Gestin del portafolio de proyectosalineados a la estrategia de la organizacinDaniel Garca Camacho, PMP, MBAdaniel_garcia@grupoastran.comAgenda1. Retos estratgicos y en la gestin de proyectos de laorganizacin2. Framework para la ejecucin de la estrategia3. Gestin del portafolio de proyectos y su relacin conla estrategia de la organizacin4. Casos de xito5. Preguntas y respuestasRetos estratgicos de las organizacionesSobre la ejecucin de la estrategiaFormular una estrategia que permita conseguir sus objetivos organizacionalesImplementar la estrategia dentro de la organizacinAlineacin del portafolio de proyectosSolo el 56% de todas las iniciativas estratgicas son satisfactorias.Project Management Institute Survey, 2013.Una pobre seleccin de la estrategia causa que el 46% de los negocios fracase. An ms comn es el fracaso en traducir la estrategia en los proyectos correctos.Enterprise Architecture Executive Council Survey, 2009.Formular la estrategia es difcil. Hacer que la estrategia trabaje ejecutndola o implementndola a travs de la organizacin es incluso ms difcil.Lawrance G. Hrebinlak, Wharton School of Business.Retos de la gestin de proyectosRobustecer e innovar con productos y servicios que agreguen ms valor a los clientes a travs de la administracin eficiente de su portafolio de proyectosFomentar la generacin de ideas innovadoras para agregar valor al clienteAlinear la inversin en los proyectos con la estrategia del negocio.Identificar las iniciativas que con el menor esfuerzo generarn el mayor beneficio en el menor tiempoHacer que las diferentes reas trabajen en equipo para implementar los proyectosOptimizar el uso de los recursos de la organizacin (70 a 90 % de los proyectos dependen del rea de tecnologa).Contar con informacin confiable y oportuna del desempeo del portafolio de proyectos en ejecucinRobustecer el desempeo de los proyectos (costo, tiempo, calidad)Asegurar que los productos de los proyectos generarn los beneficios por los que se emprendieronSntomas del problema de AlineacinAdministracin de Proyectos desligada de la planeacin estratgicaIncapacidad para relacionar los proyectos a los objetivos estratgicos de una manera cuantificableDeficientes mecanismos para evaluacin de iniciativasCarencia de la adecuada priorizacin de las iniciativasObjetivos por rea, no son parte de la estrategiaDeficiente monitoreo y control de los proyectos en ejecucinNulo seguimiento de los beneficios aportados por los productos de los proyectos5Framework para la ejecucin de la estrategiaFormulacin de la estrategiaImplementacin de la estrategiaStrategic Execution Framework (SEF)Copyright 2004 2007 IPS Learning, LLC and Ramond LevittQuin eres?Cul es el contexto?A dnde vas?Cules son las necesidades que se crearn?Cmo se crearn?Cmo operarn?Framework para la ejecucin de la estrategiaDominio de AcoplamientoEn qu invertir?La estrategia real es elportafolio de proyectos en lo cuales se invierte.Copyright 2004 2007 IPS Learning, LLC and Ramond LevittFramework para la ejecucin de la estrategiaAsegurar que los recursos con los que cuentas, se estn orientando hacia el logro de los objetivos estratgicosDominio de SntesisCopyright 2011, Stanford AdvancedProject Management. All rights reserved.Framework para la ejecucin de la estrategiaAsegurar que los proyectos se concluyen y que aportan los beneficios esperadosDominio de TransicinCopyright 2011, Stanford AdvancedProject Management. All rights reserved.Visin integral de la gestin de proyectos, programas & portafolio10El Impacto estratgico al negocio se logra mediante:Fuente:Standard for the Project Portfolio Management, 3erd ed.El fin ltimo de vincular la gestin del portafolio con la estrategia organizacional es establecer un plan balanceado y ejecutable que ayude a la organizacin a lograr sus metas. Standard for the Project Portfolio Management, 3erd ed. PMI.Mantener alineacin del portafolio.Asignacin de recursos financierosAsignacin de recursos humanosAsignacin de recursos materialesMedir el desempeo del portafolioGestin de riesgosRelacin entre Operaciones y Proyectos11OPERACIONES (POR PROCESO)Por ejemplo: Ejecucin de los procesos productivosAbastecimientos, Produccin, Venta Ejecucin de los procesos de soporteTI, Recursos Humanos, AdministracinPORTAFOLIODocumentacin, Alineacin y Priorizacin de IniciativasSeguimiento de Proyectos a nivel direccinPLANEACIN DE OPERACIONES CORPORATIVACuanto venderCuanto producirPersonal a contratarTecnologa soportePROYECTOSDocumentacin deProyectosPlaneacin de ProyectosEjecucin y control de proyectosPROGRAMASPlaneacin, seguimiento y controlmltiple de proyectosAdministracin de recursos entre proyectosPLAN ESTRATGICODefinicin de la VisinDefinicin de la MisinDefinicin de los ObjetivosDefinicin de las EstrategiasDefinicin de los ValoresPLANEACIN DEOPERACIONES POR MACROPROCESODefinicin de metas e indicadores Planeacin, seguimiento y control de procesosGenerar el valorIncrementar el valorResultados ResultadosTiempoProyectosTiempoProyectosPortafoliosde ProyectosEjecucinProyectosModelo de NegocioIniciativasPortafoliosde ProyectosEjecucinProyectosModelo de NegocioIniciativasCiclo de gestin de la estrategia Misin Visin Valores Objetivos generales Objetivos estratgicos Indicadores asociados Definicin de metas El seguimiento a la operacin se divide en temas estratgicos y operativos Entendimiento y explicacin del comportamiento de los indicadoresAlineacin del portafolioCriterios de seleccinSeleccin y priorizacin de iniciativasOptimizacin del portafolioMonitoreo de iniciativasProcesos para alinear los proyectos a la estrategia de la organizacin:Un proceso de seleccin de iniciativas, cierra la brecha entre la estrategia y la ejecucin de la estrategia.Criterios de seleccinNegocio EconmicosRiesgoLegalesRelativos al personalDe mercadoTcnicosLos criterios suelen ser muy variados incluyendo entre otros:Fuente:Standard for the Project Portfolio Management, 3erd ed.Seleccin y priorizacin de iniciativasSeleccin y priorizacin de iniciativas.Facilita analizar al portafolio de proyectos con base en un marco de gobernabilidadGeneracin de escenarios maximizar beneficios a la organizacinFacilita el proceso de decisinEvaluar, priorizar y seleccionar el portafolio de proyectos de mayor contribucin a laestrategia con la inversin ptima.Optimizacin del portafolioMejora el nivel de efectividad de planeacin vs ejecucin desde un 30% hasta un 90%.Monitoreo de IniciativasCon base a indicadores asociados al plan estratgicoEn resumenPriorizacin de Objetivos e IniciativasAdministracin portafolio de IniciativasOptimizacin del PortafolioTrabajo Colaborativo/ GobernabilidadFomentar la generacin de ideas innovadoras para agregar valor al clienteAlinear la inversin en los proyectos con la estrategia del negocio.Identificar las iniciativas que con el menor esfuerzo generarn el mayor beneficio en el mejor tiempoHacer que las diferentes reas trabajen en equipo para implementar los proyectosProcesos para enfrentar los RetosEn resumenOptimizar el uso de los recursosAdministracin Portafolio de Proyectos en EjecucinControl alcance, tiempo, costo, riesgos, etc.Balanced Score CardOptimizar el uso de los recursos de la organizacin: econmicos y humanos (dependencia tecnolgica).Contar con informacin confiable y oportuna del desempeoRobustecer el desempeo de los proyectosAsegurar que los productos de los proyectos generarn los beneficios por los que se emprendieron.Procesos para enfrentar los RetosApoyoarobustecer el planestratgicoyestablecer losprocesos para optimizar el portafolio de proyectos, asicomo la configuracin de Project Server realizando 2ejercicios de priorizacin de un portafolio de55 iniciativas.Se establecieron los procesos para optimizar elportafoliodeproyectosdandoprioridadalosproyectosdemayorcontribucin con el plan estratgico y de mayor retorno deinversion, tambinserealizlaconfiguracindeProjectServer apoyando 2 ejercicios de priorizacin de unportafolio de 150 iniciativas.Se apoyo la definicin de la metodologa de optimizacindel portafolio de proyectos de mejora deprocesos ascomolaconfiguracindeProject Serverdeacuerdoalametodologa definida.Casos de xitoEmpresa del sector financieroEmpresa del sector financieroEmpresa del sector financieroEmpresa del sector financieroEmpresa del sector energticoEmpresa del sector energticoPreguntas y respuestasGracias.