1

PETUNJUK PEMAKAIAN SISTEM Q-Lang

Menu dan gambar yang ada pada petunjuk ini mungkin berbeda dengan kenyataannya karena perubahan dalam pengembangan sistem. CARA INSTALL Sistem ini dikembangkan pada Operasi Sistem Windows XP – Windows 7, jadi untuk operasi sistem Windows lainnya bisa jadi tidak berjalan sempurna / ada fitur-fitur yang tidak berfungsi. Tampilan optimal pada resolusi monitor 1366 x 768. Installler berada dalam satu folder bernama Qlang_YYYY-MM-DD, dimana YYYY-MM-DD tanggal installer dibuat. Jalankan file SETUP.EXE.

Setelah muncul gambar disamping, Click Next Click Typical atau Custom setelah muncul gambar dibawah. Ikuti perintah – perintah selanjutnya Click Install dan jika proses install ini sukses, click Finish. Untuk Windows Vista atau Windows 7, sebelum menjalankan program lakukan langkah berikut : Jalankan Windows Explorer, masuk ke folder “C:\Program Files\Microsoft Office\Office11\” (untuk windows 32 bit) atau “C:\Program Files X86\Microsoft Office\Office11\” (untuk windows 64 bit) Cari file MSACCESS.EXE, click kanan pada file tersebut, click properties. Click tab Compatibility. Click tombol Change settings for all users.

2

MENJALANKAN PROGRAM PERTAMA KALI

Double Click pada Icon Q-Lang kemudian masukkan Nama Dengan User4, Password dengan 10 lalu tekan Enter. Pertama kali dijalankan, program belum mempunyai data, saat muncul pertanyaan Program QLang Tidak Ditemukan, Tentukan Lokasi Program Q-Lang ? Click No, program akan meminta Set ID Program. Click Browse, pilih file Set ID XXX.qli, dimana XXX adalah ID Program / Pelanggan. Pilih file di folder C:\Program Files\QLang\Email\1000.qli. Setelah memilih file click Set ID. Ganti Password User4, karena User ini adalah User tertinggi. Caranya tekan tombol Ctrl dan W, Masukkan Password, kemudian masukkan Password Baru dua kali dan Click Ganti. Program ini mempunyai 4 level user, dimana telah disediakan 4 User yaitu User1, User2, User3 dan User4. Dengan masing-masing

Pada bagian Privelege Level, Centang Run this program as an administrator. Kemudian click Ok.

level 1, 2, 3 & 4. Passwordnya User1 = 9, User2 = 8 dan User3 = 6. Password ini bisa diganti dengan cara diatas. Level user menentukan menu apa yang bisa diakses. Level tertinggi 4 mempunyai akses penuh, termasuk mengganti level user-user lainnya.

3

MENU UTAMA

Double Click pada gambar atas / logo atau gambar samping untuk mengganti gambar-gambar tersebut. Ukuran Gambar Atas 848 x 94 pixel dengan format bmp. Gambar Samping ukuran 230 x 320 pixel dengan format bmp. Absen, untuk absensi pegawai. Bisa untuk semua level. Masukkan nama pegawai kemudian masukkan Password.

Buat PO, Untuk buat PO. Hanya bisa untuk level 3 & 4. Digunakan untuk membuat Order Pembelian Barang ke Supplier. Tidak berhubungan dengan stock maupun Utang ke Supplier. Ketik nama supplier pada Kepada diikuti Enter. Ketik barcode barang atau short id (SID) atau id barang pada Barcode atau nama barang pada Nama Barang, harga akan muncul otomatis dari master barang. Rubah harga jika tidak sama. Masukkan diskon pada Diskon jika ada dan kemudian masukkan jumlah yang diinginkan pada Jml. Click pada Tambah untuk memproses barang. Tekan F2 untuk daftar supplier, F3 untuk daftar barang. Double click pada Nama untuk memilihnya.

Jam Absen datang akan tercatat pada kolom Absen Datang. Click Absen untuk pulang. Jam pulang akan tercatat pada Absen Pulang Untuk datang akan tercatat jam terawal sedangkan untuk pulang akan tercatat jam terakhir.

4

Untuk membatalkan barang, double click pada Nama Barang, click Yes pada konfirmasi. Untuk membatalkan PO keseluruhan click Hapus. Buat Pembelian Barang, untuk membuat pembelian barang. Hanya untuk level 3 & 4 (tersedia di sistem edisi Distributor). Untuk edisi Dealer pembelian barang dilakukan dengan import file, informasi lebih lengkap lihat pada Import File. Pembelian barang akan merubah stock barang dan merubah nilai utang ke supplier.

Click tombol Cetak untuk mencetak PO . Click tombol Kirim SMS untuk mengirim PO ini dalam bentuk SMS. SMS akan ditujukan ke nomor yang ada di Menu Setup SMS pada No SMS Pusat. Click tombol Kirim Email untuk mengirim PO ini dalam bentuk Email. Email akan ditujukan ke alamat yang ada di Menu Setup pada Tujuan Email PO.

Pilih supplier pada kolom Supplier. Jika Supplier sudah ada, maka nama supplier akan ada pada daftar, jika belum Supplier perlu didata terlebih dahulu, Pendataan Supplier sama dengan pendataan Pelanggan. Masuk pada Menu Pelanggan dan click Tambah Baru.

5

Masukkan nomor pembelian supplier seperti nomor surat jalan atau nomor faktur pada NoSJL/Faktur. Nomor ini akan diperiksa setiap pembelian berikutnya, sehingga sistem akan mengingatkan kita jika pembelian yang sama dimasukkan kembali. Disini sistem akan mencegah pemasukan berulang yang kaitannya ke stock barang dan utang ke supplier. Status adalah status pembelian dapat berupa Putus atau Konsinyasi. Pembelian putus akan menjadi utang dan menambah aset stock, sementara konsinyasi hanya menambah stock tapi tidak menjadi utang. Utang baru muncul setiap bulan, setiap bulan (tanggal 1) sistem akan membuat tagihan konsinyasi, berupa penjualan barang konsinyasi bulan sebelumnya. Harga yang digunakan pada tagihan ini adalah Harga Distributor. Barang konsinyasi tidak bisa sebagai barang putus juga. Karena sistem tidak mengakomodasi barang yang sama dengan status berbeda. Isi ID atau Nama Barang sesuai dengan barang pada surat jalan atau faktur supplier. Atau isi Supplier ID barang tersebut. Supplier Id adalah id barang yang dibuat oleh supplier barang tersebut. Karena supplier menggunakan sistem yang berbeda maka id barang sistem ini tidak sama dengan id barang supplier tersebut. Supplier ID inilah yang menyamakannya. Setiap barang dapat dibuat Supplier IDnya pada form barang. Tujuannya saat menginput pembelian barang, kita tidak kesulitan mengidentifikasi barang pada surat jalan atau faktur supplier tersebut. Harga barang akan muncul sesuai setup di Menu Setup pada Harga Beli, terdapat 3 pilihan yaitu Harga Distributor, Harga Pokok atau Pembelian Terakhir. Harga Distributor adalah harga diambil dari harga distributor pada master barang. Harga Pokok adalah harga diambil dari harga pokok pada master barang. Pembelian terakhir adalah harga diambil dari pembelian yang terakhir. Jika harga tidak sama, maka ada perubahan harga dengan pembelian sebelumnya. Jika harga memang berubah, ketik harga terbaru pada Harga akan muncul konfirmasi apakah harga pada master barang juga ikut dirubah. Jika dijawab No maka harga hanya tercatat pada pembelian ini. Jika dijawab Yes, maka muncul form barang, isi harga-harga terbaru pada form tersebut yang mana penjualan berikutnya akan memakai harga-harga terbaru ini. Daftar barang pada pembelian ini dapat ditambah di Tambah Baru pada Menu Barang. Penting : Harga barang pada system ini tidak mengakomodasi bilangan berkoma. Masukkan berapa jumlah barang pada Jml dan kemudian click Tambah. Lakukan untuk semua barang. Untuk retur barang ke Supplier, masukkan jumlah dengan minus. Ini akan membuat surat jalan ke supplier yang mana surat jalan ini menjadi bagian dalam pembelian. Setelah selesai kita dapat membandingkan total pembelian antara sistem dengan faktur supplier. Click Menu Utama untuk selesai. Keluar Sementara berfungsi untuk keluar tapi belum menyelesaikan pembelian ini, dalam arti masih ingin melanjutkan pembelian yang sama. Pembelian dapat dibuat melalui PO, lihat Terima Stock.

6

Buat Pesanan Barang, untuk semua level.

Harga barang pada pesanan ini ditentukan oleh status pelanggan. Misalnya pelanggan status Dealer akan mendapatkan Harga Dealer. Lihat Pesanan Masuk, semua level. Pesanan yang dibuat dan pesanan pelanggan lewat SMS atau email dapat dilihat disini.

Pada Order Masuk, pesanan akan berwarna merah jika pesanan telah lebih dari 3 hari. Click pada Order Masuk, pada bagian bawah akan muncul rincian pesanan barang pelanggan. Kolom Keterangan memberi informasi kecukupan stock yaitu jumlah stock

Berguna untuk membuat pesanan dari pelanggan. Pesanan tidak mempengaruhi stock maupun lainnya, hanya sebagai catatan order masuk. Sama dengan pesanan pelanggan lewat SMS atau email. Cara pemakaian sama caranya dengan PO atau Pembelian.

7

yang ada dan total semua pesanan pelanggan. Berwarna merah jika stock tidak terpenuhi semua. Click Buat Penjualan Retail, untuk membuat Pesanan menjadi Penjualan Toko, yaitu penjualan retail, cash dan tanpa surat jalan. Setelah menjawab konfirmasi, faktur penjualan akan dibuat dan pesanan akan hilang dari daftar. Untuk membuat pesanan menjadi surat jalan, click Buat SJL. Jika pesanan dari pelanggan yang sama lebih dari satu, maka akan muncul pertanyaan apakah pesanan-pesanan itu mau digabung. Stock Kurang untuk melihat pesanan yang stocknya tidak mencukupi.

Jika stock tidak memenuhi jumlah pesanan, maka sisanya akan tetap di daftar pesanan. Hanya stock yang terpenuhi yang menjadi surat jalan. Saat membuat surat jalan, sistem akan memeriksa apakah ada retur dari pelanggan tersebut. Jika ada akan muncul daftar retur. Double click pada Nilai atau Tgl atau click pada retur lalu click Tambah untuk membuat retur tesebut menjadi bagian surat jalan. Retur akan memotong nilai surat jalan tersebut. Double click pada Nomor untuk melihat rincian barang retur. Untuk membatalkan retur pada surat jalan, Double Click pada barang di Nama Barang Retur. Click Cetak untuk mencetak surat jalan.

8

Sistem memberi fasilitas pesan untuk pelanggan, yang mana pesan ini akan muncul di pembuatan Pesanan, Surat Jalan, Faktur dan Penjualan Retail. Pesan ini dapat dibuat di Menu Pelanggan pada Pesan Untuk Pelanggan. Sistem juga membuat pesan berupa sisa tagihan sehingga kita dapat mengetahui masih berapa nilai tagihan yang belum dibayar. Click Cetak SJL untuk mencetak surat jalan, Cetak Posisi Rak untuk mencetak posisi barang di rak barang, yang fungsinya mempermudah pengambilan barang. Untuk Print Preview clik kanan di form surat jalan, jangan di detail barang. Untuk membuat faktur, click Buat Faktur.

Beberapa surat jalan dapat ditagih di satu faktur. Jika masih ada surat jalan pelanggan tersebut yang belum dibuat fakturnya, maka surat jalan tersebut akan terdata di Nomor Surat Jalan. Pilih surat jalan yang diinginkan kemudian click Tambah. Demikian juga retur. yang masih pending akan terdata di Nomor Surat Retur. Beberapa retur dapat digunakan untuk potong faktur. Retur ini akan dijadikan bagian dari surat jalan pada faktur tersebut. Faktur mempunyai fasilitas diskon Cash Back yaitu diskon sebesar sekian % untuk barang-barang tertentu. Cash back ini dapat diberikan dengan menekan key F8. Barang yang mendapat cash back adalah adalah barang dengan jenis Barang Dagangan Utama

9

dan tidak tercantum pada Tanpa Cash pada Menu Set Up. Persentase Cash Back ini diatur pada Cash Back di Menu Set Up Isi 0 untuk menonaktifkan fungsi ini. Diskon ini juga akan berfungsi sebagai Diskon Tambahan jika pelanggan tercantum sebagai penerima diskon tambahan pada Menu Pelanggan. Untuk User dengan level 3 & 4, Diskon / Cash Back ini dapat diisi langsung. Tombol Buat File berfungsi untuk membuat File Faktur yaitu file yang berisikan faktur dimana file ini dapat diimport sebagai pembelian pada sistem yang sama disisi pelanggan. Tombol Kirim SMS berfungsi untuk mengirim faktur dalam format SMS dimana SMS ini menjadi pembelian pada sistem yang sama di sisi pelanggan.

Buat Surat Jalan, semua level. Sama halnya dengan membuat surat jalan dari pesanan masuk. Tapi disini buat surat jalan mulai dari awal. Buat Faktur, level 2, 3 & 4. Sama halnya dengan membuat faktur dari surat jalan. Tapi disini buat faktur mulai dari awal. Buat Rekap Pengiriman, level 2, 3 & 4. Berguna untuk membuat rekap faktur untuk pengiriman. Dalam pengiriman ke banyak pelanggan bisa jadi barang dikirim oleh lebih

Tombol Cetak Faktur untuk mencetak faktur. Tombol Cetak Kwitansi untuk mencetak kwitansi. Pada posisi preview seperti disamping, click pada gambar Printer di kiri atas untuk mencetak faktur. Untuk mencetak dengan memilih printer click gambar Printer dengan conteng merah, gambar Buku untuk mensetup halaman, click Close untuk menutup preview faktur. Logo cetakan dapat diganti di Menu Setup Printer pada field Logo Cetakan. Ketik atau Double Click. Tanda tangan dapat ditampilkan pada faktur. Caranya Scan tanda tangan dan save dengan nama IDUser tersebut format bmp ukuran 200 x 200 pixel, kemudian save di C:\Program Files\Qlang\Gambar\Ttangan\

10

dari satu orang. Rekap pengiriman berfungsi merekap faktur untuk pengirim pertama, kedua dan selanjutnya. Jadi setiap pengiriman mempunyai daftar pelanggan untuk dikirim. Rekap pengiriman ini juga disiapkan sebagai tanda terima, sehingga tidak perlu ada faktur tembusan.

Buat Penjualan Retail, semua level. Untuk membuat penjualan langsung tanpa surat jalan dan faktur. Penjualan Retail ini penjualan tunai. Untuk penjualan melalui surat jalan dan faktur, dinamakan Penjualan Grosir. Modul penjualan ini diperuntukkan juga untuk penjualan curah. Pembeli dapat membeli barang curah dalam ukuran liter atau rupiah. Misalnya sabun cuci piring curah dapat dibeli pembeli seharga Rp. 5.000,- atau 1 Liter. Karena stock curah dalam liter, maka jika pembelian dalam rupiah, sistem akan mengkalkulasi liternya dan mengurangi stock barang tersebut. Untuk membuat penjualan, masukkan Barcode Barang atau Nama Barang, harga barang akan muncul. Tekan F3 untuk memunculkan daftar barang, double click pada nama barang untuk memilihnya. Untuk barang curah maka Penjualan dapat diisi rupiahnya, tidak jika barang non curah. Isi Penjualan dengan nilai rupiah pembelian atau isi jumlah liter yang diinginkan pada Liter, lalu click Tambah untuk memproses penjualan. Untuk barang curah Jumlah bisa bilangan berkoma dan tidak untuk non curah. Untuk penjualan barang Non Curah, isi jumlah yang diinginkan pada Jumlah lalu click Tambah untuk memproses penjualan. Proses Langsung berfungsi untuk memproses langsung barang yang dibeli saat barcode barang diisi / di-scan menggunakan Barcode Scanner. Conteng jika ingin feature ini

Pilih faktur yang ingin direkap dan click Tambah Untuk membatalkan faktur direkap double clik faktur tersebut di kolom Pelanggan. Click Cetak untuk cetak rekap pengiriman, Hapus Untuk batal.

11

aktif. Kursor akan selalu di posisi Barcode, sehingga proses penjualan menjadi lebih cepat. Tekan F4 untuk memindahkan kursor ke posisi Jumlah. Tekan F1 untuk memindahkan kursor ke posisi Bayar, tekan lagi F1 untuk memunculkan nilai rupiah mulai dari 5.000 – 10.000 – 20.000 – 50.000 – 100.000

Untuk penjualan voucher telpon, isi nomor telpon yang akan diisi pulsanya pada No Telp. Pastikan untuk menambah kode wilayah untuk nomor CDMA. Kemudian click Tambah. Sistem akan men SMS ke operator yang nomor dan formatnya sesuai setup pada Menu Setup SMS. Jika SMS gagal maka sistem akan menampilkan pesan errornya.

Fasilitas SMS ini berfungsi jika komputer telah diinstall GSM Modem dan di Menu Set Up pada SMS diset Dengan SMS. GSM modem yang telah dicoba dan berfungsi normal dapat dilihat pada daftar Modem.

12

Untuk tipe dan merk yang lain harus dicoba apakah cocok dengan sistem ini, karena tidak semua GSM modem mempunyai perintah operasi yang sama. Jika pembeli membeli beberapa voucher untuk beberapa nomor telpon, dapat digunakan fasilitas Multi Transaksi. Disini semua transaksi dilakukan dalam satu SMS, sehingga proses jadi lebih cepat. Jika pengisian pulsa berhasil, maka sistem akan menerima SMS balasan dari operator dan menampilkan pesan dikanan atas komputer bahwa pengisian berhasil. Demikian sebaliknya jika gagal dan transaksi penjualan akan dibatalkan.

Sistem ini tidak mengisi pulsa pembeli, tapi hanya meng SMS operator / supplier pulsa untuk melakukan pengisian tersebut. Jadi setelah SMS dikirim, sistem menunggu balasan sukses atau tidak. Dalam hal membatalkan pembelian pulsa ini sistem hanya menghapus nota pembelian, SMS yang sudah dikirim tidak bisa dibatalkan. Setelah semua barang dimasukkan, jumlah pembelian dapat dilihat di Total. Masukkan nilai pembayaran pada Bayar lalu tekan Enter. Sistem akan menampilkan jumlah pengembalian. Penjualan Retail ini dapat dirubah ke Penjualan Grosir dengan meng Click Rubah Ke Faktur. Buat Penyewaan, semua level. Tersedia jika sistem disetup pada Menu Setup Dengan Penyewaan. Petunjuk lebih lengkap ditulis di bagian Penyewaan. Buat Penyewaan Dari Kios, semua level. Tersedia jika sistem disetup pada Menu Setup Dengan Penyewaan. Petunjuk lebih lengkap ditulis di bagian Penyewaan.

Penjualan pulsa yang belum berhasil dapat dilihat dengan menekan key F4 dari Menu Utama. SMS Center adalah nomor operator lainnya yang dapat dipakai jika nomor pertama tidak ada respon. Untuk memproses ulang click pada nota, ganti SMS Center dengan nomor lain dan click Proses Ulang. Tombol Batal tersedia setelah pulsa pending lebih dari 30 menit. click Batal untuk membatalkan nota penjualan. Pembatalan ini disarankan dilakukan setelah Periksa transaksi, jika dari operator memang belum diproses, pembatalan dapat dilakukan

13

Buat Faktur Non Barang, hanya level 3 dan 4. Digunakan untuk membuat faktur yang bukan penjualan barang. Masukkan transaksi pada Transaksi, jika transaksi belum ada, akan muncul konfirmasi untuk menambah transaksi tersebut. Isi nilai tagihan pada Nilai. Isi keterangan pada Keterangan jika ada, kemudian click Tambah.

Pada faktur non barang ini semua nilai akan menjadi keuntungan pada Laporan Rugi Laba, karena tidak ada harga pokoknya / modalnya. Buat Transaksi Rekening, semua level. Berfungsi untuk mencatat semua transaksi keuangan / penerimaan dan pembayaran. Terdapat 3 rekening bawaan yaitu Kas Toko / Kios, Petty Cash dan Cash. Rekening lainnya dapat ditambah pada Menu Setup. Kas Toko / Kios adalah rekening yang menampung pendapatan penjualan tunai. Untuk penjualan retail, pendapatan otomatis dimasukkan oleh sistem pada Penerimaan Pendapatan Toko. Demikian juga penyewaan jika sistem penyewaan aktif akan dimasukkan pada Penerimaan Pendapatan DVD Club. Untuk penjualan grosir, pendapatan diterima dimasukkan secara manual, karena faktur tidak selalu dibayar tunai, bisa ditransfer atau dibayar belakangan. Jadi total penerimaan penjualan grosir tidak bisa dihitung dari semua faktur yang dibuat.

14

Untuk penerimaan pembayaran penjualan grosir, pilih transaksi Penerimaan Dari Pelanggan pada Transaksi, isi nilai penerimaan pada Kredit, isi keterangan jika perlu lalu click Tambah.

Penerimaan Dari Pelanggan, akan diikuti form untuk menentukan pelanggan mana yang membayar dan faktur mana yang akan dibayar jika level user 3 & 4. Isi pelanggan pada Pelanggan, kemudian pilih faktur yang akan dibayar pada Faktur. Isi nilai pembayaran yang diinginkan, diskon jika ada kemudian click Tambah. Jika level 1 & 2 hanya diikuti penginputan pelanggan. Tekan F2 untuk mencari pelanggan jika pembayaran yang masuk hanya diketahui Nomor Faktur atau Nama Rekening atau Kode Pelanggan. Tekan F3 untuk mencari piutang faktur yang nilainya sebesar pembayaran yang diterima.

15

Sistem ini mengakomodasi pembayaran nyicil atau satu faktur dengan banyak pembayaran. Nilai pembayaran tidak harus senilai faktur. Click pada faktur di Status Faktur, pembayaran-pembayaran untuk faktur tersebut dapat dilihat pada Rincian Pembayaran pada sebelah kanan status faktur. Double Click pada nomor faktur untuk melihat faktur secara detail. Pada Transaksi Rekening, Untuk melihat faktur mana yang akan dibayar, dapat diclick pada Faktur, Disini akan muncul daftar Faktur Belum Kirim / Bayar. Double click pada nomor faktur untuk melihat detail. Pembuatan Cash Back juga dapat dilakukan disini dengan menekan key F8 setelah faktur muncul. Faktur yang dikirim pada Rekap Pengiriman dapat dimasukan ke rekening ini dengan meng-click Rekap Kirim. Isi nomor rekap pengiriman pada Nomor, setelah muncul fakturnya :

Disini kita menyalin Rekap Pengiriman yang dibawa kembali oleh pengirim sehingga jika ada selisih Retur Barang dengan Surat Retur, sistem akan menyesuaikannya. Isi kolom Terima dengan penerimaan pembayaran pada Tagihan Faktur dan jumlah retur barang yang diterima pada Nama Barang kemudian click Proses. Jika retur lebih besar maka sistem akan membuat retur lagi demikian sebaliknya sistem akan membuat surat jalan dan faktur jika retur kurang. Untuk level 3 & 4, rekening dapat diganti dengan rekening lainnya (sesuai setting pada Rekening di Menu SetUp). Terdapat 3 kategori rekening yaitu 0, 1 dan 2. Kategori 0 untuk transaksi keuangan bukan biaya operasional. Kategori 1 untuk biaya operasional / petty cash. Kategori 2 untuk rekening kas toko/kios. Dalam membuat transaksi rekening, isi tanggal transaksi yang diinginkan, bisa juga dengan Click Set Tanggal. Kemudian isi rekening. Rekening yang bisa dipilih sesuai dengan level user. Pembuatan rekening ini dilakukan di Menu Set Up pada Tambah Rekening. Isi transaksi pada Transaksi kemudian nilai transaksi pada Debet atau Kredit, isi keterangan pada Keterangan jika ada lalu click Tambah. Untuk membatalkan transaksi Double Click pada nomor urut di No Bayar. Tombol Piutang Kios, Piutang dan Utang dibahas di Menu Pelanggan. Tombol Semua untuk menampilkan semua transaksi.

16

Untuk beberapa transaksi, diikuti proses selanjutnya seperti: Pembayaran ke Supplier, akan muncul form berikut

Pilih supplier yang akan dibayar pada Supplier. Pada status pembelian akan muncul Faktur yang belum lunas. Pilih faktur yang akan dibayar pada No Beli, pada Nilai akan muncul nilai faktur tersebut. Isi nilai pembayaran yang akan dilakukan pada Pembayaran kemudian Diskon atau Admin jika ada dan click Tambah. Status faktur akan berubah sesuai pembayaran. Untuk melihat semua faktur click Semua Nota. Semua faktur supplier bersangkutan akan ditampilkan.

Untuk mencetak status faktur click Cetak Status Tagihan.

17

Buat / Kirim SMS, semua level. Jika sistem telah dilengkapi GSM Modem dan diset Dengan SMS, maka tombol ini berfungsi untuk membuat SMS dan mengirimnya.

18

Untuk mengirim ke banyak penerima, click Multi Tujuan dan Masukkan nomor tujuan di Kepada. Sistem ini juga bisa mengambil nomor H Phone dari daftar pelanggan atau dari file Ms Excel.

Lihat SMS Masuk / Keluar, semua level. Untuk melihat SMS yang masuk serta keluar.

Ketik berita dan tujuan SMS, lalu click Kirim. Sistem akan menampilkan pesan untuk tunggu. Apabila pesan sudah dikirim akan muncul pesan kalau SMS telah dikirim.

Untuk mengambil nomor H Phone pelanggan, Click Pelanggan, lalu click Import Pelanggan. Untuk mengambil dari file Ms Excel, click File Ms Excel dan click Import File MS Excel. Sistem akan mengambil nomor telpon yang ada pada kolom pertama yang diawali angka 0. Format cell pada kolom pertama ini harus Text.

19

Untuk melihat SMS masuk saja Click pada SMS Masuk, untuk SMS keluar saja click pada SMS Keluar dan untuk semua SMS click SMS Masuk / Keluar. Untuk melihat SMS dari nomor tertentu saja, click pada nomor tersebut, click tombol Hanya Nomor Tersebut. Untuk melihat SMS yang diberitanya ada kata tertentu, click Hanya kemudian ketik kata yang dinginkan pada kolom disebelahnya. Click Semua untuk semua Berita.

MENU CARI

20

Menu ini berfungsi untuk mencari transaksi-transaksi yang telah dibuat. Clik pada transaksi yang diinginkan dan pilih nomor transaksi di nomor. Misal mencari faktur, click pada faktur, isi pelanggan pada Pelanggan jika perlu untuk menyaring faktur untuk pelanggan tersebut saja kemudian pilih nomor faktur yang dicari pada No Faktur. Untuk level 3 dan 4, Edit / Rubah dapat dicentang, yang membuat transaksi yang dicari dapat dirubah.

MENU PELANGGAN

ID Pelanggan : identifikasi pelanggan yang otomatis dibuat oleh sistem. Outlet : Pelengkap nama pelanggan, seperti nama toko, usaha atau lainnya. Nama, Alamat, No Telp, No H. Phone, Contact Person : Data pelanggan. No Fax / Modem : Nomor ini digunakan sebagai tujuan SMS Faktur, jika pelanggan mengunakan sistem ini juga, surat jalan / faktur pelanggan dapat dikirim ke sistem pelanggan, sehingga pelanggan tidak perlu memasukan pembelian barang di sistemnya. Agen Dari, Sales belum digunakan, disiapkan untuk feature nantinya

Lihat, semua level. Rubah dan Hapus level 3 dan 4. Pilih Lihat, Rubah atau Hapus, kemudian masukkan Id pada ID atau nama pelanggan pada Nama untuk membuka data pelanggan. Tambah Baru, level 3 dan 4. Click untuk menambah pelanggan baru.

21

Kategori : Kategori pelanggan, terdapat : Corp, Franchise, Supplier, Penyewa, K.M.K dan Tutup. Corp untuk pelanggan dimana pelanggan tersebut punya sendiri (Outlet sendiri). Pelanggan ini masuk ke daftar KIOS Corporate. Pada kategori ini setiap hari system akan membuat daftar pendapatan. Nilai pendapatan ini akan diisi oleh program outlet tersebut (jika outlet tersebut juga menggunakan sistem ini dan diaktifkan pengiriman data ke pusatnya). Sehingga kita dapat memantau pendapatan dan setorannya. Supplier akan membuat pelanggan masuk daftar supplier (hanya pengelompokan). Franchise untuk pelanggan normal (hanya pengelompokan). Penyewa untuk pelanggan penyewa tempat / lokasi. Akan muncul Tab tambahan jika penyewa dipilih. Berisi data-data penyewaan. Setiap bulan (tanggal 1) sistem akan membuat faktur non barang berupa tagihan sewa. K.M.K. untuk feature ke depan. Tutup (hanya pengelompokan)

Status : Status pelanggan akan menentukan harga beli pelanggan tersebut. Terdapat 5 status cabang dimana nama status ini dapat dirubah di Menu Setup tombol Nama Status Cabang. Untuk harga barang yang didapatkan status ini diatur di Master Barang.

Click pada Tab Rek, akan muncul form berikut: No Rekening, Nama Rekening untuk informasi Rekening Pelanggan. Untuk rekening BCA, gunakan format : BCA XXXXXXXXXX Tujuannya agar dapat digunakan untuk otomatisasi jika menggunakan KLIK BISNIS BCA

22

Pembayaran : Untuk pembayaran Tunai / Cash isi dengan 0. Untuk pembayaran dengan transfer isi dengan angka yang juga mewakili kapan jatuh tempo pembayarannya. Misalnya pembayaran dikasih tempo 30 hari, maka isi dengan 30. Pada Daftar Piutang dan Daftar Utang, pembayaran yang jatuh tempo akan memerahkan nama pelanggan. Status Tagih, PPN, Nomor NPWP, Alamat NPWP, Kota NPWP belum digunakan. Disiapkan untuk feature nantinya. Surat Jalan Belum Ada Faktur, semua level menampilkan surat jalan yang belum dibuat fakturnya. Jika ada, daftar ini akan ditampilkan saat masuk program. Surat jalan akan memotong stock, tapi jika tidak ada faktur maka tidak ada tagihan ke pelanggan tersebut. Jadi surat jalan harus diikuti faktur. Diskon Tambahan, level 3 dan 4 digunakan untuk memberikan diskon tambahan lagi dari harga yang sudah didapatkan.

Daftar Pelanggan, semua level untuk melihat daftar pelanggan. Lokasi berfungsi untuk menyaring pelanggan berdasarkan alamat. Sales untuk feature kedepan.

Masukkan nama pelanggan dan persen diskon tambahan dan click Tambah. Untuk menghapusnya, double click pada Nama Pelanggan. Sistem otomatis akan menghitung diskonnya saat pembuatan faktur untuk pelanggan tersebut.

23

Pesan, semua level untuk membuat pesan ke pemakai sistem saat pembuatan Surat Jalan atau Penjualan ke Pelanggan. Masukkan nama pelanggan dan pesan yang diinginkan. Untuk pesan yang ingin ditampilkan sekali saja, centang Hapus atau kosongkan untuk pesan yang ingin dimunculkan terus, lalu click Tambah. Untuk pesan dengan pilihan Hapus, saat muncul pesan akan tampil konfirmasi untuk menghapus pesan itu. Secara otomatis setiap hari sistem akan membuat pesan untuk pelanggan-pelanggan yang masih mempunyai utang dan menghapusnya kembali jika telah lunas. Daftar Piutang Kios, level 3 dan 4 menampilkan daftar pendapatan harian kios, yang secara otomatis diterima oleh sistem melalui SMS. Kios disini adalah pelanggan yang berkategori Corporate yang jika mengunakan sistem ini juga, dapat secara otomatis men SMS pendapatannya ke nomor yang di set pada Menu Set Up. Piutang Kios ini dapat juga dilihat melalu tombol Piutang Kios pada Transaksi Rekening. Daftar Piutang Pelanggan, level 3 dan 4 menampilkan daftar piutang pelanggan atau tagihan yang belum dibayar pelanggan Non Corporate. Kolom Terakhir maksudnya tanggal transaksi

24

Daftar Utang Ke Supplier, level 3 dan 4 menampilkan daftar utang ke supplier / pembelian yang belum dibayar. Cara melihatnya sama halnya dengan piutang.

MENU BARANG

Tambah Baru, level 3 dan 4. Tambah baru hanya untuk sistem versi Distributor. Click untuk menambah baru barang. ID Barang, otomatis dibuat oleh sistem, sebagai identifikasi barang. ID Singkat, disiapkan untuk feature ke depan. Nama, Merk dan Rawaba, digunakan sebagai nama barang. Dipecah tiga untuk pengelompokan barang.

terakhir yang dilakukan oleh pelanggan. Berwarna kuning setelah 14 hari dan berwarna merah jika telah 30 hari. Click pada pelanggan dan click Lihat Detail atau double click pada pelanggan untuk melihat detail piutang pelanggan.

Lihat, semua level. Rubah dan Hapus level 3 dan 4. Sama halnya dengan menu pelanggan, disini master barang dapat dicari berdasarkan ID Barang, Barcode atau Nama Barang. Baik untuk dilihat, dirubah atau dihapus.

25

Misal sabun cuci tangan beraroma lemon merk Motto di data sebagai berikut : Nama Sabun Cuci Tangan, Merk Motto dan Rawaba Lemon. Jadi Nama adalah nama barang, Merk adalah merk barang dan Rawaba sebagai varian barang. Isi, adalah isi barang. Untuk barang curah isi = 0. Isi tidak hanya sekedar informasi, tetapi digunakan dalam perhitungan harga jika lebih dari satu. Total harga barang pada surat jalan atau transaksi lainnya adalah Isi dikalikan dengan Harga. Satuan adalah satuan dari barang. Jika Isi lebih besar dari 1 maka isi dan satuan menjadi bagian dari Nama Barang. Terdapat 6 tingkatan harga, Harga Distributor, Harga Dealer, Harga PraDealer, Harga Agen, Harga Khusus dan Harga Konsumen. Harga Distributor adalah harga beli pada pembelian. Harga Konsumen adalah harga jual retail ke konsumen. Lebihnya diperuntukkan untuk harga beli pelanggan yang disesuaikan dengan status pelanggan tersebut. Misalnya Pelanggan dengan status Dealer akan mendapatkan Harga Dealer, status Agen mendapatkan Harga Agen dan seterusnya. Nama Distributor, Dealer sampai Khusus dapat diganti di Menu Set Up. Dep. Kes. adalah informasi untuk nomor izin edar dari pemerintah. Supplier adalah pelanggan dengan kategori supplier yang bertindak sebagai pemasok barang tersebut. P.O. untuk barang tersebut akan ditujukan ke Supplier ini, jadi supplier ini bukan sekedar informasi, juga digunakan sebagai tujuan dalam pemesanan barang. Produsen adalah informasi pembuat barang tersebut. Jenis adalah kategori pengelompokan barang. Jenis ini namanya dapat dirubah di Menu Set Up. Keterangan sebagai informasi tambahan. Status untuk status barang apakah

26

Available atau Discontinue, jika Discontinue, barang dikeluarkan dari daftar barang di pembelian dan penjualan. Barcode adalah kode barang yang dikeluarkan oleh pembuat barang yang umumnya terdapat pada barang tersebut. Packing adalah informasi satuan jumlah seperti 5 Jerigen, 10 Bungkus dll. Total Stock adalah Jumlah stock yang ada. Perubahan stock barang dapat dilihat pada Tab In-Out. Untuk melihat transaksi barangnya Double Click pada Nomor.

Daftar Barang, semua level. Menampilkan daftar barang berikut harga. Untuk melihat barang secara detail, Double Click pada Nama Barang. Untuk merubah detail barang centang Rubah dan Double Click pada Nama Barang.

Tab Tanggal berfungsi sebagai catatan tanggal kadaluwarsa barang, yang akan ditampilkan ke user jika ada yang telah tercapai. Kapan tampil diatur di Menu Set Up di Pesan Barang Expire. Tanggal expire ini juga bisa diisi lewat Pembelian Barang. Untuk menghapus Double Click Pada tanggal Expire. Feature ini berfungsi untuk memberi tahu user bahwa ada barang yang akan atau telah Expired. Karena penjualan barang tidak tidak bisa dihubungkan dengan tanggal ini, jadi system menampilkan dan kita harus memeriksa semua barang yang ada apakah yang tanggal tersebut ada. Jika Tidak tidak berarti barang yang dimaksud telah terjual habis, hapus tanggal tersebut. Jika Ada pisahkan barang tersebut.

27

Isi Jenis yang diinginkan untuk menyaring barang atau isi Semua untuk semua jenis barang. Tombol Harga berfungsi untuk mencetak harga barang yang dipilih pada status. misalnya untuk mencetak harga Agen, isi Status dengan Agen, kemudian click Harga Agen. Tombol Cetak Harga Retail berfungsi untuk mencetak harga konsumen / retail. Tombol Buat File berfungsi untuk membuat file master barang.

Daftar Stock, semua level. Menampilkan daftar stock barang, jumlah penjualan, dan status stock apakah kekurangan atau kelebihan stock. Kolom Stock menyatakan jumlah stock, Kolom Min sebagai stock minimum dimana jika stock mencapai posisi ini maka sistem akan menampilkan pesan ke user kalau stock ada yang mau habis. Jika Kondisi ini tercapai maka Stock Ideal sudah harus ditambah atau disesuaikan lagi karena belum waktunya buat PO stock sudah mau habis. Ini sebagai indikator kalau penjualan meningkat dan stock ideal harus dinaikan.

Kolom Stock Ideal sebagai stock yang harus dipenuhi untuk menjaga ketersedian barang. Stock ideal ini harus disesuaikan dengan waktu pemesanan barang atau PO.

28

Contoh jika kita memesan barang setiap seminggu maka stock kita harus mencukupi untuk 7 hari tersebut. Jadi stock ideal harus minimal kebutuhan untuk 7 hari. Penjualan kita dalam 7 hari kebelakang dapat dilihat pada kolom Jualan. Jika penjualan tidak mencapai 50% dari stock ideal maka Stock Ideal berwarna Merah, yang artinya stock ideal kebanyakan. Saatnya menurunkan jumlah stock ideal karena jika tetap maka pemesanan barang baru akan mengembalikan stock barang ke posisi ideal. Untuk melihat data penjualannya Double Click pada Jualan. Untuk merubah apakah penjualan 7 hari kebelakang atau tidak dapat dirubah pada Menu Set Up di Patokan Stock. Jika data penjualan yang diinginkan rata-rata 7 hari dari 1 bulan kebelakang, maka Patokan Stock isi 7 dan Rata-Rata isi 4. Maka jualan akan menampilkan rata-rata penjualan 7 hari selama 4 minggu ke belakang. Kolom Kurang adalah kekurang Stock terhadap Stock Ideal, jumlah inilah yang menjadi pemesanan atau PO kita ke supplier. Kolom Status adalah status stock apakah kurang, cukup, kosong atau Check Ideal (Stock Ideal sudah kebanyakan). Kosongkan / Nolkan Stock Ideal dan Min jika stock tidak ingin dipantau. Buat Ideal Dari Jualan, level 3 dan 4. Untuk membuat Stock Ideal secara otomatis. Stock Ideal akan diisi dengan data penjualan sesuai setting ditambah 10 % kemudian Stock Min akan diisi Stock Ideal / Patokan Stock. Buat PO, level 3 dan 4. Untuk membuat PO. Isi Supplier yang ingin dibuat POnya, kemudian Click Buat PO. Jumlah pemesanan adalah jumlah kekurangan stock terhadap stock ideal yaitu kolom Kurang. Cetak, untuk mencetak daftar stock. Untuk mencetak berikut statusnya, centang pada Cetak Status. Jika user level 3 atau 4 maka tampilan kolom harga adalah harga distributor dan total nilai stock dapat dilihat pada Jml. Tapi jika user level 1 atau 2 maka tampilan kolom harga adalah harga konsumen. Daftar Expire, semua level. Untuk melihat daftar barang yang akan dan telah expired. Daftar Produksi, level 3 dan 4. Untuk melihat, merubah atau menambah daftar produksi barang. Ini adalah daftar barang yang bisa dirubah dari satu format ke format lainnya. Sistem ini mengakomodasi perubahan seperti 1 kardus Deterjen Bubuk Motto 900 g 12 Pouch menjadi 12 buah Deterjen Bubuk Motto 900 g. Disini apabila dilakukan konversi atau produksi maka stock barang kardus akan berkurang 1 dan stock barang satuan (buah) bertambah 12. Proses ini disebut Pecah Barang. Demikian juga sebaliknya beberapa barang satuan dapat digabung menjadi 1 barang, seperti 12 buah Deterjen Bubuk Motto 900 g menjadi 1 kardus Deterjen Bubuk Motto 900 g 12 Pouch. Proses ini disebut Gabung Barang.

29

Dengan kata lain Pecah Barang untuk memecah satu barang menjadi banyak barang. Dan Gabung Barang kebalikannya, menggabung banyak barang menjadi satu barang. Dalam memecah barang bisa jadi hasil jadinya menjadi lebih dari satu macam barang. Seperti memecah karbol 5 liter menjadi karbol curah, hasil akhirnya adalah karbol curah sebanyak 5 liter dan jerigen 5 liter sebanyak 1 buah. Demikian juga dalam menggabung barang bisa jadi bahan yang dibutuhkan lebih dari satu barang. Seperti membuat 1 buah karbol 5 liter dibutuhkan 5 liter karbol curah dan 1 buah jerigen 5 liter.

Produksi Barang, semua level. Untuk merubah barang seperti penjelasan diatas. Sebelum memproduksi barang, baik pecah maupun gabung barang, daftar produksi harus ada terlebih dahulu. Pilih barang yang akan diproduksi pada Nama Barang ( Bahan ). Masukkan jumlah yang akan diproduksi di Jml. Lalu click Tambah. Lakukan untuk barang berikutnya kemudian click Proses. .

30

Kirim Harga, semua level. Untuk mengirim harga baru, jika ada perubahan harga ke pelanggan yang juga menggunakan sistem ini. Harga baru dapat dikirim via SMS atau berupa File.

Harga Berubah, semua level. Untuk mencetak label harga, baik yang dikirim via SMS atau manual.

Click Preview Label untuk melihat hasil cetakan.

Untuk pengiriman lewat SMS, harga baru diterima oleh pelanggan secara otomatis. Sistem akan menampilkan pesan kalau ada harga baru dan harga tersebut dapat dilihat di Harga Berubah pada Menu Barang. Jika perubahan harga dilakukan lewat Buat File, maka file tersebut harus dikirim ke pelanggan, kemudian pelanggan penerima harus mengimport file tersebut ke sistemnya melalui Impor File pada Menu Utama.

Harga baru yang dikirim lewat SMS, akan masuk disini. Click Cetak Label untuk mencetak label harga terbaru tersebut. Untuk mencetak label barang lainnya, pilih barang pada Nama lalu click Tambah. Cetakan Label sebagai berikut:

31

Label ini dibuat untuk ditempel di rak pajang barang. Untuk mencetak semua barang yang ada ( stock lebih dari 0 ) pilih Semua Barang Yang Ada pada Nama. Barang Promo, semua level. Untuk membuat promosi, yaitu gratis satu barang apabila belanja senilai tertentu.

Cetak Stiker, semua level. Periksa Stock, semua level. Untuk stock Opname. Kolom disebelah kiri adalah data di Komputer.

Sebelah kanan adalah barang yang tersedia. Masukkan Barcode Barang pada Barcode kemudian tekan enter. Masukkan jumlah barang yang ada. Lalu click Tambah.

Barang pada daftar adalah barang yang dipromosikan. Gratis adalah barang hadiah yang diberikan pada pembeli. Nilai Transaksi adalah nilai belanja yang harus dicapai pembeli untuk mendapatkan hadiah. Nilai ini berlaku kelipatan. Hari adalah hari dimana promosi ini berlaku. Pada contoh di samping, pembelian barang-barang pada daftar senilai Rp. 50.000 pada hari Senin akan mendapatkan gratis sebuah Mie Instan Mie Sedaap Dan berlaku kelipatan. Setting promosi dilakukan pada Menu Set Up.

32

………… Masih dalam pengerjaan Menu Anggota, semua level. Tersedia jika sistem disetup pada Menu Setup Dengan Penyewaan. Petunjuk lebih lengkap ditulis di bagian Penyewaan. Menu Film, semua level. Tersedia jika sistem disetup pada Menu Setup Dengan Penyewaan. Petunjuk lebih lengkap ditulis di bagian Penyewaan ………… Masih dalam pengerjaan Daftar Modem yang telah dicoba dan berfungsi normal :

Barang akan pindah dari sebelah kiri ke sebelah kanan. Setelah semua barang di periksa dan diinput, yang tersisa dikolom kiri adalah stock yang selisih. Selisih, semua level. Untuk melihat stock selisih stock Opname dan melakukan koreksi. Click tombol selisih, akan tampil form disamping. Click Koreksi untuk mengkoreksi. Stock. Click Periksa Ulang untuk kembali ke posisi stock opname.

33

• Huawei Mobile Broadband HSDPA USB Stick Model E1550

• Huawei HSDPA USB Stick Model E173

•