PLANI ZHVILLIMOR STRATEGJIK 2009-2013 · politikave të mbuluara nga strategjia. Roli i rëndësishëm strategjik i Ministrisë qëndron në koordinimin e të gjitha këtyre strategjive

1

Ministria e Administratës Publike

Republika e Kosovës

PLANI ZHVILLIMOR STRATEGJIK

2009-2013

Ministarstvo Javne Administracije

Republika Kosovo

PLAN STRATEŠKOG RAZVOJA

2009-2013

Ministry of Public Administration

Republic of Kosovo

STRATEGIC DEVELOPMENT PLAN

2009-2013

2

3

Ministria e Administratës Publike

Republika e Kosovës

PLANI ZHVILLIMOR STRATEGJIK

për periudhën 2009-2013

4

5

FJALA HYRËSE NGA MINISTRI

Reforma e administratës publike paraqet një

dimension të rëndësishëm të prioriteteve të Qeverisë

së Republikës së Kosovës dhe të Ministrisë së

Administratës Publike për të ndërtuar një administratë

moderne, profesionale dhe efikase. Zhvillimi i

administratës publike dhe reformat në këtë sektor

kanë përherë në pikësynim ofrimin e administratës

publike më afër qytetarit dhe ofrimin e shërbimeve të

shpejta, kualitative dhe financiarisht të

përballueshme. Shembulli më i mirë për këtë është projekti i qeverisjes elektronike i cili

siguron ofrimin e shërbimeve dhe veprimeve administrative përmes sistemeve elektronike

duke ndërtuar një urë të shpejtë komunikimi ndërmjet administratës shtetërore në një anë

dhe qytetarëve në anën tjetër. Një projeksion i tillë do të bëjë administratën publike me të

qasshme, më të afërt dhe më transparente në kuptim të plotë të fjalës.

Duke vepruar sipas rekomandimeve të projektit FRIDOM, ne kemi filluar një transformim me

dy faza të ministrisë. Fillimisht kemi transformuar MSHP-në në Ministri të Administratës

Publike, duke e bere përgjegjëse për mbikëqyrjen dhe çuarjen përpara të reformës së

administratës publike dhe kemi ndryshuar disa prej departamenteve kryesore të saj, si në

organizim, ashtu edhe në funksionet kryesore që ata kryejnë. Në fazën e dytë parashikojmë

vazhdimin e këtyre ndryshimeve edhe në disa departamente të tjera, ndryshime të cilat

kushtëzohen nga disa ndryshime ligjore. Për t’iu paraprirë këtyre ndryshimeve, ne do të

punojmë paraprakisht në ndryshimin e kuadrit ligjor përkatës.

Nëpërmjet këtij plani zhvillimor MAP synon të arrijë objektivat e saj strategjike në fushën e

reformimit të administratës publike, të cilat përqendrohen në ndërtimin e një shërbimi civil

profesional dhe të paanshëm, në ngritjen e kapaciteteve për menaxhimin dhe implementimin

e Strategjisë së RAP-it dhe në përmirësimin e shërbimeve ndaj qytetarëve nwpërmjet

thjeshtimit të procedurave administrative dhe ngritjes së platformës së qeverisjes

elektronike. Për këtë arsye, unë fuqishmish besoj se plani zhvillimor i MAP-së do të

kontribuojë në arritjen e objektivave të përcaktuara strategjike dhe avancimin e procesit të

Reformës së Administratës Publike, si një instrument i rëndësishëm për proceset e integrimit

evropian.

Prof. Dr. Arsim Bajrami

Ministër i Administratës Publike

Qeveria e Republikës së Kosovës

6

MANDATI I MINISTRISË

Synimi i Ministrisë është që të krijojë dhe të zhvillojë një administratë publike profesionale

dhe një shërbim civil efektiv në Kosovë. Për të arritur këtë synim, Ministria zhvillon politika

dhe kryen shërbime publike në shtatë fusha kryesore, siç vijon:

Reforma e shërbimi civil dhe ngritja e kapaciteteve për nëpunësit civilë;

Reforma në fushën e pagave dhe e shpërblimeve dhe organizimi funksional i institucioneve;

Mbikëqyrja dhe menaxhimi i zbatimit të Strategjisë së Reformës së Administratës Publike;

Përmirësimi i qasjes së shërbimeve të ofruara për qytetarët dhe zvogëlimi i barrierave administrative;

Koordinimi dhe zhvillimi i shërbimeve të e-qeverisjes për shtetin;

Menaxhimi i ndërtesave qeveritare;

Ofrimi i informatave statistikore për qeverinë.

7

OBJEKTIVAT STRATEGJIKE AFATMESME

Menjëherë pas shpalljes së pavarësisë Kosova ballafaqohet me shumë detyra që kanë të

bëjnë me ndërtimin e shtetit. Ministria e Administratës Publike luan një rol kyç në këtë proces

duke bërë përpjekje për të arritur këto katër objektiva strategjike:

Krijimin e një shërbimi civil jopolitik, profesional, i bazuar në merita dhe i menaxhuar mirë;

Ngritjen e kapaciteteve për të menaxhuar dhe për të zbatuar Strategjinë e RAP dhe PVRAP;

Përmirësimin e shërbimeve të ofruara për qytetarët nëpërmjet kanalizimit të

proceseve administrative, zvogëlimit të barrierave për të siguruar qasje dhe aplikimin e shërbimeve të e-qeverisjes;

Fokusimin e burimeve në funksionet e politikëbërjes dhe për të rritur kapacitetet e krijimit të politikave.

8

PËRMBLEDHJE E VLERËSIMIT TË KAPACITETEVE

Që nga qershori i 2008 deri në muajin tetor të po këtij viti 2008 ish-Ministria e Shërbimeve

Publike1 ka kryer rishikimin funksional të mandatit, organizimit dhe kapacitetit të saj. Në këtë

proces ajo është asistuar nga një projekt i financuar i DFID-it: Rishikimi Funksional dhe

Organizimi Institucional i Ministrive (FRIDOM). Rishikimi ka identifikuar disa mangësi në

rregullimin organizativ dhe në kapacitetet aktuale. Gjatë një periudhe afatshkurtër dhe

afatmesme, Ministria do të adresojë këto çështje për të përmbushur objektivat strategjike të

saj në mënyrë më efektive.

Një nga çështjet kryesore të identifikuara ishte numri i madh i fushave të aktivitetit të

ministrisë, të ndikuara nga fusha e kompetencave të kësaj ministrie që e kishte pasur nën

organizimin e UNMIK-ut. Një problem tjetër është mungesa e resurseve të alokuara për

funksionet e politikëbërjes, krahasuar me burimet e shumta të alokuara për funksionet

ekzekutuese/mbështetëse.

Në paragrafët e mëposhtëm është dhënë një përmbledhje e vlerësimit të kapaciteteve.

OBJEKTIVA STRATEGJIKE 1: KRIJIMI I NJË SHËRBIMI CIVIL JOPOLITIK, PROFESIONAL, I BAZUAR NË

MERITA DHE I MENAXHUAR MIRË

Lidershipi i Ministrit e cilëson këtë si fushë kryesore të aktivitetit të Ministrisë dhe tashmë veç

janë bërë një numër i iniciativave në këtë drejtim. Qeveria së fundi ka miratuar dy ligje

themelore – ligjin për shërbimin civil dhe ligjin për pagat e nëpunësve civilë. Gjithashtu, edhe

një ligj tjetër është hartuar së fundi– ligji për organizimin e administratës shtetërore. Të gjitha

këto akte do të ndikojnë në funksionet e Ministrisë, sepse ato saktësojnë rolin qendror të

Ministrisë në procesin e krijimit dhe menaxhimit të një shërbimi civil profesional dhe

administrate publike efektive.

Megjithatë, janë identifikuar një numër i çështjeve, të cilat do të ndikojnë në zbatimin e kësaj

objektive strategjike. Theksi aktual i Departamentit të Administratës së Shërbimit Civil

(DASHC) është fokusuar në çështjet lidhur me menaxhimin e përditshëm, duke i kushtuar pak

vëmendje dhe burime zhvillimit të politikave afatgjata dhe monitorimit efektiv të shërbimit

civil në nivel qendror. Ky përqendrim gjithashtu reflektohet edhe në organizimin aktual të

departamentit ku shumica e stafit është i përqendruar në çështjet operacionale dhe vetëm

pak veta janë të përfshirë në zhvillimet strategjike.

1 Ministria e Shërbimeve Publike është transformuar në Ministrinë e Administratës Publike me Vendimin të

Qeverisë nr. 04/63 të datës 07 maj, 2009.

9

Në bazë të analizës së Projektit FRIDOM është arrit në përfundim se kapacitetet e stafit aktual

janë të pamjaftueshme madje edhe për kompetencat aktuale të departamentit, pa

përmendur kompetencat e reja që do t’i jepen DASHC-së bazuar në ligjet e reja në këtë fushë.

DASHC aktualisht nuk kryen asnjë funksion lidhur me ngritjen e kapaciteteve, mbikëqyrjen e

procesit të trajnimit dhe mbikëqyrjen e aktivitetit të KIPA-së. Në të ardhmen duhet të

zhvillohen kapacitetet e tilla.

Është e domosdoshme që të rriten kapacitetet në këto fusha:

1. zhvillimi i politikave në fushën e pagave;

2. organizimet funksionale të institucioneve;

3. zhvillimi i kapaciteteve dhe etikës për shërbimin civil në përgjithësi.

Gjithashtu, është e domosdoshme të krijohen kapacitetet e stafit që të jetë në gjendje të

zhvillojë, të menaxhojë dhe të mirëmbajë sistemet e menaxhimit të informatave për

nëpunësit civilë.

Në mënyrë që të adresohen këto çështje, Ministria ka vendosur të riorganizojë DASHC-në, të

rialokojë stafin dhe të zhvillojë programet për ngritjen e kapaciteteve të tyre.

OBJEKTIVA STRATEGJIKE 2: NGRITJA E KAPACITETEVE PËR TË MENAXHUAR DHE PËR TË ZBATUAR

STRATEGJINË E RAP DHE PVRAP

Transformimi në Ministri të Administratës Publike ka nënvizuar rolin e ri të ministrisë në

drejtimin dhe menaxhimin e zbatimit të Strategjisë së Reformës së Administratës Publike.

Gjatë këtyre dy viteve të zbatimit të PVRAP janë vërejtur një numër vështirësish në

mekanizmin për koordinim ndërministror. Prandaj, Ministria është duke rritur kapacitetet për

t’u ballafaquar me këto sfida.

Kapacitetet për menaxhimin e RAP-it kanë qenë të vendosura në Divizionin e RAP-it në kuadër

të Departamentit për Administratën e Shërbimit Civil. Divizioni përbëhej prej një udhëheqësi

dhe dy ekspertëve. Së pari, ata kishin mungesë të kompetencave të tilla si ato për

mbikëqyrjen e fushave të politikave të gjera. Së dyti, statusi i tyre ishte shumë më i ulët

krahasuar me disa prej anëtarëve të GP për PVRAP, kështu që mbledhja e informatave dhe

mundësia për të ndikuar në zbatimin/përditësimin e PVRAP nuk ishin efektive ashtu siç duhej.

Qeveria miratoi rekomandimet për të transformuar Divizionin e RAP-it në Departament për

Koordinimin e RAP me detyra që kanë të bëjnë me koordinimin dhe mbikëqyrjen e zbatimit

të Strategjisë së RAP dhe PVRAP. Për shkak të këtyre arsyeve Ministria ka avancuar Divizionin

e RAP në Departament për RAP dhe në kompetencat e departamentit të ri ka përfshirë rolin, i

cili deri më tani është kryer nga Zyra për Integrime Evropiane.

10

Ekziston një nevojë e dukshme për të rishikuar Strategjinë e RAP si të tillë dhe merr të

parasysh zhvillimet që kanë ndodhur gjatë periudhës së fundit në disa prej fushave të

politikave të mbuluara nga strategjia. Roli i rëndësishëm strategjik i Ministrisë qëndron në

koordinimin e të gjitha këtyre strategjive (Plani i Veprimit për Menaxhimin e Shpenzimeve

Publike, Strategjia e Antikorrupsionit, Strategjia e e-Qeverisjes, etj.) dhe sigurimin e

koherencës ndërmjet tyre. Prandaj, nevojitet që të përforcohen në mënyrë të dukshme

kapacitetet e Departamentit të RAP-it.

OBJEKTIVA STRATEGJIKE 3: PËRMIRËSIMI I SHËRBIMEVE TË OFRUARA PËR PUBLIKUN NËPËRMJET

KANALIZIMIT TË PROCESEVE ADMINISTRATIVE, ZVOGËLIMIT TË BARRIERAVE PËR TË SIGURUAR

QASJE DHE APLIKIMIN E ZGJIDHJEVE ËRBIMEVE TË E-QEVERISJES

Qeveria e Kosovës dhe Ministria janë shumë të fokusuara në përmirësimin e shërbimeve të

ofruara për qytetarët dhe zvogëlimit të barrierave, të cilat shkaktojnë vonesën dhe rrisin

kostot e shërbimit. Në këtë drejtim qeveria ka miratuar strategjinë për e-qeverisje dhe

Ministria është duke zhvilluar, në bashkëpunim të ngushtë me institucionet e tjera, planin e

veprimit për zbatimin e objektivave strategjike të kësaj strategjie.

Analizat e kryera nga një numër i rishikimeve kryesore (rishikimi vertikal i MSHP-së dhe

rishikimi horizontal i e-qeverisjes) kanë përfunduar se Ministria duhet të fokusojë vëmendjen

e saj kryesisht në zhvillimin e harduerit dhe infrastrukturës së TI-së dhe më pak në aplikimet e

softuerit. Gjithashtu ekziston një lidhje e dobët ndërmjet zgjidhjeve të e-qeverisjes dhe

rishikimit “në letër” të proceseve administrative (një fakt që është identifikuar nga rishikimi

horizontal i vendimmarrjes administrative).

Kapacitetet aktualisht të alokuara në Departamentin e TI-së në Ministri kryesisht merren me

ofrimin e shërbimeve dhe mirëmbajtjen e sistemeve të harduerit. Gjithashtu, shumica

dërrmuese përbëhet nga inxhinierët e TI-së. Departamenti ka mungesë të rishikuesve të

proceseve të punës dhe inxhinierë të procesit të punës.

Ministria do të adresojë objektiven strategjike nëpërmjet reformimit të departamentit në një

intervenim dy-fazash:

Së pari, duke krijuar dy divizione specifike që merren a) me rishikimin dhe kanalizimin e

procedurave administrative dhe b) zhvillimin e politikave në fushën e-qeverisjes. Këto dy

divizione do të jenë themeli i departamentit dhe do të mënjanojnë hendekun në politikëbërje

i nënvizuar më lartë.

Së dyti, brenda një periudhe afatmesme duhet të krijohet një agjenci ekzekutive që merret

me zbatimin e politikave të dizajnuara nga divizionet e lartpërmendura si dhe me zhvillimin

dhe mirëmbajtjen e sistemeve dhe infrastrukturës së TI-së. Ministria do të vazhdojë me

praktikën aktuale duke kontraktuar jashtë disa pjesë të mirëmbajtjes dhe ofrimit të

shërbimeve te sektori privat por duke mbajtur rolin e mbikëqyrjes së kontraktorëve.

11

OBJEKTIVA STRATEGJIKE 4: FOKUSIMI I BURIMEVE NË FUNKSIONET E POLITIKËBËRJES DHE

RRITJA E KAPACITETEVE PËR ZHVILLIM TË POLITIKAVE

Rishikimi vertikal i MSHP-së i kryer nga FRIDOM-i ka nënvizuar se alokimi i resurseve në

Ministri është më shumë në favor të funksioneve të ofrimit të shërbimeve dhe në dëm të

funksioneve për zhvillim të politikave. Gjithashtu, funksionimi i agjencive ekzekutive në

kuadër të Ministrisë kryhet në mënyrë të pavarur nga Ministria dhe kjo e fundit ka pak

kapacitete për të zhvilluar politikat e duhura dhe të mbikëqyr zbatimin e politikave nga ana e

agjencive.

Dy nga tri agjencitë të cilat funksionojnë në kuadër të MAP-it më pak kanë të bëjnë me fushën

e përgjithshme të aktiviteteve të Ministrisë, kryesisht Agjencia Kadastrale dhe Agjencia e

Statistikave. Për Agjencinë Kadastrale, Ministria ka vendosur të pranojë rekomandimin nga

rishikimi funksional i FRIDOM-it dhe të transferojë atë agjenci në kuadër të Ministrisë së

Mjedisit dhe Planifikimit Hapësinor. Aktualisht, dy ministritë janë duke punuar për të

përgatitur aktin e nevojshëm ligjor për të transferuar agjencinë. Sa i përket Agjencisë së

Statistikave, ajo do të vazhdojë të funksionojë në kuadër të Ministrisë në periudhën e

menjëhershme, por do të transferohet nga Ministria në periudhën afatmesme.

Ministria është përgjegjëse për menaxhimin e të gjitha ndërtesave qeveritare dhe për ofrimin

e shërbimeve të mirëmbajtjes dhe inxhinieringut të ndërtesave për të gjitha institucionet e

tjera publike. Në anën tjetër, Ministria dhe, në mënyrë implicite, qeveria nuk kanë hartuar

ndonjë politikë lidhur me zhvillimin dhe menaxhimin afatgjatë të aseteve të tyre.

Departamenti për Shërbimet të Inxhinieringut dhe Menaxhimit të Ndërtesave

është i fokusuar në ofrimin e shërbimit dhe asnjë nga stafi i tij nuk është i angazhuar në

zhvillimin e politikave lidhur patundshmëritë në pronësi të qeverisë. Ministria është e

përkushtuar që të privatizojë gjatë një periudhe afatmesme një numër shërbimesh aktualisht

të ofruara nga ky departament

Ky alokim i gabuar i stafit është i lidhur me mungesën e politikës së përgjithshme të burimeve

njerëzore për Ministrinë. Divizioni përgjegjës për këtë detyrë ka qenë i heshtur dhe të gjitha

vendimet lidhur me BNJ janë marr në baza ad hoc. Si rezultat i kësaj, Ministria është duke u

ballafaquar me lëvizje të mëdha të stafit, posaçërisht në pozitat menaxheriale.

Ministria gjithashtu kryen edhe funksionin e regjistrimit dhe mbikëqyrjes së OJQ-ve. Ky rol

nuk është i përshtatshëm për Ministrinë dhe rishikimi i FRIDOM-it rekomandon transferimin e

këtij funksioni te ministria përgjegjëse për regjistrimin e kompanive tregtare. Gjithashtu, roli

mbikëqyrës nuk është i përshtatshëm për një ministri e cila mbulon administratën publike.

Ministria ka vendosur që të mbaj këtë funksion për një periudhë afatshkurtër e më vonë në

një periudhë afatmesme ta transferoj atë posa të krijohet korniza ligjore.

12

MASAT E ZHVILLIMIT INSTITUCIONAL

Në mënyrë që të realizojë objektivat e saj strategjike, Ministria duhet të adresojë mangësitë

aktuale të kapaciteteve. Rishikimi funksional i FRIDOM-it ka identifikuar një numër masash

për të realizuar këtë. Këto masa janë përcaktuar gjatë një procesi intensiv të konsultimeve

brenda Ministrisë dhe me bartësit e tjerë të interesit. Si hap i parë, Ministria ka miratuar

strukturën e re organizative dhe misionet për departamente dhe divizione. Si hap i dytë,

Ministria do të futet në proces të zbatimit të intervenimeve dhe kanalizimit të procedurave.



Në mënyrë që të adresojë zbrazëtitë aktuale të kapaciteteve, Ministria do të zbatojë këto

masa për zhvillim institucional:

Masa 1.1. Riorganizimi i DASHC-së gjatë vitit 2009 për të mundësuar zbatimin e të gjitha funksioneve të parapara me legjislacionin e ri në fushën e shërbimit civil;

Masa 1.2. Përforcimi i kapacitetit të DASHC-së gjatë vitit 2009 dhe atij 2010. Do të ndërtohen kapacitetet për të zbatuar funksionet e parapara me legjislacionin e ri, si dhe kapacitetet lidhur me strategjitë e trajnimit dhe vlerësimin e ndikimit të trajnimit në performancën e shërbimit civil;

Masa 1.3. Zbatimi i Sistemit për Menaxhimin e Informatave të Burimeve Njerëzore

(SMIBNj) (2009 dhe 2010) dhe transferimi i funksionit të listës së pagave te MEF (2010-2011). Pas avancimit teknologjik të SMIBNj-së dhe sistemit aktual të listës së pagave, DASHC në të ardhmen do të menaxhojë vetëm SMIBNj-në, i cili do të jetë një sistem që automatikisht do ta ushqejë me të dhëna listën e pagave. Për shkak të kësaj arsyeje ky funksion duhet të transferohet te MEF-i sepse është më shumë i lidhur me Thesarin sesa me DASHC-në.



Masa 2.1. Krijimi dhe vënia në funksion të plotë e Departamentit për Reformën e Administratës Publike dhe Integrime Evropiane. Departamenti i ri do të jetë përgjegjës për koordinimin e zbatimit të Strategjisë së RAP dhe PVRAP si dhe për përditësimin e strategjisë dhe PVRAP-së. Departamenti do të shërbejë si pikë koordinimi për të gjitha projektet që mbështesin zbatimin e PVRAP dhe, gjithashtu, do të mbulojnë edhe funksionet raportuese lidhur me integrimet evropiane për Ministrinë.

13

Masa 2.2. Rishikimi i progresit të zbatimit dhe përditësimit të Strategjisë së RAP dhe Planit të Veprimit. Ky do jetë aktiviteti kryesor për vitin 2010 për Departamentin e RAP-it dhe Integrimeve Evropiane.

OBJEKTIVA STRATEGJIKE 3: PËRMIRËSIMI I SHËRBIMEVE TË OFRUARA PËR QYTETARËT

NËPËRMJET KANALIZIMIT TË PROCESEVE ADMINISTRATIVE, ZVOGËLIMIT TË BARRIERAVE PËR TË

SUGURUAR QASJE DHE APLIKIMI I ZGJIDHJEVE TË E-QEVERISJES

Masa 3.1. Të riorganizohet Departamenti i TI, të alokohen burimet për të kanalizuar procedurat administrative dhe për zhvillimin e politikave të e-qeverisjes. Pjesa e mbetur e vitit 2009 do t’i kushtohet hartimit të përshkrimit të vendeve të punës për divizionet e porsakrijuara dhe për procesin e përzgjedhjes së stafit. Më 2010 stafi do t’i nënshtrohet një procesi për ngritjen e kapaciteteve.

Masa 3.2. Gjatë vitit 2010 të krijohet Agjencia e specializuar për Shërbime të TI-së në kuadër të Ministrisë. Agjencia do të jetë përgjegjëse për shërbime mbështetëse të cilat aktualisht ofrohen nga departamenti dhe teknikisht për zbatimin e Strategjisë së e-qeverisjes si dhe për politikat e zhvilluara nga Divizioni për e-Qeverisje. Agjencia gjithashtu do të ofrojë mbështetje për zbatimin e zgjidhjeve të e-qeverisjes për proceset administrative dhe shërbimeve të ofruara për qytetarët.


RRITJA E KAPACITETEVE PËR KRIJIMIN E POLITIKAVE

Masa 4.1. Të riorganizohet gjatë vitit 2009 Departamenti për Shërbime të Inxhinieringut dhe Menaxhimit të Ndërtesave si dhe të krijohet një Divizion për Politikat dhe Strategjinë për Pasuritë e Patundshme ku si detyrë kryesore do të kishte hartimin e strategjisë së qeverisë në këtë fushë dhe të përgatis planin e veprimit për intervenimin e dytë në Departament. Gjatë periudhës 2010-2011 Divizioni për Shërbime të Inxhinieringut së pari do të transformohet në Ndërmarrje Publike dhe më pastaj duhet të privatizohet. Përveç kësaj, divizioni i mbetur i Menaxhimit të Ndërtesave do të transformohet në Divizionin për Investime në Ndërtesa, Prokurim dhe Monitorim.

Masa 4.2. Të transferohet gjatë vitit 2010 Agjencia Kadastrale e Kosovës në kuadër të

Ministrisë së Mjedisit dhe Planifikimit Hapësinor.

Masa 4.3. Gjatë vitit 2010, posa të krijohet korniza ligjore, të transferohet funksioni i regjistrimit të OJQ-ve te Ministria e Tregtisë dhe Industrisë dhe funksioni i Mbikëqyrjes së OJQ-ve me status të interesit publik të vendoset te administrata tatimore.

Masa 4.4. Të përgatitet një plan gjatë vitit 2010 dhe të transferohet Agjencia e

Statistikave te institucioni më i përshtatshëm.

14

ORGANIZIMI I ARDHSHËM I MINISTRISË

Pas përfundimit të masave për riorganizim dhe ngritje të kapaciteteve, Ministria e

Administratës Publike do të organizohet në bazë të strukturës së mëposhtme:

Organogrami nr.1 pas fazës së parë:

15

Organogrami nr.2 pas fazës së dytë:

16

PLANI I VEPRIMIT



Masa 1.1

Riorganizimi i DASHC-së gjatë vitit 2009 për të

mundësuar zbatimin e të gjitha funksioneve të

parapara me legjislacionin e ri në fushën e

shërbimit civil

Të realizohet nga Dhjetor 2009

Masa 1.2 Të përforcohet kapaciteti i DASHC-së për të

zbatuar funksionet e reja të parapara me

legjislacion

Dhjetor 2010

Aktivitetet Afati kohor Njësia

përgjegjëse

Institucionet e

përfshira

Kostot dhe burimi

1 Zhvillimi i termave të referencës për tri divizionet dhe përshkrimeve të vendeve të punës

Dhjetor

2009

DASHC,

Sekretari i

Përhershëm

- -

2 Rekrutimi i stafit (vlerësimi i stafit aktual dhe rekrutimi i të tjerëve në bazë të strukturës së re)

Shkurt 2010 Drejtori i

Departamentit,

Sekretari i

Përhershëm

- -

3 Zhvillimi dhe miratimi i planit të

trajnimit për ngritjen e

kapaciteteve të stafit të

Departamentit (bazuar në

përshkrimet e vendeve të punës

dhe kapaciteteve të nevojshme në

bazë të kompetencave të reja)

Shkurt 2010 Drejtori i

Departamentit,

Sekretari i

Përhershëm,

IKAP

3 Organizimi i një trajnimi të

specializuar i domosdoshëm për

stafin e Departamentit

Dhjetor

2010 (në

bazë të

planit të

trajnimit)

IKAP, ofrues të

tjerë të

shërbimeve

BKK dhe projektet e

tjera të donatorëve

4 Të hartohen manualët e

procedurave të brendshme për të

Shtator Drejtori i BKK dhe projektet e

17

gjitha procedurat e punës në

departament

2010 Departamentit tjera të donatorëve

5 Hartimi i procedurave dhe

metodologjisë për vlerësimin e

nevojave të trajnimit dhe

vlerësimit të ndikimit të

trajnimeve

Tetor 2010 Drejtori i

Departamentit

KIPA Asistenca teknike

6 Rishqyrtimi dhe përditësimi i

planit të trajnimit për ngritjen e


Departamentit

Mars (në

baza

vjetore)

Drejtori i

Departamentit

18

Masa 1.3 Zbatimi i Sistemit për Menaxhimin e Informatave

të Burimeve Njerëzore (SMIBNj) (2009 dhe 2010)

dhe transferimi i funksionit të listës së pagave te

MEF (2010-2011).


Aktivitetet Afati kohor Njësia përgjegjëse Institucionet e

ndërlidhura

Kostot dhe burimi

1 Të vihet në funksion SMIBNj Dhjetor

2009

DASHC Departamenti për

e-qeverisje dhe

Procedurat

Administrative

(DEQPA)

2 Të zhvillohet metodologjia dhe

rregullorja për operim me

SMIBNj

Mars 2010 DASHC DEQPA Asistenca teknike


specializuar i domosdoshëm për

stafin e Njësisë dhe për stafin e

institucioneve të tjera të cilët

operojnë me SMIBNj

Shtator

2010

DASHC DEQPA, IKAP Asistenca teknike

4 Të bëhet plotësisht funksional

SMIBNj dhe të plotësohet

DASHC-ja me të gjitha

kapacitetet për të operuar me

sistem

Shtator

2010

DASHC Asistenca teknike

5 Të krijohet një ndërlidhje

(interface) e SMIBNj-së me

sistemin e listës së pagave

Shtator

2010

DASHC DEGAP, MEF Asistenca teknike

6 Të transferohet funksioni i listës

së pagave dhe softueri te MEF

Dhjetor

2010

Sekretari i

Përhershëm dhe

Ministri

MEF -

19



Masa 2.1. Krijimi dhe bërja plotësisht funksionale e

Departamentit për Reformën e Administratës

Publike dhe Integrime Evropiane (DMRAPIE)

Të realizohet

nga

Dhjetor 2010


përfshira

Kostot dhe burimi

1 Zhvillimi i termave të referencës për departamentin dhe përshkrimeve të vendeve të punës

Nëntor 2009 Drejtori i DMRAPIE

dhe Sekretari i

Përhershëm


Janar 2010 Drejtori i DMRAPIE

dhe Sekretari i

Përhershëm

3 Zhvillimi dhe miratimi i planit të trajnimit për ngritjen e kapaciteteve të stafit të Departamentit (bazuar në përshkrimet e vendeve të punës dhe kapaciteteve të nevojshme në bazë të kompetencave të reja)

Dhjetor 2009

(për stafin

aktual) –

Mars 2010

për stafin e

rekrutuar

rishtas

Drejtori i DMRAPIE

dhe Sekretari i

Përhershëm

Asistenca teknike

4 Zbatimi i planit të trajnimit për stafin e DMRAPIE

Dhjetor 2010 Drejtori i DMRAPIE IKAP Asistenca teknike

5 Zhvillimi i manualeve procedurale për departamentin

Mars 2010 Drejtori i DMRAPIE Asistenca teknike

20

Masa 2.2. Rishikimi i progresit të zbatimit dhe përditësimit të

Strategjisë së RAP dhe Planit të Veprimit

Të realizohet

nga

Qershor 2010


përfshira

Kostot dhe burimi

1 Rishikimi i progresit të zbatimit të Strategjisë së RAP dhe Planit të Veprimit

Dhjetor 2009 DMRAPIE Grupet punuese

dhe Komisioni

Ministror i RAP

-

2 Përditësimi i Strategjisë së RAP

dhe Planit të Veprimit

Qershor

2010

DMRAPIE, Ministri Të gjitha ministritë

dhe institucionet e

përfshira

-

3 Të mbikëqyret zbatimi i Planit

të Veprimit

Në

vazhdimësi

(të

raportohet

çdo tre muaj)

DMRAPIE -

4 Organizimi i Konferencës

Ndërkombëtare për RAP

Pranverë

2010

DMRAPIE

21

OBJEKTIVA STRATEGJIKE 3: PËRMIRËSIMI I SHËRBIMEVE TË OFRUARA PËR QYTETARËT

NËPËRMJET KANALIZIMIT TË PROCESEVE ADMINISTRATIVE, ZVOGËLIMIT TË BARRIERAVE PËR TË

PASUR QASJE DHE APLIKIMIT TË ZGJIDHJEVE TË E-QEVERISJES

Masa 3.1

Masa 3.2.

Të riorganizohet Departamenti i TI në

Departamentin për e-Qeverisje dhe Procedura

Administrative (DEQPA)

Të themelohet një Agjenci e specializuar për

Shërbime të TI-së në kuadër të Ministrisë

Të realizohet

nga

Mars 2011


përfshira

Kostot dhe burimi

1 Zhvillimi i termave të referencës për departamentin dhe përshkrimeve të vendeve të punës

Dhjetor 2009 Drejtori i DEQPA

dhe Sekretari i

Përhershëm


Shkurt 2010 Drejtori i DEQPA

dhe Sekretari i

Përhershëm

3 Zhvillimi dhe miratimi i planit të trajnimit për ngritjen e kapaciteteve të stafit të Departamentit (bazuar në përshkrimet e vendeve të punës dhe kapacitetet e nevojshme në bazë të kompetencave të reja)

Mars 2010 Drejtori i DEQPA

dhe Sekretari i

Përhershëm

Asistenca teknike

4 Zbatimi i planit të trajnimit për stafin e DEQPA

Dhjetor 2010 Drejtori i DEQPA KIPA Asistenca teknike

5 Zhvillimi i manualeve të

brendshme procedurale për

DEQPA

Mars 2010 Drejtori i DEQPA

6 Të zhvillohet plani kalimtar dhe të krijohet Agjencia për Shërbimet e TI-së

Qershor 2010 Drejtori i DEQPA

dhe Sekretari i

Përhershëm

MEF

7 Hartimi i aktit ligjor i nevojshëm për krijimin e Agjencisë për Shërbime të TI-së

Korrik 2010 MAP, MEF

22

8 Miratimi i krijimit të Agjencisë

për Shërbime të TI-së

Shtator 2010 Qeveria e

Republikës së

Kosovës

9 Emërimi i Drejtorit të Agjencisë Tetor 2010 Ministri i MAP-it

10 Zhvillimi i termave të

referencës për vendet e punës

në Agjenci

Nëntor 2010 Drejtori i

Agjencisë

Njësia për Burime

Njerëzore në MAP

11 Rekrutimi i stafit, përfshi

transferimin e stafit nga

DEQPA në Agjenci (bazuar në

përshkrimet e vendeve të

punës dhe kapacitetet e

nevojshme në bazë të

kompetencave të reja)

Dhjetor 2010 Drejtori i

Agjencisë Njësia për Burime

Njerëzore në MAP

12 Zhvillimi dhe miratimi i planit

të trajnimit për ngritjen e


Agjencisë (bazuar në





Mars 2011 Drejtori i

Agjencisë Njësia për Burime

Njerëzore në MAP

23


RRITJA E KAPACITETEVE PËR KRIJIMIN E POLITIKAVE

Masa 4.1. Riorganizimi i Departamentit për Shërbime të

Inxhinieringut dhe Menaxhim të Ndërtesave

Të realizohet nga Janar 2012


përfshira

Kostot dhe burimi

1 Krijimi i Divizionit për Politikat dhe Strategjinë për Pasuritë e Patundshme

E kryer


referencës për divizionin dhe

përshkrimeve të vendet të

punës

Nëntor 2009 Drejtori i

Departamentit

3 Rekrutimi i stafit (vlerësimi i

stafit aktual dhe rekrutimi i të

tjerëve në bazë të strukturës

së re)

Dhjetor 2009 Drejtori i

Departamentit Njësia për Burime

Njerëzore në MAP

4 Zhvillimi dhe miratimi i planit të trajnimit për ngritjen e kapaciteteve të stafit të Departamentit (bazuar në përshkrimet e vendeve të punës dhe kapacitetet e nevojshme në bazë të kompetencave të reja)

Janar 2010 Drejtori i

Departamentit Njësia për Burime

Njerëzore në MAP


specializuar i domosdoshëm

për stafin e Divizionit

Shkurt – Mars

2010

Njësia për Burime

Njerëzore në MAP

- Asistenca teknike


planit të trajnimit për ngritjen

e kapaciteteve të stafit të

Departamentit

Nëntor (në

baza vjetore)

Shef i Divizionit

për Politikat dhe

Strategjinë për

Pasuritë e

Patundshme

- -

24

7 Përgatitja e Strategjisë së

Qeverisë lidhur me Politikat

Pasurinë e Patundshme

Draft

Final

Gusht 2010

Nëntor 2010

Divizioni për

Politikat dhe

Strategjinë për

Pasuritë e

Patundshme


Strategjisë

Nëntor (në

baza vjetore)

Divizioni për

Politikat dhe

Strategjinë për

Pasuritë e

Patundshme

9 Të transformohet Divizioni për Mirëmbajtjen e Ndërtesave në Divizionin e ri për Investime në Ndërtesa, Prokurim dhe Monitorim.

Shtator 2010 Drejtori i

Departamentit,

Permanent

Sekretari i

Përhershëm

Njësia për Burime

Njerëzore në MAP

10 Të transformohet Divizioni

aktual i Inxhinieringut i

DSHIMN në ndërmarrje

publike

Shtator 2010 Drejtori i

Departamentit,

Permanent

Sekretari i

Përhershëm

Njësia për Burime

Njerëzore në MAP

11 Hartimi i kornizës ligjore e

nevojshme për transformimin

Shtator 2010 Departamenti

Ligjor


referencës për divizionin e ri

të punës (Divizioni për

Investime në Ndërtesa,

Prokurim dhe Monitorim)

dhe përshkrimeve të vendeve

të punës.

Tetor 2010 Drejtori i

Departamentit

13 Zhvillimi dhe miratimi i planit

të trajnimit për ngritjen e


Departamentit (bazuar në





Janar 2011 Drejtori i

Departamentit

Divizioni i Personelit -


specializuar i domosdoshëm

për stafin e Departamentit

Shkurt 2011 Divizioni për BNj - Asistenca teknike

15 Të privatizohet NP e krijuar

nga Divizioni i Inxhinieringut

Janar 2012 AKP + Ministria e

Ekonomisë dhe

Financave

25

Masa 4.2. Të transferohet Agjencia Kadastrale e Kosovës në

kuadër të Ministrisë së Ambientit dhe Planifikimit

Hapësinor

Të realizohet nga Shtator 2010


ndërlidhura

Kostot dhe burimi

1 Hartimi i kornizës ligjore e nevojshme për transformimin

Mars 2010 Departamenti

Ligjor

MAPH

2 Miratimi nga qeveria i

udhëzimit administrativ për

transferim të AKK-së

Maj 2010 Qeveria e

Republikës së

Kosovës

Masa 4.3. Të transferohet Departamenti për Regjistrimin

dhe Ndërlidhje me OJQ-të te Ministria e Tregtisë

dhe Industrisë dhe funksioni i mbikëqyrjes së OJQ-

ve me status të interesit publik të jetë te

Administrata Tatimore



ndërlidhura

Kostot dhe burimi

1 Të zhvillohet korniza ligjore e nevojshme për transferimin

Mars 2010 Departamenti

Ligjor, DRNOJQ

MTI, MEF

2 Miratimi i kornizës ligjore nga

qeveria

Maj 2010 Qeveria e

Republikës së

Kosovës


Kuvendi

Dhjetor 2010 Kuvendi i

Republikës së

Kosovës

26

Masa 4.4. Të përgatitet një plan gjatë vitit 2010 dhe të

transferohet Agjencia e Statistikave te institucioni

më i përshtatshëm



ndërlidhura

Kostot dhe burimi

1 Të përgatit plani kalimtar për Agjencinë e Statistikave

Maj 2010 Sekretari i

Përhershëm

MEF, ZKM

2 Të zhvillohet korniza ligjore e nevojshme për transferimin

Shtator 2010 Departamenti

Ligjor

MEF, ZKM


qeveria

Dhjetor 2010 Qeveria e

Republikës së

Kosovës

27

Ministarstvo Javne Administracije

Republika Kosovo

PLAN STRATEŠKOG RAZVOJA

2009-2013

28

29

UVODNA REČ MINISTRA

Reforma javne administracije predstavlja jednu veoma

važnu dimenziju prioriteta Vlade Republike Kosovo i

Ministarstva javne administracije na izgradnji jedne

savremene, profesionalne i efikasne administracije.

Razvoj javne administracije i reforme u ovom sektoru

imaju uvek za cilj da približe javnu administraciju

građanima i pružanje brzih, kvalitetnih i finansijski

održivih usluga. Najbolja ilustracija gore navedenog je

projekt e-vladavine, koji osigurava pružanje

administrativnih usluga i aktivnosti pomodu elektronskih usluga koje de sagraditi most za bržu

komunikaciju između državne administracije s jedne, i građana s druge strane. Ovaj plan de

javnu administraciju napraviti pristupačniju, dostupačniju i zaista transparentniju.

Delujudi na osnovu preporuka FRIDOM-a mi smo pokrenuli transformaciju ministarstva u dve

etape. U početku smo transformisali MJU u Ministarstvo javne administracije i dodelili smo joj

odgovornost da nadzire i upravlja reformu javne administracije, zatim smo promenili neke od

ključnih departmana u obema oblastima – organizaciju i ključne funkcije sprovedene od ovih

departmana. U drugoj etapi planiramo da nastavimp sa ovim promenama i u drugim

departmanima, ali ove promene su uslovljene zakonodavnim promenama. Kako bi smo

predhodili ovim promenama, mi demo raditi da promenimo relevantni pravni okvir.

Sa ovim razvojnim planom, MPA ima za cilj da postigne svoje strateške ciljeve u oblasti

reforme javne administracije koji de biti fokusirani na izgradnji jedne nestranačke i

profesionalne javne službe, izgradnje rukovodilačkog kadra, sprovođenje PAR strategije,

poboljšanje pružanja usluga pojednostavljenjem administrativnih procedura kao i

uspostavljanje vladine platforme za elektronsku vladavinu. Zato, mi snažno verujemo da de

razvojni plan doprineti postizanju strateških ciljeva i unapređenju procesa reforme javne

administracije kao jednog važnog instrumenta u pravcu evropskih integracionih procesa.


Ministar Javne Administracije

Vlada Republike Kosovo

30

MANDAT MINISTARSTVA

Cilj ministarstva je da stvori i razvije jednu profesionalnu javnu administraciju i efikasnu

civilnu službu na Kosovu. Za postizanje ovih ciljeva, ministarstvo razvija politike i pruža javne

usluge u sedam glavnih oblasti:

Reforma civilne službe i izgradnja kapaciteta javnih službenika;

Reforma dohodaka i kaznenih mera kao i funkcionalne organizacija institucija;

Nadziranje i rukovođenje strategije reforme javne administracije;

Poboljšanje pristupačnosti usluga koje se pružaju građanima i redukcija administrativnih prepreka;

Koordinacija i razvijanje predloga e-vladavine za državu;

Upravljanje vladinim zgradama;

Dostavljanje statističkih podataka vladi;

31

SREDNJEROČNI STRATEŠKI CILJEVI

Odmah po proglašenju nezavisnosti Kosovo se suočilo velikim brojem zadataka u procesu

izgradnje države. Ministarstvo javne administracije igra važnu ulogu u ovom procesu svojim

nastojanjima da postigne ova naredna četiri strateška cilja:

Uspostavljanje jedne nepolitičke, profesionalne, podesno upravljane javne službe koja se zasniva na zaslugama;

Jačanje rukovodilačkog kapaciteta za sprovođenje PAR i PARAP Strategije;

Poboljšanje pružanja usluga javnosti u pravcu usklađivanja administrativnih procesa, smanjenja prepreka u pristupačnosti uslugama i uvođenje rešenja iz e-vladavine;

Fokusiranje resursa u funkcije kreiranja politike i poboljšanje kapaciteta iz oblasti kreiranja politika.

32

SAŽETAK PROCENE KAPAC ITETA

Od juna 2008. do oktobra 2008. bivše Ministarstvo javnih usluga2 izvršilo je funkcionalni

pregled njenog mandata, organizacije i kapaciteta. U ovom procesu ministarstvo je bilo

pomognuto od strane jednog projekta koji je finansirao DFID: Funkcionalni pregled i

institucionalni dizajn ministarstava (FRIDOM). Ovaj pregled je identifikovao nekoliko

nedostataka u sadašnjoj organizacionoj strukturi i kapacitetu. U kratkom i srednjeročnom

periodu, ministarstvo de osloviti ove nedostatke u cilju postizanja svojih strateških ciljeva na

što efikasniji način.

Jedna od glavnih identifikovanih poteškoda bila je prevelik broj polja aktivnosti ministarstva

koja je bila posledica velikog broja polja aktivnosti ministarstva postavljeno još od vremena

organizacije od strane UNMIK-a. Druga poteškoda je bila nedostatak resursa za funkcije

kreiranja politika u poređenju sa finansijskim sredstvima koja su dodeljena

izvršnim/pomodnim funkcijama.

Paragrafi u nastavku sažimaju rezultate procene kapaciteta.

STRATEŠKI CILJ 1: USPOSTAVLJANJE JEDNE NEPOLIT IČKE, PROFESIONALNE JAVNE SLUŽBE

RUKOVOĐENE NA PODESAN NAČIN I ZASNOVANE NA ZASLUGAMA

Rukovodstvo ministarstva priznaje da je ovaj cilj glavna aktivnost ministarstva i ved je

preduzelo nekoliko inicijativa u ovom smislu. Vlada je nedavno usvojila dva osnovna zakona –

Zakon o javnoj službi i Zakon o ličnim dohocima javnih službenika. Takođe, u procesu

usvajanja je još jedan zakon – Zakon o organizaciji državne administracije. Svi ovi zakonski akti

imade uticaja na funkcije ministarstva, pošto predviđaju centralnu ulogu ministarstva u

procesu kreiranja i rukovođenja profesionalne javne službe i efikasne javne administracije.

Ipak, identifikovano je nekoliko problema koji de uticati na proces sprovođenja ovih strateških

ciljeva. Pažnja Departmana administracije javne službe (DCSA) je trenutno usmerena na

pitanja koja se tiču svakodnevnog rukovođenja, posvedenje malo pažnje i resursa razvitku

dugoročnih politika i efikasnog nadziranja civilne službe na centralnom nivou. Ova

koncentracija zadataka se takođe odražava i na sadašnju organizaciju departmana gde je

2 Ministarstvo javnih usluga je transformisano u Ministarstvo javne administracije Odlukom Vlade br. 04/63 dana

7. maja 2009.

33

vedina službenika postavljena na operacionalnim zadacima i samo mali broj njih su uključeni u

proces strateškog razvoja.

Na osnovu analize Projekta FRIDOM, došlo se do zaključka da kapaciteti sadašnjeg osoblja je

nedovoljno čak i za obavljanje sadašnjih nadležnosti departmana, da ne pomenemo nove

nadležnosti koje de na osnovu novih zakona biti dodeljene DCSA-u. Takođe, u nekim

oblastima nema osoblja. DCSA trenutno ne obavlja nijednu funkciju u oblasti izgradnje

kapaciteta, nadziranja procesa obučavanja osoblja kao i nadziranja aktivnosti KIPA. Ovi

kapaciteti de se razviti u bududnosti.

Neophodno je ojačati kapacitete u slededim oblastima:

1. razvijanje politika u vezi ličnih dohodaka;

2. funkcionalna organizacija institucija;

3. razvijanje kapaciteta i etike za civilne službenike uopšte.

Neophodno je takođe stvoriti kapacitete za službenike kako bi bili u stanju da razvijaju,

rukovode i održavaju rukovodilački informativni sistem za javne službenike.

U cilju oslovljavanja ovih briga, ministarstvo je odlučilo da reorganizuje DCSA, preraspodeli

osoblje i razvije program za jačanje njihovih kapaciteta.

STRATEŠKI CILJ 2: JAČANJE KAPACITETA ZA RUKOVOĐENJE I SPROVOĐENJE STRATEGIJE PAR I

PARAP

Transformacija u Ministarstvo javne administracije naglašava novu ulogu ministarstva u

predvođenju i sprovođenju strategije reforme javne administracije. Tokom dvogodišnjeg

sprovođenja PARAP, uočene su brojne poteškode u mehanizmu međuministarske

koordinacije. Zbog toga ministarstvo jača svoje unutrašnje kapacitete kako bi se suočili sa

brojnim izazovima.

Kapaciteti za rukovođenje PAR su smešteni u PAR diviziji u okviru Departmana za

administraciju javne službe. Divizija se sastojala od jednog direktora i dva eksperta. Prvo, oni

nisu nadležni za nadziranje tako široke političke oblasti. Drugo, njihov status je mnogo niži u

poređenju sa nekim članovima PARAP WG, zato sakupljanje informacija i mogudnost vršenja

uticaja na sprovođenje / ažuriranje PARAP nije bilo tako efikasno kao što se očekivalo.

Vlada je usvojila preporuku za unapređenje PAR divizije u Departman za koordinaciju PAR sa

zadacima koji se tiču nadziranja i sprovođenja Strategije PAR i PARAP. Zbog ovih razloga

ministarstvo je unapredlo PAR diviziju u PAR departman i u nadležnosti novog departmana je

uključila neke uloge koje je obavljala Kancelarija za EU integracije.

Nema sumnje da postoji potreba za pregledanjem PAR strategije kao takve, i treba uzeti u

obzir razvoj događaja tokom proteklog perioda u onim sferama politike koji su od interesa za

34

strategiju. Važna strateška uloga ministarstva je koordinisanje svih ovih strategija (plan

delovanja za upravljanje javnim troškovima, strategija protiv korupcije, strategija za e-

vladavinu, itd.) i obezbeđivanje koherentnosti gore pomenutih strategija. Zato postoji potreba

za značajno jačanje kapaciteta PAR departmana.

STRATEŠKI CILJ 3: POBOLJŠANJE PRUŽANJA USLUGA STANOVNIŠTVU USKLAĐIVANJEM

ADMINISTRATIVNIH PROCESA, SMANJENJEM PREPREKA U UVOĐENJEM PRISTUPA I REŠENJA E-

VLADAVINE

Vlada Kosova i ministarstvo su veoma fokusirani na poboljšanje kvaliteta usluga koje se

pružaju građanima i na smanjenje administrativnih prepreka koji usporavaju usluge i

povedavaju troškove usluga. U ovom smislu, vlada je usvojila strategiju e-vladavine, i u bliskoj

saradnji sa drugim institucijama ministarstvo sprovodi plan delovanja za sprovođenje ciljeva

ove strategije.

Izvršena analiza od strane nekoliko funkcionalnih pregleda projekta FRIDOM (vertikalni

pregled MPS i horizontalni pregled e-vladavine) je zaključila da ministarstvo treba svoju

pažnju da usmeri prvenstveno na razvoj IT infrastrukture i opreme, a manje na softverska

rešenja. Postoji takođe veoma slaba veza između razvijanja rešenja e-vladavine i pregleda “na

papiru” administrativnih procesa (ova činjenica je identifikovana prilikom horizondalnog

pregleda donošenja administrativnih odluka).

Kapaciteti koji su trenutno raspodeljeni u IT departmanu ministarstva najviše se tiču pružanja

usluga i održavanja hardverskih sistema. Takođe, najvedi deo osoblja ovog departmana čine

inženjeri IT. Departmanu nedostaje pregled poslovnih procesa i inženjeri poslovnog procesa.

Ministarstvo de osloviti strateške ciljeve reformisanjem departmana u toku dve etape

intervenisanja:

Prvo, kreiranjem dve specifične divizije koje de se baviti a) prgledanjem i usmeravanjem

administrativnih procedura u glavne tokove, i b) razvijanjem politika iz oblasti e-vladavine.

Ove dve divizije predstavljade okosnicu departmana i popunide nedostatak u procesu

kreiranja politika koji je gore pomenut.

Drugo, u kratkom i srednjeročnom periodu osnivanje jedne agencije koja de imati zadatak da

sprovodi politike koje kreiraju gore pomenute divizije, kao i održavanje i razvijanje IT

infrastrukture i sistema. Ministarstvo de nastaviti sadašnju praksu ugovaranja usluga sa

spoljnim ugovaračima za održavanje delova hardvera kao i nadziranje privatnih ugovarača.

35

STRATEŠKI CILJ 4: FOKUSIRANJE RESURSA NA FUNKCIJE KREIRANJA POLITIKA I JAČANJE

KAPACITETA ZA RAZVIJANJE POLITIKA

Vertikalni pregled MPS izvršen od strane FRIDOM projekta ukazao je da je sadašnja raspodela

resursa unutar ministarstva veoma ide u prilog funkcijama pružanja usluga nauštrb funkcija

razvijanja politika. Takođe i funkcionisanje izvršnih agencija u sklopu ministarstva vrši se

nezavisno od ministarstva i zato ministarstvo ima ograničene kapacitete za podesan razvoj

politika i ne može u celosti da nadzire sprovođenje politika od strane agencija.

Dve od ukupno tri agencija koje funkcionišu u okviru MPA vrše mali broj aktivnosti koje su u

sklopu opštih aktivnosti ministarstva. To su, naime, katastarska agencija i ured za statistiku. U

vezi katastarske agencije ministarstvo je odlučilo da uzme u obzir preporuku sa funkcionalnog

pregleda projekta FRIDOM i da tu agenciju transferiše u Ministarstvo životne sredine i

prostornog planiranja. Trenutno ova dva ministarstva rade na pripremanju zakonskog akta

potrebnog za transfer agencije. Što se ureda za statistiku tiče, ona de u kratkoročnom

razdoblju nastaviti da funkcioniše u sklopu ministarstva, ali u srednjeročnom periodu i ona de

biti transferisana iz ministarstva.

Ministarstvo je odgovorno za rukovođenje svih vladinih zgrada kao i za pružanje usluga

građevinske inženjerije i održavanja ostalih javnih institucija. S druge strane, ministarstvo i

vlada na prečutan način nisu razvili nijednu politiku u vezi dugoročnog razvoja i rukovođenja

vlasništva u njihovom posedu. Departman inženjeringa i služba za održavanje zgrada je

uglavnom fokusirana na pružanje usluga i niko od njihovog osoblja nije uključen u proces

razvijanja politika u vezi nepokretnosti koje su u vlasništvu vlade. Ministarstvo je privrženo da

u srednjeročnom razdoblju privatizuje neke od usluga koje se trenutno pružaju od strane ovog

departmana.

Ova nepodesna raspodela osoblja je povezana sa nedostatkom opšte politike u vezi ljudskih

kadrova unutar ministarstva. Divizija odgovorna za ovaj zadatak ne istide se u ovoj oblasti i sve

odluke koje se tiču ljudskih kadrova su donošene na ad hoc osnovi. Kao rezultat ove pojave,

ministarstv se suočava sa velikim obrtom službenika, posebno u rukovodilačkim položajima.

Ministarstvo takođe obavlja funkciju registracije i nadziranja NVO. Ova uloga nije podesna za

ministarstvo i pregled od strane projekta FRIDOM predlaže prenošenje ove funkcije na

ministarstvo koje je odgovorno za registraciju komercijalnih kompanija. Uloga nadziranja

takođe nije podesna za jedno ministarstvo koje obuhvata javnu administraciju. Ministarstvo je

odlučilo da u kratkoročnom periodu zadrži ovu funkciju, sve dok je na snazi aktuelni pravni

okvir.

36

MERE ZA INSTITUCIONALNI RAZVOJ

U cilju ispunjavanja svojih strateških ciljeva, ministarstvo treba da oslovi postojede praznine i

nedostatke u svojim kapacitetima. Funkcionalni pregled urađen od strane projekta FRIDOM

identifikovao je nekoliko mera koje treba da ispune ove nedostatke. Ovo je dogovoreno

tokom procesa intenzivnih konsultacija unutar ministarstva i sa zainteresovanm stranama.

Kao prvi korak ministarstvo je usvojilo novu organizacionu strukturu i misiju za svaki

departman i diviziju. Kao drugi korak, ministarstvo de udi u proces sprovođenja i

intervenisanja za postizanje koherentnih procedura.



Za oslovljavanje postojedih nedostataka u ovoj oblasti, ministarstvo de sprovesti naredne

mere za institucionalnu izgradnju:

Mera 1.1. Reorganizacija DCSA tokom 2009. u cilju osposobljavanja sprovođenja svih funkcija predviđenih novim zakonodavstvom iz oblasti civilne službe;

Mera 1.2. Jačanje kapaciteta DCSA tokom 2009. i 2010. Jačanje ovih kapaciteta za sprovođenje funkcija predviđenih novim zakonodavstvom, jačanje kapaciteta u vezi strategija obučavanja kao i procena uticaja treninga na učinak civilne službe;

Mera 1.3. Sprovođenje informativnog sistema za rukovođenje ljudskim resursima (HRMIS) (2009. i 2010.) i prenos funkcija isplate dohodaka na MEF (2010 – 2011). Nakon tehnološkog unapređenja HRMIS i sistema isplate dohodaka, DCSA de u bududnosti rukovoditi samo HRMIS koji de na automatski način ažurirati podatke iz sistema isplate dohodaka. Zbog ovog razloga, ova funkcija de biti prenešena na MEF zato što je više povezana sa departmanom za trezor nego sa DSCA.

STRATEŠKI CILJ 2: JAČANJE KAPACITETA ZA RUKOVOĐENJE I SPROVOĐENJE STRATEGIJE PAR I

PARAP

Mera 2.1. Kreiranje i potpuna funkcionalnost Departmana za reformu javne administracije i EU integraciju. Novi departman bide odgovoran za koordinaciju sprovođenja PAR strategije i plana dejstva, i za ažuriranje PARAP strategije. Departman de služiti kao koordinaciono telo za sve projekte koji podržavaju sprovođenje PARAP, i takođe de obuhvatiti i funkciju izveštavanja ministarstvu zadatke u EU integraciji.

37

Mera 2.2. Pregled napretka u sprovođenju strategije i ažuriranje PAR strategije i plana dejstva. Ovo de biti glavna aktivnost Departmana za PAR i EU integraciju tokom 2010.


ADMINISTRATIVNIH PROCESA, SMANJENJEM PREPREKA U UVOĐENJEM PRISTUPA I REŠENJA E -

VLADAVINE

Mera 3.1. Reorganizovanje Departmana za IT, preraspodela resursa u cilju obavljanja koherentnih administrativnih procedura i razvoja politika za e-vladavinu. Do kraja 2009. uradide se opis radnih mesta za novostvorene divizije i izvršide se proces odabiranja novih službenika. Tokom 2010. osoblje de se podvrgnuti procesu izgradnje kapaciteta.

Mera 3.2. Tokom 2010. osnovade se jedna specijalizovana agencija za IT usluge koja de biti u sklopu ministarstva. Agencija de biti odgovorna za usluge podrške koje se trenutno pružaju od strane departmana, za tehničko sprovođenje strategije e-vladavine, i za politike kreirane od strane divizije za e-vladavinu. Agencija de takođe pružiti podršku za primenu rešenja iz e-vladavine za administrativne procese i za usluge koje se pružaju građanima.



Mera 4.1. Reorganizovanje tokom 2009. Departman za inženjerijske usluge i upravljanje vladinim zgradama i osnivanje Divizije za politike i strategije za nekretnine u vladinom posedu, sa glavnim zadatkom sastavljanja vladine strategije u ovoj oblasti i pripremanje plana dejstva za drugu intervenciju u ovom departmanu. Tokom 2010 – 2011 Divizija za inženjerijske usluge bide prva koja de se transformisati u preduzede u javnom vlasništvu i treba nastaviti njeno dalje privatizovanje. Sem toga, preostali deo Divizije za upravljanje vladinih zgrada bide transformisana u Diviziju za investiranje, nabavljanje i nadziranje zgrada.

Mera 4.2. Tokom 2010. prenošenje Kosovske katastarske agencije u Ministarstvo za

životnu sredinu i prostorno planiranje.

Mera 4.3. Odmah po uspostavljanju pravnog okvira, tokom 2010. izvršide se prenos funkcije registrovanja NVO u Ministarstvo trgovine i industrije koja de imati funkciju nadziranja NVO koje de za poresku administraciju imati status javnog interesa.

Mera 4.4. Razrađivanje plana tokom 2010. i prenos Ureda za statistiku u najpodesniju instituciju.

38

BUDUDA ORGANIZACIJA MINISTARSTVA

Po okončanju mera za reorganizaciju i izgradnju kapaciteta, Ministarstvo javne administracije

bide organizovano u skladu sa strukturom prikazanom u nastavku:

Organizaciona karta br. 1 nakon prve faze:

39

Organizaciona karta br.2 nakon druge faze:

40

PLAN DELOVANJA



Mera 1.1

Reorganizacija DCSA tokom 2009.

osposobljavanje sprovođenja svih funkcija

predviđenih novim zakonodavstvom iz oblasti

javne službe

Okončava se Decembar 2009.

Mera 1.2 Izgradnja kapaciteta DCSA za sprovođenje novih

funkcija predviđenih zakonodavstvom

Decembar 2010.

Aktivnosti Krajnji rok Odgovorna

jedinica

Povezane

institucije

Troškovi i izvor

1 Sastavljanje opisa poslova i zadataka za tri divizije i opis poslova svakog radnog mesta.

Decembar

2009.

DCSA,

Permanentni

sekretar

- -

2 Regrutovanje osoblja (ocena

trenutnog osoblja i regrutovanje

dopunskog osoblja u skladu sa

novom strukturom)

Februar

2010.

Direktor

departmana,

Permanentni

sekretar

- -

3 Razvijanje i usvajanje plana

obučavanja za izgradnju

kapaciteta osoblja departmana

(na osnovu opisa radnog mesta i

neophodnih kapaciteta u skladu

sa novim nadležnostima)

Februar

2010.

Direktor

departmana,

Permanentni

sekretar, KIPA

3 Organizovanje neophodnih

specijalizovanih treninga za

osoblje departmana

Decembar

2010. (na

osnovu

plana

obuke)

KIPA, drugi

pružaoci usluga

obučavanja

KCB i projekti

donatora

4 Sastavljanje priručnika za interne

procedure za sve radne

procedure u departmanu

Septembar

2010.

Direktor

departmana

KCB i projekti

donatora

41

5 Sastavljanje procedura i

metodologije za potrebe za

obučavanjem i procena uticaja

ovih treninga

Oktobar

2010.

Direktor

departmana,

KIPA Stručna pomod

6 Ponovno ispitivanje i ažuriranje

plana treninga za izgradnju

kapaciteta osoblja departmana

Mart

(Godišnje)

Direktor

departmana

Mera 1.3 Sprovođenje informativnog sistema za

rukovođenje informativnim sistemom (HRMIS)

(2009 i 2010) i prenošenje funkcije isplate

dohodaka na MEF (2010 – 2011).



jedinica

Povezane

institucije

Troškovi i izvor

1 HRMIS postaje funkcionalan Decembar

2009.

DCSA Departman za e-

vladavinu i

administrativne

procedure (DEGAP)

2 Razvijanje metodologije i uredbe

za delovanje HRMIS

Mart 2010. DCSA DEGAP Stručna pomod

3 Održavanje neophodnih

specijalizovanih obuka za

osoblje jedinice i osoblje drugih

institucija koje deluju sa HRMIS

Septembar

2010.

DCSA DEGAP, KIPA Stručna pomod

4 HRMIS potpuno funkcionalan,

DCSA opremljen punim

kapacitetom i potpuno

operacionalan

Septembar

2010.

DCSA Stručna pomod

5 Kreiranje polja za međudejstvo

HRMIS sa sistemom isplate

dohodaka

Septembar

2010.

DCSA DEGAP, MEF Stručna pomod

6 Prenošenje funkcije isplate

dohodaka i softvera na MEF

Decembar

2010.

Permanentni

sekretar i Ministar

MEF -

42

STRATEŠKI CILJ 2: JAČANJE KAPACITETA ZA RUKOVOĐENJE I SPROVOĐENJE STRATE GIJE PAR I

PARAP

Mera 2.1. Kreiranje i potpuna operacionalnost Departmana za

reformu javne administracije i EU Integracije

(DPAREI)



jedinica

Povezane

institucije

Troškovi i izvor

1 Sastavljanje opisa poslova i zadataka departmana i opis radnog mesta.

Novembar

2009.

Direktor DPAREI i

Permanentni

sekretar


sadašnjeg osoblja i

regrutovanje novog osoblja u

skladu sa novom strukturom)

Januar 2010. Direktor DPAREI i

Permanentni

sekretar

3 Razvoj i usvajanje plana obuke za izgradnju kapaciteta osoblja departmana (na osnovu opisa radnog mesta i potrebnih kapaciteta, u skladu sa novim nadležnostima)

Decembar

2009. (za

sadašnje

osoblje) –

Mart 2010. za

novo

regrutovano

osoblje

Direktor DPAREI i

Permanentni

sekretar

Stručna pomod

4 Sprovođenje plana obuke za osoblje DPAREI

Decembar

2010.

Direktor DPAREI KIPA Stručna pomod

5 Razvijanje priručnika za procedure u departmanu

Mart 2010. Direktor DPAREI Stručna pomod

43

Mera 2.2. Pregled napretka na sprovođenju i ažuriranju PAR

strategije i plana dejstva

Okončava se Jun 2010.


jedinica

Povezane

institucije

Troškovi i izvor

1 Pregled napretka na sprovođenju PAR strategije i plana dejstva

Decembar

2009.

DPAREI

Radne grupe i

ministarska PAR

komisija

-

2 Ažuriranje PAR strategije i

PARAP

Jun 2010. DPAREI, Ministar Sva uključena

ministarstva i

institucije

-

3 Nadziranje sprovođenja plana

dejstva

Nastavlja se

(izveštaj

svaka tri

meseca)

DPAREI

-

4 Organizovanje jedne

međunarodne PAR

konferencije

Prolede 2010. DPAREI

44


ADMINISTRATIVNIH PROCESA, SMANJENJEM PREPREKA U UVOĐENJEM PRISTUPA I REŠENJA E -

VLADAVINE

Mera 3.1

Mera 3.2.

Reorganizovanje sadašnjeg Departmana za IT u

Departman za e-vladavinu i administrativne

procedure (DEGAP)

Osnivanje specijalizovane agencije za IT usluge

unutar ministarstva

Okončava se Mart 2011.


jedinica

Povezane

institucije

Troškovi i izvor

1 Sastavljanje opisa poslova i zadataka departmana i opis radnog mesta.

Decembar

2009.

Direktor DEGAP i

Permanentni

sekretar





Februar 2010. Direktor DEGAP i

Permanentni

sekretar


Mart 2010. Direktor DEGAP i

Permanentni

sekretar

Stručna pomod

4 Sprovođenje plana obuke za osoblje DPAREI

Decembar

2010.

Direktor DEGAP KIPA Stručna pomod

5 Razvijanje priručnika za interne

procedure u departmanu

DEGAP

Mart 2010. Direktor DEGAP

6 Razvijanje plana tranzicije i osnivanje agencije za IT usluge

Jun 2010. Direktor DEGAP,

Permanentni

sekretar

MEF

7 Razvijanje neophodnih pravnih akata za osnivanje agencije za IT usluge

Jul 2010. MAP, MEF

45

8 Odobriti osnivanje agencije za

IT usluge

Septembar

2010.

Vlada Republike

Kosovo

9 Postaviti direktora agencije Oktobar

2010.

MPA ministar

10 Sastaviti opis poslova i

zadataka za radne položaje u

agenciji.

Novembar

2010.

Direktor agencije Jedinica za ljudske

resurse u MPA

11 Regrutovanje osoblja,

uključujudi tu i premeštaj

osoblja iz DEGAP u agenciju

(ocena sadašnjeg osoblja i



Decembar

2010.

Direktor agencije Jedinica za ljudske

resurse u MPA


Mart 2011. Direktor agencije Jedinica za ljudske

resurse u MPA

46



Mera 4.1. Reorganizovanje Departmana za inženjerijske

usluge i upravljanje vladinih zgrada

Okončava se Januar 2012.


jedinica

Povezane institucije Troškovi i izvor

1 Osnivanje Divizije za nekretnine i strategije departmana

Done

2 Sastaviti opis poslova i

zadataka za radne položaje u

diviziji

Novembar

2009.

Direktor

departmana





Decembar

2009.

Direktor

departmana

Jedinica za ljudske

resurse u MPA


Januar 2010. Direktor

departmana

Jedinica za ljudske

resurse u MPA



osoblje divizije

Februar –

Mart 2010.

Jedinica za ljudske

resurse u MPA

- Stručna pomod

6 Ocena i ažuriranje plana

obuke za izgradnju kapaciteta

osoblja departmana

Novembar

(godišnje)

Šef Divizije za

nekretnine i

strategije

- -

7 Pripremanje vladine strategije

of politici i uskorišdavanju

nekretnina

Nacrt

Finalna verzija

Avgust 2010.

Novembar

2010.

Divizija za

nekretnine i

strategije

8 Ocena i ažuriranje strategije Novembar

(godišnje)

Divizija za

nekretnine i

strategije

47

9 Transformacija Divizije za

održavanje zgrada u novu

Diviziju za investiranje,

nabavke i nadziranje zgrada

Septembar

2010.

Direktor

departmana,

Permanentni

sekretar, Ministar

Jedinica za ljudske

resurse u MPA

10 Transformacija sadašnje

divizije za inženjeriju DEBMS

u preduzede u javnom

vlasništvue

Septembar

2010.

Direktor

departmana,

Permanentni

sekretar, Ministar

Jedinica za ljudske

resurse u MPA

11 Razvijanje pravnog okvira

neophodnog za

transformaciju

Septembar

2010.

Pravna kancelarija

12 Razvijanje opisa poslova u

zadataka nove divizije (Divizija

za investiranje, nabavke i

nadziranje zgrada) i opis

radnog mesta za radne

položaje.

Oktobar

2010.

Direktor

departmana

13 Razvoj i usvajanje plana

obuke za izgradnju kapaciteta

osoblja departmana (na

osnovu opisa radnog mesta i

potrebnih kapaciteta, u skladu

sa novim nadležnostima)

Januar 2011. Direktor

departmana

Divizija personala -



osoblje departmana

Februar 2011. divizija HR - Stručna pomod

15 Privatizovanje POE koja se

osnovala od Divizije za

inženjering

Januar 2012. KPA +

Ministarstvo

ekonomije i

finansija

48

Mera 4.2. Prenošenje Katastarske agencije Kosova u okrilje

Ministarstva životne sredine i prostornog

planiranja

Okončava se Septembar 2010.


jedinica


1 Razvoj pravnog okvira neophodnog za ovo prenošenje

Mart 2010. Pravna kancelarija MSPE

2 Vlada usvaja administrativno

uputstvo o prenošenju KCA

Maj 2010. Vlada Republike

Kosovo

Mera 4.3. Prenošenje funkcije registracije i veze sa NVI na

Ministarstvo trgovine i industrije i funkcija

nadziranja NVO od strane poreske administacije



jedinica



Mart 2010. Pravna

kancelarija,

DRLNGO

MTI, MEF

2 Vlada usvaja pravni okvir Maj 2010. Vlada Republike

Kosovo

3 Skupština usvaja pravni okvir Decembar

2010.

Skupština

Republike Kosovo

49

Mera 4.4. Razrađivanje plana tokom 2010. i prenosšenje

Statističkog ureda Kosova u okrilje najpodesnije

institucije



jedinica


1 Razrada plana tranzicije za Statistički ured Kosova

Maj 2010. Permanentni

sekretar

MEF, ZKM


Septembar

2010.

Pravna

kancelarija,

MEF, ZKM

3 Vlada da isvoji pravni okvir Decembar

2010.

Vlada Republike

Kosovo

50

51

Ministry of Public Administration

Republic of Kosovo

STRATEGIC DEVELOPMENT PLAN

2009-2013

52

53

FOREWORD BY MINISTER

Public Administration Reform presents a very

important dimension of priorities for both the

Government of Republic Kosovo and Ministry of

Public Administration to build a modern,

professional and efficient administration.

Development of public administration and reforms in

this sector always aim to bring the public

administration closer to citizens and provision of

fast, quality and financially resistible services. The

best illustration of this is the e-Government project, which ensures provision of

administrative services and activities through electronic services building a fast

communication bridge between state administration in one side, and citizens on the other

side. Such a projection will make the public administration more accessible, reachable, and

truly more transparent.

Acting based on FRIDOM recommendations we have started a two-phase transformation of

the ministry. Initially we have transformed MPS into the Ministry of Public Administration,

making it responsible for supervision of and steering forward public administration reform,

and we have changed some of its key departments, in both areas – organization and key

functioned performed by them. In the second phase we plan to continue with these changes

also in some other departments, and these changes are conditioned by other legislation

changes. In order to precede these changes, we will work in advance to change relevant legal

framework.

With this development plan MPA aims to reach its strategic objectives in the area of public

administration reform that are focused on building an impartial and professional civil service,

capacity building for management and implementation of PAR Strategy and improving service

delivery to citizens through simplification of administrative procedures and setting up a

government platform for electronic government. Therefore, I strongly believe that the

Development Plan will contribute to reach outlined strategic objectives and advancing the

process of Public Administration Reform as an important instrument of European integration

processes.


Minister of Public Administration

Government of the Republic of Kosovo

54

MANDATE OF THE MINISTRY

The Ministry’s aim is to create and develop a professional public administration and an

effective civil service in Kosovo. To achieve this aim, the Ministry develops policies and

delivers public services in seven main areas:

Civil service reform and capacity building for civil servants;

Salaries and retribution reform and functional organization of the institutions;

Oversight and management of the implementation of the Public Administration Reform Strategy;

Improvement of the accessibility of services provided to citizens and reduction of administrative barriers;

Coordination and development of e-government solutions for the state;

Management of government buildings;

Providing statistical information to the government;

55

MEDIUM TERM STRATEGIC OBJECTIVES

In the immediate aftermath of independence, Kosovo faces many tasks of state building. The

Ministry of Public Administration plays an important role in this process by striving to achieve

the following four strategic objectives:

Establishing an apolitical, professional, merit-based and properly managed civil service;

Increasing the capacities for managing and implementing the PAR Strategy and PARAP;

Improving the services towards the public through streamlining administrative processes, reducing barriers to access and introducing e-government solutions;

Focusing the resources to policy making functions and enhance policy creation capacities.

56

SUMMARY OF CAPACITY ASSESSMENT

From June 2008 till October 2008 the former Ministry of Public Services3 carried out the

functional review of its mandate, organization and capacity. In this process it was assisted by

the DFID funded project: Functional Review and Institutional Design of Ministries (FRIDOM).

The review identified several gaps in the current organizational set-up and capacity. In the

short to medium term, the Ministry will address those in order to fulfil its strategic objectives

more effectively.

One of the main issues identified was the plethora of areas of activity of the ministry,

influenced by the scope of activity this ministry used to have under the UNMIK organization.

Another issue was the lack of resources allocated in policy making functions, compared to the

generous resources allocated to executing/support functions.

The paragraphs below summarize the results of the capacity assessment.

STRATEGIC OBJECTIVE 1: ESTABLISHING AN APOLITICAL, PROFESSIONAL, MERIT-BASED AND

PROPERLY MANAGED CIVIL SERVICE

The Ministry’s leadership recognizes this as the major area of activity of the Ministry and

already a number of initiatives have been put into place. The government recently approved

two basic laws - the law on civil service and the law on salaries for the civil servants. Also,

another law is currently being drafted - the law on organization of state administration. All

these acts will influence the Ministry’s functions, as they provide for a central role of the

Ministry in the process of creating and managing a professional civil service and an effective

public administration.

However, a number of issues are identified which will influence the implementation of this

strategic objective. The Department of Civil Service Administration’s (DCSA) current emphasis

is focused on issues related to day-to-day management, devoting little attention and

resources to the long-term policy development and effective monitoring of the of civil service

at a central level. This concentration is reflected also in the current organization of

department where most of the staff is concentrated on operational issues and only a few are

involved in strategic developments.

3 The Ministry of Public Services was transformed into the Ministry of Public Administration by the Decision of

the Government n. 04/63 of 7 May 2009.

57

Based on the FRIDOM Project’s analysis, it was concluded that the capacities of current staff

are insufficient even for actual competences of department, without mentioning the new

competences that will be given to DCSA based on new laws in this area. Also, there is lack of

staff in certain areas. DCSA currently does not perform any function related to capacity

building, supervision of training process and supervision of KIPA’s activity. Such capacities

shall be developed in the future.

It is necessary to increase capacities in the following areas:

1. development of salary policies;

2. functional organizations of the institutions;

3. capacity development and ethics for the civil service in general.

Also, it is necessary to create the capacities of staff to be able to develop, manage and

maintain management information systems for civil servants.

To address these concerns the Ministry has decided to re-organize the DCSA, reallocate the

staff and develop capacity building programs for them.

STRATEGIC OBJECTIVE 2: INCREASING THE CAPACITIES FOR MANAGING AND IMPLEMENTING THE

PAR STRATEGY AND PARAP

The transformation into the Ministry of Public Administration emphasised the Ministry’s new

role of leading and managing the implementation of the Public Administration Reform

Strategy. During these two years of implementing PARAP a number of difficulties were noted

in the inter-institutional coordination mechanism. Therefore the Ministry is increasing the

internal capacities to face these challenges.

The capacities for PAR management were located to the PAR Division within the Department

for Civil Service Administration. The division was composed of one head and two experts.

First, they lack competencies as such for supervising broad policy areas. Second, their status is

much lower compared to some of the members of PARAP WG, so the collection of

information and the possibility to influence the implementation / update of PARAP have not

been as effective as they need to be.

The government approved the recommendation to upgrade the PAR Division into the PAR

Coordination Department with tasks related to coordinating and supervising the

implementation of PAR Strategy and PARAP. For these reasons the Ministry upgraded the PAR

Division into PAR Department and included in the competencies of the new department the

role covered up to now by the Office for EU Integration.

There is an obvious need to review the PAR Strategy as such and take into account the

developments occurred during the last period on some of the policy areas covered by the

strategy. The important strategic role of the Ministry is on coordinating all these strategies

58

(Public Expenditure Management Action Plan, Anticorruption Strategy, e-Government

Strategy, etc) and ensuring the coherence between them. Therefore there is the need to

significantly strengthen the capacities of the PAR Department.

STRATEGIC OBJECTIVE 3: IMPROVING THE SERVICES TOWARDS THE PUBLIC THROUGH

STREAMLINING ADMINISTRATIVE PROCESSES, REDUCING BARRIERS TO ACCESS AND

INTRODUCING E-GOVERNMENT SOLUTIONS

The Government of Kosovo and the Ministry are very much focused in improving the quality

of the services delivered to the citizens and reducing the administrative barriers that delay

and increase the costs of the services. In this regard the government has approved the e-

government strategy and the Ministry is developing, in close cooperation with other

institutions, the action plan for implementing the strategic objectives of this strategy.

The analysis done by a number of FRIDOM functional reviews (MPS vertical review and e-

government horizontal review) concluded that the Ministry should focus its attention

primarily on the development of the IT infrastructure and hardware and less on software

solutions. Also there is a very weak link between the development of e-government solutions

and the review “on paper” of the administrative processes (a fact identified by the

administrative decision making horizontal review).

The capacities currently allocated to the IT Department in the Ministry are mostly concerned

with providing services and maintenance of the hardware systems. Also the overwhelming

majority is composed of IT engineers. The department lacks business process reviewers and

business process engineers.

The Ministry will address the strategic objective by reforming the department in a two stage

intervention:

First, by creating two specific divisions dealing a) with review and streamlining of

administrative procedures and b) development of policies in e-government area. These two

divisions will be the core of the department and will fill the gap in policy making highlighted

up to now.

Second, in the short - midterm create an executive agency dealing with implementation of

the policies designed by the abovementioned divisions and the maintenance and

development of IT infrastructure and systems. The Ministry will continue the current practice

of outsourcing parts of maintenance and service delivery to the private sector maintaining

the supervisory role of the contractors.

59

STRATEGIC OBJECTIVE 4: FOCUSING THE RESOURCES INTO POLICY MAKIN G FUNCTIONS AND

ENHANCE POLICY DEVELOMENT CAPACITIES

The vertical FRIDOM review of the MPS highlighted the current allocation of the resources in

the Ministry is very much in favor of service delivery functions to the detriment of policy

development functions. Also the functioning of the executive agencies under the Ministry is

done independently from the Ministry and the latter has few capacities to properly develop

policies and oversight the implementation of the policies by the agencies.

Two out of three agencies functioning under the MPA have less to do with the general scope

of the activity of the Ministry, namely the Cadastral Agency and the Statistical Agency. For the

Cadastral Agency, the Ministry decided to take on board the recommendation from the

FRIDOM functional review and to transfer that agency under the Ministry of Environment and

Spatial Planning. Currently the two ministries are working to prepare the required legal act to

transfer the agency. As for the Statistical Agency, it will continue to function under the

Ministry in the immediate term, but will be transferred from the Ministry in the midterm.

The Ministry is responsible for the management of all government buildings and for providing

the building engineering and maintenance services to all other public institutions. On the

other hand, the Ministry and, implicitly, the government have not developed any policy

regarding the long term development and management of their property assets. The

Department of Engineering and Building Maintenance Services is focused mostly on service

delivery and no staff is involved with policy development related to government real estates.

The Ministry is committed to privatize in the midterm a number of services currently provided

by this department.

This misallocation of staff is linked with the absence of a general human resources policy for

the Ministry. The division responsible for this task has been silent and all HR related decisions

have been taken on an ad hoc basis. As a result the Ministry is experiencing high employee

turnover, especially in managerial positions.

The Ministry also performs the function of registration and supervision of NGOs. This role is

not appropriate for the Ministry and the FRIDOM review recommended transfer of this

function to the ministry responsible for registering commercial companies. The oversight role

is also not appropriate for a ministry covering public administration. The Ministry decided to

keep this function in the short term, then transfer in midterm, as soon as the legal framework

is in place.

60

INSTITUTIONAL DEVELOPMENT MEASURES

In order to fulfil its strategic objectives the Ministry needs to address the current gaps in

capacity. The FRIDOM functional review identified a number of measures to achieve this.

These have been agreed during an intensive process of consultations within the Ministry and

with other stakeholders. As a first step the Ministry has approved the new organizational

structure and the missions for departments and divisions. As a second step the Ministry will

embark into the process of implementing the interventions and streamlining the procedures.



To address the current capacity gaps in this area, the Ministry will implement the following

institution building measures:

Measure 1.1. Reorganization, during 2009, of the DCSA to enable implementation of all functions foreseen by new legislation in the area of civil service;

Measure 1.2. Strengthen the capacity of the DCSA during 2009 and 2010. It will build capacities to implement the functions foreseen by the new legislation, as well as capacities related with training strategies and evaluation of the training impact on civil service performance;

Measure 1.3. Implement the Human Resources Management Information System (HRMIS) (2009 and 2010) and transferring the payroll function to MEF (2010 – 2011). Following the technological upgrading of HRMIS and of the current payroll system, the DCSA will in future manage only the HRMIS which will be a system that will automatically feed the payroll with data. Due to this reason this function shall be transferred to MEF because it is more linked with Treasury than with DSCA.



Measure 2.1. Create and make fully functional the Department for Public Administration Reform and EU Integration. The new department will be responsible for coordinating implementation of the PAR Strategy and Action Plan and for updating the strategy and PARAP. The department will serve as coordination point for all projects supporting the implementation of PARAP and will also cover the EU integration reporting functions for the Ministry.

61

Measure 2.2. Review the implementation progress and update the PAR Strategy and the Action Plan. This will be the major activity for 2010 for Department for PAR and EU Integration.




Measure 3.1. Reorganise the Department for IT allocate resources to the streamlining of administrative procedures and to the development of e-government policies. The remaining part of 2009 will be devoted to development of job descriptions for the newly created divisions and the staff selection process. In 2010 the staff will undergo a capacity building process.

Measure 3.2. During 2010, create a specialized Agency for IT Services under the Ministry. The Agency will be responsible for the support services that are currently offered by the department and for technically implementing the e-government Strategy and the policies developed by the E-Government Division. The Agency will also provide support on implementing e-government solutions to administrative processes and services delivered to the citizens.

STRATEGIC OBJECTIVE 4: FOCUSING THE RESOURCES INTO POLICY MAKING FUNCTIONS AND

ENHANCE POLICY DEVELOPMENT CAPACITIES

Measure 4.1. Reorganize during 2009 the Department for Engineering Services and Management of Buildings and create a Division for Real Estate Policies and Strategy, with the main task of drafting the strategy of the government in this area and prepare the action plan for the second intervention in the Department. During 2010 – 2011 the Division for Engineering Services will be first transformed into a Public Owned Enterprise and further should be privatized. Furthermore the remaining division of Buildings Management will be transformed into the Division of Building Investment, Procurement and Oversight.

Measure 4.2. Transfer during 2010 the Kosovo Cadastral Agency under the Ministry of

Spatial Planning and Environment.

Measure 4.3. During 2010, as soon as the legal framework is in place, transfer the function of registration of NGOs to the Ministry of Trade and Industry and the function of supervising the NGOs with status of public interest to the tax administration.

Measure 4.4. Elaborate a plan during 2010 and transfer the Statistical Agency to the most appropriate institution.

62

FUTURE ORGANIZATION OF THE MINISTRY

Upon completion of the reorganization and capacity building measures, the Ministry of Public

Administration will be organized according to the following structure:

Organisational Chart n.1 after the first phase:

63

Organisational Chart n.2 after the second phase:

64

ACTION PLAN



Measure 1.1

Reorganization, during 2009, of the DCSA to

enable implementation of all functions foreseen

by new legislation in the area of civil service

To be completed

by

December 2009

Measure 1.2 Capacity building for DCSA to implement the new

functions foreseen by the legislation

December 2010

Activities Deadline Responsible

Unit

Related institutions Costs and source

1 Develop terms of references for three divisions and job descriptions for the working positions.

December

2009

DCSA,

Permanent

Secretary

- -

2 Staff recruitment (evaluation of

current staff and recruitment of

others according to new

structure)

February

2010

Director of the

Department,

Permanent

Secretary

- -

3 Develop and approve of the

training plan for capacity building

of the Department’s staff (based

on the job descriptions and

necessary capacities according to

new competences)

February

2010

Director of the

Department,

Permanent

Secretary, KIPA

3 Conduct the necessary

specialized training for the staff

of the Department

December

2010

(according

to the

training

plan)

KIPA, other

training

providers

KCB and donors’

projects

4 Draft internal procedural manuals

for all working procedures in the

department

September

2010

Director of the

Department

KCB and donors’

projects

65

5 Drafting procedures and

methodology for training needs

assessment and evaluation of

trainings impact

October

2010

Director of the

Department,

KIPA Technical assistance

6 Re-examination and update of

the training plan for capacity

building of the Department’s staff

March

(Annually)

Director of the

Department

Measure 1.3 Implement the Human Resources Management

Information System (HRMIS) (2009 and 2010) and

transferring the payroll function to MEF (2010 –

2011).

To be completed

by

December 2010

Activities Deadline Responsible Unit Related

institutions

Costs and source

1 Make HRMIS functional December

2009

DCSA Department for e-

government and

Administrative

Procedures

(DEGAP)

2 Develop methodology and

regulation for operating with

the HRMIS

March 2010 DCSA DEGAP Technical assistance


specialised training for the staff

of the Unit and the staff from

other institutions operating with

HRMIS

September

2010

DCSA DEGAP, KIPA Technical assistance

4 Make HRMIS fully functional and

equip DCSA with all capacities

to operate the system

September

2010

DCSA Technical assistance

5 Create the interface of HRMIS

with payroll system

September

2010

DCSA DEGAP, MEF Technical assistance

6 Transfer the payroll function

and software to MEF

December

2010

Permanent

Secretary and

Minister

MEF -

66



Measure 2.1. Create and make fully functional the Department

for Public Administration Reform and EU

Integration (DPAREI)

To be completed

by

December 2010


institutions

Costs and source

1 Develop terms of references for the department and job descriptions for the working positions.

November

2009

Director of DPAREI

and Permanent

Secretary

2 Staff recruitment (evaluation

of current staff and

recruitment of others

according to new structure)

January 2010 Director of DPAREI

and Permanent

Secretary

3 Develop and approve of the training plan for capacity building of the Department’s staff (based on the job descriptions and necessary capacities according to new competences)

December

2009 (for

current staff)

– March 2010

for new

recruited

staff

Director of DPAREI

and Permanent

Secretary

Technical assistance

4 Implement training plan for DPAREI staff

December

2010

Director of DPAREI KIPA Technical assistance

5 Develop procedural manuals for the department

March 2010 Director of DPAREI Technical assistance

67

Measure 2.2. Review the implementation progress and update

the PAR Strategy and the Action Plan

To be completed

by

June 2010


institutions

Costs and source

1 Review the implementation progress of the PAR Strategy and action plan

December

2009

DPAREI

Working groups

and Ministerial

PAR Commission

-

2 Update the PAR Strategy and

PARAP

June 2010 DPAREI, Minister All ministries and

institutions

involved

-

3 Supervise the implementation

of Action Plan

Continuous

(report every

three

months)

DPAREI

-

4 Organize an International PAR

Conference

Spring 2010 DPAREI

68




Measure 3.1

Measure 3.2.

Reorganise the current Department for IT into the

Department for E-Government and Administrative

Procedures (DEGAP)

Establish a specialized Agency for IT Services under

the Ministry

To be completed

by

March 2011


institutions

Costs and source

1 Develop terms of references for the department and job descriptions for the working positions.

December

2009

Director of DEGAP

and Permanent

Secretary





February

2010

Director of DEGAP

and Permanent

Secretary

3 Develop and approve the training plan for capacity building of the Department’s staff (based on the job descriptions and necessary capacities according to new competences)

March 2010 Director of DEGAP

and Permanent

Secretary

Technical assistance

4 Implement training plan for DPAREI staff

December

2010

Director of DEGAP KIPA Technical assistance

5 Develop internal procedural

manuals for DEGAP

March 2010 Director of DEGAP

6 Develop the transition plan and creation of the Agency for IT Services

June 2010 Director of DEGAP,

Permanent

Secretary

MEF

7 Develop the necessary legal act for creation of the Agency for IT Services

July 2010 MAP, MEF

69

8 Approve creation of the

Agency for IT Services

September

2010

Government of

Republic of

Kosovo

9 Appoint the Agency Director October 2010 MPA minister

10 Develop the job descriptions

for the working positions in the

Agency.

November

2010

Agency director Human Resource

Unit at MPA

11 Staff recruitment, including the

transfer of the staff from the

DEGAP into the Agency

(evaluation of current staff and



December

2010

Agency director Human Resource

Unit at MPA

12 Develop and approve the

training plan for capacity

building of the staff of the

Agency (based on the job

descriptions and necessary

capacities according to new

competences)

March 2011 Agency director Human Resource

Unit at MPA

70

STRATEGIC OBJECTIVE 4: FOCUSING THE RESOURCES INTO POLICY MAKIN G FUNCTIONS AND ENHANCE POLICY DEVELOPMENT CAPACITIES

Measure 4.1. Reorganize the Department for Engineering

Services and Management of Buildings

To be completed

by

January 2012

Activities Deadline Responsible Unit Related institutions Costs and source

1 Create the Division of Real Estate Policy and Strategy in the Department

Done

2 Develop terms of references

for the division and job

descriptions for the working

positions

November

2009

Director of the

Department





December

2009

Director of the

Department

Human Resource

Unit at MPA

4 Develop and approve the training plan for capacity building of the Department’s staff (based on the job descriptions and necessary capacities according to new competences)

January 2010 Director of the

Department

Human Resource

Unit at MPA


specialized training for the

staff of the Division

February –

March 2010

Human Resource

Unit at MPA

- Technical

assistance

6 Re-examine and update the


building of the Department’s

staff

November

(Annually)

Head of Division

of Real Estate

Policy and

Strategy

- -

7 Prepare the Government

Strategy on Real Estate Policy

and Utilization

Draft

Final

August 2010

November

2010

Division of Real

Estate Policy and

Strategy

71

8 Re-examine and update of

the strategy

November

(Annually)

Division of Real

Estate Policy and

Strategy

9 Transform the Building

Maintenance Division into a

new Division of Building

Investment, Procurement and

Oversight

September

2010

Director of the

Department,

Permanent

Secretary,

Minister

Human Resource

Unit at MPA

10 Transform the current

Division of Engineering of

DEBMS into a publicly owned

enterprise

September

2010

Director of the

Department,

Permanent

Secretary,

Minister

Human Resource

Unit at MPA

11 Develop the necessary legal

framework for the

transformation

September

2010

Legal Department

12 Develop terms of references

for the new division (Division

of Building Investment,

Procurement and Oversight)

and job descriptions for the

working positions.

October 2010 Director of the

Department

13 Develop and approve the


building of the Department’s

staff (based on the job

descriptions and necessary

capacities according to new

competences)

January 2011 Director of the

Department

Personnel Division -


specialized training for the

staff of the Department

February

2011

the HR Division - Technical

assistance

15 Privatize the POE created

from the Engineering Division

January 2012 KPA + Ministry of

Economy and

Finance

72

Measure 4.2. Transfer Kosovo Cadastral Agency under the

Ministry of Spatial Planning and Environment

To be completed

by

September 2010


1 Develop the necessary legal framework for the transfer

March 2010 Legal Department MSPE

2 Approve the government of

the administrative instruction

transferring KCA

May 2010 Government of

the Republic of

Kosovo

Measure 4.3. Transfer NGO Registration and Liaison

Department to the Ministry of Trade and Industry

and the function of supervising NGOs of public

interest to Tax Administration

To be completed

by

December 2010



March 2010 Legal Department,

DRLNGO

MTI, MEF


the legal framework

May 2010 Government of

the Republic of

Kosovo

3 Approve the legal framework

by the Parliament

December

2010

Parliament of the

Republic of

Kosovo

73

Measure 4.4. Elaborate a plan during 2010 and transfer the

Statistical Agency to the most appropriate

institution

To be completed

by

December 2010


1 Elaborate a transition plan for Statistical Agency

May 2010 Permanent

Secretary

MEF, ZKM


September

2010

Legal Department, MEF, ZKM


the legal framework

December

2010

Government of

the Republic of

Kosovo

74

75

Info FRIDOM: +381 38 200 30994 │ [email protected] │ www.fridomks.org

http://www.fridomks.org/

76

77

78

Qeveria e Republikës së Kosovës Vlada Republike Kosovo

Government of Republic of Kosovo

FRIDOM është projekt i Qeverisë së Republikës së Kosovës, në kuadër të Ministrisë së Administratës Publike.

Aktivitetet e tij financohen nga DFID-i i Mbretërisë së Bashkuar dhe implementohen nga një konsorcium

ndërkombëtar, i cili përbëhet nga:

FRIDOM je projekat Vlade Republike Kosovo, u okviru Ministarstva Javne Administracije. Aktivnosti ovog projekta su

finansirani od strane DFID-a Ujedinjenog Kraljevstva i izvršeni od strane:

FRIDOM is a project of the Government of the Republic

of Kosovo, based at the Ministry of Public Administration. Its activities are financed by the UK DFID and assisted by an

international consortium comprising:

Tribal HELM (UK) CPM Consulting Group (LV) Governance Institute (SK)

& Altair Asesores (SP)

Info FRIDOM: +381 38 200 30994 │ [email protected] │ www.fridomks.org

http://www.fridomks.org/

Documents

PLANI ZHVILLIMOR STRATEGJIK 2009-2013 · politikave të mbuluara nga strategjia. Roli i rëndësishëm strategjik i Ministrisë qëndron në koordinimin e të gjitha këtyre strategjive