Playing the Hand You’re Dealt: Implementing the New Nurse Staffing Regulations

Darcy Jaffe, SVP Safety and QualityLauren McDonald, Policy Director – Health Access

Today’s Goals

• Provide background and context of nurse staffing laws – why the focus on nurse staffing? Why now?

• Share overview of two laws impacting hospital staffing • Discuss what Board Members and Commissioners can do to help hospital leaders develop a successful staffing strategy

Board and Commissioners Role in Ensuring Success Under the New Law • Fiscal responsibility• Patient safety responsibility • Supporting CNO and nurse leaders 

• Changes to policy?• Changes to work and staff?

Staffing Issues… How Did We Get Here?

• Early research

• The move to 12hr. shifts

• Policy recommendations that lack specifics• “appropriate staffing”• “sufficient nursing”• “adequate staffing”

HB 1714 added “meat to the bones” for hospital nurse staffing committees

Transparency ‐ adjustments to staffing plans and approval process• New factors to consider in development of nurse staffing plan• Requirements for hospital leadership when developing final staffing plan• Plans must be on file with Dept. of Health annually beginning Jan 1, 2019 – and are publicly available

Accountability – complaint and investigation process• Allows nurses to make complaints to the staffing committee• Staffing committee must examine and respond to complaints• DOH can investigate if pattern of unresolved complaints

6

Uninterrupted Breaks – HB 1155What Passed in 2017? 

After 10 years, disappointing result ‐ HB 1155 passed

Unterrupted Breaks for Nurses & Techs• Includes ability to interrupt for patient care• Requirement for additional break if employer interrupts and to track missed breaks

On‐call & overtime• Limits to mandatory on‐call for nurses & Techs– Can still be used to address irregular changes in patient need, unexpected staff absences

• Must allow option for 8 hours rest after 12 hour shift plus overtime

7

Uninterrupted Breaks – HB 1155What Passed in 2019? 

For non‐Critical Access Hospitals:• January 1, 2020 – uninterrupted breaks for nurses and techs + overtime and on‐call changes for nurses (RNs and LPNs)

• July 1, 2020 – overtime and on‐call changes for technicians and technologists

For Critical Access Hospitals:• July 1, 2021 – entire legislation applies

8

Uninterrupted Breaks – HB 1155Implementation dates for the new law – HB 1155

What this means:Critical Access Hospitals have additional time for planning, hiring, 

educating staff and the community

What’s at stake if hospitals fail?

• Financial sustainability• Patient safety issues• Hospital’s reputation in the community• More onerous requirements in the future

The new reality

This may cost money to implement – listen to nurse leaders on what they need Staff may be unhappy with changes needed for compliance Patients may be unhappy Hospitals will need to have crucial conversations– what are the challenges 

and opportunities when it comes to successfully staffing your hospital?

What should boards and commissioners be paying attention to?

Consider developing a dashboard

Hospital staffing committee considerations• Is it meeting regularly?• What are the trends for complaints?• Is the hospital’s up‐to‐date nurse staffing plan filed with DOH?

Hospital staffing metrics to track compliance and best practices• Missed breaks for nurses, techs – are they being tracked? What are the trends?• Tracking the use of overtime – are the patterns predictable?

General hospital metrics to look at the bigger picture• Nurse‐sensitive measures – clues for patient safety issues• Staff turnover – are staff unhappy here? What are the causes of burnout?

Implementation – How Will WSHA Help Members Navigate Compliance and Best Practices?

Safety and Quality Approach to Implementation

Safety and Quality Approach to Implementation

• Approach staffing and interventions from a safety and quality perspective

• Leverage WSHA’s RN Staffing Advisory Group

• Identify areas of greatest need/opportunity for improvement

• Provide education, tools, regional learning sessions and 1:1 coaching support 

• Benchmarking and measurement to help drive improvement

Effective Staffing Plans Elements

• Matrix by unit/shift• Number of support personnel• Acknowledgement for adjustments based on patient needs

• Staff on‐call• Plans to provide break/address planned and unplanned leave 

Timeline

We have more time to work with CAHs and those subject to delayed effective date – but that doesn’t mean planning can wait!

June ‐ August• Engage WSHA CNOs on needs/priorities

September ‐October• Development of tools and resources

November ‐December• Disseminate tools and resources and provide trainings/coaching support

Jan 1, 2020• Effective date for break requirements + changes to mandatory overtime law for nurses

Ongoing• Process improvement, monitoring, sharing of best practices

Key Takeaways

• Increased public scrutiny on hospital staffing • Complying with 2017 and 2019 laws is crucial to long‐term success – but compliance is not enough

• Goal: hospital’s staffing policies take in to account best practices• Boards and Commissioners can help hospital leadership navigate decisions• May mean changes to staffing policies, budgets in the short‐term

WHSA IS HERE TO HELP!

Contacts 

Policy Questions Implementation QuestionsLauren McDonald  Ian Corbridge206‐577‐1821  206‐216‐2514LaurenM@wsha.org ianc@wsha.org