Upload
docong
View
220
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Analisis Kesenjangan (AS-IS)
Grand Design E-Library
Perpustakaan Nasional RI
2015-2019
PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Jl. Salemba Raya No. 28a, Jakarta Pusat
i
Publication Details
Change Record
Date Author Version Change Reference
2Desember 2014 0.1 Document formating
2 Desember 2014 0.2 Bab I: Pendahuluan
3 Desember 2014 0.3 Bab II: Analisis Kesenjangan
3 Desember 2014 0.4 Revisis Bab I: Pendahuluan
4 Desember 2014 0.5 Bab III: Program dan Kegiatan
4 Desember 2014 0.6 Bab IV: Roadmap dan Strategi Implementasi
4 Desember 2014 0.7 Revisi Bab II: Analisis Kesenjangan, Revisi Bab III: Program dan Kegiatan
5 Desember 2014 0.8 Bab V: Ringkasan Proyek
5 Desember 2014 0.9 Revisi Bab IV: Roadmap dan Strategi Implementasi, Revisi Bab V: Ringkasan Proyek
6 Desember 2014 1.0 Finalisasi Dokumen
Reviewer
Name Version Approved
Position Date
1.0 10 Desember 2014
ii
Daftar Isi
Publication Details ..................................................................................................................... i
Daftar Isi ................................................................................................................................... ii
Daftar Gambar ......................................................................................................................... vi
Daftar Tabel ............................................................................................................................ vii
1. Pendahuluan..................................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang .......................................................................................................... 1
1.2 Manfaat Roadmap dan Strategi Implementasi ......................................................... 1
1.3 Metodologi IT Plan UI ............................................................................................... 2
1.4 Maksud Dokumen ..................................................................................................... 2
1.5 Sistematika Dokumen ............................................................................................... 3
2. Analisis Kesenjangan ........................................................................................................ 4
2.1 Pendahuluan ............................................................................................................. 4
2.2 Kesenjangan Proses Bisnis ........................................................................................ 5
2.3 Kesenjangan Sistem Informasi .................................................................................. 6
2.4 Kesenjangan Infrastruktur ........................................................................................ 9
2.4.1 Layanan Pengamanan ....................................................................................... 9
2.4.2 Layanan Data .................................................................................................. 12
2.4.3 Layanan Penyimpanan .................................................................................... 13
2.4.4 Layanan Server................................................................................................ 14
2.4.5 Layanan Client ................................................................................................ 14
2.4.6 Layanan Network ............................................................................................ 16
iii
2.4.7 Layanan Distribusi ........................................................................................... 17
2.4.8 Layanan Integrasi ............................................................................................ 17
2.4.9 Layanan Multimedia ....................................................................................... 18
2.4.10 Layanan Pesan ................................................................................................ 18
2.4.11 Layanan Sistem Manajemen ........................................................................... 19
2.5 Kesenjangan Organisasi Pengelolaan TI .................................................................. 21
3. Analisis Sense of Urgency ............................................................................................... 22
3.1 Pendahuluan ........................................................................................................... 22
3.2 Hasil Analisis Sense of Urgency ............................................................................... 24
3.3 Hubungan Analisis Sense of Urgency dengan Analisis Kesenjangan ....................... 25
4. Program dan Kegiatan .................................................................................................... 31
4.1 Bagan Besar Grand Desain e-Library 2015-2019 ..................................................... 31
4.2 Program Penyusunan Kebijakan Teknis Perpustakaan Digital ................................ 33
4.2.1 Penyediaan Kebijakan Teknis Perpustakaan Digital (Mengacu Pada PP 24
Tahun 2014) ................................................................................................... 34
4.2.2 Penyediaan Standar Tata Kelola TI dalam Penyelenggaraan Perpustakaan
Digital (Mengacu Pada IT Governance best practices).................................... 34
4.3 Program Penguatan Kapasitas dan Kapabilitas Pengelolaan Program Perpustakaan
Digital ..................................................................................................................... 34
4.3.1 Penyediaan Jasa Konsultasi IT PMO (Program Management Office) .............. 35
4.3.2 Penyediaan Sistem Monitoring dan Evaluasi Penyelenggaraan Kegiatan
Perpustakaan Digital ...................................................................................... 35
4.4 Program Pengembangan dan Integrasi Sistem Informasi Layanan Perpustakaan
Digital ..................................................................................................................... 35
4.4.1 Pengembangkan Sistem INLIS yang terintegrasi dengan Sistem lainnya ........ 36
4.4.2 Pengembangan Sistem Repository Warisan Dokumenter Bangsa .................. 36
iv
4.4.3 Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Perpustakaan yang
Terintegrsi dengan Sistem Perpustakan Digital .............................................. 36
4.5 Program Pengembangan Sarana dan Fasilitas Digitalisasi Bahan Pustaka .............. 37
4.5.1 Penyediaan Sarana Pendukung Digitalisasi Koleksi Perpustakaan .................. 37
4.5.2 Pengadaan Bahan Pustaka Digital .................................................................. 37
4.6 Program Pengembangan Sarana dan Fasilitas Infrastruktur TIK ............................. 38
4.6.1 Peningkatan Kapasitas dan Kapabilitas Infrastruktur Data Center Terintegrasi
....................................................................................................................... 38
4.6.2 Pengembangan Infrastruktur TIK Fasilitas Layanan Perpusnas di Merdeka
Selatan ........................................................................................................... 39
4.7 Program Pengembangan Sistem Layanan Online Berbasis Web 3.0 ....................... 40
4.7.1 Pengembangan Layanan Online Antar Perpustakaan ..................................... 40
4.7.2 Pengembangan Layanan Online Indonesiana Kolaborasi dengan Kearsipan dan
Museum ......................................................................................................... 40
4.7.3 Pengembangan Sistem Resource Sharing Untuk Optimalisasi Digital Contents
....................................................................................................................... 41
4.8 Program Pengembangan Sistem dan Jejaring KIN dan BNI ..................................... 41
4.8.1 Penyediaan Interoperabilitas Teknis Antar Perpustakaan Untuk Pengumpulan
KIN dan BNI .................................................................................................... 41
4.8.2 Pengembangan Media Interaktif dan Komunitas Membaca Berbasis TI Sebagai
Pendukung Promosi Gemar Membaca ........................................................... 42
4.9 Program Pengembangan Kapasitas Organisasi dan SDM Pengelola Perpustakaan
Digital ..................................................................................................................... 42
4.9.1 Sosialisasi Dewan Perpustakaan sesuai amanat PP No. 24 Tahun 2014 ......... 43
4.9.2 Penyediaan rancangan peraturan bersama dengan instansi terkait Pengelolaan
SDM TIK Perpustakaan ................................................................................... 43
4.9.3 Pelatihan Kualitas dan Kompetensi SDM Pengelola TIK ditingkat Pusat dan
Nasional ......................................................................................................... 43
v
5. Roadmap dan Strategi Implementasi ............................................................................. 44
5.1 Pendahuluan ........................................................................................................... 44
5.2 Strategi Prioritisasi .................................................................................................. 45
5.3 Roadmap Implementasi Grand Desain e-Library Perpusnas ................................... 45
5.4 Manajemen Perubahan .......................................................................................... 48
vi
Daftar Gambar
Gambar 1.1 Metodologi IT Blueprint UI .................................................................................... 2
Gambar 1.2 Tahapan-tahapan Penyusunan IT Blueprint .......................................................... 3
Gambar 2.3Hasil Analisis Kesenjangan Sistem Informasi ......................................................... 8
Gambar 2.4 Hasil Analisis Kesenjangan Infrastruktur TI ......................................................... 20
Gambar 3. 1 Model Analisis sense of urgency ........................................................................ 22
Gambar 4. 1 Bagan Besar Grand Desain e-Library 2015-2019 ................................................ 31
Gambar 5. 1 Tahapan Implementasi IT Blueprint Perpusnas .................................................. 46
vii
Daftar Tabel
Tabel 2.1 Analisis Kesenjangan Proses Bisnis ........................................................................... 5
Tabel 2.2 Analisis Kesenjangan Sistem Informasi ..................................................................... 6
Tabel 2.3 Analisis Kesenjangan Layanan Pengamanan ........................................................... 11
Tabel 2.4 Analisis Kesenjangan Layanan Data ........................................................................ 12
Tabel 2.5 Analisis Kesenjangan Layanan Penyimpanan .......................................................... 13
Tabel 2.6 Analisis Kesenjangan Layanan Server ...................................................................... 14
Tabel 2.7 Analisis Kesenjangan Layanan Client ....................................................................... 14
Tabel 2.8 Analisis Kesenjangan Layanan Network .................................................................. 16
Tabel 2.9 Analisis Kesenjangan Layanan Distribusi ................................................................. 17
Tabel 2.10 Analisis Kesenjangan Layanan Integrasi ................................................................ 17
Tabel 2.11 Analisis Kesenjangan Layanan Multimedia ........................................................... 18
Tabel 2.12 Analisis Kesenjangan Layanan Pesan .................................................................... 18
Tabel 2.13 Analisis Kesenjangan Layanan Sistem Manajemen ............................................... 19
Tabel 2.14 Analisis Kesenjangan Organisasi dan Pengelolaan TI ............................................ 21
Tabel 3. 1 Analisis sense of urgency ........................................................................................ 24
Tabel 3. 2 Pemetaan sense of urgency dengan analisis kesenjangan ..................................... 25
Tabel 4. 1 Hubungan antara strategi, tujuan, dan program.................................................... 32
1
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Dokumen ini merangkumtahapan ketiga dari Penyusunan Grand Design E-Library 2015-
2019 Perpusnas yang meliputi kegiatan analisa kesejangan, merumuskan strategi
implementasi, menentukan prioritas program-program kegiatan, dan menyusun jadwal
rencana pengembangan teknologi informasi. Sesuai dengan metodologi maka area yang akan
dibahas meliputi sistem informasi, perangkat teknologi informasi dan infrastruktur, serta
pengelolaan organisasi TI. Melalui dokumen ini diharapkan dapat memudahkan Perpusnas
dalam melakukan perencanaan investasi TI sesuai dengan inisiatif-inisiatif TI yang telah
tertuang dalam dokumen Blueprint.
1.2 Manfaat Roadmap dan Strategi Implementasi
Adapun manfaat dari Dokumen Laporan Roadmapini antara lain:
1. Menjadi acuan dalam peningkatan kualitas layanan TI kepada organisasi dan memicu
optimalisasi pengelolaan sumber daya TI secara bertahap, terstruktur, dan sistematis.
2. Mempermudah proses prioritasi investasi TI di Perpusnassesuai dengan rancangan
arsitektur TI direkomendasikan dalam Dokumen Blueprint.
3. Mempermudah proses penyusunan kerangka acuan kerja (term of reference) proyek-
proyek TI.
2
1.3 Metodologi IT Plan UI
Dalam melakukan pekerjaan ini, digunakan metodologi IT Plan-UI. Metodologi ini
menjelaskan secara berurutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam penyusunan strategi
dan perencanaan TI, dimulai dari kegiatan assessmentTI saat ini, perumusan BlueprintTI, dan
penyusunan roadmap dan strategi implementasi TI. Tahapan ketiga initerdiri atas kegiatan
analisa kesenjangan (gap analysis), penyusunan roadmap dan strategi implementasi, hingga
perumusan ringkasan kegiatan/proyek untuk beberapa tahun ke depan.
Gambar 1.1 Metodologi IT Blueprint UI
1.4 Maksud Dokumen
Dokumen ini merupakan bentuk deliverableketiga (tahap Roadmap & Implementation
Plan), metodologi IT Blueprint UI yang disusun ini berdasarkan analisa hasil assessment dan
blueprint.Selain itu penyusunan Grand Desain Sistem Informasi Perpusnasjuga berdasarkan
landasan hukum yang ada di Perpusnas, serta mengacu pada Rencana strategis
Perpusnasuntuk mengetahui arah organisasiyang hendak dituju oleh Perpusnas beberapa
tahun ke depan. Hal ini dimaksudkan agar strategi TI selaras dengan strategi organisasi.
Gambar dibawah ini menjelaskan posisi dokumen ini terhadap tahapan – tahapan yang
3
dilakukan dalam keseluruhan kegiatan Penyusunan Grand Desain Sistem Informasidengan
berdasarkan metodologi IT BlueprintUI yang telah dijelaskan sebelumnya.
Gambar 1.2 Tahapan-tahapan Penyusunan IT Blueprint
1.5 Sistematika Dokumen
Dokumen ini secara sistematis disusun dalam beberapa bab, yaitu:
1. Bab 1 Pendahuluan
Menjelaskan deskripsi umum, tujuan pekerjaan penyusunan Roadmap TI, maksud dari
dokumen, metodologi pekerjaan, dan sistematika dokumen.
2. Bab 2Analisis Kesenjangan
Menjelaskan analisa kesenjangan antara keadaan TI Perpusnasyang diharapkan dengan
keadaan TI Perpusnassaat ini.
3. Bab 3Program dan Kegiatan
Menjelaskan pengelompokan kegiatan-kegiatan yang idealnya disatukan menjadi sebuah
program yang memang dibutuhkan oleh proses bisnis Perpusnas.
4. Bab 4 Roadmap dan Strategi Implementasi
Menjelaskan Roadmap atau pentahapan pelaksanaan kegiatan yang telah
dikelompokkan menjadi program-program kerja.
Assessment of Current IS/IT
Roadmap &Implementation
Plan
Future IS/IT Blueprint
4
2. Analisis Kesenjangan
2.1 Pendahuluan
Bab Analisa Kesenjangan bertujuan untuk mengidentifikasi kesenjangan dari kondisi saat
ini dengan kondisi ideal di masa depan yang tertuang dalam dokumen Blueprint. Analisa
kesenjangan yang dilakukan meliputi lapisan sistem informasi, lapisan infrastruktur teknologi
informasi dan lapisan organisasi pengelola TI.Representasi kesenjangan dianalisa berdasarkan
beberapa kriteria, diantaranya adalah:
Kebutuhan Bisnis: Mendeskripsikan hal-hal yang dibutuhkan demi tercapainya
strategi dan sasaran organisasi, diambil melalui proses pengamatan ataupun melalui
proses interview. Kebutuhan bisnis ini juga sudah tergambarkan dalam dokumen
blueprint.
Solusi Teknis: Menjelaskan hal-hal terkait solusi yang bersifat teknis untuk
mengakomodasi serta mendukung dari kebutuhan bisnis. Solusi teknis ini juga sudah
tercantum dalam dokumen blueprint.
Kondisi Saat ini: Menjelaskan kondisi atau permasalahan yang ada saat ini, kondisi ini
diambil melalui proses pengamatan dan interview kepada pihak-pihak terkait.
Tindak Lanjut: Adapun keputusan dan tindakan yang mungkin dilakukan setelah
melakukan analisa kesenjangan
5
2.2 Kesenjangan Proses Bisnis
Pada Tabel 2.1 berikut akan diuraikan mengenai kesenjangan yang terjadi dalam lapisan
proses bisnis Perpusnas.
Tabel 2.1 Analisis Kesenjangan Proses Bisnis
No. Kebutuhan Bisnis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
1. Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Deposit dan Akuisisi Bahan Pustaka
Kegiatan dilakukan oleh unit kerja masing-masing
Konsolidasi fungsi Deposit dan akuisisi
2. Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka
Kegiatan dokumentasi dilakukan secara terpisah: dokumentasi berkas dan Peraturan Perundang-undangan.
Konsolidasi fungsi Pengolahan Bahan Pustaka
3. Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka
Kegiatan pendistribusian dilakukan oleh unit masing-masing: distribusi salinan Peraturan Perundang-undangan
Konsolidasi fungsi Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka
5. Dibutuhkan Sinergi dalam kegiatan Preservasi Bahan Pustaka
Belum ada kebijakan kerjasama dan mekanisme pertukaran data dengan K/L
Perumusan kebijakan kerjasama antar perpustakaan mitra
Penyepakatan mekanisme pertukaran data dengan K/L
6. Harvesting data dan kontenuntuk kebutuhan perpustakaan Mitra
Kebutuhan data dan konten belum terdefinisi
Penyepakatan mekanisme pertukaran data dengan Perpustakaan Mitra
7. Pendefinisian prosedur pada Bagian Tata Usaha
Belum ada SOP pada Bagian Tata Usaha Perbantuan
Penyusunan SOP Tata Usaha Perbantuan
Berdasarkan hasil analisis kesenjangan yang telah diuraikan pada Tabel 2.1, ada beberapa
tindak lanjut yang perlu dilakukan untuk memenuhi seluruh kebutuhan bisnis Perpusnas.
Beberapa tindak lanjut tersebut antara lain:
Konsolidasi fungsi Deposit dan akuisisi
Konsolidasi fungsi Pengolahan Bahan Pustaka
Konsolidasi fungsi Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka
Perumusan kebijakan kerjasama antar perpustakaan mitra
Penyepakatan mekanisme pertukaran data dengan Perpustakaan mitra
Penyepakatan mekanisme pertukaran data dengan Perpustakaan Mitra
6
Penyusunan SOP Tata Usaha Perbantuan
2.3 Kesenjangan Sistem Informasi
Pada Tabel 2.2 berikut akan diuraikan mengenai kesenjangan yang terjadi pada lapisan
Sistem Informasi Perpusnas.
Tabel 2.2 Analisis Kesenjangan Sistem Informasi
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
1. Dibutuhkan mekanisme penyusunan laporan kinerja masing-masing unit
Sistem yang mampu menghasilkal laporan kinerja dari data dan sistem informasi
N/A DEVELOPEMENT - Performance Report
2. Dibutukan informasi yang diolah berdasarkan data yang tersedia
Sistem yang mampu menghasilkan informasi dashbord untuk para pimpinan
N/A DEVELOPMENT - Executive Information
System
3. Dibutuhkan mekanisme pengambilan keputusan secara cepat
Sistem yang mampu menunjang pengambilan keputusan secara cepat
DEVELOPMENT - DSS
4. Dibutuhkan portal yang memberikan informasi profil instansi
Portal Perpusnas UPGRADE - Portal Perpusnas
5. Dibutuhkan mekanisme
yang memudahkan
dalam melakukan
pencarian data-data
digital perpustakan
Perpustakaan Digital
UPGRADE - Perpustakaan
Digital
6. Dibutuhkan mekanisme yang mendukung proses kerja siklus perpustakaan
Akuisisi, Katalog, Sirkulasi,Keanggotaan OPAC, Layanan Rujukan, Management Obyek Digital, Check Point System
SIM Perpustakaan
Terpadu (INLIS)
UPGRADE - SIM Perpustakaan
Terpadu (INLIS)
7. Dibutukan media komunikasi bagi pustakawan
Portal Ikatan Pustakawan ipi.pnri.go.id
UPGRADE - Portal Ikatan Pustakawan
ipi.pnri.go.id
8. Dibutuhkan sarana untuk mengelola pusat pelatihan dan pendidikan
Sistem yang mampu
Pengelolaan Proofile,
Master data, Data
Kegiatan pusdiklat
Portal Pusdiklat pusdiklat.pnri.go
.id
UPGRADE - Portal Pusdiklat
pusdiklat.pnri.go.id
7
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
9. Dibutuhkan portal untuk
publikasi jurnal dengan
komunitas tertentu
Sistem yang mampu
mengelola Jurnal
Bidang Sosial dan Humaniora dalam bentuk digital
Portal Jurnal Bidang Sosial
dan Humaniora
UPGRADE - Portal Jurnal Bidang
Sosial dan Humaniora
10. Dibutuhkan portal untuk
publikasi jurnal dengan
komunitas tertentu
Sistem yang mampu
mengelola database
Perfilm-an Indonesia,
tokoh-tokoh film,
deskripsi film,
sehingga
memudahkan
pengguna untuk
melakukan retrieval
Informasi Perfilman
Indonesia yang dibutuhkan
CONTINUE AS-IS - Portal Pengelolaan
Perfilman Indonesia perfilman.pnri.go.id
11. Dibutuhkan portal untuk
publikasi jurnal dengan
komunitas tertentu
Sistem yang mampu
mengelola Data-data
perpustakaan Mantan
Presiden
Indonesia,Biografi, Bibliografi, naskah pidato
kepustakaan- presiden.pnri.go.
id
CONTINUE AS-IS - kepustakaan-
presiden.pnri.go.id
12. Dibutuhkan saran media publikasi konferensi yang sudah dilaksanakan
Portal Konferensi Publikasi Digital Indonesia kpdi.pnri.go.id
Portal Konferensi Publikasi Digital Indonesia
kpdi.pnri.go.id
UPGRADE - Portal Konferensi
Publikasi Digital Indonesia kpdi.pnri.go.id
13. Dibutuhkan mekanisme yang menyimpan profil pustakawan indonesia
Sistem yang mambu memberikan pelayanan Pengelolaan Database Pustakawan di Indonesia
Portal NPP npp.pnri.go.id
UPGRADE - Portal NPP
npp.pnri.go.id
14. Dibutuhkan mekanisme yang menyimpan profil pustakawan indonesia
Sistem yang mampu memberikan pelayanan Pengelolaan Database Pustakawan di Indonesia
pustakawan.pnri.go.id
CONTINUE AS-IS - pustakawan.pnri.go.id
15. Dibutuhkan sistem yang melayani perpustakaan mitra
Sistem yang mampu mengelola siklus perpustakaan
SIM Perpustakaan
(QALIS)
UPGRADE - SIM Perpustakaan
(QALIS)
16. Dibutuhkan sistem yang mendukung proses perencanan
Sistem yang mampu mendukung proses perencanaan
SIREN UPGRADE - SIREN
17. Dibutuhkan sistem yang mendukung proses kepegawaian
Sistem yang mampu mendukung proses kepegawaian
SIMPEG UPGRADE - SIMPEG
8
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
18. Dibutuhkan sistem yang mampu mendukung proses keuangan
Sistem yang mampu mendukung proses keuangan
SIMPKEU CONTINUE AS-IS - SIMKEU
Berdasarkan hasil analisis kesenjangan yang telah diuraikan pada Tabel 2.2, ada beberapa
tindak lanjut yang perlu dilakukan untuk memenuhi seluruh kebutuhan bisnis
Perpusnas.Beberapa tindak lanjut telah dirangkum dalam Gambar 2.1 berikut.
Gambar 2.1Hasil Analisis Kesenjangan Sistem Informasi
Pada Gambar 2.1 telah dirangkum beberapa tindak lanjut yang harus dilakukan terkait dengan
Sistem Informasi di lingkungan Perpusnas. Beberapa tindak lanjut yang dapat dipilih antara
lain: COTS (membeli produk komersial yang tersedia di pasaran), Upgrade (peningkatan
9
kapabilitas suatu Sistem Informasi), Continue as-is (melanjutkan penggunaan suatu Sistem
Informasi), dan Develop (mengembangkan suatu Sistem Informasi baru).
2.4 Kesenjangan Infrastruktur
Pada subbab berikut akan diuraikan mengenai kesenjangan yang terjadi pada lapisan
Infrastruktur Perpusnas yang dijabarkan ke beberapa jenis layanan infrastruktur, antara lain:
Layanan pengamanan;
Layanan data;
Layanan penyimpanan;
Layanan server;
Layanan client;
Layanan network;
Layanan distribusi;
Layanan integrasi;
Layanan multimedia;
Layanan pesan; dan
Layanan sistem manajemen.
Berikut ini adalah penjelasan lebih detil mengenai kesenjangan yang terjadi pada setiap
layanan infrastruktur yang ada di Perpusnas.
2.4.1 Layanan Pengamanan
Pada
10
Tabel 2.3 berikut merupakan uraian mengenia kesenjangan layanan pengamanan
infrastruktur TI Perpusnas.
11
Tabel 2.3 Analisis Kesenjangan Layanan Pengamanan
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
1 Fasilitas untuk mengontrol lalu – lintas data dengan memfilter paket – paket data sesuai dengan aturan pengamanan akses jaringan.
Firewall Telah tersedia 2 unit Firewall
Continue as-is
2 Fasilitas untuk memeriksa keabsahan identitas dari pengguna
Identity Management
Belum tersedia New system COTS
3 Fasilitas untuk memeriksa hak akses/otorisasi dari user terhadap suatu sumber daya.
Identity Management
Belum tersedia New system COTS
4 Alat yang digunakan untuk mengamankan, mendeteksi, dan menghapus virus komputer dari sistem computer berskala enterprise dan berbasis jaringan/server
Virus Protection Software
Belum tersedia New system COTS
5 Fasilitas untuk memeriksa data yang tersimpan dalam keadaan baik
Data Security Belum tersedia New system COTS
6 Fasilitas untuk memeriksa aplikasi yang dibuat sudah sejalan dengan kebijakan keamanan yang berlaku
Application Security Belum tersedia New system COTS
7 Fasilitas otoritas yang mengeluarkan dan memvalidasi certificate bukti identitas server dan user .
PKI (Public Key Infrastructure)
Belum tersedia New System
8 Alat untuk melindungi pencurian informasi
Anti Spyware Telah tersedia New System COTS
9 Alat yang dapat melindungi pengguna dari email sampah
SPAM Management Ada Renew
10 Pertukaran data elektronis secara aman
Digital Right Management
Tidak Ada New System COTS
11 Fasilitas untuk mendeteksi dan menangani serangan berupa akses ilegal (intrusion) melalui jaringan.
Intrusion Detection Tidak Ada New System COTS
12
2.4.2 Layanan Data
Pada Tabel 2.4 berikut merupakan uraian mengenia kesenjangan layanan pengamanan
infrastruktur TI Perpusnas.
Tabel 2.4 Analisis Kesenjangan Layanan Data
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
1 Alat yang membantu dalam pengumpulan data yang terintegrasi ke dalam sebuah database dan digunakan bersama-sama
DBMS Telah tersedia database MySQL dan ORACLE
Continue as-is
2 Sebuah alat yang digunakan untuk mengolah data di database sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan
OLAP Belum tersedia New systems COTS
3 Data Dictionary Belum tersedia New systems COTS
4 Alat yang digunakan untuk mengambil data secara otomatis dari suatu database atau file
Extraction Belum tersedia New systems COTS
5 Alat untuk mendeteksi kerusakan/error pada data hasil ekstraksi untuk dilakukan proses penggantian, modifikasi, atau penghapusan terhadap data tersebut
Data Cleansing Belum tersedia New systems COTS
6 Alat yang digunakan untuk mengubah format data disesuaikan dengan format pada database yang baru
Data Transformation
Belum tersedia New systems COTS
7 Alat yang digunakan untuk mengunggah data ke datamart atau data warehouse yang telah melalui proses cleansing dan transformation
Data Loading Belum tersedia New systems COTS
8 Fasilitas pengarsipan dokumen bisnis dengan kemampuan temu-kembali sehingga meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen bisnis dalam jumlah besar
Archival and Retrieval
Telah tersedia New systems COTS
9 Fasilitas penyimpanan data historis yang nanti
Data Warehouse, Data Mart
Belum tersedia New systems COTS
13
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
dapat dianalisa untuk business intelligent sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan
10 Fasilitas yang menyediakan mekanisme mengakses data secara konsisten dan dapat dihandalkan
Metadata Repository
Belum tersedia New systems COTS
2.4.3 Layanan Penyimpanan
Pada Tabel 2.5 berikut merupakan uraian mengenia kesenjangan layanan pengamanan
infrastruktur TI Perpusnas.
Tabel 2.5 Analisis Kesenjangan Layanan Penyimpanan
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
1 Memudahkan pengelolaan data/dokumen yang tersimpan dalam server dan meningkatkan keamanan dengan menerapkan hak akses
Server Storage Telah tersedia Continue as-is
2 Perangkat penyimpanan data (hard disks dan tape library)
Client Storage Telah tersedia Continue as-is
3 Mempermudah pengelolaan storage yaitu admin dapat dengan mudah menambah storage baru ketika storage yang ada sudah tidak memadai
Meningkatkan utilisasi storage dengan cara pengaturan alokasi storage secara dinamis sesuai kebutuhan
Menjaga ketersediaan data dengan melakukan backup.
Network Storage Belum tersedia New System
4 Mengalokasikan sejumlah spacestorage sesuai dengan kebutuhan user agar tidak terjadi storage dikuasai oleh segelintir user sehingga mengganggu kinerja
Quota Management Belum tersedia New System
14
2.4.4 Layanan Server
Pada Tabel 2.6 berikut merupakan uraian mengenia kesenjangan layanan pengamanan
infrastruktur TI Perpusnas.
Tabel 2.6 Analisis Kesenjangan Layanan Server
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
1 Perangkat lunak yang terdiri dari program dan data, yang berjalan pada komputer server dan mengelola perangkat keras komputer server dan menyediakan layanan umum untuk pelaksanaan efisien berbagai perangkat lunak aplikasi .
Server OS Sudah tersedia dengan platform
UNIX/LINUX/Windows Based
2 Server HW -
2.4.5 Layanan Client
Pada Tabel 2.7 berikut merupakan uraian mengenia kesenjangan layanan pengamanan
infrastruktur TI Perpusnas.
Tabel 2.7 Analisis Kesenjangan Layanan Client
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
1 Fasilitas yang wajib ada sebelum menggunakan komputer
Client OS Win XP, Vista Tunggu masa aktif, setelah habis, ganti
latest standard
technology
2 Fasilitas agar setiap karyawan dapat bekerja secara mandiri
Client HW Ada Continue as-is
3 Fasilitas untuk mengakses aplikasi berbasiskan web
Browser Ada Continue as-is
4 Media untuk koneksi ke jaringan wireless sehingga karyawan dapat bekerja tanpa terganggu oleh kabel jaringan
Wireless Client Ada Continue as-is
5 Fasilitas untuk mengakses email sehingga komunikasi dengan rekan kerja dapat terjaga
Mail Client Ada Continue as-is
15
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
6 Aplikasi yang digunakan sehari-hari untuk mendukung kerja karyawan
Productivity Tools Microsoft Office Word, Excel, Access, PowerPoint,
Visio
Continue as-is
7 Fasilitas yang memungkinkan user mengontrol komputer secara jarak jauh. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi karena user tidak perlu mendatangi komputer yang jauh jaraknya
Remote Access Tidak Ada Tunggu masa aktif, setelah habis, ganti
latest standard
technology
8 Aplikasi-aplikasi yang digunakan untuk mendukung kerja
Utility Ada Continue as-is
9 Fasilitas yang dapat digunakan oleh karyawan untuk pengembangan aplikasi yang mobile friendly atau bekerja secara mobile (mobile worker)
Mobile Devices Tidak Ada New system COTS
10 Aplikasi yang diinstal di client untuk mengamankan komputer dari serangan virus.
Anti-virus Agent Ada Tunggu masa aktif, setelah habis, ganti
latest standard
technology
11 Aplikasi yang diinstal di client untuk mengamankan komputer dari akses oleh orang lain
Personal Firewall Tidak Ada New System
12 Aplikasi yang diinstal di client untuk mengamankan komputer dari program jahat yang dapat mencuri informasi rahasia/sensifitif
Anti Spy-Ware Agent Tidak Ada New system
13 Aplikasi yang dibuat untuk tujuan khusus dan di-install di client untuk membantu kerja user
Application Clients Tidak Ada New system
16
2.4.6 Layanan Network
Pada Tabel 2.8 berikut merupakan uraian mengenia kesenjangan layanan pengamanan
infrastruktur TI Perpusnas.
Tabel 2.8 Analisis Kesenjangan Layanan Network
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
1 Perangkat jaringan: router, switces, dan hubs.
WAN Ada Consolidate
2 Perangkat jaringan: router, switces, dan hubs;
Perkabelan baik UTP maupun fiber optic.
LAN Ada Consolidate
3 Fasilitas pengontrolan akses dengan enkripsi data untuk memberikan saluran komunikasi data private secara virtual melalui jaringan publik.
VPN Ada Continue as-is
Fasilitas yang memungkinkan komputer yang memiliki wireless client untuk terkoneksi dengan jaringan Perpusnas
Wireless Access Point ada Upgrade
4 Fasilitas koneksi internet bagi kantor vertikal yang tidak tercakup dengan internet service provider
Dial-up Ada Continue as-is
5 Fasilitas untuk mengkonsentrasikan akses web ke server di luar domain yang dilengkapi dengan fasilitas caching untuk meminimasi duplikasi akses ke data yang sama dari serverweb luar.
Proxy Server Upgrade
6 Fasilitas untuk mengalokasikan alamat host (IP number) secara otomatis pada komputer yang bergabung dengan jaringan.
DHCP Server Ada Consolidate
7 Fasilitas pemetaan antara nama host(komputer, server, dsb) dengan alamat jaringan (IP number).
DNS (Domain Name System) Server
Ada Upgrade
8 Server yang menjadi acuan dalam menentukan jam sehingga terjadi keselarasan waktu disetiap infrastruktur. Sangat penting bagi informasi dan aplikasi yang sensitif terhadap waktu
NTP (Network Time Protocol) Server
Tidak Ada New System
17
2.4.7 Layanan Distribusi
Pada Tabel 2.9 berikut merupakan uraian mengenia kesenjangan layanan pengamanan
infrastruktur TI Perpusnas.
Tabel 2.9 Analisis Kesenjangan Layanan Distribusi
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
1 Fasilitas repositori file untuk diakses oleh banyak user melalui jaringan lokal.
File Server Ada Renew System
2 Fasilitas pemakaian bersama printer yang dapat diakses melalui jaringan lokal.
Print Server Ada Renew System
3 Web Server Tidak Ada New System
4 Workflow Engine Tidak ada New System
5 Middleware Server Tidak ada New System
6 Fasilitas untuk melakukan pekerjaan terjadual secara otomatis.
Job Scheduling Tidak ada N/A
2.4.8 Layanan Integrasi
Pada Tabel 2.10 berikut merupakan uraian mengenia kesenjangan layanan pengamanan
infrastruktur TI Perpusnas.
Tabel 2.10 Analisis Kesenjangan Layanan Integrasi
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
1 EAI Tidak Ada N/A
2 RPC Tidak Ada N/A
3 Fasilitas yang memudahkan upload file dalam jumlah banyak atau besar. Lebih aman menggunakan sFTP
FTP Tidak Ada N/A
4 Sebuah platform yang dijadikan penghubung antar komponen/aplikasi, sehingga sistem dapat dibuat lebih modular
ESB Tidak Ada N/A
5 Message Queuing N/A
18
2.4.9 Layanan Multimedia
Pada Tabel 2.11 berikut merupakan uraian mengenia kesenjangan layanan pengamanan
infrastruktur TI Perpusnas.
Tabel 2.11 Analisis Kesenjangan Layanan Multimedia
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
1 Layanan untuk memproduksi content multimedia (audio, video, animasi).
Digital Content Management
Tidak Ada New System
2 Fasilitas penyimpanan dan pengelolaan content multimedia.
MCP (Multimedia Content Production)
Tidak Ada New System
2.4.10 Layanan Pesan
Pada Tabel 2.12 berikut merupakan uraian mengenia kesenjangan layanan pengamanan
infrastruktur TI Perpusnas.
Tabel 2.12 Analisis Kesenjangan Layanan Pesan
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
1 Fasilitas pengelola email untuk diakses oleh komputer user.
IMAP/POP3 Tidak Ada New System
2 Fasilitas pengiriman dan penerimaan email ke / dari server di luar domain.
SMTP Server Tidak Ada New System
3 Fasilitas komunikasi dalam bentuk percakapan. Salah satu media alternatif komunikasi
Instant Messaging Tidak Ada New System
4 Fasilitas tukar-menukar pesan multimedia (teks, suara dan gambar) yang dilakukan secara live yang ditranmisikan melalui jaringan komunikasi.
Video Conference Tidak Ada New System
5 Computer Telephony Integration, fasilitas integrasi antara aplikasi dengan telepon.
CTI Tidak Ada N/A
6 Interactive Voice Response, fasilitas layanan telepon interaktif.
IVR Tidak Ada N/A
19
2.4.11 Layanan Sistem Manajemen
Pada Tabel 2.13 berikut merupakan uraian mengenia kesenjangan layanan pengamanan
infrastruktur TI Perpusnas.
Tabel 2.13 Analisis Kesenjangan Layanan Sistem Manajemen
No. Kebutuhan Bisnis Solusi Teknis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
1 Fasilitas terpusat untuk mengelola (men – download dan menyediakan repositori)patches dan service packs untuk Microsoft Windows.
Update Server Tidak Ada New System
2 Fasilitas untuk mengelola sistem atau produk agar bekerja sesuai dengan kebutuhan, desain, dan informasi operasional sepanjang daur hidup sistem atau produk tersebut
Configuration Manager Tidak Ada New System
3 Fasilitas yang digunakan untuk pengelolaan keamanan infrastruktur
Security Manager Tidak Ada New System
4 Fasilitas yang mengatur hak akses jaringan wireless untuk meningkatkan keamanan jaringan
Wireless Access Manager
Tidak Ada New System
5 Fasilitas pengelolaan monitoring dan alokasi penggunaan ruang penyimpanan data. Fasilitas ini juga dilengkapi dengan fasilitas back up dan restore.
Storage Manager Tidak Ada New System
6 Fasilitas pengelolaan (monitoring, konfigurasi, dan diagnosa) jaringan secara terpusat.
Network Management System
Tidak Ada New System
7 Fasilitas untuk membantu dalam pengelolaan jaringa LAN
LAN Manager Tidak Ada New System
Berdasarkan hasil analisis kesenjangan yang telah diuraikan pada subbab ini, ada beberapa
tindak lanjut yang perlu dilakukan untuk memenuhi seluruh kebutuhan bisnis
Perpusnas.Beberapa tindak lanjut telah dirangkum dalam gambar berikut.
20
Gambar 2.2 Hasil Analisis Kesenjangan Infrastruktur TI
Pada Gambar 2.2 telah dirangkum beberapa tindak lanjut yang harus dilakukan terkait dengan
infrastruktur TI di lingkungan Perpusnas. Beberapa tindak lanjut yang dapat dipilih antara lain:
Consolidate (konsolidasi pengelolaan infrastruktur), New System (pengadaan infrastruktur
baru), Upgrade (peningkatan kapabilitas infrastruktur), Continue as-is (melanjutkan
pemanfaatan suatu infrastruktur), dan Replce (mengganti suatu infrastruktur dengan yang
baru).
21
2.5 Kesenjangan Organisasi Pengelolaan TI
Pada Tabel 2.14 berikut akan diuraikan mengenai kesenjangan yang terjadi dalam
organisasi dan pengelolaan TI Perpusnas.
Tabel 2.14 Analisis Kesenjangan Organisasi dan Pengelolaan TI
No. Kebutuhan Bisnis Kondisi Saat Ini Tindak Lanjut
1. Dibutuhkan berbagai fungsi dalam organisasi TIK
Organisasi TIK Perpusnas hanya memiliki fungsi IT Operation Management, yaitu untuk pengelolaan aplikasi dan jaringan.
Penambahan fungsi pada organisasi TIK
2. Dibutuhkan prosedur pengelolaan TIK
Belum ada prosedur pengelolaan TIK
Penyusunan Kebijakan dan Prosedur TIK
3. Dibutuhkan mekanisme relational dalam pengelolaan TIK
Belum ada mekanisme relational TIK
Penambahan mekanisme relational TIK pada Perpusnas
Berdasarkan hasil analisis kesenjangan yang telah diuraikan pada Tabel 2.14, ada beberapa
tindak lanjut yang perlu dilakukan untuk memenuhi seluruh kebutuhan bisnis Perpusnas.
Beberapa tindak lanjut tersebut antara lain:
Penambahan fungsi pada organisasi TIK;
Penyusunan kebijakan dan prosedur TIK; dan
Penambahan mekanisme relational TIK pada Perpusnas.
22
3. Analisis Sense of Urgency
3.1 Pendahuluan
Bab Analisis Sense of Urgency merupakan analisis dari perspektif stakeholder dalam
menentukan hal – hal yang diangggap kritis dan menjadi konsen manajemen yang diplih dari
dari berbagai kumpulan rekomendasi , usulan tindak lanjut, yang didapatkan dari analisis
kesenjangan , telaah rencana strategis perpusnas serta peluang dan tantangan lainnya guna
terwujudnya tujuan besar dari implementasi grand desain e-Library. Model analisis sense of
urgency digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3. 1 Model Analisis sense of urgency
EvaluasiGrand Design E-Library
2010-2014
Grand Design E-Library2015-2019
Rencana StrategisPerpusnas2015-2020
Trend Technology
Benchmark e-Library
Negara Lain
Observasi, EvaluasiSurvey Lapangan
Sense of Urgency
Standar InfrastrukturLayananOnline
KoleksiDigital
Kelembagaan & SDM
23
Hasil dari Analisis Sense of Urgency ini adalah sebagai acuan konsen manajemen serta
skala prioritas implementasi dari berbagai inisiatif TIK dalam Grand Desain e-Library.
Analisis sense of urgency ini dilakukan dengan brainstorming dan wawancara mendalam
dari stakeholder utama yang meliputi aspek, diantaranya adalah:
Standar: konsen stakeholder meliputi hal-hal yang menyangkut standarisasi
pengelolaan perpustakan digital, tata kelola TI yang dibutuhkan demi tercapainya
strategi dan sasaran organisasi, diambil melalui proses pengamatan ataupun melalui
proses interview.
Infrastruktur : konsen stakeholder yang terkait dengan hal-hal solusi yang bersifat
teknis dari Aplikasi back office, Perangkat Jaringan , Server, PC dan Perangkat keras TI
lainnya yang mendukung pendistribusian data dan informasi yang dikelola dalam
program perpustakaan digital .
Layanan Online : konsen stakeholder dari berbagai layanan online yang telah tersedia
maupun yang belum tersedia untuk mendukung penyebarluasan dan kemudahan
akses pemustaka dalam berintaksi dengan perustakaan digital yang dimiliki
perpusnas.
Koleksi Digital : konsen stakeholder yang terkait dengan pemenuhan dan pengayaan
koleksi digital sebagai bahan pustaka yang dapat diakses oleh pemustaka dari
kapanpun, dimanapun dan dengan cara apapun (any time, any where, any how).
Kelembagaan dan SDM : konsen stakeholder yang terkait dengan penguatan
kelembagaan dan kesiapan SDM perpusnas dalam mendukung keberhasilan
implementasi grand desain e-Library.
24
3.2 Hasil Analisis Sense of Urgency
Pada Tabel 2.1 berikut akan diuraikan mengenai hasil analisis sense of urgency yang
didapatkan dan dikelompokkan sesuai kesepakatan dengan key user.
Tabel 3. 1 Analisis sense of urgency
Aspek Sense of Urgency
Standar & Tata Kelola Kebijakan dan standar teknis yang mengatur implementasi Perpustakaan digital yang merujuk pada PP No 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan UU No 43 Tahun 2007 sebagai pedoman pelaksaan dalam pengembangan perpustakaan digital
Penguatan kapasitas dan kapabilitas organisasi pengelola TI di Perpusnas untuk menjaga kualitas program dan kegiatan TI sehingga berjalan secara optimal
Monitoring dan evaluasi efektifitas penerapan e-Library untuk memaksimalkan capaian yang di targetkan
Infrastruktur (Aplikasi back office, Infrastruktur TI, Jaringan)
Penguatan sistem berbasis TI melalui integrasi berbagai sistem yang ada untuk mengoptimalkan proses bisnis yang terkait dengan Perpustakaan Digital
Pengembangan infrastruktur TI untuk menunjang layanan dan operasional Perpustakaan Digital
Layanan Online (Aplikasi Front Office, Services, Promosi digital)
Penyempurnaan dan perluasan layanan online yang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi terkini untuk memenuhi kebutuhan serta memperluas jangkauan pemustaka
Percepatan pengumpulan katalog induk nasional (KIN) serta bibliografi nasional (BNI) yang tersebar di perpustakaan umum, khusus, dan perguruan tinggi
Media berbasis TI yang interaktif untuk meningkatkan promosi gemar membaca
Koleksi Digital (bahan pustaka, dll)
Percepatan penyediaan koleksi digital untuk memperkaya konten perpustakaan digital
Kelembagaan dan SDM Penguatan kelembagaan dan kerjasama antar lembaga untuk meningkatkan penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan digital
25
3.3 Hubungan Analisis Sense of Urgency dengan Analisis Kesenjangan
Berdasarkan hasil analisis sense of urgency yang telah diuraikan pada Tabel 3. 1, berikut ini pemetaan sense of urgency untuk mengatasi hasil analisis
kesenjangan:
Tabel 3. 2 Pemetaan sense of urgency dengan analisis kesenjangan
Aspek Sense of Urgency Untuk Mengatasi Kesenjangan
Standar & Tata Kelola Kebijakan dan standar teknis yang mengatur implementasi Perpustakaan digital yang merujuk pada PP No 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan UU No 43 Tahun 2007 sebagai pedoman pelaksaan dalam pengembangan perpustakaan digital
Kenjangan Bisnis:
Pendefinisian prosedur pada Bagian Tata Usaha
Kesenjangan Sistem Informasi: • Dibutuhkan mekanisme pengambilan keputusan
secara cepat
Penguatan kapasitas dan kapabilitas organisasi pengelola TI di Perpusnas untuk menjaga kualitas program dan kegiatan TI sehingga berjalan secara optimal
Monitoring dan evaluasi efektifitas penerapan e-Library untuk memaksimalkan capaian yang di targetkan
26
Aspek Sense of Urgency Untuk Mengatasi Kesenjangan
Infrastruktur (Aplikasi back office, Infrastruktur TI, Jaringan)
Penguatan sistem berbasis TI melalui integrasi berbagai sistem yang ada untuk mengoptimalkan proses bisnis yang terkait dengan Perpustakaan Digital
Kesenjangan Bisnis:
Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Deposit dan Akuisisi Bahan Pustaka
Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka
Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka
Dibutuhkan Sinergi dalam kegiatan Preservasi Bahan Pustaka
Harvesting data dan kontenuntuk kebutuhan perpustakaan Mitra
Kesenjangan Sistem Informasi: • Dibutuhkan mekanisme penyusunan laporan kinerja
masing-masing unit • Dibutukan informasi yang diolah berdasarkan data
yang tersedia • Dibutuhkan mekanisme pengambilan keputusan
secara cepat • Dibutuhkan portal yang memberikan informasi profil
instansi • Dibutuhkan mekanisme yang memudahkan dalam
melakukan pencarian data-data digital perpustakan • Dibutuhkan mekanisme yang mendukung proses
kerja siklus perpustakaan • Dibutukan media komunikasi bagi pustakawan • Dibutuhkan sarana untuk mengelola pusat pelatihan
dan pendidikan
Pengembangan infrastruktur TI untuk menunjang layanan dan operasional Perpustakaan Digital
Layanan Online (Aplikasi Front Office, Services, Promosi digital)
Penyempurnaan dan perluasan layanan online yang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi terkini untuk memenuhi kebutuhan serta memperluas jangkauan pemustaka
Percepatan pengumpulan katalog induk nasional (KIN) serta bibliografi nasional (BNI) yang tersebar di perpustakaan umum, khusus, dan perguruan tinggi
27
Aspek Sense of Urgency Untuk Mengatasi Kesenjangan
Media berbasis TI yang interaktif untuk meningkatkan promosi gemar membaca
• Dibutuhkan portal untuk publikasi jurnal dengan komunitas tertentu
• Dibutuhkan saran media publikasi konferensi yang sudah dilaksanakan
• Dibutuhkan mekanisme yang menyimpan profil pustakawan indonesia
• Dibutuhkan sistem yang melayani perpustakaan mitra
• Dibutuhkan sistem yang mendukung proses perencanan
• Dibutuhkan sistem yang mendukung proses kepegawaian
• Dibutuhkan sistem yang mampu mendukung proses keuangan
Kesenjangan Infrastruktur Perangkat Keras: • Fasilitas untuk mengontrol lalu – lintas data dengan
memfilter paket – paket data sesuai dengan aturan pengamanan akses jaringan.
• Fasilitas untuk memeriksa keabsahan identitas dari pengguna
• Fasilitas untuk memeriksa hak akses/otorisasi dari user terhadap suatu sumber daya.
• Alat yang digunakan untuk mengamankan, mendeteksi, dan menghapus virus komputer dari sistem computer berskala enterprise dan berbasis jaringan/server
• Fasilitas untuk memeriksa data yang tersimpan dalam keadaan baik
Koleksi Digital (bahan pustaka, dll) Percepatan penyediaan koleksi digital untuk memperkaya konten perpustakaan digital
28
Aspek Sense of Urgency Untuk Mengatasi Kesenjangan
• Fasilitas untuk memeriksa aplikasi yang dibuat sudah sejalan dengan kebijakan keamanan yang berlaku
• Fasilitas otoritas yang mengeluarkan dan memvalidasi certificate bukti identitas server dan user .
• Alat untuk melindungi pencurian informasi • Alat yang dapat melindungi pengguna dari email
sampah • Pertukaran data elektronis secara aman • Fasilitas untuk mendeteksi dan menangani serangan
berupa akses ilegal (intrusion) melalui jaringan. • Alat yang membantu dalam pengumpulan data yang
terintegrasi ke dalam sebuah database dan digunakan bersama-sama
• Sebuah alat yang digunakan untuk mengolah data di database sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan
• Alat yang digunakan untuk mengambil data secara otomatis dari suatu database atau file
• Alat untuk mendeteksi kerusakan/error pada data hasil ekstraksi untuk dilakukan proses penggantian, modifikasi, atau penghapusan terhadap data tersebut
• Alat yang digunakan untuk mengubah format data disesuaikan dengan format pada database yang baru
• Alat yang digunakan untuk mengunggah data ke datamart atau data warehouse yang telah melalui proses cleansing dan transformation
• Fasilitas pengarsipan dokumen bisnis dengan kemampuan temu-kembali sehingga meningkatkan
29
Aspek Sense of Urgency Untuk Mengatasi Kesenjangan
efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen bisnis dalam jumlah besar
• Fasilitas penyimpanan data historis yang nanti dapat dianalisa untuk business intelligent sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan
• Fasilitas yang menyediakan mekanisme mengakses data secara konsisten dan dapat dihandalkan
• Perangkat jaringan: router, switces, dan hubs. • Fasilitas pengontrolan akses dengan enkripsi data
untuk memberikan saluran komunikasi data private secara virtual melalui jaringan publik.
• Fasilitas yang memungkinkan komputer yang memiliki wireless client untuk terkoneksi dengan jaringan Perpusnas
• Fasilitas koneksi internet bagi kantor vertikal yang tidak tercakup dengan internet service provider
• Fasilitas untuk mengkonsentrasikan akses web ke server di luar domain yang dilengkapi dengan fasilitas caching untuk meminimasi duplikasi akses ke data yang sama dari serverweb luar.
• Fasilitas untuk mengalokasikan alamat host (IP number) secara otomatis pada komputer yang bergabung dengan jaringan.
• Fasilitas pemetaan antara nama host(komputer, server, dsb) dengan alamat jaringan (IP number).
• Server yang menjadi acuan dalam menentukan jam sehingga terjadi keselarasan waktu disetiap infrastruktur. Sangat penting bagi informasi dan aplikasi yang sensitif terhadap waktu
30
Aspek Sense of Urgency Untuk Mengatasi Kesenjangan
Kelembagaan dan SDM Penguatan kelembagaan dan kerjasama antar lembaga untuk meningkatkan penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan digital
Kesenjangan Bisnis:
Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Deposit dan Akuisisi Bahan Pustaka
Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka
Dibutuhkan sinergi dalam kegiatan Sirkulasi dan Pelayanan Bahan Pustaka
Dibutuhkan Sinergi dalam kegiatan Preservasi Bahan Pustaka
Harvesting data dan kontenuntuk kebutuhan perpustakaan Mitra
31
4. Program dan Kegiatan
4.1 Bagan Besar Grand Desain e-Library 2015-2019
Berdasarkan analisa kesenjangan dan analisis sense of urgency sebelumnya, maka
dirumuskan bagan besar grand desain perpustakaan digital yang dikaitkan dengan Fungsi
Perpusnas sesuai dengan UU 43 tahun 2007 tentang perpusnas . Berikut ini bagan besar grand
desain e-Library 2015-2019.
Gambar 4. 1 Bagan Besar Grand Desain e-Library 2015-2019
Dari bagan besar grand desain e-Library 2015-2019 tersebut, terlihat bahwa grand desain
e-Library menunjang fungsi perpusnas dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang
Perpustakaan bahwa Perpustakaan Nasional merupakan Lembaga Pemerintah Non
Kementerian yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan dan
berkedudukan di Ibukota negara dan memiliki fungsi sebagai perpustakaan pembina,
perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan
Tujuan
StrategiStrategi
Program dan Peta JalanProgram
Prinsip Pendekatan, Prinsip Dasar, Prasyarat Keberhasilan
FungsiPerpusnas
(UU 43/2007)
Grand Design e-Library
Ketersediaan Keterjangkauan Keberlanjutan Kolaborasi
Misi
Tergeraknya masyarakatuntuk gemar membacamelalui media promosi
berbasis TIK
Terciptanya layanan danSDM perpustakaan yang
bermutu melaluipemanfaatan TIK
Terwujudnya masyarakatpembelajar sepanjang hayat
melalui resource sharing digital contents
Terpeliharanya warisandokumenter bangsa melalui
pembanguan sistemrepository
Tersedianya Layanan dan Koleksi
Perpustakan Digital yang Berkualitas
Terwujudnya Penyelenggaraan
Perpustakaan Digital yang professional dan Kolaboratif
Terselenggaranya JejaringPerpustakaan digital yang
terintegrasi
Terwujudnya Manajemen dan
Tata Kelola TI yang Baik
32
pelestarian dan pusat jejaring perpustakaan. Untuk mengoptimalisasikan terselenggaranya
fungsi-fungsi tersebut, Perpustakaan Nasional mempunyai tugas: (1) menetapkan kebijakan
nasional, kebijakan umum dan kebijakan teknis pengelolaan perpustakaan; (2) melaksanakan
pembinaan, pengembangan, evaluasi dan koordinasi terhadap pengelolaan perpustakaan; (3)
membina kerjasama dalam pengelolaan berbagai jenis perpustakaan; dan (4)
mengembangkan standar nasional perpustakaan.
Salah satu perwujudan tugas tersebut adalah disusunnya grand desain perpustakaan
digital, dimana misi yang diemban mendukung misi perpusnas dalam konteks kontribusi
peranan TIK antara lain: (1) Tergeraknya masyarakat untuk gemar membaca melalui media
promosi berbasis TIK; (2) Terciptanya layanan dan SDM perpustakaan yang bermutu melalui
pemanfaatan TIK; (3) Terwujudnya masyarakat pembelajar sepanjang hayat melalui resource
sharing digital contents; (4) Terpeliharanya warisan dokumenter bangsa melalui pembanguan
sistem repository. Selanjutnya misi grand desain e-Library tersebut diturunkan menjadi
tujuan, strategi, prinsip dan program.
Hubungan sistemik antara tujuan, strategi, prinsip dan program dapat dilihat dalam tabel
berikut ini.
Tabel 4. 1 Hubungan antara strategi, tujuan, dan program
Strategi Tujuan Program
Penguatan Kapabilitas Organisasi melalui penerapan standar dan Manajemen Tata Kelola TIK
Terwujudnya Manajemen dan Tata Kelola TI yang Baik
1. Penyusunan Kebijakan Teknis Perpustakaan Digital
2. Penguatan Kapasitas dan Kapabilitas Pengelolaan Program Perpustakaan Digital
Pengembangan Sistem Informasi Perpustkaan Digital yang terintegrasi dan berkelanjutan dengan Sistem Sebelumnya
Tersedianya Layanan dan Koleksi Perpustakan Digital yang Berkualitas
3. Pengembangan dan Integrasi Sistem Informasi Layanan Perpustakaan Digital
Mengembangkan perangkat dan penyediaan koleksi digital
Tersedianya Koleksi Digital yang Beragam dan Berlimpah
4. Pengembangan Sarana dan Fasilitas Digitalisasi Bahan Pustaka
33
Strategi Tujuan Program
Mengembangkan dan revitalisasi Infrastruktur TIK yang tersedia
Terselenggaranya Jejaring Perpustakaan Digital yang Terintegrasi
5. Pengembangan Sarana dan Fasilitas Infrastruktur TIK
Mengembangkan dan perluasan layanan online dengan memanfaatkan teknologi terkini
Terwujudnya beragam layanan online hasil kolaborasi dengan instansi mitra
6. Pengembangan Sistem Layanan Online Berbasis Web 3.0
Mengembangkan sistem dan jejaring pengumpulan KIN dan BNI yang orientasi dengan jangkauan utama perpustakaan khusus dan perguruan tinggi
Terkumpulnya data KIN dan BNI dari semua jenis perpustakaan (umum, khusus, dan perguruan tinggi)
7. Pengembangan Sistem dan Jejaring KIN dan BNI
Mengembangkan kompetensi dan keahlian SDM pengelola perpustakan digital dipusat dan didaerah
Terwujudnya Penyelenggaraan Perpustakaan Digital yang professional dan Kolaboratif
8. Pengembangan Kapasitas Organisasi dan SDM Pengelola Perpustakaan Digital
Selanjutnya Program – Program yang telah disusun tersebut dijabarkan dalam kegiatan
selama periode 5 tahun kedepan. Pada Subbab berikut akan dijelaskan secara detil mengenai
kelima Program tersebut.
4.2 Program Penyusunan Kebijakan Teknis Perpustakaan Digital
Program ini mendukung tujuan Terwujudnya Manajemen dan Tata Kelola TI yang Baik.
Adapun bentuk kegiatan yang yang masuk dalam kelompok program ini antara lain:
Penyediaan Kebijakan Teknis Perpustakaan Digital (Mengacu Pada PP 24 Tahun 2014)
Penyediaan Standar Tata Kelola TI dalam Penyelenggaraan Perpustakaan Digital
(Mengacu Pada IT Governance best practices)
Berikut ini adalah uraian dari masing-masing kegiatan.
34
4.2.1 Penyediaan Kebijakan Teknis Perpustakaan Digital (Mengacu Pada PP 24
Tahun 2014)
Kegiatan ini merupakan langkah penyempurnaan dari Fungsi dan Mekanisme Relational TI
Perpusnas. Agar seluruh fungsi dan mekanisme yang telah didefinisikan dalam
diimplementasikan di seluruh unit kerja di lingkungan Perpusnas, maka perlu diperkuat
dengan kebijakan dan prosedur TI. Untuk itu, perlu dirumuskan suatu Peraturan Perpusnas
sebagai dukungan terhadap seluruh fungsi dan mekanisme relational TI tersebut.
4.2.2 Penyediaan Standar Tata Kelola TI dalam Penyelenggaraan Perpustakaan
Digital (Mengacu Pada IT Governance best practices)
Kegiatan ini meliputi pembuatan standar teknis tata kelola TI yang mencakup setidaknya
fungsi:
Project Management
IT Service Management
Audit Management
IT Security Management
4.3 Program Penguatan Kapasitas dan Kapabilitas Pengelolaan
Program Perpustakaan Digital
Penguatan Kapasitas dan Kapabilitas Perpusnas dalam mengelola program dan Kegiatan e-
Library bertujuan untuk meningkatkan kapabilitas organisasi pengelola TI dalam menjalankan
program dan kegiatan perpustakaan digital. Kegiatan-kegiatan yang masuk dalam kelompok
program ini antara lain:
Penyediaan Jasa Konsultasi IT PMO (Program Management Office).
Penyediaan Sistem Monitoring dan Evaluasi Penyelenggaraan Kegiatan Perpustakaan
Digital.
Berikut ini adalah uraian dari masing-masing kegiatan.
35
4.3.1 Penyediaan Jasa Konsultasi IT PMO (Program Management Office)
Jasa Konsultasi IT PMO (Program Management Office) bertujuan untuk memperkuat unit
pengelola TI dalam mengeksekusi program dan kegiatan TIK Perpustakaan digital. IT PMO
berfungsi sebagai unit yang membantu pelaksanan setiap kegiatan TIK mulai dari
perencanaan, eksekusi, pengendalian sampai tahap serah terima. .Dengan demikian, hasil
kerja dapat lebih terkontrol dari sisi risk dan kualitasnya.
4.3.2 Penyediaan Sistem Monitoring dan Evaluasi Penyelenggaraan Kegiatan
Perpustakaan Digital
Kegiatan ini bertujuan untuk mengukur efektifitas implementasi program dan kegiatan e-
Library dengan menggunakan teknik statistik. Dengan demikian setiap tahap implementasi
kegiatan e-Library dapat dievaluasi kesuksesannya, sehingga manajemen dapat
mengidentifikasi resiko kelemahan dan kegagalan lebih dini.
4.4 Program Pengembangan dan Integrasi Sistem Informasi
Layanan Perpustakaan Digital
Program selanjutnya adalah Pengembangan Aplikasi Utama Terintegrasi. Adapun indikator
keberhasilan dari program ini adalah diimplementasikan dan dimanfaatkannyaberbagai
aplikasi utama yang menudukung proses bisnis utama Perpusnas. Seluruh kegiatan yang
masuk dalam kelompok program ini merupakan kegiatan pengembangan aplikasi dan utama
Perpusnas. Beberapa kegiatan yang harus dilakukan antara lain:
Pengembangkan Sistem INLIS yang Terintegrasi dengan Sistem Lainnya
Pengembangan Sistem Repository Warisan Dokumenter Bangsa
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Perpustakaan yang
Terintegrsi dengan Sistem Perpustakan Digital
Berikut ini adalah uraian dari masing-masing kegiatan.
36
4.4.1 Pengembangkan Sistem INLIS yang terintegrasi dengan Sistem lainnya
Sistem INLIS merupakan core system layanan Perpusnas. Kegiatan akuisisi, deposit, pelayanan,
preservasi, dan keanggotaan telah didukung penuh oleh sistem tersebut dan antar modul
telah terintegrasi. Namun, sistem belum terintegrasi dengan sistem informasi lain di internal
Perpusnas. Sebagai contoh, kegiatan akuisisi bahan pustaka berkaitan dengan proses
pengadaan barang/jasa Pemerintah dan seyogyanya modul akuisisi pada INLIS terintegrasi
dengan aplikasi e-Procurement Pemerintah. Integrasi sistem INLIS dengan sistem lainnya
dipandang penting, sehingga dapat terwujud sistem informasi yang terintegrasi sesuai dengan
prinsip dalam Enterprise Systems.
4.4.2 Pengembangan Sistem Repository Warisan Dokumenter Bangsa
Warisan dokumenter bangsa merupakan aset bangsa Indonesia yang tak ternilai. Sejarah,
budaya, serta kearifan lokal merupakan komponen penting yang menjadi jati diri bangsa
Indonesia di mata dunia. Untuk itu, pelesarian dan promosi warisan dokumenter bangsa
penting untuk dilakukan. Karena kondisi geografis Indonesia yang luas dan berpulau-pulau,
sumber informasi terkait warisan dokumenter tersebar di berbagai lokasi dan instansi.
Teknologi Informasi dapat memberikan solusi dalam menghadapi masalah tersebut melalui
pengembangan sistem repository warisan dokumenter bangsa yang terintegrasi. Dengan
demikian, sumber-sumber informasi yang tadinya tersebar di berbagai tempat dapat
diintegrasikan di sebuah sistem repository warisan dokumenter budaya yang berskala
nasional.
4.4.3 Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Perpustakaan
yang Terintegrsi dengan Sistem Perpustakan Digital
Sistem perpustakaan digital merupakan sistem Perpusnas yang dimanfaatkan dalam
kebutuhan pelayanan pemustaka. Di sisi lain, Perpusnas juga telah mengembangkan sistem
informasi untuk pengelolaan sumber daya perpustakaan seperti pustakawan dan
perpustakaan. Karena sistem belum terintegrasi, data dan informasi yang dibutuhkan oleh
manajemen dalam melakukan perencanaan, penyusunan kebijakan, serta pengambilan
keputusan menjadi kurang efektif. Untuk mengatasi masalah ini, dibutuhkan suatu Sistem
Informasi Manajemen (SIM) yang dapat mengintegrasikan sistem perpustakaan digital dengan
seluruh sistem informasi terkait sumber daya perpustakaan. Diharapkan, SIM dapat
37
memfasilitasi para pihak yang berkepentingan sehingga dapat menghasilkan perencanaan,
keputusan, serta kebijakan yang lebih baik karena didasarkan pada data dan informasi yang
akurat, lengkap, dan menyeluruh.
4.5 Program Pengembangan Sarana dan Fasilitas Digitalisasi
Bahan Pustaka
Program selanjutnya adalah Pengembangan Sarana dan Fasilitas Digitalisasi Bahan
Pustaka. Beberapa kegiatan yang harus dilakukan antara lain:
Penyediaan Sarana Pendukung Digitalisasi Koleksi Perpustakaan
Pengadaan Bahan Pustaka Digital
Berikut ini adalah uraian dari masing-masing kegiatan.
4.5.1 Penyediaan Sarana Pendukung Digitalisasi Koleksi Perpustakaan
Bahan pustaka merupakan aset penting perpustakaan dalam melayani para pemustakanya.
Pada era digital, bahan pustaka yang bersifat digital sudah mulai dialihmediakan menjadi
bahan pustaka digital. Hal ini banyak dilakukan oleh perpustakaan di seluruh dunia karena
besarnya manfaat yang dapat diperoleh. Manfaat digitalisasi bahan pustaka bagi
perpustakaan adalah kemudahan dalam melakukan preservasi, penggandaan, dan
penyebarluasan bahan pustaka. Untuk menunjang hal tersebut, dibutuhkan sarana
pendukung digitalisasi koleksi perpustakaan seperti perangkat lunak dan keras untuk
memindai bahan mikrofilm, cetak, dan fotografi. Selanjutnya, untuk menyimpan konten
digital, dibutuhkan teknologi penyimpanan yang berkapasitas besar.
4.5.2 Pengadaan Bahan Pustaka Digital
Selain melakukan digitalisasi koleksi, perpustakaan juga dapat melakukan pengadaan bahan
pustaka digital (e-resources) yang melibatkan pihak penerbit, mitra perpustakaan, dan
penyedia e-resources lainnya. Pengadaan e-reseources merupakan salah satu strategi untuk
meningkatkan jumlah koleksi digital perpustakaan. Untuk itu, Perpusnas hendaknya
melakukan perencanaan untuk pengadaan bahan pustaka digital.
38
4.6 Program Pengembangan Sarana dan Fasilitas Infrastruktur
TIK
Program yang terakhir adalah Penyempurnaan Manajemen dan Tata Kelola TI. Program
ini bertujuan untuk meningkatkan maturitas organisasi TI, sehingga dapat memenuhi
kebutuhan organisasi, menjalankan Roadmap TI, serta menjadi agen perubahan untuk
pemanfaatan TI yang lebih optimal. Kegiatan-kegiatan yang masuk dalam kelompok program
ini antara lain:
Peningkatan kapasitas dan kapabilitas infrastruktur data center terintegrasi
Pengembangan Infrastruktur TIK fasilitas layanan perpusnas di Merdeka Selatan
Berikut ini adalah uraian dari masing-masing kegiatan.
4.6.1 Peningkatan Kapasitas dan Kapabilitas Infrastruktur Data Center Terintegrasi
Program ini bertujuan untuk mengatasi berbagai kekurangan dari pemenuhan kapasitas dan
kapabilitas infrastruktur data center . untuk itu dipastikan dalam data center melakukan
berbagai perbaikan antara lain:
Implementasi Sistem Identity Management
Implementasi Sistem Virus Protection Software
Implementasi Sistem Antispyware
Implementasi Sistem Spam Management
Implementasi Intrusion Detection
Implementasi Public Key Server
Implementasi Network Storage
Implementasi Quota Management
Implementasi Storage Management, yang mencakup juga implementasi Sistem
Backup
Melakukan Upgrade Proxy Server
Implementasi Sistem NTP
Melakukan Upgrade Sistem DNS
Implementasi Sistem Mail - SMTP Server
Implementasi Sistem Mail - IMAP/POP Server
39
Implementasi Sistem Instant Messaging
Implementasi SistemLayanan Data
o OLAP
o Data Dictionary
o Extraction
o Data Cleansing
o Data Transformation
o Data Loading
o Archival and Retrieval
o Data Warehouse, Data Mart
o Metadata Repository
4.6.2 Pengembangan Infrastruktur TIK Fasilitas Layanan Perpusnas di Merdeka
Selatan
Program ini merupakan salah satu program untuk mengantisipasi dari rencana relokasi
gedung perpusnas yang berlokasi di salemba ke jalan Merdeka Selatan. Relokasi layanan TIK
perpustakaan tentu harus diperhatikan aspek mitigasinya. Beberapa hal penting yang perlu
mendapatkan perhatian adalah konsolidasi Teknologi Informasi meliputi yang ada meliputi:
Pemindahan peralatan dari ruang data center yang ada saat ini ke ruang data center
yang baru, tidak terbatas pada :
o Perangkat sistem pengamanan Jaringan
o Perangkat Server
o Perangkat sistem distribusi Jaringan
o Penyediaan raise floor
o Sistem CCTV
Rencana Migrasi dari seluruh aplikasi yang terdapat di perpusnas
Rencana sistem email dan manajemen account user
Pengembangan fitur sistem layanan sirkukasi berbasis RFID
40
4.7 Program Pengembangan Sistem Layanan Online Berbasis
Web 3.0
Program yang terakhir adalah Penyempurnaan Manajemen dan Tata Kelola TI. Program
ini bertujuan untuk meningkatkan maturitas organisasi TI, sehingga dapat memenuhi
kebutuhan organisasi, menjalankan Roadmap TI, serta menjadi agen perubahan untuk
pemanfaatan TI yang lebih optimal. Kegiatan-kegiatan yang masuk dalam kelompok program
ini antara lain:
Pengembangan layanan online antar perpustakaan
Pengembangan layanan online Indonesiana kolaborasi dengan kearsipan dan
museum
Pengembangan Sistem Resource Sharing untuk optimalisasi digital contents
Berikut ini adalah uraian dari masing-masing kegiatan.
4.7.1 Pengembangan Layanan Online Antar Perpustakaan
Layanan online perpustakaan merupakan layanan yang disediakan oleh Perpusnas untuk
mempromosikan dan menyebarluaskan informasi serta pengetahuan bagi masyarakat.
Beberapa contoh layanan online yang tersedia saat ini adalah layanan: Katalog Induk Nasional,
Bibliografi Nasional Indonesia, Arsip Web, Pusaka Indonesia, Perpustakaan Mitra, dsb.
Berbagai informasi dan pengetahuan yang disajikan dihimpun dari koleksi yang dimiliki oleh
Perpusnas maupun dari perpustakaan umum dari berbagai daerah. Untuk meningkatkan
layanan online Perpusnas, dibutuhkan kolaborasi dan kerjasama dengan jenis perpustakaan
lainnya seperti perpustakaan khusus serta perguruan tinggi.
4.7.2 Pengembangan Layanan Online Indonesiana Kolaborasi dengan Kearsipan
dan Museum
Indonesia merupakan negara yang kaya akan warisan budaya. Indonesia juga memiliki sejarah
alam yang dapat menarik wisatawan mancanegara untuk datang. Layanan online Indonesiana
merupakan one stop portal bagi siapapun yang ingin mempelajari segala sesuatu tentang
Indonesia. Karena cakupannya sangat luas, untuk penyediaan layanan online tersebut tidak
cukup hanya dengan melibatkan instansi perpustakaan saja. Namun, lebih luas lagi harus
41
berkolaborasi dan bekerja sama dengan instansi bidang kearsipan dan museum. Jika hal ini
dapat terwujud, maka layanan online Indonesiana akan memiliki koleksi yang sangat kaya dan
dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan pariwisata.
4.7.3 Pengembangan Sistem Resource Sharing Untuk Optimalisasi Digital Contents
Untuk mewujudkan layanan online yang kaya akan konten digital, dibutuhkan kerjasama
dengan berbagai institusi perpustakaan seperti perpustakaan umum, khusus, dan perguruan
tinggi, serta institusi di luar perpustakaa seperti kearsipan dan museum. Untuk menciptakan
suatu repository yang kaya akan konten digital, maka dibutuhkan suatu sistem resource
sharing.
4.8 Program Pengembangan Sistem dan Jejaring KIN dan BNI
Program yang terakhir adalah Penyempurnaan Manajemen dan Tata Kelola TI. Program
ini bertujuan untuk meningkatkan maturitas organisasi TI, sehingga dapat memenuhi
kebutuhan organisasi, menjalankan Roadmap TI, serta menjadi agen perubahan untuk
pemanfaatan TI yang lebih optimal. Kegiatan-kegiatan yang masuk dalam kelompok program
ini antara lain:
Penyediaan interoperabilitas teknis antar perpustakaan untuk pengumpulan KIN dan
BNI
Pengembangan Media Interaktif dan komunitas membaca berbasis TI sebagai
Pendukung Promosi Gemar Membaca
Berikut ini adalah uraian dari masing-masing kegiatan.
4.8.1 Penyediaan Interoperabilitas Teknis Antar Perpustakaan Untuk
Pengumpulan KIN dan BNI
Berdasarkan amanat UU 43 Tahun 2007, Perpusnas memiliki kewajiban untuk menghimpun
Katalog Induk Nasional dan Bibliografi Nasional Indonesia. Dengan adanya katalog induk, akan
mempermudah penyalinan katalog, mendukung pengawasan bibliografi, dan menopang
silang layan. Sedangkan bibliografi nasional merupakan jenis bibliografi yang mencatat
seluruh terbitan yang ada di Indonesia. Saat ini, KIN dan BNI yang terhimpun berasal dari
42
perpustakaan umum daerah dan telah dikembangkan teknologi penghimpun data KIN dan
BNI. Tantangannya adalah bagaimana menyediakan interoperabilitas teknis dengan
perpustakaan khusus maupun perguruan tinggi. Lebih lanjut lagi, bagaimana dengan
interoperabilitas teknis dengan instansi di luar perpustakaan seperti kearsipan dan museum.
Hal ini sangat erat kaitannya dengan penyediaan layanan online perpustakaan. Jika antar
instansi secara teknis tidak interoperable, maka data maupun informasi tidak akan dapat
mengalir.
4.8.2 Pengembangan Media Interaktif dan Komunitas Membaca Berbasis TI
Sebagai Pendukung Promosi Gemar Membaca
Tantangan yang paling besar yang dihadapi oleh Indonesia adalah rendahnya budaya
membaca. Masalah ini diperkuat oleh survei yang dilakukan oleh BPS yang menunjukkan
bahwa masyarakat mayoritas lebih memilih untuk menonton televisi, dibandingkan dengan
membaca. Di sisi lain, teknologi internet dan mobile sangat cepat diadopsi oleh masyarakat
yang ditunjukkan dengan peningkatan tajam jumlah pengguna internet indonesia serta jumlah
pengguna telepon selulur. Untuk itu, seyogyanya teknologi yang telah banyak hadir di tengah-
tengah masyarakat dapat dimanfaatkan oleh Perpusnas dalam menjalankan misi untuk
mempromosikan gemar membaca. Melalui TI, Perpusnas dapat mengembangkan media
interaktif serta memanfaatkan internet untuk membentuk komunitas membaca di
masyarakat dengan melibatkan pihak lain seperti penerbit, sastrawan, budayawan, dsb.
4.9 Program Pengembangan Kapasitas Organisasi dan SDM
Pengelola Perpustakaan Digital
Program yang terakhir adalah Penyempurnaan Manajemen dan Tata Kelola TI. Program
ini bertujuan untuk meningkatkan maturitas organisasi TI, sehingga dapat memenuhi
kebutuhan organisasi, menjalankan Roadmap TI, serta menjadi agen perubahan untuk
pemanfaatan TI yang lebih optimal. Kegiatan-kegiatan yang masuk dalam kelompok program
ini antara lain:
Sosialisasi Dewan Perpustakaan sesuai amanat PP No. 24 Tahun 2014
Penyediaan rancangan peraturan bersama dengan instansi terkait Pengelolaan SDM
TIK Perpustakaan
43
Pelatihan Kualitas dan Kompetensi SDM Pengelola TIK ditingkat Pusat dan Nasional
Berikut ini adalah uraian dari masing-masing kegiatan.
4.9.1 Sosialisasi Dewan Perpustakaan sesuai amanat PP No. 24 Tahun 2014
Keberadaaan Dewan Perpustakaan telah diatur dalam PP No. 24 Tahun 2014 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan, dalam bab IV
tentang Dewan Perpustakaan yang terdiri dari Dewan Perpustakaan Nasional dan Dewan
Perpustakaan Provinsi. Untuk mewujudkan manfaat dari keberadaan Dewan Perpustakaan
tersebut perlu dilakukan pembentukan organ sekaligus sosialisasi kepada stakeholder terkait
khususnya untuk mempertajam fungsi-fungsi dewan perpustakaan untuk mendorong
keberlanjutan program perpustakaan digital.
4.9.2 Penyediaan rancangan peraturan bersama dengan instansi terkait
Pengelolaan SDM TIK Perpustakaan
Sebagaimana diidentifikasi hasil evaluasi implementasi program perpustakaan digital pada
periode sebelumnya , muncul permasalahan antara lain rotasi dan mutasi SDM-SDM yang
bertugas mengelola layanan TIK tanpa pertimbangan yang cermat. Dengan rancangan
peraturan bersama antar intansi terkait yang mengantur pengelolaan SDM TIK Perpustakaan
Digital, diharapkan permasalahan tersebut dapat terselesaikan , Sehingga mampu
memastikan kelancaran program dan kegiatan perpustakaan digital.
4.9.3 Pelatihan Kualitas dan Kompetensi SDM Pengelola TIK ditingkat Pusat dan
Nasional
Kegiatan berikutnya adalah penguatan kapabilitas SDM pengelola TIK yang merupakan syarat
utama keberhasilan implementasi grand desain e-Library. Kegiatan ini merupakan kegiatan
lainnya untuk menyempurnakan Tata Kelola TI Perpusnas. Ada beberapa kompetensi SDM TIK
yang perlu mendapatkan perhatian perpusnas terkait dengan peluang-peluang dan trend
teknologi informasi kedepan sebagaimana diuraikan pada bagian pendahuluan. Untuk itu
diperlukan peningkatan pengetahuan SDM TIK yang mampu mengusasi trend teknologi
informasi tersebut.
44
5. Roadmap dan Strategi Implementasi
5.1 Pendahuluan
Dua tujuan besar yang menjiwai dua dokumen Blueprint dan RoadmapPengembangan
Teknologi InformasiPerpusnas adalah tujuan strategis dan tujuan taktis.Tujuan strategis
meliputi dukungan informasi terhadappengambilan keputusan maupun kebijakan yang
bersifat strategis, sedangkan tujuan taktis meliputi dukungan untuk peningkatanefektifitas
kolaborasi kerja antar internal Perpusnasdan peningkatan layanan Perpusnaskepada seluruh
stakeholder.
Dalam rangka mencapai dua tujuan besar diatas, peta jalan (roadmap)
pengembanganteknologi informasi yang tertuang dalam dokumen ini terdiri daritahapan-
tahapan berupa program-program dengan milestone kapabilitaslayanan teknologi informasi
sebagai tolok ukur pencapaian.Program-program tersebut bersifat multi-lapisan dan dapat
berjalanparalel, baik dari lapisan strategi dan proses bisnis organisasi,lapisan informasi dan
sistem informasi, lapisan infrastruktur danteknologi, serta lapisan manajemen dan organisasi
teknologi informasi.
Lapisan yang ketiga, yaitu infrastruktur dan teknologi dirancang langkah-langkah
optimalisasi pemeliharaan danpemanfaatan infrastruktur jaringan komunikasi data lintas unit
serta pelaporan ke pimpinan.Hasil optimalisasi infrastruktur iniadalah kunci kelancaran
sinkronisasi data lintas unit kerja dan dari internal Perpusnaske stakeholder eksternal.
Lapisan terakhir adalah lapisan manajemen dan organisasi teknologiinformasi.Lapisan ini
membahas tata kelola teknologi informasi, sertafungsi-fungsi kompetensi sumber daya
manusia yang dibutuhkan untukmengeksekusi perencanaan pada tiga lapisan
sebelumnya.Tata kelola denganstruktur pembuatan keputusan yang sederhana dan
manajemen perubahanyang melekat pada struktur organisasi merupakan kunci sukses
eksekusidari program-program yang telah dicanangkan dalam perencanaanstrategis yang
komprehensif.
45
5.2 Strategi Prioritisasi
Dalam menentukan prioritasi implementasi proyek/kegiatan teknologi informasi,
digunakan tiga metode best practice yang meliputi:
1. Pre-Requisite Project Method
Suatu implementasi sistem atau teknologi tidak bisa dijalankan sebelum sistem atau
teknologi lain diterapkan. Artinya terdapat dependensi antara satu solusi dengan solusi
lainnya.
2. IT Project Portfolio Method
Prioritas pelaksanaan suatu proyek didasarkan atas nilai (value) yang dihasilkan untuk
bisnis dan juga besarnya resiko serta risk/effort yang diperkirakan akan didapat dari
pengerjaan suatu proyek. Risk/effort biasanya diidentifikasi berdasarkan:
Kapabilitas SDM TI
Ruang lingkup implementasi
Kompleksitas dari segi teknis
Ketersediaan solusi di pasaran/tingkat kemapanan teknologi suatu solusi
3. Business Milestone Alignment Method.
Merupakan inisiatif langsung dari pihak Perpusnas serta Stakeholder yang membutuhkan
dukungan solusi sistem maupun teknologi informasi dan harus dipenuhi oleh unit TI.
5.3 Roadmap Implementasi Grand Desain e-Library Perpusnas
Strategi pentahapan dalam implementasi IT Blueprint Perpusnas terdiri dari empat
tahapan seperti yang diilustrasikan pada Error! Reference source not found..
46
Gambar 5. 1 Tahapan Implementasi IT Blueprint Perpusnas
Ada empat tahapan dalam implementasi IT Blueprint Perpusnas, yaitu:
Tahap 1: Penguatan Pondasi sistem pengelolaan perpustakaan digital dan tata
kelola TI
Fokus pada Tahap ini terletak pada peningkatan kapabilitas organisasi perpusnas
dalam meng-eksekusi program dan kegiatan perpustakaan digital . sebagaimana
pengalaman inisiatif pada grand desai e-library sebelumnya untuk merestrukturisasi
organisasi TI di perpusnas bukanlah hal yang mudah karena melibatkan instansi lain
yang menjustifikasi usulan tersebut. Untuk itu pada tahap ini salah satu caranya
adalah dengan menerapkan IT PMO , yang berfungsi memperkuat unit organisasi TIK
diperpusnas dalam mengawal dan mengeksekusi program dan kegiatan yang telah
dicanangkan, serta membuat dan menyempurnakan standar-standar tata kelola TI.
Penyusunan Kebijakan Teknis Perpustakaan Digital
Penguatan Kapasitas dan Kapabilitas Perpusnas dalam mengelola program dan Kegiatan e-Library
Pengembangan Sistem Informasi Layanan Utama dan layanan pendukung
Pengembangan kapasitas organisasi dan SDM Pengelola Perpustakaan Digital
Integrasi antar Sistem yang telah terbangun
Pengembangan sarana dan fasilitas Infrastruktur TIK (Tahap I)
Pengembangan Sistem Layanan Online dengan teknologi terkini (Tahap I)
Pengembangan Sistem dan Jejaring KIN dan BNI (Tahap I)
Pengembangan Sarana dan Fasilitas Digitalisasi bahan pustaka (Tahap I)
• Pengembangan sarana dan fasilitas Infrastruktur TIK (Tahap II)
• Pengembangan Sistem Layanan Online dengan teknologi terkini (Tahap II)
• Pengembangan Sistem dan Jejaring KIN dan BNI (Tahap II)
• Pengembangan Sarana dan Fasilitas Digitalisasi bahan pustaka (Tahap II)
Penguatan Pondasi sistem pengelolaan perpustakaan digital dan tata kelola TI
Pengembang-
an & Penyempurna
an Layanan
Perluasan layanan
Optimalisasi
layanan
• Pemanfaatan resource sharing untuk meningkatkan keterjangkauan layanan perpustakaan digital
• Optimalisasi Berbagai layanan perpustakaan digital dalam menjawab tantangan nasional
• Optimalisasi layanan digital untuk mendukung perpusnas sebagai perpustakaan rujukan dalam pengembangan perpustaan digital
47
Selain itu dalam penguatan pondasi dilakukan konsolidasi berbagai sistem informasi
yang telah dibuat pada periode sebelumnya .
Tahap 2: Pengembangan & Penyempurnaan Layanan
Tahap ini dapat dimulai dengan baik jika seluruh fondasi telah selesai dibangun
melalui Tahap 1. Fokus kegiatan pada Tahap ini mencakup implementasi Core Sistem
dan Supporting Sistem. Dari sisi infrastruktur TI, pada Tahap ini merupakan tahap
penyempurnaan infrastruktur TI, termasuk implementasi program dan kegiatan yang
terkait pengembangan infrastruktur TI yang menjadi prasyarat berhasilnya sistem
yang dibangun.
Tahap 3: Perluasan layanan
Tahap ini merupakan tahap perluasan layanan dari berbagai inisiatif TIK baik beragam
layanan online yang telah disediakan perpusnas. Perluasan target perpustakaan mitra
yang berfokus pada perpustaaan perguruan tinggi dan perpustakaan khusus lebih
dijangkau. Media promosi kreatif baik yang offline dan online dalam rangka
meningkat minat baca dapat disebarluaskan ke sasaran khalayak yang dituju.
Tahap 3: Optimalisasi layanan
Tahap ini merupakan tahap pemanfaatan dan optimalisasi layanan perpustakan
digital dalam menjawab berbagai permasalahan bangsa yang terkait dengan
peningkatan fungsi perpustakaan nasionl . melalui hasil olahan data dari berbagai
layanan , diharapkan mampu menghasilkan data dan informasi yang mendukung
pengambilan keputusan. Selain itu dengan meningkatnya ketersediaan,
keterjangkauan, keberlanjutan dan kolaborasi hasil implementasi grand desain
perpustakaan digital diharapkan mampu menjawab isu-isu strategis nasional seperti
meningkatkan IPM, menurukan angka kemiskinan dan isu lainnya yang terukur
dihubungkan dengan output dari grand desain perpustakaan digital.
Sasaran yang ingin dicapai setelah keempat Tahap tersebut terlewati adalah terwujudnya
Perpusnas sebagai organisasi modern yang berbasis TI (IT-enabled organization) berkelas
dunia (Word Class Digital Library) . Hal tersebut dapat terwujud dengan catatan keempat
tahap tersebut dijalankan secara berurutan (sekuensial) dan sempurna. Selanjutnya,
berdasarkan strategi pentahapan tersebut, berikut ini akan diuraikan mengenai jadwal
implementasi IT Blueprint Perpusnas (lihat Error! Reference source not found.).
48
5.4 Manajemen Perubahan
Penerapan teknologi informasi merupakan salah satu cara yang ditempuh organisasi
dalam melakukan perubahan, maka sudah selayaknya diterapkan juga Manajemen perubahan
yang memadai. Perusahaan-perusahaan Indonesia yang telah sukses dalam mengeksekusi
proyek-proyek teknologi informasi biasanya melakukan serangkaian kegiatan Manajemen
perubahan baik sebelum, mengiringi dan pasca impelementasi teknologi informasi. Kegiatan
Manajemen perubahan khas proyek teknologi informasi perlu dilakukan di Perpusnas
disesuaikan kondisi yang ada. Berikut ini adalah contoh kegiatan tersebut:
a. Team building, pembentukan tim atau kelompok kerja (pokja) yang bertanggung
jawab atas kesuksesan atau kegagalan implementasi teknologi informasi yang terdiri
dari perwakilan dari Manajemen masing-masing unit, top Manajemen termasuk unit
teknologi informasi.
b. Change management training, kelompok kerja penanggung jawab yang telah
dibentuk diberikan pembekalan dengan wawasan, pengetahuan, dan keterampilan
Manajemen perubahan yang relevan dengan proyek implementasi teknologi
informasi.
c. Intensive communication, ini adalah agenda awal yang harus dilakukan pokja. Target
utama komunikasi intensif ini adalah champion dimasing-masing unit. Yang
dikomunikasikan adalah target yang akan dicapai, apa yang menjadi keuntungan dari
implementasi teknologi informasi, konsekuensi yang akan ditanggung serta usaha
yang diperlukan untuk mencapai target-target yang telah dicanangkan. Pendekatan
komunikasi yang digunakan harus benar-benar disesuaikan dengan kondisi dan
karakter Perpusnas.
d. Socialization, setelah pendekatan komunikasi mulai dilakukan maka hal yang harus
dilakukan selanjutnya adalah sosialisasi yang sifatnya lebih global, dengan target
seluruh personel dari masing-masing unit. Pesan yang dibawa masih sama dengan
pesan yang disampaikan pada tahap intensive communication, hanya dalam kadar
yang lebih global.
e. End-user training, kegiatan pelatihan untuk pengguna yang berperan langsung dalam
proses bisnis yang menjadi taget dari implementasi teknologi informasi yang
dilakukan.