie besteht.

Versandfällige Kundenaufträge überprüfen: Kundenaufträge werden ihrer Lieferplaneinteilung entsprechend versandfällig. Eine Einteilung wird versandfällig, wenn das Materialbereitstellungsdatum und das Transportplanungsdatum für die entsprechende Einteilung erreicht ist.

Protokoll der Sammellieferungserstellung überprüfen: In diesem Protokoll werden Detailinformationen zu den Gründen für das Fehlschlagen der Lieferungserstellung angezeigt. Anhand des Protokolls können Sie die Ursachen ermitteln und die Probleme entsprechend lösen.

Unvollständige Vertriebsbelege (Lieferungen) überprüfen: In dieser Aktivität überprüfen Sie unvollständige Kundenaufträge unter Verwendung des Unvollständigkeitsschemas.

Auslieferungen zum Warenausgang überprüfen: In dieser Aktivität überprüfen Sie Lieferungen, für die der Warenausgang fällig ist.

Zur Faktura gesperrte Verkaufsbelege überprüfen: In diesem Protokoll werden Detailinformationen zu den Gründen für das Fehlschlagen der Lieferungserstellung angezeigt. Anhand des Protokolls können Sie die Ursachen ermitteln und die Probleme entsprechend lösen.

Fakturavorrat überprüfen: Wenn Sie den Fakturavorrat bearbeiten, müssen Sie nicht jeden einzelnen Beleg erfassen, um ihn in Rechnung zu stellen. Das System listet die in Rechnung zu stellenden Belege anhand der von Ihnen eingegebenen Selektionskriterien auf. Es können auch verschiedene Lieferungen in einer Rechnung kombiniert werden.

Protokoll der Sammelrechungserstellung überprüfen: In diesem Protokoll werden Detailinformationen zu den Gründen für das Fehlschlagen der Rechnungserstellung angezeigt. Anhand des Protokolls können Sie die Ursachen ermitteln und die Probleme entsprechend lösen.

Liste (für die Buchhaltung) gesperrter Fakturabelege anzeigen: In diesem Protokoll werden Detailinformationen zu den Gründen für das Sperren eines Fakturabelegs für die Buchhaltung angezeigt. Anhand der Liste können Sie die Ursachen ermitteln und die Probleme entsprechend lösen.

Intrastat/Extrastat anlegen: In diesem Schritt bearbeiten Sie Ihre Statistiken für die EU. Ware in Arbeit berechnen (Dienstleister): Mithilfe der Ergebnisermittlung wird der Fortschritt von

Kundenaufträgen auf der Basis von Plan- und Isterlösen sowie Plan- und Istkosten bewertet. Kundenauftrag an Ergebnisrechnung abrechnen (Dienstleister): Beim Abrechnungsprozess werden alle Erlöse

aus dem Kundenauftrag auf ein Controlling-Objekt für die Ergebnisrechnung übertragen.

Prozessbeschreibung im Detail:

AblaufdiagrammPeriodenabschluss SD

Ver

trie

b-

sach

-b

earb

eite

r

Lag

er-

mit

arb

eit

er

Lei

ter

Deb

ito

ren

-bu

ch-

hal

tun

g

Gesperrte Kunden-aufträge

überprüfen

Das Szenario Periodenabschluss SD enthält keine Ablaufbeschreibung, sondern bietet lediglich einen Überblick über verschiedene einzelne Prozessschritte.

Sac

h-

bea

rbei

ter

F

aktu

rie-

run

g

Ver

trie

bs

-lei

ter

Lag

erle

iter

Zo

llag

en

t

Unvollständige Kunden-aufträge

überprüfen

Zur Lieferung gesperrte

Verkaufsbelege überprüfen

Versandfällige Kunden-aufträge

überprüfen

Protokoll der Sammel-

lieferungs-erstellung überprüfen

Unvollständige Vertriebs-

belege (Lieferungen) überprüfen

Auslieferungen zum

Warenausgang überprüfen

Zur Faktura gesperrte

Verkaufsbelege überprüfen

Fakturavorrat überprüfen

Protokoll der Sammel-

rechungs-erstellung überprüfen

Liste (für die Buchhaltung)

gesperrter Fakturabelege

anzeigen

Intrastat/Extrastat anlegen

Ware in Arbeit berechnen

(Dienstleister)

Pro

du

kt-

kost

en-

Co

ntr

oll

er

Kundenauftrag an Ergebnis-

rechnung abrechnen

(Dienstleister)

Legende

Symbol Beschreibung Verwendungs-hinweise

Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung.

Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben.

Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen.

Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario.

Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen.

Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt.

Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet.

Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument.

Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird.

Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument.

Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an.

Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument.

Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an.

Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument.

Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen.

Entspricht i. d. R. keinem Aufga-benschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch-führung eines Schrittes getrof-fen werden muss.

Symbol Beschreibung Verwendungshinweise

Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms.

Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt.

Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus.

Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus.

Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus.

Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager.

Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden.

Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien.

Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar.

Entspricht keinem Aufgaben-schritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systement-scheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde.

<R

olle

>S

AP

-ex

tern

Geschäfts-aktivität/-ereignis

Einheiten-prozess

Prozess-referenz

Teil-prozess-referenz

Prozess-

entschei-dung

Diagramm-verbindung

Papierausdruck/Dokument

Finanzielle Istdaten

Budgetplanung

Manueller

Prozess

Bestehende Version/

Daten

System-

entschei-

dung:Pass/Fail