Podela arhivske građe

Podela se vrši u arhivu, kada građa stigne u njega. Dokumenta su raznorodna i nije ih lako klasifikovati. Možemo na razne načine klasifikovati arhivsku građu. Podeal se vrši prema četiri osnova.

1. na osnovu materijalaOvo je spoljašnja podela. Arhivska građa se deli na osnovu materijala da bi se mogla izdvajati

iz jednog fonda zbog starosti dokumenta (npr. ako imamo neki dokument na papirusu ili pergametnu izdvojićemo ga iz fonda) i da bi se što bolje zaštitila (svaki materijal traži drugačije uslove čuvanja).2. po funkcionalnom osnovu

Ovo je takođe spoljašnja podela. Vrši se ređe nego što bi trebalo, jer se tako može bolje pratiti geneza nekih dokumenata. Najviše takve građe ima u fondovima državnih organa i sudova. Ta dokumenta se dele na dve velike celine:

a) opšta pravna akta – predstavljaju kontakt institucije sa spoljnim svetom i mogu biti zakonodavna (ustav, budžet. zakoni, ukazi), izvršna (naredbe, ugovori) i sudska (tužbe, žalbe, presude)

b) dokumenta nastala radom same institucije3. po osnovu kancelarijskog poslovanja (registraturska podela)

Tu počinje arhivistička obrada.a) Osnovni arhivski dokument po ovom kriterijumu je akt. Akt je svaki pisani dokument

kojim se pokreće, dopunjuje, menja, prekida ili završava neka delatnost. Akt predstavlja volju neke ustanove ili pojedinca i preuzima ulogu isprave ili povelje. Akt može da ima više verzija: koncept, minut, original i kopija.

Da bi akt bio originalan mora da ima tačmo određeno spoljno obeležje:- zaglavlje (podaci o pošiljaocu)- adresa pošiljaoca (mora da stoji na samom aktu)- predmet (tema akta)- sadržaj- ime i prezime ovlašćenog lica- funkcija ovlašćenog lica- potpis ovlašćenog lica- pečat institucije

Akt mora da ima i unutrašnja obeležja:- sve osobenosti sadržaja- kakav je sadržaj (da li je celovit ili parcijalan; da li je tekstualan ili neki drugi

sadržaj)- kakav je karakter akta (naredbodavan, savetodavan, normativan)

Kopija je vrlo važna za arhiv. Ona ostaje kod pošiljaoca. U arhivu mora jasno da se prati tok dokumenta, jer samo original i kopija zajedno čine celoviti dokument.

b) Predmet - Akta koja se tiču istog čoveka ili istog pitanja stvaraju jedan predmet (ili dosije). Akta se udružuju u jedan predmet. Formiranje predmeta je važan posao i sa pravnog stanovišta.

Delovodni protokol je potvrda o postojanju akta, njegovo vreme nastanka i karakat sadržaj. Delovodni protokoli mogu biti jednostavni i predmetni.

Jednostavni delovodni protokol vodi se u malim sredinama i izgleda ovako 2009/1453. To je 1453. akt bez obzira kom predmetu pripada. Ovakav jednostavni delovodni protokol vodi se npr. Na Filološkom fakultetu.

U predmetnom delovodnom protokolu se sakupljaju predmeti. On izgleda ovako: 2009/24-153. To znači da se radi o 153. aktu u 24. predmetu. Ovakvi delovodni protokoli vode se uglavnom u državnim organima i sudovima.

Da bi se našao broj u delovodnom protokolu, postoje registri gde se akta beleže azbučnim redom ili po predmetu ili po prezimenu. U sudovima su registri najčešće predmetni i vode se po imenu tuženog ili tužioca.

1

Postoje dva sistema arhiviranja akta po kancelarijskom poslovanju:1. po sistemu slobodnih dosijea

To znači da se u ovom sistemu akta udružuju u predmete, a od predmeta se formira dosijea koji se stavlja u kutiju ili fasciklu koja dobija svoj broj.

2. hronološki sistemVodi se strogo prema datumima. Primer za to su matične knige (knjige rođenih, krštenih, venčanih i umrlih) i zemljišne knjige. One se vode hronološki. Matične knjige se inače vode od XVI veka.

Podela arhivske građe u samom arhivu (po arhivistickom osnovu)

Kada građa stigne u arhiv, mora u njemu da se podeli. Postoje četiri vrste jedinica arhivske građe u arhivu.

1. fondFond se stvara od građe koja je nastala procesom rada neke institucije ili pojedinca. Jedan

fond čini građa iz jedne institucije, čine ga akta nastala unutar jedne institucije, zatim originalna akta koja su primljena od druge institucije ili pojedinaca, dokumenta koja su upućena drugim institucijama.

Kad se preuzima jedan fond primarni su arhivski, a ne naučni principi. Arhivska građa mora verno da preslika kako je bilo u registraturi – to je princip celovitosti. Ne sme se nešto oduzeti ni dodati onome što je bilo u registraturi. Drugi je princip provenijencije – ne sme se menjati redosled dokumenata.

Kad se u arhivu stvori građa, to je s jedne strane i dalje pravno-dokazni materijal, a s druge strane izlučena je bezvredna građa i to postahe kulturna baština. Građa se ne sme rasparčavati i rasturati. Kada je fond formiran, tada se govori o organizovanoj arhivskoj građi. Arhivska građa je izvorni, reprodukovani i kompjuterizovani dokumentarni materijal koji ima pravni, istorijski, naucni i kulturni značaj. Arhivska građa podleže strogim principima obrade i čuvanja.

Svaki fond dobija naziv po poslednjem nazivu institucije. Fond jedne institucije mora da oslikava organizacionu strukturu institucije. Fondovi institucija se još zovu i opšti fondovi, jer je njihov tvorac pravno lice.

Svi ti opšti fondovi imaju tzv. potfondove. U Arhivu Srbije postoji fond Univerziteta, primarni potfondovi su fakulteti, sekundarni potfondovi su katedre. Potfodnovi se stvaraju tamo gde je već podeljena institucija na celine, onako kako je podeljena građa u instituciji stvara se potfond u arhivu.

Više potfondova mogu da se udruže u kompleks fondova. Tu se nalaze potfondovi srodnih ustanova. Vrlo se retko prave, a kod nas ih uopšte nema na nacionalnom nivou. Kod nas postoji kompleks fondova srodnih institucija koje se nalaze u jednom arhivu. Radi se na izradi kompleksa fondova osnovnih škola čiji se fondovi nalaze u jednom arhivu.

Lični fondovi naziv dobijaju prema imenu i prezimenu tvorca fonda, npr. Ivo Andrić. Porodični fondovi se prave za porodice kod kojih ima dokumenata srodnog tipa, bar dve ili više poznate ličnosti. U ličnom i porodičnom fondu poštuje se princip provenijencije, naročito ako je tvorac sam napravio neki red u fondu.

2. zbirkaZbirka se uglavnom pravi po nekim spoljnim kriterijumima. Prave se i po podeli na osnovu

materijala, npr. pravi se zbirka fotografija u koju će ući i fotografije i negativi. Zbirka je arhivska jedinica koja ima mešovitu građu i stvorena je veštački u arhivu, a stvorena je združivanjem dokumenata na osnovu neke tačke združivanja. Tačka združivanja je npr. na osnovu materijala – pa tako postoji zbirka gramofonskih ploča ili cd-ova, koje nisu spojene po predmetu. Tačka združivanja može biti i vrsta dokumenata – pa tako može postojati zbirka geografskih karata ili plakata, zbirka fotografija.

Zbirka varia – to su dokumenta kojima se ne zna poreklo. Varia znači različito. Pravi se kada u arhiv stirgnu dokumenta za koja se ne zna odakle su, npr. neka pisma, i ona se čuvaju u ovoj zbirci, to su dokumenta kojima se ne zna tvorac. Ove zbirke mogu biti korisne za istraživače jer tu mogu da se nađu neki dokumenti koji mogu biti korisni za istraživanje.

2

3. slobodni spisiTo su spisi koji su najčešće dosta oštećeni, bez datuma, dokumenta koja nemaju ni početak ni

kraj, kojima se ne može naći dosije. To se stavlja kao slobodni ili lutajući spis.

4. dokumentDokument je vrlo redak. Izuzetni dokumenti se čuvaju kao posebni. U Arhivu Srbije se

čuva 11 posebnih dokumenata, a najstariji dokument je Dečanska povelja iz 1330. godine. Neki od tih dokumenata su proglas o stvaranju Kraljevine, proglas o diktaturi kralja Aleksandra, proglas od 29.11.1945. kada je osnovana Demokratska federativna Jugoslavija.

3