PLIEGO DE CONDICIONES EUOSHA/2018/OP/F/SE/0061 · de salud y seguridad en el trabajo (SST) a nivel mundial, ya han experimentado niveles récord de participación con cientos de acontecimientos

EUOSHA/2018/OP/F/SE/0061

Santiago de Compostela, 12, 5ª planta 48003 Bilbao, Spain Tel.+ 34 944 358 400 Fax + 34 944 358 401 - [email protected] - http://osha.europa.eu 1

PLIEGO DE CONDICIONES


«Suministro de material de promoción, almacenamiento y distribución»

En caso de duda sobre la interpretación de los documentos de licitación, prevalecerá el original en lengua inglesa.

Tipo de procedimiento: procedimiento abierto

Tipo de contrato: contrato marco

Número de anuncio del DO: 2018/S 119-269873

Los documentos de la licitación están disponibles para su descarga en:

https://osha.europa.eu/en/about-eu-osha/procurement

Órgano de contratación:

Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo

Santiago de Compostela 12, 5° Edificio Miribilla

E-48003 Bilbao, España

E-mail: [email protected]

https://osha.europa.eu



Contenido

1 Introducción ................................................................................................................................... 4

1.1 La Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo .......................................... 4

1.2 Antecedentes de la presente convocatoria de licitación ........................................................ 4

1.3 Calendario de la presente licitación ....................................................................................... 5

1.4 Volumen estimado ................................................................................................................ 5

2 Descripción de las tareas y de los servicios solicitados ................................................................. 5

2.1 Adaptación de ficheros de diseño gráfico .............................................................................. 6

2.2 Producción de material de promoción y de marca ................................................................ 6

2.2.1 Artículos actuales producidos ........................................................................................ 6

2.2.2 Los requisitos cualitativos y cuantitativos ...................................................................... 7

2.3 Almacenaje ........................................................................................................................... 7

2.4 Control de existencias ........................................................................................................... 7

2.5 Servicios de distribución........................................................................................................ 8

2.5.1 La manipulación, embalaje y etiquetado ....................................................................... 8

2.5.2 Servicios de transporte .................................................................................................. 9

2.6 La continuidad de los servicios y la entrega .......................................................................... 9

2.7 Estimación de la carga de trabajo ....................................................................................... 10

2.8 Flujo de trabajo ................................................................................................................... 10

3 Requisitos generales del Contrato marco .................................................................................... 11

3.1 Los aspectos sociales, laborales y humanos ...................................................................... 11

3.2 Aspectos ambientales ......................................................................................................... 11

3.3 Participación en la presente licitación ................................................................................. 12

3.4 Enfoque contractual de la presente licitación ...................................................................... 12

3.5 Ejecución del contrato marco .............................................................................................. 13

3.6 Modalidades de pago .......................................................................................................... 14

3.7 Comunicación entre EU-OSHA y el licitador ....................................................................... 14

3.8 Presentación de una oferta por un consorcio de empresas ................................................ 14

3.9 Subcontratación .................................................................................................................. 15

3.10 Confidencialidad y acceso público a los documentos .......................................................... 15

3.11 Precio .................................................................................................................................. 15

3.12 Información adicional importante ........................................................................................ 16

4 Contenido y presentación de la oferta ......................................................................................... 16

4.1 Parte A: Parte administrativa y documentación justificativa................................................. 17



4.2 Parte B: Oferta técnica ........................................................................................................ 17

4.2.1 Calidad del servicio, gestión del proyecto y garantía de calidad .................................. 17

4.2.2 Escenarios .................................................................................................................. 18

4.2.3 Plazos ......................................................................................................................... 21

4.3 Parte C: Oferta financiera .................................................................................................... 21

4.4 Sistema de doble plica ........................................................................................................ 22

4.5 Dirección postal y electrónica .............................................................................................. 22

4.6 Fecha de presentación ........................................................................................................ 22

5 Procedimiento de evaluación y adjudicación del contrato ............................................................ 23

5.1 Sesión de apertura .............................................................................................................. 23

5.2 Evaluación de las ofertas .................................................................................................... 23

5.2.1 Evaluación técnica ...................................................................................................... 24

5.2.2 Evaluación financiera .................................................................................................. 26

5.2.3 Criterios de exclusión .................................................................................................. 26

5.2.4 Criterios de selección .................................................................................................. 26

5.2.5 Adjudicación ................................................................................................................ 30

Anexos................................................................................................................................................ 31

Anexo I Lista de verificación ....................................................................................................... 31

Anexo II Declaración jurada ........................................................................................................ 31

Anexo III Formulario de entidad legal ......................................................................................... 31

Anexo IV Formulario de identificación financiera ........................................................................ 31

Anexo V Formulario administrativo ............................................................................................. 31

Anexo VI Formulario de consorcio ............................................................................................. 31

Anexo VII Formulario de subcontratación .................................................................................. 31

Anexo VIII Formulario de plazo de producción y entrega............................................................ 31

Anexo IX Formulario de oferta financiera ................................................................................... 31

Anexo X FRPA .......................................................................................................................... 31

Anexo XI Declaración de confidencialidad .................................................................................. 31

Anexo XII Imágenes ................................................................................................................... 31

Anexo XIII Manual de diseño corporativo ................................................................................... 31

Anexo XIV Identidad visual ........................................................................................................ 31

Anexo XV Declaración de privacidad ......................................................................................... 31



1 Introducción

1.1 La Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo

La Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (EU-OSHA) es una agencia de la Unión Europea (UE) y constituye uno de los organismos comunitarios descentralizados. Su cometido principal consiste en contribuir a la promover puestos de trabajo más seguros, más sanos y más productivos mediante el análisis y la divulgación de información sobre la seguridad y la salud en el trabajo (SST).

Por tratarse de una organización tripartita, EU-OSHA trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos, la patronal y los representantes de los trabajadores a fin de compartir buenas prácticas y llegar a los trabajadores y los lugares de trabajo en toda Europa.

La red principal de información sobre salud y seguridad de EU-OSHA está conformada por centros de referencia en todos los Estados miembros de la UE, en los países candidatos y candidatos potenciales y en la Asociación Europea de Libre Comercio (AELC). Los centros de referencia son normalmente las autoridades nacionales en materia de SST que representan a EU-OSHA y apoyan sus actividades, como es el caso de la campaña «Trabajos saludables» (https://osha.europa.eu/en/about/organisation/focal_points).

Con sede en Bilbao, España, EU-OSHA cuenta con un personal especializado en seguridad y salud en el trabajo y con una red de socios en todos los Estados miembros y también en países no comunitarios. Además de realizar campañas de información a escala europea, EU-OSHA publica estudios científicos a través de medios impresos y electrónicos.

Puede encontrarse más información en la siguiente dirección: https://osha.europa.eu/es.

1.2 Antecedentes de la presente convocatoria de licitación

Las actividades básicas de la Unidad de Comunicación y Promoción, principal responsable de la presente convocatoria, son la comunicación, la realización de campañas y la promoción.

Las campañas «Trabajos saludables» de EU-OSHA están coordinadas por su red de socios en los Estados miembros de la UE y más allá de sus fronteras. Las campañas, las más grandes en materia de salud y seguridad en el trabajo (SST) a nivel mundial, ya han experimentado niveles récord de participación con cientos de acontecimientos y actividades organizados a escala nacional y europea.

Para llevar a cabo sus campañas de sensibilización en materia de SST, EU-OSHA produce una gama de materiales impresos, digitales y audiovisuales. Muchos de ellos en 25 lenguas europeas. Todas las publicaciones están disponibles en la página web de la Agencia (http: //osha.europa.eu/en/publications), contribuyendo así a proporcionar y a hacer llegar a toda Europa información relevante sobre seguridad y salud en el trabajo. Otros ejemplos de materiales pueden consultarse en el sitio web de la campaña (https://healthy-workplaces.eu/en/campaign-materials), bajo la sección «herramientas y publicaciones». Puede consultarse más información sobre la Agencia y sus actividades en la siguiente dirección: http://osha.europa.eu.

Al igual que el material informativo, los artículos de promoción son un elemento importante de cada campaña para atraer la participación del público destinatario y aumentar la visibilidad del eslogan y de los mensajes clave de la campaña. EU-OSHA tiene que producir suficientes artículos de promoción para responder a las exigencias de su red de puntos focales en Europa, lo que hace que se haga uso de estos productos para promover las campañas a nivel nacional. EU-OSHA también distribuye



dichos artículos en sus principales actos y eventos, conferencias, exposiciones o actividades organizadas a nivel internacional.

1.3 Calendario de la presente licitación

Tarea Fecha Observaciones

Fecha de lanzamiento 18/06/2018 Envió del anuncio de contrato al Diario Oficial

Plazo de petición de aclaraciones a EU-OSHA1

25/07/2018 https: //osha.europa.eu/en/about-eu-osha/procurement

Fecha límite para la presentación de las ofertas

03/08/2018 (39 días) Para más información, véase la convocatoria de licitación

Sesión de apertura (pública) 03/09/2018 Para más información, véase la convocatoria de licitación

Fecha de evaluación de las ofertas Septiembre de 2018 Estimado

Notificación de la adjudicación del contrato al licitador seleccionado

20/09/2018 Estimado

Firma del contrato marco 01/10/2018 Estimado

1.4 Volumen estimado

El volumen estimado del contrato será de 1,300,000 EUR para el periodo total de cuatro años (importe medio anual: 325,000 EUR).

2 Descripción de las tareas y de los servicios solicitados

El objetivo de la presente licitación es seleccionar a un proveedor capaz de suministrar material de promoción de marca y obsequios corporativos para su distribución a los destinatarios de la Agencia en el marco de sus actividades de comunicación y campañas, así como en diversos eventos y reuniones.

El proveedor de servicios también debe ser responsable del almacenamiento, tratamiento, embalaje y etiquetado del material en sus propias instalaciones y de organizar el transporte a los distintos lugares en Europa y fuera de ella.

El contratista debe llevar a cabo las siguientes acciones, que se describen de forma más detallada a continuación:

adaptación del diseño gráfico;

producción y suministro de material de promoción y de obsequios corporativos;

almacenamiento de mercancías, incluida la supervisión e informe de existencias;

la manipulación, embalaje, etiquetado y distribución de mercancías.

1 6 días laborables antes de la fecha límite



2.1 Adaptación de ficheros de diseño gráfico

En relación con la producción de material de promoción y de obsequios corporativos, el licitador podría tener que adaptar el diseño gráfico (formato vectorial) que será proporcionado por EU-OSHA. Esto incluirá la modificación de los archivos artísticos actuales para la impresión de material publicitario y regalos, la preparación de “archivos listos para la cámara” y la colaboración con terceros, tales como diseñadores gráficos, impresores y productores.

En la mayoría de los casos, EU-OSHA entregará los archivos finales «listos para la cámara».

2.2 Producción de material de promoción y de marca

2.2.1 Artículos actuales producidos

El licitador deberá estar en condiciones de proporcionar a EU-OSHA una amplia gama de material de promoción y obsequios. Estos materiales deben mostrar logotipos, eslóganes, datos de contacto o direcciones de Internet o cualquier otra imagen gráfica. La siguiente lista básica constituye los productos que tienen más probabilidades de ser pedidos por EU-OSHA durante el período de vigencia del contrato (en todos los casos, los elementos se encuentran en una gama standard-media de precios):

Bolígrafos

Libretas de notas adhesivas

Bolsas de algodón

Llaveros

Memorias USB

Cordones para tarjetas

Bufanda multifuncional

Lámpara dinamo

Bayetas de microfibra

Véanse las fotografías en el anexo XII.

No se trata de una lista exhaustiva de los productos que EU-OSHA podría pedir, pero las solicitudes de estos elementos constituyen la mayor parte de los pedidos. Otros artículos de promoción no incluidos en esta lista se ordenarán del catálogo del licitador seleccionado, en caso necesario. Otros artículos, que no estén ni en la lista ni en el catálogo, pueden ser solicitados ad hoc. Si este fuera el caso, se solicitará un presupuesto detallado. EU-OSHA también está buscando elementos que ilustren los símbolos de la UE o que hagan referencia a sus actividades.

Todo el material promocional deberá contar con el certificado CE. EU-OSHA busca adquirir productos fabricados en la UE.

El licitador también deberá ser capaz de proporcionar una serie de regalos corporativos para los destinatarios VIP de EU-OSHA y para acontecimientos especiales. Estos materiales se adquirirán en cantidades más pequeñas y deben mostrar logotipos, eslóganes, datos de contacto o direcciones de Internet o cualquier otra imagen gráfica. EU-OSHA busca artículos de gama media y superior de los siguientes tipos:

material de escritura

artículos de cuero

metales (oro o plata mercancías/tarjeteros, etc.)



medallas/trofeos

textiles y accesorios de moda

relojes

artesanía y decoración, mapas geográficos y otros regalos oficiales típicos.

Los artículos deben tener una garantía del fabricante.

Es particularmente importante tener en cuenta las limitaciones de peso y volumen que deberán respetarse para que los objetos puedan ser fácilmente transportados por particulares cuando viajen.

Los objetos deben embalarse individualmente y con cuidado y llevar el logotipo de EU-OSHA o la dirección de su sitio web. El logotipo o dirección deberán figurar en el propio objeto. El licitador facilitará a EU-OSHA un catálogo de materiales precisando los precios y plazos de entrega.

2.2.2 Los requisitos cualitativos y cuantitativos

Todos los elementos, materiales y servicios prestados deben cumplir las normas de calidad y seguridad de la UE, en lo que refiere — aunque no exclusivamente — al color, acabado, e impresiones claras y legibles.

El contratista deberá asesorar a EU-OSHA sobre qué elementos deben ser etiquetados individualmente según el marcado de la CE. EU-OSHA se reserva el derecho a devolver los productos que no cumplan las normas de calidad y de seguridad de la UE o que no estén correctamente etiquetados. Los importes solicitados pueden variar, oscilando entre 500 a 50,000 unidades por elemento.

Los licitadores deben comprometerse a reducir al mínimo la incidencia de sus actividades en el medio ambiente. Deberán asesorar a EU-OSHA si todos o algunos de los productos que presenten podrán marcarse con la etiqueta ecológica de la UE (véase http://ec.europa.eu/environment/ecolabel/eu-ecolabel-for-businesses.html).

El licitador facilitará a EU-OSHA un catálogo de materias precisando los precios y los plazos de entrega, con una selección de productos con etiqueta ecológica de la UE.

2.3 Almacenaje

El licitador deberá estar en condiciones no solo de almacenar todos los productos que produce, como los mencionados en el punto 2.2, sino también de almacenar otros productos no fabricados por el licitador, como el cartel desplegable, productos visuales y otros materiales de promoción. En tales casos, estos artículos se entregarán en el almacén o se solicitará al licitador que los recoja.

El licitador deberá garantizar que los productos se almacenen en buenas condiciones y con riesgos limitados de conformidad con las normas europeas.

2.4 Control de existencias

El licitador debe disponer de un sistema informático de gestión de las existencias. Los datos mínimos que se deben codificar incluyen el número de artículo, fecha de entrada de cada entrega, registro de movimientos y existencias restantes. El acceso online al sistema de gestión de existencias de la UE es necesaria para EU-OSHA.

El licitador deberá ser capaz de proporcionar información sobre los movimientos de existencias y las existencias restantes en formato electrónico en un plazo de 48 horas a petición de EU-OSHA. La supervisión de las existencias deberá incluir también los elementos no producidos por el licitador



(como se indica en el punto 2.3). Tales elementos deben contarse, codificarse e integrarse en el sistema de seguimiento.

Las mercancías deben estar claramente identificadas por sus números de artículo, colores, tamaños, versiones lingüísticas, etc. Deben ser siempre tratadas como elementos separados y nunca globales (es decir, los paneles (banner stands) deben ser clasificados por versión lingüística). Cada artículo deberá tener su propio código específico para evitar confusiones. Un artículo debe llevar el mismo código durante todo su ciclo de vida, independientemente de cuántos «reprints/reproducciones» sean encargados durante el período de vigencia del contrato.

2.5 Servicios de distribución

Los servicios de distribución incluyen la manipulación, envasado, etiquetado y transporte. EU-OSHA podrá realizar una orden de entrega o recogida en cualquier momento utilizando un formulario electrónico. Las entregas podrán incluir uno o varios elementos. Estas órdenes pueden ser puntuales al por mayor (pedidos con envío a varios destinos a partir de una lista de direcciones) o una orden permanente distribuida a lo largo de todo el año (pedido con envío a un destino). Además, algunos pedidos pueden ser también para servicios de recogida.

EU-OSHA especificará lo siguiente al hacer un pedido:

el código o número de artículo que deberá respetarse durante todo el ciclo de vida del producto, a fin de evitar duplicaciones;

cantidades;

destino final (dirección de entrega, indicando el nombre de contacto y número de teléfono);y

cualquier otra solicitud especial, tales como una fecha de entrega, entrega urgente ad hoc para acontecimientos, etiquetado, etc.

2.5.1 La manipulación, embalaje y etiquetado

Los servicios incluyen:

Recolección de objetos procedentes de las zonas de almacenamiento, en base a los pedidos de EU-OSHA y tras comprobar que los artículos escogidos coinciden con los albaranes de entrega durante el envasado y el control de calidad.

El embalaje de artículos en las cantidades solicitadas. Los productos distribuidos debe ser envasados y embalados cuidadosamente antes de ser enviados, garantizando la buena calidad de los envases para garantizar la entrega de los productos en buen estado.

Mantener el número de artículos por bulto, su volumen y peso del mismo durante el período de vigencia del contrato (por ejemplo, en caso de una bolsa que contiene 250 bolígrafos, el número siempre debe ser 250, con el mismo volumen y peso).

El etiquetado de cada caja con arreglo a la lista de direcciones (dirección de entrega, indicando la persona de contacto y número de teléfono) proporcionadas por EU-OSHA.

Indicación del contenido de cada caja/parcela exterior sobre una etiqueta o en un albarán que indique claramente los productos y las cantidades contenidas en su interior.

Selección y embalaje por versión lingüística o tamaño tipo para el material disponible en diferentes lenguas o tamaños.

Los precios de manipulación (handling) deben basarse en unidades mínimas de embalaje previstas por el fabricante (por ejemplo, una bolsa de 250 bolígrafos se considera una unidad).



2.5.2 Servicios de transporte

Los servicios incluyen:

Transporte de productos, principalmente el material de promoción desde el almacén del contratista al resto del mundo y viceversa. Los servicios consistirán en recoger los distintos elementos (embalajes, pallets, cajas y otros tipos de envases), transporte y entrega a distintas direcciones/destinatarios, o recogida desde cualquier país, seguro y los trámites administrativos aduaneros y cualquier otra carga, y que se cumplan las prescripciones en materia de embalaje, en particular de conformidad con la legislación de los países de destino.

Seguimiento sobre el transporte de mercancías e informar a EU-OSHA del estado de entrega del pedido. Si así se le solicita, el licitador deberá estar en condiciones de indicar el plazo de tiempo necesario para entregar los bienes solicitados.

La retención por el licitador de la responsabilidad de las mercancías hasta que sean entregados con éxito al destino previamente fijado.

Notificación de las entregas fallidas o desestimadas y los envíos rechazados o devueltos.

Los servicios arriba mencionados han sido facilitados a título de ejemplo, y la lista no es exhaustiva. Cuando sea necesario, EU-OSHA definirá los requisitos de los servicios solicitados y solicitará al licitador que presente una oferta.

Además, téngase en cuenta que:

Existe un plazo de entrega estándar máximo de 8 días hábiles para UE 28 y destinos EEE y un máximo de 11 días laborables a destinos fuera de la UE. EU-OSHA no estará obligada al pago cuando los plazos de entrega tal como se han indicado anteriormente, no se hayan respetado.

Se reflejará en la oferta un recargo extra en caso de solicitar una entrega urgente o cualquier servicio adicional que pudiera considerarse especial (por ejemplo, entrega en un lugar diferente según lo acordado previamente o en el momento en que las mercancías deben ser presentadas en una fecha fija para un acontecimiento específico).

EU-OSHA estará en contacto regular con una única persona de contacto durante todo el proceso (o, en caso de ausencia, con su substituto) en relación a todas las acciones y los servicios arriba mencionados, así como servicios postventa, tales como:

productos defectuosos

pérdida o deterioro de los bultos

dirección errónea, envíos rechazados o devueltos.

2.6 La continuidad de los servicios y la entrega

En su caso, el nuevo contratista deberá garantizar la oportuna, eficaz y fluida transferencia de material actual:

recepción de existencias

recuento y codificación de material

almacenamiento.

En colaboración con el contratista actual, el nuevo contratista tendrá que garantizar que la entrega de todo lo anterior se llevará a cabo de manera eficiente y eficaz.



2.7 Estimación de la carga de trabajo

La media de las cantidades producidas al año pueden ser aproximadamente desglosadas del siguiente modo, sobre la base de la producción de la anterior campaña «Trabajos saludables» 2016-2017:

Bolígrafo Bufanda multifuncional

Notas adhesivas

Cordones para tarjetas

Memoria USB

Bolsas de algodón

Total producido 2016-17

43,000 6,500 25,500 10,000 12,500 19,500

La lámpara dinamo y el paño de microfibra no se produjeron para la campaña «Trabajos saludables» 2016-2017. He aquí las cantidades producidas para 2018:

Lámpara dinamo Paño de microfibra

Total producido en 2018 20,000 50,000

Estas cantidades son meramente indicativas. La producción para 2019 podría ser inferior.

Almacenamiento: 47 m3/mes

En términos de distribución, se podrá hacer una gran distribución en la UE por año (± 200 direcciones) y 50 ad-hocs aproximadamente.

2.8 Flujo de trabajo

Con el fin de garantizar la eficiencia de la finalización del proyecto, y ser capaces de controlar adecuadamente, evaluar y supervisar los progresos del contratista en la ejecución de las tareas con respecto al pliego de condiciones, EU-OSHA designará a un gestor de proyecto. Esta persona será responsable de la gestión general del contrato, el control, y la gestión diaria, asegurando el cumplimiento de sus tareas.

Para llevar a cabo estas tareas, el licitador deberá también establecer una estructura de gestión y designar un gestor de proyecto cuya tarea principal consista en gestionar el proyecto eficazmente. La estructura de gestión es garantizar la implementación de métodos eficaces para la planificación, comunicación, y toma de decisiones; que el progreso del proyecto se supervise y que el trabajo se lleve a cabo según el calendario previsto; que los artículos hayan sido producidos y distribuidos a tiempo; y que se consigan los objetivos y los resultados del proyecto. Entre sus funciones, el gestor del proyecto deberá encargarse del control de calidad del trabajo realizado dentro del proyecto de comunicación, gestionar y mantener el contacto con EU-OSHA en relación con el proyecto en su conjunto.

En sus ofertas, los licitadores deberán especificar el reparto de responsabilidades de los proyectos que permita una gestión eficaz y eficiente en coordinación con todos los servicios. Por otra parte, el licitador debe proporcionar información sobre el calendario para la realización de los servicios, los productos, etc.

Para los grandes proyectos, se podría organizar una reunión de puesta en marcha o videoconferencia entre el contratista y EU-OSHA.

En el caso de que deba intercambiarse material físico (muestras) entre el contratista y EU-OSHA, el emisor se hará cargo de los gastos.



El contratista deberá ponerse en contacto con terceros (impresores, fabricantes y servicios de transporte).

3 Requisitos generales del Contrato marco

EU-OSHA requiere de manera continuada el suministro de bienes y servicios para su organización y funcionamiento. La convocatoria de licitación es un procedimiento estructurado mediante el cual se explora el mercado con vistas a la adquisición de dichos bienes y servicios.

A través de la convocatoria de licitación para la adjudicación de contratos se persigue un doble objetivo:

garantizar la transparencia del proceso;

obtener la calidad deseada y el mejor precio posible para los servicios, suministros y obras.

En virtud de las disposiciones aplicables2, en particular la Directiva 2014/24/UE y los Reglamentos (CE) nº 966/2012, (CE) del Parlamento Europeo y del Consejo y (CE) nº 1268/2012 (Comisión Europea), en su versión modificada, EU-OSHA está obligada a garantizar una participación lo más nutrida posible y en términos de igualdad en los procedimientos de licitación y en los contratos.

3.1 Los aspectos sociales, laborales y humanos

El licitador deberá cumplir y poder acreditar/reportar sobre todas sus obligaciones derivadas de la Directiva marco sobre la salud y seguridad en el trabajo (Directiva 89/391/CEE del Consejo) relativa a la aplicación de medidas para promover la mejora de la seguridad y de la salud en el trabajo, así como la correspondiente transposición al Derecho nacional de su país.

EU-OSHA, como institución pública, presta especial atención a la protección de los derechos sociales, laborales y humanos.

En consonancia con esto, el licitador deberá cumplir con la legislación de la Unión o/y con la legislación nacional en vigor aplicable en estos ámbitos que cubran, entre otros aspectos, la igualdad de oportunidades en el empleo, la integración en el mercado laboral de las personas con discapacidad, la prohibición del trabajo infantil y la protección de los jóvenes y el empleo.

Sírvase remitirse también al artículo II.4.3 del modelo de Contrato marco.

3.2 Aspectos ambientales

EU-OSHA, por su compromiso de garantizar la salud y la seguridad en general, y en el trabajo, en particular, presta especial atención a la protección del medio ambiente y de las personas.

A tal fin, el objetivo de EU-OSHA consiste en la adquisición de bienes, servicios y obras que tengan un impacto reducido en el medio ambiente durante todo su ciclo de vida, en comparación con el de otras mercancías, servicios y obras con la misma función primaria.

En este contexto, y en el marco de la presente convocatoria de contrato, el licitador deberá cumplir con la legislación de la Unión o/y con la legislación nacional en vigor en estos ámbitos.

2 Un nuevo Reglamento que sustituye al actual Reglamento 966/2012 se espera que sea aprobado por el Parlamento Europeo en julio de 2018 y se espera que entre en vigor en enero de 2019. El Reglamento Financiero establece los principios y procedimientos que rigen el establecimiento, la ejecución y el control del presupuesto de la UE, incluido un título específico a que se refiere la contratación pública por parte de las instituciones de la UE. Por consiguiente, los modelos de contratos existentes podrán ser revisados, a fin de garantizar el cumplimiento de las nuevas normas.



Se ruega referirse también a lo dispuesto en la cláusula II.4.2 del modelo de contrato marco.

Los productos, equipos y suministros que el Contratista deberá asignar a la prestación de los servicios solicitados deberán ser, en la medida de lo posible, verdes/biodegradables/reciclados, con el menor impacto posible sobre el medio ambiente y la salud humana, de conformidad con la legislación nacional o europea en vigor, y contribuirá a la consecución de un alto nivel de calidad de la prestación de estos servicios.

Además, el contratista deberá formar al personal asignado a la prestación de los servicios solicitados sobre el modo de llevar a cabo sus tareas de forma responsable y eficiente para la salud humana y el medio ambiente.

3.3 Participación en la presente licitación

La participación en los procedimientos de licitación estará abierta en igualdad de condiciones a todas las personas físicas y jurídicas sujetas a los Tratados, así como a todas las personas físicas y jurídicas de cualquier tercer país que haya firmado un acuerdo especial con la Unión Europea sobre contratación pública, según las condiciones previstas en dicho acuerdo. Podrán participar asimismo las organizaciones internacionales.

El Reglamento Financiero de EU-OSHA3 garantiza la participación en igualdad de condiciones para todos los licitadores.

A fin de garantizar la coherencia con todas las actividades de comunicación de EU-OSHA, en caso necesario se pedirá al adjudicatario que colabore de manera eficaz con los contratistas actuales y nuevos que participan en el desarrollo de las actividades de la Agencia.

Por último, se solicitará a los licitadores que comuniquen a la Agencia cualquier posible conflicto de interés o conflicto profesional en el procedimiento de licitación y los contratistas deberán firmar una declaración de confidencialidad y de ausencia de conflicto de intereses (véase el anexo XI para información).

3.4 Enfoque contractual de la presente licitación

Mediante esta licitación, EU-OSHA pretende establecer un contrato marco con un contratista externo especializado durante un período de cuatro años.

El contrato marco se celebrará entre EU-OSHA y el adjudicatario por un período inicial de 1 años a partir de la fecha de su firma por parte de EU-OSHA. Salvo denuncia de cualquiera de las partes por carta certificada a más tardar 3 meses antes de su expiración, el contrato podrá prorrogarse automáticamente durante tres períodos sucesivos de 1 año, entendiéndose que no será posible ninguna otra prórroga automática.

La presentación de una oferta supone la aceptación de las condiciones especificadas en el proyecto de contrato marco, incluido el «Pliego de condiciones generales aplicables a los contratos» y todas las disposiciones establecidas en el presente pliego de condiciones, los anexos y, en su caso, los documentos complementarios.

3 Disponible en https: //osha.europa.eu/en/about-eu-osha/what-we-do/how-we-work/finance



El contrato marco impone obligaciones recíprocas a ambas partes en relación con aquellos aspectos inalterables e inequívocamente establecidos al celebrarse el contrato, como el precio (incluidas las normas de revisión de precio), el objeto, las condiciones básicas de rendimiento y la duración.

El contrato marco incluirá las tareas y servicios descritos en el pliego de condiciones de la licitación. La oferta será parte integrante del contrato, al igual que el presente pliego de condiciones.

Todos los resultados o derechos sobre los mismos, incluidos los derechos de autor y otros derechos de propiedad intelectual o industrial, obtenidos con motivo de la ejecución del contrato marco serán propiedad exclusiva de EU-OSHA, que podrá utilizarlos, publicarlos o cederlos como considere oportuno, sin limitación territoriales o de otro tipo, a excepción de los derechos que estuvieran vigentes antes del contrato.

El contratista deberá asegurarse de que todos los servicios prestados se encuentran libres de derechos, incluidos los derechos de autor y otros derechos de propiedad intelectual o industrial (véase el modelo de Contrato Marco).

Durante todo el período de vigencia del contrato marco, el contratista deberá disponer de los recursos suficientes para garantizar la estabilidad del servicio ofrecido y la calidad de los suministros necesarios para la adecuada ejecución de los acuerdos específicos.

El contrato marco no obliga a EU-OSHA a recurrir a los servicios del contratista. Para EU-OSHA, solo es vinculante la ejecución del contrato marco por medio de hojas de pedido o contratos específicos.

3.5 Ejecución del contrato marco

El contratista deberá designar a un gestor de cuentas como persona de contacto para todas las cuestiones relacionadas con el contrato marco, tal como se describe en la sección 2.8. Dicho gestor de cuentas deberá garantizar que EU-OSHA reciba una respuesta adecuada y rápida a sus solicitudes de ofertas, contactos, reuniones y otros asuntos de índole administrativa.

El gestor deberá poseer conocimientos en el ámbito del trabajo del contrato marco y será el único punto de contacto de interacción con EU-OSHA. El gestor supervisará el trabajo, lo presentará y recogerá información complementaria relacionada con los servicios que se vayan a prestar y los materiales que se vayan a desarrollar.

Dado que las cantidades y plazos exactos de las entregas o resultados no se puedan determinar por adelantado, las tareas se llevarán a cabo sobre la base de las hojas de pedido o de los contratos específicos, preparados por EU-OSHA, previa consulta con el contratista y coherentes con la oferta financiera. Debido a la complejidad de los servicios cubiertos por esta licitación, una solicitud de servicios irá seguida de un intercambio de correspondencia entre EU-OSHA y el contratista, para definir las tareas concretas, plazos precisos y repercusiones presupuestarias de la solicitud. Dentro de los límites de las condiciones fijadas en el contrato marco, la Agencia emitirá la hoja de pedido o el contrato específico.

En el plazo de 5 días laborables siguientes al envió por parte de EU-OSHA de una hoja de pedido/contrato específico al contratista, EU-OSHA deberá recibirlo debidamente firmado y fechado. El periodo previsto para la ejecución de las tareas comenzará a correr a partir de la fecha de firma del contrato por la última parte.

El contratista tiene la obligación de responder a cada solicitud presentada por el Órgano de Contratación (véase el artículo I.4.3 del proyecto de contrato marco).



De conformidad con el artículo II.14 del proyecto de contrato marco, al final del contrato marco, EU-OSHA podrá efectuar una auditoría del cumplimiento por el Contratista de sus obligaciones contractuales.

Un modelo de pedido/contrato específico se puede encontrar como anexo del modelo de contrato marco.

Tras la firma del contrato marco, se celebrará una reunión inicial en los locales del licitador para que las partes se pongan de acuerdo en todas la cuestiones contractuales. Durante esta reunión, EU-OSHA ofrecerá una formación inicial de un día de duración al personal clave identificado del licitador, que deberá ser el personal propuesto en la oferta y cuyos gastos correrán a cargo del licitador. Se organizará una visita de los locales al personal de EU-OSHA.

Para otras reuniones, en los locales del licitador o las oficinas de EU-OSHA, los gastos correrán del mismo modo a cargo del licitador.

El contratista no podrá sustituir al personal descrito en la oferta sin autorización expresa de EU-OSHA para todo el período de vigencia del contrato. La Agencia podrá rechazar cualquier CV que considere insuficiente.

3.6 Modalidades de pago

En relación a los pedidos o contratos específicos firmados en virtud del contrato marco, los pagos se abonarán tras la aceptación por EU-OSHA del material acordado y la presentación de la documentación justificativa necesaria e informes, tal como se indica en el artículo I.5 del modelo de contrato marco. El siguiente calendario se aplicará a cada hoja de pedido /contrato específico celebrado en virtud del contrato marco:

o Prefinanciación del 25 % para los contratos superiores a 100,000 EUR o Pago del saldo después de la aceptación de las prestaciones contractuales

3.7 Comunicación entre EU-OSHA y el licitador

Todo contacto entre el órgano de contratación y el licitador durante el procedimiento está prohibida, salvo en circunstancias excepcionales y con arreglo a las condiciones establecidas en el anuncio de licitación (apartado 8).

3.8 Presentación de una oferta por un consorcio de empresas

Se permiten ofertas conjuntas presentadas por consorcios de proveedores. Una oferta conjunta puede incluir subcontratistas, además de los miembros del grupo.

En caso de oferta conjunta, todos los miembros del grupo asumen una responsabilidad solidaria ante EU-OSHA para la ejecución del Contrato en su totalidad, es decir, una responsabilidad tanto financiera como operativa. No obstante, los licitadores deberán designar a uno de los agentes económicos como punto de contacto único (el jefe de equipo) para los aspectos administrativos y financieros, así como para la gestión operativa del Contrato.

Un consorcio puede ser una agrupación permanente legalmente constituida o una agrupación que se haya constituido para este procedimiento de licitación.

En las ofertas presentadas por consorcios de empresas o grupos de prestadores de servicios, contratistas o proveedores se deberá especificar las funciones, las cualificaciones y la experiencia de cada consorciado.



Cada uno de los miembros del consorcio deberá cumplir los requisitos de conformidad con las condiciones presentadas en la sección 5.2.4 y facilitar las pruebas necesarias para ejecutar el contrato y cumplimentar el formulario que figura en el anexo VI (consorcio).

También deberán detallar los medios de control previstos en el documento constitutivo de las entidades legales que forman el consorcio. Si el contrato se adjudica a una oferta conjunta de un consorcio que aún no está legalmente establecido, EU-OSHA pedirá a los licitadores que antes de su firma den un estatuto formal a la asociación propuesta.

3.9 Subcontratación

Se autoriza la subcontratación previa aprobación por EU-OSHA, pero el contratista seguirá teniendo la plena responsabilidad hacia EU-OSHA para la ejecución del contrato. EU-OSHA pueda dar su aprobación, mediante la aceptación de la oferta del licitador o por aprobación previa por escrito, si lo propone el licitador tras la firma del contrato.

El licitador deberá indicar claramente las partes del trabajo que vayan a ser subcontratadas. El valor total de la parte subcontratada no podrá representar el valor total del contrato. Cada subcontratista que ejecute el 25 % del trabajo deberá satisfacer todos los criterios aplicables a la adjudicación del contrato.

Si en el momento de presentar la oferta ya se conoce la identidad de los subcontratistas previstos, todos los subcontratistas deberán presentar las pruebas necesarias relativas a los criterios de exclusión y selección (véase la sección5.2.4) y completar el anexo VII (subcontratación).

Si no se conoce la identidad de los subcontratistas en el momento de la presentación de la oferta, el adjudicatario del contrato deberá pedir a EU-OSHA su autorización escrita antes de subcontratar. Cuando no se indique ningún subcontratista, la realización del trabajo será asumida directamente por el licitador.

3.10 Confidencialidad y acceso público a los documentos

Todos los documentos presentados por el licitador pasarán a ser propiedad de EU-OSHA y se considerarán confidenciales.

En la ejecución general de sus actividades y en particular en la tramitación de los procedimientos de licitación, EU-OSHA observa los reglamentos de la UE, tal4 como se describe en el anuncio de licitación (apartados 13 y 14).

En lo relativo al acceso del público a los documentos, EU-OSHA aplica el Reglamento nº 1049/2001, de 30 de mayo de 2001 del Parlamento Europeo y Consejo de la UE.

3.11 Precio

Los precios se deberán indicar en euros, incluso cuando el licitador proceda de un país no perteneciente a la zona del euro, utilizando los tipos de conversión publicados en la serie C del Diario Oficial de las Comunidades Europeas el día de la publicación del anuncio de licitación (véase http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/index_fr.cfm).

4 Una propuesta por la que se deroga y sustituye el Reglamento (CE) n.º 45/2001 existente sobre la protección de datos personales por parte de las instituciones y organismos de la UE se encuentra actualmente en tramitación en el proceso legislativo. Las cláusulas específicas de protección de datos contenidas en el contrato marco podrán modificarse a fin de garantizar el cumplimiento del presente Reglamento.



Para los licitadores de estos países, el importe de la oferta no se revisará con arreglo a los movimientos de los tipos de cambio y el licitador asume las ventajas y los riesgos de cualquier fluctuación.

Los precios indicados deberán estar libres de derechos, impuestos y otros gravámenes y por lo tanto también libres de impuesto sobre el valor añadido (IVA), pues EU-OSHA queda exenta de tales gravámenes en la UE de acuerdo con los artículos 3 y 4 del Protocolo sobre los Privilegios y las Inmunidades de las Comunidades Europeas de 8 de abril de 1965 (DO L 152 de 13 de julio de 1967).

En los países cuya legislación nacional prevea una exención en forma de reembolso, el importe del IVA se indicará por separado. En caso de duda acerca del sistema de IVA aplicable, corresponderá al licitador ponerse en contacto con sus autoridades nacionales competentes para aclarar de qué manera está exenta del IVA la Comunidad Europea.

Los costes ocasionados por la preparación, la presentación de la oferta, así como los gastos de participación en la sesión de apertura correrán a cargo del licitador.

3.12 Información adicional importante

El licitador quedará vinculado por la oferta presentada durante un período de seis meses a partir de la fecha límite de presentación. El adjudicatario deberá mantener su oferta durante 90 días más a partir de la fecha de notificación de la adjudicación del contrato.

Completar la adjudicación o el procedimiento de licitación no obliga en modo alguno a EU-OSHA a adjudicar el contrato. EU-OSHA no deberá abonar indemnización alguna a los licitadores cuyas ofertas no hayan sido seleccionadas, ni en caso de que se decida no adjudicar el contrato. Esta decisión deberá estar justificada y ser comunicada a los licitadores.

La obligación contractual no nace hasta el momento de la firma del contrato con el adjudicatario seleccionado.

En caso de duda sobre la interpretación de los documentos de licitación, prevalecerá el original en lengua inglesa.

4 Contenido y presentación de la oferta

Los licitadores deberán examinar cuidadosamente y respetar todas las instrucciones y los formatos normalizados contenidos en el presente pliego de condiciones. La oferta deberá presentarse con páginas numeradas en la parte B, de modo que constituya un conjunto coherente. Como se evaluará a los licitadores en función del contenido de sus ofertas, éstas deberán demostrar claramente que el licitador es capaz de realizar el trabajo.

Las ofertas deberán presentarse en una de las lenguas oficiales de la UE. Con el fin de facilitar y acelerar la evaluación de las ofertas, el inglés es el idioma preferido para la presentación.

La oferta deberá ser perfectamente legible, a fin de eliminar toda posible ambigüedad y estar firmada por el representante legal del licitador (en la parte A en los formularios cuando así se solicite; en la parte B, en una carta de presentación; en la parte C donde se le pida en el formulario).

Toda oferta constará de las siguientes partes:

o Parte A: Parte administrativa y documentación justificativa; o Parte B: Oferta técnica; o Parte C: Oferta financiera.



4.1 Parte A: Parte administrativa y documentación justificativa

La documentación justificativa es una parte importante de la oferta y deberá incluir toda la información y documentación solicitada por el órgano de contratación para la evaluación de las ofertas y, en particular, de los siguientes documentos:

o Lista de control (anexo I); o Declaración de honor para los criterios de exclusión y selección (anexo II); o Formulario de entidad jurídica, incluidos todos los documentos requeridos por el presente

formulario (anexo III); o Formulario de identificación financiera, incluidos todos los documentos requeridos por el

presente formulario (anexo IV); o Datos administrativos del licitador, incluido un poder notarial (anexo V); o Documentos justificativos para los criterios de selección (toda la documentación solicitada en

la sección 5.2.4: ‐ Declaración del volumen de negocios global y del volumen de negocios ‐ Balance de cuentas ‐ Declaración de una entidad financiera ‐ Perfil conciso de la empresa ‐ Descripción de la estructura ‐ Lista de los principales contratos ‐ FRPA ‐ Cartografía de los CVs (listado de los CVs y el perfil al que corresponde cada uno) ‐ CVs ‐ Presentación concisa de los locales y equipos

o Si procede, el formulario de consorcio (anexo VI); o Si procede, el formulario de subcontratación (anexo VII).

Estos datos también se copian en una memoria USB o equivalente.

4.2 Parte B: Oferta técnica

Este apartado es de gran importancia en la evaluación de las ofertas, la adjudicación del contrato y la futura ejecución de los contratos resultantes. La oferta técnica deberá cumplir todas las especificaciones establecidas en los criterios de adjudicación. Las ofertas deberán ser específicas y realistas, a la vez que claras y concisas, en términos tanto de contenido como de presentación.

La oferta técnica debe presentarse en una versión en papel y una versión electrónica en una memoria USB o equivalente.

La oferta técnica se evaluará en función de los criterios establecidos en el apartado 5.2.1.

4.2.1 Calidad del servicio, gestión del proyecto y garantía de calidad

Los licitadores deberán entregar un documento de 5,000 palabras y 12 páginas de extensión máxima en el que presentarán su enfoque en materia de calidad del servicio, gestión del proyecto y de garantía de calidad, referido al objeto del presente pliego de condiciones.

El documento deberá incluir los siguientes elementos:

una descripción del enfoque: el licitador debe presentar el método propuesto para garantizar la capacidad para actuar de manera profesional y a su debido tiempo en la prestación de los servicios descritos en la presente convocatoria de licitación; incluida una



descripción detallada de los procedimientos y plazos de selección de productos hasta el final de producción y entrega;

organización del trabajo: los licitadores deben describir cómo van a garantizar un nivel coherente y elevado de los servicios, cómo se ocuparán de los picos de carga y de la estabilidad del servicio; una descripción del equipo y de las responsabilidades;

Control de calidad, seguimiento y presentación de informes;

Planes de mejora continua.

4.2.2 Escenarios

Los licitadores deberán presentar también su capacidad para ejercer las funciones mencionadas en la presente convocatoria de licitación mediante la elaboración de modelos hipotéticos (escenarios).

Se pide a los licitadores que desarrollen los dos escenarios y de conformidad con el manual de diseño corporativo de EU-OSHA en el anexo XIII.

Escenario 1: Diseño y producción de material de promoción y obsequios corporativos

Contexto

EU-OSHA celebrará su 25º aniversario en octubre de 2018, y organizará una conferencia en Bruselas sobre el tema de la «Healthy Workplaces — Trabajando juntos para la prevención de riesgos».

La conferencia se centrará en la prevención de riesgos. En términos sencillos, prevención consiste en gestionar los riesgos relacionados con el trabajo, con el objetivo final de reducir el número de accidentes y enfermedades profesionales.

La responsabilidad última de la gestión del riesgo recae en los empresarios y los altos directivos, pero sus esfuerzos pueden fracasar sin la participación de los trabajadores.

Por estas razones, esta conferencia pondrá especial énfasis en la importancia del liderazgo por parte de la alta dirección y los propietarios que trabajan en tándem con la participación activa de los trabajadores.

A la conferencia asisten 300 participantes (expertos en la salud y la seguridad en el lugar de trabajo, los socios de la campaña, investigadores, etc.) procedentes de toda Europa. Cada participante recibe una bolsa de conferencia que contenga el programa, algunas publicaciones de EU-OSHA y artículos de promoción de una serie de productos de marca.

Además, 10 oradores (expertos invitados VIP, representantes del Parlamento Europeo y la Comisión Europea y políticos) van a recibir un regalo en relación con el 25º aniversario de EU-OSHA.

Elaboración de modelos hipotéticos (escenarios)

Los licitadores deberán presentar un documento de un máximo de 10 páginas que presente su enfoque para producir el material de promoción y de marca de obsequios ejecutivos mencionados en esta hipótesis. Todo el flujo de trabajo y plazos relativos al diseño, la producción de los productos y la preparación de 300 bolsas de conferencia (bolsas facilitadas por EU-OSHA) debe ser descrito.

El licitador deberá proporcionar un desglose presupuestario para el presente escenario.



Se invita al licitador a proponer ideas para cinco artículos de promoción. El licitador deberá proponer ideas dentro de un rango de norma de calidad media:

un bolígrafo;

un bloc de notas;

un producto respetuoso con el medio ambiente (que no sea un bolígrafo o bloc de notas);

otros dos productos propuestos por el licitador.

Además, el licitador deberá proponer ideas para dos obsequios, en relación con el 25º aniversario de EU-OSHA (máximo 50 EUR por obsequio) para el público VIP de EU-OSHA (véase el punto 2.2.1).

Muestras y extractos de trabajo que deben presentarse

Plan de trabajo: el desarrollo y la ejecución del proyecto con el flujo de trabajo y plazos

Maqueta de dibujos y modelos de la marca de artículos de promoción existentes, sobre la base de la identidad visual (véase el anexo XIV).

Una muestra de cada artículo publicitario (las muestras no se devolverán);

Maqueta de diseños de obsequios ejecutivos;

Una muestra por cada obsequio ejecutivo (las muestras no se devolverán);

Además, un desglose presupuestario para la producción de 300 series de artículos promocionales y 10 obsequios ejecutivos (anexo IX — cuadro 1).

Además de copias en papel, el diseño de las maquetas podría también ser almacenados en una memoria USB. EU-OSHA no puede ser considerada responsable si el contenido de la memoria USB no se puede leer o ser consultado.

Escenario 2: Distribución de material de promoción y de marca a diversos destinos en Europa

Contexto

EU-OSHA ofrece a su red de socios europeos la posibilidad de solicitar, una vez al año, una serie de materiales de promoción y de marca para su utilización en diversos actos, conferencias, ferias comerciales y reuniones. Este escenario tiene por objeto reflejar el tipo y cantidad de productos que EU-OSHA podría solicitar.

EU-OSHA recoge los pedidos de cada socio, consolida/agrupa y envía solicitud al contratista, que incluirá la información siguiente:

nombre del articulo y su código o número;

cantidades de cada artículo solicitado;

direcciones de entrega y los datos de contacto (número de direcciones hasta 250).

El contratista deberá responder con las siguientes acciones:

proporcionar una oferta a EU-OSHA (estimación de costes) para ejecutar el pedido, incluyendo la información sobre los medios de transporte elegidos para cada destino (por carretera, aéreo) y la manipulación, embalaje y etiquetado para el pedido específico;

proporcionar a EU-OSHA información actualizada sobre el estado de las existencias en el almacén.



Las cantidades mínimas que cada uno de los socios puede solicitar se basan generalmente en el número mínimo de unidades por envase que el contratista haya indicado a EU-OSHA (por ejemplo, si un paquete contiene como mínimo 250 artículos, EU-OSHA, por lo tanto, ofrecerá a las partes interesadas la posibilidad de encargar únicamente múltiplos de 250 (250, 500, 750 y 1,000). No obstante, en relación con determinados socios/artículos, esto no siempre es posible. Por lo tanto, la manipulación y reempaquetado serán a veces necesarios.

En este escenario, los paquetes deberán enviarse con arreglo a las instrucciones dadas por EU-OSHA (tal como se indica en el cuadro que figura a continuación). El licitador deberá estar en condiciones de hacer un seguimiento sobre el transporte de las mercancías e informar a EU-OSHA del estado de entrega.

Elaboración de modelos hipotéticos (escenarios)

Los licitadores deberán presentar un documento de un máximo de 10 páginas que presente su enfoque para el almacenamiento y la distribución de material de promoción y de marca en las cantidades y a los destinos indicados en el cuadro que figura a continuación. Debe describirse todo el flujo de trabajo y plazos en materia de seguimiento, manipulación, depósito, existencias, el embalaje, el etiquetado y el envío. El licitador deberá explicar cómo podría responder a eventualidades inesperadas. El licitador deberá proporcionar los precios con arreglo a los productos, las cantidades, las ponderaciones y los destinos indicados en el cuadro que figura a continuación.

Téngase en cuenta que es necesario cierto re-embalaje/manipulación, ya que algunas cantidades indicadas el cuadro no son unidades logísticas completas.

Destino Artículos pedidos

Bolígrafos Cordones para

tarjetas

Bolsas de algodón

Libretas de notas

Memorias USB

París (Francia) 1,000 500 420 500 110

Nicosia (Chipre) 2,000 600 600 350 100

Praga (República Checa)

2,050 250 1,000 400 400

Riga (Letonia) 2,000 500 2,000 300 100

Lisboa (Portugal) 10,000 1,000 3,000 600 100

Zagreb (Croacia) 500 25 235 50 200

Oslo (Noruega) 4,250 500 500 150 225

Roma (Italia) 6,000 500 2,000 225 400

Vilnius (Lituania) 1,000 200 600 250 100



La Valeta (Malta) 2,000 200 900 300 200

Tirana (Albania) 1,500 575 1,000 500 300

Bucarest (Rumanía) 10,000 1,000 10,000 1,500 500

Podgorica (Montenegro)

500 250 250 30 100

Peso por unidad 8 g 14 g 49 g 35 g 19 g

Unidad logística 100 artículos

50 artículos

50 artículos

50 artículos

50 artículos

Trabajo que debe proporcionarse

Plan de trabajo: desarrollo y ejecución del proyecto con el flujo de trabajo y los plazos

Almacenamiento y control de existencias: presentación de todo el proceso, desde la recepción y almacenamiento al final de la entrega;

Oferta y entrega: medios utilizados para garantizar el éxito y la correcta entrega de suministros en distintos lugares de Europa;

Servicio post-venta: informes, gestión de las entregas fallidas, información facilitada a EU-OSHA;

Desglose presupuestario: Anexo IX — cuadro 2;

Además, se deberá facilitar catálogo(s).

4.2.3 Plazos

Los licitadores deberán cumplimentar debidamente y presentar el anexo VIII para especificar sus plazos de producción y de entrega.

Plazo de producción

Los licitadores deberán exponer sus plazos para la producción en la tabla 1, en semanas.

El plazo de producción es el período comprendido entre la validación por parte de EU-OSHA de las muestras hasta el momento en que el pedido esté disponible en el almacén del contratista listo para cualquier entrega a las partes interesadas.

Plazo de entrega

Los licitadores deberán exponer sus plazos de entrega en el cuadro 2, en días naturales.

El plazo de entrega es el tiempo transcurrido desde la recepción del pedido de EU-OSHA hasta el suministro de los productos.

4.3 Parte C: Oferta financiera

Los licitadores rellenarán y presentarán debidamente el formulario financiero incluido en el anexo IX, basándose en los presupuestos de escenarios y las listas de precios, que será parte integrante de la oferta y se adjuntará al contrato marco.



La oferta financiera debe presentarse en papel y en versión electrónica en una memoria USB o equivalente.

Los precios deberán indicarse en euros, como se explica en la sección 3.113.11.

4.4 Sistema de doble plica

La documentación se elaborará utilizando (o compatibles con los documentos de) Microsoft Office (Word y Excel por la oferta financiera), PDF y JPG (visuales solicitados en las hipótesis) y en formato digital (memoria USB o equivalente) y en formato impreso.

El formato digital de la oferta financiera (parte C) será al menos en formato Excel.

La oferta deberá incluirse en dos sobres cerrados como se indica a continuación.

El sobre exterior deberá indicar la dirección de presentación de las ofertas (véase la sección 4.5). La fecha de envío deberá ser legible en el sobre exterior.

En el sobre interior deberá constar la indicación siguiente: ”CALL FOR TENDERS NOT TO BE OPENED BY THE INTERNAL MAIL DEPARTMENT” y en él se consignará la siguiente información:

o el número de referencia de la licitación (EUOSHA/2018/OP/F/SE/0061); o El título del proyecto “Suministro de material de promoción, almacenamiento y distribución”; o el nombre del licitador;

El sobre interior incluirá a su vez tres sobres cerrados, que son:

o Sobre A — parte administrativa y documentación justificativa de los criterios de selección: un original;

o Sobre B — oferta técnica: un original (en papel, sin encuadernar, marcado claramente como «Original» y firmado/rubricado en cada una de las páginas) y dos copias (en papel, encuadernadas y marcadas claramente como «Copia»);

o Sobre C — oferta financiera: un original (en papel, sin encuadernar, marcado claramente como «Original» y firmado/rubricado en cada una de las páginas) y dos copias (en papel, encuadernadas y marcadas claramente como «Copia»);

o Una memoria USB o equivalente, con las versiones electrónicas de las tres partes (A, B incluidos los “mock ups” (maquetas) y C).

4.5 Dirección postal y electrónica

Agencia europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo

Calle Santiago de Compostela, 12 – 5° (Edificio Miribilla)

48003 Bilbao — España

E-mail: [email protected]

4.6 Fecha de presentación

La oferta deberá enviarse no más tarde de la fecha indicada en el calendario de la sección 1.3 y tal como se indica en la carta de invitación a licitar.



5 Procedimiento de evaluación y adjudicación del contrato

Las ofertas serán abiertas y evaluadas por personas que posean los conocimientos técnicos y administrativos necesarios para poder emitir una opinión informada sobre las ofertas. Los miembros del comité de apertura y el comité de evaluación serán nombrados de forma individualizada por EU-OSHA, que garantiza su imparcialidad y el respeto de la confidencialidad.

5.1 Sesión de apertura

El objetivo principal de la sesión de apertura de ofertas es comprobar si las ofertas recibidas cumplen los siguientes requisitos formales:

1. La oferta se ha presentado dentro de los plazos establecidos.

2. El sobre que contiene la oferta está precintado.

EU-OSHA se reserva el derecho de excluir aquellas ofertas que no cumplan alguno de los requisitos mencionados.

La sesión de apertura se celebrará en la fecha indicada en el calendario de la sección 1.3 en las oficinas de EU-OSHA.

Los licitadores que deseen asistir a la sesión de apertura deberán seguir las indicaciones de la invitación a licitar (punto 7).

5.2 Evaluación de las ofertas

El procedimiento de evaluación es confidencial. Las deliberaciones del comité de evaluación se celebran a puerta cerrada y sus decisiones se toman de forma colegiada.

Las ofertas que cumplan con los requisitos formales comprobados durante la sesión de apertura se evaluarán en tres etapas en el orden siguiente:

1. El Comité de Evaluación evaluará las ofertas y asignará a cada oferta una puntuación según la mejor relación calidad/precio teniendo en cuenta los siguientes factores: — El comité de evaluación evaluará en primer lugar la oferta técnica (parte B), sin poder ver la oferta financiera (parte C). — Los criterios se evaluarán en el orden presentado en el punto 5.2.1. — con respecto a la gestión del proyecto/garantía de la calidad/la calidad del servicio, cada criterio tiene una puntuación mínima (50 %). Si la oferta recibe una puntuación inferior al mínimo en uno de los criterios, la oferta se considerará no válida al no presentar el nivel mínimo de calidad requerido. — Además de la puntuación mínima por criterio, una puntuación mínima se aplicará (60 %) en la puntuación total de la calidad del servicio y la gestión del proyecto y la garantía de la calidad. Si la oferta recibe una puntuación inferior al mínimo en uno de los criterios, la oferta se considerará no válida al no presentar el nivel mínimo de calidad requerido. — En cuanto a los escenarios, las puntuaciones mínimas se aplicarán solo sobre el total de cada escenario (50 %). Si la oferta recibe una puntuación inferior al mínimo en uno de los criterios, la oferta se considerará no válida al no presentar el nivel mínimo de calidad requerido. — El comité de evaluación evaluará entonces la oferta financiera (parte C) de las ofertas que alcancen la puntuación mínima en la parte técnica. La oferta financiera se evaluará como se explica en la sección 5.2.2.



2. El comité de evaluación evaluará la elegibilidad del licitador que haya presentado la oferta mejor clasificada, con arreglo a los criterios de exclusión establecidos en el apartado 5.2.3. En caso de que la licitación clasificada en primer lugar no sea elegible, el comité de evaluación evaluará la oferta clasificada en segundo lugar. En caso de que la oferta clasificada segunda no sea elegible, el comité de evaluación analizará la oferta clasificada en tercer lugar, etc.

3. El comité de evaluación finalmente comprobará la capacidad del licitador para ejecutar el contrato sobre la base de los criterios de selección 5.2.4. En caso de fallo de la licitación clasificada en primer lugar, el comité de evaluación comprobará la oferta clasificada en segundo lugar. En caso de fallo de la segunda oferta clasificada, el comité de evaluación comprobará la oferta clasificada en tercer lugar, etc.

5.2.1 Evaluación técnica

La evaluación técnica se basa en varios elementos:

- Gestión de proyecto, garantía de la calidad y calidad del servicio

- Escenarios

- Plazos de producción

- Plazos de entrega

La puntuación técnica se calculará sumando la puntuación obtenida para la gestión de proyectos, la garantía de la calidad y la calidad del servicio y las puntuaciones obtenidas para los escenarios, producción y distribución (como se detalla a continuación):

Puntuación técnica = total de PM/AC/QS + escenario 1 + escenario 2 + tiempo de producción + tiempo de entrega

Gestión de proyecto, garantía de la calidad y calidad del servicio (PM/AC/QS)

Los licitadores deberán explicar con detalle todos los temas abordados en el presente pliego de condiciones para obtener la mayor puntuación posible. La mera repetición de los requisitos establecidos en estas especificaciones, sin entrar en detalles ni ofrecer valor añadido alguno recibirá una puntuación muy baja.

Criterios de adjudicación

PM/AC/QS Información que debe facilitarse Puntuación

Descripción del enfoque

El licitador presentará el método propuesto para garantizar la capacidad a actuar de manera profesional y a su debido tiempo en la prestación de los servicios descritos en la presente convocatoria de licitación; incluida una descripción detallada de los procedimientos y plazos de selección de productos hasta el final de producción y entrega;

El licitador deberá explicar cómo la metodología garantizará un elevado nivel de servicio y la mayor eficacia en términos de costes, rapidez y calidad de los servicios descritos en el pliego de condiciones

250

(mín.50 %)

Organización del trabajo

Los licitadores deberán describir cómo van a garantizar un nivel coherente y elevado de los servicios, cómo se ocupará de picos de carga y estabilidad del servicio; una descripción del equipo y las responsabilidades;

Los licitadores deberán demostrar su capacidad para realizar las tareas de forma simultánea de distintos proyectos; también deberán explicar cómo el licitador seguirá/supervisará el calendario fijado para los equipos de trabajo, evitando la sobrecarga de trabajo y cumpliendo con los plazos especificados

150

(mín.50 %)



Control de calidad del trabajo realizado

El licitador deberá describir los sistemas de información para controlar el progreso del proyecto, número de días de trabajo empleados y un control de gastos incurridos;

El licitador deberá demostrar cómo tienen previsto garantizar el control de calidad de cada producto antes de que sea enviado a EU-OSHA;

El licitador deberá demostrar cómo tienen previsto gestionar el servicio postventa: notificación, gestión de entregas no realizadas y productos defectuosos

150

(mín.50 %)

Plan de mejora continua

El licitador deberá demostrar, mediante ejemplos reales o lecciones aprendidas, cómo cumplirá con los objetivos del proyecto y cómo garantizará los planes de mejora que se aplicarán;

El licitador deberá identificar los principales problemas u obstáculos que puedan producirse durante el proyecto y proponer soluciones basadas en ejemplos reales y lecciones aprendidas

50

(mín.50 %)

Puntuación total PM/AC/QS 600

Puntuación mínima exigida (60 %) 360

Escenario 1

Los licitadores deberán explicar con detalle todos los temas abordados en el presente pliego de condiciones para obtener la mayor puntuación posible. La mera repetición de los requisitos establecidos en estas especificaciones, sin entrar en detalles ni ofrecer valor añadido alguno recibirá una puntuación muy baja.

La descripción del escenario puede encontrarse en la sección 4.2.2.

Escenario 2

Los licitadores deberán explicar con detalles todos los temas abordados en el presente pliego de condiciones para obtener la mayor puntuación posible. La mera repetición de los requisitos establecidos en estas especificaciones, sin entrar en detalles ni ofrecer valor añadido alguno recibirá una puntuación muy baja.

La descripción del escenario puede encontrarse en la sección 4.2.2.

Criterios de adjudicación para el escenario nº 2

Información que debe facilitarse Puntuación

Plan de trabajo El licitador deberá explicar cómo organizará el desarrollo y la ejecución del proyecto incluido el flujo de trabajo y los plazos

100

Criterios de adjudicación para el escenario nº 1

Información que debe facilitarse Puntuación

Plan de trabajo El licitador deberá explicar cómo el desarrollo y la ejecución del proyecto será organizado incluido el flujo de trabajo y plazos 100

Calidad y facilidad de uso de los productos propuestos y adaptación de diseño

Muestras, ilustraciones, maquetas (mock ups) y descripción que indique la calidad de los materiales y la calidad de impresión 200

Creatividad y atractivo

Muestras, maquetas (mock ups), imágenes y descripciones que muestren la creatividad y el atractivo del producto ecológico, de los otros dos productos propuestos por el licitador, y de dos regalos VIP

200

Puntuación total del escenario 1

500




Almacenamiento y control de existencias

El licitador explicará el proceso completo, desde la recepción y el almacenamiento hasta la entrega final

150

Suministro/entrega El licitador deberá explicar los medios utilizados para garantizar el éxito y la correcta entrega de los suministros a los distintos lugares en Europa

150

Servicio posventa El licitador deberá explicar los tipos de informes que proporcionará, en particular sobre la notificación, gestión de entregas no realizadas y productos defectuosos

100

Puntuación total del escenario 2

500


Plazos de producción

La puntuación se calculará del modo siguiente (conforme con el Anexo VIII — tabla 1): Puntuación = (menor total del licitador por producción en la UE) x 300 +

(menor total del licitador por producción en otros países) x 300

Plazos de entrega

La puntuación se calculará del modo siguiente (conforme con el Anexo VIII — tabla 2): Puntuación = (tiempo total más corto en UE/tiempo total del licitador) x 300 +

(tiempo total más corto en otros países/tiempo total del licitador x 300)

5.2.2 Evaluación financiera

EU-OSHA utilizará los precios de referencia basándose en los precios presentados por los licitadores, así como el método que figura en el anexo IX.

Solo estos precios de referencia se tendrán en cuenta en la adjudicación del contrato.

La oferta económicamente más ventajosa recibirá la mayor puntuación (2800). Las demás ofertas recibirán una puntuación de la siguiente manera:

Puntuación financiera = (precio más bajo/precio) x 2800

5.2.3 Criterios de exclusión

Los evaluadores examinarán las ofertas que hayan sido mejor clasificadas en la fase anterior (evaluaciones técnica y financiera).

Como prueba fehaciente de que el licitador no se encuentra en alguna de las circunstancias descritas en la declaración jurada, EU-OSHA aceptará la declaración por el honor firmada (Anexo II).

El licitador al que se adjudique el contrato deberá presentar, en el plazo especificado por el órgano de contratación y antes de la firma del contrato, la documentación adicional que se describe en dicha declaración.

5.2.4 Criterios de selección

El Comité de Evaluación analizará la capacidad para ejecutar el contrato de los licitadores mejor clasificados de las fases anteriores (evaluación técnica y financiera y que hayan superado los criterios de exclusión) revisando la parte A.



El Comité de Evaluación analizará las ofertas para garantizar que la información solicitada en los criterios de selección sea correcta y que el licitador cumpla todos esos criterios.

Capacidad administrativa

Todo licitador deberá demostrar que tiene capacidad jurídica para ejecutar el contrato con arreglo a la legislación nacional, acreditándola mediante la inscripción en un registro mercantil o profesional, una declaración jurada, un certificado, la afiliación a una organización específica, una autorización expresa o el alta en el régimen fiscal correspondiente o inscripción en el registro del IVA (véanse los anexos III, IV y V).

Capacidad económica y financiera

Se demostrará la capacidad económica y financiera mediante la presentación de:

o Una declaración del volumen global de negocios y del volumen de negocios correspondiente a la prestación de las tareas y servicios descritos en la presente convocatoria (el mínimo exigido es de EUR 650,000) durante los últimos 3 ejercicios (cualquier declaración relativa a servicios de otro tipo no se tomará en consideración);

o balances de los últimos 3 años para los cuales se hayan cerrado las cuentas y relativas a los servicios descritos en el presente pliego de condiciones;

o una declaración de una entidad financiera donde el licitador tenga su cuenta que certifiquen la ausencia de problemas de pagos o deudas con el banco o con terceros.

Capacidad técnica y profesional

El licitador deberá demostrar su capacidad para cumplir los siguientes requisitos mínimos:

a) poseer una estructura organizativa y de personal adecuada para prestar los servicios requeridos por EU-OSHA en el marco de esta convocatoria;

b) un mínimo de tres años de experiencia en proyectos similares a los servicios descritos en esta convocatoria, prestados a clientes de los sectores público y privado a escala nacional e internacional durante el período 2015-2018;

c) Disponer del personal competente para prestar los servicios incluidos en esta convocatoria. El jefe de proyecto y los principales miembros del equipo responsable de la realización del proyecto deberán disponer de las cualificaciones académicas adecuadas y de la experiencia profesional en los servicios requeridos y un excelente nivel de inglés.

d) Disponer de las instalaciones adecuadas, equipos técnicos y materiales necesarios para prestar los servicios requeridos.

Para justificar el cumplimiento de los requisitos técnicos y profesionales se presentarán los documentos e información siguientes:

Respecto al requisito a)

o Un perfil resumido de la empresa (con una extensión máxima de 1,500 palabras) que describa las principales actividades desarrolladas actualmente por el licitador y demuestre su capacidad para prestar servicios similares a los reflejados en el presente pliego de condiciones. Cualquier otro tipo de servicios detallados no será evaluado;

o Una descripción de la estructura organizativa de la empresa (con una extensión máxima de 1,500 palabras), incluyendo la plantilla media anual de la misma y el número de directivos durante los últimos tres años. El licitador deberá facilitar una descripción de la organización y



de los niveles jerárquicos, así como completar el siguiente cuadro con las categorías adecuadas;

Tenga en cuenta que se ofrece a modo de ejemplo.

Año 1 Año 2 Año 3

Directores 15 12 10

Administradores 30 24 20

Consultores senior ... ... ...

o Una prueba del sistema de gestión medioambiental como ISO 14001 o equivalente.

Respecto al requisito b)

o Una lista de principales servicios similares a los descritos en la presente convocatoria de licitación, que se han proporcionado a lo largo de los últimos 3 años, incluido el importe, el período y, en la medida de lo posible, el nombre de los clientes y el sector (público o privado);

o Una descripción y justificación documental de un mínimo de tres y un máximo de seis contratos o proyectos ejecutados en los últimos tres años, similar en su alcance, tamaño y características a los descritos en la presente licitación. A este efecto, los licitadores deberán cumplimentar un formulario de referencia de proyectos y actividades (FRPA) para cada contrato o proyecto, indicando la naturaleza exacta de los trabajos realizados, así como su fecha, el importe aproximado del contrato y el cliente. Los FRPA deberán demostrar la capacidad del licitador para prestar los servicios incluidos en la presente convocatoria.

Los licitadores deberán utilizar el modelo que figura en el anexo X.

Los requisitos mínimos para el FRPA que se presentan son:

Números de FRPA Valor mínimo de al menos un FRPA

Entre tres y seis

200,000 EUR por año

Al menos uno para la producción

Al menos uno para el almacenamiento

Al menos uno para la distribución

Respecto al requisito c)

o Un inventario de todos los currículos presentados (lista de los currículos y perfiles) o Los licitadores deberán presentar el CV del gestor de cuentas y de los miembros del equipo

principal responsable de la ejecución del proyecto, más un “back-up” (substituto) para cada miembro del equipo (un máximo de dos páginas por cada miembro del equipo), indicando su capacidad para cumplir los requisitos definidos en el presente pliego de condiciones. Como se describe a continuación, en la evaluación de la oferta solo se tomarán en consideración los CV de los miembros del personal asignados a las tareas. Los CV deberán demostrar la experiencia y las cualificaciones necesarias o pertinentes. Los licitadores deberán utilizar el modelo europeo, que puede descargarse en la siguiente dirección: http://europass.cedefop.europa.eu/en/documents/curriculum-vitae/templates-instructions.



Los currículos deben mostrar pruebas de conocimientos lingüísticos (al menos de nivel B2 en inglés (hablado y escrito).

Respecto al requisito d)

o Una presentación concisa de los locales y el equipamiento, especialmente las relacionadas con las tareas requeridas.

Documentos que es preciso aportar en caso de oferta presentada por un consorcio o subcontratación:

En caso de consorcio Cada consorciado deberá aportar justificantes de cumplimiento de las condiciones previstas en cuanto a:

o los criterios de exclusión y los datos administrativos (véanse los anexos II, III y V); o la capacidad económica (declaración del volumen global de negocio y el volumen de negocios

de los últimos tres años); o la capacidad técnica y profesional (breve perfil de la empresa, lista de los principales

servicios).

Además, el licitador deberá facilitar el anexo VI debidamente cumplimentado.

Los justificantes aportados por cada consorciado se revisarán para verificar si el conjunto del consorcio cumple los criterios exigidos.

En caso de subcontratación El licitador deberá indicar claramente las partes del trabajo que vayan a ser subcontratadas, así como la identidad de aquellos subcontratistas que ejecuten más del 25 % del importe del trabajo (véanse el anexo VII). Cada subcontratista debe presentar pruebas de los criterios de exclusión y demostrar su capacidad económica, técnica y profesional aportando lo siguiente:

o justificantes de los criterios de exclusión y datos administrativos (véanse los anexos II, III y V); o capacidad económica (declaración del volumen global de negocios y volumen de negocios de

los últimos 3 años como mínimo equivalente al valor total de las tareas subcontratadas durante 2 años);

o un perfil resumido de la empresa, incluida una breve descripción de las actividades económicas del subcontratista que demuestren su capacidad para prestar los servicios que vayan a ser subcontratados a la empresa (máximo de 1,500 palabras), incluidas las actividades relacionadas con el presente pliego de condiciones;

o dos contratos/proyectos realizados en los últimos tres años, similares en su alcance y características a los que vayan a ser subcontratados. Para demostrar lo anterior, los licitadores cumplimentar los dos FRPA (anexo X) indicando la naturaleza exacta de los trabajos realizados, así como su fecha, los recursos humanos y financieros utilizados, el importe del contrato y el cliente (público o privado);

o CV detallados del personal del subcontratista que tenga relación con las tareas subcontratadas (para más información sobre la forma de presentar un CV, véanse, más arriba, las “especificaciones de los CV”).



5.2.5 Adjudicación

El contrato marco se adjudicará a la oferta económicamente más ventajosa, de conformidad con la fórmula que figura más abajo. Se aplicará una proporción de 70/30 a la calidad/precio.

Puntuación final = (puntuación técnica x 0.7) + (puntuación financiera x 0.3)



Anexos

Anexo I Lista de verificación

Anexo II Declaración jurada

Anexo III Formulario de entidad legal

Anexo IV Formulario de identificación financiera

Anexo V Formulario administrativo

Anexo VI Formulario de consorcio

Anexo VII Formulario de subcontratación

Anexo VIII Formulario de plazo de producción y entrega

Anexo IX Formulario de oferta financiera

Anexo X FRPA

Anexo XI Declaración de confidencialidad

Anexo XII Imágenes

Anexo XIII Manual de diseño corporativo

Anexo XIV Identidad visual

Anexo XV Declaración de privacidad

Documents

PLIEGO DE CONDICIONES EUOSHA/2018/OP/F/SE/0061 · de salud y seguridad en el trabajo (SST) a nivel mundial, ya han experimentado niveles récord de participación con cientos de acontecimientos