Petunjuk Penggunaan G-SINJAB (SKPD)organisasi.semarangkota.go.id/file/download/7bed53b1c289479aa790aba47c... · Birokrasi Nomor 33 Tahun 2011 Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan

Petunjuk Penggunaan G-SINJAB (SKPD)

© Bagian Organisasi Page 1

I. Latar Belakang

Dalam rangka akselerasi percepatan Reformasi Birokrasi dengan memanfaatkan

tekhnologi informasi dan komunikasi sangat diperlukan pada dewasa ini. Upaya ini

merupakan langkah yang cepat dan tepat dalam mensinergikan data-data kinerja dan

basis data yang akurat. Dalam aplikasi ini sangat diperlukan komitmen bersama

dengan memaksimalkan sumber daya yang ada seperti SDM, peralatan keras/

jaringan internet.

Dalam kaitan ini, pemerintah Kota Semarang telah membuat pengembangan

Sistem Informasi Anisisis Anjab dan ABK (g-Sinjab) berbasis online dengan harapan

memudahkan proses penilaian Anjab dan ABK.

II. Landasan Hukum

Analisis Jabatan (Anjab)

1. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Pedoman

Pelaksanaan Analisis Jabatan.

2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012

Analisis Jabatan di Lingkungan Kementrian Dalam Negeri dan Pemerintah

Daerah.

3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Nomor 33 Tahun 2011 Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan

Analisis Beban Kerja

1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2008

Pedoman Analisa Beban Kerja.



PETUNJUK PENGOPERASIAN APLIKASI SISTEM INFORMASI ANALISIS JABATAN

DAN ANALISIS BEBAN KERJA (g-SINJAB) USER SKPD

Alur Pengoperasian Aplikasi Sistem Informasi Analisis Jabatan dan Analisis

Beban Kerja (g-SINJAB)

Gambar 1. Alur Pengoperasian g-SINJAB

Login

Mengisikan Anjab Bagan Struktur

Organisasi Mengisikan ABK

Cetak Dokumen

Unduh

Profil

Menu Khusus SKPD

Verifikasi Anjab ABK



Keterangan :

Login : Mengakses website Aplikasi Sistem Informasi Analis Jabatan dan Anaalisis

Beban Kerja (g-SINJAB) Kota Semarang dengan mengetikkan alamat website pada

browser.

Bagan Struktur : Menajemen struktur organisasi SKPD yang bersangkutan.

Menu Khusus SKPD : Menu/tool yang bisa mempermudah SKPD dalam membuat

laporan dan melihat struktur organisasi dalam bentuk struktur pohon (tree).

Analisis Anjab : Menginputkan, mengubah, dan menghapus data informasi

jabatan yang diperlukan pada Analisis Jabatan.

Analisa Beban Kerja : Menginputkan, mengubah, dan menghapus data beban

kerja yang diperlukan pada Analisis Beban Kerja.

Mencetak Dokumen : Menampilkan dan mencetak form Analisis Jabatan (Anjab),

Analisis Beban KerJa, Form A, dan Form B.

Verifikasi Anjab dan ABK: User SKPD mengisi data Anjab dan ABK selanjutnya

memverifikasinya agar bias diverifikasi oleh admin pusat SKPD.



A. Login Aplikasi Sinjab

1. Mengakses website Aplikasi Sistem Informasi Analisis Jabatan dan Analisis

Beban Kerja (g-SINJAB) Kota Semarang dengan mengetikkan alamat website

pada web browser. Maka akan tampil halaman g-SINJAB seperti pada Gambar 2.

Gambar 2. Tampilan Awal/Home situs Anjab dan ABK

2. Login ke Aplikasi g-SINJAB. Login dengan menggunakan nama pengguna

(username) dan kata sandi (password) yang telah diberikan oleh Administrator

Aplikasi g-SINJAB.

Gambar 3. Halaman login Aplikasi g-SINJAB

3. Setelah login, pengguna SKPD akan dibawa pada halaman struktur organisasi. Jika

jabatan-jabatan pada SKPD sudah diinputkan, maka jabatan-jabatan tersebut akan

muncul pada struktur organisasi. Sedangkan apabila data jabatan-jabatan belum

pernah diinputkan, maka tampilan struktur organisasi akan tampak kosong.



Gambar 4. Tampilan struktur organisasi setelah login SKPD



4. Setelah masuk pada stuktur organisasi SKPD yang bersangkutan, maka pada

halaman utama akan muncul beberapa bagian yaitu bagian Halaman Utama,

Bagan, Profi, Unduh, Bagian Organisasi. Penjelasan bagian-bagian tersebut adalah

sebagai berikut:

a. Bagian menu utama:

Gambar 5. Menu Utama

Menu utama terdapat tombol Bagan, Profil dan Unduh.

Tombol Bagan untuk melihat bagan/struktur organisasi SKPD yang sedang

login.

Gambar 6. Menu Bagan

Tombol Profil untuk melihat profil pemangku

Gambar 7. Menu Profil

Tombol Unduh untuk mengunduh data-data yang dibutuhkan

Gambar 8. Menu Unduh



b. Bagian Menu Akun

Menu akun (SKPD bersangkutan yang sedang login) terdapat dua tombol, tombol

Ubah Password dan tombol Logout. Tombol Ubah Password digunakan untuk

mengganti password SKPD, sedangkan tombol logout digunakan untuk keluar

dengan aman dari aplikasi g-SINJAB.

Gambar 9a. Menu Akun

Gambar 9b. Menu untuk mengganti password

B. Bagan Struktur Organisasi

Bagan ini adalah bagian halaman yang menampilkan struktur organisasi SKPD yang

bersangkutan, terdapat juga keterangan warna yang menunjukkan tingkatan eselon

dari SKDP yang bersangkutan.



Gambar 10. Bagian Struktur Organisasi

a. Menu Khusus SKPD

Menu khusus SKPD merupakan menu/tool yang bisa mempermudah SKPD dalam

membuat laporan dan melihat struktur organisasi dalam bentuk struktur pohon

(tree). Struktur pohon bisa di-break down atau di-explore dengan menekan tanda

plus (+) di depan nama jabatan. Sedangkan untuk menutup struktur pohon, maka

tinggal menekan tanda minus (-) di depan nama jabatan.



Gambar 11. Menu Khusus SKPD

Dalam menu tersebut ada tombol PRINT BAGAN, berguna untuk mencetak bagan

organisasi. Kemudian ada tombol TAMBAH, tombol tersebut digunakan untuk

menambah jabatan baru pada SKPD yang sedang login. Tombol UNIT ORG.

digunakan untuk menambah unit organisasi dalam SKPD yang bersangkutan.

Sedangkan tombol KEMBALI adalah tombol untuk kembali ke halaman utama.

1. Menambah Unit Organisasi

Untuk menambah unit organisasi yaitu dengan menekan tombol UNIT ORG. pada

menu khusus SKPD. Berikut gambar menu untuk menambah Unit Organisasi.

Gambar 12. Menambah unit organisasi

Setelah menekan tombol masukkan data, maka akan muncul daftar unit organisasi

seperti gambar barikut.



Gambar 13. Daftar Unit Organisasi

2. Menambah Jabatan

Untuk menambah jabatan, maka pengguna harus menekan tombol TAMBAH,

kemudian akan muncul menu untuk memilih induk jabatan, seperti tampilan di

bawah ini. Apabila pada SKPD tersebut jabatan yang akan ditambahkan

merupakan jabatan dengan eselon tertinggi maka pilih induk jabatan dengan

pilihan Tidak ada.

Gambar 14. Menambah jabatan baru.

b. Mengisi Informasi Jabatan

Setelah menambahkan jabatan, maka akan muncul form untuk mengisi

Informasi Jabatan

1. Mengisi nama jabatan, induk jabatan, jenis jabatan (termasuk jabatan

struktural atau fungsional), unit organisasi, dan ringkasan tugas

(ikhtisar jabatan) seperti yang terlihat pada Gambar 15.



Gambar 15. Mengisi informasi jabatan

2. Mengisi Bahan Kerja, Alat Kerja dan Hasil Kerja Jabatan

Gambar 16. Bahan kerja, alat kerja dan hasil kerja

Untuk menambah bahan kerja, alat kerja dan hasil kerja, pengguna harus menekan

tombol Tambah Data, maka akan muncul form seperti di bawah ini. Pada form di

bawah ini, Kode Jabatan akan terisi dengan otomatis.

Gambar 17. Menambah bahan kerja, alat kerja dan hasil kerja



3. Menambah Uraian Tugas

Untuk menambah uraian tugas, maka pengguna harus menekan tombol Tambah

Data. Maka akan muncul form isian seperti berikut:

Gambar 18. Form isian uraian tugas

Uraian Tugas adalah tugas yang dikerjakan oleh jabatan yang akan dibuat sesuai

tupoksi yang telah ditentukan. Peralatan adalah tool atau alat yang digunakan

untuk menyelesaikan tugas (uraian tugas) yang dibebankan.

4. Mengisi Keadaan Tempat Kerja (Keadaan Ruang Kerja, Suhu, Udara,

Penerangan, dan Suara), Upaya Fisik, Resiko Bahaya, Tanggung

Jawab, Wewenang dan Korelasi Jabatan

Gambar 19. Mengisi keadaan tempat kerja dan upaya fisik

Untuk mengisi upaya fisik, klik menu “Manage Data”, maka akan muncul

pop up seperti berikut:



Gambar 20. Mengisi upaya fisik

Pada pengisian Upaya Fisik terdapat tiga opsi yang disediakan aplikasi,

namun apabila kebutuhan analisa jabatan pengguna tidak ada pada opsi maka

pengguna dapat menambahkan upaya fisik secara manual dengan mengklik

tombol .

Gambar 21. Mengisi kemungkinan resiko bahaya, tanggung jawab, wewenang, dan

korelasi jabatan



5. Mengisi Pangkat/Golongan, Pendidikan, Diklat/Kursus,

Pengetahuan, Keterampilan, Pengalaman Kerja, dan Syarat Kodisi

Fisik

Data-data tersebut merupakan data yang seharusnya dipenuhi oleh jabatan

tersebut (syarat jabatan), bukan mengacu pada orang yang sedang menjabat pada

jabatan tersebut.

Gambar 22. Form isian pangkat/golongan, pendidikan, diklat/kursus,

pengetahuan, keterampilan, pengalaman kerja, dan syarat kondisi fisik.

6. Mengisi informasi data tentang Bakat, Minat, Temprament, dan

Fungsi Pekerja

Gambar 23. Form untuk mengisi bakat, minat, temprament, dan fungsi pekerja.



Untuk mengisi informasi data tentang bakat, minat, tempramen, dan fungsi pekerja

telah disediakan di sistem. Untuk menambahkan informasi tekan tombol Tambah

Data, maka akan muncul pop-up pilihan informasi seperti Gambar 20, berikut:

Gambar 24. Tampilan pop-up

Klik pada pilihan yang disediakan untuk memilih informasi yang sesuai. Kemudian

tekan tombol Simpan untuk menyimpan informasi yang telah dipilih. Untuk

kembali ke halaman sebelumnya tekan tombol Close (X). Tekan tombol

Perbaharui Tampilan untuk melihat informasi yang telah dipilih.

7. Setelah selesai menginput informasi dengan benar, lalu tekan tombol

Ubah Data untuk menyimpan



c. Analisa Beban Kerja (ABK)

1. FORM ABK, merupakan form untuk menginput beban kerja. Untuk mengisi

data Analisa Beban Kerja (ABK), langkah pertama yaitu klik tombol Menuju

Halaman ABK pada halaman Form Anjab. Seperti pada Gambar 25 di bawah

ini.

Gambar 25. Tombol untuk menuju halaman ABK

2. Setelah mengklik tombol Menuju Halaman ABK, maka pengguna akan

menuju halaman Form A seperti pada Gambar 26.

Gambar 26. Halaman Form ABK



3. Mengisi Volume Kerja dan Norma Waktu pada kolom isian yang telah

ditentukan sesuai dengan Rincian Tugas.

Gambar 27. Mengisi Volume kerja dan Norma waktu

4. Klik tombol Simpan yang ada di bagian bawah untuk menyimpan hasilnya.

Gambar 28. Tombol Simpan Form ABK

5. Setelah menyimpan volume kerja dan norma waktu, maka hasil perhitungan

beban kerja akan muncul pada kolom beban kerja yang tampak seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 29. Hasil perhitungan beban kerja

6. FORM B merupakan form untuk menginput jumlah pegawai yang menjabat

atau menduduki suatu jabatan baik PNS maupun nonPNS. Klik tombol Form B

untuk menuju halaman Form B. Pada gambar berikut dicontohkan jumlah

pejabat pada Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan

Daerah adalah 1 orang, Kepala Sub Bagian Keuangan berjumlah 1 orang.



Gambar 30. Form B untuk menentukan jumlah bezetting pegawai

7. Klik tombol Simpan Form B yang ada di bagian kanan bawah untuk

menyimpan hasilnya.

8. Form C, D, dan E hanya boleh dilihat oleh pihak yang berwenang di Bagian

Organisasi Perangkat Daera



d. Tahap Verifikasi Anjab dan ABK

1. Verifikasi Anjab

Gambar 31. Form Anjab yang belum diisi

Pada gambar di atas tampak bahwa data Anjab pada jabatan

Sekretaris masih belum terisi sama sekali sehingga prosentase

pengisian Anjab adalah 0%. Selanjutnya agar user dapat melakukan

verifikasi, prosentase pengisian anjab harus sebesar 100%, jika belum

memenuhi presentasi tersebut tetapi sudah diverifikasi maka akan ada

peringatan dari admin bagian apa saja dari Anjab yang perlu diisi.

Selanjutnya kita lakukan pengisian Anjab (sesuai dengan bab mengisi

informasi jabatan pada halaman 10), maka secara otomatis nilai

prosentase pengisian Anjab akan berubah, seperti pada gambar

berikut:



Gambar 32. Form Anjab setelah diisi 85%

Ketika prosentase pengisian anjab masih sebesar 85% (belum 100%),

tetapi data sudah disimpan dan diverifikasi dengan mengklik tombol

, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut :

Gambar 33. Form verifikasi Anjab

Selanjutnya klik OK, maka data anjab akan terkunci secara otomatis seperti yang

ditunjukkan pada gambar di bawah ini :



Gambar 34. Form data menunggu verifikasi

Selanjutnya user SKPD Menunggu Verifikasi dari admin. Setelah dikonfirmasi

maka akan mucul tampilan sebagai berikut :

Gambar 35. Form data setelah diverifikasi

Karena prosentase pengisian Anjab masih 85 % maka admin Membatalkan

Verifikasi dan user SKPD wajib mengisi Anjab hingga prosentase mencapai

100%.



Gambar 36. Form Data setelah unverifikasi (pembatalan verifikasi)

Kunci terbuka dan user bisa melanjutkan pengisian Anjab hingga prosentase

100%, seperti gambar berikut :

Gambar 37. Form data setelah diverifikasi



Gambar 38. Form data menunggu verifikasi (prosentase pengisian Anjab 100%)

Setelah user SKPD melakukan pengisian Anjab dan ABK dengan prosentase

pengisian 100 %, lalu admin menverifikasinnya dan user dapat mencetak data

Anjab dan ABK dan mengunci data Anjab yang telah diisi sehingga tidak bisa

diedit, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut :

Gambar 39. Form Data setelah diverifikasi



2. Verifikasi ABK

Data Analis Beban Kerja (ABK) pada jabatan Sekretaris masih belum terisi sama

sekali sehingga prosentase pengisian ABK adalah 0%. Selanjutnya agar user

dapat melakukan verifikasi prosentase pengisian ABK harus terisi sebesar 100%,

jika belum memenuhi presentasi 100% tetapi sudah verifikasi maka akan ada

peringatan dari admin bagian apa saja dari ABK yang perlu diisi. Seperti yang

ditunjukkan pada gambar di bawah ini :

Gambar 40. Form data ABK (prosentase pengisian ABK 0%)



Gambar 41. Form data ABK (prosentase pengisian ABK 100%)

Selanjutnya klik tombol untuk memverifikasi, maka akan muncul

tampilan sebagai berikut :

Gambar 42. Form pemberitahuan verifikasi ABK



Klik OK untuk memverikasi, selanjutnya akan muncul tampilan sebagai

berikut

Gambar 43. Form data ABK (menununggu verifikasi dari admin)

Tunggu hingga ada verifikasi dari admin, setelah diverifikasi maka akan

muncul tampilan sebagai berikut :

Gambar 44. Form data ABK (setelah diverifikasi oleh admin



e. Tahap Mencetak Dokumen

1. Mencetak hasil Anjab. Buka bagian yang akan dicetak. Kemudian klik tombol

Cetak Tampilan Berikut yang terletak pada halaman yang akan dicetak.

Gambar 45. Menu untuk mencetak hasil Anjab

2. Setelah kita memilih menu Cetak Tampilan Berikut kemudian muncul

preview halaman yang akan dicetak.

Gambar 46. Tampilan dokumen hasil Anjab yang akan di cetak



3. Kemudian tekan tombol Cetak Tampilan Berikut dan hasilnya akan muncul

sebuah form Print untuk memilih printer mana yang akan kita gunakan.

Setelah memilih printer yang digunakan tekan tombol OK, dan data sudah

akan dicetak.

Gambar 47. Form print untuk mencetak data

4. Untuk mencetak dokumen ABK. Pertama yang kita lakukan adalah kita

masuk halaman ABK seperti pada Gambar 24 pada LANGKAH 4. Setelah kita

masuk kemudian kita pilih menu Cetak Halaman Ini seperti yang ada pada

gambar dibawah ini



Gambar 48. Menu yang ada pada halaman ABK

5. Untuk mencetak Form A dan Form B dilakukan dengan cara yang sama, tapi

kita harus terlebih dahulu masuk ke salah satu form yang akan kita cetak.

6. Kemudian setelah kita mengklik tombol Cetak Halaman Ini, akan muncul

form cetak untuk mencetak dokumen ABK. Tampilan dokumen ABK akan

seperti gambar berikut:

Gambar 49. Tampilan cetak untuk Form A



C. Profil

Pada halaman profil admin dapat menginputkan, menampilkan, dan mencetak data profil

pemangku. Seperti pada Gambar berikut :

Gambar 50. Menu Profil

Admin dapat menginputkan Data Pemangku Jabatan menekan tombol Tambah

untuk menginputkan data. Selanjutnya akan muncul form data pemangku untuk

menginputkan data nama pemangku, NIP, Pendidikan, Pendidikan dan pelatihan,

keahlian dan ketrampilan.



Gambar 51. Form Tambah Profil

D. Unduh

Pada halaman unduh, user SKPD dapat mengunduh data-data yang dibutuhkan seperti

manual dan video tutorial, seperti pada Gambar berikut :

Gambar 52. Form Unduh

Documents

Petunjuk Penggunaan G-SINJAB (SKPD)organisasi.semarangkota.go.id/file/download/7bed53b1c289479aa790aba47c... · Birokrasi Nomor 33 Tahun 2011 Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan