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Plan de Mejora de la Gestión de la Universitat Rovira i Virgili
138. Elaborar y desarrollar un plan de
actuaciones de gestión de la URV que
cumpla la doble función de establecer los
objetivos, organizando y clarificando las
tareas a realizar, y de servir de vehículo
de información a la comunidad
universitaria, para hacer más
entendedora la actividad en este ámbito.
Plan de Mejora de la Gestión de la URV 1. Origen
El Plan de Mejora de la Gestión responde al programa de gobierno
El programa de gobierno
incluye la creación del plan en
la actuación 138
En los últimos años, la URV ha realizado un gran esfuerzo para introducir la cultura de la calidad y la planificación estratégica en todos sus ámbitos de actividad.
Hasta ese momento, en el ámbito de la gestión, se habían introducido procesos de planificación y seguimiento de las actividades de forma sectorial.
El nuevo marco universitario evidencia la necesidad de disponer de un nuevo instrumento de planificación.
2. Motivación
Plan de Mejora de la Gestión de la URV
Mejora
continua Planificación
estratégica
Disponer de una hoja de ruta que englobe todas las planificaciones y desarrollos puntuales para trazar la línea a seguir.
3.1. El Plan de Mejora - Objetivos
1
2
3
1
2
3
1
2
3
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2
3
Explicitar y hacer públicos los objetivos que la URV quiere alcanzar en el ámbito de la gestión y trasladar los objetivos del equipo de gobierno al equipo que los ha de gestionar.
Reordenar todo lo que ya se está realizando y completar la estrategia de calidad y de actuación de la URV en el ámbito de la gestión, a través de un documento sencillo de fácil lectura y seguimiento.
Mejorar la coordinación entre los responsables de la primera línea de gestión de la Universidad.
Plan de Mejora de la Gestión de la URV
• Responsable del Área de Infraestructuras
• Responsable del Área CRAI
• Coordinador de Organización
• Coordinadora de Planificación Económica
• Coordinador de las TIC
• Responsable del Gabinete de Comunicación
• Vicegerente
• Vicesecretaria
• Coordinador de la Unidad de Programación y Sistemas de Información
• Coordinadora de la Unidad de Calidad y Planificación
Plan de Mejora de la Gestión de la URV
Este instrumento se organiza de manera transversal, implicando a todos los mandos de gestión de la URV y la FURV, con la siguiente composición:
3.2. El Plan de Mejora - El equipo de trabajo
Docencia
• Responsable del Gabinete del Rector
• Director ejecutivo del CEICS
I+D+I
• Responsable del Área de Docencia
• Directora del CFP
Organización y Recursos
• Responsable del Área de Investigación, Transferencia e Innovación
• Directora del CTTI
Tercera Misión
Equipo de apoyo • Gabinete Técnico de Rectorado
• Gabinete Técnico de la Gerencia
Plan de Mejora de la Gestión de la URV
El Plan de Mejora se organiza en ejes, objetivos, actuaciones e hitos.
Para cada objetivo se describen las actuaciones, los responsables, los plazos y los recursos asignados.
Es un documento vivo, que ha incorporado y revisado acciones en el marco de su seguimiento anual, en función del desarrollo de los objetivos y de la situación de la URV.
3.3. El Plan de Mejora - Características
Directrices y
compromisos
Acciones concretas que se
han de desarrollar para
lograr los objetivos fijados
Hitos generales que se
marcan en relación con
los ámbitos de mejora
Programa
de gobierno
+ Plan trabajo
de gerencia
Objetivos Actuaciones Ejes
Ámbitos generales
de mejora
Hitos anuales
Plan de Mejora de la Gestión de la URV
El Plan de Mejora se revisa anualmente, para incorporar nuevas actuaciones o revisar las existentes en función de los resultados del seguimiento.
A lo largo del año se realizan tres seguimientos, en las reuniones internas de la Gerencia, y un balance anual para el Consejo de Gobierno.
3.3. El Plan de Mejora - Características
Plan anual de
actuaciones
Programa
de gobierno
3 seguimientos anuales
Plan de trabajo
de la Gerencia
Balance anual El plan anual de
actuaciones se
revisa y actualiza a
partir de los
seguimientos
realizados
Visión anual
Cierre
Plan de Mejora de la Gestión de la URV 3.4. El Plan de Mejora - Seguimiento de las actuaciones
Ejemplo de seguimiento de las actuaciones
2012 2013 2014
% ejecución
de la actuación 2011
50% Actuación 1
100% 90% 80% 50% Actuación 1
Desestimada
en 2013
Actuación 2
60% 25% 60% Sin hitos Actuación 2
Se replanifica la
actuación
50% de la
actuación original
implantada
Se desestima la
actuación
2011-14 Plan de Mejora de la Gestión de la URV
Evalu
ació
n a
l cie
rre
Resultados e
je
1
eje
2
eje
3 eje
4
eje
5
eje
6 La calidad y la
eficiencia como
ejes centrales de la
gestión
La administración
electrónica, una
nueva manera de
relacionarse con la
ciudadanía
Estructuras de
servicio integrales
y más cercanas al
usuario
Desarrollo de
sistemas integrales
de las TIC y de
información
institucional
Las personas
como principal
activo de la URV
La construcción de
una universidad
sostenible
Plan de Mejora de la Gestión de la URV 3.5. Balance de ejecución de las actuaciones
En total se han iniciado 142 actuaciones
85,2% % de ejecución medio de
las actuaciones
86 (el 61%) Finalizadas
completamente
38 (el 28%) En desarrollo
Implantació del nou model de contractes programa amb les unitats
Marc d’avaluació per competències del PAS
Amics i amigues
Carta de Serveis del CRAI, la UGAD
Unitat de gestió de congressos internacionals CatSud
Estratègia de formació permanent de la URV
Àrea d’orientació i inserció professional
Aplicar la comptabilitat analítica integrada
Assolir l’equilibri pressupostari
Tancament del PAE 2012 i seguiment del PAE 2013
Nova regulació en l’àmbit de gestió acadèmica de doctorat
Procediment per la homologació de títols estrangers
Videotutorial per tràmits i serveis per als estudiants
Sistema automatrícula en castellà i anglès per màster i doctorat
Sistema de Gestió de la Qualitat de la FURV: CFP i CTTi
Mapa de tipologies d’estades externs a la URV
Sistema de Gestió de la Qualitat al CRAI, la UGAD i a l’SGA
Registre
ERES
Repositori objectes digitals
FOU electrònic
Quadre de classificació documental
Registres auxiliars a les estructures de campus i registre telemàtic
Estructures de campus en l’àmbit de gestió acadèmica
Posada en marxa de la UGAD a campus Sescelades
CRAI als campus Sescelades, Terres de l’Ebre, Baix Penedès, Bellissens i Vilaseca
Modificació en el reglament de l’SBiD
Política de col·lecció de l’SBiD/CRAI
Finestra única per als emprenedors
Marca d’actuació en l’àmbit de Transferència
CEICS Innovation Hub
Pilot Secretaries de centre en Secretaries de campus
Oficina Tarragona Regió del Coneixement per la captació de recursos d’R+D+I
Pla d’igualtat a la FURV
Estudi de la imatge de la comunitat URV
Posar en funcionament la unitat docent de la FMCS al nou hospital
Posar en funcionament el nou edifici de l’ETSA
Anàlisi i millora del nou model comercial
Posar en funcionament el Campus Terres de l’Ebre
Completar les obres del PCTNS
Accés a préstecs als estudiants pel finançament dels estudis
Reforçar les accions comercials de l’oferta de formació permanent
Posar en marxa Unitat de Cultura Científica i de la Innovació
Reformulació de la web del CEICS
Seguiment de l’indicador sintètic anual de l’activitat de tercera missió
Accés dels òrgans de direcció al sistema d’informació institucional
Pla director de seguretat
Pla director de presència a Internet
3.6. Resultados
Plan de Mejora de la Gestión de la URV
17 objetivos
estratégicos
86 actuaciones
implantadas 6 ejes
3.7. Mejoras introducidas
Plan de Mejora de la Gestión de la URV
Modificación de la dinámica de seguimiento trimestral a través de las
reuniones de coordinación de Gerencia
Instauración de la “Hora del café”
Diseminación de buenas prácticas
Mejora del rendimiento de cuentas del balance anual
Las conclusiones del primer
seguimiento se realizaron de forma
exhaustiva: mucho tiempo de reunión
y poco valor añadido.
Se pasó a un seguimiento numérico
de los avances y se destacaron los
aspectos más importantes y las
incidencias detectadas.
Se introduce un espacio destinado a
mantener reuniones paralelas para
abordar temas concretos o aspectos
de coordinación.
La presentación del primer balance
anual resultó tediosa por la extensión
y el poco nivel de profundidad.
Se realizó un informe más focalizado
en los resultados tangibles
conseguidos (outputs).
Se introduce un tiempo dedicado a la
exposición de una actuación en la
reunión quincenal, para mejorar el
conocimiento entre los ámbitos y
fomentar la replicabilidad de las
buenas prácticas.
4. Reflexiones: el futuro del Plan de Mejora de la Gestión
Plan de Mejora de la Gestión de la URV
Desde el punto de vista operativo
Mejorar la visión global
de la ejecución
Mejorar la gestión de las
actuaciones
Mejorar la metodología de re-
planificación de actuaciones
para tener una mejor visión
global de la ejecución del
Plan
Facilitar la gestión de la
definición y el seguimiento
de las actuaciones por parte
de los responsables
Mejorar la explotación
de datos
Permitir una explotación ágil
y en tiempo real de la
información relativa al
seguimiento de las
actuaciones
4. Reflexiones: el futuro del Plan de Mejora de la Gestión
Plan de Mejora de la Gestión de la URV
Desde el punto de vista estratégico
Extensión de la metodología
Configuración de un
mapa de actuaciones global
Extender la misma
metodología a todos los
niveles de la gestión
Como extensión del plan,
configurar un mapa de
actuaciones global de la
universidad para cada
periodo del equipo de
gobierno
Integración con los programas
de gobierno y estratégicos
Avanzar en la integración del
plan de mejora con los
programas de gobierno y los
diferentes planes
estratégicos de la URV
4.1. Extensión del Plan de Mejora a los SGC
Plan de Mejora de la Gestión de la URV
En 2014 se implanta un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001:2008 en los servicios y unidades de la universidad con el objetivo de certificarlo externamente.
El Plan de Calidad se basa en la metodología del Plan de Mejora, del que adapta la hoja de ruta, el seguimiento periódico y los documentos de apoyo.
Plan de Mejora
Programa gobierno
+ Plan trabajo Gerencia
Objetivos Actuaciones
Plan anual Objetivos y actuaciones Directrices
Ejes
Política de calidad
Objetivos
de calidad Actuaciones
Plan de Calidad
Revisión por la dirección
No conformidades
5. Conclusiones
Plan de Mejora de la Gestión de la URV
Ha permitido avanzar en la implantación de la
cultura de la calidad en la institución.
Ha superado barreras en la coordinación de
las diferentes estructuras de gestión.
Es una dinámica de trabajo que se ha
integrado en el funcionamiento diario.
El Plan de Mejora de la Gestión 2011-14
Ha sido un
instrumento útil para
la mejora de la gestión
de la Universidad
5. Conclusiones
Plan de Mejora de la Gestión de la URV
Ha sido vital para adaptarnos a la situación
económica.
Ha permitido mejorar el rendimiento de
cuentas de la gestión.
Ha incrementado la visibilidad externa de los
proyectos relacionados con la gestión.
El Plan de Mejora de la Gestión 2011-14
Ha situado a la URV
como referente en el
sistema universitario
estatal
Buena Práctica por parte del Observatorio de Buenas Prácticas de Dirección y Gestión Universitaria de la Red Telescopi de la UPC
Incluido en el European Observatory for Strategic University Management como parte del proyecto "Strategy university management: unfolding practices“ (SUMUP)
Premio Universidad Europea a la Calidad en la convocatoria anual de esta universidad de Madrid
6. Reconocimientos
Plan de Mejora de la Gestión de la URV
Incluido en el Observatorio de la Red de Observatorios de Buenas Prácticas de Dirección Estratégica Universitaria en América Latina
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