PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ Ệ fileHệ Thống : Quản Lý Quán Karaoke Nhóm 4 Ngày phỏng vấn : 28/9/2016 STT Chủ Đề Yêu Cầu Ngày Bắt Đầu Ngày kết thúc 1

1

ỦY BAN NHÂN DÂN TP. HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG

TP. HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN

ĐỀ TÀI : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ

QUÁN KARAOKE

Giảng viên : Nguyễn Văn Danh

Lớp : 15CĐ-TP1

Nhóm 4 :

1. Nguyễn Văn Chiến

2. Vũ Đăng Khoa

2

Phần A : KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

I.Kế hoạch phỏng vấn

Hệ Thống : Quản Lý Quán Karaoke Nhóm 4

Ngày phỏng vấn : 28/9/2016

STT Chủ Đề Yêu Cầu Ngày Bắt Đầu

Ngày kết thúc

1

Quản lý phòng

-Thông tin,vị trí của phòng,kiểm tra trạng thái Phòng

28/9/2016

28/9/2016

2

Quản lý dịch vụ

-Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ của khách hàng -Cập nhật các dịch vụ mới

28/9/2016

28/9/2016

3

Quản lý Thu

chi,Thanh toán

Xác nhận vị trí phòng ,khách hàng thanh toán, Tính toán tiền Hát, dịch vụ

28/9/2016

28/9/2016

4

Quản lý Thiết Bị

-Kiểm tra các thiết bị,tài sản thường xuyên

28/9/2016

28/9/2016

II. Bảng phỏng vấn cho từng chủ đề

Bảng phỏng vấn kế hoạch chi tiết :

KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN

3

Chủ đề :Quy trình quản lý phòng

Người được hỏi: Huỳnh Xuân Công

Người phỏng vấn: Vũ Đăng Khoa

Địa chỉ : 175 - 177 Phan Xích Long, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Thời gian hẹn:14h – 28.09.2016 Thời điểm bắt đầu:14h Thời điểm kết thúc:14h35

Đối tượng: Quản lý quán karaoke Dữ liệu thu thập:

là quy trình quản lý phòng ,trạng thái phòng

Chương trình:

Giới thiệu

Tổng quan về dự án

Tổng quan về phỏng vấn Chủ đề sẽ đề cập. Xin phép được ghi âm.

Chủ đề 1:Quản lý phòng Câu hỏi 1: Đầu tiên cho em hỏi thời

gian hoạt động của quán?

Câu hỏi 2: Anh có thể cho em biết anh phân chia phòng như thế nào để tiện quản lý và xác định vị trí phòng nhanh không?

Câu hỏi 3: Còn việc kiểm tra phòng

trống hay phòng còn đang sử dụng thì làm sao ạ? -Thực trạng thì chỉ là trống hoặc đang sử dụng thôi đúng không anh?

Câu hỏi 4: Nếu trong trường hợp khách không hài lòng với phòng đang sử dụng và muốn đổi sang

1 phút

2 phút

2 phút

10 phút

https://www.foody.vn/ho-chi-minh/you-karaoke/nearBy

https://www.foody.vn/ho-chi-minh/khu-vuc-quan-phu-nhuan


4

phòng tốt hơn thì anh làm như thế nào?

Câu hỏi 5: Không biết bên mình có dịch vụ đặt phòng trước không anh?

Câu hỏi 6: Vậy khi khách đặt phòng thì mình làm nhưng việc gì vậy anh? -Vậy còn với khách đặt phòng trước thì thế nào anh?

Câu hỏi 7: Nếu như khách đặt

phòng mà không đến thì làm như thế nào ?

Tổng hợp các nội dung chính

Ý kiến của người được hỏi

Kết thúc (Xin cảm ơn những thông tin mà anh cung cấp )

3 phút

5 phút

1 phút

Tổng cộng : 35 phút

5


Chủ đề: Quy trình quản lý dịch vụ

Người được hỏi: Trần Thanh Hào (Nhân viên dịch vụ)

Người phỏng vấn: Vũ Đăng Khoa


Thời gian hẹn:14h50 Thời điểm bắt đầu:14h50 Thời điểm kết thúc:15h20

Đối tượng: Quản lý quán Karaoke Dữ liệu thu thập: Các loại hình dịch vụ và cách thức quản lý các dịch vụ đó

Chương trình:

Giới thiệu



Chủ đề: Quản lý dịch vụ Câu hỏi 1: Chào anh! Anh có thể

cho biết quán mình có những dịch vụ nào dành cho khách hàng không ạ?

Câu hỏi 2: Vậy việc thực hiện những loại hình dịch vụ đó được diễn ra như thế nào?

Câu hỏi 3: Khi khách yêu cầu thì nhân viên có ghi lại dịch vụ mà khách yêu cầu không anh?

Câu hỏi 4: Vậy những dịch vụ đó có hóa đơn không?

Câu hỏi 5: Trong hóa đơn có ghi cụ thể các dịch vụ của khách không? Và hóa đơn gồm những gì?

Câu hỏi 6: Nếu khách muốn hủy dịch vụ đã yêu cầu thì bên mình giải quyết ra sao?

1 phút

2 phút

2 phút

15 phút




6

2.Bảng phỏng vấn chi tiết

PHIẾU PHỎNG VẤN

Dự án: quản lý quán karaoke

Tiểu dự án: quản lý phòng, thiết bị


Ngày: 28.09.2016 Người hỏi: Vũ Đăng Khoa

Chủ đề 1 : Quản lý phòng

Câu hỏi 1: Đầu tiên cho em hỏi thời gian hoạt động của quán?

Câu hỏi 2: Anh có thể cho em biết anh phân chia phòng như thế nào để tiện quản lý và xác định vị trí phòng nhanh không?

Câu hỏi 3: Còn việc kiểm tra phòng

Trả lời: -Quán mình mở cửa từ 8h sáng và đóng cửa vào 11h đêm. Nhưng nếu như gặp sự cố như khách chưa chịu về hay say xỉn thì quán sẽ nhắc nhở và xử lí. Muộn lắm là khoảng thêm 20 hay 30 phút là cùng. -Quán mình có 3 tầng, mỗi tầng chia ra làm 2 dãy.vì thế số phòng sẽ tương ứng với số tầng và dãy, dãy bên trái sẽ là số lẽ, phải là số chẵn, đếm từ cầu thang, đến cuối dãy là phòng VIP. Ví dụ như phòng 205 là tầng 2 bên trái phòng thứ 3 -Mỗi tầng sẽ có 1 quầy bar mini ở kế bên cầu thang, trong đó sẽ có 3 nhân viên trực

Câu hỏi 7: Trong quá tình làm việc,

bên anh có thường mắc những sai sót như ghi nhầm sản phẩm hay số lượng cho khách không?

Câu hỏi 8: Vậy nếu như có sai sót với khách hàng thì bên anh giải quyết thế nào?




3 phút

5 phút

1 phút

Thời gian: 29 phút

7

trống hay phòng còn đang sử dụng thì làm sao ạ?

-Trạng thái phòng thì chỉ là trống hoặc đang sử dụng thôi đúng không anh?

Câu hỏi 4: Nếu trong trường hợp khách không hài lòng với phòng đang sử dụng và muốn đổi sang phòng tốt hơn thì anh làm như thế nào?

Câu hỏi 6: Vậy khi khách đặt phòng thì mình làm nhưng việc gì vậy anh? -Vậy còn với khách đặt phòng trước thì thế nào anh?

Câu hỏi 7: Nếu như khách đặt phòng mà không đến thì làm như thế nào ?

ở đó. Nhân viên sẽ ghi lại trạng thái phòng và gửi cho anh. Từ đó anh đánh dấu phòng trống để hướng dẫn khách vào. Không em, Bên mình còn có thêm trạng thái đặt trước đối với những khách đặt phòng online nữa. Mình sẽ chốt giờ + dịch vụ ở phòng cũ rồi sang ghi phòng mới cho khách. Khi khách tính tiền thì anh sẽ cộng tất cả lại Khi khách đặt phòng thì bên anh sẽ ghi lại thông tin của khách(như tên, số điện thoại) .Sau đó sẽ dựa vào yêu cầu của khách và trạng thái phòng để sắp xếp. Đối với khách đặt trước thì bên anh sẽ yêu cầu thông tin (họ tên, số ĐT, số lượng người,giờ hát, ngày đặt) và sau đó chọn phòng phù hợp và đưa vào trạng thái phòng đặt

Thì sau 20 phút mà khách không liên lạc và trễ nhất là 30 phút sẽ hủy vé đặt.

Đánh giá chung: Người được hỏi hợp tác, vui vẻ nhưng do đang bận nên vẫn chưa trả lời đầy đủ. Cần thêm thời gian để chuẩn bị và tiến hành tiếp.


Dự án: Quản lý quán karaoke

Tiểu dự án: Quản lý dịch vụ

Người được hỏi: Trần Thanh Hào (Nhân viên dịch vụ)

Người hỏi: Vũ Đăng Khoa Ngày : 28.09.2016

8

Câu hỏi 1: Chào anh! Anh có thể

cho biết quán mình có những dịch vụ nào dành cho khách hàng không ạ?

Câu hỏi 2: Vậy việc thực hiện những loại hình dịch vụ đó được diễn ra như thế nào?

Câu hỏi 3: Khi khách yêu cầu thì nhân viên có ghi lại dịch vụ mà khách yêu cầu không anh?

Câu hỏi 4: Vậy những dịch vụ đó có hóa đơn không?

Câu hỏi 5: Trong hóa đơn có ghi cụ thể các dịch vụ của khách không? Và hóa đơn gồm những gì?

Câu hỏi 6: Nếu khách muốn hủy dịch vụ đã yêu cầu thì bên mình giải quyết ra sao?

Câu hỏi 7: Trong quá tình làm việc,

bên anh có thường mắc những sai sót như ghi nhầm sản phẩm hay số lượng cho khách không?

Câu hỏi 8: Vậy nếu như có sai sót với khách hàng thì bên anh giải quyết thế nào?

Quán mình phục vụ khách hàng dịch vụ chính là đồ ăn và thức uống và những gì liên quan đến thiết bị máy móc trong phòng máy.

Khi khách vào phòng sẽ có nhân viên trực tiếp tới phòng để phục vụ nhu cầu của khách. Có chứ. Vì để tránh nhầm lẫm hay sai sót và để thực hiện yêu cầu của khách cách nhanh nhất Sẽ có hóa đơn riêng về những gì khách yêu cầu và được thanh toán bởi phòng thu ngân đó bạn. Đương nhiên phải ghi cụ thể rồi, hóa đơn bao gồm số phòng, tên sản phẩm, số lượng. Bên mình sẽ kiểm tra lại dịch vụ của khách và ghi lại hóa đơn cho khách hàng. Tránh sai sót là một điều khó, nhưng bên mình vẫn quản lý chặt chẽ và ghi cẩn thận những gì khách yêu cầu để tránh sai sót. Trong trường hợp đó thì bên mình sẽ xin lỗi và giảm một phần phí thanh toán dịch vụ của khách.

Đánh giá chung: Người được hỏi rất hợp tác nhưng vì thời gian có hạn nên không thể hỏi rõ vấn đề.

Người thực hiện : Nguyễn văn chiến

9

BẢNG KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN Quản lý Thu chi,Thanh toán

Người phỏng vấn :Nguyễn Văn Chiến Người được hỏi : Huỳnh Xuân Công

Địa chỉ và thời gian hẹn

Thời gian hẹn : 28/9/2016 Bắt đầu : 14h Kết thúc: 15h


Đối tượng

Các yêu cầu đòi hỏi : o Vai trò : người phỏng vấn o Vị trí : thành viên nhóm 4 o Trình độ : sinh viên CNTT o Kinh nghiệm : lần đầu tiên thực

hiện

Quản lý quán karaoke

Chương trình

Giới thiệu. Tổng quan về dự án. Tổng quan về phỏng vấn: đề cập chủ đề 3 : 1. Câu hỏi 1 : Quán đề ra những chỉ

tiêu gì trong thu chi và thanh toán ? 2. Câu hỏi 2 : bên anh thu chi cho

những dịch vụ nào ? 3. Câu hỏi 3 : trung bình thu chi cho

những lần thiết bị hư hỏng hoặc mua mới bên anh ?

4. Câu hỏi 4 : khách muốn thanh toán phòng thì anh phải làm những gì ?

5. Câu hỏi 5 : mỗi lần thanh toán cho khách doanh thu bên anh có lưu trữ lại không ?

6. Câu hỏi 6 : mỗi lần thanh toán có khó khăn gì không anh ?

7. Câu hỏi 7 : bên mình lập hóa đơn bằng tay ghi chép hay các công cụ

2 phút 10 phút

20 phút








10

khác như phần mềm ..vv? 8. Câu hỏi 8 : khi khách hàng sự

dụng dịch vụ còn dư thừa không dùng đến thì khi thanh toán sẽ thanh toán vào luôn hay trừ các dịch vụ đó ra cho khách hàng ?

9. Câu hỏi 9: khách hàng làm hỏng thiết bị,đồ đạc tài sản của quán thì khách hàng sẽ chịu khoản nào và bên anh sẽ chịu khoản nào ?

Tổng hợp. Ý kiến của người trả lời. Kết thúc.

5 phút 5 phút 1 phút

Dữ kiến phỏng vấn khoảng 1 giờ


11

Chủ đề :Quy trình quản lý phòng


Người phỏng vấn: Nguyễn Văn Chiến


Thời gian hẹn:14h – 28.09.2016 Thời điểm bắt đầu:14h Thời điểm kết thúc:14h35

Đối tượng: Quản lý quán karaoke Dữ liệu thu thập:

là quy trình quản lý phòng ,trạng thái phòng

Chương trình:

Giới thiệu



Chủ đề 1:Quản lý Thiết Bị Câu hỏi 1:Số lượng thiết bị ở mỗi

phòng đều như nhau không ạ?

Câu hỏi 2: Các thiết bị trên được

quản lý như thế nào khi khách ra

vào phòng ạ?

Câu hỏi 3: Vậy thiết bị có hay bị hư

hỏng gì không anh

Câu hỏi 4: Khi thiết bị hư hỏng do

khách bất cẩn thì anh làm như thế

nào ?

Câu hỏi 5: Vậy khách hàng phải

bồi thường như thế nào?

Câu hỏi 6: Khi khách hàng bồi

1 phút

2 phút

2 phút

10 phút




12

■ Chủ đề 3 : Quản lý Thu chi,Thanh toán

Người phỏng vấn : Nguyễn Văn Chiến


Bên hỏi : Nguyễn Văn Chiến Bên trả lời : Huỳnh Xuân Công

Câu hỏi 1 : Quán đề ra những chỉ tiêu gì trong thu chi và thanh toán ?

Chỉ tiêu bên anh thì thu chi những dịch vụ tốt,thiết bị tốt và thanh toán nhanh gọn chủ yếu làm hài lòng khách hàng

Câu hỏi 2 : bên anh thu chi cho

những dịch vụ nào ?

Hát và dịch vụ đồ ăn thức uống thôi em

Câu hỏi 3 : trung bình thu chi cho những lần thiết bị hư hỏng hoặc mua mới bên anh ?

Trung bình mỗi lần thiết bị hỏng thì bên anh có bảo hành nên thu chi ra cũng không cao lắm

thường sẽ tính chung vào giờ hát

của khách hay tính vào hóa đơn

riêng?

Câu hỏi 7:Bên mình quản lý các

bài hát thế nào anh?




3 phút

5 phút

1 phút

Tổng cộng : 35 phút

13

Câu hỏi 4 : khách muốn thanh toán phòng thì anh phải làm những gì ?

Thì mình xem khách ở phòng nào,và kiểm tra phòng đó,xem khách hàng kêu gọi những dịch vụ gì rồi ghi ra hóa đơn cho khách

Câu hỏi 5 : mỗi lần thanh toán cho khách doanh thu bên anh có lưu trữ lại không ?

Có chứ em, lưu trữ lại để cuối ngày và cuối tháng để tổng hợp doanh thu xem thế nào và còn tính toán nữa

Câu hỏi 6 : mỗi lần thanh toán có khó khăn gì không anh ?

Cũng không có gì khó khăn cả,khách vào thì có nhân viên nó kiểm tra và báo lại cho mình lập hóa đơn cho khách thôi

Câu hỏi 7 : bên mình lập hóa đơn bằng tay ghi chép hay các công cụ khác như phần mềm ..vv?

À bên anh mua phần mềm của công ty về để lập và in hóa đơn ra cho nhanh

Câu hỏi 8 : khi khách hàng sự dụng dịch vụ còn dư thừa không dùng đến thì khi thanh toán sẽ thanh toán vào luôn hay trừ các dịch vụ đó ra cho khách hàng ?

Bên anh sẽ dữ lại những dịch vụ đó lại và trừ tiền của dịch vụ đó vào hóa đơn thôi

Câu hỏi 9: khách hàng làm hỏng thiết bị,đồ đạc tài sản của quán thì khách hàng sẽ chịu khoản nào và bên anh sẽ chịu khoản nào ?

Cái này thì tùy vào thiết bị hỏng hóc như thế nào và thiết bị cũ hay mới, nếu hỏng nhẹ còn bào hành thì bên anh bỏ qua, còn hỏng nặng thì khách hàng đền bù theo bảo hành thôi Còn bảo hành thì khách đền bù 1/3 gì đó,không còn bảo hành thì chỉ có hàng cũ nên chắc cũng trả 1/2

Nhận xét : thông tin khá đầy đủ

Chủ đề 4 : Quản Lý thiết bị

2.Bảng phỏng vấn chi tiết

14


Dự án: quản lý quán karaoke

Tiểu dự án: quản lý thiết bị


Ngày: 28.09.2016 Người hỏi: Vũ Đăng Khoa

Chủ đề 1: Quản lý thiết bị

Câu hỏi 1: Số lượng thiết bị ở mỗi

phòng đều như nhau không ạ

Câu hỏi 2: Các thiết bị trên được

quản lý như thế nào khi khách ra

vào phòng ạ?

Câu hỏi 3: Vậy thiết bị có hay bị hư

hỏng gì không anh

Câu hỏi 4: Khi thiết bị hư hỏng do

khách bất cẩn thì anh làm như thế

nào ?

Câu hỏi 5: Vậy khách hàng phải bồi

thường như thế nào?

Câu hỏi 6: Khi khách hàng bồi

thường sẽ tính chung vào giờ hát

của khách hay tính vào hóa đơn

riêng?

Câu hỏi 7:Bên mình quản lý các bài

hát thế nào anh?

Đúng, thiết bị ở mỗi phòng đều như nhau để tiện quản lý. Trước khi khách nhận phòng thì nhân viên sẽ vào và kiểm tra mic, loa và điều chỉnh theo ý của khách. Đến khi khách ra thì nhân viên sẽ dựa vào danh sách thiết bị để kiểm tra số lượng và tình trạng hoạt động của từng thiết bị. Thiết bị ở đấy được tụi anh kiểm tra và bảo trì định kì nên cũng không xảy ra hư hỏng mấy.Nhưng thường thì mic sẽ hay hỏng do khách thường bất cẩn làm rơi hay để nước ,bia rơi vào mic . Khi thiết bị hư hỏng sẽ nhân viên sẽ vào xem xét thực trạng và sau đó sẽ gọi kỹ thuật viên của công ty đến tiến hành sửa chữa hoặc thay thế trong thời gian sớm nhất. Đương nhiên là có rồi em. Việc bồi thường khách hàng sẽ làm việc với bên quản lý . À! bên anh sẽ sửa chữa và đưa hóa đơn cho bên quản lý để lập hóa đơn bồi thường rồi gửi cho khách hàng. Như các em cũng thấy, bên anh cũng tạo album bài hát để khách hàng có thể chọn, đồng thời ta có thể sử dụng Ipad để dễ dàng chọn lựa bài hát hơn.Và quán cũng thường cập nhật, bổ sung các bài hát mới.

15

Đánh giá chung: Người được hỏi hợp tác, vui vẻ nhưng do đang bận nên vẫn chưa trả lời đầy đủ. Cần thêm thời gian để chuẩn bị và tiến hành tiếp.

III. biểu mẫu

a. Phiếu đặt phòng

b. Hóa đơn

Phiếu đặt phòng

Tên khách hàng :

Số điện thoại :

Phòng hát: Loại phòng:

Giá phòng :

Giờ vào: ….giờ…..phút ngày ….. tháng …… năm

Người viết phiếu Nhân viên xác nhận

(ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên)

VIP THƯỜNG

Mã Phiếu :

16

c. Thống kê

Hóa đơn tính tiền phòng số …

Tên khách hàng :

Mã phiếu :

Phòng :

Loại phòng :

Giờ vào : ….. giờ… phút ngày…. Tháng….. năm

Giờ ra : ….. giờ… phút ngày…. Tháng….. năm

Tổng giờ : ….giờ.. .phút

Khuyến mãi :

Giảm giờ :

Thiết bị hư hỏng :

Dịch vụ:

STT Tên dịch vụ Đơn giá Số lượng Thanh tiền

Tiền hát

Tiền dịch vụ

Khuyến mãi

Giảm giờ

Tổng tiền thanh toán

Người lập hóa đơn Khách hàng

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

số hóa đơn:

17

Thống kê

Từ ngày: …../…./…. Đến ngày : …./…./…..

Dịch vụ


Dịch vụ ưu đãi


Khuyễn mãi giờ

STT Phòng số Số giờ khuyễn mãi

Thanh tiền

Khách hàng

STT Tên khách hàng

Phòng số Loại phòng

Số giờ hát

Thanh tiền

Thiết bị hư hỏng

STT Tên thiết bị

Phòng số Thanh tiền

Tổng số hóa đơn : ….

Danh sách Thành tiền

Dịch Vụ

Dịch vụ ưu đãi

Khuyến mãi giờ

Khách hàng

Thiết bị hư hỏng

Tổng tiền

Người lập báo cáo

(Ký ,ghi rõ họ tên)

18

IV. Chức năng và BFD

1. Chức năng

Chức năng

Quản lý phòng

Chọn phòng hát

Cập nhật trạng thái phòng

Giao phòng hát

Quản lý dịch vụ

Chọn dịch vụ

Lập hóa đơn dịch vụ

Cập nhật danh sách dịch vụ

Tổng hợp dịch vụ

Quản lý thu chi,thanh toán Chọn phòng thanh toán

In hóa đơn thanh toán

Thu chi dịch vụ

Thu chi thiết bị

Tổng hợp thu chi ,thanh toán

Quản lý thiết bị Kiểm tra thiết bị

Bão dưỡng thiết bị

2. BFD

QUẢN LÝ QUÁN

Karaoke

Quản lý thiêt bị

Quản lý dịch vụ Quản lý phòng

Quản lý thu chi , thanh toán

Chọn phòng hát Chọn dịch vụ

Chọn phòng thanh toán

Kiểm tra thiết bị

Cập nhật trạng thái phòng

In hóa đơn thanh toán Lập hóa đơn

dịch vụ

Bảo dưỡng thiết bị

Cập nhật danh sách dịch vụ

Thu chi dịch vụ

Giao phòng hát

Thu chi thiết bị Tổng hợp thu chi

19

Tổng hợp dịch vụ

,thanh toán

Documents

PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ Ệ fileHệ Thống : Quản Lý Quán Karaoke Nhóm 4 Ngày phỏng vấn : 28/9/2016 STT Chủ Đề Yêu Cầu Ngày Bắt Đầu Ngày kết thúc 1